ProOffice - ProNovia...2 Microsoft Office Einstellungen 5 3 Microsoft Word 6 3.1 Technischer Hintergrund 6 3.2 Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal 6 3.3 Tipps und Hinweise

Benutzerhandbuch

ProOffice

2

Impressum

Rechtliche Hinweise

Ausgabe März 2020 / D.01.0Alle Rechte vorbehalten.

Urheber- und Nutzungsrechte

Das vorliegende Dokument ist urheberrechtlich geschützt und darf nicht ohne vorherige schriftlicheZustimmung des Herausgebers verändert werden.Eine Vervielfältigung und Verbreitung ist ausschliesslich mit folgendem Rechtshinweis gestattet:© 2020 ProNovia AGÄnderungen und Aktualisierungen vorbehalten.Microsoft ist ein eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Corporation.SAP ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP AG.ProNovia ist ein eingetragenes Markenzeichen der ProNovia AG.

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ProNovia AG übernimmt keine Haftung für eventuelle typographische, technische oder anderweitigeUngenauigkeiten, für Fehler und Auslassungen sowie deren Folgen.Hinsichtlich der Haftung für die beschriebene Software verweisen wir auf unsereSoftware-Vertragsbedingungen.

ProNovia AGPostfach CH-8180 BülachTelefon +41 44 860 13 06www.pronovia.cominfo [at] pronovia.com

Herausgeber / Kontakt

ProNovia AG | P os tfach | 8180 Bülach | Schweiz | pronovia.com

ProNovia AG | P os tfach | 8180 Bülach | Schweiz | pronovia.com 3

Inhaltsverzeichnis

Einleitung 41

Weitere Dokumente1.1 4

Voraussetzungen1.2 4

Symbole in diesem Dokument1.3 4

Microsoft Office Einstellungen 52

Microsoft Word 63

Technischer Hintergrund3.1 6

Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal3.2 6

Tipps und Hinweise3.3 7

Generelle Hinweise3.3.1 7

Formulare schützen3.3.2 7

Fehlermeldung „Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft“3.3.3 7

Definition eines Feldes anzeigen3.3.4 7

Testen3.3.5 7

Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen3.3.6 7

Fehler bei der Installation des AddIns3.3.7 7

Microsoft Excel 164

Technischer Hintergrund4.1 16

Einfügen von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal4.2 16

Tipps und Hinweise4.3 17

Generelle Hiweise4.3.1 17

Kopfzeilen4.3.2 17

Formatieren4.3.3 17

Blatt schützen4.3.4 17

Werte werden nicht angezeigt4.3.5 17

Namen anzeigen und ändern4.3.6 17

Werte mehrmals verwenden4.3.7 17

Testen4.3.8 17

Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen4.3.9 17

Fehler bei der Installation des AddIns4.3.10 17

E inleitung

ProOff ice

4ProNovia AG | P os tfach | 8180 Bülach | Schweiz | pronovia.com

1 Einleitung

Dieses Dokument beschreibt die Anwendung von ProOffice. Es erläutert, wie die Vorlagendokumente fürdie unterstützten Microsoft Office Anwendungen erstellt werden müssen.

1.1 Weitere Dokumente

Sämtliche relevanten und verfügbaren Dokumente sind im ProNovia Support Center zu finden:http://support.pronovia.ch.

1.2 Voraussetzungen

Nachfolgend einige Hinweise zu den Voraussetzungen, um die ProNovia Produkte zu verwenden:

· Die zu verwendenden ProNovia Produkte müssen auf den Systemen korrekt installiert und eingerichtetsein.

· Die ProNovia Produkte müssen korrekt eingebunden, aktiviert und eingerichtet sein. Details sind demDokument ProBasicLib Integration and Enhancement Manual zu entnehmen.

· Die Verwendung der ProNovia Produkte ist nur mit einer, für das jeweilige Produkt gültigen, auf demSystem geladenen Lizenz möglich. Details sind dem Dokument ProBasicLib Integration andEnhancement Manual zu entnehmen.

· Die notwendigen Berechtigungen für die Anzeige und Pflege der SAP Objekte müssen vorhanden sein.

1.3 Symbole in diesem Dokument

Folgende Symbole werden in den ProNovia Dokumentationen verwendet:

Ein wichtiger oder kritischer Hinweis, der unbedingt beachtet werden muss.

Weiterführende Information, die beachtet werden sollte.

http://support.pronovia.ch

Mic rosoft O ffice E ins tellungen

ProOff ice


2 Microsoft Office Einstellungen

Für die Arbeit mit Makros in Microsoft Office wird das Register Entwick lertool benötigt. Dies muss nacheiner Standard Installation in Microsoft Word und Microsoft Excel aktiviert werden. Dazu die Option"Entwick lerregisterkarte..." über Office-Button > Optionen aktivieren. Siehe auch Microsoft DeveloperNetwork note 608625 (https://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb608625.aspx).

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb608625.aspx)

Mic rosoft Word

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3 Microsoft Word

In diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von MicrosoftWord durch ProOffice beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVS abgelegt werden, ist imCustomizing Handbuch des ProObjectLib beschrieben.

3.1 Technischer Hintergrund

Die Werte aus dem SAP System werden in den benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Umeinen solchen Wert im Microsoft Word-Dokument anzuzeigen, muss ein Feld mit der FunktionenDocProperty und dem Namen der gewünschten Eigenschaft eingefügt werden.

Tabelleninhalte werden ab einem Lesezeichen gefüllt, das in der allerersten Spalte der Zeile eingefügtwird, in der das Füllen beginnen muss. Bestehende Inhalte, die an diesem Punkt beginnen, werdenentfernt und durch die von SAP ausgelieferten Inhalte ersetzt.

Daten zum Füllen von Tabellen werden niemals von Standard-ProOffice zur Verfügung gestellt.Alle Daten zum Füllen von Tabellen müssen mit Hilfe der entsprechenden Erweiterungspunkteder ProObjectLib Office Integration in den entsprechenden Bereich eingefügt werden. WeitereInformationen finden Sie im ProOffice Integrations- und Erweiterungshandbuch.

3.2 Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal

Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um ein Feld in ein Microsoft Word Dokumenteinzufügen. Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im Customizing Handbuch desProObjectLib beschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegeben werden.

Vorgehensweise

· Positionieren des Cursors an die Stelle, an welcher das Feld eingefügt werden soll, dann > Einfügen >Schnellbausteine > Feld.

Mic rosoft Word

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· Den Feldnamen DocProperty (in Word97 DokEigenschaft) auswählen und den Namen derBenutzerdefinierten Dateieigenschaften angeben.

· Wurde auf diesem UrOriginal schon eine Bestückung durchgeführt, so kann über die DrucktasteOptionen... das Feld ausgewählt werden.

3.3 Tipps und Hinweise

Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlichsind.

3.3.1 Generelle Hinweise

Microsoft Office Word so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden.

Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfälligvorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren.

Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und dasDokument nach einer Bearbeitung neu signiert werden muss.

3.3.2 Formulare schützen

Das ProOffice Addin für Microsoft Word unterstützt Dokumente, welche mit Formularen arbeiten undeinen entsprechenden Formularschutz haben. Damit solche Dokumente bestückt werden können, mussdas entsprechende Passwort bekannt sein. Wird im Customizing ein Passwort angegeben, so wird derFormularschutz temporär aufgehoben und dann mit dem gleichen Passwort wieder gesetzt. Alle Werteder Formularfelder bleiben dabei erhalten.

Mic rosoft Word

ProOff ice


Schützen Sie Ihr Formular ohne Passwort, so ist im Customizing „no password“ als Passwortanzugeben, was das AddIn veranlasst, den Formularschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zusetzen.

Für Dokumente ohne Formularschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängigdes Customizing-Eintrags).

In Microsoft Word muss das Passwort für den Formularschutz immer in Kleinbuchstabeneingegeben werden. Das ProOffice Addin für Microsoft Word konvertiert das im Customizingeingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben.

Customizing ProNovia SDF

Dokument schützen

Als Beispiel wird hier die Vorbereitung mit MS Word 2010 dargestellt.

Schritt Beschreibung

1 Öffnen des Worddokumentes.

Öffnen des Worddokumentes und Cursor ganz an den Anfang des Worddokumentes stellen.

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2 Abschnittsumbruch

Abschnittsumbruch „Fortlaufend“ einfügen

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3 Dokument schützen

Dokument schützen > Formatierung und Bearbeitung einschränken

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4 Abschnitte auswählen

· Abschnitt 1 muss als geschützter Abschnitt definiert werden.

· Kopf- und Fusszeile sind automatisch dem ersten Abschnitt zugewiesen.

5 Passwort

· Passwort für den Dokumentschutz eingeben.

· Passwort muss dem im ProNovia SDF hinterlegten Passwort entsprechen(Kleinbuchstaben!).

6 Die Kopf und Fusszeile ist nun gegen Änderung geschützt.

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3.3.3 Fehlermeldung „Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft“

Nach dem Einfügen eines Feldes kann folgende Fehlermeldung erscheinen:

„Fehler! Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft.“

Nachfolgend einige mögliche Ursachen:

· Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so istdas AddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen .

· Dieses UrOriginal wurde noch nie bestückt, die entsprechende Benutzerdefinierte Dateieigenschaft istnoch nicht definiert.

· Sie haben den Namen der Benutzerdefinierten Dateieigenschaft falsch eingegeben oder vergessen denPräfix vor den Schlüssel zu stellen.

· Die verwendete Eigenschaft ist ein Merkmal-Wert, welcher in dieser Dokumentart nicht unterstütztwird.

· Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt.

3.3.4 Definition eines Feldes anzeigen

Durch Umschalten mit der rechten Maustaste auf dem Feld, kann dessen Definition angezeigt undmodifiziert werden.

Alternativ:

· Feldfunktion einblenden: Shift+F9

· Feldfunktion ausblenden: F9

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3.3.5 Testen

Word-Dokumente im Office Open XML-Format (docx) und direktes Ausfüllen (kein AddIn):

Um das Dokument zu testen, muss es in einen entsprechenden Dokumentinfosatz eingecheckt werdenund beim Auschecken zur Bearbeitung wird die Befüllung durchgeführt.

Testen mit dem AddIn:

Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. derentsprechenden Microsoft Office Option „Dateiablage“) und eine Bestückungsdatei in das dafürvorgesehene Verzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP%definiert ist, Dateiname $_SAPtoWord.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie für dasTesten verwendet werden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen „SAVE“, „QUIT“ und „KILL“ auf „N“zu setzen. Alle Felder die getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendemSchlüssel (Grossschrift, ohne Präfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMSFrameWork Handbuch für die Standard-Schlüssel und –Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mitProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werden kann.

[INFO]

VERSI=1

UNAME=TEST

DATUM=20000316

UZEIT=122652

SAVE=N

QUIT=N

KILL=N

RESET=Y

PREFIX=SAP

FILENAME={TESTMODE}

[DATA]

DOKNR=1234567890

...

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Das Makro kann dann direkt über > Entwicklertools > Makro… ausgeführt werden. Im darauferscheinenden Dialog das Makro StartSapToWord ausführen. Oder einfach das UrOriginal schliessen undwieder öffnen.

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3.3.6 Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Wordangezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > ErweiterteEigenschaften > Anpassen.

3.3.7 Fehler bei der Installation des AddIns

Word-Dokumente im Office Open XML-Format (docx) können ohne AddIn gefüllt werden (seitProOffice Version 4.0).

Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren.

Wird das ProNovia SAPtoWord AddIn durch ProObjectLib installiert, so kann dies zu einem Fehlerführen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Word-Instanz geöffnet ist.

Das AddIn wird aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten,so sind sämtliche Word-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen.

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4 Microsoft Excel

In diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von MicrosoftExcel durch ProOffice beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVS abgelegt werden, ist imCustomizing Handbuch des ProObjectLib beschrieben.

4.1 Technischer Hintergrund

Die Werte aus dem SAP System werden in den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Umeinen solchen Wert in Microsoft Excel anzuzeigen, muss die entsprechende Zelle mit dem Name dergewünschten Benutzerdefinierten Dateieigenschaft benannt werden. Die benannten Zellen werden danndurch das AddIn mit den Werten aus den Benutzerdefinierte Dateieigenschaften bestückt.

4.2 Einfügen von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal

Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um einer Zelle in einem Microsoft Excel Dokumenteinen Namen zuzuweisen. Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im CustomizingHandbuch des ProObjectLib beschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegebenwerden.

· Markieren der Zelle, welche mit dem gewünschten Wert bestückt werden soll.

· Das Namensfeld markieren

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· Im Namensfeld den Namen der anzuzeigenden Benutzerdefinierten Dateieigenschaft, resp. des anzu-zeigenden Wertes aus SAP eingeben.

4.3 Tipps und Hinweise

Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlichsind.

4.3.1 Generelle Hiweise

Microsoft Office Excel so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden.

Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfälligvorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren.

Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und dasDokument nach einer Bearbeitung neu signiert werden muss.

4.3.2 Kopfzeilen

In Microsoft Excel können in den Kopfzeilen keine Referenzen auf die BenutzerdefinierteDateieigenschaften oder auf Zellen gemacht und darum auch dessen Werte nicht angezeigt werden.

Um ein Kopfbereich mit Werten aus den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften zu erstellen, können einoder mehrere Zeilen des Tabellenblatts als Druckbereich definiert werden (> Seitenlayout > Tabelle >Druckbereich).

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Die Datei Example Excel Template.xls, welche dem ProOffice Kit als Vorlagemuster beigelegt ist, hateinen entsprechenden Druckbereich definiert.

4.3.3 Formatieren

Formatieren Sie die Zelle wie jede andere Zelle in Microsoft Excel, sämtliche Formatierungsmöglich-keiten können verwendet werden.

Sollen führende Nullen von Werten wie z.B. Teildokument oder Version angezeigt werden, so istdie Zelle als Text zu formatieren (> Register Start > Format > Zellen formatieren > KategorieText).

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4.3.4 Blatt schützen

Das ProOffice für Microsoft Excel unterstützt Tabellen, welche Teilbereiche geschützt haben. Damitsolche Dokumente bestückt werden können, muss das entsprechende Passwort bekannt sein. Wird imCustomizing ein Passwort angegeben, so wird der Blattschutz temporär aufgehoben und dann mit demgleichen Passwort wieder gesetzt.

Schützen Sie Ihr Blätter ohne Passwort, so ist im Customizing „no password“ als Passwort anzugeben,was das AddIn veranlasst, den Blattschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zu setzen.

Für Dokumente ohne Blattschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängig desCustomizing-Eintrags).

In Microsoft Excel muss das Passwort für den Blattschutz immer in Kleinbuchstabeneingegeben werden. Das ProOffice Addin für Microsoft Excel konvertiert das im Customizingeingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben.

Bezüglich Einstellungen im Customizing siehe auch das Customizing Handbuch des ProObjectLib.

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4.3.5 Werte werden nicht angezeigt

Im Gegensatz zu Microsoft Word werden die Werte in Microsoft Excel erst bei einer Bestückung in dieFelder geschrieben. D.h. die Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können gefüllt sein, aber die Felderzeigen keine oder alte Werte an.

Wird der Wert nach einer Bestückung nicht korrekt angezeigt, so kann das folgende Ursachen haben:

· Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so istdas AddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen .

· Sie haben die Zelle falsch benannt oder vergessen den Präfix vor den Schlüssel zu stellen.

· Die verwendete Benutzerdefinierte Dateieigenschaft ist ein Merkmals-Wert, welcher in dieserDokument-Art nicht unterstützt wird.

· Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt.

4.3.6 Namen anzeigen und ändern

Um die definierten Namen anzuzeigen und zu ändern ist möglich via Registerkarte Formeln > DefinierteNamen > Namen definieren.

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4.3.7 Werte mehrmals verwenden

Microsoft Excel erlaubt einen Name nur einmal für eine Arbeitsmappe zu verwenden. Um den gleichenWert mehrmals zu verwenden, benennen Sie die erste Zelle mit dem entsprechenden Namen derBenutzerdefinierten Dateieigenschaft und schreiben für weitere Zellen direkt das „=“ Zeichen gefolgt vonder gewünschten Benutzerdefinierten Dateieigenschaft in die Zelle.

4.3.8 Testen

Excel-Dokumente im Office Open XML-Format (xlsx) und direktes Ausfüllen (kein AddIn):

Um das Dokument zu testen, muss es in einen entsprechenden Dokumentinfosatz eingecheckt werdenund beim Auschecken zur Bearbeitung wird die Befüllung durchgeführt.

Testen mit dem AddIn:

Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. derentsprechenden Microsoft Office Option „Dateiablage“) und eine Bestückungsdatei in das dafürvorgesehene Verzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP%definiert ist, Dateiname $_SAPtoExcel.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie fürdas Testen verwendet werden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen „SAVE“, „QUIT“ und „KILL“ auf„N“ zu setzen. Alle Felder die getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendemSchlüssel (Grossschrift, ohne Präfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMSFrameWork Handbuch für die Standard-Schlüssel und -Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mitProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werden kann.

[INFO]

VERSI=1

UNAME=TEST

DATUM=20000316

UZEIT=122652

SAVE=N

QUIT=N

KILL=N

RESET=Y

PREFIX=SAP

Mic rosoft Excel

ProOff ice


[DATA]

DOKNR=1234567890

...

Durch Schliessen und erneutes Öffnen des Dokuments kann dann die Bestückung durchgeführt werden.

4.3.9 Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen

Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Excelangezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > ErweiterteEigenschaften > Anpassen.

4.3.10 Fehler bei der Installation des AddIns

Excel-Dokumente im Office Open XML-Format (xlsx) können ohne AddIn gefüllt werden (seitProMSO Version 4.0).

Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren.

Wird das ProNovia SAPtoExcel AddIn durch ProObjectLib installiert, so kann dies zu einem Fehlerführen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Excel-Instanz geöffnet ist.

Das AddIn wir aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten, sosind sämtliche Excel-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen.

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