Protokoll der Mitgliederversammlung „Ascheberg Rockt! e.V

Protokoll der Mitgliederversammlung „Ascheberg Rockt ! e.V.“ 11.04.2019

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TOP 1: Begrüßung Herr Terhar als 1. Vorsitzender begrüßte die Anwesenden und eröffnete um 19:35 Uhr die Mitgliederversammlung. Anwesend: 15 Mitglieder und 4 Gäste. (Anlage 1: Teilnehmerliste)

TOP 2: Feststellung der Beschlussfähigkeit Herr Terhar stellte die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung fest, es wurde ordnungsgemäß und termingerecht eingeladen. (Anlage 2: Einladung)

TOP 3: Anträge und Genehmigung der Tagesordnung Hinsichtlich der vorliegenden Tagesordnung ist der vorgesehene TOP 4 „Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung“ derzeit nicht möglich. Hintergrund ist das ungeplante Abschalten und damit der Ausfall der Ascheberg-Rockt Homepage, auf der alle Protokolle zur Dokumentation und zum Nachlesen seit Gründung des Vereins gespeichert waren. Herr Terhar fragte daher die Versammlung, ob das Protokoll nachgereicht werden kann und bat die Mitglieder um Abstimmung per Handzeichen. Die Abstimmung war einstimmig für die Nachreichung, keine Enthaltungen.

TOP 4: Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung Dieser Punkt entfällt, siehe TOP 3.

TOP 5: Geschäftsbericht des Vorstands Bericht des ersten Vorsitzenden, Herrn Joachim Terhar mit Rückblick auf 2018: • In 2018 gab es insgesamt 4 Mitgliederversammlungen und dabei 16 Wechsel

im Vorstand. Allein diese Zahlen sprechen für sich selbst. • Aus Veranstaltungsperspektive war insbesondere die erste Jahreshälfte

geprägt von deutlich zu geringen Besucherzahlen. • Auf Grund der Wechsel im Vorstand und der zu geringen Konzert-Besucher-

zahlen gab es zur Jahreshälfte die Notwendigkeit zur Auswertung der Konzerte und der finanziellen Situation des Vereins.

• Ergebnis: Erhebliche Verbindlichkeiten bereits zu Beginn des Jahres bzw. aus den Vorjahren, gefolgt von weiteren finanziellen Verlusten aus den Konzerten mit zu geringen Besucherzahlen. Daraus folgend wiederkehrende Probleme bei der Liquidität.

• Das Vorstandsteam untersuchte daraufhin alle Rahmendaten der bereits absolvierten als auch der anstehenden Konzerte.

• Ergebnis der Analyse waren unrealistischen Planzahlen, d.h. Besucherzahlen, Gagen, sonstiger Aufwände hinsichtlich der zu erwartenden Aufwände und Einnahmen je Konzert.


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• Daraufhin wurden Nachverhandlungen mit allen Künstlern für das 2.Halbjahr durchgeführt.

• Ausnahme: Das geplante Konzert mit Ulla Meinecke. Hier gab es keine Vertragsgrundlage, eine einvernehmliche Klärung mit der verantwortlichen Konzertagentur Reisinger war nicht möglich. Stattdessen Drohungen durch die Agentur Reisinger. Der Vorstand hatte in diesem Fall die Plöner Rechtsanwaltskanzlei Raudszus um Unterstützung gebeten. Mit Hilfe der Kanzlei Raudszus konnten die unberechtigten Forderungen der Agentur Reisinger abgewendet werden.

• Ebenfalls erfolgreich verlief die Sponsorensuche in der Region. Ohne die außergewöhnliche finanzielle Unterstützung einiger Sponsoren hätte der Verein vermutlich 2018 nicht überstanden.

• Bei der wirtschaftlichen Analyse der Konzerte wurden auch jene der Reihe „Ascheberg Rockt - ganz leise“ untersucht. Leider waren alle diese Konzerte mit zum Teil erheblichen Verlusten behaftet, so dass der Vorstand beschloss in Zukunft keine neuen Konzerte dieser Reihe zu planen, durchzuführen und damit diese Reihe einzustellen. Die bereits geplanten „AR … ganz leise“ Konzerte wurden selbstverständlich vom AR-Team in der Durchführung unterstützt.

• Auf Basis der veränderten Konzert-Planungen und Ergebnisse im zweiten Halbjahr erfolgten weitere Optimierungen der Eventplanung. Beispielsweise:

o Optimierung der Werbung (u.a. durch PLZ-Erhebung) o Medienanalyse (Zeitungen, Radio, TV, Facebook) o Analyse Verhältnis Kartenverkäufe Vorverkauf-Abendkasse in Bezug auf

den Preis • Das Konzert Lotto King Karl im November bescherte einen Verlust von über

2.000 €. Die vereinbarten Rahmenbedingungen waren finanziell ein Desaster, aber vertraglich gültig. Wochen vor dem Konzert lehnte die Konzertagentur eine Anpassung/Reduzierung der Gage ab, kam uns jedoch in der Form einer zinslosen Ratenzahlung entgegen. Letzte Rate wird im Mai 2019 sein.

• Das letzte Konzert im 2.Halbjahr fand mit der Weidezaunband statt. Die 160 Besucher hatten sichtlich ihren Spaß und wirtschaftlich war es ebenfalls sehr erfolgreich. Somit ein versöhnlicher Konzert-Abschluss für das Jahr 2018.

• Zusammenfasend das 2.Halbjahr: o Fast keine finanziellen Verluste o Deutliche Verbesserung der Liquidität o Ebenfalls eine deutliche Verbesserung bei den Besucherzahlen o Das Vorstands-Team Ascheberg Rockt benötigt Verstärkung. Das

reduzierte Vorstandsteam (nur 3 von 5 Posten besetzt), konnte weitere Personen hinzugewinnen, die eng mit dem gewählten Vorstand zusammengearbeitet haben - und es hoffentlich auch weiter werden. Dazu mehr beim TOP Wahlen.

o Der Helferkreis hat sich zusätzlich vergrößert.


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Bericht des Schriftwarts, Herrn Lutz Lübeck, über finanzielle Details zu 2018: • Die Mitgliederentwicklung ist positiv, Ende 2018 hatte Ascheberg Rockt

insgesamt 136 Mitglieder. • Der Start des Jahres war finanziell erheblich belastet: Der Verein verfügte

über keinerlei liquide Mittel mehr, die Eröffnungsbilanz 2018 wies in Summe bereits Verbindlichkeiten von Höhe von 5.924,45 Euro aus. Zu diesem Zeitpunkt war der Verein aus eigenen Mitteln nicht mehr zahlungsfähig.

• Die meisten Konzerte im 1. Halbjahr hatten zusätzliche Verluste eingefahren, in Summe etwas über 4.000 Euro, wobei die Konzertreihe „Ascheberg Rockt … ganz leise“ einen Verlustanteil von rund 1.800 Euro hatte.

• Die Einnahmen aus den Mitgliederbeiträgen Anfang April in Höhe von etwas über 3.000 Euro verhinderten eine erneute Zahlungsunfähigkeit.

• Im 2. Halbjahr sah es deutlich besser aus. Die angepassten Planungen zeigten bereits ihre Wirkung. Die meisten Konzerte waren wirtschaftlich erfolgreich.

• Lediglich beim Konzert Lotto King Karl (November 2018) war - durch unsere Analysen - bereits Monate vor Konzertbeginn klar, dass dieses Konzert einen erheblichen wirtschaftlich Verlust erzielen würde. Der massive Verlust in Höhe von über 2.000 Euro war nicht aufzuhalten. Leider war Ascheberg Rockt vertraglich verpflichtet dieses Konzert durchzuführen.

• Durch außerordentliche finanzielle Zuwendungen von Sponsoren konnte für das Geschäftsjahr 2018 trotzdem noch ein Gewinn von 1.287 Euro erwirtschaftet werden.

• Auch wenn nicht Gegenstand dieser Mitgliederversammlung, so ist weiterhin eine positive Entwicklung zu verzeichnen. Zur Verdeutlichung: Der aktuelle Finanzstatus (10. April 2019) zeigt, dass sich die Vorzeichen zu Ende 2018 gedreht haben, d.h. die Verbindlichkeiten sind deutlich abgebaut worden, die liquiden Mittel in ausreichender Form vorhanden.

• Ein Grund für diese Entwicklung ist u.a. die Verwendung der Einnahme aus zeitlich befristeten Werbeflächen des Ascheberg Rockt Anhängers.

• Für 2019 ist ein vollständiger Abbau aller Verbindlichkeiten geplant. • Das ist nur möglich mit der entsprechenden Vorplanung, die unter anderem

bereits Bestandteil bei den Verhandlungen mit den Künstlern ist. • Im Zuge der Analysen hat Ascheberg Rockt sich auch für eine neue

Vereinssoftware entschieden. Diese neue Vereinssoftware (der Name ist „Webling“) erlaubt es uns parallel zu arbeiten, Vorgänge zu automatisieren und unsere Zahlen in sämtliche Richtungen auszuwerten.

• Anhand eines Beispiel-Konzerts wurde den Mitgliedern exemplarisch gezeigt und erklärt, welche Parameter wie die Einnahmen- und Ausgabenkalkulation eines Konzertes beeinflussen.

• Einer dieser Parameter ist der Eintrittspreis. Das Ascheberg Rockt Team beabsichtigt, wie in den letzten Monaten auch, in Zukunft die Konzertpreise im Vorverkauf zwischen 15 und 20 Euro zu lassen. Das ist ein Preis, der sich lokal realisieren lässt. Konzertpreise an die 40 Euro heran (Lotto King Karl)


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mit benötigten 250 Besuchern, ohne dabei die Möglichkeit zu haben einen Gewinn zu erwirtschaften sind für Ascheberg Rockt nicht der richtige Weg.

• Information über Bühnenumbau und Aufräumaktion Anfang dieses Jahres • Erläuterung, wie es durch einen Providerwechsel zum momentanen Verlust

der Ascheberg Rockt Website kam. • Das Ascheberg Rockt Team hatte bereits geplant die Email-Adressen von der

Website zu trennen, so musste dieser Punkt nun zwangsweise schnell vorgezogen werden.

• Damit ist das Ascheberg Rockt Team seit letzter Woche über folgende, neue Email-Adressen erreichbar:

o Ticketverkauf: [email protected] o Mitglieder-Service: [email protected] o Allgemeine Infos: [email protected] o Vorstand: [email protected] o Für Bands und Künstleranfragen: [email protected] o Jedes Vorstandsmitglied direkt: [email protected]

Bitte nutzt für die Kommunikation mit dem Vorstand die allgemeine Email-Adresse [email protected]. So ist sichergestellt, dass ihr eine schnelle Antwort erhaltet, unabhängig davon, ob ein Vorstandsmitglied sich im Urlaub befindet, beruflich oder gesundheitlich bedingt oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist.

• Ebenfalls wird derzeit an einer Neugestaltung der Gutscheinvergabe und entsprechender Dokumentation gearbeitet. Ziel ist es die Gutscheine zukünftig über die (neue) Website anzubieten - alternativ auch an der Abendkasse. Neue Gutscheine sind seit diesem Jahr mit einem eindeutigen Code versehen und buchhalterisch erfasst.

• Aber auch beim Ticketverkauf gibt es Neuigkeiten: a) Um den Verkauf an den Vorverkaufsstellen einfacher und klarer für alle

Beteiligten zu handhaben, sind die Vorverkaufsstellen angewiesen, immer den vollen Vorverkaufspreis inklusive der Vorverkaufsgebühr zu erheben. Mitglieder erhalten an der Abendkasse ihre VVK-Gebühr zurück.

b) Alte vorhandene Gutscheine oder Freikarten werden nur noch an der Abendkasse eingelöst.

c) Um die Vorverkaufszahlen weiter bzw. wieder zu stärken, und interessierten Konzertbesuchern eine Karte zum VVK-Preis anbieten zu können, hat das Ascheberg Rockt Team auch hier den Ablauf vereinfacht: Einfach per Paypal den entsprechenden Kartenpreis direkt an [email protected] mit Angabe der Namen überweisen. Die klassische Überweisung auf das Ticket-Konto funktioniert natürlich weiterhin.

d) Zusätzlich zum Kauf von Tickets bei den lokalen Vorverkaufsstellen oder per Überweisung oder Paypal, war geplant ein eTicket-System einzuführen bzw. ein am Markt bekanntes eTicket-System zu integrieren. Dieser Punkt muss etwas aufs Eis gelegt werden, bis wir mit unserer Website wieder komplett online sind.


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• Ascheberg Rockt gibt es nun im neunten Jahr. In 2018 hat Ascheberg Rockt auf Grund der finanziellen Situation Investitionen nur in geringem Maße und nur in das, was absolut notwendig war, getätigt. Ein Sorgenkind war dabei die gesamte Lichtsteuerungsanlage, die in letzten Monaten auch immer wieder mal während der Konzerte ausgestiegen ist. In den vergangenen Wochen hat das Team u.a. diesen Mangel beseitigt. Rund 900 Euro sind in eine neue Lichtsteuerungsanlage geflossen. Dieses wurde komplett neu konzipiert und so verfügt Ascheberg Rockt wieder über ein Lichtpult, dass mit der Software zusammen nun „voll digital“ arbeitet. Patrick Klatt („Klatty“) hat mittlerweile die Programmierung abgeschlossen, so dass das Team die Anlage wieder stabil nutzen kann. Das war eine notwendige Investition, die uns hoffentlich in diesem Bereich für die nächsten Jahre Ruhe beschert.

• Ein weiterer Punkt ist unser Mischpult. Das jetzige Mischpult hat mittlerweile 8 Jahre auf dem Buckel. Und wie das mit alternder Elektronik ist, kennt sicherlich jeder aus dem privaten Bereich … Noch funktioniert das Mischpult gut - es wird jährlich bei einer Fachfirma gewartet, aber wir müssen finanziell auf den Zeitpunkt vorbereitet sein, wo das nicht mehr der Fall ist.

• Kurzfristig ist eine andere Investition notwendig, nämlich in neue Endstufen. Hier sondieren wir gerade die Situation und bemühen uns um Sponsoren.

• Auch wenn wir finanziell jetzt wieder deutlich besser dar stehen, so werden wir aus den zuvor genannten Gründen auch in diesem Jahr keine externen Projekte fördern können. Stattdessen werden wir aus den erwirtschafteten Gewinnen Rückstellungen bilden, um die zukünftig notwendigen Investitionen tätigen zu können.

TOP 6: Bericht der Rechnungsprüfer Heiko Weber und Matthias Linke berichteten von der Rechnungsprüfung. Beide haben unabhängig voneinander, also an zwei verschiedenen Terminen, die Prüfung durchgeführt. • Sie haben sich von Lutz Lübeck alle Unterlagen als auch die DV gestützte

Mitgliederverwaltung und Buchführung zeigen und erklären lassen. • Alle Vorgänge und Unterlagen waren nachvollziehbar aufgeführt. • Belege wurden stichprobenartig auf korrekte Zuordnung und Verbuchung

geprüft. • Alle Fragen konnten zur Zufriedenheit beantwortet werden. • Es gab keine Beanstandungen.

TOP 7: Entlastung des Vorstandes • Heiko Weber bat die Mitglieder um Entlastung des Vorstands. • Die Abstimmung war einstimmig mit ja, bei 3 Enthaltungen des Vorstands. • Daraus ergab sich die Entlastung des Vorstands.


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TOP 8: Wahlen Bei der Frage nach geheimen oder offenen Wahlen per Handzeichen, hat die Mitgliederversammlung einstimmig, keine Enthaltung oder Gegenstimme, für offene Wahlen per Handzeichen gestimmt.

TOP 8.1: Wahl der/des 1. Vorsitzenden Für diesen Punkt übergab der Versammlungsleiter Joachim Terhar, die Leitung an den Beisitzer Jannis Redmer. Zur Wiederwahl wurde Joachim Terhar vorgeschlagen. Herr Redmer fragte nach weiteren Vorschlägen. Es gab keine weiteren Vorschläge. Die Abstimmung erfolgte durch Handzeichen und war einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Joachim Terhar nahm die Wahl an. Somit fiel die Wahl auf:

Joachim Terhar, Fliesenlegemeister Am Marienhof 2, 24326 Ascheberg

Die Wahl erfolgte damit satzungsgemäß für eine Amtszeit von 2 Jahren. Anschließend übergab Herr Redmer die Versammlungsleitung zurück an Herrn Terhar.

TOP 8.2: Wahl des/der 2. Vorsitzenden (für ein Jahr) Der erste Vorsitzende schlug Herrn Lutz Lübeck vor. Der erste Vorsitzende fragte nach weiteren Vorschlägen. Weitere Vorschläge gab es nicht. Die Abstimmung war einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Lutz Lübeck nahm die Wahl an. Somit fiel die Wahl auf:

Lutz Lübeck, Wirtschaftsinformatiker Matthias-Claudius-Ring 24, 24326 Ascheberg

Die Wahl erfolgte für ein Jahr, damit im nächsten Jahr wieder eine turnusmäßige Wahl für zwei Jahre erfolgen kann.

TOP 8.3: Wahl des/der Schatzmeisters/in Der Vorstand schlug Holger Gärtner vor. Holger Gärtner stellte sich kurz der Versammlung vor, wie er zu Ascheberg Rockt gekommen ist, und wie er seit geraumer Zeit das Team aktiv unterstützt. Der erste Vorsitzende fragte nach weiteren Vorschlägen. Weitere Vorschläge gab es nicht. Die Abstimmung war einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Holger Gärtner nahm die Wahl an. Somit fiel die Wahl auf:

Holger Gärtner, Versicherungsfachmann Hamburger Str.2, 24306 Plön

Die Wahl erfolgte satzungsgemäß für eine Amtszeit von 2 Jahren.


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TOP 8.4: Wahl des/der Schriftwarts/in (für ein Jahr) Der Vorstand schlug Pascal Klatt (Klatty) vor. Pascal Klatt stellte sich kurz der Versammlung vor, wie er zu Ascheberg Rockt gekommen ist, und wie er seit geraumer Zeit das Team aktiv unterstützt. Der erste Vorsitzende fragte nach weiteren Vorschlägen. Weitere Vorschläge gab es nicht. Die Abstimmung war einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Pascal Klatt nahm die Wahl an. Somit fiel die Wahl auf:

Pascal Klatt, Elektroinstallateur Matthias-Claudius-Ring 3, 24326 Ascheberg

Die Wahl erfolgte für ein Jahr, damit im nächsten Jahr wieder eine turnusmäßige Wahl für zwei Jahre erfolgen kann.

TOP 8.5: Wahl eines/einer Kassenprüfer/in Heiko Weber bleibt ein weiteres Jahr im Amt. Matthias Linke schied regulär nach zwei Jahren als Kassenprüfer aus. Der erste Vorsitzende fragte nach Vorschlägen. Vorgeschlagen wurde Ralf Schilling. Weitere Vorschläge gab es nicht. Die Abstimmung war einstimmig mit ja, bei einer Enthaltung. Ralf Schilling nahm die Wahl an. Somit fiel die Wahl auf:

Ralf Schilling, Geschäftsführer Mühlenkoppel 1, 24326 Ascheberg

Die Wahl erfolgte satzungsgemäß für eine Amtszeit von 2 Jahren.

TOP 9: Ausblick 2019/2020 • Der 1. Vorsitzende gab folgenden Ausblick für das laufende Jahr und die

Rahmen-Planungen für 2020. • Pro Jahr sind ca. 10 - 12 Konzerte geplant. • Die Vertreter der Vereine und Verbände haben sich in den letzten Monaten

mehrfach getroffen und darüber beraten, ob und wie es mit den Ascheberger Festtagen (AFT) weiter gehen wird. In diesem Jahr wird es keine AFT geben, dafür aber ein öffentliches Hafenfest organisiert von der Ascheberger Segler Gemeinschaft (ASG) mit Unterstützung des TSV Germania Ascheberg, Ascheberg Rockt und der Feuerwehr.

• Die Vereine haben vereinbart stärker als bisher vereinsübergreifend zusammenzuarbeiten und sich bei Aktivitäten gegenseitig unterstützen.

• Dazu Hans-Peter Beckurts von der ASG: o Die ASG wird sich am 4.Mai bei EDEKA mit einer Jolle auf dem

Parkplatz präsentieren. o Die ASG lädt zu einem öffentlichen Hafenfest am 25. Mai ein. o Und im September wird die traditionelle Lampionfahrt stattfinden.

Weitere Informationen zu den Veranstaltungen auf der Website der ASG oder via Facebook.


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• Im Herbst wird es ein Kirchenkonzert mit der Pink Floyd Coverband „Speak to Me“ geben.

• Die Frage „Wie geht es mit dem Gasthof weiter?“ beantwortete Barbara Schröder direkt in der Form, dass die Gastwirte keine Pläne haben aufzuhören.

TOP 10: Verschiedenes • Der 1. Vorsitzender fragte nach weiteren Fragen oder Anregungen? • Nico Frick stellvertretend für die Feuerwehr:

Thema 1. Mai, Betonung der Arbeitsleistung, die benötigt wird; die Menge an Arbeit, die sich manchmal auf zu wenige Personen verteilt; gute Beteiligung durch AR (gerne mehr Personal 😉); Ergebnis, dass am Ende der Veranstaltung zusammen immer alles klappt; Aufschlüsselung der Nacharbeit vom letzten 1. Mai; Betonung der wichtigen Arbeit von Ascheberg Rockt bei der Verknüpfung der Vereine; dafür ein großes Lob im Namen der Feuerwehr!

• Der 1. Vorsitzender dankte für das Lob und richtete seinen Dank auch an den Sportverein für die regelmäßige und gute Arbeitsleistung bei gemeinsamen Veranstaltungen.

• Weitere Wortmeldungen gab es nicht.

Herr Terhar schloss daraufhin um 20:50 die Mitgliederversammlung und wünschte allen Teilnehmern einen angenehmen Restabend. Für die Richtigkeit: Ascheberg, 26. April 2019 _________________________ _________________________ Joachim Terhar, 1. Vorsitzender Lutz Lübeck, 2. Vorsitzender (Versammlungsleiter) (Protokollführer)

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