Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 1

Prozesseinheit 1Prozesseinheit 1

BestellungsablaufBestellungsablauf

Einkauf Einkauf BetriebsmaterialBetriebsmaterial6.12.2006 6.12.2006 –– 16.02.200716.02.2007

Gianluca Gianluca MandicaMandicaGenossenschaft Migros Basel

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 2

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 3

IINNHHAALLTTSSVVEERRZZEEIICCHHNNIISS Zeitplan 2

Flussdiagramm 3 - 5

Einführung in die Prozesseinheit 6

Prozessbeschreibung 6 - 7

Schlusswort 8

Musterdokumentation 9 - 12

Auswertung der Lernjournale 13

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 4

ZZEEIITTPPLLAANN

Dez 06 Jan 07 Feb 07 Arbeitsschritte Zeitaufwand KW 51

KW 52

KW 1

KW 2

KW 3

KW 4

KW 5

KW 6

KW 7

Besprechung Prozesseinheit 1 20 Min

Zeitplan erstellen 30 Min

Bestellungsablauf tätigen 45 Min

Verschiedene Notizen schreiben 1 Stunde

Flussdiagramm erstellen 2 Stunden

Einführung / Beschreibung verfassen 1 Std. 30 Min

Schlusswort verfassen 30 Min

Musterdokumente suchen 30 Min

Titelblatt gestalten 20 Min

Auswertungsbogen der Lernjournale 20 Min

Überarbeitung der PE 1 Std. 30 Min

Letzte Kontrolle und Ausdruck der PE 1 Stunde

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 5

FFLLUUSSSSDDIIAAGGRRAAMMMM BBEESSTTEELLLLUUNNGGSSAABBLLAAUUFF

Start

Bewirtschaftungssystem (BPS) öffnen Neue Disposition starten

Voreinstellungen: • Bestellvorschlag • Gewünschter Liefertermin Aus Voreinstellungen wird Mate-rialdisposition generiert

Wo Bestellvorschlag vorhanden ist Artikel bearbeiten

Lieferanten auswählen und alle Artikel auf Bestand prüfen, kon-trollieren

A

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 6

A

Genügend Bestand?

Zum nächsten Artikel gehen

Nachkontrollieren

Verarbeitung der Bestellung

Bestellung und Wareneingang-schein (WES) werden gedruckt

Bestellungen werden per Fax, Tel, E-Mail oder im Internet ge-sendet

Warenannahme und Warenein-gangskontrolle mit WES und Lie-ferschein

B

Gewünschte Menge eingeben (bis ganze Artikelliste durchgear-beitet ist)

Ja

Nein

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Gianluca Mandica 7

B

Korrekt geliefert?

Ware mit WES am PC in den Bestand einbuchen

Ware wird an den jeweiligen La-gerplatz gestellt

Lieferschein, Rechnung und Wa-reneingangsjournal vergleichen

Stimmen Pa-piere über-

ein?

Fehler suchen und korrigieren

Rechnung mit Visum von Sach-bearbeiter zur Zahlung freigeben � an die Abt. Buchhaltung

Ende

Lieferant anrufen Neue Abma-chung treffen

Nein

Ja

Ja

Nein

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EEIINNFFÜÜHHRRUUNNGG IINN DDIIEE PPRROOZZEESSSSEEIINNHHEEIITT

Meine erste Prozesseinheit absolvierte ich in der Abteilung Einkauf Betriebsmaterial der Genossenschaft Migros Basel. In dieser Ab-teilung wird das ganze Material für den Eigenverbrauch bestellt. Darunter fällt das Verpackungsmaterial, Büromaterial und das Sanitäts-material. Die ganze Beschaffung und Bestellung der Berufsbekleidung erfolgt hier ebenfalls. Der Bestellungsablauf ist ein Prozess, welcher in der Abteilung häufig durchgeführt wird. Je öfter man diesen Prozess ausführt, desto routinier-ter werden die Abläufe erledigt. Die Abteilung Einkauf Betriebsmaterial bezieht ihre Waren bei verschie-denen Lieferanten. Auch können sämtliche Migros-Filialen hier Ihre Be-stellungen via Fax, Mail oder Telefon aufgeben. Per März 2007 wird ein neues Bestellsystem eingeführt, mit welchem alle Migros-Filialen ihre Bestellungen elektronisch aufgeben können.

PPRROOZZEESSSSBBEESSCCHHRREEIIBBUUNNGG

Damit ich die wöchentlichen Bestellungen tätigen kann, verwende ich das Bewirtschaftungssystem BPS. Dieses System ermöglicht es mir alle Bestellungen elektronisch einzugeben. Hierfür starte ich eine „Neue Dis-position“ im BPS. Bevor ich mit den eigentlichen Bestellungen anfangen kann, muss ich gewisse Voreinstellungen machen. Das System soll mir von allen Artikeln, welche den Mindestbestand unterschritten haben, ei-nen Bestellvorschlag anzeigen. Zusätzlich sollen mir auch diejenigen Ar-tikel angezeigt werden, welche den Meldebestand nicht unterschritten haben, da wir immer das ganze Sortiment eines Lieferanten nachkontrol-lieren. Den gewünschten Liefertermin für die Disposition kann auch be-reits bestimmt werden.

Prozesseinheit 1

Gianluca Mandica 9

Somit sind alle Voreinstellungen getätigt und das System generiert die Bestellvorschläge. Dies ist ein völlig automatisierter Vorgang (Systemun-terstützung). Sobald die ganze Liste angezeigt wird, wähle ich den ersten Artikel mit einem Bestellvorschlag aus. Alle Artikel sind mit einem oder mehreren Lieferanten hinterlegt. Diese sind mit verschiedenen Prioritäts-stufen gekennzeichnet. Diejenigen Lieferanten mit Prioritätsstufe 1 erhal-ten den Zuschlag, da diese die besten Preis- und Leistungsbedingungen aufweisen. Ganz nach diesem Muster überprüfe ich jeweils jeden Artikel des ausge-wählten Lieferanten und entscheide ob eine Bestellung nötig ist oder nicht. Wenn ich bei einem Artikel eine Menge eingebe, achte ich auf eventuelle Mindestbezugsmengen oder sonstige Bemerkungen die die-sen Artikel betreffen. Wenn ich alle Artikel durchgearbeitet habe, wird die Bestellung verarbeitet. Gleichzeitig wird die Bestellung und der Waren-eingangsschein(WES) gedruckt. Mit dem Wareneingangsschein (WES) hat das Lagerpersonal die Kontrolle über offene Bestellungen. Einge-hende Lieferungen können nun anhand des WES überprüft werden (Wa-reneingangskontrolle). Die Bestellungen an die jeweiligen Lieferanten werden telefonisch, per Fax, E-mail oder im Internet aufgeben. Sobald die Ware eingetroffen ist, wird die Wareneingangskontrolle voll-zogen. Die Ware wird mit dem Wareneingangsschein und Lieferschein verglichen. Stimmt alles überein, wird die Ware am PC in den Bestand eingebucht und an den jeweiligen Lagerplatz gestellt. Stimmt die Warenlieferung nicht überein, wird Kontakt mit dem Lieferan-ten aufgenommen und eine neue Abmachung vereinbart. Diese sind sehr unterschiedlich z.B. Nachlieferung, Expresslieferung oder Ersatz. Der Lieferschein, das Wareneingangsjournal und die Rechnung werden zum Schluss noch verglichen. Eventuelle Fehler werden sofort korrigiert. Stimmen diese drei Papiere überein, wird vom Sachbearbeiter die Rech-nung visiert und an die Abteilung Buchhaltung zur Freigabe der Zahlung weitergeleitet.

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SSCCHHLLUUSSSSWWOORRTT

Als ich meine Prozesseinheit abgeschlossen hatte und mein Dossier in der Hand hielt, war ich zufrieden mit meiner Arbeit. Der Einstieg in die Prozesseinheit war nicht einfach, da ich noch keine Erfahrung hatte und nicht so recht wusste, wie ich mich organisieren soll-te. Es gab auch mühsame Momente, in denen ich nicht vorankam wie ich mir das vorgestellt hatte. Aber zum Glück waren die lehrreichen und vor allem die einfacheren Momente überwiegend und genau diese halfen mir bis zum Schluss durchzuhalten! Da sich meine Prozesseinheit um den Bestellungsablauf handelte und ich diesen wöchentlich durchführte, macht mir diese Arbeit jetzt richtig Spass. Für meine nächste Prozesseinheit werde ich mir vornehmen, zunächst einen gründlichen Überblick über den Arbeitsablauf zu verschaffen und diesen dann entsprechend zu notieren. Alle diese Erfahrungen werden sicherlich hilfreich sein für die nächste Prozesseinheit.

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MMUUSSTTEERRDDOOKKUUMMEENNTT 11

((((Voreinstellungen für eine Neue MaterialdispositionVoreinstellungen für eine Neue MaterialdispositionVoreinstellungen für eine Neue MaterialdispositionVoreinstellungen für eine Neue Materialdisposition))))

((((Automatischer SysteAutomatischer SysteAutomatischer SysteAutomatischer Systemmmmvorgang zur Berechnung der Bestellvovorgang zur Berechnung der Bestellvovorgang zur Berechnung der Bestellvovorgang zur Berechnung der Bestellvorrrrschlägeschlägeschlägeschläge))))

Prozesseinheit 1

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MMUUSSTTEERRDDOOKKUUMMEENNTT 22

((((Auszug aus der MateriaAuszug aus der MateriaAuszug aus der MateriaAuszug aus der Materialllldispositionslistedispositionslistedispositionslistedispositionsliste))))

((((Maske eines einzelnen Artikels. Bestellmenge kann hier eingegMaske eines einzelnen Artikels. Bestellmenge kann hier eingegMaske eines einzelnen Artikels. Bestellmenge kann hier eingegMaske eines einzelnen Artikels. Bestellmenge kann hier eingegeeeebenbenbenben we we we werrrrdendendenden))))

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MMUUSSTTEERRDDOOKKUUMMEENNTTEE 33

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MMUUSSTTEERRDDOOKKUUMMEENNTTEE 44

Prozesseinheit 1

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AAUUSSWWEERRTTUUNNGGSSBBOOGGEENN DDEERR LLEERRNNJJOOUURRNNAALLEE

(Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit

Während der ProzesWährend der ProzesWährend der ProzesWährend der Prozessssseinheit war meine Moteinheit war meine Moteinheit war meine Moteinheit war meine Mot iiiivation insgvation insgvation insgvation insgeeeesamtsamtsamtsamt

tief I hoch

An Motivation hat es nicht gefehlt. Ein kleiner Dämpfer war, dass es die erste Prozesseinheit war und ich nicht genau wusste wie ich mich richtig organisieren sollte. Doch zum Schluss hat alles geklappt.

Das Erlernen des PrDas Erlernen des PrDas Erlernen des PrDas Erlernen des Proooozesses war für michzesses war für michzesses war für michzesses war für mich

schwierig I einfach

Da ich diesen Prozess wöchentlich durchführte, gelang mir dieser immer besser. Mit der Zeit wusste ich ganz genau auf was ich besonders Achten musste. Auch der Zeitaufwand verklei-nerte sich im laufe der Zeit.

Mit dem Ergebnis meMit dem Ergebnis meMit dem Ergebnis meMit dem Ergebnis meiiiiner Arbeit bin ichner Arbeit bin ichner Arbeit bin ichner Arbeit bin ich

unzufrieden I sehr zufrieden

Ich bin zufrieden mit der ganzen Arbeit die ich geleistet habe. Mein Dossier gefällt mir sehr gut.

Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksicBei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksicBei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksicBei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichhhhtige ich von meinen Erfatige ich von meinen Erfatige ich von meinen Erfatige ich von meinen Erfahhhhrungenrungenrungenrungen

nichts I alles

Das ich umgehend mir einen Zeitplan mache und anfangs schon Gedanken mache, wie und wo ich meine Informationen einhole. Das ich mir selber eine Zeitfrist setze, in der ich die ganze Prozesseinheit fertig haben möchte. Somit bleibt mir dann noch genügend Zeit um allfällige Korrekturen vorzunehmen.

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