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2. PROZESSEINHEIT
EERRFFAASSSSUUNNGG UUNNDD
OORRGGAANNIISSAATTIIOONN AABBLLAAGGEE
BBAASSIISSDDAATTEENN UUNNDD ––
IINNFFOORRMMAATTIIOONNEENN NNEEUUKKUUNNDDEE
VVOONN TTAANNJJAA EERRNNII
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 2
INHALTSVERZEICHNIS
Titelblatt 1
Inhaltsverzeichnis 2
Flussdiagramm 3-5
Prozessbeschreibung 6-7
Erfahrungsbericht 8
Musterdokumente 9-12
Vorgehensplan 13
Auswertung der Lernjournale 14
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 3
FLUSSDIAGRAMM
Start
Kundengespräch
Prüfung
Basis-U.
Entgegennahme
Kunden-unterlagen
A
Prüfung
FIBU-U.
Prüfung Lohn-U.
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 4
A
Prüfung Steuer-U.
Stahlschrank-
dossier für Dauerakten
Grünes und/oder
Rotes
Register erstell.
kein Regis-ter Jahres-akten?
Erfassung Kunde
in
Zentraler
Adressdatenbank
Erfassung Kunde
als Projekt
für Leistungser-fassung
B
Liste für fehlende Unterlagen
Fehlt etwas gem. Liste?
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 5
Ende
Mandant in FIBU
erfassen
B
Buchhaltung in
FIBU einrichten
Mitarbeiter in
Lohnprogramm
einrichten
Erfassen von
Steuerdaten im Steuerprogramm
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 6
PROZESSBESCHREIBUNG Heutzutage wird man von Daten und Informationen nur so überflutet. Sie sind basis und Voraussetzung um die gestellten Aufgaben korrekt ausführen zu können. Es ist deshalb wichtig die Daten- und Informa-tionsablage gut zu organisieren, um sie abrufen zu können, wenn man sie benötigt. Deshalb haben mein Geschäft und ich entschieden eine Prozessbeschreibung für die Erfassung neuer Kunden zusammen zu erarbeiten. 1. Ein mögliches Szenario könnte sein, dass der Treuhänder eines Kunden wegzieht und er nun einen
anderen Treuhänder benötigt, der ihn bei seinen Arbeiten unterstützt. Nun gilt es für uns zusammen mit dem Kunden festzulegen wo wir ihn am besten unterstützen können.
Unser neuer Kunde hat sich entschieden, dass wir die Finanzbuchhaltung seiner Unternehmung füh-ren, den Jahresabschluss erstellen, die Lohnbuchhaltung mit allen Abrechnungen führen und die Steuererklärung erstellen sollen. Für die Bearbeitung dieser verschiedenen Bereiche benötigen wir folgende Unterlagen gemäss unserer internen Checkliste:
a. Basisunterlagen: Öffentliche Gründungsurkunde, Statuten, Handelsregisterauszug, Organi-gramm, Firmenprospekte, Businessplan und wichtige Verträge (z.B. Leasing-verträge, Darlehensverträge usw.)
b. Fibuunterlagen: vorjährige Jahresrechnungen sowie bisheriger Kontoplan
c. Lohnunterlagen: vorjährige Abrechnungen, Personalstammblätter, Sozialversicherungsabzüge, Arbeitsverträge
d. Steuerunterlagen: die Steuererklärungen der letzten zwei Jahre
2. Der Kunde sendet uns diese Unterlagen per Post zu oder bringt sie persönlich in unserem Büro vor-bei. Ich nehme die Unterlagen entgegen und beschrifte sie. Der Name sowie das Eingangsdatum wer-den auf einem Notizzettel gross vermerkt. Eine erste Einsicht findet statt. Ich unterteile die Unterla-gen in die verschiedenen Bereiche und sortiere sie somit.
3. Sind alle Basisunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.
4. Sind alle Unterlagen für die Finanzbuchhaltung vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.
5. Sind alle Lohnunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und trage dies in eine Liste ein.
6. Sind alle Steuerunterlagen vorhanden? Wenn nicht alle vorhanden sind, schaue ich was fehlt und tra-ge dies in eine Liste ein.
7. Die Liste mit den aufgeführten fehlenden Unterlagen stelle ich dem Kunden zu. Ich warte, bis der Kunde die verlangten Unterlagen bringt. Sobald ich diese erhalten habe, kontrolliere ich die Unterla-gen noch einmal anhand der Liste. Fehlen immer noch Informationen muss ich eine neue Liste anfer-tigen und diese wieder dem Kunden zustellen, bis ich alle notwendigen Unterlagen erhalten habe.
8. Die Basisakten sind bei uns im Stahlschrank abgelegt. Das Stahlschrankdossier besteht aus 5 Teilen.
1. Teil: Urkunden und Verträge
Gründungsurkunden, Verträge, HR-Einträge, Statuten, Zeitungsberichte etc.
2. Teil: Formulare
Kopie des ausgefüllten Verrechnungssteuerformulars, diverse Formulare (Form. 25, 110, 103, etc.)
3. Teil: Jahresabschluss
Jahresabschluss, spezielle Notizen, Abklärungen, Abmachungen, etc.
4. Teil: Steuern
Steuererklärungen, Unterlagen zur Steuererklärung, Veranlagungen, etc.
5. Teil: Rechnung/Honorar
Kopie der von uns gestellten Rechnung
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 7
9. Ist es nötig ein Jahresregister anzulegen? Ist das der Fall, wird ein rotes Hängeregister für pendente Lohnunterlagen, sowie ein grünes für Pendenzen der Finanzbuchhaltung angelegt. Das grüne Register teile ich nochmals durch zwei braune Kartons.
1. Teil
Pendenzen (müssen jeweils bis spätestens vor Jahresabschlusserstellung geklärt sein) Verrechnungssteuerformular inklusive die dazugehörigen Kopien
der Bankkonti und Dividendenausweise
2. Teil
zwischen den zwei Kartons sind der Kontoplan und weitere Buchhaltungshilfen abgelegt (Leasingverträge, Musterkontoblätter, etc.)
3. Teil
verbuchte Unterlagen, Kopien der Kassablätter und Konti, etc. (diese Unterlagen müssen Ende Geschäftsjahr zusammen mit den
Abschlussunterlagen abgelegt werden) Kopien der MWSt-Abrechnungen und die Jahresumsatzabstimmungen für die MWSt
10. Eröffnung des Kunden in der zentralen Adressdatenbank. Hierbei geht es um die Erfassung
a. des Kundennamens gemäss Handelsregisterauszug
b. der Namen der Geschäftsführer bzw. Inhaber
c. der Strasse und des Wohnort
d. der Anrede für Briefe
e. der Adressgruppenzugehörigkeit
11. Eröffnung des Kunden als Projekt für die Leistungserfassung
a. Erfassung Projektname
b. Zuteilung der Adresse für Rechnungsstellung
12. Steuerdaten im Steuerprogramm erfassen. Hierbei geht es um die Erfassung
a. der Steuergemeinde
b. der Form der Erwerbstätigkeit (unselbständig erwerbend)
c. der Register-Nummer
d. der Art der Steuererklärung (juristische Person)
13. Eröffnen des Mandanten in der Finanzbuchhaltung
14. Einrichten der Buchhaltung in der Finanzbuchhaltung
a. Kontoplan anpassen
b. Saldi übernehmen
15. Mitarbeiter in Lohnprogramm erfassen Der Prozess machte mir sehr viel Spass, weil ich viel Kontakt mit verschiedenen Kunden hatte. Ich lernte genau zu arbeiten und vor allem grosse Mengen an Informationen richtig zu verarbeiten. Es macht mir Freude wenn ich sehe wie meine Prozesseinheit auch von anderen Mitarbeitern in meinem Geschäft ge-nutzt wird.
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 8
ERFAHRUNGSBERICHT
1. Beispiel: Checklisten nicht abgegeben
Situation:
Ich vergass die Checkliste für die Bereitstellung der Steuerunterlagen abzugeben.
Erfahrung:
Der Prozess verlangsamte sich und ich musste den Kunden nochmals unnötig belästigen.
2. Beispiel: nicht korrektes Sortieren der Unterlagen
Situation:
Ich habe die Unterlagen am Anfang des Prozesses nicht genau sortiert. Ich habe Unterlagen nachverlangt obwohl sie bereits bei uns waren.
Erfahrung:
Es bringt nichts die Unterlagen nur halbherzig zu ordnen. Alles muss genaustens aufgeteilt werden um solche Fehler zu vermeiden und den Kunden nicht unnötig zu belästigen.
3. Beispiel: weitergehen ohne entsprechende Unterlagen
Situation:
Der Kunde hat nicht alle verlangten Unterlagen gebracht. Ich musste eine Liste erstellen mit den noch benötigten Informationen.
Erfahrung: Ich muss diesen Prozess „der Unterlagen verlangen und kontrollieren“ stetig wiederholen bis wir alle Informationen haben. Weil ich nicht alle Unterlagen hatte, konnte ich nicht alles genau fertig machen. Als ich dann die Unterlagen zugestellt bekam, verlor ich nochmals sehr viel Zeit um zu kontrollieren, was ich bereits alles gemacht hatte.
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 9
MUSTERDOKUMENTE
A) Erfassung von Juristischen Personen in Adressdatenbank
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 10
B) Adressgruppen definieren in Adressdatenbank
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 11
C) Erfassung Kunde als Projekt für Leistungserfassung
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 12
D) Erfassung Steuerdaten Juristische Personen
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 13
VORGEHENSPLAN
1. Bestimmung des Prozesseinheits-Themas mit dem Ausbildner
1.1. Ausfüllen der Vereinbarung
1.2. Termine vereinbaren
2. Informationen erarbeiten
3. Bestimmungen der Prozesseinheit durchlesen
4. Dokumente vorbereiten (Vorgehensplan, Titelblatt, Inhaltsverzeichnis, Flussdiagramm, Be-richt, Musterdokumente)
5. Lernjournal ausfüllen
6. Notizen für den Erfahrungsbericht machen
7. Flussdiagramm erstellen
8. Bericht schreiben (Einführung, Prozessbeschreibung, Schlusswort)
9. Lernjournal ausfüllen
10. Überarbeitung des Berichtes
11. Überarbeitung des Flussdiagramms
12. Notizen für den Erfahrungsbericht machen
13. Gestaltung bearbeiten - Titelblatt
14. Rechtschreibung/Formulierung prüfen
15. Lernjournal ausfüllen
16. Überprüfen ob alles in Ordnung ist
17. Alles vervollständigen
18. Lernjournal ausfüllen
19. Auswertungsbogen der Lernjournale ausfüllen
20. Erfahrungsbericht schreiben
21. Abschlusskontrolle zur Prüfung, ob die Mappe vollständig ist.
Anfang 1. Schritt 05.11.2007
Angefangen 18.11.2007
Fertig gestellt 21.01.2008
Ende
Schritte 2-21
Tanja Erni 2. Prozesseinheit: Erfassung Neukunde 14
AUSWERTUNG DER LERNJOURNALE Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt
Durchschnittlich: tief hoch Begründung: Weil ich gerne meine Prozesse analysiere. Das Erlernen des Prozesses war für mich
Durchschnittlich: schwierig einfach Begründung: Weil dieses Thema ganz neu für mich war. Mann muss auf sehr viele „Kleinigkei-
ten“ achten. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich
Durchschnittlich: unzufrieden sehr zufrieden Begründung: Weil ich denke, dass ich trotz der wenigen Zeit, die ich für das Erlernen des
Themas aufgewendet habe, verstanden habe um was es geht. Ich konnte dies auch gut umsetzen.
Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meiner Erfah-
rung
Durchschnittlich: nichts alles
Begründung: Weil ich unbedingt die Zeiteinteilung besser planen muss.