Prüfungsergebnis Teilgebiete der Gebarung · gige Praxis war, dass jedem Bediensteten auf Antrag zirka alle zehn Jahre eine außerordentliche Stufenbeförderung sowie diese zusätz-

Niederösterreich 55

St. Pölten

Kurzfassung

Prüfungsergebnis

Teilgebiete der Gebarung

Durch Personalreduktionen konnten die Personalausgaben in den Bereichen Hoheitsverwaltung und Stadtwerke im Zeitraum 2000 bis 2004 insgesamt nahezu stabil gehalten werden. Im städtischen Kran-kenhaus stiegen sie jedoch von 2000 bis 2004 um 26,9 % an.

Die Aufbauorganisation und Aufgabenverteilung im Magistrat war historisch gewachsen; grundsätzliche Überlegungen für eine Opti-mierung der Aufgabenverteilung und der Aufbau– und Ablaufor-ganisation fehlten ebenso wie schriftliche Konzepte über die Aus-lagerung nicht hoheitlicher Aufgaben.

Personal Magistrat

Die Vollbeschäftigungsäquivalente des Aktivstandes der Stadt St. Pöl-ten stiegen von 2000 bis 2004 insgesamt um 5 % auf 3.261. In den Bereichen Hoheitsverwaltung und Stadtwerke erfolgten Personal-reduktionen, währenddessen die Neuaufnahmen von Ärzten und Schwestern im Krankenhaus zum Gesamtanstieg beim Aktivstand beitrugen. Die Personalausgaben in der Hoheitsverwaltung und den Stadtwerken konnten durch die erwähnten Personalreduktionen sta-bilisiert werden.

Anfang 1998 wurden alle niederösterreichischen Gemeindebediens-teten in ein neues Besoldungsschema übergeführt. In der Landes-hauptstadt waren hievon im Wesentlichen die Bediensteten der Berei-che Hoheitsverwaltung und Stadtwerke betroffen. Diese Umstellung wurde vom RH wegen der darin enthaltenen Leistungsanreize und der geringen Umstellungskosten positiv bewertet.

Die Lebensverdienstsummen von Vertragsbediensteten der Hoheits-verwaltung im Aktivstand waren im höheren Dienst sowie im Fach-dienst in der Landeshauptstadt und im Bund nahezu gleich hoch, beim gehobenen Dienst in der Landeshauptstadt jedoch höher.

56 Niederösterreich

Ein Verzicht auf die außerordentlichen Stufenbeförderungen nach 30 Dienstjahren und fünf Jahre vor Pensionsantritt würde jährlich Einsparungen von 194.000 EUR mit sich bringen. Die in der Neben-gebührenvorschrift der Landeshauptstadt aufgelisteten 73 verschie-denen Nebengebühren reduzierten die Transparenz des neuen Besol-dungsschemas und waren sehr verwaltungsaufwendig.

Die Personalverwaltung des Magistrates der Landeshauptstadt St. Pöl-ten war als sehr effi zient zu bezeichnen.

Einige leitende Bedienstete des Magistrates waren gleichzeitig Stadt-räte und gehörten Ausschüssen des Gemeinderates an. Der RH hielt bei den vorliegenden Personalunionen Interessenkollisionen für möglich.

Personal städtisches Krankenhaus

Die Personalkosten je Pfl egetag waren in der Verwaltung und im Pfl egebereich höher als in Vergleichskrankenanstalten; es wurde nur in geringem Maße kostengünstigeres Fremdpersonal eingesetzt.

Die Ausgaben für Überstunden der Ärzte des städtischen Kran-kenhauses entsprachen den Personalkosten von 100 zusätzlichen Fachärzten; trotz des Anstiegs der Zahl der Fachärzte um 27 % seit dem Jahr 2000 war es zu nahezu keinem Rückgang der Überstun-den gekommen.

Eine Überprüfung der Dienstpläne einiger Abteilungen zeigte, dass die rechtlich festgelegten Grenzwerte für die höchstzulässigen Arbeitszeiten der Ärzte fallweise überschritten wurden.

Organisation

Die Aufbauorganisation und Aufgabenverteilung des Magistrates war historisch gewachsen. Es erfolgten Organisationsstraffungen durch Zusammenführung thematisch zusammenhängender Berei-che. Allerdings fehlten grundsätzliche Überlegungen für eine Opti-mierung der Aufgabenverteilung und der Aufbau– und Ablaufor-ganisation.

Die Erstellung eines Produkt– und Leistungskataloges wurde erst nach einer Unterbrechung weiter vorangetrieben.

Kurzfassung


St. Pölten

70 % der Dienstnehmer des Magistrates — ohne städtisches Kran-kenhaus — waren in betriebsähnlichen Leistungsbereichen tätig. Schriftliche Konzepte betreffend die Auslagerung von nicht hoheit-lichen Aufgaben sowie Kostenvergleiche zwischen Eigenleistungen und Fremdleistungen fehlten.

Ein Abteilungsleiter vergab Aufträge an Familienmitglieder, obwohl dies wegen Befangenheit unzulässig war.

Informationstechnologie

Das IT–Referat des Magistrates erfüllte seinen Aufgabenbereich in zweckmäßiger Weise. Es verfügte über eine interne Kostenrech-nung, die seine Leistungen und die IT–Kosten der einzelnen Abtei-lungen transparent machte.

Kurzfassung Teilgebiete der Gebarung

Kenndaten der Landeshauptstadt St. Pölten

Rechtsgrundlage St. Pöltner Stadtrecht 1977, LGBl. 1015 i.d.g.F.

Einwohner laut Volkszählung 2001 49.121

Gebarung1) 2000 2001 2002 2003 2004

in Mill. EUR

Ausgaben Ordentlicher Haushalt des Magistrates2) 123,38 129,55 128,81 136,30 128,24

Ausgaben Außerordentlicher Haushalt des Magistrates 10,24 18,32 24,75 19,48 94,37

Finanzschulden per 31. Dezember 112,95 108,53 109,94 118,29 187,24

Personalausgaben3) 118,62 122,59 127,15 133,50 142,59

Anzahl

Bedienstete per 31. Dezember3)

in Vollbeschäftigungsäquivalenten 3.107 3.107 3.196 3.213 3.261

1) Quelle: Rechnungsabschlüsse2) mit den Trägeranteilen der Landeshauptstadt für das Krankenhaus St. Pölten3) der Hoheitsverwaltung, der Stadtwerke und des Krankenhauses; ohne karenzierte Mitarbeiter


1 Der RH überprüfte von Oktober bis November 2004 die Gebarung der Landeshauptstadt St. Pölten (Landeshauptstadt). Schwerpunkte der Gebarungsüberprüfung waren das Personal, die Organisation und die Informationstechnologie; der Überprüfungszeitraum erstreckte sich auf die Jahre 2000 bis 2004.

Zu dem im März 2005 übermittelten Prüfungsergebnis nahm die Lan-deshauptstadt im Juli 2005 Stellung. Der RH erstattete seine Gegen-äußerung im September 2005.

2.1 Die Bediensteten der Landeshauptstadt St. Pölten waren als Beamte oder als Vertragsbedienstete in den Bereichen Hoheitsverwaltung, Stadtwerke und Krankenhaus tätig.

Die Vollbeschäftigungsäquivalente der Bediensteten des Aktivstandes entwickelten sich wie folgt:

Der Anteil der Beamten am Gesamtbeschäftigtenstand lag im Jahr 2004 bei rd. 3,1 % und verringerte sich laufend, weil seit dem Jahr 1992 keine Bediensteten mehr in das öffentlich–rechtliche Dienstverhältnis übernommen wurden.

Prüfungsablauf und –gegenstand

Personal

Personalstand und –ausgaben

Aktivstand1) 2000 2001 2002 2003 2004 ÄnderungStadt St. Pölten 2000/2004 in %

Vollbeschäftigungsäquivalente per 31. Dezember

Hoheitsverwaltung 849 844 835 831 813 – 4,2Stadtwerke 100 95 94 92 93 – 7,0Krankenhaus 2.158 2.169 2.267 2.290 2.355 + 9,1

gesamt2) 3.107 3.107 3.196 3.213 3.261 + 5,0

1) ohne karenzierte Mitarbeiter2) Rundungsdifferenzen möglich


St. Pölten

Die Personalausgaben für die Aktiven und Pensionisten entwickelten sich gemäß den Rechnungsabschlüssen wie folgt:

2.2 Der RH bewertete die Personalreduktion im Bereich der Hoheitsver-waltung und der Stadtwerke positiv. Der Gesamtanstieg beim Aktiv-stand von 5 % war hauptsächlich auf die Neuaufnahme von Ärzten und Schwestern für das Krankenhaus zurückzuführen.

Die Gesamtpersonalausgaben für die Aktiven stiegen im gleichen Zeit-raum um 23,97 Mill. EUR bzw. 20,2 % an. Dies war hauptsächlich durch das Wachstum der Personalausgaben im Krankenhaus in Höhe von 26,9 % bedingt. In der Hoheitsverwaltung und den Stadtwerken blieben dagegen die Personalausgaben durch die Personalreduktion insgesamt nahezu stabil.

Personal Teilgebiete der Gebarung

Personalausgaben 2000 2001 2002 2003 2004 ÄnderungAktive 2000/2004

in Mill. EUR in %

Hoheitsverwaltung 28,69 29,09 29,73 30,05 29,88 + 4,1Stadtwerke 4,08 4,22 4,04 4,03 3,81 – 6,6Krankenhaus 85,84 89,29 93,39 99,42 108,901) + 26,9

gesamt2) 118,62 122,59 127,15 133,50 142,59 + 20,2

Pensionsausgaben – 7,89 7,75 7,95 8,51 + 7,9

1) Hievon sind rd. 3,4 Mill. EUR durch die anfangs 2005 erfolgte Übernahme der Rechtsträgerschaft für das Kran-kenhaus durch das Land Niederösterreich bedingt (restliche Nebengebühren, Abfertigungen für Austritte wegen Betriebsübergang, Urlaubsentschädigungen).

2) Rundungsdifferenzen möglich


3.1 Mit Wirksamkeit vom 1. Jänner 1998 wurden alle niederösterreichi-schen Gemeindebediensteten in ein neues Besoldungssystem mit einem einheitlichen Schema („Allgemeines Schema“) sowohl für Arbeiter und Angestellte als auch für Vertragsbedienstete und Beamte übergeführt*. In der Landeshauptstadt waren hievon im Wesentlichen die Bediens-teten der Bereiche Hoheitsverwaltung und Stadtwerke betroffen.

* NÖ Gemeinde–Vertragsbedienstetengesetz 1976, LGBl. 2420 und NÖ Gemeindebe-amtengehaltsordnung 1976, LGBl. 2440

Für die Berufsgruppen der Spitalsärzte, der Bediensteten in Gesund-heitsberufen (Schwestern/Pfl eger, medizinisch technische Dienste), der Musikschullehrer, der Kindergärtnerinnen und Horterzieherinnen bestanden weiterhin eigene Besoldungssysteme.

Die Bediensteten wurden bei Aufnahme in die so genannten Grund-verwendungsgruppen I bis VII (von XIII Verwendungsgruppen) und die Funktionsinhaber in eine gegenüber ihrer Grundverwendung höhere Funktionsverwendungsgruppe eingestuft.

Bedienstete mit überdurchschnittlicher Leistungsbeurteilung konnten nach frühestens zwei Jahren im Gemeindedienst in die nächsthöhere Verwendungsgruppe, die dann die Bezeichnung „Leistungsverwen-dungsgruppe“ trug, befördert werden. Jährlich wurden durchschnittlich ca. 50 Bedienstete in eine Leistungsverwendungsgruppe umgestuft.

In den Verwendungsgruppen des Allgemeinen Schemas waren bis zu 21 Gehaltsstufen vorgesehen, wobei alle zwei Jahre eine Vorrückung (Biennalsprung) in die nächsthöhere Gehaltsstufe möglich war. Die Differenz zwischen je zwei Gehaltsstufen einer Verwendungsgruppe war konstant, wodurch sich — im Gegensatz zum früher verwende-ten Dienstklassensystem — für jedes Dienstalter ein linearer Gehalts-anstieg ergab.

Der jährliche Anstieg der Personalausgaben der Hoheitsverwaltung lag in den Jahren 1996 bis 2003 zwischen 1 % und 2,5 %. Im Zeitraum der Umstellung auf das neue Besoldungssystem (1997/1998) betrug der Anstieg jedoch rd. 4,1 %, wovon laut einer gemeinsamen Analyse des RH mit der Personalverwaltung des Magistrates zirka ein Prozent-punkt auf die Besoldungsreform entfi el.

Besoldungsreform

Personal


St. Pölten

3.2 Der RH bewertete die Umstellung auf das neue Besoldungsschema wegen des Anreizes zu einer besonderen Leistungserbringung durch die neu eingeführte Beförderungsmöglichkeit in eine Leistungsver-wendungsgruppe und der geringen Schema–Umstellungskosten posi-tiv. In einem Vergleich stellte der RH die Lebensverdienstsummen von Bediensteten der Hoheitsverwaltung nach dem neuen Allgemeinen Schema jenen gleichartig verwendeter Bundesbediensteter gegen-über.

Da im Allgemeinen Schema der Landeshauptstadt besoldungsmäßig nicht zwischen Beamten und Vertragsbediensteten unterschieden wird, der Anteil der Vertragsbediensteten jedoch rd. 97 % beträgt, wurde für den Vergleich das Bundes–Entlohnungsschema der Vertragsbedienste-ten herangezogen.

Die Lebensverdienstsummen des höheren Dienstes sowie des Fach-dienstes waren in der Landeshauptstadt St. Pölten und im Bund nahezu gleich hoch, beim gehobenen Dienst in der Landeshauptstadt jedoch höher.

3.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt wären für einen Vergleich auch die Lebensverdienstsummen der Bediensteten des Landes Nie-derösterreich erforderlich.


Lebensverdienst- Bund St. Pöltensummenim Aktivstand

Vertragsbedienstete Beamte und Dienstjahre Vertragsbedienstete

Höherer Dienst (Bewertungsgruppe v1/2) (Verwendungs-(Akademiker) 100 %1) gruppe VII bzw. VIII) 39 97 %

Gehobener Dienst (Bewertungsgruppe v2/2) (Verwendungs-(Maturanten) 79 % gruppe VI bzw. VII) 44 96 %

Fachdienst (Bewertungsgruppe v3/2) (Verwendungs- 64 % gruppe IV bzw. V) 46 67 %

1) Bezugsbasis


3.4 Der RH verwies darauf, dass ein Vergleich mit den Lebensverdienst-summen im Land Niederösterreich eine diesbezügliche Gebarungs-überprüfung vorausgesetzt hätte.

4.1 Bereits bei durchschnittlicher Leistungsbeurteilung waren zusätzlich zu den Biennalsprüngen gesonderte Vorrückungen um jeweils bis zu drei Gehaltsstufen — so genannte Stufenbeförderungen — möglich1). Gän-gige Praxis war, dass jedem Bediensteten auf Antrag zirka alle zehn Jahre eine außerordentliche Stufenbeförderung sowie diese zusätz-lich2) aus Anlass des 30–jährigen Dienstjubiläums und fünf Jahre vor dem Erreichen des Pensionsantrittsalters um jeweils eine Gehaltsstufe zuerkannt wurde.

1) gemäß der NÖ Gemeindebeamtengehaltsordnung 1976 bzw. dem NÖ Gemeinde–Vertragsbedienstetengesetz 1976

2) gemäß der Nebengebührenvorschrift auf Grundlage der NÖ Gemeindebeamtenge-haltsordnung 1976 bzw. des NÖ Gemeinde–Vertragsbedienstetengesetzes 1976

In den Jahren 2001 bis 2004 wurde jährlich ca. 170 von den 1.500 Bediens-teten des Allgemeinen Schemas eine Stufenbeförderung gewährt.

4.2 Der RH empfahl, die außerordentlichen Stufenbeförderungen zum 30–jährigen Dienstjubiläum sowie fünf Jahre vor Erreichen des Pensionsan-trittsalters künftig nicht mehr zu gewähren, weil die Treue der Bediens-teten zum Arbeitgeber Magistrat bereits durch Jubiläumszuwendungen nach 25 und nach 40 Jahren fi nanziell gewürdigt wird. Dadurch könn-ten jährliche Einsparungen in der Höhe von 194.000 EUR realisiert wer-den.

Grundsätzlich sollten auf einen Anlass bezogene fi nanzielle Zuwendun-gen nur in Form einer Einmalzahlung und nicht in Form einer dauerhaft ausgabenwirksamen Vorrückung im Gehaltssystem gewährt werden.

4.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt werde die Empfehlung bereits bei leitenden Bediensteten umgesetzt.

Beförderungspraxis

Personal


St. Pölten

5.1 Für das Personalwesen des Magistrates war die Abteilung Personal-verwaltung mit 16 Bediensteten zuständig. Sie verwaltete ca. 3.200 Bedienstete in den Bereichen Hoheitsverwaltung, Stadtwerke und städ-tisches Krankenhaus. Ihre Kernaufgaben bildeten die Standesführung, die Vorbereitungen für Personalaufnahmen und die Eingabe, Auswer-tung und Kontrolle von Bezugs– und Personaldaten für die Lohnver-rechnung. Jeder Mitarbeiter der Personalverwaltung hatte rd. 200 Per-sonalakten zu betreuen.

Mit der Übernahme des Krankenhauses per 1. Jänner 2005 durch das Land Niederösterreich fi el in der Personalverwaltung ein Aufgaben-bereich für ca. 5,5 Bedienstete weg.

5.2 Da jeder Mitarbeiter der Personalabteilung rd. 200 Personalakten betreute, war die Personalverwaltung als sehr effi zient zu bezeich-nen. Bei einer Verkleinerung der Personalverwaltung um vier Bediens-tete aufgrund der Übernahme des städtischen Krankenhauses durch das Land könnten jährlich 120.000 EUR eingespart werden.

5.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt sei der Personalstand um 5,5 Dienstposten reduziert worden.

6.1 Der Bezug der Bediensteten setzte sich aus dem landesgesetzlich gere-gelten Gehalt und den Zulagen sowie den Nebengebühren gemäß der vom Gemeinderat beschlossenen Nebengebührenvorschrift zusammen. Diese enthielt unter anderem zehn verschiedene Aufwandsentschädi-gungen, elf Mehrleistungsentschädigungen und 52 Sonderzulagen.

Von diesen Sonderzulagen wurden 16 pro erbrachter Leistung und 19 nach Arbeitsstunden abgerechnet. Die übrigen Sonderzulagen waren pauschaliert. Für die Erfassung, Zuerkennung und Anweisung aller Sonderzulagen waren ein Zeitaufwand von zirka einem Personenjahr bzw. Personalausgaben von jährlich ca. 30.000 EUR erforderlich.

6.2 Das neue Allgemeine Schema entsprach den Anforderungen für eine leistungsorientierte Besoldung. Die 73 verschiedenen Nebengebühren waren jedoch sehr verwaltungsaufwendig und reduzierten die Transpa-renz des neuen Besoldungsschemas. Der RH regte daher an, die Neben-gebührenvorschriften zu überarbeiten. Dabei sollte im Sinn einer Ver-waltungsvereinfachung eine Pauschalierung und Senkung der Zahl der Nebengebühren erfolgen. Jene Nebengebühren für Leistungen, die bereits im Berufsbild enthalten sind, sollten entfallen.

Personalverwaltung

Nebengebühren-vorschrift



6.3 Die Landeshauptstadt sagte zu, die Nebengebührenvorschrift zu über-arbeiten.

7.1 Jeder Bedienstete mit mindestens 20 Dienstjahren im Magistrat erhielt nach dem Pensionsantritt ein von der Anzahl der tatsächlichen Dienst-jahre abhängiges monatliches Treuegeld von 29 bis 58 EUR, Hinter-bliebene einen aliquoten Anteil. Das Treuegeld konnte jederzeit wider-rufen werden, weil es eine freiwillige Leistung des Magistrates war, auf die kein Rechtsanspruch bestand. In den Jahren 2001 bis 2003 wurden aus diesem Titel für rd. 730 Personen pro Jahr insgesamt rd. 330.000 EUR ausbezahlt.

7.2 Nach Auffassung des RH honorierten bereits die erwähnten Jubilä-umszuwendungen die Treue der Bediensteten zum Arbeitgeber Magis-trat in angemessener Weise. Er empfahl daher — unter Verweis auf die Anregung in den Reihen Niederösterreich 2000/2 bzw. 2000/3 S. 15 Abs. 22.1 —, das Treuegeld bei zukünftigen Pensionsantritten nicht mehr zu gewähren.

7.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt werde sich der dafür erfor-derliche fi nanzielle Aufwand nach Wegfall des Krankenhauses und wegen der vorliegenden Altersstruktur wesentlich verringern.

8.1 Das NÖ Stadtrechtsorganisationsgesetz sieht als Organe der Stadt den Gemeinderat, den Stadtsenat, den Bürgermeister und den Magistrat vor. Der Stadtsenat der Landeshauptstadt setzte sich aus den zwei Vizebürgermeistern sowie aus elf Stadträten zusammen. Für die Erle-digung besonderer Aufgaben des eigenen Wirkungsbereiches hatte der Gemeinderat elf Ausschüsse gebildet. Den Vorsitz der Ausschüsse hat-ten Stadträte inne.

Drei leitende Bedienstete des Magistrates waren gleichzeitig Stadträte und gehörten den Ausschüssen des Gemeinderates an. Diese Mehr-fachfunktionen konnten dazu führen, dass der leitende Bedienstete in Angelegenheiten der eigenen Abteilung Anträge an den Stadtsenat stellte, über die er nachfolgend als Stadtsenatsmitglied abstimmte.

8.2 Der RH hielt bei den vorliegenden Personalunionen als leitender Magis-tratsbediensteter, Stadtrat und Mitglied von Gemeinderatsausschüssen Interessenkollisionen für möglich. Er empfahl, die Mitwirkung an der Beschlussfassung des Stadtsenates dann zu unterlassen, wenn Zweifel an der Unbefangenheit betreffend den Abstimmungsgegenstand vor-liegen.

Treuegeld

Stadtsenat

Personal


St. Pölten

8.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt hätte ein Mitglied des Gemein-derates bzw. des Stadtsenates seine Befangenheit selbst wahrzunehmen und dem Vorsitzenden mitzuteilen.

8.4 Der RH entgegnete, dass anhand der Protokolle ersichtlich war, dass diese Regelung nicht immer eingehalten wurde.

9.1 Die Stadträte erhielten als Mitglieder des Stadtsenates der Landeshaupt-stadt 3.434 EUR monatlich. Den Mitgliedern des Stadtsenates wurde, obwohl gemäß dem NÖ Stadtrechtsorganisationsgesetz möglich, kein eigener Geschäftsbereich zugewiesen.

9.2 Die Höhe der Bezüge der Stadträte stand infolge des Fehlens eines eigenverantwortlichen Aufgabenbereiches in keinem ausgewogenen Verhältnis zu den dafür übertragenen Pfl ichten.

9.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt sei die Unterstützung des Bür-germeisters durch die Mitglieder des Stadtsenates auch bei projektbe-zogenen Aufträgen wahrgenommen worden.

9.4 Der RH erwiderte, er habe nicht die Unterstützung des Bürgermeisters durch die Mitglieder des Stadtsenates zur Diskussion gestellt, sondern das Verhältnis der Bezüge der Stadträte zu deren übertragenen Auf-gaben.

Einleitung

10 Die Landeshauptstadt war, wie erwähnt, bis zum 31. Dezember 2004 Rechtsträger des städtischen Krankenhauses. Die Feststellungen des RH bezogen sich auf den Zeitraum der Jahre 2000 bis 2004 und somit noch auf die Rechtsträgerschaft der Landeshauptstadt. Nach der Über-tragung des Krankenhauses ab 1. Jänner 2005 auf das Land Niederös-terreich richten sich die Empfehlungen des RH an das Land Niederös-terreich.

Die Landeshauptstadt verwies in ihrer Stellungnahme auf die Übertra-gung der Rechtsträgerschaft auf das Land Niederösterreich und ver-zichtete auf eine eigene Stellungnahme.

Krankenhaus St. Pölten



Personalaufwand

11.1 Im Krankenhaus der Landeshauptstadt waren Ende 2003 rd. 2.500 Be-dienstete beschäftigt. Die Anzahl der Bediensteten nahm — unter ande-rem wegen der vermehrten Aufnahme von Ärzten um rd. 4,9 % pro Jahr — jährlich um rd. 2 % zu. Dadurch stiegen auch die Personalausga-ben ab 2000 jährlich um rd. 5 % auf rd. 99,42 Mill. EUR im Jahr 2003 an; vom gesamten Personalaufwand der Landeshauptstadt entfi elen rd. 74 % auf das Krankenhaus St. Pölten.

In den Dienstleistungsbereichen Wäsche–, Küchenversorgung und Werkstätten war durchwegs Eigenpersonal tätig. Nur der Reinigungs-dienst erfolgte teilweise durch Fremdpersonal.

Ein Vergleich der Daten des Krankenhauses St. Pölten aufgrund der Ergebnisse der Kostenrechnung des Jahres 2003 mit jenen von Kran-kenanstalten ähnlicher Betten– und Leistungsgröße ergab folgendes Bild:

Personal

Leistungsdaten 2003

Kranken- Tatsächliche Pfl egetage1) Leistungsorientierte Personal auf Ärzte Diplomierteanstalt Betten Diagnosefall– Vollbeschäftigte Pfl egekräfte Pauschalen in umgerechnet 1.000 Punkten2)

St. Pölten 992 320.424 138.142 2.330 343,4 853,4

Wiener Neustadt 843 259.653 97.980 1.765 278,8 607,0

KH der Stadt Linz 969 326.705 137.307 2.190 317,2 750,2

KH der StadtWien–Lainz 962 339.193 112.062 2.552 437,1 939,9

1) Die Pfl egetage berücksichtigen verstärkt die personelle Belastung von Pfl egepersonal und Ärzten.

2) Ein stationär aufgenommener Patient wird einer leistungsorientierten Diagnosefall–Pauschale (LDF–Pauschale) mit konkreten Punktewerten zugeordnet. Die LDF–Pauschale dient als Grundlage für die Verrechnung.


St. Pölten

11.2 Das Krankenhaus St. Pölten verzeichnete im Personalbereich ähnliche Kosten wie vergleichbare Krankenanstalten. Der RH wies jedoch da-rauf hin, dass die Personalkosten je Pfl egetag sowohl im Pfl egebereich als auch in der Verwaltung höher waren als in den Vergleichskranken-anstalten. Nach Ansicht des RH war die relativ geringe Inanspruch-nahme von kostengünstigerem Fremdpersonal dafür maßgeblich. Er empfahl einen vermehrten Einsatz des kostengünstigeren Fremdper-sonals in den Dienstleistungsbereichen.


Leistungskoeffi zienten 2003

Bedienstete je 100 tatsächliche Betten Leistungsorientierte Diagnosefall–Punkte je Bediensteten in 1.000

Krankenanstalt Gesamt Ärzte Diplomierte Verwaltung Diplomierte Verwaltung Pfl egekräfte Pfl egekräfte

St. Pölten 234,8 34,6 86,0 21,7 162 642

Wiener Neustadt 209,4 33,1 72,0 17,8 161 655

KH der Stadt Linz 226,0 32,7 77,4 18,4 183 769

KH der Stadt Wien–Lainz 265,3 45,4 97,7 17,1 119 681

Personalkosten in EUR 2003

durchschnittliche jährliche Personalkosten Personalkosten je Pfl egetag

Krankenanstalt Gesamt Ärzte Diplomierte Verwaltung Diplomierte Verwaltung Pfl egekräfte Pfl egekräfte

St. Pölten 41.684 71.678 41.386 32.117 110,2 21,6

Wiener Neustadt 43.837 82.914 38.727 32.205 96,6 18,6

KH der Stadt Linz 42.222 75.808 40.465 36.185 92,9 19,8KH der Stadt Wien–Lainz 40.602 72.329 37.149 33.121 102,9 16,1


Ärztlicher Direktor

12.1 Im Krankenhaus St. Pölten oblag dem ärztlichen Leiter zugleich die Leitung der Abteilung für Anästhesiologie und Intensivmedizin. In die-ser Doppelfunktion erbrachte er Mehrleistungen — überwiegend durch regelmäßige Nachtdienste —, die weit über die Soll–Monatsarbeitszeit von 160 Stunden hinausgingen. Im Mai 2003 kam er beispielsweise auf 136 Überstunden.

Das Bundesgesetz über Krankenanstalten und Kuranstalten sieht für jede Krankenanstalt die Bestellung eines ärztlichen Leiters vor. In Kran-kenanstalten, die aufgrund der Größe eine Vertretung des ärztlichen Leiters für notwendig erachten, ist die Leitung hauptberufl ich auszu-üben.

12.2 Der RH empfahl aufgrund der Größe und des umfangreichen Aufga-bengebietes des Krankenhauses St. Pölten die Bestellung eines haupt-berufl ichen ärztlichen Leiters.

Überstunden der Ärzte

13.1 Die im Krankenhaus im Jahr 2003 rd. 330.000 verrechneten Überstun-den entsprachen rd. 87 % aller in der Landeshauptstadt verrechneten Überstunden. Zwei Drittel dieser Überstunden (213.000) entfi elen auf die Ärzte und davon rd. 100.000 auf die Fachärzte.

Mit den im Jahr 2003 für Überstunden bezahlten rd. 5 Mill. EUR könn-ten 100 zusätzliche Fachärzte angestellt werden. Über 80 Fachärzte erbrachten Überstunden im Ausmaß von mehr als 50 % ihrer Normal-arbeitszeit. In sieben Fällen war die Überstundenvergütung höher als das Gehalt.

Das Kontrollamt der Landeshauptstadt empfahl bereits in einem Bericht aus dem Jahr 2001 verstärkte Kontrollmaßnahmen im Bereich der Überstunden. Der RH konnte bei seinen Erhebungen allerdings weder eine Verringerung der Überstundenzahlen noch diesbezügliche Maß-nahmen von Seiten der ärztlichen Direktion erkennen.

Personal

Laut Kontrollamt Laut Rechnungshof

1999 2000 2001 2002 2003

Überstunden 219.900 217.300 219.800 212.100 212.800


St. Pölten

Zwischen 2000 und 2004 nahm die Anzahl der Fachärzte um 27 % und der in Ausbildung zum Facharzt stehenden Ärzte um 14 % zu; demgegenüber stieg die Anzahl der stationären Aufnahmen im Kran-kenhaus lediglich um rd. 6,3 % bzw. die der Ambulanzfrequenzen um rd. 5,2 %.

13.2 Im Vergleich zur geringen Zunahme der Behandlungsfälle war der starke Anstieg der Fachärztezahlen ohne gleichzeitige Reduktion der hohen Überstundenleistungen nicht gerechtfertigt. Der RH bemän-gelte das Versäumnis der ärztlichen Direktion, keine Maßnahmen zur Reduktion der Überstunden gesetzt zu haben.

Dienstpläne

14.1 Die Arbeitszeit der Ärzte war im Krankenanstalten–Arbeitszeitgesetz und in einer Betriebsvereinbarung, in der geringere Grenzwerte für die höchstzulässigen Arbeitszeiten als im Krankenanstalten–Arbeitszeit-gesetz festgelegt waren, geregelt.

14.2 Der RH stellte bei der Überprüfung der Dienstpläne von fünf Abteilun-gen fest, dass die im Gesetz und in der Betriebsvereinbarung vorge-gebenen Grenzwerte für die höchstzulässigen Arbeitszeiten der Ärzte fallweise überschritten wurden; alle die Soll–Monatsarbeitszeit von 160 Stunden übertreffenden Arbeitsstunden wurden — unabhängig von der Tageszeit der Dienstverrichtung — als Überstunden verrech-net.

Der RH empfahl, die Überstunden der Ärzte durch Vermeidung von verlängerten Diensten und durch eine gleichmäßige Verteilung der Dienstzeiten zwischen 8.00 Uhr und 22.00 Uhr zu reduzieren und die Betriebsvereinbarung an das Krankenanstalten–Arbeitszeitgesetz anzupassen.

Administration der Dienstpläne

15.1 Die Dienstpläne, bei deren Erstellung zumindest sieben gesetzliche Vor-schriften zu beachten waren, bildeten die Grundlage für die Bezugsaus-zahlung. In fünf Abteilungen wurden die Dienstpläne für das Pfl ege-personal und die Ärzte mit Hilfe eines IT–Programms teilautomatisiert geführt, in den übrigen 18 Abteilungen händisch. Bei der händischen Eingabe der Bezugsgrundlagen aus den Dienstplänen in die IT des Krankenhauses waren Eingabefehler nicht auszuschließen.



Die Verwaltung des Krankenhauses und ausgewählte Bereiche medi-zintechnischer Dienste erfassten ihre geleisteten Arbeitsstunden über eine IT–unterstützte Zeiterfassung. In jenen Bereichen, wo Turnus-dienste zu leisten waren (Pfl ege– und Ärztebereich), waren die Dienst-pläne Grundlage für die Zeiterfassung.

15.2 Der RH empfahl, die Dienstpläne für alle Fachbereiche IT–unterstützt zu führen und die Gehaltsdaten automatisiert an die Bezugsverrech-nungsstellen zu übermitteln, um Abrechnungsfehler zu vermeiden. Dazu wäre die IT–unterstützte Zeiterfassung künftig in allen Dienst-stellen des Krankenhauses anzuwenden.

Organisation des Nachtdienstes

16.1 Für die Einteilung des fachärztlichen Nachtdienstes war die gemäß Krankenanstalten– und Kuranstaltengesetz festgelegte Einstufung nach der Versorgungsstufe der Krankenanstalt maßgebend. Der Österreichi-sche Krankenanstaltenplan wies das Krankenhaus St. Pölten als Versor-gungsstufe 1 (Zentralkrankenanstalt mit Maximalversorgung) aus.

Der Niederösterreichische Gesundheits– und Sozialfonds ging aller-dings von einer Schwerpunktfunktion des Krankenhauses St. Pölten aus. Auch ließ der vorliegende Bewilligungsbescheid der Landesregie-rung für die Einstufung dieses Krankenhauses einen Interpretations-spielraum zu.

In Zentralkrankenanstalten war während der Nachtstunden und an Wochenenden eine Anwesenheit von Fachärzten aller in Betracht kom-menden Sonderfächer zu gewährleisten, während in Schwerpunktkran-kenanstalten die kostengünstigere Rufbereitschaft genügte.

Die ärztliche Leitung des Krankenhauses sah im Rahmen dieses Inter-pretationsspielraumes die Kriterien einer Zentralkrankenanstalt für erfüllt. Dementsprechend setzte sie, soweit ausreichend ärztliches Per-sonal zur Verfügung stand, für den Nachtdienst Fachärzte ein.

16.2 Das Land Niederösterreich könnte aus Anlass des Trägerwechsels bei der bescheidmäßigen Feststellung der Einstufung die Möglichkeit prü-fen, ob durch das Krankenhaus St. Pölten eine Maximalversorgung oder eine Schwerpunktfunktion gewährleistet werden soll; letzteren-falls könnten die Nachtdienste im Rahmen der einschlägigen Bestim-mungen kostengünstiger besetzt werden.

Personal


St. Pölten

17 Die Landeshauptstadt ist eine mit dem Recht auf Selbstverwaltung ausgestattete Gebietskörperschaft. Als Verwaltungsbezirk obliegt ihr neben der Gemeindeverwaltung auch die Besorgung der Aufgaben einer Bezirksverwaltung. Darüber hinaus ist sie ein selbständiger Wirt-schaftskörper mit dem Recht, ihren Haushalt selbständig zu führen und Abgaben vorzuschreiben, Vermögen aller Art zu besitzen, zu erwer-ben und darüber zu verfügen sowie wirtschaftliche Unternehmungen zu betreiben.

Die Aufbauorganisation des Magistrates ergab sich aus dem NÖ Stadt-rechtsorganisationsgesetz, das für die Magistrate eine Gliederung in Geschäftsbereiche nach Gegenstand und sachlichem Zusammenhang festlegt.

18.1 Laut der Geschäftseinteilung des Magistrates der Landeshauptstadt gab es in der Aufbauorganisation seit Anfang der 90er–Jahre keine größeren Veränderungen. Seit dem Jahr 1994 setzte sich die Organi-sation aus 20 Hauptgeschäftsbereichen, und zwar der Magistratsdi-rektion, 14 Abteilungen, den drei städtischen Unternehmungen Fern-heizwerk, Wasserwerk und Bestattung, dem städtischen Krankenhaus sowie dem Kontrollamt zusammen.

Im Jahr 1998 wurde — nach der Pensionierung des Abteilungsleiters — die Abteilung für Liegenschaftsverwaltung in die Abteilung Baupoli-zei integriert und eine neue Abteilung für das Personalwesen errichtet. Im Jahr 2004 wurde — ebenfalls nach dem Übertritt des Abteilungs-leiters in den Ruhestand — die Präsidialabteilung in die Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit eingegliedert.

Ferner war laut Mitteilung des Magistratsdirektors bereits geplant, mit dem Übertritt der jeweiligen Abteilungsleiter in den Ruhestand die Abteilung Rechnungswesen mit der Finanzabteilung und die Abteilung Umweltschutz mit der Veterinärabteilung zusammenzulegen. Weiter-gehende Überlegungen betreffend eine neue Aufbauorganisation bzw. Aufgabenverteilung wurden nicht angestellt.

18.2 Der RH anerkannte die Organisationsstraffung durch Zusammenfüh-rung von thematisch zusammenhängenden Bereichen. Er vermisste allerdings grundsätzliche Überlegungen für eine Optimierung der Auf-gabenverteilung und der Aufbau– und Ablauforganisation.

Organisation

Rechtsgrundlagen

Aufbau– und Ablauforganisation



18.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt habe sie generelle Überlegun-gen betreffend die Zusammenführung historisch gewachsener Abteilun-gen und Strukturen eingeleitet. Ziel wäre die Straffung der Verwaltung in thematisch zusammengehörigen Bereichen mit Zielgruppenorientie-rung.

19.1 Bedingt durch die räumliche Situation am Hauptstandort des Magis-trates waren unter anderem die der Abteilung Gesundheitsverwaltung nachgeordneten Dienststellen Jugendhilfe und Sozialhilfe in einem anderen Gebäude untergebracht. Die Folge war, dass sowohl die Abtei-lung selbst als auch die Jugendhilfe und die Sozialhilfe über ein eige-nes Sekretariat mit Kanzlei, eigener Kassa und eigener Buchhaltung verfügten.

19.2 Der RH regte an, für die am gleichen Standort untergebrachten Dienst-stellen Jugendhilfe und Sozialhilfe gemeinsam nur ein Sekretariat, eine Kassa und eine Buchhaltung einzurichten. Der RH schätzte, dass durch diese Maßnahme langfristig Ausgaben von 30.000 EUR für ein Perso-nenjahr einsparbar wären. Ferner empfahl der RH dem Magistrat zu prüfen, ob noch weitere, ähnlich kostensenkende Rationalisierungs-maßnahmen in weiteren Abteilungen und Dienststellen des Magistra-tes möglich wären.

19.3 Die Landeshauptstadt sagte zu, die räumliche Zusammenführung und logische Situierung der Abteilungen betreiben zu wollen. Damit zusam-menhängende Einsparungen durch gemeinsame Einrichtungen (Sekre-tariate, Buchhaltungen etc.) wären Bestandteil der Planungen.

20.1 Bei der Dienststelle Hallenbad, die organisatorisch zur Abteilung Gesund-heitsverwaltung gehörte, reduzierte sich der Anteil der Jahresausga-ben, der durch Einnahmen gedeckt war, von 44,8 % im Jahr 2000 auf 25,5 % im Jahr 2003.

Dienststelle Hallenbad

Organisation

Hallenbad 2000 2001 2002 2003

Ausgabendeckung durch Betriebseinnahmen in % 44,8 40,9 36,9 25,5

Verlust in EUR 572.000 641.000 647.000 636.000


St. Pölten

Im Jahr 2004 wurde der Umbau des Hallenbades, durch den auch eine wesentliche Erweiterung des Leistungsangebots für die Badegäste ermöglicht wird, in Angriff genommen. Die organisatorische Einglie-derung als Dienststelle des Magistrates wurde jedoch nicht in Frage gestellt. Konzepte für eine künftige Steigerung der Einnahmen bzw. Reduzierung der Verluste fehlten; ebenso war beispielsweise eine gül-tige Vereinbarung über die künftigen Preise für Einrittskarten nicht vorhanden.

20.2 Der RH wies kritisch auf die laufende Verringerung der Ausgaben-deckung des Hallenbades in den letzten Jahren hin, ohne dass vom Magistrat wirksame Gegenmaßnahmen gesetzt oder ein Konzept für einen wirtschaftlichen Betrieb ausgearbeitet worden wären. Er emp-fahl zu prüfen, ob eine Überleitung des Hallenbades in einen Eigen-betrieb der Stadt eine wirtschaftlichere Betriebsführung mit sich brin-gen würde.

20.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt gäbe es Überlegungen, das Hal-lenbad als Eigenbetrieb zu führen.

21.1 Die Stadtsäle wurden von der Abteilung Kulturverwaltung betreut und für entsprechende Veranstaltungen vermietet. Sie hatten gemäß Dienstpostenplan ein Stammpersonal von drei Bediensteten.

Die Zahl der Belagstage reduzierte sich vom Jahr 2001 mit noch 111 Ver-anstaltungen (ohne Tanzkurstage) bis zum Jahr 2004 mit nur mehr 65 Veranstaltungen auf nahezu die Hälfte.

Die Gebarung der Stadtsäle entwickelte sich wie folgt:

Auslagerung von Dienstleistungen

Organisation Teilgebiete der Gebarung

Stadtsäle 2000 2001 2002 2003

Ausgabendeckung durch Betriebseinnahmen in % 39,3 44,5 36,4 14,8

Verlust in EUR 169.000 149.000 175.000 215.000


Ein schriftliches Konzept mit Maßnahmen zur Verbesserung der wirt-schaftlichen Situation lag auch für die Stadtsäle nicht vor.

21.2 Der RH wies auf die unbefriedigende Einnahmensituation der Stadt-säle hin und empfahl, ihre Betriebsführung zum Zwecke einer akti-ven Vermarktung an die neu gegründete Veranstaltungsgesellschaft der Landeshauptstadt zu übertragen. Gleichzeitig wäre zu evaluieren, ob das den Stadtsälen zugeordnete Stammpersonal in diesem Umfang weiterhin erforderlich ist.

21.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt werden die Stadtsäle ein-schließlich des Personals in die künftige Immobilien–Gesellschaft integ-riert werden, die Vermarktung soll von der neuen Veranstaltungs–GmbH betrieben werden.

22.1 Die überwiegende Zahl der Leistungen der Landeshauptstadt im Rahmen der Hoheits– und Privatwirtschaftsverwaltung wurde vom Magistrat erbracht. Von den Dienstnehmern des Magistrates — ohne städtisches Krankenhaus — erbrachten ca. 30 % hoheitliche und administrative Leistungen, 70 % waren in betriebsähnlichen Leistungsbereichen von Magistratsabteilungen (z.B. Liegenschaftsverwaltung, Gebäudeverwal-tung der Mietwohnungen, Bauhof, Stadtgärtnerei, Bibliothek, Stra-ßenbeleuchtung, Hallenbad, Seniorenheim oder Verwaltung der Kul-turheime und des Stadtsaals) oder in den städtischen Betrieben der Stadtwerke tätig.

In diesem Zusammenhang teilte der für Controlling zuständige Bediens-tete der Magistratsdirektion mit, dass Prüfungen hinsichtlich einer all-fälligen Übertragung von im Eigentum der Landeshauptstadt stehenden Grundstücken und Gebäuden in eine eigene Liegenschaftsverwaltungs-gesellschaft im Gange seien. Gleichfalls gäbe es auch Überlegungen betreffend die Auslagerung weiterer nicht hoheitlicher Aufgaben; schriftliche Konzepte dazu fehlten jedoch.

22.2 Grundsätzlich empfahl der RH dem Magistrat, für die betrieblichen Bereiche Sondierungen hinsichtlich allfälliger Auslagerungsmöglich-keiten sowie Kostenvergleiche zwischen Eigenleistungen und Fremd-leistungen vorzunehmen.

22.3 Die Landeshauptstadt verwies wiederum auf die neu gegründete Veran-staltungs–GmbH; eine Immobilien–Gesellschaft soll 2006 ihren Betrieb aufnehmen.

Organisation


St. Pölten

23.1 Im Jänner 2004 leitete das IT–Referat — anhand eines vom Öster-reichischen Städtebund im Jahr 1999 ausgearbeiteten Kataloges mit 500 repräsentativen Einzelleistungen — ein Projekt zur Erfassung und Beschreibung aller vom Magistrat St. Pölten erbrachten Leistungen ein. Der eigene Leistungskatalog des Magistrates sollte in weiterer Folge die Grundlage für eine bis Juni 2004 fertigzustellende Leistungsbe-schreibung darstellen.

Nach Adaptierung des Kataloges auf 670 Einzelleistungen löste sich die Projektgruppe wegen anderer, vordringlicherer Aufgaben der ein-zelnen Projektmitarbeiter auf. Die Erhebung der Leistungsbeschrei-bung befand sich erst im Anfangsstadium.

23.2 Der RH bemängelte die Einstellung des seiner Ansicht nach für eine zukünftige Aufgabenevaluierung notwendigen Projekts und empfahl, es ehestmöglich wieder aufzunehmen und mit den vorgegebenen Pro-jektzielen abzuschließen. Im Rahmen eines nachfolgenden Projekts wären die Einzelleistungen auf die Notwendigkeit ihrer Erbringung zu prüfen und zu bewerten (Aufgabenkritik) sowie Grundlagen für eine Reorganisation bzw. Optimierung der jeweiligen Arbeitsabläufe aus-zuarbeiten.

Zur Unterstützung der Aufgabenkritik und Reform der Ablauforgani-sation regte der RH an, das seit 1998 in der Magistratsdirektion ein-gerichtete Organisationsreferat personell zu besetzen.

23.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt seien die Arbeiten betref-fend den Leistungskatalog wieder aufgenommen und zwischenzeitlich zu 90 % fertig gestellt worden. Weitere Maßnahmen wie beispielsweise Aufgabenkritik oder Ablaufoptimierung sollen mit externer Unterstüt-zung eingeleitet werden.

24.1 Um überfällige Außenstände aufgrund von Straf–, Gebühren–, Alimen-tations– oder Abgabenvorschreibungen hereinzubekommen, hatte das Magistrat häufi g Fahrnis–Exekutionen* bei Gericht zu betreiben. Die Verfahren wurden von den betroffenen Abteilungen selbständig und unabhängig voneinander postalisch eingeleitet und durchgeführt.

* pro Jahr ca. 2.100 gemäß den Schätzungen der einzelnen Abteilungen

Produkt– und Leistungskatalog

Elektronischer Rechtsverkehr



24.2 Der RH empfahl, die Verfahren künftig von einer einzigen Abteilung betreiben zu lassen und diese aus Einsparungsgründen mit den Mitteln des elektronischen Rechtsverkehrs auszustatten. Die Landeshauptstadt sollte auch verstärkte Anstrengungen unternehmen, den Zahlungsver-kehr für regelmäßig anfallende Gebühren, Steuern oder Abgaben durch „Einziehungsaufträge“ zu automatisieren. Dies würde gleichzeitig den Aufwand für die Eintreibung von Außenständen verringern.

24.3 Die Landeshauptstadt sagte die Umsetzung der Empfehlung — und zwar die Konzentration der Verfahren und den elektronischen Rechtsverkehr in der Abteilung Rechnungswesen — zu.

25.1 Im Jahr 2003 wies die Stadtbücherei in der Zentrale und den 14 Zweig-stellen (davon fünf in Schulen) insgesamt 258.000 Entlehnungen aus. Die Zahl der Leser* war in den Zweigstellen höchst unterschiedlich. Im Jahr 2003 wiesen die Zweigstelle Harland nur 17, die Zweigstelle St. Georgen nur 31 sowie vier weitere Zweigstellen jeweils nur unter 155 Leser auf. Die durchschnittlichen Öffnungszeiten der Zweigstel-len betrugen nur drei oder fünf Stunden pro Woche. Es fi elen jedoch die vollen monatlichen Kosten für die Miete, für den Ankauf und die Verwaltung der Bücher sowie anteilige Kosten für Strom und Heizung an.

* Anzahl der registrierten Kunden, jedoch unabhängig von der Zahl ihrer Besuche pro Jahr

Laut der zuständigen Abteilung Kulturverwaltung werde die Schlie-ßung von neun Zweigstellen wegen geringer Kundenzahl in Erwägung gezogen. Im Falle der Schließung könnte laut Abteilung Kulturverwal-tung mit Einsparungen von jährlich rd. 30.000 EUR und zusätzlich von wöchentlich 45 Stunden Arbeitszeit gerechnet werden.

25.2 Der RH hielt die Schließung dieser Zweigstellen wegen mangelnder Auslastung für erforderlich und empfahl, die Auslastung der verblei-benden Zweigstellen durch kundengerechtere Öffnungszeiten und Gestaltung des Angebots zu erhöhen.

25.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt werden nach Fertigstellung der neuen Zentralbibliothek die genannten Zweigstellen geschlossen.

Bibliothek

Organisation


St. Pölten

26.1 Von 2001 bis Juni 2004 vergab ein Abteilungsleiter im Zusammenhang mit einer Windkraftanlagenstudie, einer Wettbewerbsauswertung und dem Raumordnungsprogramm freihändig vier Aufträge an Mitglieder seiner Familie. Den ersten beiden Aufträgen lag weder ein Angebot noch ein Werkvertrag zugrunde; für die zwei weiteren Aufträge betref-fend Raumordnung wurde jeweils ein Werkvertrag geschlossen.

Drei Aufträge mit Kosten von insgesamt 8.383 EUR waren im Novem-ber 2004 abgerechnet; die jeweiligen Teilbeträge lagen unter der fi nan-ziellen Grenze, ab der die Genehmigung des Bürgermeisters erforder-lich gewesen wäre. Der vierte Auftrag vom Sommer 2004 war noch nicht bezahlt worden. Dieser Auftrag war vom Bürgermeister geneh-migt worden, womit rechtlich keine Befangenheit mehr vorlag.

Die Geschäftsordnung des Magistrates legte in § 12 — Befangenheit von Bediensteten — fest, dass sich die Bediensteten der Ausübung ihrer Tätigkeit zu enthalten hätten, wenn Befangenheit gegeben ist. Eine solche liegt gemäß dem Allgemeinen Verwaltungsverfahrensge-setz jedenfalls bei Verwandten in direkter Linie vor.

26.2 Der RH kritisierte die drei wegen Befangenheit unzulässigen Auftrags-erteilungen.

26.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt seien vermehrt Veranstal-tungen und Seminare betreffend das Vergabewesen durchgeführt wor-den.

27.1 Die Verfahren zur Betriebsanlagengenehmigung gestaltete die Abtei-lung Allgemeine Verwaltung als Verhandlungsführer. Von den Abtei-lungen Umweltschutz bzw. Gesundheitsverwaltung wurden erforder-lichenfalls Gutachten beigestellt.

In zweiwöchigem Abstand wurden Vorbesprechungen durchgeführt, bei denen die Vollständigkeit der Anträge geprüft, fehlende Unterla-gen eingefordert und Verhandlungstermine vereinbart wurden.

Aufgrund von fallweise erst bei Verhandlungsbeginn vom Antrag-steller vorgelegten ergänzenden Papieren konnte es jedoch vorkom-men, dass z.B. Umweltgutachten noch während der Verhandlung und möglicherweise unter Inkaufnahme von Qualitätseinbußen nachjus-tiert werden mussten.

Befangenheit

Verfahren zur Betriebsanlagen-genehmigung



Auch die Abteilung Gesundheitsverwaltung wies auf die teilweise erst am Tag vor oder während der Verhandlung erhaltenen ergänzenden Unterlagen der Antragsteller hin, so dass es oftmals nicht möglich war, das medizinische Gutachten noch im Rahmen der Verhandlung fer-tigzustellen; die bescheidmäßige Bewilligung des Gesamtverfahrens konnte nur unter Vorbehalten erteilt werden.

27.2 Der RH anerkannte die Bemühungen, die Verfahren zur Betriebsanla-gengenehmigung als Serviceleistung des Magistrates möglichst rasch durchzuführen. Für das Problem der fallweise unvollständigen oder zu spät nachgereichten Einreichunterlagen empfahl der RH eine Ver-bindlichkeitserklärung der Nachfrist zur Beibringung der Unterlagen. Zwischen dem Erhalt der nachzureichenden Unterlagen und der Ver-handlung sollte noch jener Zeitraum zur Verfügung stehen, der die Abteilungen Umweltschutz und Gesundheitsverwaltung in die Lage versetzt, ihre Gutachten rechtzeitig und sachgerecht abzuschließen.

27.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt seien die Empfehlungen bereits im Zuge der Gebarungsüberprüfung aufgegriffen und umgesetzt wor-den.

28.1 Das Referat für Informationstechnologie und Telekommunikation (IT–Referat) war in der Magistratsdirektion eingegliedert und im Jahr 2004 mit rd. 21 Mitarbeitern (19,5 Vollbeschäftigungsäquivalente) besetzt. Das Aufgabengebiet umfasste die Beschaffung, Installation, Betriebs-führung und Wartung der zentralen Server, der dezentralen Arbeits-platz–PC, der Software, des IT–Netzes, des Inter– und Intranets sowie der Sicherheitseinrichtungen.

Weiters gehörten die technische Planung und Beschaffung der Vermitt-lungseinrichtungen einschließlich der Telefonvermittlung sowie Druck-agenden und die Kuvertierung (0,75 Personenjahre) zu den Aufgaben des Referates.

Die Zuständigkeit des IT–Referates erstreckte sich auf den Magistrat und die städtischen Betriebe, ausgenommen Seniorenheim, Hallenbad und Krankenhaus. Wegen der fehlenden Einbindung in das IT–Netz des Magistrates war im Seniorenheim und nachfolgend in der Abtei-lung Rechnungswesen eine doppelte Eingabe der Belege des Senio-renheims erforderlich.

Aufgabenbereich

Organisation



St. Pölten

Das IT–Referat verfügte über eine detaillierte Kostenrechnung, anhand derer die externen und internen Kosten für die Leistungen auf die jewei-ligen Abteilungen und Referate weiterverrechnet wurden.

28.2 Das IT–Referat erfüllte seinen Aufgabenbereich in zweckmäßiger Weise. Auch die interne Kostenrechnung war effektiv, weil sie die Leistungen des IT–Referates und die IT–Kosten der einzelnen Abteilungen trans-parent machte.

Der RH empfahl, die Kuvertierung, die keine klassische Aufgabenstel-lung einer IT darstellt, letztlich auch aus Kostengründen extern zu ver-geben. Weiters sollten die IT–Agenden des Seniorenheims und des Hal-lenbads in das IT–Referat des Magistrates integriert werden, um einen einheitlichen IT–Standard zu gewährleisten. Durch die Einbindung in das IT–Netz sollte die doppelte Belegseingabe im Seniorenheim und nachfolgend in der Abteilung Rechnungswesen entfallen.

28.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt werde die Kuvertierung mit-telfristig ausgelagert; die IT–Agenden des Seniorenwohnheims könnten wegen mangelnder Ressourcen des IT–Referates voraussichtlich erst ab 2007 übernommen werden.

29.1 Die IT–Investitionen, der IT–Sachaufwand und die Personalausga-ben des IT–Referates entwickelten sich im Überprüfungszeitraum wie folgt:

IT–Aufwand

Informationstechnologie Teilgebiete der Gebarung

Ausgaben des IT–Referates 2000 2001 2002 2003 2004

in 1.000 EUR

Personalaufwand 699 770 843 863 904IT–Investitionen 243 529 458 254 63IT–Sachaufwand 615 160 707 626 638Kreditrückzahlungen 399 185 184 183 109Interne Verrechnung (Beamten-pensionen, Magistratsdirektion, kalkulatorische Miete etc.) – 186 183 198 198

Gesamtausgaben 1.956 1.830 2.375 2.124 1.912


29.2 Die geringen IT–Investitionen des Jahres 2004 beruhten auf der Ver-längerung des Wiederbeschaffungszyklus für PC von vier auf fünf Jahre.

30.1 Auf Grundlage eines von der Abteilung Verkehrsangelegenheiten im November 2002 eingeholten Kostenvoranschlags für die Neuimple-mentierung des Verkehrs–Strafdaten–Verwaltungs–/Bearbeitungspro-gramms erteilte das IT–Referat einem Softwareunternehmen den Auf-trag, dieses Programm zum Preis von rd. 20.000 EUR zu erstellen.

Das von der Abteilung Verkehrsangelegenheiten erstellte Ablaufdi-agramm mit der Aufl istung der Arbeitsschritte war Grundlage der Programmentwicklung, ein technisches Pfl ichtenheft* fehlte. Ein pro-jektmäßiges Vorgehen mit der Defi nition eines Projektleiters, der Aus-arbeitung eines Projektplans, der Defi nition von Projektbeginn und –ende — der Fertigstellungstermin Dezember 2003 war lediglich münd-lich mit dem Auftragnehmer vereinbart worden — lag nicht vor.

* Das Pfl ichtenheft beschreibt den Ist–Zustand, die Zielsetzungen, den Soll–Zustand, das Mengengerüst, die Zeitvorgaben und den Funktionskatalog.

Im November 2004 war laut Auskunft des IT–Referates die Fertigstel-lung der gesamten Applikations–Software und deren Überleitung in den Echtbetrieb, die bereits Ende 2003 hätte abgeschlossen sein sol-len, zeitlich noch nicht abzusehen.

30.2 Der RH bemängelte das Fehlen eines Fertigstellungstermins im schrift-lichen Auftrag, die nicht projektmäßige Abwicklung des Vorhabens sowie die fehlende Defi nition und Abgrenzung der Aufgaben der betei-ligten Organisationseinheiten IT–Referat und Abteilung Verkehrsan-gelegenheiten.

30.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt wäre das Projekt gestoppt wor-den. Bis Herbst 2005 werde ein Pfl ichtenheft als Grundlage der Anfor-derungen ausgearbeitet.

Verkehrs–Straf-datenverwaltungs-programm



St. Pölten

31.1 Im bisherigen Arbeitsablauf von Strafverfügungen und Verwaltungs-strafen waren eine zweimalige Erfassung, nämlich einmal in der Soft-ware der Abteilung Verkehrsangelegenheiten und ein weiteres Mal — bei der Erfassung des Zahlungseingangs — im Kommunalverwal-tungsprogramm der Abteilung Rechnungswesen erforderlich.

Die Zuordnung der Zahlungseingänge zum jeweiligen Bescheid der Abteilung Verkehrsangelegenheiten erfolgte in den ca. 1.000 Fällen pro Jahr noch händisch. Diese aufwendige Verwaltung wird jedoch auch nach Fertigstellung des neuen Programms weiterhin notwendig sein.

31.2 Der RH bemängelte, dass auch beim Einsatz der neuen Anwender-software die aufwendige Doppelerfassung in zwei Abteilungen und der händische Abgleich der Zahlungseingänge mit den zugehörigen Bescheiden weiterhin blieben.

32.1 Für die Verwaltung des Magistrates und der Stadtwerke stand folgende Anwendersoftware zur Verfügung:

32.2 Die Abteilungen bezeichneten den Funktionsumfang der jeweiligen Software und die Qualität der Betreuung durch das IT–Referat als hoch. Der RH führte das auf die Beschränkung auf wenige Anwenderappli-kationen, auf die rasche Benutzerunterstützung und die laufende Ver-besserung der Zusammenarbeit mit den Softwareentwicklern zurück.

Anwendersoftware

Informationstechnologie Teilgebiete der Gebarung

Anwender–Programm Anschaffungs- Wartungskosten Kosten von Erstinstallation kosten pro Jahr Dienstleistungen 2000 bis 2004

in 1.000 EUR

SW1 Kommunalverwaltung 334,6 33,4 – 1998

SW2 Gebäudeverwaltung 31,3 3,5 6,12 1996

SW3 Kundenverwaltung Stadtwerke 504,0 6,6 – 1997

SW4 Grafi sches Informations-system 147,0 18,0 23,5 1999

SW5 Personalverwaltung 174,6 21,3 38,4 2000


33.1 Die Gründstücks– und Gebäudedaten für die Gebühren– und Abga-benverwaltung des Magistrates wurden aus den Plänen der Baupoli-zei erhoben und in das Kommunalverwaltungsprogramm eingegeben. Auch die Stadtwerke leiteten für sich gesondert diese Daten für ihr Kundenverwaltungsprogramm nochmals aus diesen Plänen ab. Dazu teilte das IT–Referat mit, dass ein elektronischer Transfer der betref-fenden Daten vom Programm des Magistrates in das Programm der Stadtwerke mit geringem Entwicklungsaufwand realisierbar wäre.

Sowohl im Magistrat als auch in den Stadtwerken erfolgte keine nach-gängige Kontrolle der Eingaben bzw. kein systematisches Aufdecken von Eingabefehlern von Sachbearbeitern.

33.2 Der RH wies auf den doppelten Eingabeaufwand der Gründstücks– und Gebäudedaten in Magistrat und Stadtwerken hin. Er regte an, diese Daten — nach Prüfung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen — aus dem Kommunalverwaltungsprogramm des Magistrates in das Kundenverwaltungsprogramm der Stadtwerke elektronisch zu übertra-gen. Der Entfall des Eingabeaufwandes in den Stadtwerken könnte dort genutzt werden, die auf elektronischem Weg zur Verfügung gestell-ten Daten stichprobenweise anhand der vorliegenden Aktenkopien auf inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen.

33.3 Laut Stellungnahme der Landeshauptstadt prüfe sie die datenschutz-rechtlichen Voraussetzungen als Grundlage der Umsetzung der Emp-fehlung des RH.

34.1 Bei den Stadtwerken wurde im Kundenverwaltungsprogramm jede Dateneingabe oder –änderung sowie der dafür Verantwortliche elekt-ronisch protokolliert. Bei dem Kommunalverwaltungsprogramm des Magistrates war dies nicht möglich.

34.2 Der RH empfahl, die vom Softwarehersteller unentgeltlich zur Verfügung gestellte Funktion der Protokollierung der Dateneingabe und –änderung in das Kommunalverwaltungsprogramm zu integrieren und das zuge-hörige Auswerteprogramm in Auftrag zu geben.

34.3 Laut Mitteilung der Landeshauptstadt werde die Umsetzungsmöglich-keit der Empfehlung geprüft.

Datentransfer und Protokollierung



St. Pölten

35 Zusammenfassend empfahl der RH

der Landeshauptstadt für den Magistrat:

(1) Das Projekt zur Erfassung der Einzelleistungen wäre im Hin-blick auf eine abschließende Aufgabenkritik und Optimierung der jeweiligen Arbeitsabläufe fortzuführen.

(2) Für die betrieblichen Bereiche sollten Sondierungen hinsichtlich allfälliger Auslagerungsmöglichkeiten sowie Kostenvergleiche zwi-schen Eigenleistung und Fremdleistung vorgenommen werden.

(3) Im Personalbereich sollten auf einen Anlass bezogene fi nanzi-elle Zuwendungen nur in Form einer Einmalzahlung anstatt von Vorrückungen im Gehaltssystem gewährt werden.

(4) Die Nebengebührenvorschrift der Landeshauptstadt wäre zu über-arbeiten. Dabei sollte im Sinne einer Verwaltungsvereinfachung eine Pauschalierung und Senkung der Zahl der Nebengebühren erfolgen. Jene Nebengebühren für Leistungen, die bereits im Berufsbild ent-halten sind, sollten entfallen.

(5) Das freiwillig gewährte Treuegeld wäre bei zukünftigen Pensi-onsantritten nicht mehr zu gewähren, weil die Treue zum Arbeit-geber bereits durch die Jubiläumszuwendungen abgegolten ist.

(6) Der elektronische Rechtsverkehr wäre in jener Abteilung ein-zurichten, die künftig für das Anbringen der Fahrnis–Exekutionen bei Gericht zuständig ist.

dem Land Niederösterreich als neuen Rechtsträgerdes Krankenhauses:

(7) Das Land könnte aus Anlass des Trägerwechsels bei der bescheid-mäßigen Einstufung die Möglichkeit prüfen, ob durch das Kran-kenhaus St. Pölten eine Maximalversorgung oder eine Schwer-punktfunktion gewährleistet werden soll; letzterenfalls könnten die Nachtdienste im Rahmen der einschlägigen Bestimmungen kosten-günstiger besetzt werden.

(8) Ein hauptberufl icher ärztlicher Leiter sollte für das Krankenhaus bestellt werden.

Schluss-bemerkungen



(9) Die Überstunden der Ärzte wären durch Vermeidung von verlän-gerten Diensten und durch eine gleichmäßige Verteilung der Dienst-zeiten zwischen 8.00 Uhr und 22.00 Uhr zu reduzieren.

(10) Die Dienstpläne wären IT–unterstützt für alle Fachbereiche zu führen und die Gehaltsdaten automatisiert an die Bezugsverrech-nungsstellen zu übermitteln. Die IT–unterstützte Zeiterfassung sollte in allen Dienststellen des Krankenhauses angewendet werden.

(11) In den Dienstleistungsbereichen sollte kostengünstigeres Fremd-personal vermehrt eingesetzt werden.

Wien, im Jänner 2006

Der Präsident:

Dr. Josef Moser

Schlussbemerkungen

Documents

Prüfungsergebnis Teilgebiete der Gebarung · gige Praxis war, dass jedem Bediensteten auf Antrag zirka alle zehn Jahre eine außerordentliche Stufenbeförderung sowie diese zusätz-