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QHSE-Handbuch
Seite 1 von 28
Revision 2.3
Organisations-
Handbuch
Quality-, Health-, Safety- and
Environment-Handbuch
(QHSE-Handbuch)
nach DIN EN ISO 9001:2008
Geltungsbereich: Papierfabrik Scheufelen GmbH + Co.
KG, Standort Lenningen und unsere
internationalen Agenturen
Papierfabrik Scheufelen
Adolf-Scheufelen-Str. 26
D-73250 Lenningen
Tel.: +49 (0) 70 26 / 66 - 0
Fax: +49 (0) 70 26 / 66 - 32 - 7 01
www.scheufelen.com
Stand: 03/2009
QHSE-Handbuch
Seite 2 von 28 P:\ISO_9001\QMH\QHSE_aktuell\QHSE-Handbuch_PSO_Version 2.3.doc
Revision 2.3
Inhaltsverzeichnis
1 Unternehmensporträt......................................................................................... 4
2 Vorwort der Geschäftsführung........................................................................... 5
2.1 Organigramm............................................................................................. 6
2.2 Prozesslandschaft ..................................................................................... 7
2.3 Übersicht der beschriebenen Verfahren..................................................... 8
3 Prozesse ........................................................................................................... 9
3.1 Organisationssystem ............................................................................... 10
3.1.1 Verantwortung der Geschäftsführung (Kap. 5.1) .............................. 11
3.1.1.1 Qualitätspolitik (Kap. 5.3) ............................................................. 11
3.1.1.2 HSE (Health, Safety & Environment) Politik.................................. 12
3.1.1.3 Organisation (Kap. 5.5.1) ............................................................. 13
3.1.1.4 Arbeitsmittel (Kap. 6.1) ................................................................. 13
3.1.1.5 Beauftragter der Geschäftsführung (Kap. 5.5.2) ........................... 13
3.1.1.6 Bewertung des QHSE-Systems durch die Geschäftsführung (Kap.
5.6) 14
3.1.2 Dokumentationssystem (Kap. 4.2) ................................................... 16
3.1.2.1 Allgemeines (Kap. 4.2.1) .............................................................. 16
3.1.2.2 Zuständigkeiten............................................................................ 17
3.1.2.3 Aufbau, Inhalt und Änderungen von QHSE, VA’ s und AA’ s (Kap.
4.2.3 und 4.2.4) ............................................................................................ 18
3.1.2.4 Mit geltende Unterlagen ............................................................... 19
3.1.3 Prozesslenkung und Steuerung (Kap. 7.5) ....................................... 20
3.1.3.1 Prozesse ...................................................................................... 20
3.1.3.2 Produktionseinrichtungen............................................................. 20
3.1.3.3 Qualitätslenkung .......................................................................... 21
3.1.4 Infrastruktur und Arbeitsumgebung, Ressourcen (Kap. 6.3 und 6.4) 21
3.2 Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen (Kap. 8.5.2 und 8.5.3) .............. 24
3.2.1 Korrekturmaßnahmen (Kap. 8.5.2) ................................................... 24
3.2.2 Vorbeugungsmaßnahmen (Kap. 8.5.3) ............................................ 25
3.3 Schulungsplanung, Personalentwicklung (Kap. 6.2) ................................ 26
3.3.1 Einführungsschulung........................................................................ 26
3.3.2 Interne Schulung.............................................................................. 26
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Revision 2.3
3.3.3 Externe Schulung............................................................................. 26
3.3.4 Aufzeichnungen ............................................................................... 26
3.3.5 Wirksamkeit ..................................................................................... 26
3.4 QHSE-Arbeitskreise (Kap. 8.5.1) ............................................................. 27
3.4.1 Q-Zirkel ............................................................................................ 27
3.4.2 HS-Zirkel (Arbeitssicherheitsausschusssitzung) ............................... 27
3.4.3 Umwelt (E)-Zirkel ............................................................................. 28
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
1 Unternehmensporträt Die Papierfabrik Scheufelen blickt auf über 150 Jahre als unabhängiges Familienun-
ternehmen zurück. Eine Unabhängigkeit, die stets als Chance für Innovationen ge-
nutzt wurde und damit möglich machte, was wir heute sind: Der europaweite Markt-
führer für gestrichene Premiumpapiere, mit weltweiten Exporten in über 80 Länder.
Mitte 2008 war es auf Grund gestiegener Energie- und Rohstoffpreise nicht mehr
möglich, den Geschäftsbetrieb weiterzuführen. Im Juli 2008 musste das Unterneh-
men Insolvenz anmelden. Ende 2008 wurde mit der Powerflute Oy ein starker Inves-
titionspartner gefunden, der Scheufelen zum 01.01.2009 übernahm.
Nicht aufgegeben wurde die Leidenschaft für die Herstellung hochwertiger Papiere,
aus Verantwortung gegenüber unserem Unternehmen – und nicht zuletzt als Quali-
tätsversprechen an unsere Kunden. Seit der Erfindung des Kunstdruckpapiers konn-
ten viele innovative Produkte entwickelt werden, die ihren Platz im Markt behaupten.
Das neuste Produkt heaven42 zeigt einmal mehr, welche Möglichkeiten unser Unter-
nehmen hat, selbst in schwierigen Zeiten ein hochinnovatives Produkt zu entwickeln
und marktfähig zu machen.
Der Wandel in seinem Erscheinungsbild steht für die stetige Weiterentwicklung in der
Technik der Papierherstellung und der großen Innovationskraft unserer Papierfabrik.
Mit der Klassifizierung der Produkte in drei Kategorien sind wir in der Lage, die An-
sprüche unserer Kunden zu erfüllen. Die Range reicht dabei von BasicLine-
Produkten, wie dem weltweit geschätzten BVS, über die TrendLine-Produkte, wie
unser neuestes Produkt heaven42 bis hin zu den ExclusivLine-Produkten, die höchs-
te Ansprüche an Ausdruck, Ästhetik und Eleganz in sich tragen.
Die Papierfabrik Scheufelen setzt weltweit die Maßstäbe bei gestrichenen Premium-
papieren – von der Erfindung des Kunstdruckpapiers bis heute.
Weitere, detaillierte und umfangreiche Informationen sind unserem Internetauftritt
www.scheufelen.com zu entnehmen.
QHSE-Handbuch
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2 Vorwort der Geschäftsführung
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
2.1 Organigramm
CEO/Geschäfts-Führung
Verwaltung/Finanzen
Ltg. Einkauf
Vertrieb/Marketing
Ltg. Personal-wesen
Ltg. Finanzen
Ltg. Controlling
Ltg. IT
Ltg. VertriebInternational
Ltg. VertriebZentraleuropa
Ltg. Innendienst
Ltg. Marketing/Kommunikation
Produktion/Technik
Produktions-Linie
Wareneingang
Ltg. Rohpapier-Erzeugung
Ltg. Veredelung/Kalander/ZFA
Ausrüstungs-Linie
F & A Technik/
Koordination IPL
Schneidsaal/Papiersaal/RA
IH./Projekt-Manag./M-Techn.
IH./Projekt-Manag./E-Techn.
Arbeits- u. Werks-Sicherheit
Energie
Gebäude-Technik
PPS/Vertriebs-logistik Logistik
ProjektleitungQualitäts-
Management
Technischer Kun-denservice
CEO/Geschäfts-Führung
Verwaltung/Finanzen
Ltg. Einkauf
Vertrieb/Marketing
Ltg. Personal-wesen
Ltg. Finanzen
Ltg. Controlling
Ltg. IT
Ltg. VertriebInternational
Ltg. VertriebZentraleuropa
Ltg. Innendienst
Ltg. Marketing/Kommunikation
Produktion/Technik
Produktions-Linie
Wareneingang
Ltg. Rohpapier-Erzeugung
Ltg. Veredelung/Kalander/ZFA
Ausrüstungs-Linie
F & A Technik/
Koordination IPL
Schneidsaal/Papiersaal/RA
IH./Projekt-Manag./M-Techn.
IH./Projekt-Manag./E-Techn.
Arbeits- u. Werks-Sicherheit
Energie
Gebäude-Technik
PPS/Vertriebs-logistik Logistik
ProjektleitungQualitäts-
Management
Technischer Kun-denservice
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2.2 Prozesslandschaft
Prozesslandschaft Papierfabrik Scheufelen
Managementprozesse
Produktrealisierung
Strategie, Planung und Controlling
QHSE-Politik
ZieleKommuni-
kation
Auftrags-bearbeitung
Produkt-planung und steuerung
Produktions-prozess
Versand
EntwicklungModifikation
Technischer Kunden-service
Unterstützungsprozesse
PersonalUmwelt
InfrastrukturFinanzen
EinkaufTechnik, Energie,
ARA
Anf
orde
rung
en d
er
Kun
den
vom
Mar
kt
rechtzeitigekorrekte
Lieferung
kompetenteBeratung
umfassenderKunden-service
Pro
duk
teD
ien
stle
istu
ngen
Kun
den
Projekt-geschäft
Kunden-service
ProduktbegleitendeDienstleistung
Privat-kunden
HändlerVertriebMarketing
heraus-ragendeQualität
IT
Messung, Analyse, Verbesserung
Qualitäts-manage-
ment
Qualitäts-sicherung
interne Audits
Kundenzu-friedenheitermitteln
Prozessemessen
Managementprozesse
Produktrealisierung
Strategie, Planung und Controlling
QHSE-Politik
ZieleKommuni-
kation
Auftrags-bearbeitung
Produkt-planung und steuerung
Produktions-prozess
Versand
EntwicklungModifikation
Technischer Kunden-service
Unterstützungsprozesse
PersonalUmwelt
InfrastrukturFinanzen
EinkaufTechnik, Energie,
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rechtzeitigekorrekte
Lieferung
kompetenteBeratung
umfassenderKunden-service
Pro
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Projekt-geschäft
Kunden-service
ProduktbegleitendeDienstleistung
Privat-kunden
HändlerVertriebMarketing
heraus-ragendeQualität
IT
Messung, Analyse, Verbesserung
Qualitäts-manage-
ment
Qualitäts-sicherung
interne Audits
Kundenzu-friedenheitermitteln
Prozessemessen
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Revision 2.3
2.3 Übersicht der beschriebenen Verfahren
Strategie,
Planung und
Controlling
QHSE-Politik Ziele Kommuni-
kation
Auftrags-
bearbeitung
Produktplanung
und steuerung
Vertriebslogistik
Produktions-
prozess
Versand Entwicklung Technischer
Kunden-
service
Qualitäts-
sicherung
Personal Umwelt,
Nachhaltigkeit
und Energie
Finanzen Einkauf/Mate-
ria-wirtschaft
Technik,
Energie,
ARA
VA-V-01
VA-V-02
VA-PPS-01
VA-V-01
VA-V-02
VA-FBP-01
VA-STA-01
VA-ZFA-01
VA-PM-01
VA-SM-01
VA-KAL-01
VA-QS-01
VA-RSM-01
VA-PAP-01
IT
VA-EK-01
VA-EK-02
VA-MAW-01
VA-LAG-01
VA-WEK-01
VA-LFP-01
VA-QP-01
VA-PW-01
VA-DOK-01
VA-VES-01 VA-FE-01
VA-FE-02
VA-KS-01
VA-IT-01
VA-DS-01
VA-PSW-01
VA-PSW-02
Vertrieb
Marketing
Scheufelen Manual
FSC-Handbuch
Qualitäts-
management
interne Audits Kundenzufrie-
denheit ermit-
teln
Prozesse
messen
VA-AUD-01
FSC-Handbuch
PEFC-Handbuch
VA-DL-IH-01
VA-ARA-01
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3 Prozesse Die Prozesse unterteilen sich in Managementprozesse, Prozesse zur Produktreali-
sierung und Unterstützungsprozesse. Unsere Prozesse sind über Verfahrensanwei-
sungen eindeutig geregelt und können dort im Detail nachvollzogen werden. Im Übri-
gen wird auf 2.2 und 2.3 verwiesen.
Die Prozessziele sind Top-down aus den Unternehmenszielen abzuleiten und de-
cken Qualitätsaspekte ebenso ab, wie Kosten und Zeitaspekte. Die Regelung der
Prozessverantwortung rundet somit die erforderlichen Bestimmungsgrößen eines
Prozesses ab. Um über die Güte bzw. den Erfolg eines Prozesses eine Aussage zu
treffen, wird der Prozess einer Messung und folglich einer Evaluierung bzw. Analyse
zugeführt. Dies erfolgt im Rahmen von regelmäßig installierten Prozess-Jour-fixes,
wobei auch prozessfremde Personen miteingebunden werden können. Aus diesen
Analysen und Evaluierungen werden vom Prozessverantwortlichen und seinem Pro-
zessteam Vorgaben und Maßnahmen zur Verbesserung der Zielerreichung getroffen.
Der Prozessverantwortliche ist derjenige, der den Prozess festlegt, frei gibt und für
dessen Umsetzung sorgt – somit die Verantwortung für den Prozess trägt und auch
gegenüber der Unternehmensleitung Rechenschaft darüber ablegen muss.
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3.1 Organisationssystem
Mit der Beschreibung des QHSE-Systems wird das Ziel verfolgt, die Qualität, die
Umweltauswirkungen und die arbeitssicherheitlichen Gesichtspunkte, die mit der Tä-
tigkeit des Unternehmens verbunden sind, zu beschreiben, zu überwachen und zu
lenken. Im QHSE-Handbuch werden die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortlich-
keiten beschrieben und festgelegt.
Eine Reihe von Vorteilen ist mit der Einführung und Umsetzung einer QHSE Unter-
nehmenspolitik durch Einführung eines QHSE-Systems verbunden. Innerbetrieblich
bestehen die Vorteile für das Unternehmen in
• der Erkennung, Minimierung oder Beseitigung von Betriebsrisiken,
• der Regelung von Aufgaben, Befugnissen und Verantwortlichkeiten,
• der Reproduzierbarkeit aller Prozesse,
• einer Steigerung der Produktivität durch Verbesserung der Informationsdaten-
basis und
• dem Imagegewinn bei den Mitarbeitern (Mitarbeitermotivation).
Vorteile des QHSE-Systems mit Außenwirkung ergeben sich gegenüber
• Kunden,
• den Genehmigungs- und Überwachungsbehörden,
• den Versicherungsunternehmen bei der Bemessung der Prämien,
• den Abnehmern von Zwischen- oder Endprodukten,
• der Öffentlichkeit, insbesondere der Nachbarschaft und
• Mitbewerbern am Markt durch die Zertifizierung.
Nach außen sichtbare Zeichen sind
• Zertifikat nach DIN EN ISO 9001:2000.
• Produktketten Zertifikate (COC – Chain of Custody) nach FSC und
PEFC
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Revision 2.3
3.1.1 Verantwortung der Geschäftsführung (Kap. 5.1)
3.1.1.1 Qualitätspolitik (Kap. 5.3)
1. Im Zentrum unserer Qualitätspolitik steht unser Streben nach bestmögli-
cher Kundenzufriedenheit und die kontinuierliche Verbesserung der Pro-
zesse, die zu dieser Zielerreichung beitragen.
2. Unsere strategische Unternehmensausrichtung ist Markt-, Kunden- und
Ergebnisorientiert und mündet in unser Ziel nach Marktführerschaft hin-
sichtlich Qualität, Service und Innovation.
3. Über entsprechende Informations- und Kommunikationsprozesse sowie
kontinuierliche Aus- und Weiterbildung unserer Mitarbeiter, die Übertra-
gung von Verantwortung und die klare Definition von Zuständigkeiten si-
chern wir das Engagement sowie die Förderung des Verantwortungsbe-
wusstseins unserer Mitarbeiter für unsere Qualitäts- und Unternehmens-
ziele.
4. Wir sehen Arbeitsschutz und Umweltschutz als gleichrangige Unterneh-
mensziele neben der Qualität unserer Produkte und unserer Prozesse.
5. Zur Erfüllung unseres Ziels „Kundenzufriedenheit“ unterhalten wir ein gut
strukturiertes Vertriebs-, Produktions- und Dienstleistungssystem. In allen
Bereichen wird dem Qualitätsgedanken die oberste Priorität beigemes-
sen. Die internen Strukturen werden den Bedürfnissen und Anforderun-
gen des Marktes und unserer Kunden angepasst und unsere Mitarbeiter
für sich ändernde Anforderungen qualifiziert.
6. Der Aus- und Weiterbildung bzw. Qualifizierung schenken wir hohe Auf-
merksamkeit. Unsere Mitarbeiter schaffen Qualität und nur sie können
den Gesamtservice des Unternehmens sichern und voranbringen.
7. Wir fördern eine Unternehmenskultur, deren Leitlinien in unseren
Grundsätzen „Führen und Zusammenarbeiten“ niedergelegt sind.
8. Kreativität und Innovation sind wichtige Standbeine zur Entwicklung neuer
Produkte. Wir diskutieren und entwickeln in Zusammenarbeit mit unseren
Kunden neue marktgerechte Produkte, um den bestmöglichen Nutzen für
beide Seiten daraus zu ziehen.
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Revision 2.3
3.1.1.2 HSE (Health, Safety & Environment) Politik
Die HSE-Politik der Papierfabrik Scheufelen beruht auf den nachfolgend aufgeführ-
ten Handlungsgrundsätzen. Der regelmäßige Abgleich der Handlungsgrundsätze mit
der Betriebspraxis hat das Ziel einer stetigen Verbesserung der betrieblichen Pro-
zesse. Die Verbesserung der Leistungsfähigkeit im Wettbewerb, die Sicherheit und
der Gesundheitsschutz der Mitarbeiter bei der Arbeit und der schonende Umgang mit
der Umwelt sind feste Bestandteile unserer HSE-Politik. Dies ist an den Produktket-
ten-Zertifizierungen (COC – Chain of Custody) nach FSC und PEFC, den Paper Pro-
files oder unserem Arbeitssicherheitshandbuch nachzuvollziehen.
Wir verpflichten uns deshalb insbesondere
• zum schonenden Umgang mit den natürlichen Ressourcen,
• zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Leistungen im betrieblichen Ar-
beits-, Gesundheits- und Umweltschutz und
• zur Einhaltung aller relevanten Arbeitsschutzvorschriften und umweltrechtli-
chen Vorgaben.
Wir haben deshalb ein HSE-System eingeführt, das uns in dem Bemühen unterstüt-
zen soll
• Maschinen, Geräte und Arbeitsmittel immer bestimmungsgemäß zu verwen-
den,
• Gefahren in Zusammenarbeit mit unseren Mitarbeitern rechtzeitig zu erken-
nen und zu beseitigen um Arbeitsunfällen vorzubeugen
• Mitarbeiter über Gefahren und Belastungen zu informieren und zu unterwei-
sen,
• bei allen Anweisungen die Sicherheitsvorschriften zu beachten,
• organisatorische Vorkehrungen zu treffen, um bei Notfällen schnelle und die
richtige Hilfe zu gewährleisten,
• Störungen und Mängel, die die Arbeitssicherheit beeinträchtigen zu beheben,
• unsere Produktionsverfahren möglichst umweltverträglich zu gestalten,
• den Ressourceneinsatz und das Abfallaufkommen im Einklang mit betriebs-
wirtschaftlichen Mitteln zu optimieren,
• Zulieferer, Auftragnehmer und Dienstleister sind nach Möglichkeit so auszu-
wählen, dass sie sich an der Verwirklichung unserer HSE-Politik möglichst
beteiligen.
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3.1.1.3 Organisation (Kap. 5.5.1)
Der Geschäftsführung sind die einzelnen Abteilungsleiter mit ihren Mitarbeitern un-
terstellt. Die Verantwortung für die Qualität von Produkten und Leistungen sowie
Umwelt- und Arbeitsschutz tragen die jeweiligen Abteilungsleiter. Sie legen auch die
Arbeitsweise für das Erreichen der Unternehmensziele fest, steuern Personal und
Mitteleinsatz und sorgen für eine rückverfolgbare Dokumentation. Entstehen in den
einzelnen Fachabteilungen Teilaufgaben, bezieht sich die Verantwortung auf diese
Bereiche. Die Gesamtverantwortung bleibt jedoch im auftraggebenden Bereich. Die
Zuständigkeiten werden in Verfahrens- und Arbeitsanweisungen festgelegt.
3.1.1.4 Arbeitsmittel (Kap. 6.1)
Investitionen für Arbeitsmittel und Personal werden bedarfsweise geplant und nach
Genehmigung realisiert. Entsprechende Anträge werden durch die einzelnen Fach-
bereichsleiter bei der Geschäftsführung gestellt.
3.1.1.5 Beauftragter der Geschäftsführung (Kap. 5.5.2)
Die Geschäftsführung bestellt einen
• QMB Qualitätsmanagementbeauftragten,
• UB Umweltbeauftragten und eine
• FASI Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Weiterhin bestellte Betriebsbeauftragte sind
• Strahlenschutz-, Abfall- und Gewässerschutzbeauftragte.
Die Beauftragten der Geschäftsführung sind ermächtigt die Wirksamkeit des Organi-
sationssystems regelmäßig zu prüfen und das Ergebnis der Geschäftsführung mitzu-
teilen. Offenstehende, vom QMB, UB oder der Fachkraft für Arbeitssicherheit FASI
nicht zu lösende Probleme, werden der Geschäftsführung zur Entscheidung vorge-
legt.
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
Weiterhin sind sie verantwortlich für:
• Herausgabe und Pflege des QHSE-Handbuches
• Koordinieren von Änderungen im QHSE-Handbuch
• Prüfen von Änderungen oder Neuerungen hinsichtlich ihrer Gesetzes- und
Normenkonformität
• Veranlassen von Präventivmaßnahmen
• Planen und durchführen von internen und externen Audits
• Erstellen des Auditjahresplanes (Freigabe durch GF)
• Vorschlagen von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen in Abstimmung
mit den betroffenen Fachbereichsleitern
• Bewerten der Wirksamkeit von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
3.1.1.6 Bewertung des QHSE-Systems durch die Geschäftsführung
(Kap. 5.6)
Das Organisations-System wird planmäßig durch die Geschäftsführung bewertet. Die
Ergebnisse werden in einem Bewertungsbericht festgehalten, eventuell erforderlicher
Änderungsbedarf wird ermittelt und mit den entsprechenden Fachabteilungsleitern
besprochen. Bei schwerwiegenden Mängeln gewährleistet die Geschäftsführung die
Wiederherstellung der Wirksamkeit des Organisations-Systems.
Dabei werden sowohl die Qualitäts- und HSE-Politik, die Unternehmensziele wie
auch die einzelnen Prozesse betrachtet. Die notwendigen Daten für die Bewertung
liefern die einzelnen Fachabteilungsleiter und der QMB, UB und die Fachkraft für Ar-
beitssicherheit.
Grundlagen für die Bewertung sind unter anderen:
• Erfüllungsgrad der Ziele,
• QM-Monatsbericht,
• laufendes Review,,
• Interne Audits,
• Reklamationsmanagement,
• Kennzahlauswertungen zur Bewertung der Prozess- und Umweltleistungen,
• Wirksamkeit vorangegangener Maßnahmen,
QHSE-Handbuch
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• Protokolle aus Arbeitskreisen und Besprechungen,
• Unfallstatistik,
• Einhaltung der Rechtsvorschriften und
• Bearbeitung externer Anfragen.
Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen werden umgesetzt und überprüft. Ergeb-
nisse werden in weiteren Bewertungen mit berücksichtigt.
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3.1.2 Dokumentationssystem (Kap. 4.2)
3.1.2.1 Allgemeines (Kap. 4.2.1)
Um das QHSE-System zu lenken werden in allen Fachbereichen Maßnahmen ge-
plant und durchgeführt. Das Organisations-System ist in einem QHSE-Handbuch do-
kumentiert.
Aufbau der Dokumentenhierarchie in 3 Ebenen
VA
Verfahrensanweisungen
AA, PA, PP usw.
Arbeits-, Prüfanweisungen, Formulare, Berichte usw.
QMH
Mit Prozessbeschreibungen und
Dokumentenmatrix
QHSE-Handbuch
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3.1.2.2 Zuständigkeiten
Dokument
Erstellen / Ändern
Freigeben
Qualitätsdokumentation (Vorgabedokumente)
Organisations-Handbuch QMB/UB GF
VA’s Fachabteilung QMB
AA’s, PA’s, Prüfpläne, Au-
ditpläne, Spezifikationen,
Checklisten, Solldaten etc.
Fachabteilung Fachabteilung
HSE-Dokumentation
VA’s Fachabteilung GF
AA’s Fachabteilung UB / FASI
Formulare Sekretariate Vorgesetzte
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3.1.2.3 Aufbau, Inhalt und Änderungen von QHSE, VA’ s und AA’ s
(Kap. 4.2.3 und 4.2.4)
QHSE beschreibt die bei der Papierfabrik Scheufelen geltende Unternehmenspolitik,
unsere Qualitätsziele und unsere bestehenden Prozesse und deren Wechselwirkung.
Es dient uns als ein Mittel, unsere Prozesse zu strukturieren und ihre Wechselwir-
kungen zu erkennen und zu gestalten mit dem Ziel der ständigen Verbesserung des
Systems.
Das aktuelle QHSE wird durch die Geschäftsführung freigegeben und steht im Intra-
net zur Verfügung. Dabei wird der Revisionsstand entsprechend geändert.
Nur diese Version wird gelenkt. Vorgesetzte haben dafür zu sorgen, dass allen Mit-
arbeitern die aktuelle Version zugänglich ist.
Auf jeder Seite des Dokuments ist der Revisionsstand und die Anzahl der Seiten,
sowie der Aufbewahrungsort zu erkennen. Die Mitarbeiter werden über E-Mail über
die Aktualisierungen informiert.
Verfahrensanweisungen (VA) beschreiben den Ablauf und die Verantwortung inner-
halb eines Prozesses. Die Schnittstellen zu anderen Prozessen sind gekennzeichnet.
Die Prozessdokumentation ist gegliedert in:
Kopfzeile mit Prozessnummer, Benennung, Revision, Datum und Fußzeile mit der
Angabe des Speicherortes und Anzahl der Seiten
• Prozesseigner, Beteiligte,
• Wo angebracht: Vor- und Folgeprozess
• Zweck des Prozesses
• Geltungsbereich
• Prozessbeschreibung und Zuständigkeiten
• Hinweise auf mit geltende Unterlagen
Änderungen gegenüber der Vorversion sind ersichtlich an der Unterstreichung.
Arbeitsanweisungen (AA) beschreiben arbeitsplatzbezogen oder produktbezogen,
wie eine festgelegte Tätigkeit auszuführen ist, so dass sie nachvollziehbar und re-
produzierbar ist. Zuständigkeiten sind eindeutig festgelegt. Sie werden durch die
Fachabteilungen erstellt und abteilungsintern gelenkt.
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
Die zentral vom UB/QMB erstellten Dokumente werden analog den Verfahrensan-
weisungen gekennzeichnet. Die Kennzeichnung ist wie beispielhaft folgt: VA-FE-02
(VA = Verfahrensanweisung; FE = Kürzel Abteilung; 02 = laufende Nummer des Do-
kuments)
3.1.2.4 Mit geltende Unterlagen
Dokumentenmatrix und VA-Dok-01
QHSE-Handbuch
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Revision 2.3
3.1.3 Prozesslenkung und Steuerung (Kap. 7.5)
3.1.3.1 Prozesse
Die strategische Planung im Unternehmen und die beschriebene Unternehmenspoli-
tik sind die Grundlage für das Festlegen der Qualitätsziele, die zur ständigen Ver-
besserung der Leistungen führen. Die Planung konzentriert sich auf die Festlegung
von wirksamen und effizienten Prozessen, die zur Erfüllung der vorgegebenen Quali-
tätsziele erforderlich sind.
Prozesse werden geplant und in ihren einzelnen Ablaufschritten schriftlich festgehal-
ten. Produktionsschritte werden in Fertigungsanweisungen detailliert in Abhängigkeit
ihrer richtigen Reihenfolge bei Bedarf dargestellt. Sie werden zusätzlich durch die
Angabe mitgeltender Dokumente ergänzt.
3.1.3.2 Produktionseinrichtungen
Um die an die Produkte gestellten Anforderungen erfüllen zu können, werden geeig-
nete Produktionseinrichtungen ausgewählt und installiert. Der Aufstellort und die Ar-
beitsplatzbedingungen werden nach qualitäts-, umwelt- und arbeitsschutzfördernden
Gesichtspunkten ausgewählt:
• Arbeitsstättenverordnung
• Betriebssicherheitsverordnung
• Stand der Technik
• BG-Regelwerk
• Gesicherter Materialfluss und
• Umweltbedingungen.
QHSE-Handbuch
Seite 21 von 28 P:\ISO_9001\QMH\QHSE_aktuell\QHSE-Handbuch_PSO_Version 2.3.doc
Revision 2.3
3.1.3.3 Qualitätslenkung
Produkte der Papierfabrik Scheufelen werden hinsichtlich qualitätsbeeinflussender
Merkmale während ihrer Herstellung durch geplante und geeignete Prüfungen über-
wacht. Die entsprechenden Prüfanweisungen oder Überwachungsunterlagen be-
rücksichtigen auch Forderungen normativer Regelwerke oder anderer Vorschriften.
Wo gefordert, werden Prozesse oder Einrichtungen genehmigt und freigegeben.
Am Herstellprozess beteiligte Mitarbeiter erhalten vor Beginn ihrer Tätigkeit eine Ar-
beitsplatzeinweisung durch ihren jeweiligen Vorgesetzten.
Um eine einmal erreichte Prozessfähigkeit aufrechterhalten zu können, werden pro-
zessbeeinflussende Einrichtungen regelmäßig gewartet und instand gehalten. Für
bestimmte Produktionseinrichtungen bestehen Wartungsverträge. Prozessbeeinflus-
sende Maßnahmen und Prüfungen werden aufgezeichnet und in angemessener
Weise aufbewahrt. Nötige Regelungen zur gesamten Prozesslenkung werden durch
die Betriebsleitung in Verbindung mit dem QMB realisiert.
3.1.4 Infrastruktur und Arbeitsumgebung, Ressourcen (Kap.
6.3 und 6.4)
Zur Erreichung der Unternehmensziele wird die nötige Infrastruktur und Arbeitsum-
gebung ermittelt, bereitgestellt und aufrechterhalten. Zur Abstimmung und Ermittlung
eines eventuellen Bedarfs werden in regelmäßigen Abständen Gespräche mit Mitar-
beitern und Fachbereichsleitern durchgeführt. Anforderungen werden abgefragt und
in geeignete Maßnahmen umgesetzt, Ergebnisse werden in weiteren Gesprächen
bewertet.
Berücksichtigung finden dabei auch:
• Betriebssicherheitsverordnung,
• Arbeitsstättenverordnung,
• BG-Regelwerk,
• Umweltbedingungen,
• Stand der Technik und
• Notfallvorsorge (Brandschutzordnung).
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Revision 2.3
Ergänzend hierzu finden Sicherheitsbegehungen durch die Fachkraft für Arbeitssi-
cherheit, die Fachverantwortlichen und die Sicherheitsbeauftragten bzw. die Fach-
verantwortlichen statt. Aufgetretene Mängel werden aufgenommen und in angemes-
senem Zeitraum beseitigt. Zusätzlich finden monatliche Sicherheitsunterweisungen
statt.
Zu speziellen Themen werden gesonderte Unterweisungen vorgenommen:
• Unterweisung Meister,
• Elektrische Anlagen,
• Stapler,
• Gefahrstoffe,
• Ladungssicherung und
• Bildschirmarbeit.
Zur Infrastruktur zählen neben den Gebäuden und Fahrwegen unsere Energiezentra-
le und die Abwasserreinigungsanlage.
Energiezentrale
Die elektrische Energie wird über mehrere Trafostationen für den innerbetrieblichen
Verbraucher entsprechend seinen Anforderungen transformiert. Neben der Versor-
gung durch den Energieversorger werden auch eigene, mit Wasser- bzw. Dampfkraft
angetriebene Generatoren eingesetzt. Eine Notstromversorgung wird über zwei
Großdieselgeneratoren sichergestellt. Eine Rohrleitung sichert die Zuführung von
Gasenergie zur Wärme- und Dampferzeugung über mehrere Gasbrenner. Der
Dampf für den Bedarf der Produktion wird in vier Kesseln erzeugt. Die Produktions-
wasserversorgung ist durch eigene Quellen, Brunnen und Sickerstollen gewährleis-
tet, deren Wasser über Filter gereinigt werden. Im Notfall kann Oberflächenwasser
aus der Lauter und dem See 3 entnommen werden. Die Druckluft wird von zwei
Kompressoren erzeugt und ins Hausnetz eingespeist. Alle Aggregate und Einrich-
tungen der Energieversorgung werden entsprechend den Vorschriften und Richtli-
nien überwacht, gewartet, instand gehalten und wenn erforderlich, protokolliert. Bei
auftretenden Störungen wird entsprechend dem Alarmplan informiert und Maßnah-
men zur Störungsbeseitigung eingeleitet.
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Revision 2.3
Abwasserreinigungsanlage
Alle Produktionsabwässer werden durch die Reinigungsanlage aufbereitet.
Die Abwasserreinigungsanlage hat drei Hauptbereiche:
• chemische, mechanische Reinigungsstufe,
• biologische Reinigungsstufe,
• Schlammverbrennung.
Die im 24 – Stundenbetrieb anfallenden Prozesswässer werden durch die drei unter-
schiedlichen Verfahren stufenweise gereinigt. Dabei wird jedes Verfahren ständig
überwacht, Proben analysiert und Tagesmittelwerte gebildet und protokolliert. Die
Ergebnisse der Messsonden am Auslauf des Reinigungssystems werden ständig
aufgezeichnet und bewertet. Sollwerte werden mit den Istwerten verglichen. Über-
schreitungen führen zur Auslösung eines Abwasseralarms. Über den bestehenden
Alarmplan werden die zuständigen Stellen informiert und Maßnahmen zur Korrektur
eingeleitet. Der zurückgehaltene Schlamm aus den Reinigungsstufen wird gemischt,
verdickt und verbrannt. Über einen mehrstufigen Verbrennungsofen mit zusätzlicher
Erdgasfeuerung und Abluftwäscher wird der Schlamm zu deponiefähiger Asche re-
duziert. Diese Asche wird auch als Zusatzstoff bei der Zementherstellung verwendet.
Die Anlagen sind genehmigt und unterliegen der Aufsicht durch das Amt für Gewäs-
ser- und Umweltschutz. Ein zusammenfassender Bericht mit der Dokumentation aller
erfassten Parameter geht monatlich an die Behörde.
Instandhaltung
Die Papierfabrik Scheufelen hat die Betreuung und Wartung sämtlicher Produktions-
anlagen einschließlich der kompletten Ersatzteilhaltung an den Dienstleister IPL (In-
dustrial Paper Lenningen) vergeben.
Ressourcen
Zur Unterstützung und Durchführung notwendiger Prozesse und Regeln wird ent-
sprechendes Personal, Material und Know-how eingesetzt. Für die Übernahme der
Aufgaben werden ausgebildete Mitarbeiter eingesetzt. Alle bringen das erforderliche
Maß an Kenntnissen und Fähigkeiten sowie Wissen und Erfahrung mit. Das fachliche
und allgemeine Anforderungsprofil bestimmt den Einsatzbereich der Mitarbeiter.
Ständige Schulungen entsprechend der Schulungsplanung stehen für eine ange-
passte Weiterqualifizierung.
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3.2 Korrektur und Vorbeugungsmaßnahmen (Kap. 8.5.2 und
8.5.3)
3.2.1 Korrekturmaßnahmen (Kap. 8.5.2)
Ausgangspunkt für die Durchführung von Korrekturmaßnahmen sind unter anderem
Untersuchungen auf Grund von:
• Kundenreklamationen,
• Monteurberichten,
• Prüfaufzeichnungen,
• Personalberichten,
• Unfällen,
• Begehungen,
• internen Audits und
• Besprechungsprotokollen.
Ergebnisse von Abweichungsanalysen werden aufgezeichnet. Auf Basis dieser Er-
gebnisse werden Korrekturmaßnahmen zur Beseitigung der Fehlerursache festge-
legt. Änderungen werden schriftlich festgehalten und fließen in alle nötigen Unterla-
gen mit ein.
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3.2.2 Vorbeugungsmaßnahmen (Kap. 8.5.3)
Vorbeugungsmaßnahmen sind Bestandteil der allgemeinen Sorgfaltspflicht. Hierzu
zählt unter anderem die Produktentwicklung, die Verringerung von Umweltauswir-
kungen und Präventionsmaßnahmen und die Auswahl von:
• Rohstoffen, Hilfs- und Betriebsstoffen,
• Fertigungsverfahren,
• Personal,
• Lieferanten und
• Subunternehmern.
Weitere Maßnahmen ergeben sich aus:
• Auswertungen von Auditberichten,
• Meisterbesprechungen,
• Arbeitskreisen,
• Untersuchungen von Unfällen und Beinaheunfällen und
• Projektbesprechungen.
Bei diesen Maßnahmen sind feste Termine vorgegeben. Es werden bedarfsweise
Protokolle geführt und aufbewahrt.
Die Durchführungsverantwortung für Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen liegt
bei dem jeweiligen Fachbereichsleiter. Durch nachfolgende Prüfungen wird die Wirk-
samkeit der veranlassten Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen sichergestellt und
überwacht.
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3.3 Schulungsplanung, Personalentwicklung (Kap. 6.2)
Grundlage der Personalschulung ist die allgemeine Ausbildung, erlangte Fertigkeiten
und die erworbene Erfahrung. Unterschieden wird zwischen Einführungsschulung,
interner Schulung und externer Schulung. Auf dieser Grundlage wird von der Perso-
nalabteilung ein Schulungsplan erstellt.
Der Schulungsbedarf wird durch die einzelnen Fachbereichsleiter ermittelt und der
Schulungsart zugeordnet. Genehmigungen erfolgen in Absprache mit dem Personal-
leiter. Ausbildung, Qualifikation, Fähigkeiten und Erfahrung werden vom Personal-
wesen in der Personalakte dokumentiert. In angemessenen Abständen wird der
Ausbildungsstand bewertet, zukünftige Erfordernisse aus der strategischen Planung
berücksichtigt und Weiterbildungsmaßnahmen ermittelt.
3.3.1 Einführungsschulung
Diese Schulungsart betrifft neue Mitarbeiter. Neben der Arbeitsplatzeinweisung er-
halten sie eine allgemeine Schulung. Diese beinhaltet Angaben zur Unternehmens-
philosophie und zur Produktpalette der Papierfabrik Scheufelen. Kenntnisse werden
durch Vorträge, Musterteile, Betriebsbegehungen und Übungen in Arbeitsgruppen
vermittelt.
3.3.2 Interne Schulung
Interne Schulungen erfolgen nach einem festgelegten Schulungskonzept. Dieses ist
produkt- und/oder tätigkeitsbezogen.
3.3.3 Externe Schulung
Kenntnisse und Fertigkeiten, die im Unternehmen nicht vermittelt werden können,
werden bei externen Stellen durchgeführt.
3.3.4 Aufzeichnungen
Unterlagen und Aufzeichnungen von Einführungs- und internen Schulungen verblei-
ben in den mit der Durchführung beauftragten Fachbereichen. Teilnahmebescheini-
gungen, Zertifikate und Zeugnisse von extern durchgeführten Schulungsmaßnahmen
erhält der Mitarbeiter.
3.3.5 Wirksamkeit
Um Rückschlüsse über die durchgeführten Maßnahmen zu bekommen, wird die
Wirksamkeit in einem angemessenen Zeitraum danach überprüft.
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3.4 QHSE-Arbeitskreise (Kap. 8.5.1)
Die eingerichteten Arbeitskreise dienen der Bearbeitung von Themen, die übergrei-
fend für alle Mitarbeiter zu Verbesserungen führen.
3.4.1 Q-Zirkel
In der täglichen Qualitätsrunde und in den wöchentlich stattfindenden Produktions-
und Qualitätsbesprechungen werden alle qualitätsrelevanten Themen besprochen.
Mögliche Themenvorschläge können von
• Produktionsabteilungen,
• aktuellen Fertigungsproblemen,
• Reklamationen (allgemeiner Art) und
• Verbesserungsvorschlägen
kommen.
Zu den bearbeiteten Themen werden Maßnahmen vereinbart. Die festgelegten Ver-
antwortlichen haben diese zu einem festgesetzten Termin zu erledigen. Die Umset-
zung, Terminverfolgung und Wirksamkeit wird in einem Protokoll festgehalten.
Ergeben sich Aufgaben oder Probleme, die nur in Zusammenarbeit spezieller Fach-
leute zu bewältigen sind, werden diese bis zum Projektabschluss in einem Arbeits-
kreis zusammengezogen. Somit ist die Zusammensetzung einzelner Arbeitskreise
recht unterschiedlich.
Jeder Arbeitskreis hat zur Aufgabensteuerung einen Koordinator (Leiter). Erarbeitete
Ergebnisse fließen dort ein, wo sie benötigt werden.
3.4.2 HS-Zirkel (Arbeitssicherheitsausschusssitzung)
Dem HS-Zirkel unseres Unternehmens gehören folgende Funktionen an:
• Leiter Arbeits- und Werksicherheit,
• Geschäftsleitung Produktion / Technik
• Leiter Technik,
• Betriebsarzt,
• ein Vertreter des Betriebsrates und
• ein Sicherheitsbeauftragter.
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Die Leitung des HS-Zirkels nimmt der Leiter Arbeits- und Werksicherheit wahr. Er
lädt auch zu den Sitzungen ein. Jedes Mitglied des HS-Zirkels hat die Möglichkeit
gesonderte Sitzungstermine zu beantragen. Der HS-Zirkel hat die Aufgabe, Ent-
scheidungen zu treffen und Vorschläge zu machen. Der HS tagt mindestens in drei-
monatigem Turnus.
Die Aufgaben des HS-Zirkels bestehen in
• der Erarbeitung von Vorschlägen zum Maßnahmenkatalog,
• der Erarbeitung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und Richtlinien,
• der Überwachung der Einhaltung der Unternehmensziele
• der Gründung von Arbeitskreisen zu Sachthemen,
• der Ausarbeitung eines Jahresberichtes zur Vorlage bei der Geschäftsleitung,
• dem Vorschlag für Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und
• der Beratung bei arbeitsschutzrelevanten Verbesserungsvorschlägen.
Für die Werkfeuerwehr und den BÄD existieren gesonderte Unterlagen. Ebenso wird
auf das Notfall-Handbuch verwiesen.
3.4.3 Umwelt (E)-Zirkel
Dem E-Zirkel unseres Unternehmens gehören folgende Funktionen an:
• Umweltbeauftragter
• Leiter Arbeits- und Werksicherheit,
• Geschäftsleitung Produktion / Technik
• Leiter Technik,
• Leiter Werksversorgung
Die Leitung des Umwelt-Zirkels nimmt der Umweltbeauftragte wahr. Die Aufgaben
und Themen sind analog dem HS-Zirkel.