Controlling-Praxis20 CJ 4/2017

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G eschäftsführer wollen natürlich eine um-fassende Analyse der Geschehnisse aus

den verschiedenen Abteilungen mit plausiblenErklärungen bei Abweichungen. Nicht seltenerstellen Abteilungsleiter umfangreiche Po-werpoint-Präsentationen mit bis zu 50 Seiten,die Aufschluss über die Ereignisse des letztenMonats geben soll. Hierbei wird oft zu viel aufunwesentliche Details geachtet.

Die Geschäftsführung hat nicht die Möglich-keit bzw. Zeit sich jede Seite aller Abteilungender Berichte anzusehen, diese zu analysierenund daraus Schlüsse zu ziehen. Von daher istes ratsam, die wichtigsten Punkte auf einerSeite darzustellen. Das heißt nicht, dass dieseSeite im Format eine DIN-A3 vorliegen soll unddie Kennzahlen in Schriftgröße 7 dargestelltwerden, so dass ein Zahlenfriedhof entsteht

und Sie Lineal und Lupe benötigen, um Zeilefür Zeile zu analysieren.

Wie wird ein „One-Pager“ aufgebaut?

Zeigen Sie die erbrachten Ergebnisse in isolier-ter, wie kumulierter Sicht auf. Neben den Ist-,Plan- und VJ-Zahlen sollte auch immer ein Fo-recast dabei sein. Im Unterschied zur (linea-ren) Hochrechnung ist der Forecast eineSchätzung des Abteilungsleiters, wo die Reisehingeht: „Wenn es so weitergeht wie bisher,dann …“ Stellen Sie am besten 3 Ergebnis-Kennzahlen (z.B. Umsätze, Deckungsbeiträge,EBIT, etc.) auf und 3 Steuerungskennzahlen(z.B. Anzahl Kundenaufträge, Durchschnitts-verkaufspreis pro Artikel, etc.). Welche Kenn-zahlen wichtig zur Steuerung und derenZielerreichung sind, wurde in dem Artikel derAusgabe 02/2017 erklärt.

Reporting mit dem One PagerIn seiner Serie mit Tipps für das Reporting erklärt Kristoffer Ditz den

Aufbau eines „One Pager“ vor, der in keinem Meeting fehlen sollte.

VON KRISTOFFER DITZ

FOTO: PANTHERMEDIA.NET / RAWPIXEL

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Entwicklung ist das A und O!

Die Entwicklung wird oftmals unterschätzt. Ne-ben der isolierten und kumulierten Sicht solleauch immer die Entwicklung, am besten inForm eines Diagramms, mit aufgeführt wer-den. Je nach Geschäftsmodell sollten hier nichtnur die Monate vom aktuellen Jahr, sonderndie letzten zwölf Monate aufgelistet werden.Damit lässt sich besser erkennen, ob die vori-gen Massnahmen, die eingeleitet wurden Er-folg hatten, oder ob es Ereignisse ab einemgewissen Zeitpunkt gab, die die Ergebnisse be-einflusst haben.

Wenn die Controller der Geschäftsführungmitteilen, dass gewisse Dinge aus dem Ruderlaufen (Entwicklung und Forecast), ist nicht sel-ten die Gegenantwort “Unterm Strich stimmtes ja“. Nicht selten werden dann keine weite-ren Massnahmen unternommen und das “Ge-schrei“ ist groß, wenn das Kind schon in denBrunnen gefallen ist. Von daher ist es zwin-gend erforderlich, die Entwicklung wie auchden Forecast im Report mitaufzunehmen.

Ein weiteres Negativ-Beispielmit Tachos

Nehmen wir einmal an, zwei Manager einerAbteilung oder einer Niederlassung werdenanhand von Tachos bewertet. Bei Manager Awürde der Tacho bei einem Verlust von -5 Mio.Euro im roten und bei Manager B bei einemGewinn von +1 Mio. Euro im grünen Bereichliegen. Hier wird die Geschäftsführung schnellin die Irre geführt, da der Tacho nichts überdie Entwicklung aussagt. Stellen Sie sich vor,Manager A hätte seine Niederlassung bei ei-nem Verlust von minus 10 Millionen Euroübernommen und diese innerhalb von 12 Mo-naten auf minus 5 Millionen Euro gebracht. Sohätte er die Verluste innerhalb von einem Jahrhalbiert. Manager B hingegen hätte vor 12 Mo-naten eine Niederlassung bei einem Gewinnvon 3 Mio. Euro übernommen und erzielt nacheinem Jahr nur noch ein Gewinn von 1 Mio.Euro. Isoliert betrachtet liegt er noch im grü-nen Bereich.

Sie sehen also, wie riskant es ist, wenn derEntwicklung zu wenig Beachtung geschenktwird.

Key Facts in Form von Text

Ein reine Kennzahlen Seite macht noch keinenaussagekräftigen Bericht aus. Natürlich wirddie Seite im Rahmen einer Präsentation erläu-tert, allerdings kommt es auch häufig vor, dassMeetings wenig zu weniger Ressourcen oderanderer Prioritäten ausfallen und der One Pa-ger hier trotzdem aussagekräftig bleibenmuss. Sonst analysiert die Geschäftsführungihre Kennzahlen zu einem späteren Zeitpunktalleine in Ruhe und hat Nachfragen via Mail,oder Telefon, die nicht in Ihren Tagesablaufpassen. Richten Sie in Ihrem Report also eineKey Facts Box ein und erläutern Sie anhandvon 3 Punkten die wichtigsten Abweichungenin einem kuren Satz. Wissenschaftliche Studi-en haben ergeben, dass sich Menschen beiPräsentationen meistens nur an 3 Punkte er-innern können. Schreiben Sie also keine Ro-mane.

Fußzeilen

In den Fußzeilen sollten immer der Name desBerichtserstellers mit Telefondurchwahl ange-geben werden. Des Weiteren ist es auch wich-tig die Quellen der Daten zu nennen. Oftmalswerden unterschiedliche EDV Systeme benutztund es kommt nicht selten zu Abweichungenoder Fehleinschätzungen.

Die Massnahmen

Massnahmen sollten auf einer zweiten Seiteangeordnet werden. Natürlich widersprichtsich dies mit dem Begriff des One Pagers, al-lerdings hat sich eine gute Methode bewährt,in der die Geschäftsführung und den jeweili-gen Abteilungsleiter die Massnahmen gemein-sam anhand der Resultate aus dem One-Pagereruieren.

Musterbeispiel

One Pager