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Lfd.-Nr. CC HR-VA-1004 Version Seite Datum Ersteller Freigabe 4.0 Seite 1 von 12 01.04.15 sfe-kahe GL Reiseordnung JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG Ausdrucke unterliegen nicht dem Änderungsdienst! Der Ausgabestand des Dokumentes am Server ist verbindlich! Stand 01.04.2015 Inhalt Seite 1 Zweck...................................................................................................................... 2 2 Geltungsbereich...................................................................................................... 2 3 Begriffe................................................................................................................... 2 4 Zuständigkeit.......................................................................................................... 2 5 Ablauf...................................................................................................................... 2 5.1 Antrag, Genehmigung........................................................................................... 3 5.2 Verantwortung und Prüfung.................................................................................. 3 5.3 Wahl des Verkehrsmittels...................................................................................... 4 5.3.1 Kraftfahrzeug.......................................................................................... 4 5.3.2 Bahn........................................................................................................ 5 5.3.3 Flugzeug.................................................................................................. 5 5.3.4 Andere Verkehrsmittel............................................................................ 6 5.4 Wahl des Hotels..................................................................................................... 6 5.5 Bewirtung und Abendessen................................................................................... 6 5.6 Abrechnung............................................................................................................ 7 5.6.1 Persönliche Firmenkreditkarte................................................................ 7 5.6.2 Vorschüsse.............................................................................................. 7 5.6.3 Abrechnungsverfahren............................................................................ 7 5.7 Erstattungsfähige Kosten und deren Abrechnung................................................. 8 5.8 Versicherungen...................................................................................................... 11 5.9 Lohn- und Einkommenssteuer/ Rückzahlung........................................................ 11 6 Anlagen.................................................................................................................... 12

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GL

Reiseordnung JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG

Ausdrucke unterliegen nicht dem Änderungsdienst! Der Ausgabestand des Dokumentes am Server ist verbindlich! Stand 01.04.2015

Inhalt Seite

1 Zweck...................................................................................................................... 2

2 Geltungsbereich...................................................................................................... 2

3 Begriffe................................................................................................................... 2

4 Zuständigkeit.......................................................................................................... 2

5 Ablauf...................................................................................................................... 2

5.1 Antrag, Genehmigung........................................................................................... 3

5.2 Verantwortung und Prüfung.................................................................................. 3

5.3 Wahl des Verkehrsmittels...................................................................................... 4

5.3.1 Kraftfahrzeug.......................................................................................... 4

5.3.2 Bahn........................................................................................................ 5

5.3.3 Flugzeug.................................................................................................. 5

5.3.4 Andere Verkehrsmittel............................................................................ 6

5.4 Wahl des Hotels..................................................................................................... 6

5.5 Bewirtung und Abendessen................................................................................... 6

5.6 Abrechnung............................................................................................................ 7

5.6.1 Persönliche Firmenkreditkarte................................................................ 7

5.6.2 Vorschüsse.............................................................................................. 7

5.6.3 Abrechnungsverfahren............................................................................ 7

5.7 Erstattungsfähige Kosten und deren Abrechnung................................................. 8

5.8 Versicherungen...................................................................................................... 11

5.9 Lohn- und Einkommenssteuer/ Rückzahlung........................................................ 11

6 Anlagen.................................................................................................................... 12

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Reiseordnung JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG

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1. Zweck

Diese Reiseordnung regelt die Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen und Bewirtungen.

2. Geltungsbereich

Sie gilt ab dem 01.04.2015 für alle Mitarbeiter von JELD-WEN Deutschland GmbH & Co.KG an den Standorten Oettingen, Mittweida, Gütersloh und Hamburg die ihren Dienstsitz in der Bundesrepublik Deutschland haben und ersetzt die bisherige Regelung vom 01.01.2014, soweit nicht zwingende Bestim-mungen etwas anderes bestimmen. Sämtliche zum Thema “Reisen” erlassene Richtlinien verlieren mit diesem Stand der Reiseordnung zum 31.03.2015 ihre Gültigkeit.

3. Begriffe

Eine Dienstreise liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend (max. 3 Monate) außerhalb seiner re-gelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Bei einer Auswärtstätigkeit von mehr als 3 Monaten handelt es sich um eine Versetzung, die nicht Gegenstand dieser Regelung ist.

4. Zuständigkeit

Verantwortlich für die Reiseordnung sowie eventuelle Änderungen ist die der Bereich Human Resources im Einvernehmen mit den Fachabteilungen (z.B. Reisekostenabrechnung, Finanzbuchhaltung). Die Frei-gabe erfolgt jeweils durch die Geschäftsleitung.

5. Ablauf

Reisetätigkeiten sind auf ein Mindestmaß zu beschränken und nur bei dienstlich zwingender Notwendig-keit durchzuführen. Sie sind frühzeitig und sorgfältig zu planen sowie unter wirtschaftlich sinnvollen Kri-terien mit möglichst geringem Aufwand durchzuführen.

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5.1 Antrag, Genehmigung

Zuständigkeit

Die Reisekosten-Level 1, 2 und 3 entscheiden eigenverantwortlich über die Notwendigkeit einer Dienstrei-se und des gewählten Verkehrsmittels. Darüber hinaus ist für Flugreisen von Mitarbeitern des Reise-kosten-Levels 2 + 3 die schriftliche Zustimmung / nachträgliche Genehmigung des Vorgesetzten er-forderlich.

Alle sonstigen Mitarbeiter haben Dienstreisen von dem direkten Vorgesetzten vor Reiseantritt schriftlich genehmigen zu lassen. Für Flugreisen ist in jedem Fall eine vorherige schriftliche Genehmigung durch den Vorgesetzten erforderlich. (siehe Anlage 01 Reisegenehmigung) 5.2 Verantwortung und Prüfung

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass seine Dienstreisen gemäß der gültigen Reiseordnung geneh-migt, durchgeführt und abgerechnet werden.

Jeder Reisende ist aus versicherungstechnischen Gründen verpflichtet, seine Dienstreise vor Antritt zu dokumentieren.

Vorgesetzter

Nach Beendigung der Dienstreise prüft der Vorgesetzte, ob diese, wie von ihm genehmigt durchgeführt wurde bzw. ob Abweichungen hiervon erforderlich, sinnvoll und angemessen waren (gilt nicht für Reise-kosten-Level 1-3).

Mit Abzeichnung der Reisekostenabrechnung bestätigt der direkte Vorgesetzte, dass die Reise und die Art der Durchführung von ihm angeordnet und als notwendig erachtet wurden. Eingereichte Hotelrechnungen sind vom Vorgesetzten zu prüfen und abzuzeichnen.

Zu Kontroll- und Prüfzwecken kann der Vorgesetzte Auswertungen über alle Reisedaten seiner Mitarbeiter anfordern.

Bei Flugreisen mehrerer Mitarbeiter ist das Risiko der Benutzung desselben Flugzeugs zu beachten, d.h. es sollten z.B. grundsätzlich nicht mehr als 2 Mitarbeiter der Reisekosten-Level 1-2 dasselbe Flugzeug be-nutzen.

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5.3 Wahl des Verkehrsmittels

Bei Dienstreisen ist das wirtschaftlich günstigste Verkehrsmittel zu benutzen. Dabei sind auch die erfor-derliche Fahrzeit, die entgangene Arbeitszeit und anfallende Nebenkosten (z.B. zusätzliche Übernachtun-gen, Taxikosten), sowie Einsparmöglichkeiten bei mitreisenden Firmenangehörigen in die Überlegungen einzubeziehen.

Im Rahmen dieses Grundsatzes gilt folgendes:

a) Besitzer von Firmenwagen nutzen diesen für ihre Dienstreisen.

b) Mitarbeiter, die keinen Firmenwagen besitzen benutzen, sofern am Standort vorhanden, ein firmeneige-nes Fahrzeug

c) ist kein firmeneigenes Fahrzeug vorhanden ist entweder ein Mietwagen oder der Privatwagen zu nutzen.

c) Die Bahn und das Flugzeug dürfen gewählt werden, wenn dies wirtschaftlich sinnvoll ist.

5.3.1 Kraftfahrzeug

Privatwagen

Bis zu einer Gesamtfahrstrecke von 300 km ist der Privatwagen zu nutzen.

Bis zu einer Fahrstrecke von 300 km erstattet die Firma den steuerlichen Höchstsatz von 0,30 € je km. Bei längeren Wegstrecken werden für alle über 300 km hinaus gefahrenen km je 0,10 € erstattet.

Unfallversicherung, Auslandsreisekrankenversicherung, werden durch JELD-WEN Deutschland gestellt (siehe auch 5.7. Versicherung).

Mietwagen

JELD-WEN Deutschland verfügt über eigene Rahmenverträge mit Mietwagenfirmen (Anlage 2) für An-mietungen im In- und Ausland.

Mietwagen dürfen ab einer Gesamtfahrstrecke von 300 km gebucht werden.

Anmietungen müssen über die zuständige Stelle des jeweiligen Standortes (Anlage 2) erfolgen.

Mietwagen, die länger als 1 Monat benötigt werden, sind über die Personalabteilung anzumieten.

Der Mietwagen ist in jedem Fall vollgetankt zurückzugeben, da sonst hohe Kosten auf das Unternehmen zukommen.

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Nach Rückgabe des Mietwagens ist von dem Anmieter/Fahrer auf dem von der Mietwagenfirma erhalte-nen Mietvertrag der Rückgabezeitpunkt zu vermerken und mit Namen und Unterschrift zu versehen. Für die Rechnungsprüfung (der direkt dem Firmenkonto belasteten Kosten) ist zwingend dieser abgezeichnete Mietvertrag an die jeweils zuständige Abrechnungsstelle weiterzuleiten (zuständige Mitarbeiter in Anlage 6).

Tankstellen

Dienst- oder Mietwagenfahrer ohne Tankkarte können an in der Anlage 5 aufgeführten Tankstellen tanken.

Tankkarten-Inhaber beachten bitte, dass damit keine Tankkosten für Mietwagen bezahlt werden dürfen.

Um unnötige Kosten zu vermeiden dürfen keine „teuren“ Kraftstoffe wie z.B. Super plus (ROZ 98), Shell Optimax (ROZ 99), V-Power/Ultimate 100, usw. getankt werden.

5.3.2 Bahn

Die Bahn ist vor allem bei größeren Entfernungen (> 400 km einfache Wegstrecke) und/oder bei erhebli-cher Arbeitszeitersparnis zu nutzen. Für alle Mitarbeiter ist die 2.Klasse zu buchen.

Alle Bahntickets sind über die zuständige Stelle des jeweiligen Standortes (Anlage 3) zu buchen. Dort werden die günstigsten Tarife ermittelt (Großkundenticket, Sonderpreise oder Mitfahrer-/ Gruppenrabatte) und das ausgestellte Ticket an den Reisenden versendet.

5.3.3 Flugzeug

Die Benutzung von Flugzeugen ist außerordentlich restriktiv zu handhaben und nur zulässig bei sehr gro-ßen Entfernungen (> 600 km einfache Wegstrecke), wirtschaftlich zwingender Notwendigkeit und/oder erheblicher Arbeitszeitersparnis.

Flugscheine sind unter Ausnutzung der höchstmöglichen Ermäßigung (frühe Buchung, Wahl der Flugge-sellschaft, „Kreuztickets“) über die zuständige Stelle des jeweiligen Standortes (Anlage 03) zu buchen.

Auf allen innereuropäischen Flügen ist die Economy-Klasse zu buchen.

Bonusmeilen sind dem Firmenkonto gutzuschreiben.

Bezahlung und Rechnungsprüfung

Die Abrechnung von Flugkosten erfolgt über Rechnung an die Firma JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG.

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5.3.4 Andere Verkehrsmittel

Andere öffentliche Verkehrsmittel wie z.B. die U-Bahn/ S-Bahn sind als Zubringer zum Flughafen oder in Großstädten sinnvoll. Fahrten mit dem Taxi sind auf das Notwendigste zu beschränken.

5.4 Wahl des Hotels

JELD-WEN Deutschland verfügt über eigene Rahmenverträge mit Hotels im In- und Ausland.

Buchung

Die Buchungen müssen (Inland und Ausland) über die Standortsekretariate erfolgen. Dort werden die Business-Hotels zum jeweils günstigsten Tarif gebucht. In Ausnahmefällen ist der Arbeitnehmer berechtigt, die Übernachtung selbst zu buchen.

Bestehen am Übernachtungsort JELD-WEN-Vertragshotels, so sind diese zu nutzen (Adressen inkl. Tel./ Fax. siehe Anlage 4).

Es sind maximal Hotels der guten Mittelklasse, sowie Zimmer der Standardklasse zu buchen. Für die Wahl des Hotels gilt eine Preisobergrenze je Übernachtung incl. Frühstück von 70 €.

In definierten Großstädten (Anlage 4) beträgt die Preisobergrenze 90 €.

5.5 Bewirtung und Arbeitsessen

Bewirtungen und Arbeitsessen sind bei dienstlicher, zwingender Notwendigkeit zulässig. Das Gebot der Sparsamkeit gilt hier in besonderem Maße.

Eine Bewirtung liegt dann vor, wenn Gäste bzw. Kunden bewirtet (Speisen/ Getränke) werden. Auf Seiten JELD-WEN sollen prinzipiell nicht mehr als 2 Mitarbeiter, auf jeden Fall nicht mehr Mitarbeiter als Gäste bzw. Kunden teilnehmen. Der Durchschnittsbetrag je Teilnehmer soll 40 € nicht übersteigen. Abweichun-gen nach oben sind zu begründen.

Trinkgelder werden wie folgt erstattet:

Rechnungsbetrag bis 10 €: max. 1 € 11 – 25 €: max. 2 € 26 – 50 €: max. 3 € 51 – 100 €: max. 4 € 101 – 150 €: max. 5 € 151 – 200 €: max. 6 € 201 – 300 €: max. 9 € … Darüber hinausgehende Trinkgelder werden mit der Gehaltsabrechnung abgezogen.

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Findet eine Bewirtung in Zusammenhang mit einer Dienstreise statt, sind beide Abrechnungen gemeinsam vorzulegen.

Arbeitsessen sind Bewirtungen, an denen ausschließlich Mitarbeiter von JELD-WEN teilnehmen. Diese können nur in Ausnahmefällen abgerechnet werden und sind zu begründen. Die Kosten je Mitarbeiter dür-fen 25 € nicht übersteigen.

5.6 Abrechnung

5.6.1 Persönliche Firmenkreditkarte

Eine persönliche Firmenkreditkarte erhalten nur noch Mitarbeiter der Reisekosten-Level 1 und 2 (siehe Anlage 16). Diese Kreditkarte dient gleichzeitig auch als Tankkarte für den Firmenwagen.

Bei Vorliegen eines „Vielreisendenstatus“ (Reisekostenaufkommen > 2.500 €) kann der Erwerb einer per-sönliche Firmenkreditkarte durch Bestätigung der zuständige Personalabteilung oder des Vorgesetzten be-antragt werden. Das entsprechende Formular für die persönliche Firmenkreditkarte (Anlage 7) ist nach Absprache mit dem Vorgesetzten bei der zuständigen Personalabteilung einzureichen.

Der Reisende ist verpflichtet, mit seiner persönlichen Firmenkreditkarte alle im Verlauf der Dienstreise anfallenden Kosten mit Ausnahme der Flugkosten zu bezahlen.

Die entstandenen (Reise)Kosten werden dem Firmenkonto belastet. Der Mitarbeiter ist verpflichtet seine Reisekosten zeitnah abzurechnen.

Die mit der persönlichen Firmenkreditkarte bezahlten Reise- und Bewirtungskosten sind in voller Höhe gemäß Originalbeleg abzurechnen.

5.6.2 Vorschüsse

Reisekostendauervorschüsse werden grundsätzlich nur für Außendienstmitarbeiter und Kundendienstmon-teure gewährt.

In begründeten Ausnahmefällen ist die einzelne Barvorschussforderung an die Finanzbuchhaltung (Aus-zahlungsformular Anlage 8) für den Reisevorschuss von der Geschäftsleitung abzuzeichnen, wobei maxi-mal die Höhe der voraussichtlich anfallenden Kosten zu genehmigen ist.

5.6.3 Abrechnungsverfahren

Dienstreisen und Bewirtungen sind monatlich abzurechnen. Zum jeweiligen Monatsende hat der Mitarbeiter längstens einen Monat Zeit, seine Reisekosten geltend zu machen. Nach diesem Zeitraum werden keine Reisekosten mehr erstattet.

Die Reiseabrechnungen werden gesondert dokumentiert und dem Reisenden ausgehändigt. Die Überwei-sung der Reisekosten erfolgt mit dem nächstmöglichen Zahllauf, gesondert von der Gehaltsabrechnung.

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Für alle Kosten (ausgenommen Verpflegungspauschalen) sind entsprechende Belege nach den einzelnen abgerechneten Reisen sortiert und nummeriert, dem Abrechnungsformular beizufügen.

Aufwendungen, für die kein Beleg vorliegt, müssen glaubhaft gemacht werden. Dazu ist ein Eigenbeleg (gemäß Anlage 9) auszufüllen.

Die Reisekostenabrechnung ist vom Mitarbeiter zu unterschreiben und vom Vorgesetzten zu genehmigen bzw. abzuzeichnen (entfällt für Reisekosten-Level 1-3).

5.7 Erstattungsfähige Kosten und deren Abrechnung

Die Erstattung und deren Höhe erfolgt nach den jeweils geltenden steuerlichen Grundsätzen, soweit in die-ser Verfahrensanweisung keine andere Regelung getroffen wurde.

Für die Reisekostenabrechnung ist Anlage 15 zu verwenden.

Verpflegungskosten (In- und Ausland)

Verpflegungskosten werden durch Verpflegungspauschalen abgegolten (Anlage 10), die das EDV-System selbstständig anhand der Eckdaten (z.B. Datum, Uhrzeit) errechnet.

Interne oder externe Bewirtungen werden auf die Verpflegungspauschale angerechnet, sofern ein warmes Mittag- und/oder Abendessen von JELD-WEN oder einem Dritten übernommen wird.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten werden durch Beleg nachgewiesen und abgerechnet. Hierbei ist zu beachten, dass die Hotelrechnung nicht auf den Reisenden, sondern auf die entsprechende Firma mit vollständiger Adres-se ausgestellt wird (Rechnungsempfänger = Firmenbezeichnung des Arbeitgebers, z.B. JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG, 86732 Oettingen, August-Moralt-Str. 1-3).

In der Leistungsbeschreibung / Text sollte der Name des übernachtenden Mitarbeiters aufgeführt sein.

Bewirtungskosten

Die Kosten für Bewirtung und Arbeitsessen werden nur dann erstattet, wenn sie durch entsprechende Be-lege nachgewiesen werden.

Der Mitarbeiter hat aus steuerlichen Gründen dafür zu sorgen, dass auf dem Beleg folgende Hinweise an-gegeben sind:

■ Ort, Bewirtungsstelle und Datum der Bewirtung

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■ Name des Bewirtenden

■ Anlass der Bewirtung und Anzahl und Name der bewirteten Personen (Firma/Dienststelle)

■ Einzelbestandteile der Rechnung (Art/Menge der Speisen/Getränke).

Die o.g. Angaben - ausgenommen Personen und Anlass - müssen in einer maschinengeschriebenen Rech-nung (Registrierkasse) enthalten sein (gilt im Inland). Im Ausland muss nachgewiesen/versichert werden, dass eine Registrierkasse nicht existierte.

Sonstige Kosten

a) Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen

Hierzu gehören die Kosten für Treibstoff (Anlage 5) sowie alle anderen Kosten, die dem Mitarbeiter auf-grund einer Dienstreise entstehen. Gleiches gilt z.B. für Tickets, die der Mitarbeiter während seiner Reise kauft oder Parkgebühren.

Besitzer einer Tankkarte sind verpflichtet die Tankstellen des entsprechenden Netzes zu nutzen. Alle Tankbelege, die nicht über die Tankkarte bezahlt wurden, sind daher mit einer Begründung und mit dem Kfz-Kennzeichen (gilt nur für Leasing-Fahrzeuge) zu versehen. Besitzer einer persönlichen Firmenkredit-karte nutzen diese gleichzeitig auch als Tankkarte für den Firmenwagen.

Mitarbeiter, die keine Tankkarte besitzen, vermerken daher auf jedem Tankbeleg: „keine Tankkarte vor-handen“.

Fahrten mit dem privaten Kfz kann der Mitarbeiter (Fahrzeughalter) bis 300 km mit einem pauschalen km-Satz von 0,30 € abrechnen, darüber hinaus mit 0,10 €. Mit dieser Kilometerpauschale sind alle gewöhnlich mit dem Betrieb des Kfz verbundenen Aufwendungen sowie ggf. ein Verlust des Schadenfreiheitsrabattes bei Unfällen abgegolten.

Bei Fahrten mit dem privaten Kfz ist die exakte Entfernung zum Ziel anzugeben.

b) Kosten, die nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Dienstreise stehen

Kosten, die keine typischen Reisekosten darstellen, können nicht über die Reisekosten abgerechnet wer-den.

Rechnungen in den übrigen Fällen sind vom Vorgesetzten abzuzeichnen (bei Beträgen über 100 € zusätz-lich vom Einkauf) und zur separaten Überweisung in der Finanzbuchhaltung einzureichen. Belege müssen die notwendigen Angaben gemäß nachfolgender Tabelle erfüllen.

Geschenke bei Kundenbesuchen können nur über die Reisekosten abgerechnet werden, wenn der Wert un-ter 35 € liegt, der Empfänger genau bezeichnet ist und das Geschenk begründet wird. Der Vorgesetzte hat dies separat abzuzeichnen. Geschenke zum Weihnachtsfest und Jahreswechsel dürfen nicht über die Rei-sekosten abgerechnet werden.

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Fremdwährungsbeträge und Mehrwertsteuerangaben

Rechnungsbeträge für Reise- und Bewirtungskosten im Ausland werden mit dem Fremdwährungsbetrag und dem entsprechenden Währungskennzeichen (Anlage 15) in das Abrechnungs-Formular eingetragen. Aufgrund steuerlicher Vorschriften sind bestimmte Angaben zur Abrechnung im In- und Ausland notwen-dig. Diese sind unbedingt zu beachten.

Sofern Reise- und Bewirtungskosten nach Beleg (Rechnungen) abgerechnet werden, müssen aufgrund steuerlicher Vorschriften die Belege bei Reisen im In- und Ausland nachfolgende Angaben enthalten:

Pflichtangaben (bei Belegen über 150 €):

o Name, Anschrift des Restaurants, Hotel, ...... o Steuernummer bzw. USt-IDNr. des Restaurants, Hotel, ...... o Firmenname und Firmenadresse (dürfen handschriftlich eingetragen werden) o Ausstellungsdatum der Rechnung o Maschinelle Registriernummer (= Rechnungsnummer) o Datum der Bewirtung (falls abweichend vom Rechnungsdatum) o Menge und Art der Speisen und Getränke o Nettoentgelt o Umsatzsteuersatz o Umsatzsteuerbetrag o Bei Rechnungsbeträgen bis 150 € genügt der Hinweis „19 % MwSt. enthalten“)

Auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem Beiblatt ergänzen Sie Folgendes:

o Die Namen aller Teilnehmer (auch Ihren eigenen, wenn Sie an der Bewirtung teilge-nommen haben)

o Firmenname bzw. Funktion Ihrer Gäste (zum Nachweis des betrieblichen Bezugs) o Den konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung

5.8 Versicherungen

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Die Firma besorgt für Ihre Mitarbeiter auf Dienstreisen folgenden Versicherungsschutz:

■ Unfallversicherung

■ Auslandsreisekrankenversicherung

Voraussetzung ist, dass es sich um eine genehmigte Dienstreise handelt.

Prämien für weitere Versicherungen, die der Mitarbeiter ggf. anlässlich einer Dienstreise abschließt, wer-den von der Firma nicht erstattet (z.B. Insassenunfallversicherung).

Bei der Anmietung eines Fahrzeugs für eine Dienstfahrt, werden die Mitarbeiter angehalten, die Anmie-tung ausdrücklich mit Abschluss einer Kasko- und Diebstahlversicherung (Haftpflichtversicherung wird vom Vermieter abgeschlossen) durchzuführen.

Sollte der Vermieter für Fahrten ins Ausland (spezielle Länder) eine Kaskoversicherung vorschreiben, so ist diese abzuschließen.

Das Verhalten bei Schäden an Privat-, Mietwagen und Dienstwagen während einer Dienstreise ist in Anla-ge 12 beschrieben.

5.9 Lohn- und Einkommensteuer / Rückzahlung

Die Firma erstattet ihren Mitarbeitern nach den vorliegenden Regelungen Ersatz der angefallenen Reise- und Bewirtungskosten. Sofern die erstatteten Beträge zu versteuern sind, trifft die Versteuerung nicht die Firma, sondern den betreffenden Mitarbeiter. Als Nachweis ist der EDV-Ausdruck der Reiseabrechnung zu verwenden.

Bei fehlerhaften Abrechnungen bzw. bei festgestellten Verstößen gegen die vorliegende Regelung sind die zu viel erstatteten Beträge in jedem Fall zurückzuzahlen.

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6. Anlagen

Anlage 01 Reisegenehmigung

Anlage 02 Mietwagen

Anlage 03 Bahn

Anlage 04 Hotel

Anlage 05 Tankstellen und Kraftstoffe

Anlage 06 Abrechnungsstellen

Anlage 07 Firmenkreditkarte

Anlage 08 Barvorschuss

Anlage 09 Eigenbeleg

Anlage 10 Verpflegungspauschalen

Anlage 11 Währungskennzeichen

Anlage 12 Versicherung

Anlage 14 Ärztliche Untersuchungen

Anlage 15 Reisekostenabrechnung

Anlage 16 Reisekosten-Level

Oettingen, 31.03.2015

Die Geschäftsleitung der JELD-WEN Deutschland GmbH & Co. KG

Bernd Kressmann Gerhard Menzel Vorsitzender der Geschäftsleitung Geschäftsleitung