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Rundschreiben erstellen
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Aufgabe - Rundschreiben erstellen
Im Programm werden Rundschreiben und Serienbriefe über den „Reporter“ hergestellt.
Ich soll 700 Briefe an meine Mitglieder
senden. Die Briefe sind vorgedruckt und
ich brauch nur die Adressen eindrucken.
Bevor wir die Rundschreibenganz schnell erstellen,
ein paar Erläuterungen zum Aufbau des Reporters:
Ordner im Reporter – Rundschreiben erstellen
Bearbeitungsfenster und Ergebnisanzeige
Dokument-Explorer (Dokumentenfenster)
Verzeichnis bzw. Hauptordner
Im Hauptordner „Vorgefertigte Dokumente“ und dort in mehreren Ordnern haben wir für Sie zahlreiche Briefe, Listen und Tabellen zur
sofortigen Verwendung und Weiterverarbeitung bereitgestellt.
Wenn Sie die Dokumente verändern, werden die geänderten Dokumente - wenn Sie wollen - im Ordner „Eigene Dokumente“ gespeichert
und stehen Ihnen und dem Programm zur weiteren Verwendung zur Verfügung.
Dokumente im Reporter - Rundschreiben erstellen
Dokumenttyp „Tabelle“
Dokumenttyp „Formular“
(Briefe)
Um den 1. Schritt zur Erstellung des Rundschreibens zu begehen,
markieren Sie die Tabelle „Anschriften der Personen“
Steuerelemente für Tabellen
1. Schritt Rundschreiben erstellen
Da nur die Adressen in die Rundschreiben eindrucktwerden, rufen Sie eine Tabelle auf, die alle
Adress-Informationen enthält.
Über den Schalter <Seitenansicht> wird die Voransicht der Tabelle aktiviert.
Betätigen Sie den Schalter
<Seitenansicht>
2. Schritt Rundschreiben erstellen
Markieren Sie den Personenkreis, der das Rundschreiben
erhalten soll.
Diese Angaben solltenfür den Eindruck der Adressen
in das Rundschreiben genügen.Schließen Sie nun die
Seitenansicht.
3. Schritt Rundschreiben erstellen
Öffnen Sie das Menü „Datei / Tabelle als Serienbrief“
Aus den Feldern der Tabelle wird ein Serienbrief erzeugt. Das Programm schlägt Ihnen den Speicherort des
Serienbriefes vor. Ändern Sie eventuell die Bezeichnung des neuen Dokuments von „Anschriften der Personen“ in z.B.
„Rundschreiben an alle Mitglieder“.Dann OK.
4. Schritt Rundschreiben erstellen
Ein Serienbriefdokument mit den Seriendruckfeldern wurde aus der Tabelle erzeugt, wenn Sie die persönliche Briefanrede in Ihrem Rundschreiben nicht
benötigen, markieren Sie dieses Feld und entfernen es.
Sehen Sie sich die Adressangaben in der Datenansicht an und kontrollieren Sie die
Adressformatierung auch in der Seitenansicht und verändern Sie diese über
das Menü „Format“.
5. Schritt Rundschreiben erstellen
Formatieren Sie über das Menü „Format“ die Adressfelder nach
Ihrer Wahl. Kontrollieren Sie auch über die Seitenansicht den Sitz der Adressangaben
zum Eindruckfeld im Rundschreiben.Positionieren Sie die
Adressfelder millimetergenau in das Adresseindruckfeld
Ihres Rundschreibens.
6. Schritt Rundschreiben erstellen
Nachdem Sie die Adressangabenzum Adressfeld des Rund-
schreibens genau eingerichtethaben – vielleicht auch durch
Ausdruck eines einzelnen Briefes – und die Rundschreiben
im Drucker liegen, kann der Serienausdruck beginnen.
Betätigen Sie den Schalter
<Seriendruck>
7. Schritt Rundschreiben erstellen
Diese Schalter können Sie einschalten, wenn Sie in der Personenverwaltung bei den einzelnen Mitgliedern eine Zuordnung vorgenommen
haben.
Markieren Sie den Personenkreis, der das Rundschreiben
erhalten soll.Und OK.
8. Schritt Rundschreiben erstellen
Betätigen Sie nun den Schalter <Seriendruck>
Sollten die Rundschreiben richtig herum im Drucker liegen, steht dem Druck nichts mehr im Weg.
Tipp: Sie können den Druck aber auch in kleinerenStückzahlen nacheinander ausdrucken (1 – 100, 101-200 ...).
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