S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich Ein Erfahrungsbericht · SAP BW Annual Academic Achievements eCitations HR Workflows Finanzreglement Rollenverwaltung Zeiterfassung ETH Webshop

S/4HANA Einführung bei der ETH ZürichEin Erfahrungsbericht Dr. Markus Knaus - Version 1.0

Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht

S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein ErfahrungsberichtNOVO Finance-Event 2019 – Unterwegs in der neuen Welt, 22. Mai 2019, Zunfthaus zur Safran

• ETH Zürich – wer sind wir

• Ausgangslage & Projektziele

• Road to HANA

• Projektplanung und -organisation

• SAP S/4HANA @ ETH Zürich

• Lessons Learned

�2

ETH Zürich – wer sind wir


§

�4

Weitere Informationen: Portrait ETH Zürich “Wo Zukunft entsteht”

https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/informationsmaterial/informationsbroschuere.html


ETH Zürich – Wo Zukunft entsteht

�5

Geschäftsbericht 2018 ETH Zürich | S. 1

12 3

*Vollzeitäquivalente (FTE) im Jahresdurchschnitt

21 400Studierende, davon

4180Doktorierende; aus

120Ländern

530Professorinnenund Professoren

6090WissenschaftlicheMitarbeitende*

2770Technische undAdministrativeMitarbeitende*und zusätzlich

170Lernende

1,8 Mrd. CHFdavon 1,3 Mrd. CHFTrägerfinanzierung

durch den Bundund 0,5 Mrd. CHFDrittmittelerträge

407Spin-off-Firmenseit 1996

205Erfindungs-meldungen

109Patent-anmeldungen

87Lizenzen

Fields-Medaillen2 Turing

Award1

21Nobelpreisträger(darunter Albert Einsteinund Wolfgang Pauli)

Pritzker-Preise2 Rang 11 im

THE-Ranking

Rang 7 imQS-Ranking

Rang 19 imARWU-Ranking

Die ETH Zürich – Wo Zukunft entsteht

https://www.ethz.ch/de/die-eth-zuerich/informationsmaterial/geschaeftsbericht.html

Ausgangslage & Projektziele


Ausgangslage zur neuen Ressourcen- und Finanz-Plattform der ETH Zürich

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2013rev. Obligationenrecht

Bemühen um „good governance“

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2010 20201990 2000

SAP-

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1998SAP@ETHZ

2008ETHIS

2019refine

2004ERP

1992SAP R/3

2015S/4HANA

2000Eigenverantwortliche

Mittelbewirtschaftung2007NRM

2015NRS

ETH als Teil der eidgenössischen Verwaltung Institutionelle Autonomie IPSAS (Kaufm. Buchhaltung)

2007NRM

Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung Kaufm. Buchhaltung

NRM Neues Rechnungsmodells des BundesNRS Neuer RechnungslegungsStandard

IPSAS International Public Sector Accounting StandardsETHIS ETH Informations System


Ausgangslage – SAP @ ETH Zürich – Milestones

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2001 2007 2013 201620152014201220112010200920082006200520042003200220001999

Tech

nolo

gie

Anw

endu

ngen

SAP Lizenzen für alle ETH Mitarbeitenden(inkl. OpenText)

Unicode

Portal & BW 2.0Inbox, BW Reports 2.0, Zweisprachigkeit

Portal & BW

SAP BW

Annual Academic AchievementseCitations

HR Workflows

Finanzreglement Rollenverwaltung

Zeiterfassung

ETH WebshopBüromaterial

SAP FI(inkl. CO, HHM, AA)

SAP HR PA(Personaladmin)

SAP MM

SAP HR PA(Payroll)

SAP SD

IXOS

SAP Portal SAP PM

Rel. 4.5 Rel. 4.7 ERP 2005 Rel. 7.30

e-Dossier Personal

Delegation Berechtigungen

Integrierte Benutzerverwaltung

SAP @ ETH Zürich

2017 202020192018

SAP S/4 HANAPI / PO

Forderungsmanagement

refine Portal

Projekte, KostenstellenVerantwortungsbereiche

KreditorenRechnungen

IXOSPDF/A

Grants Managemente-Dossier Fonds

BeschaffungsanträgeGenehmigungsworkflow

InventarScientific Equipment

Spesenworkflow

SAP on HANAPI / PO

Rel. 7.40 Rel. 1709

Lean Catalog

BPC 10.1

refine


SAP @ ETH Zürich – Milestones

�9

• Single-Sign-On

• ERP und BW Reports

• Workflows

• e-Dossiers (IXOS) - DokumentenarchivBuchhaltungsbelege, Personal-, Studierenden- & Forschungsdossiers

2001 2007 2013 201620152014201220112010200920082006200520042003200220001999

Tech

nisc

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SAP Lizenzen für alle ETH Mitarbeitenden(inkl. OpenText)

SAP on HANA produktivPI / PO

Unicode

Portal & BW 2.0Inbox, BW Reports 2.0, Zweisprachigkeit

InventarScientific Equipment

Grants Managemente-Dossier Fonds

Portal & BW

BeschaffungsanträgeGenehmigungsworkflow

Spesenworkflow

SAP BW

Annual Academic AchievementseCitations

HR Workflows

Finanzreglement Rollenverwaltung

Zeiterfassung

ETH WebshopBüromaterial

SAP FI(inkl. CO, HHM, AA)

SAP HR PA(Personaladmin)

SAP MM

SAP HR PA(Payroll)

SAP SD

IXOS

SAP Portal SAP PM

Rel. 4.5 Rel. 4.7 ERP 2005 Rel. 7.30 Rel. 7.40

e-Dossier Personal

Delegation Berechtigungen

Integrierte Benutzerverwaltung

• 10’000 User, davon

• 3’000 aktiv jeden Monat

• 60’000 Transaktionen pro Monat

ETH Informations- und Supportportal


Ziele des Projektes refinerefine Kick-off Meeting 6. November 2014

�10

Leitgedanke

refine will die Mittelverteilung in der ETH Zürich einfacher und transparenter machen. Dazu wird die Komplexität bestehender Prozesse und Systeme abgebaut. Beim Aufbau der neuen Prozess- und Systemstandards sind betriebswirtschaftliche Wertvorstellungen ebenso massgeblich wie bewährte kulturelle Werte der ETH Zürich.

Projektziele

1. Neue Philosophie für die finanzielle Steuerung der ETH, um den zukünftigen Herausforderungen im Hochschulmarkt begegnen zu können

2. Moderne Konzeption des Finanz- und Rechnungswesens: Aufwands- und Ertragsrechnung statt Bargeld-Gedanke

3. Bedürfnisgerechte Erhöhung der Transparenz und Flexibilität

4. Vereinfachung der Prozesse und Systeme

5. Neue SAP-ERP-Plattform zur Abbildung der neuen Konzeption

6. Weiterentwicklung der bewährten ETHIS-Plattform

7. Einhaltung der relevanten regulatorischen Anforderungen

Road to HANA


SAP HANA an der ETH Zürich

�12Seite 26© www.q-perior.com |

S/4HANA – der technische Weg aus der klassischen SAP Architektur

Datenbank

AS ABAP 7.x

SAP ERP 6.0

EHP X Datenbank

AS ABAP 7.4

SAP ERP 6.0

EHP 7SAP HANA

AS ABAP 7.4

SAP ERP 6.0

EHP 7

Fast-Lane

Migration

Q2/2015

10. April 2016

SAP PI/PO

O2H

S/4HANA

SAP HANA 2.0

• Neues Hauptbuch• Business Partner• BW on HANA

Oracle DB 11

Migration auf Oracle 12?


Road to Hāna

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JawsJaws

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3630

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11

The cement building on MokuleleHighway is a pumping stationmoving water from 'Iao Valleyto Kihei, on down to Makena.

Pumping Station

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31

15

The road along this south side of Maui continuespast Kipahulu all the way to ʻUlupalakua.Because there is a five-mile section that isunpaved, rental car companies donʼt like theircars driven through here. And because it is totalisolation out here, if you have car trouble youare on your own. Drive at your own risk.

The Hana Cultural Center is a greatplace to learn about the history of Hana.Containing a wide assortment of ancientartifacts, youʼll be taken back in time.Open Monday through Friday, itʼs alsoa great place to purchase local crafts.

365

Puamana Park

Kahekili Beach Park

WestMauiAirport

Train Stop

Whalers Village

Pu'u Kekaʻa(Black Rock)

Ka'anapali Golf Course

Wahikuli Wayside ParkLahaina Civic CenterPolice & Fire Stationsand Post Office

Hanakaoʻo Beach Park(Canoe Beach)

Ka'anapali is the first master-planned resort in the UnitedStates. The first hotel wascompleted in 1963.

Wharf Cinema Center

Lahaina Center

Lahaina Cannery Mall Hale Paʻi Printing Museum

Honoapiʼilani Highway

Front Street

Mala Ramp

LAHAINAThe Shops at 505

Lahaina Harbor

Lahainaluna Road

Popular snorkeling site across from mm 14.Be careful you don't get your car tires

stuck in the sand if you park along here.

Launiupoko Wayside State ParkThe rock swimming enclosure was built by

the Hawaiians to protect their children fromthe sharks that are common in this area.

OLOWALULahaina

Pali TrailParking

Pu'u Kukui (elev. 5,788')

This spot at the summit of

Halemahina receives more than

400 inches of rainfall per year.

DRIVING SAFETY NOTE: The stretchof road connecting Lahaina and Ma'alaeahas its share of accidents, mostly from unwisepassing. Be observant and drive carefully.

Maui County is made upof the islands of Maui,Moloka'i and Lana'i. Thecounty seat is in Wailuku.

Kai Hele Ku

Ukumehame Beach

Kahana Gateway

HONOKOWAI

KAHANAAkahele St.

D. T. Fleming Beach Park

NAPILI

KAPALUANapili Bay

Kapalua Bay

Honolua Bay

Kahakuloa Bay

Kahakuloa Head

Lower Honoapiʼilani Road

HonokohauBay

Napili Plaza

OfficeRd.

Camp Maluhia

KAHAKULOA

A & BSugarMuseum

Maui Marketplace

CostcoK-Mart

Maui Mall

Queen

Ka'ahumanu

Center

Marco's G

rill & Deli

KahuluiAirport

Kanaha Beach Park

H. A. Baldwin ParkMaui Country Club

Helipo

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WAIHE'E

WAIEHU

Bailey House Museum

Kepaniwai Park

Ka'ahumanu Church (1876)

'Iao Valley State Park

Waiehu MunicipalGolf Course

Maui Arts & Culture CenterWAILUKU

KahuluiHarbor

HospitalPolice

Maui Coffee Roasters

The Dunes atMaui Lani

WalMart

Hana CD Guide•Shell Service Station

Picnicstop•Maui Breeze Teez

KAHULUI

Kahili Golf Course

The chainlink fencing drapedalong here is to keep rocks

from rolling down onto the roadand damaging passing cars.

Mok

ulele

High

way

Ma'alaea Power Plant

PUKALANI

HALI'IMAILE

Pukalani

Shopping CenterPukalaniCountry Club

Old Haleakala

Highway

Pulehu Road

Hali'imaile Road

Maui Raceway ParkMauiʼs first airport was built at Maʼalaeain 1930. It was moved to this site in 1938.When the U.S. went to war with Japan, alarger airport was built at its current site inKahului. Cement bunkers can be seen aroundthis area.They were manned to spot approachingenemy aircraft, an event that never happened.

Pu'unene Sugar MillThe only sugar millremaining on Maui.

Fourth MarineDivisionMemorialPark

Baldwin Avenue

HA'IKUHoʻokipa Beach Park

Maliko Bay

WAIKAPUMaui Tropical Plantation

Hana Highway

Omaopio Road

Kuih

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Mama's Fishhouse

Ma'alaeaHarbor

Ma'alaea BayMai Poina 'Oe La'u

State Beach

Kihei Gateway Plaza

Kula Highw

ay

EnchantingFloralGardens

KulaLodge

Pukalani St.

Makaw

ao Ave

HaliimaileGeneral Store

PA'IA

Hui No'eau

Pi'ilani VillageShopping Center

PE'AHI

Kealia BirdSanctuaryMA'ALAEA

Haleakala H

ighway

MAKAWAOMakawao Rodeo Grounds

Polo field

Hana Highway Twin Falls HUELOKAILUA

Keʻana

e Arbo

retumKaumahina State

Wayside Park

OLINDA

Seabury Hall

Valley Isle Memorial Park

Pi'iholo

WaikamoiRidge Trail

Park

Headquarters

Kalahaku Overlook

Leleiwi Overlook

WAILUA

KE'ANAE

Hana Highway

Halemau TrailParking

Note: There is a $10 percar admission to the park.

Haleakala National Park boundry

NAHIKU-

Ko'ol

au G

ap

WaianapanapaState Park

Pa'iloa Bay

Travaasa Hana(Hotel Hana Maui)

KAUPO

Haleakala National Park at Kipahulu

Kaupo Gap

Kipahulu Valley

HANA-

HAMOA-

HanaBay

Hana Cultural Center-

Hana Airport-

'Ohe'o Gulch

Palapala Ho'omau Congregational Church

KIPAHULU-

Haleakala High AltitudeObservatory Site

(”Science City”)

Red Hill Overlook (elev. 10,023')

Unpaved road

Wailea BlueGolf Course

Wailea Gold &Emerald Courses

Polo Beach

Keawala'i Church (1832)

Makena Golf &Tennis Clubs

Maluaka Beach

Makena Landing

MolokiniPopular snorkel and divedestination for dive boats.

La Perouse Bay

ʼAhihi CoveWithin the ʻAhihi-Kinaʼu

Underwater PreserveThis large lava areais the last lava flow

on Maui in 1790.

ʻULUPALAKUA

KEOKEA

Waipoli Rd.

Polipoli State Park

Keokea ParkUn

pave

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Makena State Park(Big Beach)

Makena State Park hasthe largest undevelopedwhite sand beach on Maui.Restroom facilities only.

Tedeschi Winery

Maui Research & Technology ParkThis master-planned high-tech facility hasthe Maui High Performance Computing Center,which houses one of the world's fastest computers.

Hosmer Grove

Park Entra

nce

Crater

Road

KULA

Kula BotanicalGardens

Holy GhostCatholic Church (1895)

Rice Park

Azeka Place

KIHEI-Azeka Place II

Kalama ParkKihei Town Center

Kukui MallElleair Maui Golf Club

Cove Park

Rainbow MallKamaole Shopping Ctr

Kamaole Beach I, II, IIIDolphin Plaza

Kihei Road

WAILEAThe Shops at Wailea

Mokapu-Ulua Beaches

Wailea Beach

MAKENAPuʼu Olai

Little Beach

Lipoa Center

The only tunnelon Maui

Papawai Point(Scenic Lookout)

McGregor PointLighthouse

Kealia FishpondNational Wildlife

SactuaryMa'alaea Harbor VillageMaui Ocean Center

KA'ANAPALI

You can see 32 windmills above Ma'alaea.Each is 180 feet high, with blades 112 feetlong. Together, they can power 18,700homes. There is a second wind farmbeing built on ʻUlupalakua Ranch land.

Hawai'i National Guard (Blue roof building)

Waiko Rd.

Note: There is nofood or beveragessold within the park.

Note: There is no food or drinkssold within Haleakala National Park.

Blackieʼs Pit Stop Maui Breeze Teez

Kokomo

Road

398

Recycling Center

Haiku Marketplace

Piʻilani HighwayNote: There is no wayto drive from Route 31 inʻUlapalakua down to Wailea.This road was closed in the 1980ʼsto build the golf courses in Wailea.

All this dry land along the PiʼilaniHighway is in the planning stagefor the Kihei High School anda commercial center.

Lahaina was the original capital ofHawaiʼi. It was moved to Honoluluin 1845. A major fire in 1919 destroyedmost of the buildings on Front Street.

Development ofWailea began in 1970.

Mauiʼs pineappleindustry was startedin Haʼiku in 1890.

In 1878 Mauiʼs firsttelephone line goesup between Haʼikuand Makawao.

RecyclingCenter

Pua'a Ka'a StateWayside Park

HaleakalaNational Park

Visitor CenterKeawakapu Beach

Papalua Beach

Pi'ilani Hwy

ʻIao Valley

When descending from thesummit of Haleakala, notesigns reading USE LOW GEAR.

The road around this north sideof Maui is desolate, but verypicturesque. It also has a verynarrow section of road with asheer cliff and no guard railbefore you reach Kahakuloa.Not for faint-hearted.Drive at your own risk.

Church

Mokuleia Bay

Nakalele Point and blowhole

Haleakala Highway

Oneloa Bay

Kaʼanapali Beach

MaʼalaeaBeach

Paulea Beach

Poʼolenalena Beach

Baby Beach

Sun Yat-SenMemorial Park

WaileaGatewayCenter

Paʼako Beach

All the green fields you seegrowing throughout Central Mauiare sugar. They are irregated by water from the Hana Coast.

The Kahului Naval AirStationwas built in 1943. After the war itbecame the Kahului Airport. UnitedAirlines would begin the first directflights to Maui from the Mainland in 1983.

This road becomes unpaved, sharpcrushed lava, not leading anywhere.

Walking trail leading to the bay.

Leodaʼs

Star Noodle

PlantationHouse

PlantationGolf

Course

• 52 Miles, 617 Curves, 3 HoursQueasy Stomachs

• “Divorce Highway” – Quarreling

• Accidents & Injuries

• Distractions

• Debris

• Falling

• Timing

• Weather


Survivor Road to Hāna, Maui Hawaii

�14

Projektplanung und -organisation


Zeitplan

�16

20202019201720162015 20182013 2014

Vorprojekt - Grobmodell - Auftragstext

Ausschreibg.inkl.Vorbereitg.

Projekt-freigabe 6/2014,Kick-off 11/2014

RealisierungDetailspezifikation undProgrammierung

EinführungSchulung, Hypercare

ETHIS PortalProduktivstart9.1.2019

Abnahme Modell12/2015

Commitment SL 7/2013

FreigabeEinführung

KonzeptionierungModell und Fachkonzept

Abnahme Fachkonzept12/2016

Teilfreigaben

Freigabe RealisierungFachkonzept

VorarbeitenRealisierung

Nachphase1. Business-Zyklus

Projektabschluss04/20

Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht �17

Logistik TG 6.4

Personal TG 6.3

Controlling TG 6.2

Finanzen TG 6.1

Technik TG 6.5

- Customizing- Berechtigungen- Schnittstellen- Entwicklungen- Portal- Systembetrieb & Updates

Integration TG 6.6

- Migration - Testing

Reporting undBusiness Warehouse TG 6.7

Adaption TG 6.8

- Strukturen- Prozesse- Tarife- Reglemente

Schulung TG 6.9

- Bedarfsanalyse- Konzeptionierung- Schulungsdurchf.- Schulungssupport

ArbeitspaketeArbeitspakete






























Projektleitung Projektleitung

Projektoffice Projektmanagement

Übergreifende AufgabenKommunikation und Change Management Support

ThemengebieteFach

Querschnitts-Themengebiete

Themengebiete Fach • Finanzen FI/SD

• Controlling CO/PS

• Personal HR

• MM Logistik MM/Lean Catalog

Querschnitts-Themengebiete • Technik

• Integration Migration Testing

• Reporting & Business Warehouse

• Adaption Strukturen Prozesse Tarife Reglemente

• Schulungen & Support

Projektorganisation Realisierung 4x5 Teilgebiete mit Verantwortlichen, Meilensteine

Print Date 21.05.2019S/4HANA Einführung bei der ETH Zürich – Ein Erfahrungsbericht �18

Meilensteine – Projektplanung Realisierungsphase


Testen der neuen refine Applikationen Beispiel Lohnlauf Herbst 2018

�19

Mitarbeiter-Life Cycle

• Kompletter Lohnlauf einer Periode, alle Einheiten

• Lohnverbuchung

• Umbuchungsbeleg

• Lohnzahlungsträger für ETHZ, ETHR und ASVZ inkl. erfolgreicher Validierung bei Postfinance

• Quellensteuermeldung via ELM

• Familienzulagenmeldung an Ausgleichskasse

• Lohnerhöhung mit Teuerung

• individuelle Lohnerhöhung


HyperCare

�20

• Erhöhter Support währendder Einführungsphase

• Schnelle Antworten auf An- fragen und Supportfälle

• Ausreichend kompetente Mitarbeitende, um aufkommende Probleme lösen zu können

• Gestufter Support: 1st / 2nd / 3rd Level Support

• Einsatzplanung auf Stufe Tag und Mitarbeitenden; Stellvertretungen sind geregelt

• Erfahrungsaustausch / Knowledge Datenbank / FAQ

SAP S/4HANA @ ETH Zürich


Greenfield Approach für den SAP S/4 Setup

�22


Was ist online? – S/4HANA Enterprise Solution

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• SAP Finance (FI)inkl. Umstellung auf Business Partner, Integration Forderungsmanagement, neuer Kontenplan

• SAP Controlling (CO)Kostenarten, Kostenstellen, CO-Werteflüsse, interne Leistungsverrechnung

• Budgetierung mit SAP BPC embedded and optimized

• SAP Projektsystem (PS) Abbildung von Projekten (z.B. Drittmittel, Beschaffung),Kosten-/Erlösträger

• SAP Profitcenter-Rechnung (EC) Abbildung der Verantwortungsbereiche

• SAP Personalwesen (HCM)Personaladministration, Payroll, Organisationsmanagement, Workflows kein SAP-SuccessFactors

• SAP Logistik (MM/SD) inkl. SAP Lean Catalogkein Ariba und kein SAP SRM Modul

• SAP Instandhaltung (PM) inkl. SAP Equipment

• Reporting mit SAP BIneue Architektur unter S/4 HANA

• Vielzahl von Schnittstellen mittels SAP PI (LISETH, Publica, Provis, etc.)

• SAP Portal

• SAP Haushaltsmanagement (PSM)nicht mehr im Einsatz!


Meilensteine der SAP Systemarchitektur an der ETH Zürich

�24

Oracle DB

R/3 Transaktion

System

BW Analytics System

Oracle DB

ETHIS Portal

Gatew

ay

SAP HANA Plattform SAP HANA Datenbank

SolMan BW on HANA

ETHIS Portal

PI Gateway

1998 SAP@ETH

2008 ETHIS Portal

2019 refine2016

SAP Rel. 7.xx / Oracle 11 / RH Linux

SolM

an

ERP+BW Analytics System

HANA

ETHIS Portal

Gatew

ayS

olMan

+

2018

HANA 1.0 HANA 2.0 (1709)

Systemlandschaft Projekt und Produktivsystem


Abschaffung der Parallelwelten im Rechnungswesen

• Nach der Umstellung auf den IPSAS Rechnungswesenstandard ab 2015 wurde das externe Rechnungs-wesen nach kaufmännischen Grundsätzen (Doppik) geführt; das interne Rechnungswesen und die SAP Systeme basierten aber immer noch auf einer Einnahmen- Ausgabenrechnung (Kameralistik).Je mehr die Anforderungen an die externe Rechnungslegung zunahmen – auch von der EU für Projektabrechnungen – desto schwieriger wurde das Navigieren in diesen Parallelwelten.

• Nach intensiven Diskussion wurde entschieden das neue System nur nach kaufmännischen Grundsätzen zu führen; die besonderen kameralistischen Anfordungen mussten deshalb im kaufmännischen Buchhaltungsmodell abgebildet werden.

• Insbesondere die Umstellung von Mittelabtretungen (Kameralistik) zu einem echten Budgetkreislauf (Doppik) bereitete vielen in der ETH Zürich grosse Mühe.

• Damit im kaufmännischen System auch die (Ein)zahlungen für Forschungsprojekte von allen eingesehen und erfasst werden konnten, musst zusätzlich ein Forderungsmanagement im System aufgebaut werden.

Der Wechsel von Mittelabtretungen (Kameralistik) zu Ist-Zahlen, Budgets und dem Forderungsmanagment (Doppik) ist für viele betroffene ETH Angehörige eine grosse Umstellung;

es wird noch einige Zeit brauchen, bis wir diesen Wandel erfolgreich abschliessen können.

�25


S/4HANA – Finance

�26

• “Universal Journal”: die zentrale Faktentabelle im Bereich Finanzen

• Zusätzliche Informationen spezifisch für Hochschulen – Erweiterung ACDOCA Alle Kostenstellen, Projekte und PSP-Elemente erhalten die Attribute „Förderer“ und „Förderprogramm“ (z.B.: Förderer = ETH Zürich, Förderprogramm = ETH-Grant). Bei jeder Buchung werden diese Attribute mitgeführt und im Universal Journal abgelegt.

• Vereinfachungen im Reporting – Neue Rolle des BW on HANA

Universal Journal

CO Material Ledger

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General Ledger

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Asset Accounting

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SAP Fields (Standard)

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"Universal Journal" :

Die zentrale Datentabelle im

Bereich Finanzen


S/4HANA – Chancen der neuen Reporting Architektur

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• Vereinfachte Architektur

• Direkter Zugriff auf Transaktionsdaten in Echtzeit

• Wenige Datenextrakte / vereinfachtes Data Modelling für SAP Daten

• Einbezug weiterer Datenquellen möglich

• Unterschiedliche Produkte BW on HANA, BW4HANA, embedded

GeschäftsprozesseTransaktionen

Summen- und Indextabellen

BW-Datenmodell (Redundanz)

Direkt-zugriffBW

Benutzerzugriff (ETHIS etc.)

SAP ERP

Datenloads

Benutzerzugriff (ETHIS etc.)

S/4HANA

Direkt-zugriff

Datenloads

BW BW-Datenmodell (Redundanz)

GeschäftsprozesseTransaktionen

HEUTE NEU - refine

- Vereinfachte Architektur- Direkter Zugriff auf Transaktionsdaten in Echtzeit- Wenige Datenextrakte / vereinfachtes Data Modelling für SAP Daten- Einbezug weiterer Datenquellen möglich


Systemwechsel von R/3 zu S/4 – Ein Vergleich

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• Wenn man heute ein technisches System wechselt, ist das immer mit Aufwand verbunden; die Installation des neues Systemes, die Datenübernahme vom alten System und last but not least muss man sich mit dem neuen System vertraut machen.

• Wenn man das alte System schon lange verwendet hat, fällt einem der Wechsel oft schwerer; man hat sich mit den “speziellen” Funktionen arrangiert und sieht den Sinn des neuen nicht immer ein, selbst wenn es besser ist.

• Oft hat das neue System auch zusätzliche Funktionen, das Erlernen und Anwenden dieser Funktionen ist oft mühsam.

• Je unterschiedlicher die Systeme, desto schwerer fällt der Wechsel.


ETHIS Portal – SAP Fiori wurde bewusst nicht eingesetzt

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S/4HANA – SAP Business Partner

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Kunde (z.B. ETH Shop)

Lieferant / Kreditor

MitarbeitendeDozierende

Studierende

Förderer

Debitor

Business Partner


Komplett erneuerte Strukturen

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• Neu gibt es 2 Strukturelemente- Kostenstelle- Projekt

• Ein Verantwortungsbereich umfasst immer eine Kostenstelle und 0 - n SAP-Projekte.

• Ein Projekt hat 1- n PSP Elemente; Standardmässig hat ein Projekt 1 PSP-Element; komplexere Projekte können unzählige PSP Elemente haben, die eine interne Projektstruktur abbilden können.

• Buchungen können auf Kostenstellen und PSP Elemente gemacht werden; Verantwortungsbereiche und Projekt sind nur Sammelgefässe.

• Auf einer Kostenstelle werden die heutigen PA und OK Fonds zusammengefasst.

• Ein Projektfonds wird in ein SAP-Projekt mit PSP-Elementen berführt.

• Pro Verantwortungsbereich gibt es ein Reserveprojekt (nur bei akademischen Einheiten).

Prof. David Basin 13634

Prof. David Basin 23634

Kostenstelle (KSt)

Erlöse 5-023634

SNF Big Data Monitoring 1-001257

Innoswiss Projekt Big Data 1-001269

PSP Element Innoswiss Anteil -000

PSP Element Industrie Anteil -001

PSP Element -000

PSP Element -000

Verantwortungsbereich (VB)

- Personalkostenbudget- Sachkostenbudget

Leitzahl / KostenstelleProf. David Basin 3634

OK Fonds

PA Fonds

SNF Fonds

"Sammelfonds" Erlöse

freie Forschungsreserve

Innoswiss Fonds - Ant. Indu

Innoswiss Fonds - Ant. Inno

weitere Projekte...

EU- Fonds

EU Bitcoin Mining 1-001978PSP Element -000

Reserve 4-023634PSP Element -000


Planung & Budgetierung mit SAP BPC 10.1 embedded

• 1 Werkzeug für alle Arten der Planung• Start mit Budgetierung, 08/2018, Mittelfristplanung im 04/19, beide nur Finanzinformationen• Erweiterte Planszenarien wie FTE-Planung angemacht• SAP BPC embedded & optimized for SAP S/4HANA 10.1

- neues SAP Produkt, dessen Qualitätsniveau besser hätte sein können- es mussten viele Patches eingespielt werden, Support durch spezialisierte Berater war notwendig

• SAP BPC basiert auf einer einheitlichen Excel Oberfläche, (Excel Plug-In)- erhöht die Akzeptanz bei Controller- reduziert Schulungsaufwand- dezentrale Nutzung nur über eine CITRIX Umgebung möglich

• SAP BPC musste neulizensiert werden.

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Systemnutzung – Some Numbers

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Thema/Transaktion Nach 1 Tag Nach 3 Tagen Januar Februar

Registrationsanträge für ETHIS Rollen (Zeitwirtschaft, berufliche Auslagen)

1'834 2'858 8'010 1'950

FI Workflow Lieferantenrechnungen („KNG“) 1'228 ca. 2’000 11'961 12'971

FI Workflow berufliche Auslagen („EAS“) 143 ca. 200 2'893 3'068

Debitorenrechnungen 817 5'461

Interne Verrechnungen 1'459 4'512

HR Workflows davon abgeschlossen

614 434

1’725 1’062

5’1395’101

3’148 2’981

HR ESS Anträge 100 161 458 281

Zeitwirtschaft/Einträge auf Zeitblatt 5'556 23'878 83'500 79'000

Logistik Beschaffungsanträge 42 103 404 388

Webshop Warenkörbe 217 410 2'274 2'538

Anzahl Support-Tickets ca. 100 ca. 430 1'522 1'098

Anzahl Anrufe bei Kundenberatern/ Finance Desk ca. 125 ca. 300 1'000 750


Statusbericht

*) bezogen auf den Meilenstein „Zusatzprogrammierungen und Reporting“ 30.04.18 16. Februar 2018

Statusbericht per Ende Januar 2018 Projektphase TP 6 Realisierung

Resultate in der Berichtsperiode • Erledigung der Nacharbeiten aus Testphase 2 • Präsentation Prototyp D-INFK (Abbildung Strukturen im System) • Implementierung und Workshops BPC • Durchführung von Pilotgesprächen in Phase II der Strukturgespräche (Adaption)

Aktuelle Risiken/Herausforderungen/Entscheidungsbedarf

• Hohe Auslastung und von Schlüsselpersonen/Ressourcen in mehreren Bereichen • Definition der Strukturen aller Einheiten bis Ende April

Nächste Schritte

• Durchführung Tests BPC, Retests Migration Anlagen • Vorbereitungen Testphase 3 (Reporting u. Zusatzprogrammierung), Erstellung Testfalllisten • Phase II der Strukturgespräche • Detaillierung Cutover-Planung

Umsetzungsgrad Projektphase bezogen auf Meilenstein 30.04.18: 15% - entspricht weitgehend Projektplan

Gesamtstatus Projekt refine

Gesamtprojekt Letzte Periode Aktuell Ausblick*) Legende:

Ergebnisse ✅ ✅ ✅ ✅ Alles ok – weiter beobachten

Risiken ✅ ⚠ Vorkehrungen treffen – beobachten und Aufmerksamkeit erhöhen

Termine ✅ ✅ ✅ ⛔ Handeln – vorbereitete Massnahmen umsetzen

Status Themengebiet (TG) – gemäss Selbsteinschätzung TG-Leitung

TG 6.1 FI/SD Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.6 Migration Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅

TG 6.2 Controlling Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.7 Reporting Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅

Termine ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅

TG 6.3 HR Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.8 Adaption Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken Termine ✅ ✅ Termine ✅

TG 6.4 MM Vorperiode Aktuell Ausblick TG 6.9 Schulung Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅

TG 6.5 Technik Vorperiode Aktuell Ausblick Kommunikation Vorperiode Aktuell Ausblick Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Ergebnisse ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Risiken ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅ Termine ✅ ✅ ✅

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ÜBRIGENS

Text Florian Meyer Illustration gestalten AG Niemand an der ETH Zürich hat den Lohn im Januar doppelt

oder gar nicht erhalten. Das hätte auch anders laufen können.

Am 9. Januar 2019 wurde – vier Jahre nach dem Start des Pro-

jektes «refine» – das ETH-Informations- und Support-Portal

ETHIS auf die neueste SAP-Software S/4 HANA umgestellt.

Bereits am ersten Tag wurden mehr als 1200 Kundenrechnun-

gen verarbeitet. Die Umstellung verlief fast pannenfrei – dank

der Arbeit des ETH-übergreifenden Projektteams.

Die Benutzeroberfläche ist fast dieselbe wie zuvor, und wie

bisher können ETH-Angehörige auf der Plattform ihre Geschäfts-

prozesse abwickeln – und doch ändern einige Grundsätze, wie

die ETH Zürich intern ihre Finanzen steuert.

Seit die ETH im Jahr 2000 die Autonomie erlangte, bewirt-

schaftet sie ihre Mittel eigenständig. Dafür richtete sie ein

eigenes System mit Fonds ein. Seither ist die Hochschule um

rund 40 Prozent auf über 500 Professuren gewachsen, und

der Anteil der Drittmittel nimmt stetig zu. Zugleich steigen die

Anforderungen an die Transparenz der Mittelverwendung.

Herkunft des Geldes nicht mehr zentral

Zuletzt gab es fast 10 000 Fonds, die unter anderem der Tren-

nung der Mittel nach Herkunft dienten (Bund, Drittmittel,

interne Finanzierungen). «Diese Komplexität war zunehmend

schwierig zu steuern», sagt Robert Perich, Vizepräsident für

Finanzen und Controlling. «Mit dem neuen System gehen wir

über zu einer ganzheitlicheren Mittelbewirtschaftung, bei der

die Herkunft des Geldes keine leitende Rolle mehr spielt.»

Zugleich, sagt Perich, werde der zeitliche Spielraum für die

Mittelverwendung akademischer Einheiten erhöht: Eine Pro-

fessur kann unausgeschöpfte, zweckbefreite Budgets jeder

Herkunft in ein Überlaufgefäss (Reserve) übertragen und

später verwenden. Neu können Forschende dieses Gefäss

auch vorübergehend überziehen, zum Beispiel um Projekte

vorzufinanzieren. «Das ist eine Liberalisierung, die den unter-

nehmerischen Handlungsspielraum für Lehre und Forschung

deutlich erhöht. Massgeblich für die finanzielle Steuerung ist

künftig die integrale Sicht auf alle zur Verfügung stehenden

Budgets.» Diese Sicht ist möglich, weil man die Budgetinfor-

mationen neu – wie die Schlüssel eines Bundes – zusammen

herausziehen kann.Einfache Information zu komplexen Projekten

Die Liberalisierung gilt allerdings nicht für serviceorientierte

Einheiten wie Plattformen, Schulleitungsstäbe und Abteilungen.

Sie geben unausgeschöpfte Budgets weiterhin zurück. Damit

berücksichtigt das neue Steuerungsmodell die unterschied-

lichen Aufträge in Wissenschaft und Administration.

Kooperationsprojekte und Mischfinanzierungen werden für

die ETH wichtiger, etwa bei Drittmittelprojekten oder bei der

Initiative «ETH+». Finanzinformationen muss man in solchen

Fällen nicht mehr manuell zusammenführen, sondern sie sind

«all in one» aus ETHIS abrufbar. Noch ist die Umstellung nicht abgeschlossen, zum Beispiel

werden die neuen Finanz- und Personalreports schrittweise

ausgebaut: «Erst nach dem Durchlauf eines vollständigen

Geschäftszyklus im ersten Quartal 2020 gehen wir wieder in

den Routinebetrieb über. Dann ist das Projekt ‹refine› abge-

schlossen», sagt Perich. �www.ethz.ch/refine →

refine – der Schlüssel(bund) für mehr Spielraum

Seit Januar wickelt die ETH Zürich ihre Finanzen und Personalgeschäfte mittels einer

neuen Ressourcen- und Finanzplattform ab. Was sich damit ändert – ein Überblick.

Integrale Finanzsicht

SNF-Budget

EU-Budget

Reserve

Grundauftrags-

budget

Zusa

tzbud

get

11life 1 / 2019

Newsletter refine, Dezember 2018

1 von 4

Erneuerung der Ressourcen- und Finanzplattform der ETH Zürich

Newsletter Dezember 2018

Es ist soweit.

ETHIS 2019 ab 9. Januar

Am 9. Januar 2019 ist es soweit: Die neue Ressourcen- und Finanzplattform der ETH Zürich, die mit dem

Projekt refine aufgebaut wurde, geht online. Das Steering Committee hat diese Woche grünes Licht für das

„Going live“ gegeben.

Die Neuerungen beinhalten

• die Ablösung der Fonds durch neue Elemente,

• Anpassungen des finanziellen Steuerungskonzeptes und

• den technischen Umstieg auf die neueste SAP-Plattform S/4 HANA.

Das Finanz- und HR-System der ETH Zürich ist damit für künftige System-Updates ebenso wie für die

zunehmenden regulatorischen Anforderungen an Hochschulen gerüstet. Die eigenverantwortliche

Mittelbewirtschaftung der Departemente wird durch mehr Planungsinformation und Flexibilität gestärkt.

Die neue Plattform bildet ab 2019 das Quellsystem für alle Finanz- und HR-Informationen sowie Workflows

in ETHIS. Auch wenn die ETHIS-Oberfläche selbst nur ein leichtes Facelift erhält, kann deshalb von einem

„ETHIS 2019“ gesprochen werden.

Die Umstellung auf die neue Plattform erfolgt im Hintergrund. Am 8. Januar ist ETHIS aufgrund letzter

Umstellungsarbeiten offline. Die Freischaltung des neuen ETHIS für alle Nutzer erfolgt am 9. Januar.

Kommunikation – Statusberichte, Newsletter, …

+ über 300 Informations-

veranstaltungen!


Kommunikation - Websites für Projektteam und Endanwender

�35

Projektmanagement und Dokumentation mit der Enterprise Wiki Software Confluence (inkl. Lucidchart)

ETH Intranet

Lessons Learned


Ziel erreicht – refine ist live 9.1.19! – Survivor or Winner? Daniela Ryf (SUI), Ironman World Championship 2018, Kona Hawaii

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• S/4HANA bringt viele neue Möglichkeiten,

• S/4HANA Release 1709 läuft stabil

• Der Business Partner und das neue Hauptbuch müssen eingesetzt werden.Die Umstellung auf den Business Partner ist aufwändig und beansprucht viel Zeit.

• HCM Modul funktioniert unter S/4HANA problemlos.

• Obwohl das SAP Haushaltsmanagement Modul unter S/4HANA läuft, war es für die ETH Zürich die richtige Entscheidung, nur noch auf die CO Module zu setzen, die Parallelwelten im Rechnungswesen konnten abgeschafft werden.

• Das SAP BPC Planungstool war in der Inbetriebnahme aufwändig.

• Das Universal Journal ist zentrales Werkzeug, Kundenspezische Erweiterungen sind möglich

• Durch die neuen Datenbankstrukturen nimmt die Bedeutung des Business Warehouses ab

• Das gesamte Reporting muss neu konzipiert und umgesetzt werden

• Die Anpassungen im Rechnungswesen – Abschaffen der Parallelwelten im Rechnungswesen – ist eine grosse Veränderung, trotz sehr viel Kommunikation ist der Change Prozess noch lange nicht abgeschlossen.

• Für ein langes und mehrdimensionales Projekt – Governance | Fachliches | Technik – ist die Unterstützung des Top Management unabdingbar.

Lessons learned

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refine

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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