SAP Business One – Das Praxishandbuch - Cloud Storage · PDF fileLeseprobe Ziel dieses Buchs ist nicht nur, Ihnen die Grundlagen von SAP Business One in gesamter Breite zu vermitteln,

LeseprobeZiel dieses Buchs ist nicht nur, Ihnen die Grundlagen von SAP Business One in gesamter Breite zu vermitteln, sondern auch die damit verbunde-nen betrieblichen Abläufe. Diese Leseprobe vermittelt Ihnen das Hand-werkszeug, um die Lösung bestmöglich zu bedienen. Sie lernen Einstieg, Navigation, Datensätze, Kontextmenüs und vieles mehr kennen.

Robert Mayerhofer

SAP Business One – Das Praxishandbuch731 Seiten, gebunden, 4. Auflage 2016 59,90 Euro, ISBN 978-3-8362-4061-1

www.sap-press.de/4078

»Grundlegende Programmbedienung« »Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?«

Inhaltsverzeichnis

Index

Der Autor

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SAP-Wissen aus erster Hand.

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Kapitel 3

Die Lösung »SAP Business One« wird von Anwendern auf-grund ihrer intuitiven Bedienbarkeit und einfachen Erlern-barkeit geschätzt. In diesem Kapitel erhalten Sie das Hand-werkszeug, mit dem Sie SAP Business One nutzen können.

3 Grundlegende Programm-bedienung

In diesem Kapitel legen wir den Grundstein für die Arbeit mit SAPBusiness One. Bei der Gestaltung der SAP-Business-One-Modulewurde großer Wert auf Durchgängigkeit gelegt. Damit wurde er-reicht, dass elementare Vorgänge wie etwa die Suche nach oder dasHinzufügen und Duplizieren von Datensätzen sowie die Verwen-dung von Kontextmenüs im gesamten Programm gleichartig sind.

ÜbersichtIn diesem Kapitel werden alle grundlegenden Elemente der Pro-grammbedienung behandelt: der Einstieg, die Auswahl von Firmen,die Arbeit mit Datensätzen, die Verwendung des Cockpits, dasWechseln des Benutzers, die Arbeit mit Fenstern, Navigation undVerzweigungen innerhalb von SAP Business One. Diese Elementefunktionieren im gesamten Programm nach demselben Muster –wenn z. B. das Arbeiten mit Datensätzen anhand des Fensters Arti-

kelstammdaten erklärt wird, können Sie diese Vorgehensweise aufdie anderen Fenster übertragen.

3.1 Installation, Einstieg und Firmenauswahl

Wenn Sie sich für die Variante entschieden haben, SAP Business Onein Ihrem Unternehmen zu installieren, steht Ihnen ein sehr komfor-tabler Assistent zur Verfügung, der Sie durch den Installationsvor-gang für alle Komponenten von SAP Business One führt. DasInstallationsfenster, das beim Einlegen der Installations-DVD auto-matisch startet (bzw. durch einen Doppelklick auf die Datei Setup.exegestartet werden kann), sehen Sie in Abbildung 3.1.

4061.book Seite 31 Montag, 11. Juli 2016 1:23 13

3 Grundlegende Programmbedienung

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Abbildung 3.1 Installationsfenster SAP Business One

Die Installation ist grundsätzlich so komfortabel konzipiert, dass sieauch von einem Einsteiger vorgenommen werden kann. Dennoch istes empfehlenswert, an dieser Stelle einen Consultant zu Rate ziehen.Sollten Sie SAP Business One noch nicht in Ihrem Unternehmen in-stalliert haben und an einer Installation interessiert sein, wenden Siesich direkt an SAP oder einen zertifizierten SAP-Partner in IhremLand. Kontaktinformationen zu SAP im deutschsprachigen Raum fin-den Sie in Abschnitt 1.1, »Übersicht«.

Einstieg undAuswahl der Firma

Der Einstieg in SAP Business One unterscheidet sich beim ersten Ein-stieg, also bei der Installation, von den zweiten und darauffolgendenEinstiegen. Eine Übersicht dazu finden Sie in Abbildung 3.2.

Varianten von SAP Business One

Neben der Installation von SAP Business One (= On-Premise) existierenweitere Möglichkeiten, SAP Business One einzusetzen. Sie können SAPBusiness in der Cloud-Variante nutzen. Das bedeutet, die Software wirdvon einem Anbieter gehostet und Sie greifen via Cloud darauf zu (sieheAbschnitt 2.2, »Wer verwendet SAP Business One?«). Darüber hinaushaben Sie die Möglichkeit, SAP Business One via Webbrowser einzuset-zen. Dadurch können Sie die Software ebenso über Fernzugriff nutzen(siehe Abschnitt 16.10, »SAP Business One im Webbrowser«).


Installation, Einstieg und Firmenauswahl 3.1

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Abbildung 3.2 Einstieg und Auswahl der Firma

3.1.1 Erstmaliger Einstieg

Nach erfolgreicher Installation starten Sie SAP Business One perDoppelklick auf das SAP-Business-One-Symbol ( ) auf dem Micro-soft-Windows-Desktop oder über den Pfad Start � Alle Programme �SAP Business One � SAP Business One Client. Nach wenigen Sekun-den erscheint das Startfenster (siehe Abbildung 3.3).

Abbildung 3.3 Startfenster von SAP Business One

Beim erstmaligen Einstieg klicken Sie nun auf den Button Firma än-

dern. Sie gelangen daraufhin zum Fenster Firma auswählen (siehe

Firma auswählenServer auswählen

Willkommen bei SAP Business OneBenutzercode: manager

Passwort: manager

SAP Business One Starten

Willkommen bei SAP Business OneMit OK bestätigen

SAP-Business-One- Oberfläche

Zuletzt ausgewählte Firma

Firma auswählenBenutzercode: manager

Passwort: manager

Firma auswählenGewünschte Firma auswählen

3.1.1, »Erstmaliger Einstieg«

3.1.2, »Ab dem zweitenEinstieg«



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Abbildung 3.4). Im Rahmen einer SAP-Business-One-Installationkönnen beliebig viele Firmen angelegt werden. So lässt sich die ge-samte Firmenstruktur Ihres Unternehmens abbilden, und darüberhinaus können Sie auch beliebig viele Übungsfirmen anlegen.

Aus der Firmenübersicht in Abbildung 3.4 ist ersichtlich, dass in die-ser Installation drei Übungsfirmen (aus der Schweiz, aus Österreichund aus Deutschland) zur Auswahl stehen. Diese werden im FeldFirmenname angezeigt (dieser Eintrag kann vom Benutzer geändertwerden). Der Eintrag im Feld Datenbankname ist nicht veränderbar,der Eintrag im Feld Lokalisierung zeigt, wo die Firma ansässig undwelchen gesetzlichen Vorschriften sie verpflichtet ist. Die Versions-nummer wird im Feld Version angezeigt.

Abbildung 3.4 Firma auswählen

Oberfläche vonSAP Business One

Wählen Sie nun die gewünschte Firma aus, klicken Sie auf den But-ton Benutzer ändern, und füllen Sie die Felder Benutzercode (ma-nager) und Passwort (manager). Bestätigen Sie dies mit dem ButtonOK. Nun gelangen Sie zur Oberfläche von SAP Business One (sieheAbbildung 3.5).

SAP Business One im Webbrowser

Seit Release 9.2 haben Sie die Möglichkeit, SAP Business One im Web-browser zu öffnen und mit den meisten Funktionen zu verwenden. Einengenaueren Hinweis dazu finden Sie in Abschnitt 16.10, »SAP BusinessOne im Webbrowser«.


Installation, Einstieg und Firmenauswahl 3.1

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Abbildung 3.5 Oberfläche von SAP Business One

3.1.2 Ab dem zweiten Einstieg

Der zweite Einstieg ist bereits wesentlich einfacher. Da sich SAPBusiness One die zuletzt ausgewählte Firma »merkt«, müssen ledig-lich die Felder Benutzerkennung und Passwort gepflegt werden(siehe Abbildung 3.3). Für den bereits bei der Installation angelegtenBenutzer »manager«, der uneingeschränkte Rechte in SAP BusinessOne besitzt, sind die Felder Benutzerkennung und Passwort be-reits mit den korrekten Einträgen vorbelegt. Das bedeutet, wenn Siemit diesem Benutzer einsteigen möchten, müssen Sie dies jeweilsnur mit dem Button OK bestätigen, um zur Oberfläche von SAP Busi-ness One zu gelangen.

Zweimaliges Login mit demselben Benutzercode

Falls Sie sich mit einem Benutzercode einloggen, der bereits in SAP Busi-ness One angemeldet ist, erhalten Sie eine Hinweismeldung (siehe Abbil-dung 3.3). Sie können daraufhin die Anmeldung abbrechen, oder derbereits angemeldete Benutzer wird ausgeloggt.

Möglichkeiten nach dem Pro-grammeinstieg

Nach dem Programmeinstieg (siehe Abbildung 3.5) stehen Ihnen diefolgenden Möglichkeiten zur Verfügung:



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� Firma wechselnFalls Sie die Firma wechseln möchten, wählen Sie den MenüpfadAdministration � Firma auswählen (siehe Abbildung 3.4).

� Angezeigte Firmen aktualisierenFalls Sie Änderungen an einer bestehenden Firma (z. B. Änderungdes Firmennamens) vorgenommen haben, klicken Sie auf den But-ton Aktualisieren im rechten Bereich des Fensters Firma aus-

wählen (siehe Abbildung 3.4), damit diese auch in der Tabellen-struktur angezeigt werden.

� Neue Firmen anlegenUm eine neue Firma anzulegen, klicken Sie auf den Button Neu imrechten Bereich von Abbildung 3.4. Die Neuanlage einer Firma er-fordert einige grundlegende Einstellungen, die nur von einemConsultant bzw. einem Key-User vorgenommen werden sollten.

� Benutzer wechselnFalls Sie den Benutzer wechseln möchten, wählen Sie ebenfallsden Menüpfad Administration � Firma auswählen und klickenauf den Button Benutzer ändern (siehe Abbildung 3.4, im rech-ten oberen Bereich). Nun geben Sie Benutzercode und Passwortdes gewünschten Benutzers ein. Wie Sie neue Benutzer anlegen,erfahren Sie in Abschnitt 4.2, »Benutzer«.

3.2 Navigation

NavigationHauptmenü

SAP Business One ist in Module gegliedert, die Navigation innerhalbder Software erfolgt auf eine leicht nachvollziehbare Weise. Sie errei-chen die gewünschte Funktion durch Navigieren über das Haupt-menü, das aus Modulen, Fenstern und Unterordnern besteht. AlsBeispiel sehen Sie in Abbildung 3.6, dass dem Modul Personal 1das Fenster Mitarbeiterstammdaten 2 und der Unterordner Be-

richte Personalwesen 3 untergeordnet sind.

Jedes Element kann mit einem einfachen Mausklick geöffnet wer-den. Ein Modul und ein Unterordner werden bei einem erneutenKlick oder beim Klick auf ein anderes Modul bzw. einen anderen Un-terordner wieder geschlossen.

Fenster mehrmalsöffnen

Fenster befinden sich direkt unter einem Modul (siehe Fenster Mit-

arbeiterstammdaten in Abbildung 3.6) oder in den hierarchisch an-


Navigation 3.2

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gelegten Unterordnern (siehe Fenster Mitarbeiterliste) und werdenebenfalls mit einem einfachen Klick geöffnet. Ein Fenster lässt sichmehrmals öffnen.

Abbildung 3.6 Über das Hauptmenü navigieren

Artikel vergleichen

Gehen Sie so vor, wenn Sie zwei Artikel vergleichen oder gegenüberstel-len möchten: Öffnen Sie das Fenster Artikelstammdaten unter Lagerver-

waltung � Artikelstammdaten zweifach. Suchen Sie die zu vergleichen-den Artikel im Suchen-Modus (siehe Abschnitt 3.5.2, »Nach vorhandenenDatensätzen suchen«), und legen Sie die Fenster nebeneinander.

Fenster schließenSie können das jeweilige Fenster mit der Taste (Esc) oder einemMausklick auf den Button in der rechten oberen Ecke des Fenstersschließen. Wenn Sie mehrere Fenster geöffnet haben, können Siediese (mit Ausnahme des Hauptmenüs) mithilfe des Eintrags Alle

schliessen im Menü Fenster wieder schließen.

Mit der Taste (¢) lässt sich der Button links unten im Fenster bedie-nen. Dieser Button kann je nach gerade ausgeführter Funktion unddem jeweiligen Fenster ein anderer sein:



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� Button Hinzufügen (siehe Abschnitt 3.5.1, »Datensätze hinzu-fügen«)

� Button Suchen oder Auswählen (siehe Abschnitt 3.5.2, »Nachvorhandenen Datensätzen suchen«)

� Button Aktualisieren oder OK (siehe Abschnitt 3.5.4, »Datensätzeändern/entfernen«)

Fenstergrößeanpassen

Die Größe eines Fensters können Sie anpassen, indem Sie mit demMauszeiger auf dessen Rand zeigen. Der Mauszeiger verwandelt sichdaraufhin in einen Doppelpfeil, mit dem Sie das Fenster bei gedrück-ter linker Maustaste in der jeweils angezeigten Richtung größer undkleiner ziehen können. Wenn Sie das Fenster an den Ecken »anfas-sen«, werden Höhe und Breite des Fensters gleichzeitig geändert.

Fenstereigenschaften

Wenn Sie ein Fenster schließen und neu aufrufen, hat es nach dem Öffnenjeweils die gleiche Position und Größe wie zuvor. Das bedeutet, SAP Busi-ness One speichert die Position und Größe für jeden Benutzer ab. Aufdiese Weise können Sie die Fenster dauerhaft so justieren, wie Sie ambesten damit arbeiten können.

Über Menü»Module«navigieren

Die gleiche Struktur der Navigation findet sich stufenartig im MenüModule wieder (siehe Abbildung 3.7).

Abbildung 3.7 Über Menü »Module« navigieren


Navigation 3.2

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Die Fenster werden hier ebenfalls durch einen einfachen Mausklickgeöffnet. Unterordner, wie Berichte Personalwesen, öffnen sichautomatisch, wenn Sie mit dem Mauszeiger kurz auf ihnen verhar-ren. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Hauptmenü mit denPfeiltasten auf der Tastatur zu navigieren.

Drilldown –orangefarbener Pfeil

Eine pfiffige Besonderheit in SAP Business One stellen die vielfachvorhandenen orangefarbenen Pfeile (Drilldown) dar, die sich inbeinahe jedem Fenster befinden. Diese Pfeile stehen für eine soge-nannte Drilldown-Funktion. Das heißt, überall dort, wo sich dieserButton befindet, können Sie in ein thematisch verknüpftes Fensterweiterverzweigen.

Beispiel für Abkürzungen

Jeder orangefarbene Pfeil vor einem Feld stellt also eine Abkür-zung zu einem thematisch eng verwandten Fenster dar. Sie ersparensich so das zeitaufwendige Navigieren über das Hauptmenü zu die-sen Fenstern. Das folgende Beispiel soll Ihnen zeigen, wie einfachund effizient diese Funktion ist (siehe Abbildung 3.8).

Abbildung 3.8 Drilldown – blitzschnelle Abkürzungen



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Für dieses Beispiel wurden Abkürzungen für die folgende Reihe vonFenstern gewählt (in Klammern sehen Sie den »konventionellen«Pfad über das Hauptmenü):

1. Öffnen Sie das Fenster Geschäftspartner-Stammdaten (ModulGeschäftspartner).

2. Klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil vor dem Feld Kon-

tensaldo. Sie gelangen in das Fenster Kundenauftragssaldo desausgewählten Kunden (nur über Drilldown verfügbar!).

3. Klicken Sie auf einen orangefarbenen Pfeil neben einem belie-bigen Kundenauftrag (Modul Verkauf). Sie gelangen zu dem ent-sprechenden Fenster Kundenauftrag.

4. Klicken Sie auf den orangefarbenen Pfeil neben einer beliebi-gen Artikelnummer in den Artikelzeilen des Kundenauftrags. Siegelangen in das Fenster Artikelstammdaten dieses Artikels (Mo-dul Lagerverwaltung).

Sie können sehr schnell – innerhalb weniger Sekunden – durch dieseReihe navigieren; der Aufruf dieser Fenster über das Hauptmenühätte wesentlich mehr Zeit beansprucht.

Mit verschiedenenFenstern arbeiten

Die Verzweigungsmöglichkeiten innerhalb von SAP Business Onemithilfe der Drilldown-Funktion (orangefarbener Pfeil ) sind sehrweitläufig, und diese Technik ist nicht nur leicht erlernbar, sondernauch effizient im täglichen Gebrauch. Am Ende dieser Reihe habenSie viele Fenster gleichzeitig geöffnet. Im Menü Fenster (siehe Ab-bildung 3.7) können Sie diese Fenster jedoch mithilfe des EintragsÜberlappen so anordnen, dass sie geordnet hintereinander aufge-reiht erscheinen.

Mit dem Eintrag Alle schließen werden alle geöffneten Fenster bisauf das Hauptmenü geschlossen. Sollten Sie diesen Befehl vor demAktualisieren eines geänderten Datensatzes wählen, fragt SAP Busi-ness One Sie sicherheitshalber, ob Sie die vorgenommenen Ände-rungen speichern möchten.


Navigation 3.2

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Weitere Beispiele für Abkürzungen über einen orangefarbenen Pfeil zeigt Ihnen Tabelle 3.1.

Im Fenster navigieren

Das Navigieren im Fenster funktioniert ähnlich wie in den meistenMicrosoft-Windows-Programmen. Mit der (ê)-Taste springen Siezum nächsten Feld, der Cursor blinkt auf, und der Hintergrund desFeldes erscheint gelb eingefärbt. Das Springen in entgegengesetzterRichtung erfolgt über die Tastenkombination (ª)+(ê). Die Sprung-reihenfolge erfolgt logisch intuitiv und umfasst alle Felder einesFensters.

Enthält das Fenster Registerkarten (ist es also in weitere »Unterfens-ter« unterteilt), finden Sie im Namen der Registerkarte einen unter-strichenen Buchstaben. Die Registerkarte kann mit einer Tastenkom-bination, bestehend aus (Alt) und dem jeweils unterstrichenenBuchstaben, angesteuert werden.

Nehmen Sie als Beispiel das Fenster Artikelstammdaten (MenüpfadLagerverwaltung � Artikelstammdaten): Wechseln Sie im FensterArtikelstammdaten zur Registerkarte Einkaufsdaten über die Tas-tenkombination (Alt)+(K). Der Cursor wird im ersten Feld dieser Re-gisterkarte platziert (siehe Abbildung 3.9).

Orangefarbener Pfeil im Fenster/beim Feld

Verknüpftes Fenster

Artikelstammdaten/Hauptlieferant Geschäftspartner

Artikelstammdaten/Bestandsdaten (Lagercode)

Lager

Geschäftspartner-Stammdaten/Opportunities

Opportunities

Geschäftspartner-Stammdaten/Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen

Geschäftspartner-Stammdaten/Abstimmkonten

Sachkonten

Kundenauftrag/Geschäftspartner Geschäftspartner-Stammdaten

Kundenauftrag/Artikelnummer Artikelstammdaten

Tabelle 3.1 Beispiele für blitzschnelle Abkürzungen



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Abbildung 3.9 Registerkarte »Einkaufsdaten« mit Tastenkombination »Alt+K« ansteuern

Bildschirm sperren Möchten Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen, haben Sie die Möglichkeit,den Bildschirm zu sperren und SAP Business One vor unbefugtemZugriff zu schützen. Wählen Sie dazu das Menü Datei mit dem Ein-trag Bildschirm sperren, oder klicken Sie auf den Button (Bild-

schirm sperren) in der Symbolleiste. Der Bildschirm wird gesperrt,und Ihnen wird ein entsprechendes Fenster zur Information ange-zeigt (siehe Abbildung 3.10).

Abbildung 3.10 Gesperrter Bildschirm in SAP Business One

Geben Sie Benutzercode und Passwort ein, um den Bildschirm wie-der zu entsperren.


Navigation mit dem Cockpit 3.3

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3.3 Navigation mit dem Cockpit

Seit Release 8.8 von SAP Business One steht dem Benutzer das soge-nannte Cockpit zur Verfügung. Durch die Aktivierung des Cockpitskönnen Sie eine völlig neue Benutzeroberfläche nutzen, die Sie – in-nerhalb bestimmter Vorgaben – nach Ihren eigenen Wünschen ge-stalten können.

Cockpit aktivierenUm das Cockpit zu aktivieren, öffnen Sie das Fenster Allgemeine

Einstellungen (unter Administration � Systeminitialisierung) undmarkieren auf der Registerkarte Cockpit die Option Cockpit. Damitist die Voraussetzung geschaffen, dass jeder einzelne Benutzer seinCockpit auch tatsächlich aktivieren kann. Der Benutzer aktiviert seinCockpit im Menü Extras, Eintrag Cockpit, indem er die CheckboxMein Cockpit aktivieren markiert. Daraufhin erhalten Sie eine Hin-weismeldung (siehe Abbildung 3.11).

Abbildung 3.11 Hinweismeldung nach Aktivieren des Cockpits

Um die Aktivierung des Cockpits abzuschließen, müssen Sie dem-nach SAP Business One schließen und erneut öffnen. Auf der linkenSeite der Benutzeroberfläche steht Ihnen nun ein erweitertes Haupt-menü zur Verfügung (siehe Abbildung 3.12).

In diesem Hauptmenü stehen Ihnen drei Buttons zur Verfügung, dieum 90 Grad nach links gedreht sind:

� Button »Mein Cockpit«Klicken Sie auf diesen Button, und es werden alle vorhandenenCockpits sowie die sogenannte Widget-Galerie angezeigt.

� Button »Module«Klicken Sie auf diesen Button, und das ursprüngliche Hauptmenümit allen Modulen wird angezeigt.



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� Button »Drag&Relate«Klicken Sie auf diesen Button, und Ihnen stehen die Funktionen zuDrag & Relate zur Verfügung. Wie Sie mit Drag & Relate arbeiten,wird in Abschnitt 16.3, »Drag & Relate«, ausführlich beschrieben.

Abbildung 3.12 Hauptmenü nach Aktivieren des Cockpits

Cockpit anpassen Klicken Sie auf den Button Mein Cockpit, um alle vorhandenenCockpits und die Widget-Galerie anzuzeigen.

3.3.1 Widgets verwalten

Widget anordnen Um ein Widget auf der Benutzeroberfläche anzuordnen, klicken Siemit der linken Maustaste auf das gewünschte Widget in der Widget-Galerie, ziehen dieses an die gewünschte Stelle der Benutzerober-fläche und lassen es dort »fallen« (siehe Abbildung 3.13).

Abbildung 3.13 Widget auf der Benutzeroberfläche des Cockpits anordnen



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Nachdem Sie das Widget fallen gelassen haben, können Sie es wiede-rum mit der linken Maustaste am oberen Rand anfassen und es aneine andere Stelle ziehen. Außerdem können Sie die Größe des Wid-gets – genau wie die eines Fensters in SAP Business One – anpassen.Bewegen Sie dazu den Cursor an den Rand des Widgets, bis sich derCursor in einen Doppelpfeil verwandelt, und ändern Sie die Größesowohl vertikal als auch horizontal.

Widget-GalerieDa jedes Widget andere Eigenschaften aufweist, sollen an dieserStelle alle Widgets kurz beschrieben werden. In der Widget-Galerieim linken Bereich stehen Ihnen fünf Arten von Widgets zur Verfü-gung:

� Häufig genutzte Funktionen

� Offene Belege

� Nachrichten und Alarme

� Browser

� Dashboards

Im weiteren Verlauf sollen diese fünf Widget-Arten kurz dargestelltwerden.

Mehrfache Verwendung von Widgets

Die Widgets Häufig genutzte Funktionen, Offene Belege sowie Nach-

richten und Alarme können für jedes Cockpit nur einmal auf die Benut-zeroberfläche gezogen werden.

Widget »Häufig genutzte Funk-tionen«

Mit dem Widget Häufig genutzte Funktionen haben Sie die Mög-lichkeit, sich auf der Benutzeroberfläche Ihr persönliches Menü vonFunktionen aus SAP Business One zusammenstellen. Dazu ziehen Siedas Widget Häufig genutzte Funktionen an die gewünschte Stelleder Benutzeroberfläche und ändern die Größe wie gewünscht. An-schließend wechseln Sie mit dem Button Module am linken Randzur Darstellung des Hauptmenüs. Suchen Sie im Hauptmenü nachder Funktion bzw. nach dem Fenster, das Sie im Widget Häufig ge-

nutzte Funktionen anzeigen möchten. Nun ziehen Sie mit der lin-ken Maustaste die Funktion in das Widget. Abbildung 3.14 zeigt, wiedie Funktion Opportunity im Modul Opportunities in das Widgetgezogen wird.



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Abbildung 3.14 Funktion »Opportunity« in das Widget »Häufig genutzte Funktio-nen« ziehen

Lassen Sie die Funktion im Widget fallen, und der Eintrag Opportu-

nity wird angezeigt. Klicken Sie nun einmal auf den Eintrag Oppor-

tunity, und das Fenster Opportunity wird geöffnet. Verfahren Sie somit allen Funktionen, die Sie häufig nutzen, um sich ein persönlichesMenü auf der Benutzeroberfläche zusammenzustellen.

Widget»Offene Belege«

Das Widget Offene Belege zeigt alle Belege einer Belegstufe, dienoch nicht in die nächste Belegstufe weiterverarbeitet wurden. ZumBeispiel zeigen die offenen Kundenaufträge alle Kundenaufträge, fürdie noch keine Lieferung oder Ausgangsrechnung erstellt wurde. DieBelegkette und der Belegstatus werden in Abschnitt 5.4, »Belegketteim Einkauf«, ausführlich behandelt.

Ziehen Sie also das Widget Offene Belege auf die Benutzerober-fläche, und ändern Sie Position und Größe nach Ihren Wünschen.Anschließend klicken Sie auf das Schraubenschlüsselsymbol inder rechten oberen Ecke des Widgets und wählen den Eintrag Ein-

stellungen aus dem Kontextmenü. Das Fenster Offene Belege –

Widget-Einstellungen wird geöffnet (siehe Abbildung 3.15).

Aktivieren Sie nun in der Spalte Anzeigen alle Belegstufen, die Sie imWidget sehen möchten, und bestätigen Sie mit dem Button OK. An-schließend werden alle markierten Einträge im Widget angezeigt.Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, und das Fenster Offene

Belege der angeklickten Belegstufe wird geöffnet.



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Abbildung 3.15 Einstellungen für das Widget »Offene Belege«

Widget »Nachrich-ten und Alarme«

Das Widget Nachrichten und Alarme ist eine kleinere Darstellungdes Fensters Übersicht Nachrichten/Alarme, das Sie mit dem But-ton über die Symbolleiste aufrufen können.

Das Widget zeigt alle aktuellen Nachrichten und Alarme an, die anIhren Benutzer adressiert sind. Dies können Nachrichten, Alarme,Anfragen zur Genehmigung, Erinnerung zu Inventur, Erinnerungenzu Aktivitäten etc. sein. Ziehen Sie also das Widget Nachrichten

und Alarme auf die Benutzeroberfläche, und ändern Sie Positionund Größe nach Ihren Wünschen. Klicken Sie doppelt auf eine ange-zeigte Nachricht, und das Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme

wird geöffnet.

Widget »Browser«Mit dem Widget Browser haben Sie die Möglichkeit, Inhalte vonWebseiten innerhalb des Widgets anzuzeigen. Ziehen Sie also dasWidget Browser auf die Benutzeroberfläche, und ändern Sie Posi-tion und Größe nach Ihren Wünschen. Anschließend klicken Sie aufdas Schraubenschlüsselsymbol in der rechten oberen Ecke desWidgets und wählen den Eintrag Einstellungen aus dem Kontext-menü. Das Fenster Browser – Widget – Einstellungen wird geöff-net. Geben Sie nun im Feld URL die anzuzeigende Internetadresseein. Im Feld Titel können Sie eine Bezeichnung für das Browser-



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Widget eingeben. Darüber hinaus markieren Sie die Checkbox Titel

der Webseite anzeigen, wenn in der Kopfzeile des Widgets der Titelder Webseite erscheinen soll. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mitdem Button OK, und die gewünschte Webseite wird angezeigt.

Widget»Dashboard«

Das Widget Dashboard basiert auf der Technologie des IntegrationFrameworks. Nähere Informationen zu Dashboards erhalten Sie imkostenlosen Zusatzkapitel »Innovationen in SAP Business One«, dasSie von der Website http://www.sap-press.de/4078 herunterladenkönnen.

Bei allen Widgets steht das Schraubenschlüsselsymbol in derrechten oberen Ecke zur Verfügung. Neben dem bereits behandeltenEintrag Einstellungen haben Sie noch weitere Optionen zur Verfü-gung. Klicken Sie auf den Eintrag Schließen, um das Widget wiedervon der Benutzeroberfläche zu entfernen. Klicken Sie auf den EintragAktualisieren, um das Widget zu aktualisieren. Dies ist besondersbeim Widget Offene Belege von Bedeutung, wenn in der Zwischen-zeit wieder neue offene Belege von einem anderen Benutzer angelegtwurden. Klicken Sie auf den Eintrag Minimieren, um nur die Kopf-zeile des Widgets anzuzeigen. Klicken Sie auf den Eintrag Info, umweitere Informationen zu dem Widget zu erhalten.

Widgets automa-tisch anordnen

Im Menü Fenster haben Sie noch zwei nützliche Funktionen zurVerfügung. Klicken Sie auf den Eintrag Alle Widgets ein-/ausblen-

den. Wenn die Widgets angezeigt werden, werden sie daraufhin aus-geblendet. Klicken Sie wiederum auf den Eintrag, um alle Widgetswieder einzublenden. Klicken Sie auf den Eintrag Alle Widgets

automatisch anordnen, und alle angezeigten Widgets werdenabhängig von Anzahl und Größe automatisch entsprechend IhrerBildschirmauflösung angeordnet. Sollten Sie sehr viele Widgets ver-wenden, werden diese immer weiter nach unten angeordnet. Mitder Bildlaufleiste am rechten Rand können Sie nach unten scrollen.

3.3.2 Cockpits verwalten

Nachdem Sie im vorangegangenen Abschnitt erfahren haben, wie SieWidgets in Ihrem Cockpit verwenden, soll nun die Verwendungmehrerer Cockpits dargestellt werden.



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Sobald Sie Ihr Cockpit aktivieren, stehen Ihnen standardmäßig diefolgenden fünf Cockpits zur Verfügung (siehe Abbildung 3.16):

� Startseite (Aktuell)

� Verkauf

� Service

� Finanzwesen

� Einkauf

Abbildung 3.16 Übersicht aller Cockpits

Diese sind in SAP Business One voreingestellt und können auchnicht verändert und nicht gelöscht werden. Je nach Rolle des Benut-zers und Thema kann das entsprechende Cockpit angepasst werden.Das Cockpit Startseite ist jenes, das nach dem Start von SAP Busi-ness One zuerst sichtbar ist. Um eines der anderen Cockpits aufzuru-fen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den entsprechendenEintrag, und die Benutzeroberfläche des angewählten Cockpits wirdangezeigt.

Neues Cockpit anlegen

Um weitere Cockpits anzulegen, klicken Sie auf den Eintrag Cockpit-

Verwaltung im Menü Extras, Unterordner Cockpit. Das FensterCockpit-Verwaltung – Definitionen öffnet sich daraufhin (sieheAbbildung 3.17).

Geben Sie in dem Fenster einen Namen und eine Beschreibung inden entsprechenden Feldern an, und bestätigen Sie mit dem Button



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Aktualisieren und anschließend mit dem Button OK. Das Cockpitwird daraufhin in der Übersicht der Cockpits angezeigt.

Abbildung 3.17 Ein neues Cockpit »Controlling« anlegen

In dem neu angelegten Cockpit stehen Ihnen die gleichen Funktio-nen zur Anordnung von Widgets zur Verfügung wie in den bereitsstandardmäßig vorhandenen Cockpits. Wenn Sie ein von Ihnen an-gelegtes Cockpit wieder löschen möchten, markieren Sie den ange-legten Eintrag im Fenster Cockpit-Verwaltung – Definitionen,

klicken auf die rechte Maustaste und wählen den Eintrag Entfernen

aus dem Kontextmenü. Bestätigen Sie mit dem Button Aktualisieren

und anschließend mit dem Button OK.

Wenn Sie den Eindruck haben, dass Ihre Cockpits zu umfangreichund unübersichtlich geworden sind, klicken Sie auf den Eintrag Ur-

sprüngliche Cockpit-Vorlage anwenden im Menü Extras, Unter-ordner Cockpit. Nach einer Sicherheitsabfrage von SAP BusinessOne wird das Cockpit wieder auf den Ursprungszustand gesetzt, undall Ihre Änderungen gehen verloren.

Mit den Cockpits können Sie die Benutzeroberfläche von SAP Busi-ness One auf vielfältige Weise an Ihre Bedürfnisse anpassen, umnoch effizienter mit dem System arbeiten zu können.

3.4 Weitere Bedienelemente

In diesem Abschnitt werden wichtige Bedienelemente beschrieben,wie sie typischerweise in SAP Business One vorkommen.

Auswahllisten SAP Business One unterscheidet z. B. verschiedene Arten von Aus-wahllisten, die sich durch die komplette Programmfunktionalitätziehen, zudem werden die Kalender- und die Rechnerfunktion er-läutert.


Weitere Bedienelemente 3.4

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Dropdown-Liste ( )

Eine Auswahlliste ist mit diesem Symbol gekennzeichnet: . Siefinden sie z. B. im Modul Lagerverwaltung im Fenster Artikel-

stammdaten. Abbildung 3.18 zeigt die Dropdown-Liste im Feld Ver-

sandart auf der Registerkarte Allg.

Abbildung 3.18 Dropdown-Liste »Versandart« im Fenster »Artikelstammdaten«

Versandart aus Liste definieren

Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus, um ihn den Artikel-stammdaten zuzuordnen. Um eine neue Versandart anzulegen, kön-nen Sie in der Dropdown-Liste den Eintrag Neu definieren wählen.Das Stammdatenfenster zum Anlegen neuer Einträge wird geöffnet.

In unserem Beispiel wird das Fenster Versandarten – Definition

aufgerufen, das Sie auf dem herkömmlichen Weg über den Pfad Ad-

ministration � Definitionen � Lagerverwaltung � Versandarten

erreichen. Um eine neue Versandart anzulegen, geben Sie den Na-men der Versandart und, falls gewünscht, die Website dazu ein(siehe Abbildung 3.19). Speichern Sie die neue Versandart dann mitdem Button Aktualisieren. Um diese auch sofort zuzuweisen, kli-cken Sie anschließend auf den Button OK. Das Fenster wird geschlos-



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sen und die eben angelegte neue Versandart dem Artikel zugeordnet.Speichern Sie die Änderung im Fenster Artikelstammdaten eben-falls mit dem Button Aktualisieren.

Abbildung 3.19 Versandarten direkt aus den Artikelstammdaten heraus neu definieren

Auswahlliste ( )

Eine Auswahlliste ist mit dem Symbol gekennzeichnet. Sie findensie z. B. im Modul Geschäftspartner im Fenster Geschäftspartner-

Stammdaten (siehe Abbildung 3.20).

Abbildung 3.20 Auswahlliste in den Geschäftspartner-Stammdaten



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Vertriebsmitarbei-ter zuordnen

Im Feld Vertriebsmitarbeiter können Sie Ihrem Kunden einen eige-nen Vertriebsmitarbeiter zuordnen, der diesen Kunden betreut. Die-ses Feld bietet neben der bereits vorgestellten Dropdown-Liste ( )auch die Auswahlliste ( ) an. Klicken Sie mit der linken Maustasteauf diese Auswahlliste, um sie als eigenes Fenster zu öffnen (sieheAbbildung 3.21).

Abbildung 3.21 Auswahlliste der Vertriebsmitarbeiter

Markieren Sie den gewünschten Vertriebsmitarbeiter, und klickenSie auf den Button Auswählen, um den Vertriebsmitarbeiter demGeschäftspartner zuzuordnen. Im Gegensatz zur Dropdown-Listehaben Sie bei der Auswahlliste weitere Sortier- und Suchmöglich-keiten, die in Abschnitt 3.5.2, »Nach vorhandenen Datensätzensuchen«, beim Suchen von Datensätzen beschrieben werden.

Listenauswahl ( )

Eine Listenauswahl ist an wichtigen Stellen in Belegen platziert. AlsBeispiel dient das Fenster Bestellung – Aufgeteilt im Modul Ein-

kauf. Den oberen Teil der Bestellung sehen Sie in Abbildung 3.22.

Abbildung 3.22 Listenauswahl im Fenster »Bestellung – Aufgeteilt«



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Sobald Sie dieses Fenster öffnen, ist der Cursor im ersten Feld Liefe-

rant platziert, in dem Sie den gewünschten Lieferanten für diese Be-stellung auswählen können. Dazu klicken Sie entweder mit derlinken Maustaste auf das Symbol oder drücken die (ê)-Taste, umdie Listenauswahl für die Lieferanten zu öffnen, wie Sie in Abbil-dung 3.23 sehen.

Abbildung 3.23 Listenauswahl »Lieferanten« im Fenster »Bestellung«

Markieren Sie den gewünschten Lieferanten, und klicken Sie auf denButton Auswählen, um den Lieferanten der Bestellung zuzuordnen.Das Symbol wird in den dafür vorgesehenen Feldern nur ange-zeigt, wenn der Cursor im jeweiligen Feld platziert ist (siehe z. B. Ab-bildung 3.22).

Felder mit Listen-auswahl markieren

Als Erkennungshilfe für diese Felder haben Sie die Möglichkeit, alleFelder mit Listenauswahl besonders zu kennzeichnen bzw. hervorzu-heben. Dazu markieren Sie im Menü Ansicht � Auswahlfunktion

den Eintrag Listenauswahl. Alle Felder, die über eine Listenauswahlverfügen, sind nun am rechten Rand speziell gekennzeichnet (sieheMarkierung in Abbildung 3.24).

Abbildung 3.24 Listenauswahl im Fenster »Bestellung – Aufgeteilt«



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Kalenderfunktion ( )

Die Kalenderfunktion ermöglicht dem Benutzer eine komfortable Da-tumseingabe. In jedem Datumsfeld steht Ihnen nun ein Kalender-symbol ( ) auf der rechten Seite des Feldes zur Verfügung (sieheAbbildung 3.25).

Abbildung 3.25 Kalenderfunktion zur Datumsauswahl

Wenn Sie das Kalendersymbol anklicken, öffnet sich direkt unter-halb des Symbols ein Kalender. In diesem können Sie sehr einfachmit Pfeiltasten oder einer Auswahlliste das entsprechende Jahr bzw.den entsprechenden Monat auswählen; die Auswahl des Tages er-folgt einfach per Mausklick.

Rechnerfunktion ( )

Die Rechnerfunktion ermöglicht es dem Benutzer, in Betragsfeldernrasche Berechnungen durchzuführen und das Ergebnis in das jewei-lige Feld zu übernehmen. Jedes Betragsfeld in SAP Business One istmit dem Rechnersymbol ( ) versehen. Klicken Sie auf dieses Sym-bol, und es öffnet sich ein Zusatzfenster in Form eines kleinen Ta-schenrechners direkt unterhalb des gewählten Betragsfeldes (sieheAbbildung 3.26).

Der Rechner ist wie jeder herkömmliche Taschenrechner zu bedie-nen. Die Eingabe kann sowohl per Mausklick auf die einzelnen Tas-ten des Rechners als auch über die Tastatur Ihres PCs erfolgen.Klicken Sie auf dem abgebildeten Rechner auf den =-Button, oderdrücken Sie die (¢)-Taste Ihrer Tastatur, um ein Ergebnis zu erhal-ten. Klicken Sie rechts unten auf dem Rechner auf den Button Kopie-



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ren in Feld, bzw. verwenden Sie die Tastenkombination (Alt)+(K),um das Ergebnis in das Betragsfeld zu kopieren.

Abbildung 3.26 Rechnerfunktion in einem Betragsfeld

3.5 Mit Datensätzen arbeiten

Arbeiten mit SAP Business One bedeutet Arbeiten mit Datensätzen.Unabhängig davon, in welchem Bereich von SAP Business One Siesich befinden, werden Sie stets auf Datensätze treffen. Das effizienteUmgehen mit diesen Datensätzen – das Hinzufügen, Suchen, Dupli-zieren, Entfernen und Aktualisieren – ist das Thema der folgendenAbschnitte.

»Hinzufügen«- vs.»Suchen«-Modus

In SAP Business One kann jedes Fenster in zwei verschiedenen Modiverwendet werden. Einerseits können im Hinzufügen-Modus neueDatensätze angelegt werden (siehe Abschnitt 3.5.1, »Datensätze hin-zufügen«). Andererseits kann im Suchen-Modus nach bereits vor-


Mit Datensätzen arbeiten 3.5

57

handenen Datensätzen gesucht werden (siehe Abschnitt 3.5.2, »Nachvorhandenen Datensätzen suchen«).

3.5.1 Datensätze hinzufügen

Der Button links unten im Fenster zeigt den gerade aktuellen Modusdes Fensters an – Hinzufügen oder Suchen. In Tabelle 3.2 sehen Sie,wie Sie zwischen den Modi wechseln können.

Ein Fenster wird entweder im Hinzufügen- oder im Suchen-Mo-dus geöffnet. Dies hängt davon ab, ob innerhalb dieses Fensterseher neue Daten angelegt werden oder ob nach vorhandenen Datengesucht wird. Bei Stammdaten wie Artikelstammdaten, Geschäfts-partner-Stammdaten etc. wird das Fenster im Suchen-Modus geöff-net. Bei Bewegungsdaten wie Kundenauftrag, Serviceabruf, Journal-buchung etc. wird es im Hinzufügen-Modus geöffnet.

Datenverlust beim Umschalten

Bevor Sie Daten eingeben, beachten Sie, in welchem Modus sich dasFenster gerade befindet. Beim Umschalten zwischen dem Hinzufügen-und dem Suchen-Modus gehen alle gerade eingegebenen Daten verloren.

Fenster im falschen Modus öffnen

Das Fenster für die Artikelstammdaten wird im Suchen-Modus geöffnet.Wenn Sie nun irrtümlich einen Artikel anlegen und alle relevanten Dateneingeben, aber erst am Schluss erkennen, dass Sie sich im falschen Modusbefinden, müssen Sie die Daten nach dem Umschalten in den Hinzufü-

gen-Modus nochmals eingeben.

Datensatz anlegenWie ein neuer Datensatz angelegt wird, soll anhand der Artikel-stammdaten demonstriert werden. Öffnen Sie das Fenster Artikel-

»Hinzufügen«-Modus »Suchen«-Modus

Symbol in Symbolleiste Symbol in Symbolleiste

Menü Daten � Hinzufügen Menü Daten � Suchen

(Strg)+(A) (Strg)+(F)

Tabelle 3.2 Zwischen »Hinzufügen«- und »Suchen«-Modus wechseln



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stammdaten im Modul Lagerverwaltung. Wechseln Sie in denHinzufügen-Modus. Geben Sie nun beliebige Artikeldaten ein (sieheAbbildung 3.27).

Abbildung 3.27 Neuen Datensatz anlegen – Artikelstammdaten

Für diese Übung müssen Sie nur sehr wenige Daten eingeben (Arti-kelnummer, Beschreibung, Artikelgruppe); die genaue Handhabungder Artikelstammdaten wird in Abschnitt 4.6, »Artikel«, behandelt.Bestätigen Sie diese mit dem Button Hinzufügen, nachdem Sie alleDaten eingegeben haben. SAP Business One quittiert den gespeicher-ten Datensatz mit der Systemmeldung C00012 erfolgreich erstellt

(siehe Markierung in Abbildung 3.28) und kehrt wieder in den Hin-

zufügen-Modus zurück, wodurch Sie sofort einen neuen Datensatzeingeben können.

Um den gerade gespeicherten Datensatz wiederzufinden, müssen Sienach ihm suchen.



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Abbildung 3.28 »Hinzufügen«-Vorgang bestätigen

3.5.2 Nach vorhandenen Datensätzen suchen

SAP Business One stellt verschiedene Instrumente zur Verfügung,um vorhandene Datensätze aufzufinden:

� Suchen-Modus

� Datensatzschaltflächen(erster, vorheriger, nächster, letzter Datensatz)

� Suchfeld (rechts oben)

� Tabelle filtern

� Drag & Relate

»Suchen«-Modus

Der Suchen-Modus ist neben dem Hinzufügen-Modus der zweiteModus, der in einem Fenster angewendet werden kann. VersuchenSie nun einmal, den eben angelegten Datensatz zu finden.

Dazu wechseln Sie, wie in Abbildung 3.29 zu sehen ist, mit dem But-ton (für Suchen) oder der Tastenkombination (Strg)+(F) in den



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Suchen-Modus, geben den Anfang der Artikelbezeichnung ein undklicken links unten auf den Button Suchen.

Abbildung 3.29 Artikelstammsatz suchen

Angezeigt wird der eben angelegte Artikelstammsatz »USB-Memory-Stick 16 GB«. Falls mehrere Artikelstammsätze mit der gleichen An-fangsbezeichnung existieren, wird jeweils nur der erste in der nachArtikelnummern geordneten Liste angezeigt. Grundsätzlich könnennicht in allen zur Verfügung stehenden Feldern Suchbegriffe einge-geben werden. Jene Felder, in die im Suchen-Modus keine Suchbe-griffe eingegeben werden können, sind ausgegraut oder werdennicht angezeigt.

Feld »Artikelart«

Als Beispiel dient das Feld Artikelart in den Artikelstammdaten. DiesesFeld kann im Hinzufügen-Modus per Dropdown-Auswahl gefüllt werden;im Suchen-Modus steht es jedoch nicht für eine Suche zur Verfügung undist ausgegraut (siehe auch Abbildung 3.29).



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Joker-SucheUm die Suche effizienter zu gestalten, ist der Einsatz eines Jokers(z. B. der Stern »*«) sehr hilfreich. Möchten Sie z. B. in einer weite-ren Suche alle Artikelstammsätze finden, die den Begriff »print« anirgendeiner Stelle des Suchbegriffs enthalten, setzen Sie einenStern »*« vor den Suchbegriff in das Feld Beschreibung (siehe Ab-bildung 3.30).

Abbildung 3.30 Suche per Joker »*«

Als Ergebnis erhalten Sie in unserem Beispiel im Fenster Liste: Arti-

kel alle gesuchten Artikelstammsätze. Der Stern steht für eine belie-bige Zeichenfolge vor und/oder hinter dem eigentlichen Suchbegriff.

Der Stern »*« hinter dem Suchbegriff wird von SAP Business One au-tomatisch bei der Suche berücksichtigt. Sollte der gewünschte Such-



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begriff am Beginn des Ergebnisses stehen, benötigen Sie also keineweitere Eingabe des Sterns »*«. Zum Beispiel liefert Ihnen der Such-begriff »C« im Feld Artikelnummer alle Artikelstammsätze mit Arti-kelnummern, die mit »C« beginnen; ein »C« in der Mitte der Artikel-nummer wird hingegen nicht gefunden.

Alle Ergebnisseanzeigen

Verwenden Sie keinen Suchbegriff, erhalten Sie jeweils eine Liste al-ler Ergebnisse des entsprechenden Fensters – das heißt: Ein Stern beider Suche nach Artikelstammdaten liefert Ihnen eine komplette Arti-kelliste (siehe Abbildung 3.31).

Abbildung 3.31 Feld »Suchen« in kompletter Artikelliste



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Das Ergebnisfenster – im Beispiel das Fenster Liste: Artikel – bietetnoch weitere sehr wertvolle Funktionen im Umgang mit einergroßen Anzahl von Ergebnissen. Sobald das Ergebnisfenster er-scheint, ist der Cursor im Feld Suchen des Ergebnisfensters positio-niert. Gleichzeitig werden die Ergebnisse entsprechend der Spalteganz links in aufsteigender alphanumerischer Reihenfolge angeord-net. Dies wird auch durch ein kleines schwarzes Dreieck in der Spal-tenüberschrift Artikelnr. symbolisiert (siehe Abbildung 3.31). Sollin absteigender Reihenfolge sortiert werden, klicken Sie doppelt aufdie Spaltenüberschrift. Dies führt dazu, dass die Sortierung umge-dreht wird und das schwarze Dreieck nach unten zeigt. Auf die glei-che Weise verfahren Sie, wenn Sie nach einer anderen Spaltesortieren möchten.

In das Feld Suchen können Sie nun einen Suchbegriff eingeben,nach dem in der sortierten Spalte gesucht wird. Das Suchen erfolgt inEchtzeit, das heißt, sobald Sie ein Zeichen eingeben, erhalten Sie so-fort den entsprechenden Eintrag, der mit diesem Zeichen beginnt(siehe Abbildung 3.31).

Klicken Sie dann auf den Button Auswählen, oder drücken Sie dieTaste (¢), um den gewünschten Artikel auszuwählen.

Spaltenbreite anpassen

Sie können in jedem Fenster mit Tabellenanordnung auch die Breiteder einzelnen Spalten anpassen. Bewegen Sie den Mauszeiger prä-zise auf den Zwischenraum zwischen den Spaltenüberschriften (z. B.zwischen Artikelnr. und Artikelbeschreibung), sodass der Maus-zeiger seine Form in einen Doppelpfeil ändert. Klicken Sie nun mitder linken Maustaste, und ziehen Sie den Mauszeiger in die ge-wünschte Richtung. Nach rechts vergrößern Sie die Spalte, nachlinks verkleinern Sie sie. Per Doppelklick stellen Sie die optimaleSpaltenbreite ein.

Alle Spalten im Fenster optimal anpassen

Eine sehr nützliche Funktion befindet sich im Menü Ansicht unter demMenüpunkt Spaltenbreite anpassen. In diesem Fall passt SAP BusinessOne die Breite aller Spalten in einem geöffneten Fenster optimal an dieaktuelle Größe des Fensters an. Somit müssen Sie nicht die Spaltenbreitejeder einzelnen Spalte verändern.

Mit dem Menüeintrag Spaltenbreite wiederherstellen erhalten Sie wie-der die Standardeinstellung für dieses Fenster.



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Fenster sichtbarlassen

Sobald ein Eintrag im Fenster Liste: Artikel ausgewählt wird, wirddieses geschlossen, und der Artikel erscheint im Fenster Artikel-

stammdaten. Wenn das Fenster Liste: Artikel geöffnet bleiben soll,markieren Sie die Checkbox Fenster sichtbar lassen. Dies bewirkt,dass das Fenster Liste: Artikel nicht geschlossen wird und Sie einenArtikelstammsatz nach dem anderen auswählen können. Der Artikel-stammsatz wird dann jeweils in einem neu geöffneten Fenster ange-zeigt.

Datensatzschaltflächen

Ein weiteres Instrument zur Navigation sind die sogenannten Daten-satzschaltflächen, jene gelb-grünen Schaltflächen, die sich in der Sym-bolleiste befinden und den Knöpfen an einem CD-Player ähneln.Tabelle 3.3 gibt Ihnen eine Übersicht über die Bedeutung der jewei-ligen Schaltfläche.

Mit diesen Schaltflächen können Sie sehr einfach durch die Datensätze»blättern«.

Aufbau Datensatz In jedem Fenster sind alle Datensätze entsprechend dem Primär-schlüssel aufgeführt, z. B. sind die Artikelstammsätze entsprechendder Artikelnummer alphanumerisch angeordnet, die Einkaufs- undVerkaufsbelege entsprechend der Belegnummer, die Sachkonten imKontenplan entsprechend der Kontonummer etc. In jedem Fall istder Primärschlüssel eindeutig, was bedeutet, dass es z. B. keine zweiArtikel mit der gleichen Artikelnummer geben darf. SAP BusinessOne lässt einen derartigen Fall von vornherein nicht zu und infor-miert Sie mit einer Fehlermeldung.

Schaltfläche Bedeutung

Sie springen zum ersten Datensatz.

Sie springen zum vorherigen Datensatz.

Sie springen zum nächsten Datensatz.

Sie springen zum letzten Datensatz.

Tabelle 3.3 Bedeutung der Datensatzschaltflächen



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Primärschlüssel

Ein Schlüssel ist ein Attribut oder eine Kombination von mehreren Attri-buten, das/die ein Objekt eindeutig identifiziert/en. Ein Primärschlüsselist ein Schlüssel, der tatsächlich primär dazu verwendet wird, Objekte ein-deutig zu identifizieren (siehe Hansen, H. R.; Neumann, G.: ArbeitsbuchWirtschaftsinformatik, IT-Lexikon, Aufgaben und Lösungen. 7., völlig neubearbeitete und stark erweiterte Aufl. Stuttgart: Lucius & Lucius Verlags-gesellschaft (2007)).

Numerische und alphanumerische Daten

Daten werden generell in numerische und alphanumerische Daten unter-teilt. Sie können definiert werden als Informationen in Form von Zeichen-kombinationen, die an ein Speichermedium gebunden sind. NumerischeDaten bestehen aus Vorzeichen und Ziffern mit einem bestimmten Stel-lenwert. Alphanumerische Daten bestehen aus beliebigen Zeichen wieBuchstaben und Sonderzeichen. Für den Computer ist relevant, ob mitden Daten gerechnet werden kann oder nicht. Die Daten werden dahereingeteilt in numerische und alphanumerische Informationen. Bei dernumerischen Information ist jede Art der Verarbeitung möglich. Mit al-phanumerischen Informationen können keine Berechnungen ausgeführtwerden.

Datensatz-schaltflächen

Wenn Sie nun z. B. auf den Button (Nächster Datensatz) klicken,springen Sie zum nächsten Datensatz in dieser Reihenfolge. Das Prin-zip entspricht den Seiten eines Buches: Sie blättern zur ersten, zurvorangegangenen, zur nächsten oder zur letzten Seite. Für das Ver-wenden der Datensatzschaltflächen spielt es keine Rolle, in welchemModus sich das Fenster befindet. Achten Sie darauf, ob geänderteDaten gespeichert werden sollen oder nicht.

Suchfeld

Eine weitere Möglichkeit, Daten und Menüpunkte zu suchen, ist dasSuchfeld im rechten oberen Bereich des Startbildschirms (siehe Ab-bildung 3.32).

Abbildung 3.32 Suchfeld im Startbildschirm



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Wie Abbildung 3.32 zeigt, können Sie mit einem Klick auf das Sym-bol zwischen der Suche nach Daten (Tastenkombination(Strg)+(F2)) und der Suche nach Menüs (Tastenkombination(Strg)+(F3)) umschalten. Die Option Daten durchsuchen beziehtsich auf Stammdaten, z. B. Artikel oder Geschäftspartner, und Be-lege. Die Option Menüs durchsuchen bezieht sich auf alle Menü-punkte bzw. Fenster, die in SAP Business One zur Verfügung stehen.

Datendurchsuchen

Als Beispiel verwenden wir wieder die gleiche Suche nach Artikelnwie in Abbildung 3.30. Es sollen alle Artikel angezeigt werden, dieden Text »print« in der Bezeichnung haben. Dazu wählen Sie bei demButton die Option Daten durchsuchen (Tastenkombination(Alt)+(F2)), geben »print« in das Suchfeld ein und bestätigen dies mitder Taste (¢) bzw. klicken mit der linken Maustaste auf den ButtonSuchen (siehe Abbildung 3.33).

Abbildung 3.33 Daten durchsuchen im Suchfeld

Es erscheint das Fenster Suchergebnisse direkt unterhalb des Such-feldes. Dieses Fenster zeigt wie erwartet im oberen Bereich alle Arti-kel, die den Text »print« in der Bezeichnung haben. Um das Fenster



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Artikelstammdaten für diesen Artikel aufzurufen, klicken Sie aufden orangefarbenen Pfeil neben dem Suchergebnis (siehe Abbil-dung 3.33).

Darüber hinaus zeigt das Suchergebnis alle Geschäftspartner, die denText »print« im Namen haben (siehe Abbildung 3.33, Ergebnis-bereich Geschäftspartner). Das bedeutet, die Suche über das Such-feld ist wesentlich zentraler, mächtiger und detaillierter als derSuchen-Modus in den einzelnen Fenstern.

Suche mit nur einem einzigen Ergebnis

Wenn es bei einer Suche im Suchfeld nur ein einziges Ergebnis gibt (z. B.die genaue Kunden- oder Belegnummer etc.), wird das entsprechendeFenster sofort geöffnet.

Abbildung 3.34 zeigt eine umfassendere Suche mit dem Suchfeld. Sieist das Ergebnis der numerischen Eingabe »40« in das Suchfeld.

Abbildung 3.34 Daten durchsuchen nach »40«



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Die Nummer 40 findet sich als Bezeichnung im ErgebnisbereichArtikel, als Kundennummer, aber auch als Telefonnummer bei Ge-schäftspartnern, als Belegnummer in Lieferungen und Lagerzugän-gen aus der Produktion im Ergebnisbereich Belege und als Beleg-nummer bei einer Eingangszahlung (siehe jeweils Abbildung 3.34).

In Klammern bei den Ergebnisbereichen steht jeweils die Anzahl derSuchergebnisse. Werden aus Platzgründen nicht alle Ergebnisse imErgebnisbereich angezeigt, klicken Sie auf den Link Alle Ergebnisse

für diese Gruppe anzeigen direkt unterhalb des Ergebnisbereichs.Um zum Suchergebnis mit allen Ergebnisbereichen zurückzukehren,klicken Sie auf den Link Zurück zu allen Ergebnissen.

Menüsdurchsuchen

Neben der Suche nach Daten bietet das Suchfeld die Möglichkeiteiner Suche nach Menüs. Dazu klicken Sie auf den Button (Tas-tenkombination (Alt)+(F3)) und wählen die Option Menüs durch-

suchen. Im Gegensatz zur Datensuche erscheinen bereits bei derEingabe im Suchfeld die Suchergebnisse. Als Beispiel sollen alleMenüeinträge angezeigt werden, die den Suchbegriff »steuer« ent-halten (siehe Abbildung 3.35).

Abbildung 3.35 Menüs durchsuchen im Suchfeld

Klicken Sie im Suchergebnis mit der linken Maustaste auf den ge-wünschten Eintrag, um den Menüpunkt zu öffnen. Alternativ kön-nen Sie auch mit den Pfeiltasten Ihrer Tastatur im Suchergebnis na-vigieren und den Menüpunkt mit der (¢)-Taste aufrufen. Zusätz-lich wird als Schnellhilfe, ausgehend vom Hauptmenü, der Pfadangezeigt, unter dem der Menüpunkt zu finden ist (siehe Abbil-dung 3.35).



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Tabelle filtern

Mit der Funktion Tabelle filtern haben Sie ein weiteres Werkzeugzur Hand, mit dem Sie vorhandene Datensätze leichter auffindenkönnen. Diese Funktion lässt sich in allen Fenstern anwenden, dietabellenartig angeordnet sind, z. B. auch im bereits bekannten Ergeb-nisfenster Liste: Artikel.

Zu diesem Zweck rufen Sie die komplette Artikelliste durch die Ein-gabe »*« im Suchen-Modus des Fensters Artikelstammdaten auf.Das Ergebnisfenster ist tabellenartig angeordnet, aus diesem Grundist der Button (Tabelle filtern) in der Symbolleiste aktiv.

Abbildung 3.36 Tabelle filtern

Klicken Sie auf den Button, wird das Fenster Tabelle filtern geöff-net (siehe oben in Abbildung 3.36). Für jede einzelne Spalte lassensich nun Filterkriterien festlegen. Diese Filterkriterien können Sie somiteinander kombinieren, dass das Ergebnis immer weiter einge-



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schränkt wird und die Schnittmenge aus den einzelnen Filterkrite-rien der jeweiligen Zeile entsteht.

Filterkriterienfestlegen

Für jedes Feld können eine Regel, ein Wert und ein Wert (bis) fest-gelegt werden:

� Feld »Regel«Sie haben die Möglichkeit, aus zehn Regeln auszuwählen. Die Re-gel legt fest, auf welche Weise die Ergebnisse weiter eingeschränktwerden. Die genaue Auflistung entnehmen Sie Abbildung 3.36.

� Feld »Wert«Dieser Wert richtet sich nach der ausgewählten Regel. Es handeltsich entweder um den eigentlich einzugebenden Wert oder denStartwert, z. B. bei der Regel Im Bereich. In der Dropdown-Listekönnen Sie aus den vorhandenen Werten auswählen. Um einenselbst gewählten beliebigen Wert in das Feld einzugeben, nehmenSie den ersten leeren Eintrag aus der Dropdown-Liste. Der Cursorwird in dem Feld positioniert, und Sie können einen Wert einge-ben. Bei numerischen Feldern wählen Sie den ersten Eintrag »0«;Sie können ebenfalls einen selbst gewählten numerischen Werteingeben.

� Feld »Wert (bis)«Dieser Wert wird nur bei Regeln benötigt, die einen Ergebnisbe-reich abdecken. Dies betrifft die Regeln Im Bereich und Außer-

halb des Bereichs.

Zur Veranschaulichung soll das Beispiel in Abbildung 3.36 dienen. Indiesem Beispiel sollen alle Artikelstammsätze angezeigt werden,deren Lagerbestand größer als 500 ist. Der Wert wurde nicht aus derWerteliste im Feld Wert ausgewählt – dies wäre in diesem Beispielbei der langen Artikelliste nicht sinnvoll –, sondern manuell eingege-ben. Dazu muss, wie bereits zuvor erläutert, der erste leere Wert beialphanumerischen Feldern bzw. der Wert »0« bei numerischen Fel-dern ausgewählt werden.

Klicken Sie auf den Button Filtern im Fenster Tabelle filtern, umden Filter anzuwenden und die gewünschten Ergebnisse im FensterListe: Artikel anzeigen zu lassen. Eine gefilterte Tabelle erkennenSie an dem Filtersymbol neben der jeweiligen Spaltenüberschrift.Mit dem Button Zurücksetzen werden alle Filterkriterien wiedergelöscht.



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Drag & Relate

Drag & Relate ist ein sehr mächtiges Werkzeug, um Daten aus ver-schiedenen Fenstern miteinander in Beziehung zu setzen oder rascheinfache Übersichten zu bestimmten Daten zu erhalten. Die volleLeistungsfähigkeit zeigt sich, wenn Sie SAP Business One bereits in-tensiv kennengelernt haben. Aus diesem Grund finden Sie die Erläu-terungen zu Drag & Relate in Abschnitt 16.3, »Drag & Relate«.

3.5.3 Datensätze duplizieren

SAP Business One bietet die Möglichkeit, vorhandene Datensätze zuduplizieren, die gewünschten Felder zu ändern und diesen duplizier-ten Datensatz hinzuzufügen. Das Duplizieren eines Datensatzes er-fordert folgende Schritte:

1. Suchen Sie den Datensatz, der dupliziert werden soll.

2. Klicken Sie im Menü Daten auf den Eintrag Duplizieren ((Strg)+(D)), oder wählen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste denEintrag Duplizieren aus.

3. Der ursprüngliche Datensatz wird nun eins zu eins dupliziert, derButton links unten im Fenster hat die Aufschrift Hinzufügen.

4. Ändern Sie die gewünschten Daten.

5. Sie müssen zumindest den Primärschlüssel ändern, da zwei Da-tensätze nicht den gleichen Primärschlüssel haben dürfen (z. B.dürfen zwei Artikelstammsätze nicht die gleiche Artikelnummerhaben).

6. Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

Duplizieren bei gleichartigen Datensätzen

Das Duplizieren von Datensätzen eignet sich besonders gut, wenn Sieviele gleichartige Datensätze wie Artikelstammdaten, Geschäftspartneroder Sachkonten anlegen müssen.

3.5.4 Datensätze ändern/entfernen

Datensätze ändernSobald Sie in einem Fenster ein Feld eines bestehenden Datensatzesändern, ändert sich auch der Button links unten im Fenster von OK

auf Aktualisieren. SAP Business One erkennt also, dass Sie imBegriff sind, den Datensatz abzuändern. Die Änderung kann nun



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bequem gespeichert werden: Klicken Sie auf den Button Aktualisie-

ren, oder drücken Sie die Taste (¢) auf Ihrer Tastatur. Der Buttonlinks unten im Fenster trägt nun wieder die Aufschrift OK, alle Ände-rungen wurden gespeichert. Ein erneuter Klick auf den Button OK

schließt das jeweilige Fenster.

Datensätze Um einen Datensatz zu entfernen, suchen Sie den gewünschten Da-tensatz und wählen den Menüpfad Daten � Entfernen oder über dierechte Maustaste den Eintrag Entfernen. Bestätigen Sie den Entfer-

nen-Befehl, wenn Sie damit einverstanden sind.

Verknüpfte Datensätze

Ein Datensatz kann nur entfernt werden, wenn er nicht mit anderenDatensätzen verknüpft ist.

Verwendete Artikelstammsätze

Sie können einen Artikelstammsatz nicht löschen, wenn er in einem Belegverwendet wird. SAP Business One macht Sie mit einer Hinweismeldungdarauf aufmerksam.

3.6 Rechte Maustaste – mit dem Kontextmenü arbeiten

Ein sehr sinnvolles und übersichtliches Instrument bei der Arbeit mitSAP Business One ist das Kontextmenü. Sie öffnen es mit der rechtenMaustaste. Je nach Kontext des angeklickten Fensters enthält es un-terschiedliche Einträge. Dabei zeigt es jeweils alle für das aktuelleFenster verfügbaren Befehle. Diese müssen somit nicht über dasMenü oder eine Tastenkombination angesteuert werden.

Abbildung 3.37 zeigt Ihnen das Kontextmenü zum Fenster Artikel-

stammdaten. Wie Sie sehen, steht eine Reihe von Befehlen für die-ses Fenster zur Verfügung, unter anderem die Funktionen Duplizie-

ren und Entfernen (siehe Abschnitt 3.5.3, »Datensätze duplizieren«,und Abschnitt 3.5.4, »Datensätze ändern/entfernen«).

Das Kontextmenü ist gerade für Einsteiger besonders hilfreich.Wenn Sie sich angewöhnen, mit dem Kontextmenü zu arbeiten,haben Sie in jedem Fenster alle relevanten Befehle zur Verfügung.Mit dieser Funktion müssen Sie sich so gut wie keine Menüpfade,


Rechte Maustaste – mit dem Kontextmenü arbeiten 3.6

73

Buttons oder Symbole einprägen. Das Menü Springen zeigt Ihnenebenfalls die Optionen, die Ihnen in diesem Fenster zur Verfügungstehen.

Abbildung 3.37 Kontextmenü – rechte Maustaste

Dropdown-Listen – Werte neu definieren

Eine sehr elegante und effiziente Methode, um Datensätze anzule-gen, enthalten die meisten Dropdown-Listen. In beinahe allen Drop-down-Listen finden Sie an letzter Stelle den Eintrag Neu definieren

(siehe Abbildung 3.38). Wählen Sie diesen Eintrag, um die Werte inder Dropdown-Liste beliebig zu ergänzen. Abbildung 3.38 zeigtdiese Funktionalität anhand der Dropdown-Liste zum Feld Herstel-

ler im Fenster Artikelstammdaten, Registerkarte Allg.



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Abbildung 3.38 Artikelstammdaten – Dropdown-Liste »Hersteller«, Eintrag »Neu definieren«

Speichern Sie die Eingabe im Fenster Hersteller mit dem Button Ak-

tualisieren, und schließen Sie das Fenster mit dem Button OK. Spei-chern Sie die Änderung im Fenster Artikelstammdaten mit demButton Aktualisieren, und bestätigen Sie wiederum mit OK.

3.7 Allgemeine Einstellungen

SAP Business One enthält eine Reihe von Einstellungen, die dieArbeit mit der Benutzeroberfläche betreffen.

Registerkarte»Anzeigen«

Über den Menüpfad Administration � Systeminitialisierung � All-

gemeine Einstellungen � Registerkarte Anzeigen finden Sie alle An-zeigen und Einstellungen zu den Themen Sprache, Farbe, Zeit- undDatumsformate, Dezimalstellen und Währungsanzeige (siehe Abbil-dung 3.39).


Allgemeine Einstellungen 3.7

75

Abbildung 3.39 Fenster »Allgemeine Einstellungen«

Die Einstellungen sind größtenteils selbsterklärend, einige Feldersollen an dieser Stelle aber dennoch näher erläutert werden:

� Feld »Sprache«Wählen Sie die gewünschte Sprache aus der Werteliste aus. SAPBusiness One bietet derzeit 27 verschiedene Sprachen an, in de-nen die Benutzeroberfläche angezeigt werden kann. Wenn Sieeine andere Sprache auswählen, werden alle zu diesem Zeitpunktgeöffneten Fenster geschlossen. Alle gerade vorgenommenen Ein-gaben müssen gespeichert oder verworfen werden.

� Feld »Designstil«Mit dem Feld Designstil legen Sie das Layout der Fenster in SAPBusiness One fest. In diesem Buch wird einheitlich der sogenannteGolden Thread aus Release 9.0 verwendet. Das vorwiegend in Blaugehaltene SAP Signature Design, das sich ebenfalls in der Liste wie-derfindet, wurde mit Release 8.8 eingeführt. Das sogenannte klas-sische Design wurde in allen Releases davor verwendet. Das bedeu-tet, Sie haben die Möglichkeit, Ihr bevorzugtes Design aus den ver-gangenen Jahren zu verwenden.

� Checkbox »Firmenzeit verwalten«Aktivieren Sie diese Checkbox nur, wenn sich der Server in eineranderen Zeitzone befindet als die mit dem System arbeitendenSAP-Business-One-User. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, er-



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scheint sofort die Registerkarte Zeitzone im Fenster Allgemeine

Einstellungen. Auf dieser Registerkarte haben Sie als Super-Userdie Möglichkeit, eine abweichende Zeitzone für die Firma festzu-legen. Die Zeitzone des Servers wird automatisch festgelegt. ImWesentlichen ist diese Einstellung für Konzerne mit mehrerenNiederlassungen in unterschiedlichen Zeitzonen relevant.

� Feld »Anzahl der Zeilen in den Fenstern 'Liste: …'«Geben Sie hier ein Limit an Zeilen ein, die beim Aufruf einer Aus-wahlliste (z. B. das Fenster Liste: Artikel) überprüft werden. Fallsdie Auswahlliste mehr Einträge enthält, als im Feld angegebensind, erhalten Sie eine Systemmeldung wie in Abbildung 3.40.

Abbildung 3.40 Systemmeldung – Anzahl der Listeneinträge überprüfen

Klicken Sie auf den Button Ja, um die Auswahlliste zu öffnen. Kli-cken Sie auf den Button Nein, um den Vorgang abzubrechen.Zweck dieser Funktion ist es, Auswahllisten zu blockieren, dieeine Vielzahl an Einträgen enthalten. Dies gilt insbesondere fürlange Auswahllisten, die die Performance des PCs zu stark bean-spruchen könnten.

Ergebnisliste beschränken

Sie starten eine Suche mit allen Artikeln und erhalten Tausende von Ein-trägen als Ergebnis. In den allgemeinen Einstellungen könnten Sie ange-ben, dass Ihnen nicht mehr als z. B. 1.000 Einträge angezeigt werdensollen.

� Checkbox »SAP Business One Suggest aktivieren«SAP Business One Suggest (ab Release 8.8) ist eine Hilfe beim Su-chen von Daten in Auswahllisten. Markieren Sie die Checkbox, da-mit diese Suchhilfe aktiviert ist. Ein Beispiel aus Abbildung 3.41soll dies verdeutlichen.


Allgemeine Einstellungen 3.7

77

Abbildung 3.41 SAP Business One Suggest

Beim Anlegen einer Bestellung soll nach allen Geschäftspartnerngesucht werden, die den Suchbegriff gmbh im Namen tragen.

Geben Sie dazu den Suchbegriff »gmbh« im Fenster Bestellung –Aufgeteilt in das Feld Name ein. Es erscheint ein Ergebnisfensterunterhalb des Feldes, das alle Lieferanten mit dem gewünschtenSuchbegriff enthält (siehe Abbildung 3.41). Klicken Sie auf den ge-wünschten Lieferanten, und alle Felder der Bestellung, die den Ge-schäftspartner betreffen, werden mit dessen Daten befüllt.

Diese Form der Suchhilfe steht in den meisten Fenstern in SAPBusiness One zur Verfügung.

� Optionsgruppe »Fremdwährungswertberichtigung«Mit dieser Einstellung legen Sie fest, auf welche Weise die Fremd-währung dargestellt werden soll.

– Option »Direkt«: Wählen Sie die Option Direkt, wenn die Fremd-währung »führend« sein soll: 1 USD = x EUR.

– Option »Indirekt«: Wählen Sie die Option Indirekt, wenn dieHauswährung führend sein soll: 1 EUR = x USD.

Häufigere Verwendung der Option »Indirekt«

Im deutschsprachigen Raum werden die Kurse in der Regel auf die indi-rekte Art publiziert. Aus diesem Grund sollten Sie diese Einstellung eben-falls wählen.

Festlegen der Option vor Produktivstart

Mit der ersten Journalbuchung in SAP Business One lässt sich die Optionnicht mehr ändern. Daher sollte die gewünschte Einstellung unbedingt inder Phase der Systeminitialisierung – vor dem Echtbetrieb – vorgenom-men werden.



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Schriftarteinstellen

Auf der Registerkarte Schriftart u. Hintergrund haben Sie dieMöglichkeit, das Aussehen der Benutzeroberfläche hinsichtlich derSchriftart und -größe zu verändern und ein Hintergrundbild einzu-fügen (siehe Abbildung 3.42).

Abbildung 3.42 Schriftart und -größe einstellen

Wählen Sie die gewünschte Schriftart und -größe aus; im BereichVorschau sehen Sie das tatsächliche Aussehen Ihrer Auswahl. Kli-cken Sie auf den Button Aktualisieren, um die Schriftart und -größezu ändern.

Hintergrundeinstellen

Den Hintergrund Ihres SAP-Business-One-Bildschirms ändern Sie imrechten Bereich der Registerkarte (siehe Abbildung 3.43).

Um den Hintergrund zu ändern, klicken Sie zunächst auf den ButtonDurchsuchen. Im nun geöffneten Microsoft-Windows-Fenster kön-nen Sie ein beliebiges Bild auswählen. Im Beispiel in Abbildung 3.43ist das Bild (zu sehen im Bereich Vorschau auf der rechten Seite) le-diglich dunkelblau eingefärbt. Sobald das Bild ausgewählt wurde, er-scheint es ebenfalls in der Dropdown-Liste Hintergrund und kanndamit zu einem späteren Zeitpunkt nochmals verwendet werden.

Im Feld Bildanzeige unterhalb des Bereichs Vorschau stellen Sieein, ob das Bild zentriert, als Vollbild oder gekachelt angezeigt wer-den soll. Klicken Sie abschließend auf den Button Aktualisieren, umden Hintergrund zu speichern und tatsächlich auf Ihren SAP-Busi-ness-One-Bildschirm anzuwenden. Diese Einstellung betrifft ledig-lich den eigenen Benutzer.


Hilfefunktionen in SAP Business One 3.8

79

Abbildung 3.43 Hintergrund ändern

ZusammenfassungSie haben nun das Grundwerkzeug für die Arbeit mit SAP BusinessOne kennengelernt. Im Mittelpunkt standen dabei das Arbeiten mitund das Verwalten von Datensätzen sowie weitere Methoden, dieeine effiziente Bedienung von SAP Business One gewährleisten.

3.8 Hilfefunktionen in SAP Business One

SAP Business One bietet eine Reihe von Hilfefunktionen, die geradefür Einsteiger besonders nützlich sind.

SchnellhilfeMöchten Sie z. B. von einem Button in der Symbolleiste wissen, wassich hinter ihm verbirgt, verharren Sie mit dem Cursor für einen kur-zen Moment über diesem Button, ohne dabei auf ihn zu klicken.Nach einem Augenblick erscheint die Schnellhilfe mit der Bezeich-nung des Buttons (siehe Abbildung 3.44).

Abbildung 3.44 Schnellhilfe zum Button »Bildschirm sperren«

DirekthilfeDie Direkthilfe stellt für jedes Feld in SAP Business One eine kurzeund prägnante Beschreibung zur Verfügung (siehe Abbildung 3.45).



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Abbildung 3.45 Direkthilfe in Artikelstammdaten aufrufen

Um die Direkthilfe aufzurufen, klicken Sie mit dem Cursor in dasentsprechende Feld hinein und verwenden die Tastenkombination(ª)+(F1). Oder Sie wählen den Eintrag Direkthilfe aus dem MenüHilfe, Unterordner Dokumentation.

Kontexthilfe Die Kontexthilfe ist eine recht ausführliche Beschreibung eines Fens-ters. Wie der Name bereits impliziert, ist diese »kontextabhängig«:Wenn Sie z. B. das Fenster Artikelstammdaten geöffnet haben, er-scheint beim Aufrufen der Kontexthilfe der Hilfeeintrag zum ThemaArtikelstammdaten (siehe Abbildung 3.46).

Öffnen Sie das gewünschte Fenster, und drücken Sie die Funktions-taste (F1) auf Ihrer Tastatur, um die Kontexthilfe zu öffnen. Alterna-tiv dazu klicken Sie auf den Eintrag Kontexthilfe im Menü Hilfe �Dokumentation.

Online-Hilfe Die Online-Hilfe ist die klassische Programmhilfe in SAP BusinessOne. Sie ist thematisch kategorisiert und kann sehr einfach nachSchlagworten durchsucht werden.

Abbildung 3.47 zeigt die Online-Hilfe zum Thema Einkauf � Bestel-

lung � Einkaufsbeleg � Registerkarte Inhalt.


Hilfefunktionen in SAP Business One 3.8

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Abbildung 3.46 Kontexthilfe zum Fenster »Artikelstammdaten«

Abbildung 3.47 Online-Hilfe zum Fenster »Bestellung«



82

Klicken Sie auf den Eintrag Online-Hilfe im Menü Hilfe � Doku-

mentation, um diese Hilfefunktion zu nutzen. Die Online-Hilfe istjetzt lokalisierungsspezifisch. Das bedeutet, die Lokalisierung des ak-tuell verwendeten Mandanten wird automatisch erkannt, und derInhalt der Online-Hilfe ist darauf abgestimmt. Um für Ihre Lokalisie-rung relevante Informationen zu erhalten, nutzen Sie auch den Ein-trag Länderspezifische Informationen.

Einstiegsseite Die Einstiegsseite ermöglicht Ihnen einen ersten Überblick über ver-schiedene Hilfsmittel in SAP Business One (siehe Abbildung 3.48).

Abbildung 3.48 Einstiegsseite von SAP Business One

Diese Hilfsmittel umfassen PDF-Dokumente wie den Easy Start

Guide, Änderungen und Neuerungen und das Glossar, die klassi-sche SAP-Business-One-Hilfe unter dem Menüpunkt Online-Hilfe

oder den Menüpunkt Benutzerschulung, mit dem Sie auf die Schu-lungsressourcen im SAP Service Marketplace geleitet werden.

Markieren Sie die Checkbox Diese Seite beim Start anzeigen, wenndie Einstiegsseite bei jedem Start von SAP Business One angezeigtwerden soll. Wenn Sie die Einstiegsseite ausgeblendet haben, kön-nen Sie diese im Menü Hilfe � Einstiegsseite… wieder aufrufen.


Übungsaufgaben 3.9

83

3.9 Übungsaufgaben

1. Starten Sie SAP Business One, und klicken Sie im Willkommens-fenster auf den Button Firma auswählen. Wählen Sie die FirmaOEC Computers Deutschland aus, geben Sie als Benutzercode»conrad« ein (Benutzer »Conrad Lübke«), und lassen Sie das Pass-wort leer. Anschließend fordert SAP Business One Sie auf, dasPasswort zu ändern. Geben Sie im Feld Altes Kennwort nichtsein, geben Sie im Feld Neues Kennwort ein neues Passwort ein(z. B. »con2013«), und bestätigen Sie dies im Feld Bestätigen.Klicken Sie abschließend auf Aktualisieren.

2. Öffnen Sie das Fenster Firma auswählen (Modul Administra-

tion), und wechseln Sie zum Benutzer »manager« mit dem Be-nutzercode und Passwort »manager«.

3. Öffnen Sie den Bericht Telefonbuch im Modul Personalwesen.

4. Öffnen Sie das Fenster Alternativartikel im Modul Lagerver-

waltung.

5. Schließen Sie das Fenster Alternativartikel mit der (Esc)-Taste.

6. Öffnen Sie das Fenster Servicevertrag im Modul Service überdas Menü Module.

7. Öffnen Sie das Fenster Geschäftspartner-Stammdaten imModul Geschäftspartner über das Hauptmenü. Tun Sie dieszweimal!

8. Klicken Sie auf den Button (für Erster Datensatz), um denersten Geschäftspartner anzuzeigen.

9. Wechseln Sie mit der Tastenkombination (Alt)+(C) auf die Regis-terkarte Eigenschaften.

10. Aktivieren Sie die dritte Eigenschaft für den Geschäftspartner,und bestätigen Sie dies mit dem Button Aktualisieren.

11. Schließen Sie das Fenster Geschäftspartner-Stammdaten mitdem Button OK.

12. Suchen Sie den zuvor geänderten Geschäftspartner im zweitengeöffneten Fenster Geschäftspartner-Stammdaten aus, undwechseln Sie auf die Registerkarte Eigenschaften. DemarkierenSie alle Eigenschaften mit einem Klick auf die Spaltenüberschriftoberhalb der Checkboxen.

13. Schließen Sie das Fenster mit der Taste (Esc).



84

14. Öffnen Sie das Fenster Artikelstammdaten, und suchen Sie denArtikel »A00004 HP Color Laser Jet 5«. Um das Arbeiten mit derintegrierten Drilldown-Funktion zu üben, führen Sie die folgen-den Schritte aus:

– Wechseln Sie auf die Registerkarte Einkaufsdaten, und kli-cken Sie auf den orangefarbenen Pfeil neben dem Feld Be-

vorzugter Lieferant.

– Klicken Sie im nun geöffneten Fenster Geschäftspartner-

Stammdaten auf den orangefarbenen Pfeil neben dem FeldKontensaldo.

– Demarkieren Sie im nun geöffneten Fenster Kontensaldo dieCheckboxen Buchungsdatum von und Nur offene Posten

anzeigen im rechten oberen Bereich des Fensters. Klicken Sieanschließend auf den orangefarbenen Pfeil vor der Eingangs-rechnung in der Spalte Herkunft in der ersten Zeile der Ta-belle.

– Klicken Sie im nun geöffneten Fenster Eingangsrechnung aufden orangefarbenen Pfeil vor dem Artikel »A00001 IBM Info-print« 1312.

15. Versuchen Sie jetzt, vom Fenster Artikelstammdaten aus überdie orangefarbenen Pfeile bis in das Fenster Raten der Zahlungs-bedingung des bevorzugten Lieferanten zu gelangen (Artikel-

stammdaten � Einkaufsdaten � Bevorzugter Lieferant � Regis-terkarte Zahlungsbedingungen � Feld Zahlungsbedingungen �Raten).

16. Schließen Sie alle Fenster über das Menü Fenster.


13

Kapitel 1

»SAP Business One. Das Praxishandbuch« ist ein Buch für jeden Anwender von SAP Business One. Wie Ihnen der Einstieg in die Praxis von SAP Business One mithilfe dieses Buches am schnellsten gelingt, erfahren Sie in diesem Kapitel.

1 Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten?

Eine betriebswirtschaftliche Software wie SAP Business One bestehtim Grunde aus nichts anderem als aus Geschäftsprozessen, die inProgrammcode gegossen und mit einer funktionellen Oberflächeversehen wurden. Das Ziel dieses Buches ist nicht nur, Ihnen dieGrundlagen von SAP Business One in ihrer gesamten Breite zu ver-mitteln, sondern auch die damit verknüpften betriebswirtschaft-lichen Abläufe. Aus diesem Grund wird in diesem Buch neben derreinen Programmbedienung und Erklärung der Funktionen auch be-triebswirtschaftliches Grundwissen erläutert.

Als Wirtschaftspädagoge ist es mir auch in dieser vierten Auflage einbesonderes Anliegen, das Wissen auf möglichst einfache und struk-turierte Weise zu vermitteln und dieses Praxishandbuch für den Ein-satz im Selbststudium zu konzipieren. Welche Instrumente fürdiesen Zweck verwendet werden, wird im Folgenden erläutert.

1.1 Übersicht

Inhalt und Struktur»SAP Business One. Das Praxishandbuch« hat eine sehr einfacheStruktur. Am Beginn steht neben einer Anleitung, wie Sie mit diesemBuch arbeiten können, eine Beschreibung dessen, was SAP BusinessOne ist – inklusive einer Einordnung in das Produktportfolio vonSAP (siehe Kapitel 2, »Einführung in SAP Business One«).



14

Die restlichen Kapitel (mit Ausnahme des Anhangs) beschäftigen sichmit den funktionalen und betriebswirtschaftlichen Inhalten von SAPBusiness One.

Die Basis für die Arbeit mit SAP Business One wird in Kapitel 3,»Grundlegende Programmbedienung«, dargestellt. Das in diesem Ka-pitel vermittelte Wissen kann aufgrund der einheitlichen Ausgestal-tung von SAP Business One in allen Modulen und funktionalenBereichen auf die gleiche Weise angewendet werden. Alle anderenKapitel setzen auf der grundlegenden Programmbedienung auf.

Alle wichtigen Stammdatenbereiche werden anschließend in Kapitel 4,»Stammdaten«, behandelt. Kapitel 5, »Einkauf«, Kapitel 6, »Verkauf«,Kapitel 7, »Lagerverwaltung«, und Kapitel 8, »Rahmenverträge«, sindsehr stark miteinander vernetzt und erläutern den großen Themen-block Logistik, Belegketten und Rahmenverträge.

Kapitel 9, »Finanzwesen«, und Kapitel 10, »Bankenabwicklung«,bilden ebenfalls eine thematisch zusammengehörige Einheit und de-cken das Finanzwesen ab.

Die Verwaltung von Verkaufschancen im Vertrieb steht in Kapitel 11,»Opportunities im Vertrieb«, im Mittelpunkt. Inhaltlich ebenfalls imBereich Vertrieb und CRM verortet ist Kapitel 12, »Kampagnenma-nagement«.

Eine Besonderheit stellt Kapitel 13, »Service«, dar. SAP Business Onedeckt als eines der wenigen Softwarepakete diesen Unternehmens-bereich funktional ab. Das Augenmerk liegt hier insbesondere aufder Anwendung des Servicemoduls in kleinen und mittleren Unter-nehmen.

Mit einer Übersicht über das Modul Personal (Kapitel 14, »Perso-nal«) endet die Betrachtung der einzelnen Themenbereiche von SAPBusiness One.

Das Thema Projektmanagement, das in Kapitel 15 dargestellt wird,wird seit Release 9.2 von SAP Business One abgedeckt. Das Kapitelbetrachtet die Verwaltung und das Abbilden von Projekten in SAPBusiness One und stellt dar, welche Werkzeuge dafür zur Verfügungstehen.


Übersicht 1.1

15

In Kapitel 16, »Highlights in SAP Business One«, lernen Sie schließ-lich eine Reihe von Besonderheiten in SAP Business One kennen, dieIhnen die Arbeit mit diesem System erleichtern werden.

Darüber hinaus finden Sie im Anhang des Buches hilfreiche Infor-mationen zur praktischen Arbeit mit SAP Business One.

Titel dieses BuchesDieses Buch erscheint seit der dritten Auflage im Jahr 2013 unterdem Titel bzw. mit dem Untertitel »Das Praxishandbuch«, die erstenbeiden Auflagen wurden unter dem Titel »Einstieg in SAP BusinessOne« veröffentlicht. Die Änderung des Titels bedeutet nicht, dasssich dieses Buch seit der dritten Auflage nicht mehr an Einsteigerrichtet, im Gegenteil: Einsteiger sind immer noch und weiterhin eineHauptzielgruppe des Buches.

Während der letzten Jahre habe ich jedoch wiederholt festgestellt,dass auch Anwender, die schon einige Jahre mit der Software arbei-ten, noch nicht mit allen Funktionen oder Möglichkeiten vertrautsind, die ihnen die praktische Arbeit erleichtern können. Mit der Än-derung des Buchtitels sollte dieser Aspekt des Buches stärker betontwerden: Es erleichtert die praktische Arbeit mit SAP Business One;unabhängig davon, ob Sie die Software gerade erst kennenlernenoder schon länger mit ihr arbeiten.

Hinweis zur 4. Auflage

Die vorliegende vierte Auflage des Buches wurde vollständig an daszur Drucklegung aktuelle Release 9.2 von SAP Business One ange-passt. Alle relevanten neuen Themen und Aspekte wurden aufge-nommen, Kapitel 15, »Projektmanagement«, wurde z. B. komplettneu ergänzt.

In Anhang B, »Neuerungen in SAP Business One«, finden Sie eineÜbersicht über alle Neuerungen ab Release 8.8 sowie Verweise aufdie jeweils passenden Abschnitte im Buch.

SAP Business One testen

SAP bietet ihren Kunden mithilfe eines umfangreichen Partnernetz-werks die Möglichkeit, die SAP-Business-One-Vollversion zu testen.Um den vollen Funktionsumfang in Echtzeit mitzuerleben, wendenSie sich am besten direkt an einen SAP-Business-One-Partner. WieSie direkt Kontakt zu SAP aufnehmen können, zeigt Tabelle 1.1.



16

1.2 An wen richtet sich dieses Buch?

Rollen inSAP Business One

differenzieren

Dieses Buch richtet sich prinzipiell an jeden Anwender oder Interes-senten von SAP Business One. Ziel des Buches ist es, Grundlagen derSoftware und damit verknüpftes betriebswirtschaftliches Wissenpraxisnah, nachvollziehbar und leicht übertragbar zu vermitteln.

Im Umfeld von SAP Business One lassen sich im Wesentlichen vierRollen identifizieren:

� Basic-UserDer Basic-User arbeitet unterstützend mit SAP Business One. Zuseinen Aufgaben zählt vor allem die Datenerfassung für verschie-dene Themenbereiche (z. B. Adresserfassung in CRM, das Erfassenvon Serviceabrufen im Callcenter, die manuelle Übernahme derArtikelstammdaten etc.). In der Regel ist der Basic-User nicht indie Abwicklung von Geschäftsprozessen mit SAP Business Oneeingebunden.

� UserDer User ist der klassische Benutzer von SAP Business One. Dieserist voll in die Abwicklung der Geschäftsprozesse eingebunden, be-schäftigt sich jedoch nicht mit dem Festlegen von Definitionen,Einstellungen oder Regeln für die Arbeit mit SAP Business One.Ein typischer User ist z. B. ein Sachbearbeiter in der Buchhaltungoder der Einkaufsabteilung.

� Key-UserDer Key-User ist in den meisten Fällen zugleich auch »klassischer«User. Aufgrund seiner Position im Unternehmen oder seines über-durchschnittlichen Fachwissens übernimmt er auch Aufgaben, dieüber die laufende Abwicklung von Geschäftsprozessen mit SAPBusiness One hinausgehen. Dies betrifft vor allem die Verwaltung

Website Hotline

Deutschland www.sap.de 0800 534 34 24

Österreich www.sap.at 0800 293 400

Schweiz www.sap.ch 058 871 61 11

Tabelle 1.1 SAP-Websites und -Hotlines im deutschsprachigen Raum


An wen richtet sich dieses Buch? 1.2

17

von Definitionen, das Festlegen von Regeln für die Dateneingabe,das Festlegen von Einstellungen und Parametern etc.

� ConsultantDer Consultant ist in der Regel eine externe Person, die vor allemin der Einführungsphase eine tragende Rolle spielt. Die Hauptauf-gabe des Consultants besteht darin, die Geschäftsprozesse des Un-ternehmens zu analysieren und in SAP Business One (in einemsogenannten Blueprint) umzusetzen. Die konkrete Umsetzung die-ser Lösung im Customizing – dem Festlegen von Einstellungen,der Anpassung von SAP Business One –, bei der Schulung allerUser und beim Coaching im Rahmen eines Go-lives liegt ebenfallsin der Verantwortung des Consultants.

Rat eines Key-Users oder Consultants

Im gesamten Buch wird an den relevanten Stellen darauf hingewiesen,wenn ein Key-User oder ein Consultant zu Rate gezogen werden sollteoder die Aufgabe gänzlich in dessen Bereich fällt.

Schwierigkeits-grad der Themen

Neben der Differenzierung der Rollen arbeitet dieses Buch mit derUnterscheidung in Einsteigerthemen und weiterführende Themen.

� EinsteigerthemenEinsteigerthemen sind all jene Themen, die sich aus meiner prak-tischen Erfahrung als Consultant für ein Einsteiger- und Praxis-handbuch wie dieses eignen und in einem ersten Schritt bei derArbeit mit SAP Business One behandelt werden können. Dies be-trifft alle Themenbereiche eines Basic-Users, eines Users und zumTeil eines Key-Users. Auf die Themen, die für einen Key-User rele-vant sind, aber als weiterführende Themen gelten, wird in dem je-weiligen Abschnitt hingewiesen.

� Weiterführende ThemenWeiterführende Themen sind alle Themen, die über die Einstei-gerthemen hinausgehen und aus diesem Grund nicht in diesemBuch behandelt werden. Alle Themen, die einem Consultant, undeinige Themen, die einem Key-User zuzuordnen sind, sind weiter-führende Themen und werden in diesem Buch grundsätzlich nichtbehandelt.



18

Fließende Übergänge bei der Kategorisierung von Themen und Rollen

Die Abgrenzung von Themen ist naturgemäß fließend und unscharf. DieEinteilung der Rollen und Themen ist abhängig von den individuellenGegebenheiten im Unternehmen und kann natürlich von anderen Ein-schätzungen abweichen.

Abbildung 1.1 zeigt eine Übersicht über die Rollen und Themen inBezug auf SAP Business One.

Abbildung 1.1 Portfolio – Rollen und Themen in SAP Business One

Die Bereiche der Rollen sind mit einer gestrichelten Linie gekenn-zeichnet. Am unteren Ende ist die Einteilung des Wissensstands auf-geführt. Die Bereiche der Themen sind mit einer durchgezogenenLinie gekennzeichnet. Klar ersichtlich ist, dass die Key-User-Rolle so-wohl Einsteigerthemen als auch weiterführende Themen umfasst.Vertikal sind die Module in SAP Business One eingetragen (sieheauch Abschnitt 1.3, »Methoden«).

Berichte

Einsteigerthema Weiterführendes Thema

Basic-User User Key-User Consultant

Administration

Finanzwesen

Opportunities

Geschäftspartner, Aktivitäten und Kampagnen

Montage

Verkauf inkl. Rahmenverträgen

Lagerverwaltung

Bankenabwicklung

Einkauf inkl. Rahmenverträgen

Materialbedarfsplanung

Service

Personal

Projektmanagement


Methoden 1.3

19

Das Modul Lagerverwaltung und konkrete Beispiele dazu sollen andieser Stelle zur besseren Illustration der Rollen- und Themenauftei-lung herausgegriffen werden:

� Basic-User – Einsteigerthema: Artikel pflegen(siehe Abschnitt 4.6, »Artikel«)

� User – Einsteigerthema: Preise eingeben(siehe Abschnitt 7.4, »Preisfindung in SAP Business One«)

� Key-User – Einsteigerthema: Inventur(siehe Abschnitt 7.7, »Verwaltung von Serien-/Chargennummern«)

� Key-User – weiterführendes Thema: Kommissionieren und Packen

� Consultant – weiterführendes Thema: Zusatzfelder in den Artikel-stammdaten anlegen

1.3 Methoden

Um Ihren Einstieg in SAP Business One leichter und verständlicherzu gestalten, werden in diesem Buch folgende Instrumente und Ele-mente eingesetzt:

� AblaufbeschreibungenEs werden übersichtliche Ablaufbeschreibungen der Programm-handhabung verwendet, die es gerade dem Einsteiger ermögli-chen, sich rasch im Programm zurechtzufinden. Im Vordergrundsteht das Lernen, welche Schritte nacheinander ausgeführt werdenmüssen, um zum gewünschten Ziel zu gelangen; die Funktionsbe-schreibung kommt erst an zweiter Stelle.

� ScreenshotsIm Zuge dieser Ablaufbeschreibungen werden zahlreiche Screen-shots eingesetzt, damit Sie sich rasch im Programm zurechtfinden.Die Screenshots werden häufig durch Hervorhebungen unter-stützt. Dabei handelt es sich meist um Ziffern, die an der Stelle imText wiederzufinden sind, an der der jeweilige Screenshot bzw.ein bestimmtes Feld oder Element erläutert wird.

� MenüpfadeMenüpfade sind Ablaufschritte, die Sie zu einer Funktion odereinem Fenster führen. Menüpfade werden in Kapitälchen darge-



20

stellt und mit Punkten getrennt, etwa: Verkauf � Umsatzberichte �Offene Belege (siehe Abbildung 1.2).

Abbildung 1.2 Beispiel für einen Menüpfad – Fenster »Offene Belege«

� TastaturbefehleManchmal ist es möglich, bestimmte Fenster, Funktionen etc.mithilfe von Tastaturbefehlen aufzurufen. Diese Methode exis-tiert meist alternativ zu einem Menüpfad. Solche Tastaturbefehlewerden Ihnen durch ein spezifisches, leicht erkennbares Formatverdeutlicht, etwa: Drücken Sie (Strg)+(C), um den Wert zu ko-pieren, und (Strg)+(V), um ihn an der gewünschten Stelle wiedereinzufügen.

� ÜbersichtsgrafikenZur besseren Illustration werden an den relevanten Stellen Über-sichtsgrafiken eingesetzt (siehe als Beispiel etwa Abbildung 1.1).


Methoden 1.3

21

� Infokästen mit Hinweisen, Tipps und TricksBesondere Informationen werden in diesem Buch in Form vonfarblich hinterlegten Infokästen hervorgehoben. Diese Infokästentreten in den folgenden Varianten auf, die jeweils durch Symboleneben den Kästen gekennzeichnet sind.

Warnhinweise

Dieses Symbol warnt Sie vor häufig begangenen Fehlern oder Problemen,die auftreten können.

Hinweise und Tipps

Mit diesem Symbol werden Tipps markiert, die Ihnen die Arbeit erleich-tern werden, und Hinweise, die Ihnen z. B. helfen, weiterführende Infor-mationen zu dem besprochenen Thema zu finden.

Beispiele

Hier wird das besprochene Thema anhand eines Beispiels erläutert undvertieft.

� QuerverweiseSAP Business One ist eine Software für alle Bereiche des Unterneh-mens und dementsprechend hochgradig integriert. Aus diesemGrund sind auch die Inhalte in den Kapiteln sehr stark miteinandervernetzt. Um Ihnen diese Vernetzung vor Augen zu führen, wer-den in diesem Buch an allen sinnvollen Stellen Querverweise ver-wendet.

� IndexDer Index am Ende des Buches ist ein Hilfsmittel für Sie, um Fach-begriffe oder Erläuterungen zu bestimmten Arbeitsschritten schnellaufzufinden. Über alphabetisch geordnete Stichworte können Siedie relevanten Textstellen schnell finden.

� FußnotenFußnoten geben Hinweise auf weiterführende Literatur oder Zu-satzinformationen, die für den aktuellen Inhalt relevant sind.

� SAP Business One kompaktAnhang A bietet Ihnen eine Übersicht über alle Buttons, Tastatur-befehle und internen Belegkürzel, die Sie in SAP Business One ver-



22

wenden können. »SAP Business One kompakt« ist ein wertvollesHilfsmittel im täglichen Umgang mit dem Programm.

1.4 Informationen – Übungsaufgaben

Jedes Kapitel gliedert sich in einen Informations- und einen Übungs-teil. Die Übungsaufgaben sind jeweils am Kapitelende eingeflochtenund dienen dazu, das zuvor erworbene Wissen zu festigen. Dies istgerade für das Selbststudium von erheblicher Bedeutung. NachdemSie den Übungsteil jedes Kapitels durchgearbeitet und kontrollierthaben, können Sie mit dem Informationsteil des darauffolgendenKapitels beginnen.

Demo-DatenbankSAP Business One

Die Übungsaufgaben sind abgestimmt auf die deutsche Demo-Daten-bank (OEC Computers Deutschland). Diese Demo-Datenbank kannbei der Installation von SAP Business One mit installiert werden,wenn Sie bei der Installation im Schritt Demodatenbankauswahl

den Eintrag SBODemoDE anhaken (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3 Zu installierende Demo-Datenbank auswählen

AlternativeDatenbanken

Die Übungsaufgaben können selbstverständlich auch mit jeder an-deren Datenbank durchgeführt werden. Ersetzen Sie einfach dieAngaben aus den Übungsaufgaben (Artikel, Geschäftspartner, Kon-


Einstieg in SAP Business One – Zusatzmaterial 1.5

23

ten, Serviceabrufe) durch die Daten aus der entsprechenden Daten-bank. Die Lösungen zu den Übungsaufgaben können Sie sich vonder Produktseite zu diesem Buch (http://www.sap-press.de/4078) imBereich Materialien zum Buch herunterladen (siehe auch Ab-schnitt 1.5, »Einstieg in SAP Business One – Zusatzmaterial«).

1.5 Einstieg in SAP Business One – Zusatzmaterial

Auf der Webseite http://www.sap-press.de/4078 finden Sie den Be-reich Materialien zum Buch. Neben den Lösungen zu den Übungs-aufgaben wird dort auch der Anhang »SAP Business One kompakt«zur Verfügung gestellt.

ZusatzkapitelHier finden Sie auch das Zusatzkapitel »Innovationen in SAP Busi-ness One«, in dem weitere interessante Neuerungen im Umfeld vonSAP Business One vorgestellt werden. Lesen Sie hier, wie Sie mit Ih-rem iPhone oder iPad mobil auf Ihr System zugreifen können undwie sich SAP Business One mit SAP Crystal Reports integrieren lässt.Darüber hinaus erfahren Sie, in welchen Varianten SAP HANA fürSAP Business One zur Verfügung steht.

Bevor Sie sich jedoch auf die Zusatzkapitel stürzen, wünsche ichIhnen viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit diesem Buch.

Robert Mayerhofer


Auf einen Blick

1 Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten? ............. 13

2 Einführung in SAP Business One .............................. 25

3 Grundlegende Programmbedienung ......................... 31

4 Stammdaten ............................................................. 85

5 Einkauf ...................................................................... 179

6 Verkauf ...................................................................... 267

7 Lagerverwaltung ....................................................... 331

8 Rahmenverträge ........................................................ 437

9 Finanzwesen ............................................................. 453

10 Bankenabwicklung .................................................... 515

11 Opportunities im Vertrieb ........................................ 545

12 Kampagnenmanagement .......................................... 571

13 Service ....................................................................... 587

14 Personal .................................................................... 625

15 Projektmanagement ................................................. 637

16 Highlights in SAP Business One ............................... 663


7

Inhalt

1 Wie können Sie mit diesem Buch arbeiten? ........... 13

1.1 Übersicht ................................................................ 131.2 An wen richtet sich dieses Buch? ............................ 161.3 Methoden .............................................................. 191.4 Informationen – Übungsaufgaben ........................... 221.5 Einstieg in SAP Business One – Zusatzmaterial ........ 23

2 Einführung in SAP Business One ............................ 25

2.1 Was ist SAP Business One? ..................................... 252.2 Wer verwendet SAP Business One? ......................... 28

3 Grundlegende Programmbedienung ....................... 31

3.1 Installation, Einstieg und Firmenauswahl ................ 313.1.1 Erstmaliger Einstieg ................................... 333.1.2 Ab dem zweiten Einstieg ........................... 35

3.2 Navigation .............................................................. 363.3 Navigation mit dem Cockpit ................................... 43

3.3.1 Widgets verwalten .................................... 443.3.2 Cockpits verwalten .................................... 48

3.4 Weitere Bedienelemente ........................................ 503.5 Mit Datensätzen arbeiten ....................................... 56

3.5.1 Datensätze hinzufügen .............................. 573.5.2 Nach vorhandenen Datensätzen suchen .... 593.5.3 Datensätze duplizieren .............................. 713.5.4 Datensätze ändern/entfernen .................... 71

3.6 Rechte Maustaste – mit dem Kontextmenü arbeiten .................................................................. 72

3.7 Allgemeine Einstellungen ........................................ 743.8 Hilfefunktionen in SAP Business One ...................... 793.9 Übungsaufgaben ..................................................... 83

4 Stammdaten ............................................................ 85

4.1 Was sind Stammdaten? ........................................... 854.2 Benutzer ................................................................. 86


Inhalt

8

4.3 Geschäftspartner ..................................................... 934.3.1 Geschäftspartner-Stammdaten –

Kopfdaten .................................................. 944.3.2 Geschäftspartner-Stammdaten –

Registerkarten ............................................ 1004.4 Zahlungsbedingungen ............................................. 1284.5 Aktivitäten .............................................................. 1354.6 Artikel ..................................................................... 1444.7 Belegnummerierung ................................................ 1634.8 Unternehmensstammdaten ...................................... 1694.9 Berichte aus dem Bereich »Stammdaten« ................. 1724.10 Übungsaufgaben ...................................................... 174

5 Einkauf ..................................................................... 179

5.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte des Einkaufs ........... 1795.2 Der Beleg in SAP Business One ................................ 181

5.2.1 Belegkopf ................................................... 1835.2.2 Belegmitte ................................................. 1865.2.3 Belegfuß ..................................................... 200

5.3 Wichtige Funktionen im Beleg ................................. 2035.4 Belegkette im Einkauf .............................................. 2265.5 Bestellanforderung .................................................. 2475.6 Lieferantenanfrage ................................................... 2495.7 Berichte im Einkauf ................................................. 2585.8 Übungsaufgaben ...................................................... 264

6 Verkauf .................................................................... 267

6.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte des Verkaufs ........... 2676.2 Vom Angebot bis zur Eingangszahlung .................... 268

6.2.1 Belegkopf ................................................... 2696.2.2 Belegmitte ................................................. 2696.2.3 Belegfuß ..................................................... 2816.2.4 Belegkette im Verkauf ................................ 2826.2.5 Weitere Funktionen im Verkauf .................. 2876.2.6 Wiederkehrende Transaktionen .................. 3016.2.7 Bruttogewinn als Gradmesser im Verkauf ... 305

6.3 Berichte im Verkauf ................................................. 3146.4 Mahnwesen in SAP Business One ............................ 3166.5 Übungsaufgaben ...................................................... 328


Inhalt

9

7 Lagerverwaltung ...................................................... 331

7.1 Betriebswirtschaftliche Aspekte der Lager-verwaltung ............................................................. 331

7.2 Lagerverwaltung in SAP Business One ..................... 3327.3 Lagerbewertungsmethoden .................................... 337

7.3.1 Übersicht ................................................... 3387.3.2 Standardpreis ............................................ 3427.3.3 Gleitender Durchschnittspreis .................... 3437.3.4 FIFO (First In – First Out) ........................... 3447.3.5 Bewertung nach Serien-/Chargen-

nummer .................................................... 3497.4 Preisfindung in SAP Business One ........................... 350

7.4.1 Preislisten definieren ................................. 3517.4.2 Preisaktualisierungsassistent ...................... 3577.4.3 Sonderpreise ............................................. 3617.4.4 Zeit- und Mengenrabatte .......................... 3697.4.5 Zusammenfassung Preisfindung ................. 372

7.5 Mengeneinheiten in SAP Business One ................... 3757.5.1 Manuelle Mengeneinheiten ....................... 3767.5.2 Mengeneinheiten-Gruppen ....................... 381

7.6 Katalognummern in SAP Business One .................... 3847.7 Verwaltung von Serien-/Chargennummern .............. 389

7.7.1 Seriennummern ......................................... 3907.7.2 Chargennummern ...................................... 399

7.8 Manuelle Bestandstransaktionen ............................. 4027.9 Inventur .................................................................. 408

7.9.1 Anfangsmengen ......................................... 4097.9.2 Inventur und Bestandsbewertung .............. 4117.9.3 Regelmäßige Inventur – Cycle-Counting-

Empfehlung ............................................... 4147.10 Lagerplätze ............................................................. 417

7.10.1 Lagerplätze aktivieren ................................ 4177.10.2 Lagerplätze anlegen ................................... 4207.10.3 Lagerplätze in Einkaufs- und Verkaufs-

belegen verwenden ................................... 4247.11 Bestandsberichte .................................................... 4287.12 Übungsaufgaben ..................................................... 435


Inhalt

10

8 Rahmenverträge ...................................................... 437

8.1 Rahmenvertrag anlegen ........................................... 4378.2 Rahmenvertrag erfüllen ........................................... 447

8.2.1 Kundenauftrag zu Rahmenvertrag anlegen ...................................................... 448

8.2.2 Ausgangsrechnung zu Rahmenvertrag anlegen ...................................................... 450

8.2.3 Gutschrift zu Rahmenvertrag anlegen ......... 4518.3 Bericht zu einem Rahmenvertrag ............................. 451

9 Finanzwesen ............................................................ 453

9.1 Kontenplan ............................................................. 4539.2 Buchungskreislauf in SAP Business One ................... 4629.3 Journalbuchungen ................................................... 4689.4 Buchungsvorerfassung ............................................. 4799.5 Kontierungsmuster .................................................. 4819.6 Dauerbuchungen ..................................................... 4849.7 Buchungen in Fremdwährung .................................. 4879.8 Einbinden der Kostenrechnung ................................ 493

9.8.1 Projekte ..................................................... 4949.8.2 Kostenstellen ............................................. 496

9.9 Finanzberichte ......................................................... 5059.10 Übungsaufgaben ...................................................... 513

10 Bankenabwicklung .................................................. 515

10.1 Stammdaten in der Bankenabwicklung .................... 51510.2 Eingangszahlungen und Ausgangszahlungen ............ 51810.3 Bankgebühren und Zinsen verbuchen ...................... 52610.4 Zahlungsassistent und elektronischer Zahlungs-

verkehr .................................................................... 52810.4.1 Zahlweg als Grundlage für den

Zahlungsassistenten ................................... 52810.4.2 Zahlungen anlegen mit dem Zahlungs-

assistenten ................................................. 53310.4.3 Elektronischer Zahlungsverkehr .................. 538

10.5 Abstimmung von Konten ......................................... 54110.6 Übungsaufgaben ...................................................... 544


Inhalt

11

11 Opportunities im Vertrieb ....................................... 545

11.1 Vertriebliche Aspekte im Mittelstand ...................... 54511.2 Opportunities definieren ......................................... 54611.3 Verkaufschancen verwalten ..................................... 55211.4 Opportunity-Berichte .............................................. 56111.5 Übungsaufgaben ..................................................... 568

12 Kampagnenmanagement ........................................ 571

12.1 Kampagne planen ................................................... 57212.2 Kampagne durchführen .......................................... 57512.3 Kampagne verfolgen ............................................... 58112.4 Kampagnenberichte ................................................ 58412.5 Übungsaufgaben ..................................................... 585

13 Service ..................................................................... 587

13.1 Servicevertrag als Grundlage ................................... 58713.2 Serviceabruf als täglicher Kundenkontakt ................ 59413.3 Verwaltung der Geschäftspartnergeräte –

Equipment-Stammdaten ......................................... 61213.4 Lösungsdatenbank als Nebenprodukt ...................... 61513.5 Serviceberichte ....................................................... 61813.6 Übungsaufgaben ..................................................... 622

14 Personal ................................................................... 625

14.1 Personaladministration in kleinen und mittleren Unternehmen ................................... 625

14.2 Mitarbeiterstammdaten .......................................... 62514.3 Arbeitszeitblatt ....................................................... 63214.4 Berichte im Personalwesen ..................................... 63614.5 Übungsaufgaben ..................................................... 636

15 Projektmanagement ................................................ 637

15.1 Projekte anlegen ..................................................... 63715.2 Belegzuordnung mittels Assistent ............................ 65215.3 Teilprojekte verwenden .......................................... 65615.4 Projektberichte ....................................................... 658


Inhalt

12

16 Highlights in SAP Business One ............................. 663

16.1 Alarmfunktionen ..................................................... 66316.2 Genehmigungsverfahren .......................................... 66816.3 Drag & Relate .......................................................... 67416.4 Aus SAP Business One exportieren .......................... 67916.5 Anpassungsmöglichkeiten für den Benutzer ............. 68316.6 Änderungsprotokoll ................................................. 68916.7 Funktionen ausblenden ........................................... 69116.8 Konfigurierbares User Interface ................................ 69216.9 Alternative Tastaturbelegung ................................... 69716.10 SAP Business One im Webbrowser .......................... 69916.11 Übungsaufgaben ...................................................... 700

Anhang ........................................................................... 703

A SAP Business One kompakt ............................................... 703

B Neuerungen in SAP Business One ...................................... 711

C Der Autor .......................................................................... 715

Index ......................................................................................... 717


717

Index

A

Abfassung 344abgeschlossene Aktivität 138Abkürzung 39, 40, 41abrechenbare Zeit 635Abrufstatus 596Absatz 267Abschluss, durchschnittliche Zeit 619Abschlussbemerkung 210Abschlussdatum, geplantes 555Abschlussprozentsatz 550Abschlusswahrscheinlichkeit 550Abstimmkonto 108, 121, 198, 457abweichende Stichtagsinventur 409Abwesenheit 630Abwesenheitsbericht 636Account

large 166small 166

Add-on 30, 517Adresse 106Akontobetrag 524Akontozahlung 524Aktenschrank 454Aktivität 135

abgeschlossene 138Artikel 161Attachment 140Beleg 210, 211Erinnerung 137Folgeaktivität 138inaktive 138Kalender 142neue 135Thema 136Typ 136Übersicht 142, 172, 173Ursprungsobjektnummer 139Ursprungsobjekttyp 139verknüpfter Beleg 138Vernetzung 140

Aktivitätenübersicht 584Aktivitätstyp 633Aktivitätsübersicht, Beleg 211Aktivitätszeitraum, begrenzter 104

Aktualisierungszeit 601Alarm

auslösen 666definieren 666Häufigkeit 667Kanal 665

Alarmfunktion 663aktivieren 664Alarm definieren 666Art 663Kanal 665verwenden 664vordefinierter Alarm 663

allgemeine Einstellung 74, 75Alternativartikel 162, 192, 224

definieren 162vorschlagen 225

alternative Tastaturbelegung 697an Techniker übergeben 604Änderungsprotokoll 689, 690

Unterschied anzeigen 691Anfangsbestand 344, 346, 410

eingeben 410Anfangsmenge 409Angebot 268, 284Angebotsvergleich 252Anpassungsmöglichkeit in

SAP Business One 683Ansprechpartner 101, 104Anzahlungsverrechnungskonto 118Arbeitszeitblatt 632Artikel 85, 144

inaktiver 429Artikelart 146, 590Artikelbeleg 194Artikeldaten, übersetzen 149Artikeleigenschaft 160Artikelgruppe 147Artikelkosten 348

je Lager 336Artikelliste 429Artikelnummer 145, 146Artikelstamm 343Artikelstammdaten 58, 144, 145,

390, 416Bestandsdaten 156


718

Index

Artikelstammdaten (Forts.)Chargennummernverwaltung 400Eigenschaft 161

Artikeltyp 148Artikelverfügbarkeitsprüfung 271Artikelzeile 192auf Lager 194, 240Aufgabe 135Aufteilungsbericht 512Aufteilungsregel 457, 501

definieren 501direkte Belastung 502

Auftrag, offener 99Auftragsrückstand 241Auftragsrückstandsbericht 315Ausbildung 630Ausgangsbuchung 463Ausgangsgutschrift 268Ausgangsrechnung 268, 284, 522

Zahlungsmethode 289Ausgangsrechnung und Zahlung 288Ausgangsrechnungsnummer 163Ausgangsvorausrechnung 287Ausgangszahlung 181, 244, 525Auslagerung 332Auswahlliste 50

anpassen 686Beispiel 688Dropdown-Liste 51

automatische Bestellung 277automatische Buchung 465automatische Chargenanlage 401Available-to-Promise 275

B

B1i 581Backlog 242Bank Identifier Code (BIC) 113Bank, Definition 515Bankbuchung 464Bankencode 515Bankgebühr 526

sonstige 527Überweisungsgebühr 526

Bankleitzahl 515Bankname 515Bankspesen 526Barcode 147

Basic-User 16Basisbeleg 237Basiseinheit 377, 379Basispreis 313Basispreisliste 351Basisreferenz 231, 241Basisschlüssel 240Basistyp 231, 240Basiszeile 241bearbeiten, Kontenplan 460Beendigungsdatum 439begrenzter Aktivitätszeitraum 104Beleg

Auswirkung auf Buchhaltung 245Auswirkung auf Lager 243Bruttogesamtbetrag 202drucken 215duplizieren 203genehmigter 197geparkter 214, 301kopieren 230kopieren nach 202kopieren von 202mit späterem Buchungsdatum 291parken 212Rabatt % 201Rabattbetrag 201Raster maximieren 205schließen 223springen 237stornieren 223Verantwortlicher für den Beleg 201verknüpfter 139Verknüpfungsplan 242Währung 183weitere Funktionen 185, 203weiterschieben 227, 230weiterverarbeiten 283Weiterverarbeitung 236weiterziehen 228, 232

Belegart 169, 471mehrere 164

Belegdatum 130, 186Belegdruck 215, 216Belegerstellungsassistent 291, 294Belegexport

Microsoft Word 221Belegfuß 200Belegjournal 507


719

Index

Belegkette 465Einkauf 202, 226, 227Einkauf mit Vorauszahlung 246Verkauf 282, 283Verkauf mit Vorausrechnung 287

Belegkürzel 471, 708Belegnummer 95, 163, 165

Serie 164, 166, 167Belegnummerierungsserie 164, 184Belegsammeldruck 216Belegstatus 184, 239Belegstufe

Besonderheit 228Hilfsmittel 240

Belegverarbeitung 228, 284Belegwährung 488Belegzeile 186, 191, 193

duplizieren 195hinzufügen 195löschen 195zusammenfassen 275, 276

Belegzeilen in Excel kopieren 206Belegzeilentyp 192Benutzer 86

ändern 90anlegen 86Code 86Manager 86Passwort 89, 91

Benutzercode eingeben 34Benutzereinstellung übertragen 90Benutzermenü 685, 686

gestalten 684Benutzeroberfläche 35Benutzertastaturkürzel 683Berechnung von Volumen

und Gewicht 211Berechnungsmodus der Verzugs-

zinsen 321Bericht

letzte Preise 272, 429Verkauf 314

Beschaffung � EinkaufBeschaffungsassistent 277Beschaffungsentscheidung 180Beschaffungskontrolle 181Beschaffungsplanung 180Beschaffungsprozess 180Beschaffungsvorbereitung 180Beschreibung, fremdsprachige 146

Bestand, negativer 159Bestandsausgabe,

ohne Artikelkosten 337Bestandsbericht 428Bestandsbewertung 411Bestandsbewertungsbericht 435Bestandsbewertungs-

methode 339, 341ändern 340

Bestandsbuchungsliste 430Bestandsdaten 155

Artikelkosten 156auf Lager 156bestätigte 156bestellte 156gesperrtes Lager 157verfügbare 156

Bestandsneubewertung 406Bestandsbelastung 407Bestandsentlastung 407Kostenänderung 406

Bestandsprüfungsbericht 433, 434Bestandsstatus 431Bestandstransaktion 402, 403

manuelle 402, 435Bestandsumlagerung 404, 405, 406

Anfrage 406Bestandsverfolgung 412Bestellanforderung 247

anlegen 247verwalten 249

Bestellung 181, 243Aktivität anlegen 211Änderung speichern 205Artikelauswahl 187Artikelbeschreibung 188aufteilen 197automatische 465Belegfuß 200Belegkopf 183Formulareinstellung 190geparkter Beleg 213Servicebeleg 195stornieren 224Stornierungsdatum 200Volumen und Gewicht 212Zeile hinzufügen 196

Bestellung aus Kundenauftrag 277Bestellvorgang 214


720

Index

Betraggewichteter 556potenzieller 555

Bewegungsdaten 85Bewertung 630Bewertung nach Serien-/

Chargennummer 349Bewertungsmethode 335, 338BIC 113, 515Bilanz 508Bilanzstichtag, Inventur 408blitzschnelle Abkürzung 39, 41Blueprint 17Bruttogewinn 306, 307, 309

Berechnung 306Berechnungsgrundlage 310Dienstleistungsunternehmen 307Handelsunternehmen 306Produktionsunternehmen 307

Bruttopreis 193Buchung

abstimmen 542automatische 465laufende 462, 464

Buchungsdatum 185Buchungsjournalbericht 507Buchungskategorie 464Buchungskreislauf 462Buchungsmaske 469Buchungssatz, suchen 469Buchungssystem, Einkaufskonto 337Buchungsvorerfassung 464, 479Button 705

C

Cashflow-Bericht 509Chargen definieren 400Chargenanlage, automatische 401Chargennummer 399, 400

Abgang 401auswählen 401definieren 399geparkter Beleg 397Transaktionsbericht 435Zugang 400

Chargennummernverwaltung, Artikel-stammdaten 400

Cockpit 43aktivieren 43anlegen 49anpassen 44erweitertes Hauptmenü 43löschen 50Startseite 49verwalten 48zurücksetzen 50

Code Datenexport 458Consultant 17Customizing 17Cycle-Counting-Empfehlung 414

D

Datenalphanumerische 65numerische 65

Datenbankname 34Datensatz 56

ändern 38, 71, 72anlegen 57duplizieren 71, 72entfernen 38, 71, 72hinzufügen 57suchen 37, 38, 57, 59

Datensatzschaltfläche 59, 64DATEV-Automatikkonto 459DATEV-Konto 459Dauerbuchung 464, 472, 484

absetzen 486definieren 484Erinnerung 486

Debitor 122Dienstverhältnis, Status 630Dimension 496

anlegen 499direkte Kursnotierung 490direkte Verbrauchsermittlung 338Direkthilfe 79Drag & Relate 59, 674, 677, 678

Anwendungsbeispiel 678Element 675Vorgehensweise 676

Drilldown-Funktion 39Dropdown-Liste 73, 74Drop-Shipment 300Druckvorschau, Beleg 215


721

Index

Dummy-Kunde 288Dummy-Lager 300durchschnittliche Zeit bis zum

Abschluss 619Durchschnittspreis,

gleitender 338, 343dynamische Opportunity-

Analyse 565, 567Formulareinstellung 566

E

EDIFACT-Standard 530Effektivzeit 635eigene geschlossene Opportunity 563eigene offene Opportunity 563Eigenschaft 260Eingangsbemerkung 210Eingangsbuchung 464Eingangsgutschrift 181Eingangsrechnung 181, 199, 244,

308, 312, 347, 378Eingangszahlung 268, 284, 518

anlegen 518Belegkopf 518Belegmitte 519

Einheitskontenrahmen 453Einkauf 179

Belegkopf 183Belegmitte 185, 186, 210Mengeneinheit 376technische Zielsetzung 179wirtschaftliche Zielsetzung 180

Einkauf � BeschaffungEinkäufer 200Einkaufsanalyse 258, 262

Auswahlkriterium 258Auswahlkriterium bestätigen 262

Einkaufsartikel 149Einkaufsbeleg 243Einkaufsbericht 258Einkaufskonto, Buchungssystem 337Einkaufsmengeneinheit 153, 377Einkaufsprozess 181Einkaufsvorausrechnung 246Einlagerung 332Einsteigerthema 17Einstiegsseite 82Eintrittsdatum 630

Einzugsermächtigung 531elektronischer Zahlungsverkehr 538Entnahme 348, 349erforderlicher Lagerbestand 158ERP-Software 181Excel, Belegzeilen kopieren 206Export

Bild 222Microsoft Excel 222Microsoft Word 221Text 221, 222XML 222

ExportierenJPG-Format 682Microsoft Excel 679, 681TXT-Format 682XML-Format 682

F

Faktor, verschachtelter 154Fakturierung 610fälliger Saldo 520Fälligkeit, Kundenverbindlichkeit 316Fälligkeitsdatum 115, 130fehlender Artikel 241Feiertag 114, 171Feld

einblenden 189suchen 62übersetzbares 150

Fenster, Serviceabruf 607Fenstergröße anpassen 38FIFO 338, 340, 344FIFO-Verfahren, Anfangsbestand 346Finanzbericht 462, 505Finanzberichtsvorlage 459Finanzwesen 453Firma

auswählen 33, 34, 36Detail 170Name 34

First In – First Out (FIFO) 338, 340, 344

Folgeaktivität 138Folgebelegassistent 234, 235Forderung/Verbindlichkeit (Fällig-

keitsbericht) 507


722

Index

Forderungskonto 121Formulareinstellung 189

benutzerspezifische 190Wareneingang 404

Fremdkatalognummer 384Fremdwährung, Darstellung 77Fremdwährungsbuchung 473,

474, 487Fremdwährungswertberichti-

gung 489früheres Beschäftigungs-

verhältnis 630Funktionen ausblenden 691

G

Garantievorlage 152Gebühr je Mahnung 317Geldkonto 457Gemeinschaftskontenrahmen 453Genehmiger 673Genehmigungsbericht 674Genehmigungsstatusbericht 674Genehmigungsstufe 668

definieren 668mehrfach verwenden 670

Genehmigungsverfahren 668Entscheidung 673Registerkarte 671Vertrieb 668

GenehmigungsvorlageArt 670vorhandene verwenden 670

geparkter Beleg 212, 214Chargennummer 397Seriennummer 397

geparkter Zahlungsbeleg 526geplantes Abschlussdatum 555Gesamtrabatt 522Gesamtzahlungsbetrag 521Geschäftspartner 93, 95, 96

Adresse 106, 107Aktivität 141Ansprechpartner 105Auftrag 99Bemerkung 125Code 94, 95Eigenschaft 123, 124

Geschäftspartner (Forts.)Gruppe 97Information 98Kontensaldo 98Lieferung 99Mahndatum 123Mahnstufe 122Opportunity 100Preisliste 110Stammdaten 94Steuerstatus 123Typ 95Währung 98Währungsauswahl 98

Geschäftspartnerbericht 172Geschäftspartnergruppe 97Geschäftspartnerkatalognummer 385

definieren 386gespeicherte Abfrage 667gewichteter Betrag 556Gewichtsberechnung im Beleg 211Gewinn- und Verlustrechnung

(GuV) 509Vergleich 510

gleitender Durchschnittspreis 338, 343

Golden Thread 75GP-Katalognummer 388Gruppenkalender 143Gültigkeitszeitraum festlegen 369Gutschrift 244, 284, 604

H

Hauptansprechpartner 106Hauptbuch 506Hauptlager 197Hauptmenü 37Hausbankkonto 515Hauswährung 487Hierarchie 364Hierarchie und Erweiterung 369Hilfsmittel offene Belege/Beleg-

zeilen 240Hintergrund einstellen 78Hinzufügen-Modus 57Human Resources � Personalwesen


723

Index

I

IBAN 112, 114, 517Identitätspreisverfahren 346inaktive Aktivität 138inaktiver Artikel 429inaktiver Kunde 172indirekte Kursnotierung 489indirekte Verbrauchsermittlung 338Informationsquelle Verteilungsver-

laufsbericht 563Inhaltsliste Lagerplatz 428In-Memory-Technologie 29Insolvenz 316Insolvenzgefährdung 316Installation 31Interessensbereich 556Interessensgrad 556Interessent 93Interimssachkonto 517, 531International Bank Account Number

(IBAN) 112, 114, 517Inventur 167, 342, 346, 356, 408

abweichende Stichtagsinventur 409Bilanzstichtag 408Menge 412permanente 409regelmäßige 414Stichprobeninventur 409Zählliste 411Zyklus 414, 415

Ist-Menge 412

J

Joker-Suche 61Journalbuchung 77, 469, 523

Ausgleichsbuchung 474automatische USt.-Berechnung 474Basisbetrag 477Belegdatum 470Bruttowert 476Buchungsdatum 470Fälligkeitsdatum 470Fremdwährung anzeigen 474gesicherter Kurs 473gültig bis 485Herkunft 471Intervall 485

Journalbuchung (Forts.)nächste Ausführung 485Steuerbetrag 476Steuergruppe 475stornieren 473, 478Systemwährung anzeigen 474Transaktionscode 472Vorlage 472Vorlagentyp 472

Journalbuchungsvorschau 226Journaleintrag 198

K

Kalender 142Kampagne 572

Ausführoptionen 579Ausgangssituation 571durchführen 575E-Mail über Microsoft Outlook 580E-Mail über SAP Business

One-Mail 580externe Liste 579Fax 581Reaktion 582Verantwortlicher 577verfolgen 581Zielgeschäftspartner 578Zielgruppe 577Zusammenfassungsbericht 581

Kampagnenassistent 575Kampagnenbericht

Aktivitätenübersicht 584Kampagnenliste 585

Kampagnenmanagement, Prozess 571Kampagnenname 576Kampagnenplanung 572Kampagnentyp 576Kampagnenvorlage 578Kassenbuchung 464Katalognummer 384

Aktualisierung 388verwenden 387

Kategorisierung 124Artikel 161

Key-User 16kleine und mittlere Unternehmen

(KMU) 29konfigurierbares User Interface 692


724

Index

Konsolidierung 118Lieferungskonsolidierung 119von Verkaufsbeleg 296Zahlungskonsolidierung 119

Kontenabstimmung, rückgängig machen 543

Kontenplan 453, 454aktives Konto 454bearbeiten 460budgetrelevanter 460Ebene 456externer Code 456gleichrangiges Konto hinzufügen 462indizierter 457Titel 454untergeordnetes Konto

hinzufügen 462vertraulicher 456Währungsumrechnung 460Wechselkursdifferenz 460

Kontensaldo 541Kontexthilfe 80Kontextmenü 72, 73Kontierungsmuster 472, 481

Verwendung 482Vorlage 482Vorlage zurücksetzen 483Vorlagentyp 482

Kontoabstimmen 541anlegen 461Art 456löschen 462Nummer 455Währung 488

Kontoabstimmung 541Kostenrechnung 472, 493Kostenstelle 493, 496, 500

anlegen 499eindimensionale 498Erträge zuordnen 503Kosten zuordnen 503manuelle Zuordnung 504mehrdimensionale 496

Kostenstellenbericht 511Kostenträger 493Kreditkartentyp 113Kreditlimit 111Kreditor 122

Kunde 93inaktiver 172

Kundenauftrag 268, 284, 309, 387Kundenauftragssaldo 99Kundenequipment 613, 614Kundengerät 612

Verwaltung des Kundengeräts 612Kursnotierung

direkte 490indirekte 489

L

Lager 194, 332automatisch anlegen 160Bestandsführung nach Lager 158definieren 333Mengeneinheit 377Mindestbestand 158, 159negativer Bestand 159Standardlager 157

Lagerartikel 148Lagerartikel im Verkauf 284Lagerbestand

maximaler 157minimaler 157

Lagerbestandsbericht 432Lagerbewertungsmethode 337, 339

Standardpreis 342Lagercode 333Lagereinstellung 336Lagerhaltung

Überbrückung 331Umformung 331

Lagername 333Lagerort 334Lagerplatz 334, 417

aktivieren 417generieren 423Inhaltsliste 428Warenausgang 426Wareneingang 424

Lagerplatzcode 417Lagerung 332Lagerunterebene 420Lagerunterebenencode 420

anlegen 421automatisiert anlegen 421

Lagerverwaltung 331


725

Index

laufende Buchung 462, 463Layout festlegen 75letzter Einkaufspreis 356letzter Preis 272Lieferant 93

auswählen 233Lieferantenanfrage 249

Angebotsvergleich 252Antwort erfassen 251Bestellung 253erstellen 250Erstellungsassistent 255

Lieferantenkatalognummer 153, 384Lieferantenreferenznummer 183Lieferdatum 185Lieferschein erstellen 277Lieferscheinsaldo 99Lieferung 268, 284, 604

an den Kunden 608offene 99

Lieferungsempfänger 196Lieferungskonsolidierung 120, 297Liquiditätsproblem 316Login, zweimaliges 35Lohnbuchung 464Lösung

empfehlen 617erfassen 616Status 616

Lösungsdatenbank 602, 615, 616

M

Mahnassistent 316, 322, 323Mahnbedingung 111, 318, 319Mahnbrief

Druckvorschau 325Layout 317

Mahndatum 327Mahnhistorienbericht 173, 328Mahnlauf 316, 321

Auswirkung 326Mahnstufe 123, 316, 327Mahnung sperren 122, 327, 328Mahnungsmethode 319Mahnwesen 122, 316

Layoutdesigner 318Managementmethode 391, 399

manuelle Bestandstransaktion 402, 435

Maßeinheit 381Materialannahme 332Materialdurchlauf 331

Phase 331Materialkosten 306maximaler Lagerbestand 158Meeting 135mehrdimensionale Kostenstelle 496

aktivieren 497deaktivieren 498

Mehrsprachenunterstützung 149Meine Aktivität 172Meine offenen Serviceabrufe 621Meine Serviceabrufe 621Meine überfälligen Serviceabrufe 621Mengeneinheit 375

definieren 376Einkauf 376Lager 377, 378manuelle 376Verkauf 377

Mengeneinheiten-Gruppen 381zuordnen 382

Microsoft Excel 679Sicherheitsstufe 680

Microsoft-Windows-Konto 88Microsoft-Word-Export 221Mindestsaldo 317minimaler Lagerbestand 158Mitarbeiter

Abteilung 627Manager 627Position 626Rolle 628Team 628Teamrolle 628

Mitarbeiterliste 636Mitarbeiterstammdaten 625

Adresse 626Ausbildung 631Kopfbereich 626

Mitbewerber 560mobiler Benutzer 87


726

Index

N

Named-User-Lizenz 86Navigation 36

alle Ergebnisse anzeigen 62Fenster 36Fenster sichtbar lassen 64Hauptmenü 36Joker-Suche 61Modul 36, 38Spaltenbreite anpassen 63Unterordner 36

Nebenlager 197Negativ-Beleg 225negativen Bestand sperren nach 158neue Aktivität 135nicht abrechenbare Zeit 635Nicht-Lagerartikel im Verkauf 284Notiz 135Null-Beleg 225Null-Lieferschein 281Null-Rechnung 281Nummerierungsserie 168Nur-Steuer-Rechnung 246

O

Oberfläche 34Obligo-Limit 111Oder-Verknüpfung 261offene Belegzeile 239offene Lieferung 99offene Menge 194, 240offener Auftrag 99offener Beleg 241, 263, 315Online-Hilfe 80Opportunity 545

Bericht 562Bericht gewonnene 563Bericht verlorene 563eigene geschlossene 563eigene offene 563gewonnene 560Kopfdaten 553Kunde/Verkauf 553Lieferant/Verkauf 553Prognose 561Prognoseverlauf 562Statistikbericht 562

Opportunity (Forts.)verlorene 560

Opportunity-Analyse, dynamische 567

Opportunity-Art 553Opportunity-Pipeline 563orangefarbener Pfeil 39Organigramm 629

P

Partner 559Passwort 86

Ablaufdatum 92ändern 91eingeben 34Sicherheitsstufe 91

Passwortverwaltung 91Payment Engine 517Payment-Add-on, Installation 539Periodenkennzeichen 163permanente Inventur 409Personaladministration 625Personalwesen 625

Bericht 636Phase des Materialdurchlaufs 331Pipeline im Vertrieb 552Potenzial ausschöpfen 630potenzieller Betrag 555Praxishandbuch 15Preis 274

Farbkennung 373Preisaktualisierungsassistent 357Preisbericht 374Preisdifferenz 245Preisfindung 350, 372, 373, 388

allgemeine Einstellung 374Preisliste

Auswahlkriterium 356definieren 350, 351letzter Einkaufspreis 356verknüpfte 353

Preislistenfaktor 352Preislistengruppe 353Priorität 114Problemlösung 598, 605Problemlösungszeit 589Problemtyp 597Profit-Center � Kostenstelle


727

Index

Projekt 457, 493Aktivitäten 645Anhänge 647Arbeitsaufträge 648Belege 648Belegzuordnung 652Offene Probleme 646Teilprojekte 656Zusammenfassung 648

Projektberichte 658Projektcode 101Projekte anlegen 637Projektmanagement 637

R

Rabatt % im Beleg 201Rabattbetrag im Beleg 201Rabattgruppe 370, 371

festlegen 371Rabattgruppenbericht 374Rahmenvertrag 437

allgemeiner 439, 440Ausgangsrechnung anlegen 450Auswirkung des Kundenauftrags 449Beendigungsdatum 439Bericht 451duplizieren 447Geschäftspartner 438Gutschrift anlegen 451hinzufügen 446Kopfdaten 438Kundenauftrag anlegen 448Registerkarte Allgemein 439Registerkarte Anhänge 445Registerkarte Belege 445Registerkarte Details 442Registerkarte Wiederkehrende Trans-

aktionen 445spezifischer 440, 444Status 441Zahlungsbedingungen 440Zahlweg 441

Rahmenvertrag anlegen 437Rahmenvertrag erfüllen 445, 447Raster maximieren 205Rate 199, 280Ratenzahlung 130, 131, 281

definieren 131

Reaktion 598Reaktionszeit 589, 619Rechnung 604

Ratenzahlung 280sperren 327

Rechnungsadresse 106rechte Maustaste 72, 73regelmäßige Inventur 414Registerkarte

Administration 630Adresse 106, 628Aktivitäten 601Allgemein 100, 137, 150, 169,

556, 596Anhang 139Anhänge 126, 561, 582Ansprechpartner 104Artikel 582, 593Aufwendungen 603Bedingungen 671Belege 671Bemerkungen 125, 161, 601, 631Bestandsdaten 155Buchhalt. – Allgemein 118, 296Buchhalt. – Steuer 123Buchhaltungsdaten 170Eigenschaften 123, 160Einkauf 152Einkaufsdaten 377Ersteller 671Finanzen 631Finanzwesen 198, 280Historie 606Inhalt 139, 186, 269Lagerplätze 417Logistik 196, 277löschen 369Lösungen 602Mahnwesen 122Mitbewerber 560nach Preisliste aktualisieren 369Partner 559Persönliches 631Planung 606Planungsdaten 160Potenzial 555Preis ändern 368Problemlösung 605Rabatt % ändern 369Schriftart u. Hintergrund 78


728

Index

Registerkarte (Forts.)Sonderpreise aktualisieren 368Stufen 557, 671Tabellenformat 189Verkauf 155Zahlungsbedingungen 108Zahlungssystem 116Zielgeschäftspartner 582Zugehörigkeit 628Zusammenfassung 560

Reichweite 590Reise 147Reparaturlager

Rückumlagerung 608Umlagerung 608

Retoure 181, 244, 268, 284, 604, 607Rohertrag 306Rückumlagerung von Reparatur-

lager 608Rundungsmethode 352

S

Sachkonten und Geschäftspartner 505Sachkontenmethode 468Sachkonto 194

abstimmen 543festlegen 157, 467Methode 468

Saldofälliger 520

Sammelbelegdruck 216SAP Business All-in-One 27SAP Business One 27

anpassen 683Highlight 663mobile Anwendungen 29On-Premise-Lösung 28Produktfamilie 28SAP HANA 29

SAP Business One Cloud 28SAP Business One OnDemand 28SAP Business One Suggest 76SAP Business One-Mail 580SAP Business Suite 26SAP ERP 26SAP NetWeaver 26SAP R/2 25SAP R/3 25

SAP S/4HANA 26SAP-Business-One-Kalender 606Schlüssel 65Schnellhilfe 79Schriftart einstellen 78SEPA 517, 530SEPA-Lastschrift 531SEPA-Standard 530Serie mit Beleg verbinden 168Seriennummer 390, 393

Abgang 395anlegen 393Artikel 392ausgewählte 396auswählen 396automatische Erstellung 393definieren 392Detailbericht 398geparkter Beleg 397suchen 398Tabelle 392Transaktionsbericht 397verfügbare 395verwalten 391Verwaltung 398Wareneingang 392Zugang 391

Service 587Serviceabruf 594

Aktivität 602anlegen 594Art des Abrufs 597Bearbeiter 598Belegart 603, 604Bericht 618Herkunft 597Historie 606Kosten 609Meine offenen Serviceabrufe 621Meine Serviceabrufe 621Meine überfälligen Serviceabrufe 621nach Service-Queue 618Priorität 596Thema 595Verknüpfungsplan 610weiterleiten 599, 600

Serviceart 592Garantie 592reguläre 592

Servicebeleg 194


729

Index

Servicebericht 618Service-Monitor 620Serviceprozess 599

mit Beleg 607Service-Queue 598

Definition 599Manager 599Mitglied 599

Servicestruktur 587Servicevertrag 587, 610

anlegen 591Arbeit 590Art 588Bericht 619genehmigen 593geparkter Beleg 593Reise 590Status 593Teil 590Vorlage 588

Shortcut 703Skonto 132Skontobedingung 128Skontofrist 133, 134

festlegen 133Small and Medium Sized Businesses

(SMB) 29Soll-Endbestand 344Sonderpreis 361

aktualisieren 368auf Registerkarte aktualisieren 368festlegen 362, 363global aktualisieren 367Gültigkeit 365kopieren 365Mengenstaffel 364zur Auswahl kopieren 366

Spalte anordnen 189Spaltenbreite anpassen 63Sprache 103

festlegen 75SQL-Abfrage 668, 670Stammdaten 85

anlegen 86Geschäftspartner 94

Stammdaten Kundenequipment 620Status 612

Standardbewertungsmethode 335festlegen 339

Standardlager 157

Standardlieferant 153Standardpreis 342Standard-USt.-Gruppe 458Stellenbezeichnung 626Steuer

Bericht 508Gruppe 123Rechnung 246Status 123

Stichprobeninventur 409Stichtagsinventur 409Stornierungsdatum, Bestellung 200Streckengeschäft 300

Ablauf 301Lager 300

Stückpreis 193Stufenanalyse 563Suche nach Menü 68Suchen-Modus 57, 59, 269Suchfeld 65Summen- und Saldenliste 509Super-User 86SWIFT-Code 515Symbol 705Systemmeldung 204Systemwährung 487

T

Tabelle filtern 59, 69, 70Regel 70Wert 70

Tastaturbefehl 703Tastenkürzel � TastaturbefehlTechniker 598Teillieferung 115Teilprojekt 656Telefonat 135Telefonbuch 636Texte, vordefinierte einfügen 210Toleranztag 130Transaktion, wiederkehrende 301Transaktionsbericht Chargen-

nummer 435Transaktionsbericht Serien-

nummern 395, 397, 435Transaktionsnummer Serien-

bericht 615


730

Index

U

übersetzbares Feld 150Überweisungsdatum 523Überweisungsgebühr 526UID-Nummer 98, 170, 200Umlagerung 404

auf Reparaturlager 608Umsatzanalyse 314Und-Verknüpfung 260Unternehmensstammdaten 169Unterzeichnungsdatum 439Ursache 616User 16User Interface

Feld ausblenden 694Feld deaktivieren 694Feld verschieben 694Felder ausrichten 697konfigurierbares 692

USt-Gruppe 154

V

Verbindlichkeitskonto 121Verbrauchsermittlung

direkte 338indirekte 338

Verfügbarkeitsprüfung 270, 271Verkauf 267

Belegfuß 281Belegkette 268Belegkopf 269Belegmitte 269Mengeneinheit 377

Verkaufsanalyse 155Verkaufsartikel 149Verkaufsbeleg 285, 286

Belegkopf 269Buchhaltung 285

Verkaufsbericht 314Verkaufschance 546, 552Verkaufsgebiet 267, 546Verkaufsmengeneinheit 378Verkaufsprozess 268, 548Verkaufsstufe 548

Details 551festlegen 549

Verkaufsstufe festlegen 549

verknüpfter Beleg 139Verknüpfungsplan 610, 629Verpackungseinheit 153Versandart 100Versionsnummer 34Vertragsart 588Vertragsvorlage 588, 591

Erinnerung 589Verlängerung 589Vertragsumfang 590

Vertrieb 267Vertriebsgebiet 267, 546Verzugszins 321Volumenberechnung im Beleg 211von Techniker retour 604Vorausrechnung 246, 287vordefinierte Texte einfügen 210Vorgesetzter 627

W

Währungdefinieren 489Übersicht 488

Ware, Bestandssituation 308Warenannahme 332Warenausgang 404

Lagerplatz 426Wareneingang 181, 230, 231, 233,

244, 403Lagerplatz 424Seriennummer 392

Wareneingangsrechnungs-Ver-rechnungskonto 467

Wareneinsatz, Verbuchung 466Warenprüfung 332Warenverbuchung 466Wartung 332Webbrowser 699Wechselkurs

festlegen 489, 490Wechselkursdifferenz 493weiterführendes Thema 17WeRe-Konto 467Widget 44

anordnen 44anpassen 48Art 45Browser 47


731

Index

Widget (Forts.)Dashboard 48Größe anpassen 45häufig genutzte Funktionen 45Nachrichten und Alarme 47Offene Belege 46

Widget-Galerie 45wiederkehrende Aktivität 137wiederkehrende Transaktion

301, 445ausführen 303Geschäftspartner 305Servicevertrag 305

X

XML-Export 222

Z

Zahlungsadresse 106Zahlungsassistent 528

Bankdatei erstellen 540Empfehlungsbericht 537Zahlung anlegen 533Zahlweg anlegen 533

Zahlungsbedingung 109, 128, 134, 198

Zahlungsbeleg, geparkter 526Zahlungskonsolidierung 119

Zahlungsmethode 522Bar 289bar 522festlegen 522Überweisung 522

Zahlungssperre 198Zahlungsverkehr, elektronischer 538Zahlweg 117, 198, 441

anlegen 528zuordnen 532

Zeileduplizieren 195löschen 195

Zeilendetail 191Zeilenstatus 240Zentralbankkennzeichen 199Zessionskennzeichen 101, 200Zielbeleg 237Zielgruppe 572, 577

externe Daten importieren 573Geschäftspartner 572

Zielgruppen definieren 572Zielschlüssel 238, 240Zieltyp 238, 240Zins 317Zollgruppe 153Zukauf 344Zusammenfassungstyp 275Zwischensumme 192Zykluscode 415


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Robert Mayerhofer verfügt über langjährige Erfahrung in der Erwachsenenbildung und kennt SAP Business One wie seine Westentasche. Er führte als Consultant einer Wiener Beratungsfirma über zwanzig Implementierungsprojekte von SAP Business One durch, bevor er für die Ausbildung der Project und Support Consultants bei SAP Österreich verant-wortlich war. Aktuell lehrt er an Vienna Business School.

Robert Mayerhofer

SAP Business One – Das Praxishandbuch731 Seiten, gebunden, 4. Auflage 2016 59,90 Euro, ISBN 978-3-8362-4061-1

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SAP Business One – Das Praxishandbuch - Cloud Storage · PDF fileLeseprobe Ziel dieses Buchs ist nicht nur, Ihnen die Grundlagen von SAP Business One in gesamter Breite zu vermitteln,