SAP -Projekte im Griff mit Signavio und SAP Solution Manager · SAP ®-Projekte im Griff ... die grafischen BPMN-Modelle wesentlich besser geeignet, da die bildliche Darstellung leicht

SAP®-Projekte im Griff mit Signavio und SAP® Solution Manager

Ein White Paper Februar 2017, Zweite Auflage

Dr. Gero Decker, Signavio GmbH, Jörg Schink, AKRA Business Solutions

GmbH, Hans Schmitz, AKRA Business Solutions GmbH, Lydieth Triana,

AKRA Business Solutions GmbH, Sven Wagner-Boysen, Signavio GmbH

Seite 2 von 20SAP®-Projekte im Griff mit Signavio und SAP® Solution Manager

Inhalt

1. Überblick ................................................................................................................................. 3

2. Die Ausgangslage .................................................................................................................. 4

3. Der SAP® Solution Manager als zentrale SAP®-Komponente .................................... 6

4. Fachliche Prozessgestaltung im Fokus ............................................................................ 8

5. Die Integration Signavio + SAP® Solution Manager .....................................................10

6. Beispiel Use Case: Einführung einer SAP®-Lösung auf Grundlage modellierter Geschäftsprozesse ..........................................................14

7. Beispiel Use Case: Abgleich des Signavio-Prozessmodells mit der SAP®-Solution-Manager-Prozessstruktur ........................................................16

8. Fazit .........................................................................................................................................19

9. Literaturhinweise ................................................................................................................20


1. Überblick

Eine SAP®-Implementierung stellt ein Unternehmen häufig vor eine teure, zeitaufwendige und ressourcenintensive Aufgabe. Ein Garant für den Erfolg eines solchen Projektes ist die gute Kommuni-kation zwischen der Fachabteilung und den IT-Experten, welche die technischen Anforderungen des Geschäfts technisch umsetzen sollen. Insbesondere die frühe Einbindung von Entscheidungsträgern reduziert die Anzahl der Änderungsanträge wesentlich, schont das Budget und die Nerven der Betei-ligten. Der SAP® Solution Manager ist das zentrale Werkzeug für die Einführung und den späteren Betrieb von SAP®-Anwendungen. Eine Darstellung der betrieblichen Anforderungen mittels grafischer Prozessmodelle, insbesondere nach dem BPMN-Standard, hat sich dabei als effizientes Mittel zur Kommunikation, Diskussion und Dokumentation bewährt.

Dieses Whitepaper zeigt anhand konkreter Beispiele, wie Prozesse fachlich abgestimmt und automa-tisiert in den SAP® Solution Manager übernommen werden und im Verlauf des Projektes bidirektional miteinander abgeglichen werden können.

Dieses Dokument fokussiert sich dabei ausschließlich auf die derzeit aktuelle Version SAP® Solution Manager 7.1.


2. Die Ausgangslage

Für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ist die Effizienz der Geschäftsprozesse entschei-dend. Ein wesentlicher Faktor für den unternehmerischen Erfolg in einem sich schnell wandelnden Geschäftsumfeld ist dabei die Anpassbarkeit der Geschäftsprozesse.

Bei der Einführung eines SAP®-Projektes stellen sich für die SAP®-IT-Verantwortlichen immer wieder folgende Fragen:

▪ Wie können wir die betroffenen Fachbereiche frühzeitig in den Anwendungslebenszyklus des SAP®-Systems einbinden?

▪ Wie schaffen wir eine gemeinsame Kommunikationsbasis zwischen den Fach- und IT-Abteilungen?

▪ Wie können wir den „technisch orientierten“ Business Blueprint im SAP® Solution Manager auf der Basis fachlicher Prozesse automatisiert aufbauen?

▪ Wie können die im Process-Repository vorhandenen Referenzmodelle gemeinsam mit den Fachabteilungen auf die konkreten Anforderungen des Unternehmens angepasst und die notwen-digen Änderungen automatisiert in das SAP®-System übernommen werden?

▪ Wie kann ich meine Testaufwände anhand von prozessorientierten Testfällen konzentrieren und sinnvoll einsetzen?

▪ Wie kann ich die notwendigen Schulungen effektiv und praxisnah gestalten?

▪ Ist die Menge vorhandener, kundenspezifischer „Z“-Transaktionen und -Reports wirklich erforder-lich?

In SAP®-Projekten müssen für eine kostenoptimierte Implementierung unterschiedliche Sichten und Werkzeuge sinnvoll miteinander verknüpft werden. Dies ermöglicht auch eine optimale Steuerung und eine Anpassung der Geschäftsprozesse an Veränderungen des geschäftlichen Umfeldes.

SAP®

SOLLUTIONS MANAGERSignavioSignavio Process Manager

SAP®

ANWENDUNGEN

SAP-Sicht

Geschäftsprozess- Sicht

Endanwender-Sicht

Während der Endanwender direkt mit dem SAP®-System arbeitet und dort entsprechende Funktio-nalitäten entsprechend seinen Aufgaben bereit gestellt bekommt, arbeitet die Gruppe der SAP®-IT-


Spezialisten vorrangig mit dem SAP® Solution Manager, während sich die Fachabteilung häufig eines Prozessmodellierungswerkzeuges, z. B. Signavio, bedient.

Ein Prozessmodell ist die kompakte Darstellung eines Geschäftsprozesses. Das Modell beschreibt dabei die wesentlichen Aspekte, z. B.

▪ Aktivitäten, d. h. Schritte, die innerhalb eines Prozesses ausgeführt werden,

▪ Rollen, d. h. Benutzer, die diese Aktivitäten ausführen und

▪ Artefakte, d. h. zugeordnete Objekte, wie z. B. Anweisungen für den Prozess und Dokumente, die durch den Prozess bearbeitet werden.

Für eine erfolgreiche Implementierung und den anschließenden Betrieb muss die betriebswirt-schaftliche Sicht in eine technische Sicht überführt und eine dauerhafte Verbindung zwischen diesen beiden Sichten geschaffen werden.

Dabei sind für die betriebswirtschaftliche und technische Modellierung häufig unterschiedliche Personen bzw. Abteilungen zuständig. Für den Erfolg des Projektes ist es aber wichtig, dass alle Betei-ligten ein gemeinsames Verständnis haben und miteinander die gleiche Sprache sprechen.

Der SAP® Solution Manager wird von SAP® als Applikations-Management-Plattform positioniert und stellt eine prozessorientierte Struktur für die Steuerung und Dokumentation von Implementierungs-projekten bereit.

In Bezug auf die Modellierung erreicht er aber in keiner Weise die Leistungsfähigkeit eines professio-nellen Business-Process-Management-Werkzeuges. Dieses bietet die Möglichkeit, detaillierte Prozessabläufe zu erstellen, den einzelnen Prozessschritten Bearbeiterrollen zuzuordnen und mit Informationen, wie z. B. Arbeitsanweisungen, Startereignissen, Risiken und Kennzahlen anzureichern. Die Abarbeitung einzelner Entscheidungswege wird so für die Mitarbeiter transparent und nachvoll-ziehbar.

In der Praxis hat sich der SAP® Solution Manager bei der Kommunikation mit den Fachabteilungen, insbesondere mit Mitarbeitern, die keine SAP® Erfahrung besitzen, als schwerfällig erwiesen. Hier sind die grafischen BPMN-Modelle wesentlich besser geeignet, da die bildliche Darstellung leicht nachvoll-ziehbar und verständlich ist.

Ziel muss es daher sein, diese beiden Welten durch einen kombinierten Einsatz der beiden Werkzeuge zu vereinen und so eine durchgängige Sicht auf die Geschäftsprozesse zu erreichen – von der Strukturierung der Prozesshierarchie über die fachliche Modellierung bis zur Implementie-rung im SAP®-System. Durch die neu geschaffene Schnittstelle werden die Vorteile des SAP® Solution Managers und des Signavio Process Manager miteinander kombiniert.


3. Der SAP® Solution Manager als zentrale SAP®-Komponente

Der SAP® Solution Manager ist eine Plattform mit Inhalten, Werkzeugen und Methoden, die zur Imple-mentierung und den Betrieb von SAP®-Lösungen als auch von Drittanbieterlösungen eingesetzt wird, um Risiken zu minimieren und die Zuverlässigkeit der IT-Lösungen zu steigern. Der SAP® Solution Manager unterstützt bei der Verwaltung der Kerngeschäftsprozesse und deren Verknüpfung zu der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur.

Die IT-Organisationen der Unternehmen müssen häufig zwischen Stabilität und Flexibilität balan-cieren. Einerseits ist es ihre Aufgabe, einen stabil laufenden Geschäftsbetrieb zu gewährleisten – mit stets verfügbaren und sicheren IT-Anwendungen, deren Kosten im vereinbarten Rahmen liegen. Andererseits muss ein Unternehmen schnell und flexibel auf geänderte Anforderungen des Marktes, des Gesetzgebers oder andere Einflussfaktoren reagieren können.

Um diesen Spagat beherrschbar zu machen, ist eine Transparenz der mit SAP®-Anwendungen abgebildeten Geschäftsprozesse notwendig. Ebenso muss das umfangreiche Expertenwissen, das sich im Laufe der Zeit in einem Unternehmen angesammelt hat, für alle Beteiligten verfügbar gemacht werden.

IT-Service-management

Geschäftsprozesseund

Lösungs-dokumentation

Change-, Test- undRelease-

management

Wartung undOptimierung

System-Monitoring

Geschäftsprozess-Monitoring

SingleSource of

Truth

Als „Single source of truth“ unterstützt der SAP® Solution Manager dabei sechs wesentliche Konzepte, um den Transfer von Erfahrungen effektiv betreiben zu können:

▪ Geschäftsprozessorientierung zur verständlichen Kommunikation zwischen IT und Fachbereich

▪ Transparente Dokumentation zur Nachvollziehbarkeit von Tätigkeiten und als Entscheidungshilfe

▪ Ganzheitliche Betrachtung der Lösung zur Erkennung von Abhängigkeiten und Schnittstellen

▪ Ganzheitlicher Ansatz von der Implementierung über den Betrieb bis hin zur Optimierung für die Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus der Anwendung


▪ Offenheit zur Abwicklung von Geschäftsprozessen mit Produkten von Drittanbietern

▪ IT-Governance zur zentralen Planung, Steuerung und Monitoring von IT-Prozessen

Zentraler Bestandteil ist dabei die Lösungsdokumentation, die eine technische Sicht auf die Prozesse darstellt und ein Prozessmodell in einer vereinfachten Prozessstruktur mit 3 Ebenen (Szenarien, Prozesse und Prozessschritte) abbildet. Ergänzende Informationen über technische Dokumentati-onen, Transaktionen, Konfigurationen, Entwicklungsobjekte und Testfälle ermöglichen einen Mehrfachnutzen der Prozessstruktur für das Testmanagement, dem IT-Servicemanagement, dem IT-Change- und Releasemanagement usw.

Anforderung

Auslieferung

Ausführung

Optimierung Konzeption

Realisierung & Test

ApplicationLifecycle

Management

SAP®

Solution Manager

„Nichts ist beständiger als der Wandel“ (Heraklit) – Prozesse, die einmal mit SAP® Anwendungen abgebildet wurden, erweisen sich mit zunehmender Praxis als nicht mehr optimal. Beispiels-weise nutzt der Endanwender in einem Prozess eine Transaktion oder Funktion gar nicht mehr so wie ursprünglich geplant. Der SAP® Solution Manager unterstützt durch Abgleich der tatsächlich genutzten Prozessschritte mit der Lösungsdokumentation die Optimierung der Prozessabläufe.


4. Fachliche Prozessgestaltung im Fokus

Die prozessorientierte Denkweise hat sich bereits in vielen Unternehmen durchgesetzt. Eine Darstel-lung der betrieblichen Anforderungen mittels grafischen Prozessmodellen hat sich als effektives Mittel zur Konzeption, Diskussion und Dokumentation der gewünschten Lösung erwiesen.

Fachliche Prozesse rücken Aktivitäten und Verantwortlichkeiten in den Vordergrund und umfassen alles, was z. B. von einer Kundenfrage bis zu einer Lösung des Problems erforderlich ist. Man spricht auch häufig von „End-to-End-Prozessen“, da der Kunde im Vordergrund steht und die Wertschöpfung von Start bis Ende abgebildet wird.

Prozesse werden häufig dezentral in den Fachabteilungen aufgenommen und modelliert, denn es sind ja auch die Fachabteilungen, die ihre Abläufe verstehen und optimieren möchten. Prozesse beschränken sich dabei aber nicht nur auf abteilungsinterne Abläufe, sondern überspannen häufig verschiedenste Funktionsbereiche oft sogar Organisationsgrenzen.

Dank grafischer Darstellung kann jeder den Prozessfluss einfach nachvollziehen und sieht, welche Prozessschritte von Start bis Ende durchlaufen werden müssen. Während in den 90er Jahren noch verschiedenste Notationen für die Prozessmodellierung genutzt wurden, hat man sich in den letzten Jahren auf BPMN 2.0 als Quasi-Standard geeinigt.

Auch im SAP® Solution Manager stehen Prozesse im Fokus. Business-Blueprint-Projekte folgen dabei immer einer festen Struktur:

1. Szenario, z. B. „Quote-to-Cash“

2. Prozess, z. B. „Inquiry Processing“

3. Prozessschritt, z. B. „Post goods receipt“

Der SAP® Solution Manager bietet allerdings nur eine sehr eingeschränkte grafische Modellierungs-oberfläche für Prozesse. In der Praxis werden die Prozessschritte einfach als Liste gepflegt, ohne weiterführende Prozesslogik. Dadurch können Alternativen oder Parallelitäten nicht abgebildet werden.

Prozessschritte sind jeweils mit einer „logischen Komponente“ verbunden. Dies ist das Anwendungs-system oder -modul, welches bei der Durchführung des Prozessschrittes verwendet wird. Anders als in einer fachlichen Sicht geht der SAP® Solution Manager davon aus, dass sämtliche Prozessschritte mit einer IT-Anwendung verbunden sind.


Der SAP® Solution Manager ergänzt die Prozessmodelle um Artefakte, d. h. technische Dokumentati-onen, Konfigurationen, Entwicklungsobjekte, Test-Cases, Schulungsinformationen usw.

Trotz des prozessorientierten Aufbaus reicht die Darstellung als simple sequenzielle Abfolge kaum aus, um den Ablauf komplexer Geschäftsszenarien und -prozesse hinreichend zu beschreiben. Dies ist für den Zweck, eine übersichtliche Ablagestruktur für die in einem Implementierungspro-jekt benötigten Informationen zu haben, auch nicht notwendig. Denn es handelt sich beim SAP® Solution Manager um ein Implementierungs- und nicht um ein Prozessmodellierungswerkzeug. Daher empfiehlt Gartner in einem kürzlich erschienenen Bericht ausdrücklich die Verwendung eines fachli-chen Prozessmodellierungstools als Ergänzung zum SAP® Solution Manager[3].

Wenn man Signavio als Ergänzung zum Solution Manager verwendet, erhält man zum einen eine intuitivere Oberfläche für die Beschreibung von Prozessen. Zum anderen kann man aber auch Kollegen aus den Fachabteilungen einbinden, die den SAP® Solution Manager sonst typischerweise nicht verwenden würden. Dies ermöglicht die frühzeitige Einbindung von Entscheidungs- und Know-How-Trägern.

Ein Nebeneffekt ist, dass die Prozessdokumentation nicht ausschließlich aus der technischen Sicht des SAP® Solution Managers erstellt wird. Dies verbessert wiederum die Kommunikation mit den Fachanwendern, insbesondere bei späteren, notwendigen Anpassungen an Änderungen des geschäftlichen Umfeldes.

Der SAP® Solution Manager liefert im Rahmen des „Business Process Repositories“ (BPR) zahlreiche Referenzprozesse mit aus. Leider verhält es sich hier jedoch wie bei jeder anderen Referenzbiblio-thek: Es wird halt nur ein typischer Prozess abgebildet und nicht der individuelle Ablauf, der tatsäch-lich in der Organisation gelebt wird. Um eine Anpassung auf die eigenen Besonderheiten kommt man auch hier nicht umhin.

Häufig besteht auf fachlicher Seite auch schon eine umfangreiche Prozessdokumentation. Durch die Kopplung von Signavio und SAP® Solution Manager können damit auch erhebliche Doppelarbeiten vermieden werden.

Konzeptionell wird eine 1:1-Beziehung zwischen Prozessmodellen im fachlichen Tool und der Dokumentation im SAP® Solution Manager angestrebt. Damit können Änderungen oder Ergänzungen einfach auf die jeweils andere Seite übernommen werden.

Wichtig ist hierbei, dass nicht nur der Use Case „Alle Modelle übertragen“ unterstützt wird. In der Praxis stellt sich häufig heraus, dass Prozesslandschaften inkrementell erstellt werden und eine entsprechende Synchronisation zwischen Modellierungstool und SAP® Solution Manager zwingend notwendig ist. Ob hierbei Prozessänderungen nur im fachlichen Tool erlaubt sein sollen oder eine Synchronisation in beide Richtungen geschieht, ist letztlich eine individuelle Entscheidung der Organi-sation. Das genaue Zusammenspiel der beiden Tools wird in den nächsten beiden Abschnitten genauer beleuchtet.


5. Die Integration Signavio + SAP® Solution Manager

Durch die Integration von Signavio und SAP® Solution Manager lassen sich die Vorteile beider Welten verbinden. Die Verwendung identischer Prozesselemente sowohl in den Prozessmodellen, als auch in der Struktur des SAP®-Projektes im SAP® Solution Manager schafft eine Verbindung zwischen der fachlichen Darstellung der Geschäftsabläufe und ihrer IT-seitigen Realisierung.

Hierzu werden über eine Schnittstelle die Strukturelemente eines Prozesses, d. h. seine Szenarien, Prozesse und Prozessschritte, sowie die zugehörigen Artefakte als Modelle bzw. Geschäftsobjekte bereitgestellt. Der Synchronisationsmechanismus erlaubt einen Abgleich in beiden Richtungen, jedoch sollte über organisatorische Regelungen das führende System für die Veränderungen festgelegt werden.

EbeneSignavioDiagramm

SAP®

SolutionManager

Processname

Ebene 1 PLK

PLK

BPMN 2.0

BPMN 2.0

BPMN 2.0

Ebene 2

Ebene 3

Ebene 4

Ebene 5

Szenario

Prozess

Prozessschritt

Prozessklassemm.

Prozessgruppemm.nn

Prozessemm.nn.oo

Prozessschrittemm.nn.oo.pp

Arbeitsschritte

Die obige Darstellung beschreibt den Zusammenhang zwischen den Modellen und Objekten in Signavio und SAP® Solution Manager. Die Geschäftsprozesse werden dabei im Allgemeinen in Hierar-chieebenen strukturiert. Hierbei ist eine sinnvolle Zuordnung der Ebenen in beiden Werkzeugen unabdingbar.

▪ Ebene 1 wird im Geschäftsprozessmodell als Prozesslandkarte dargestellt. Im SAP® Solution Manager wird diese Ebene als Szenario bezeichnet. Ein Szenario bildet im Solution Manager den Hauptknoten im Prozessbaum für die zugeordneten Prozesse.

▪ Ebene 2 ist die Prozessebene. Auf Geschäftsprozessebene wird der Prozess in seine Teilprozesse zerlegt. Häufig wird hierfür ebenfalls eine Prozesslandkarte oder eine Wertschöpfungskette einge-setzt

▪ Ebene 3 veranschaulicht die Prozessschritte, meist in Form von BPMN-Diagrammen.

Hier liegt aber auch eine der Herausforderungen für die gemeinsame Nutzung. Der Detaillierungs-grad der jeweiligen Ebenen kann, entsprechend den aktuellen Umständen im Unternehmen, sehr unterschiedlich sein, d. h. die Zuordnung der Ebenen muss an die unternehmensspezifischen Anfor-derungen angepasst werden.


In seiner aktuellen Version sind im SAP® Solution Manager nur drei Prozessebenen darstellbar. Ist eine tiefergehende Struktur erforderlich, kann dies über entsprechende Strukturierungen bzw. Workarounds erreicht werden. Eine tiefere Prozesshierarchie wird hierbei sozusagen „flach geklopft“. Hilfreich ist, bereits im Vorfeld des Projektes entsprechende Modellierungskonventionen zu beschließen.

Neben den Strukturelementen des Prozesses werden folgende Artefakte der zugeordneten Register-karten des SAP® Solution Managers mit synchronisiert:

▪ Zugeordnete Dokumente

▪ Transaktionen

▪ Attribute von Strukturelementen

▪ Organisationseinheiten und Endbenutzerrollen

▪ Logische Komponenten

Werden im Prozessmodell Änderungen vorgenommen, werden diese mit den Inhalten des SAP® Solution Managers synchronisiert.

Diese Artefakte werden, wenn sinnvoll, in den BPMN-Darstellungen mit abgebildet und sind direkt aus den Prozessmodellen heraus zugänglich. Hierdurch können z. B. im SAP® Solution Manager abgelegte Dokumente direkt aus den Prozessmodellen heraus geöffnet oder Transaktionen direkt aufgerufen werden.


Die folgende Abbildung gibt eine Übersicht über die Komponenten der Lösung.

Eine wesentliche Funktion für die Kommunikation im Unternehmen bildet die Möglichkeit, die Prozessmodelle aus Signavio heraus zu publizieren. Auf diesem Weg kann eine Web-Ansicht der Prozessarchitektur erstellt und veröffentlicht werden.

Geschäftsprozess-Modellierung

Kommunikation mitStakeholdergruppen

Dokumentation derProzesse und desProzessumfeldes

Planung, Implementi-erung und Steuerungdes Betriebs

Betrieb der Geschäftsprozesse

Umsetzung des Lebenszyklus der Geschäftsprozesse

xls-Datei

Signavio – SAP Solution Manager Interface

Signavio Prozessmodelle

Geschäfts-prozesse

Lebenszyklus

SAP Solution Manager

3

4

5

6

Business Blueprint Struktur

Cockpit StellenundRollen

Prozess-dokumen-tation

workflow

2

1

Signavio Datenbank

SAP CRM SYSTEM

Daten Messwerte Messwerte

KontinuierlicherVerbesserungsprozess

Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3

Vorg

aben

Maß

nahmen

Testfälle

��


Im SAP® Solution Manager ❶ erfolgt die zentrale Ablage für die prozessorientierte Lösungsdokumen-tation anhand einer vereinfachten Prozessstruktur.

Ergänzend zu den Strukturen sind den Objekten in den einzelnen Ebenen im Solution Manager Stellen und Rollen, Transaktionen, Dokumentationen, Testfälle zugeordnet.

Inhalte können in den SAP® Solution Manager initial über eine Excel-Schnittstelle ❷ oder mitge-lieferte Referenzmodelle eingelesen werden. Neu ist die Möglichkeit, den SAP® Solution Manager initial auch über das SAP®-Solution-Manager-Signavio-Interface ❸ zu befüllen. Hierzu können die in Signavio modellierten Prozesse ❹ in den SAP® Solution Manager eingelesen werden. Hier werden die notwendigen Baumstrukturen erzeugt und die zugehörigen Registerkarten – entsprechend den in dem Modell hinterlegten Artefakten – gefüllt. Für den Betrieb sammelt der Solution Manager hierzu Informationen aus SAP® bzw. diversen Drittsystemen ❺. Diese Informationen können im Solution Manager verdichtet und z. B. für die Steuerung des Prozesses in Cockpit-Darstellungen überführt werden. Aus diesen wiederum lassen sich Entscheidungen generieren, die in Form von Maßnahmen in den KVP einfließen. Dies können entweder Maßnahmen sein, die den Durchfluss des Prozesses direkt beeinflussen ❻ oder aber Maßnahmen, welche die Struktur des Prozesses verändern. Diese würden dann Veränderungsprojekte zur Folge haben. In diesen Projekten ist eine direkte Abstim-mung mit den fachlich Verantwortlichen zwingend erforderlich. Als Kommunikationsmittel haben sich Geschäftsprozessmodelle in der Praxis bewährt.

Hierzu können die aktuellen Prozesse im Solution Manager mit den Geschäftsprozessmodellen abgeglichen werden. Im Signavio-Prozessmodell ❹ werden dann die notwendigen Anpassungen vorgenommen. Nach Freigabe der Änderungen werden diese über das Interface ❸ wieder in den Solution Manager zurückübertragen und stehen dort für die notwendigen Anpassungen des SAP®-Systems bereit.


6. Beispiel Use Case: Einführung einer SAP®-Lösung auf Grundlage modellierter Geschäftsprozesse

In einem pharmazeutischen Unternehmen, das bereits für das Finanz- und Rechnungswesen SAP® einsetzt, soll die Beschaffung und Lagerung der Rohstoffe ebenfalls mit SAP® abgewickelt werden. Seitens des Einkaufs bestanden z. B. Anforderungen bzgl. eines Freigabeverfahrens für die Beschaf-fung teurer Rohstoffe, seitens der Materialwirtschaft Anforderungen für die Bestandsverwaltung auf Lagerplatzebene.

Für die Umsetzung dieses Vorhabens wurde im SAP® Solution Manager in der Projektverwal-tung (SOLAR_PROJECT_ADMIN) ein Projekt angelegt und aus dem Business Process Repository die relevanten SAP®-Prozesse für den initialen Business Blueprint (SOLAR01) zusammengestellt.

Dieses technische Modell beinhaltete alle möglichen Prozessschritte, die für den Beschaffungsvor-gang im SAP® MM und der Lagerhaltung im SAP® WM relevant werden könnten, sowie alle hierfür möglichen SAP®-Transaktionen.

Nicht berücksichtigt wurden alle notwendigen fachlichen Prozessabläufe und die Spezifika des Unter-nehmens. Die geschäftliche Logik und der Prozesskontext (Rollen, Dokumente etc.) mussten zunächst modelliert werden. Dafür wurde die initial erstellte Prozessstruktur in Signavio importiert.


In Signavio wurde nun ein Prozessmodell erstellt und die Geschäftsprozesse sowie das Prozessum-feld dokumentiert.

Nach Abnahme des Prozessmodells seitens des Einkaufs und der Materialwirtschaft wurde das Modell in den SAP® Solution Manager übertragen.

Im SAP® Solution Manager konnte jetzt die Projektdokumentation, z. B. weitergehende fachliche Beschreibung und technische Konzeption sowie Testfälle hinterlegt werden.


7. Beispiel Use Case: Abgleich des Signavio-Prozessmodells mit der SAP®-Solution-Manager-Prozessstruktur

Für die Ablösung eines Host-basierten Warenwirtschaftssystems durch eine SAP®-Retail-Lösung bei einem Handelsunternehmen wurden in dem Projektauftrag Ziele für die Lösungsdokumentation vorgegeben. Die Lösungsdokumentation soll prozessorientiert erstellt werden und den Lifecycle von der Aufnahme der Anforderungen, der Konzeption und Implementierung der Prozesse, dem E2E-Testing bis hin zur Schulung der Endanwender unterstützen sowie den eigenverantwortlichen Betrieb des neuen Systems und die Verteilung von Know-How auf mehrere Personen nachhaltig ermöglichen.

Der SAP® Solution Manager wurde als zentrale Instanz für die Lösungsdokumentation gewählt. Bei der Projektinitialisierung wurde eine initiale Prozessstruktur auf Basis der im SAP® Solution Manager BPR (Business Process Repository) vorhandenen SAP®-Standardprozesse erstellt.

Für die Prozessaufnahme und -modellierung wurde Signavio gewählt.

Die intuitive Plattform ermöglicht eine professionelle Prozessmodellierung, nicht nur für den Model-lierer sondern schafft Prozesstransparenz in der ganzen Organisation.

Mit zunehmender Projektlaufzeit, in der die Prozesse sortimentsweise, beginnend mit dem kleinsten Sortiment, in der SAP®-Retail-Lösung abgebildet wurden, erkannte das Unternehmen, dass die ursprünglich im SAP® Solution Manager hinterlegte SAP®-Prozessstruktur nicht mehr zu den aufge-nommenen und in Signavio modellierten Prozessmodellen passte, da unternehmensspezifische Prozessabläufe nicht berücksichtigt werden konnten.

Die Einhaltung des vorgegebenen Projektzieles, der Schaffung einer nachhaltigen Lösungsdokumen-tation für den späteren eigenverantwortlichen Betrieb des Systems war gefährdet.

Das Team Prozessmanagement stand jetzt vor der Herausforderung das Signavio-Prozessmodell in die Business Blueprint Struktur (SOLAR01) des SAP® Solution Managers zu überführen und die im Laufe des Projektes entstandene Projektdokumentation bestehend aus fachlichen und technischen Beschreibungen, Testfällen, Transaktionszuordnungen und Konfigurationselementen in der neuen Struktur richtig zuzuordnen.


Im SAP® Solution Manager wurde dazu in der Projektverwaltung (SOLAR_PROJECT_ADMIN) ein neues Projekt angelegt und über die Schnittstelle die neue Prozessstruktur aus dem Signavio Prozessmodell aufgebaut.

Im nächsten Schritt wurden aus dem ursprünglichen Projekt die Projektdokumentation, Testfälle, Transaktionszuordnungen und Konfigurationselemente extrahiert und lokal abgelegt. Durch ein für dieses Vorhaben geschaffenes Mappingtool wurden die extrahierten Objekte den Prozessen und Prozessschritten der Signavio-Prozessstruktur zugeordnet und csv-Dateien für den Import in den SAP® Solution Manager erstellt.


Standardmäßig sind im SAP® Solution Manager in der Projektverwaltung (SOLAR_PROJECT_ADMIN) eine Reihe von Funktionalitäten integriert, die dieses Vorhaben wirkungsvoll unterstützen.

Das Anreichern der Business-Blueprint-Struktur mit den Transaktionen, Testfällen, Konfigurationen und der Projektdokumentation erwies sich als relativ unkompliziert.


8. Fazit

Der Signavio Process Manager und der SAP® Solution Manager passen gut zueinander: Die beiden Tools ergänzen sich und ermöglichen die Einbindung von Kollegen aus Fachabteilungen und IT.

Erfahrungen aus Projekten haben gezeigt, dass

▪ eine durchgängige Dokumentation von den fachlichen Anforderungen bis hin zur technischen Umsetzung möglich ist

▪ eine vollständige Dokumentation der Lösung erstellt werden kann, d. h. neben der technischen Dokumentation existiert eine vollständige Dokumentation des Prozesses mit Darstellung von Informations- und Stoffflüssen und Verantwortlichkeiten (RACI)

▪ die mächtigen Such- und Analysefunktionen des Prozessmodellierungstools für Reporting und Analysetätigkeiten eine sinnvolle Ergänzung zu den Solution-Manager-Funktionen darstellen

▪ sich auf Basis der Prozessdarstellungen Testfälle für Integrations- und Regressionstests generieren lassen

▪ Prozessmodelle sehr gut für Schulungs- und Endanwenderdokumentation genutzt werden können

▪ prozessbasierte Blueprint-Dokumente entstehen

▪ die Fachbereiche in den gesamten Lebenszyklus der Anwendung eingebunden werden können – von der Definition von Anforderungen bis hin zu Test, Schulung und GoLive

▪ Prozesse simuliert werden können, bevor sie in das SAP®-System überführt werden.

Externe Projekterfahrung in der Benutzung des SAP® Solution Managers sind häufig nützlich. Bei Fragen sprechen Sie gerne die Kollegen von Signavio oder AKRA Business Solutions an. Wir helfen Ihnen gerne dabei, ihr SAP®-Projekt zum Erfolg zu führen.

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