SAP - Rechnungswesen - tu- · PDF fileSAP - Rechnungswesen Buchung statistischer Kennzahlen 1 / 2 SAP-Theorie I SAP-Anwendung Allgemeines Um die verschiedenen Verrechnungen im IST

SAP - Rechnungswesen

1 Einleitung

2 Stammdaten Finanzbuchhaltung

3 Stammdaten Kostenrechnung

4 Planung Gemeinkosten

5 Ist-Daten Finanzbuchhaltung

6 Ist-Daten Kostenrechnung Einleitung

Buchung statistischer Kennzahlen Übung

Kostenumbuchung Übung

Innerbetriebliche Leistungsverrechnung Übung

Periodische Umbuchungen Übung

Innenauftragsabrechnung Übung

Kostenverteilung (IST) Übung

Kostenumlage (IST) Übung

7 Periodenabschluss

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Einleitung1 / 1

Arten von Verrechnungen

Neben der Planung der Kosten sind natürlich während des Geschäftsjahres auch die IST-Daten der Kostenrechnung zu erfassen.

Sie haben bereits einige Verfahren der internen Kostenverrechnung kennen gelernt. Sie erinnern sich, dass man zwischen vorgangsbezogenen und periodenbezogenen Verrechnungen unterscheidet.

Diese Verfahren sind im Falle von Ist-Buchungen sehr ähnlich, wie Sie beim Üben bemerken werden.

Zusätzlich lernen Sie noch weiter Verfahren kennen,

● die Kostenumbuchung● die Innenauftragsabrechung

Da es sich um Ist-Buchungen handelt, ist i.d.R. immer ein Buchungsdatum zu vergeben. Zudem können die Daten nicht mehr wie im Plan einfach überschrieben werden, sondern müssen im Fehlerfall storniert werden.

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Dr. Dirk KahlertProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität ChemnitzE-Mail: [email protected]

Umsetzung

wi-mediaLABProfessur Wirtschaftsinformatik ITechnische Universität Chemnitz09107 Chemnitz

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Buchung statistischer Kennzahlen1 / 2

SAP-Theorie ISAP-Anwendung

Allgemeines

Um die verschiedenen Verrechnungen im IST ordnungsgemäß durchführen zu können, ist es erforderlich, die statistischen Kennzahlen als so genannte Schlüssel zu erfassen. Wie bereits in der Planung erwähnt wurde, können IST-Verrechnungen alternativ auf der Basis geplanter statistischer Kennzahlen erfolgen.

Daneben können statistische Kennzahlen auch zur Information herangezogen werden, z.B. wie viele Mitarbeiter in einer Abteilung beschäftigt sind oder wie viele Bestellungen im Einkauf getätigt wurden.

Vorgehensweise

Die Buchung der statistischen Kennzahlen kann nach Angabe von Beleg- und Buchungsdatum erfolgen. Zuvor erfordert das System allerdings noch die Angabe der Erfassungsvariante.

Sie legt fest, welche Felder zur Durchführung einer IST-Buchung angezeigt werden bzw. eingabebereit sind. Entspricht die vorgegebene Variante nicht den Anforderungen, so ist es möglich, diese selbst im Customizing zu definieren. Nach der Definition ist darauf zu achten, dass diese auch aktiviert wird. Aber um das Customizing müssen Sie sich in den Übungen ja nicht kümmern!

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, die Kennzahlen auf mehrere Belege aufzuteilen, damit für den Fall einer falsch erfassten Kennzahl nicht auch alle anderen Eingaben storniert werden müssen. Die Erfassung der statistischen Kennzahlen kann auch unter Verwendung einer Vorlage erfolgen.Bei der Erfassung der einzelnen Positionen sind folgende Eingaben zu tätigen:

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● Statistische Kennzahl und die zugehörige Menge● die empfangende Kostenstelle bzw.● der empfangende Auftrag

Stornieren

Das Stornieren von Kennzahlen ist abhängig vom Kennzahlentyp. Dieser ist bereits im Stammsatz der jeweiligen Kennzahl erfasst. So lässt sich ein Summenwert mit Hilfe der Belegnummer bzw. über die Belegauswahl stornieren.

Festwerte werden nicht in dem Sinne storniert. Sie können überschrieben werden.


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Buchung statistischer Kennzahlen2 / 2


Welche Transaktionen sind wesentlich?

Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Istbuchungen_Statistische

Kennzahlen

● Erfassen (KB31N)● Anzeigen (KB33N)● Stornieren (KB34N)

Was ist zu beachten?

Im IST werden die Statistischen Kennzahlen erfasst, indem die betroffenen Kostenstellen und die dazugehörigen statistischen Kennzahlen eingegeben werden . Dabei muss der Kennzahlentyp beachtet werden (Summen- bzw. Festwert). Erklärungen zum Kennzahlentyp können Sie noch einmal im Abschnitt Stammdaten Kostenrechnung, Bearbeitung statistischer Kennzahlen nachlesen.

● Ändern Sie falls erforderlich das Buchungs- / Belegdatum● Ändern sie die erforderliche Erfassungsvariante (falls notwendig)● Nun können Sie die statistischen Kennzahlen manuell erfassen, indem sie die

Empfängerkostenstelle und die IST-Kennzahl eingeben● Sinnvoll ist auch die Eingabe eines aussagekräftigen Belegtextes● Verbuchen Sie die Eingabe (sichern)



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Übung: Buchung statistischer Kennzahlen

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Gefahrene Transport-Kilometer erfassenAllgemeine statistische Kennzahlen erfassen

Der Leiter Ihrer Kostenstelle Fuhrpark hat wieder mal ganze Arbeit geleistet: pünktlich zum Monatsende übergibt er Ihnen eine Liste mit den von den einzelnen Abteilungen gefahrenen Transport-Kilometern. Die Informationen hat er bereits aus dem Fahrtenbuch des Transporters in eine übersichtliche Tabelle übertragen.

Abteilung gefahrene kmTUXX-5210 Fuhrpark 200 km

TUXX-1300 Post/Archiv 100 km

TUXX-1400 Datenverarbeitung 50 km

Sie benötigen diese statistischen Kennzahlen, um zu einem späteren Zeitpunkt (periodische Umbuchung) die periodische Umbuchung im IST durchführen zu können, die auf der Basis eben dieser Transport-Kilometer erfolgen soll.

● Erfassen Sie also die statistischen Kennzahlen für die einzelnen Kostenstellen als IST-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Verwenden Sie als Beleg- und Buchungsdatum wieder das Tagesdatum.

● Die Kennzahlen sollen auf Kostenstellen gebucht werden - stellen Sie die entsprechende Erfassungsvariante ein.

● Die Belegnummernvergabe erfolgt intern durch das System.● Erfassen Sie daraufhin im Listbild die tatsächlich gefahrenen

Kilometer für Ihre Kostenstellen unter Verwendung Ihrer in Übung 7 angelegten statistischen Kennzahl KM-XX.

● Sichern Sie Ihre Eingaben, nachdem Sie die erforderlichen Positionen erfasst haben!

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Übung: Buchung statistischer Kennzahlen

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Gefahrene Transport-Kilometer erfassenAllgemeine statistische Kennzahlen erfassen

Da Sie ein sehr gewissenhafter Mensch sind (Controller sind immer gewissenhaft!) und einmal bei der Erfassung statistischer Kennzahlen sind, beschließen Sie - im Hinblick auf den anstehenden Periodenabschluss - gleich noch die allgemeinen statistischen Kennzahlen zu erfassen. Glücklicherweise haben Sie die Liste mit den tatsächlich vertelefonierten Einheiten vom Leiter Ihrer Post-Kostenstelle bereits erhalten. Auch Ihr Azubi saß nicht untätig herum und hat die entsprechenden Einzelangaben für Sie übersichtlich in folgender Tabelle zusammengefasst:

Unt.leitung Controlling Post/ Archiv DatenverarbeitungTUXX-1100 TUXX-1200 TUXX-1300 TUXX-1400

Tel-Einheiten 6000 2000 0 2000

Telefone 2 1 0 2

Fläche 100 50 50 100

● Erfassen Sie also im Hinblick auf die Verteilung der Telefonkosten (Übung Ist-Verteilung) und die Ist-Umlage der Gebäudekosten (Übung Ist-Umlage) auch diese statistischen Kennzahlen für die einzelnen Kostenstellen entsprechend obiger Tabelle als IST-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Orientieren Sie sich bei der Bearbeitung an den Hinweisen der vorherigen Teilaufgabe!

● Hier sind insgesamt 10 Positionen zu erfassen.


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Kostenumbuchung1 / 2


Vorgangsbezogene Verrechnung

Die Vorgangsbezogene Verrechnung unterteilt sich in:

● Vorgangsbezogene Umbuchung (Kostenumbuchung)● Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

Die Vorgangsbezogenen Verrechnungen dienen der Umbuchung von Kosten bzw. Erlösen und der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung. Die Kosten werden pro Geschäftsvorgang aus den bewerteten internen Leistungen ermittelt und realtime auf den Sender und Empfängerobjekten gebucht (Be- und Entlastungsbuchungen). Zu den vorgangsbezogenen Verrechnungen gehören:

●

vorgangsbezogene Umbuchungen, bei denen die Kosten (aus Korrekturgründen) von einem Objekt auf ein anderes umgebucht werden,



wobei die Originalkostenart erhalten bleibt ● die

direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung. Hier wird die erbrachte betriebliche Leistung gemessen, erfasst und verrechnet.

Was sind Kostenumbuchungen?

Bei einer Kostenumbuchung werden primäre Kosten unter Beibehalten der Originalkostenart umgebucht.

Diese Funktion wird zum einen angewendet, um vorgangsbezogen Fehlbuchungen zu korrigieren. Zum anderen lassen sich ähnlich zur Kosten-Verteilung Sammelbuchungen am Periodenende von einem Kostenträger auf andere Kostenträger realisieren (periodische Umbuchung), z.B. bei einer regelmäßigen entlatung eines Innenauftrages an Kostenstellen.

Beispiel: Die Kostenart "Büromaterial" wurde mit einem Betrag von 100,- Euro irrtümlich auf der Kostenstelle der Unternehmensleitung gebucht. Der korrekte Empfänger wären z.B. die Kostenstellen Controlling (KST 1200) und Datenverarbeitung (KST 1400) gewesen. Im Rahmen der vorgangsbezogenen Umbuchung wird der gesamte Betrag unter Beibehalten der Kostenart auf die Kostenstellen 1200 und 1400 umgebucht.

Solche Korrekturen (im Sinne von Umbuchung) sind jedoch nur auf Objekten der Kostenrechnung (Kostenstelle oder Auftrag) möglich, im externen RW müssen falsche Belege storniert werden!


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Kostenumbuchung2 / 2


Ablauf als EPK

../epk/kostenumbuchung.pdf


Kostenumbuchungen

Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Istbuchungen_manuelle_Umbuchung_Kosten

● Erfassen (KB11N) - Video Kostenumbuchung

● Anzeigen (KB13N)● Stornieren (KB14N)

Einzelpostenbericht anzeigen

Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Infosystem_Berichte_zur_Kostenstellenrechnung_Einzelposten

● Kostenstellen Einzelposten IST (KSB1)


● Ändern Sie, falls erforderlich, das Buchungs- / Belegdatum● Ändern Sie die erforderliche Erfassungsvariante (falls notwendig)● Nun können Sie die Umbuchung erfassen, indem sie die Sender- und die Empfängerkostenstellen sowie die Beträge eingeben● Sinnvoll ist auch die Eingabe eines aussagekräftigen Belegtextes● Verbuchen Sie die Eingabe


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Übung: Kostenumbuchung1 / 2

Vorgangsbezogene UmbuchungEinzelpostenbericht anzeigen

Der Geschäftsführer ruft bei Ihnen an und möchte wissen, wo denn die Kosten für das Büromaterial herkommen, mit denen seine Kostenstelle belastet wurde, er habe doch nur Ware im Wert von 50,- EURO und nicht 200,- EURO (siehe Bezug Büromaterial ) erhalten.

Sie haben inzwischen eine Liste all der Kostenstellen bekommen, die ebenfalls Büromaterial bezogen haben. Führen Sie eine entsprechende Umbuchung der Kosten durch, indem Sie die richtigen Empfängerkostenstellen belasten. Verwenden Sie dazu folgende Angaben

Bezogenes Büromaterial des aktuellen Monat

Abteilung bez. BüromaterialTUXX-1200 Controlling 60,00 EURO

TUXX-1300 Post/Archiv 40,00 EURO

TUXX-1400 Datenverarbeitung 50,00 EURO

● Erfassen Sie die Umbuchung dieser Kosten als Ist-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung.

● Vergeben Sie als Beleg- und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum.

● Die Umbuchung soll von Kostenstelle an Kostenstelle erfolgen - stellen Sie die entsprechende Erfassungsvariante ein.

● Hinterlegen Sie im Listbild jeweils Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung als Senderkostenstelle (KostSt Alt) - Empfängerkostenstellen und Beträge entnehmen Sie bitte obiger Tabelle.

● Die Umbuchung erfolgt unter der Primärkostenart "Büromaterial" - ermitteln Sie die entsprechende Kostenartennummer bitte selbständig per Matchcode-Suche.

● Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben erfasst haben, können Sie Ihre Eingaben sichern.



● Die Belegnummernvergabe erfolgt wieder intern durch das System.


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Übung: Kostenumbuchung2 / 2

Vorgangsbezogene UmbuchungEinzelpostenbericht anzeigen

● Erzeugen Sie sich daraufhin einen Einzelpostenbericht und prüfen Sie die betroffenen Kostenstellen. Verzweigen Sie dazu ins Infosystem der Kostenstellenrechnung.

● Grenzen Sie die Selektion ein, indem Sie sich nur Kostenstellen Ihrer Kostenstellengruppe XX-VERWALT unter der Kostenart 476000 für Büromaterial anzeigen lassen.

● Gruppieren Sie die Anzeige indem Sie diese über das Feld Kostenstelle summieren ( Summensymbol in der Drucktastenleiste ).

● Wie hoch sind die Kosten für Büromaterial auf der Kostenstelle der Unternehmensleitung und wird dies Ihren Geschäftsführer jetzt zufrieden stellen?


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Innerbetriebliche Leistungsverrechnung

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Was sind direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnungen?

Direkte ILV (innerbetriebliche Leistungsverrechnung) bedeutet, dass die erbrachte betriebliche Leistung gemessen, erfasst und intern verrechnet wird. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass (messbare) Bezugsgrößen (=Maßgrößen für die Kostenverursachung) vorhanden sind, so genannte Leistungsarten.

Die Leistungsverrechnung selbst erfolgt in der Fertigung beispielsweise durch das Rückmelden von Arbeitsvorgängen bzw. durch Leistungsaufschreibung. Die erbrachte Leistung wird mit dem Tarif der Leistungsart multipliziert. Die Möglichkeiten der Tarifermittlung wurden bereits in einem anderen Kapitel beschrieben.

Um die direkte ILV durchführen zu können, muss auf den entsprechenden Kostenstellen eine Planung der Leistungsarten mit Tarifen durchgeführt worden sein (das haben Sie ja schon gemacht!), andernfalls ist eine iterative Tarifermittlung vorzunehmen. Für die ILV im IST können dann die geplanten Tarife herangezogen werden.

Beispiel: Die Hilfsstelle Instandhaltung hat für die Gebäudekostenstelle 20 Stunden der Leistungsart XXIN-G erbracht. Der geplante Verrechnungspreis der Leistungsart XXIN-G beträgt 65 Euro. Im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung wird nun wie folgt bewertet:

20 Std. * 65,- Euro ==> 1300,- Euro

Die Kostenstelle Instandhaltung wird um diesen Betrag entlastet und die Gebäudekostenstelle entsprechend belastet.



Die Buchung einer innerbetrieblichen Leistungsverrechnung im Ist erfolgt abweichend zum entsprechenden Vorgang in der Planung in einem einzigen Beleg.


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Innerbetriebliche Leistungsverrechnung2 / 2


Ablauf als EPK

../epk/direkte_leistungsverrechnung.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Istbuchungen_Leistungsverrechnung

● Erfassen (KB21N)● Anzeigen (KB23N)● Stornieren (KB24N)


● Ändern Sie, falls erforderlich, das Buchungs- / Belegdatum und die Erfassungsvariante● Nun können Sie die innerbetriebliche Leistungsverrechnung erfassen● Geben Sie als Senderkostenstelle die Kostenstelle an, welche Leistungen abgibt● Geben Sie als Empfängerkostenstelle die Kostenstelle an, welche Leistungen empfängt● Spezifizieren Sie die Art der abgegebenen Leistung● Erfassen Sie die Leistungsmenge und ggf. die Mengeneinheit● Geben Sie einen aussagekräftigen Buchungstext ein● Verbuchen Sie die Eingabe



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Übung: Direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung

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Entsprechend den geplanten Erwartungen konnte Ihre Gebäude-Instandhaltungsabteilung in diesem Monat tatsächlich 100 Stunden für die geplanten Renovierungsarbeiten am Verwaltungs-Gebäude leisten. Rechnen Sie die in Form von Instandhaltungsstunden erbrachte Leistung unter Verwendung der von Ihnen in der entsprechenden Stammdatenübung angelegten Leistungsart XXIN-G im Rahmen einer direkten Leistungsverrechnung an Ihre Kostenstelle Verwaltungsgebäude ab.

● Erfassen Sie die Leistungsverrechnung als Ist-Buchung aus dem Menü der Kostenstellenrechnung ( Leistungsverrechnung_Erfassen).

● Vergeben Sie als Beleg- und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum, pflegen Sie dort den Buchungstext (z. B. ILV Gebäude-Instandhaltung Gruppe XX).

● Die Verrechnung soll von Kostenstelle an Kostenstelle erfolgen - geben Sie die entsprechende Erfassungsvariante an. Die Belegnummernvergabe erfolgt wieder intern durch das System.

● Hinterlegen Sie im Listbild die Senderkostenstelle und die Empfängerkostenstelle. Der tatsächlich angefallene Leistungsverbrauch der Leistungsart Instandhaltungsstunden beträgt 100 Stunden.

● Lassen Sie sich daraufhin durch Betätigen der Schaltfläche im unteren Bildschirmbereich die Detailinformationen zu dieser Leistungsart anzeigen.

● Wie hoch ist der Tarif und woher kommt diese Information? ● Unter welcher Kostenart wird die Leistungsart verrechnet?● Verbuchen Sie abschließend die innerbetriebliche

Leistungsverrechnung und kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes für ihre Empfängerkostenstelle aus dem Menü Infosystem der Kostenstellenrechnung.

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Periodische Umbuchungen1 / 4

Einleitung - Periodische VerrechnungenDie Periodische UmbuchungSAP-Anwendung: VerteilungszyklusSAP-Anwendung: Transaktionen

Periodische Verrechnungen haben die Aufgabe, Kosten, die während einer Geschäftsperiode auf einer Kostenstelle gesammelt wurden, nach ganz spezifischen, vom Anwender definierten Schlüsseln weiterzuverrechnen. Sie werden in der Regel nach dem Periodenende, wenn alle primären Buchungen der entsprechenden Periode abgeschlossen sind, durchgeführt. Somit können erst nach dem kostenrechnerischen Periodenabschluss Aussagen über den tatsächlichen Kostenanfall pro Periode gemacht werden.

Zu den Periodischen Verrechnungen im SAP R/3 CO gehören:

● die periodische Umbuchung● die Verteilung● die Umlage● die Abgrenzung.

Sie werden auch als indirekte Verrechnungsmethoden bezeichnet, da nicht der Leistungsaustausch, sondern vom Anwender vordefinierte Schlüssel als Basis für die Kostenzurechnung gewählt werden. Solche Schlüssel können beispielsweise Prozentsätze, geplante Beträge, statistische Kennzahlen oder gebuchte Beträge sein. Der Vorteil dieses Vorgehens ist eine relativ leichte Handhabbarkeit, da die Schlüssel sowie die Sender und Empfängerbeziehungen in der Regel einmalig zu definieren sind.

Diese Verrechnungsverfahren werden vor allem bei Kostenstellen angewendet, bei denen eine direkte Leistungsverrechnung nicht möglich ist,

● da die Tätigkeiten so heterogen sind, dass keine Leistungsarten definiert werden können oder



● eine Leistungserfassung zu aufwändig ist.

Beispiel: Die Telefonkosten werden auf einer Sammelkostenstelle gesammelt und am Periodenende entsprechend den Telefoneinheiten oder Telefonanlagen je Kostenstelle umgebucht oder verteilt.

Die Regeln für periodische Verrechnung

Folgende Voraussetzungen sind für eine periodische Verrechnung zu erfüllen:

● Definition von Sender-Regeln (Welche Struktur will welche Kosten verrechnen?)

● Definition von Empfänger-Regeln (Nach welchen Kriterien sollen an wen die Kosten verrechnet werden?)

● Festlegen der Schlüssel, nach denen die Kosten der Sender auf die Empfänger aufgeteilt werden sollen (Bezugsbasen für die Verrechnung)


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Die Periodische Umbuchung wurde als Buchungshilfe konzipiert, über die Korrekturen auf den Kostenstellen vorgenommen werden können. Sie liefert das gleiche Ergebnis wie die vorgangsbezogene Umbuchung.

Kostenrechnungsrelevante Buchungen wie beispielsweise Portogebühren, Versicherungen und ähnliches werden in der Finanzbuchhaltung erfasst und auf eine Verrechnungskostenstelle kontiert, die ausschließlich der Kostensammlung dient. Somit wird der Kontierungsaufwand bei der Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung minimiert. Am Periodenende werden die so gesammelten Kosten mit Hilfe von definierten Schlüsseln (feste Werte oder dynamisch ermittelbare Bezugsbasen) auf die entsprechenden Empfängerkostenstellen umgebucht, wobei folgende Informationen erhalten bleiben:

● die Originalkostenart (d.h. die primäre Kostenart) ● der buchhalterische Herkunftsnachweis bleibt als Zusatzinformation

im Einzelposten erhalten

Die gesamte Buchungsinformation wird aus der Buchhaltung auf die Empfängerkostenstellen (anhand des Kostenrechnungsbelegs) weitergereicht. Die sendende Kostenstelle wird nicht im Kostenrechnungsbeleg fortgeschrieben, da in diesem Fall in erster Linie die Information aus der Finanzbuchhaltung weitergeleitet werden soll.

Im Vergleich zur Verteilung werden bei der periodischen Umbuchung weniger Einzelposten und weniger Summensätze geschrieben, da

●



für jede Sender-Empfänger Beziehung nur ein Einzelposten erzeugt wird (und nicht wie bei der Verteilung je ein Einzelposten für jeden Sender und Empfänger)

●

pro Kostenart nur ein Summensatz erzeugt wird (und nicht je ein Summensatz pro Sender und Empfänger)


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Die periodische Umbuchung wird, wie auch die Verteilung und Umlage in den Strukturen "Segmente" und "Zyklus" zusammengefasst.


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Ablauf als EPK

../epk/periodische_umbuchung.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Periodenabschluss_Einzelfunktionen

● Periodische Umbuchungen (KSW5)


Das Prinzip von Zyklen und Segmenten wird auch bei der periodischen Umbuchung benutzt.

● Geben Sie die Perioden und das Geschäftsjahr an● Definieren Sie einen neuen Zyklus (Zusätze; Zyklus; Anlegen)● Geben Sie den Zyklusnamen und das Anfangsdatum ein (Bestätigen mit Enter)

● Zyklusenddatum und Zyklustext sind einzugeben, dann können Segmente angehängt werden● Nun werden alle nötigen Segmentdaten erfasst: Name, Beschreibung, sowie die Sender und

Empfängerdaten● Bei der Empfängerbezugsbasis ist als Selektionskriterium die umzubuchende Kostenart zu hinterlegen

Anschließend ist der Zyklus formal zu prüfen (Button) und zu sichern, dann kann der Zyklus ausgeführt werden.




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Übung: Periodische Umbuchung1 / 2

Zyklus für periodische Umbuchung anlegenZyklus periodische Umbuchung IST ausführen

● Um die auf Ihrem Innenauftrag für den Transporter angefallenen Kosten wirklich verursachungsgerecht weiterverrechnen zu können, müssen Sie einen Zyklus anlegen, der am Monatsende eine periodische Umbuchung dieser Kosten erlaubt.

● Verzweigen Sie also aus dem Menü der Kostenstellenrechnung ( Periodenabschluss_Einzelfunktionen) in das Einstiegsbild der Zykluspflege für periodische Umbuchungen.

● Über das Menü Zusätze_Zyklus_Anlegen gelangen Sie in das Anforderungsbild zur Zykluspflege.

● Legen Sie den Zyklus UMB-XX (XX steht für Ihre zweistellige Gruppennummer) mit Anfangsdatum 01.01. des aktuellen Geschäftsjahres an.

● Mit dieser Umbuchung soll der Innenauftrag für den Transporter entlastet werden ( Segment anhängen).

● Angelastet werden die Kosten den Kostenstellen, für die der Transporter bereits Kilometer gefahren ist. Die Bezugsbasen in Form von Transportkilometern haben Sie bereits in einer früheren Übung erfasst.


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Übung: Periodische Umbuchung2 / 2

Zyklus für periodische Umbuchung anlegenZyklus periodische Umbuchung IST ausführen

Bei dieser Aktion sperren Sie sich ggf. gegenseitig. Warten Sie also einen Moment, falls die Durchführung dieser Transaktion zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht möglich ist und versuchen Sie es später noch einmal.

● Führen Sie den von Ihnen soeben angelegten IST-Umbuchungs-Zyklus für den aktuellen Monat aus. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten". Wenn Sie alles richtig gemacht haben, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 1 Sender, 3 Empfänger und keine Nachrichten sehen.

● Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie Ihre Einstellungen überprüfen. Detailinformationen erhalten Sie über das Menü Springen_Nachrichten_Gesamt.

● Erst wenn die Verarbeitung fehlerfrei abgeschlossen wurde, sollten Sie den Ablauf mit Verbuchung starten (Check-Box "Testlauf" deaktivieren). Dabei kann es auf Grund der einheitlichen Datenbasis zu temporären Sperren durch andere Übungsteilnehmer kommen.

● Prüfen Sie anschließend das Ergebnis mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes der Innenauftragsrechnung ( Infosystem_BerichtezuInnenaufträgen_Einzelposten) Wurde Ihr Innenauftrag IA-F-XX-LKW vollständig entlastet?


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Innenauftragsabrechnung1 / 2


Die Innenauftragsbearbeitung

Die Innenauftragsabrechnung zählt zu den periodenbezogenen IST-Buchungen. Dabei werden die auf einem Innenauftrag angesammelten Kosten an einen Empfänger weitergegeben. Die Buchungen zur Auftragsentlastung einerseits und zur Empfängerbelastung andererseits werden unter einer entsprechenden Abrechnungskostenart erzeugt, die in den Stammdaten der Innenaufträge hinterlegt wurde.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen interner Abrechnung, die lediglich eine Umbuchung von Abrechnungsobjekten der Kostenrechnung darstellt, und externer Abrechnung, bei der eine Buchung in das externe Rechnungswesen (z.B. an eine Anlage im Bau) erfolgt.

In den Auftragsstammdaten sind die Abrechnungsvorschriften für die Abrechnung der Aufträge festzulegen. Dazu gehören:

● Gültigkeitszeitraum● Zielkontierung● Kostenart, unter der der Auftrag entlastet werden soll● Möglichkeit der kostenartengerechten Entlastung

Schauen Sie nocheinmal in die Stammdaten Ihrer beiden Fahrzeug-Innenaufträge. Finden Sie die Verrechnungsdaten?

Handelt es sich um einen Auftrag, auf dem Gemeinkostenzuschläge gerechnet werden, so ist die Angabe eines Kalkulationsschemas im Auftragsstammsatz erforderlich. Dieses Schema mit den entsprechenden Berechnungsbasen und Entlastungen muss vorher im Customizing definiert werden.




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Innenauftragsabrechnung2 / 2


Ablauf als EPK

../epk/innenauftragsabrechnung.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Innenaufträge_Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Abrechnung

● Einzelverarbeitung (KO88)


Abrechnung eines Innenauftrages:

● Geben Sie den Innenauftrag, die Buchungsperiode und das Bezugsdatum ein● Wählen sie die Verarbeitungsart aus● Starten Sie zuerst einen Testlauf, bevor Sie die Abrechnung verbuchen


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Übung: Innenauftragsabrechnung1 / 2

Einzelpostenanzeige AuftragsgruppeEinzelabrechnung Innenauftrag

Mitten im Periodenabschluss fällt Ihnen ein, dass Sie ja auch noch zwei Innenaufträge definiert und mit Ist-Kosten belastet haben. Wie hoch sind denn nun eigentlich die tatsächlich angefallenen Kosten auf diesen Innenaufträgen?

● Beantworten Sie diese Frage, indem Sie sich aus dem Menü der Innenauftragsrechnung heraus im Infosystem unter BerichteZuInnenaufträgen_Einzelposten_Aufträge:EinzelpostenIst den Bericht über Ihre Auftragsgruppe IA-XX-1000 und die Kostenartengruppe CO-PC-TOT anzeigen lassen!

● Muss der Innenauftrag für den Transporter bei der gleich folgenden Abrechnung berücksichtigt werden? Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie über das Feld Auftrag summieren ( Summensymbol).


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Übung: Innenauftragsabrechnung2 / 2

Einzelpostenanzeige AuftragsgruppeEinzelabrechnung Innenauftrag

● Rechnen Sie die Kosten Ihres Innenauftrages IA-F-XX-PKW an Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung ab, indem Sie aus dem Menü der Innenauftragsrechnung über Periodenabschluß_Einzelfunktionen_Abrechnung_Einzelverarbeitung in das Einstiegsbild zur Auftragsabrechnung verzweigen.

● Die Abrechnung soll für den aktuellen Monat erfolgen, wobei als Bezugsdatum das Tagesdatum zu wählen ist. Wählen Sie als Verarbeitungsart "automatisch".

● Starten Sie die Abrechnung zunächst nur im Testlauf. Erst wenn die Verarbeitung fehlerfrei abgeschlossen und somit Ihre Kostenstelle Unternehmensleitung mit den Gesamtkosten aus der vorherigen Teilaufgabe belastet wurde, sollten Sie die Abrechnung verbuchen. Deaktivieren Sie dazu im Einstiegsbild das Kennzeichen "Testlauf".

● Prüfen Sie anschließend aus dem Menü der Kostenstellenrechnung mit Hilfe eines Einzelpostenberichtes die Ist-Kosten auf Ihrer Kostenstelle TUXX-1100 über die Kostenartengruppe CO-PC-TOT. Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie die Einzelposten diesmal über das Feld Kostenart summieren.

● Ist aus dieser Anzeige heraus ersichtlich, wie sich die PKW-Kosten zusammensetzen?


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Kostenverteilung (IST)1 / 2


Kostenverteilung

Die Verteilung der IST-Kosten erfolgt analog zur Planverteilung (vgl. Kapitel "Plan-Verteilung"). Sie wurde bereits in diesem Kapitel erläutert und funktioniert bei der Kostenverteilung im IST genauso. Deshalb soll in diesem Kapitel nur noch einmal kurz auf die wichtigsten Punkte der Kostenverteilung eingegangen werden.

Die Kostenverteilung (IST) dient der Verrechnung von Primärkosten auf Empfängerkostenstellen. Dabei werden auf der Sender- und Empfängerseite Einzelposten erstellt, wodurch der Verteilungsvorgang definiert wird. In den Einzelposten auf der Empfängerseite wird auch die Senderkostenstelle fortgeschrieben. Die einzelnen Ursprungskostenpositionen bleiben erhalten.



Im Beispiel oben fungiert die Kostenstelle A als Senderkostenstelle und gibt Leistungen an die Empfängerkostenstellen B und C ab. Diese werden mit den dadurch entstanden Kosten belastet. Die einzelnen Kostenpositionen bleiben auch auf den Empfängerkostenstellen sichtbar.

Die Buchung auf die einzelnen Kostenstellen wird für die Kostenverteilung am Ende der Abrechnungsperiode vorgenommen. Kostenverteilungen erfolgen im SAP R/3 System automatisch mithilfe von Verteilungszyklen.


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Kostenverteilung (IST)2 / 2


Ablauf als EPK

../epk/kostenverteilung.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen

● Verteilung (KSV5)

Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Infosystem_Berichte zur

Kostenstellenrechnung_Plan/IST-Vergleiche

● Bereich (Kostenarten)


● Legen Sie die Planperiode fest● Legen Sie einen Zyklus an ( Umsch+ F5), es sind der Zykluskurztext sowie das Anfangsdatum einzugeben

● Rufen Sie das Übersichtsfeld (Eingabemaske) mit Enter auf

● Nun können Sie die Zyklusdaten eingeben (Enddatum und Text)● Legen Sie dann die einzelnen Segmente an (Anhängen Segment)

Segmentnamen (Kurztext) und Beschreibung sind einzugeben. Anschließend sind die Senderegeln zu hinterlegen. Hier müssen IST-Werte gesetzt werden. Nun folgt die Hinterlegung der Senderkostenstelle/Senderkostenstellengruppe und der Kostenart/Kostenartengruppe sowie der Empfängerkostenstelle/Empfängerkostengruppe

Als nächstes sind die Empfängerbezugsbasen einzupflegen. Die Bezugsbasis regelt die Verteilung und basiert im Beispiel auf den Statistischen Kennzahlen (IST). Dies ist zu hinterlegen. Außerdem muss die entsprechende statistische Kennzahl/Kennzahlengruppe angegeben werden.

● Damit ist das erste Segment im Zyklus definiert. Nun können über Segment hinzufügen weitere Segmente angelegt werden, falls dies erforderlich ist

Vor der Buchung sollte eine formale Prüfung durchgeführt werden, um Fehler zu vermeiden. Der Zyklus kann dann gesichert und anschließend ausgeführt werden.

Im Übungsbeispiel sind 2 Segmente anzulegen!

Das erste Segment ist für die Verteilung der Grundgebühr zuständig. Die entsprechend zu hinterlegenden Kostenstellen/Kostenstellengruppen und die Kostenart sind im Bild zu sehen.




Entsprechend ist auch als statistische Kennzahl (IST) "Telefone" zu hinterlegen.


Im zweiten Segment sind die Telefoneinheiten zu verteilen. Die Sender- und Empfängerkostenstellen sind die gleichen, die Kostenart ändert sich allerdings. Als statistische Kennzahl (IST) ist nun die Kennzahl "Telefoneinheiten" zu hinterlegen.

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Übung: Kostenverteilung (IST)1 / 2

IST-Verteilungszyklus anlegen/ausführenPLAN/IST-Vergleich anzeigen

Nach der Erfassung der Ist-Kosten steht nun erneut eine Verteilung an, diesmal allerdings im IST. Aber schließlich passiert ja genau dasselbe wie bei der Planverteilung: die fixen und variablen Telefonkosten werden von der Sammelkostenstelle Post/Archiv unter Beibehaltung der jeweiligen Primärkostenart auf die restlichen Verwaltungs-Kostenstellen "verteilt". Bezugsbasis sind diesmal nur die tatsächlich installierten Telefonanschlüsse und die tatsächlich telefonierten Einheiten.

Beide Zyklen sind sich zwar sehr ähnlich - trotzdem gibt es einige Unterschiede, die es zu beachten gilt. Achten Sie also beim Anlegen des Zyklus I-V-XX auf folgende Kriterien:

● Haben Sie wirklich 2 Segmente angelegt - eins für die Grundgebühren und eins für die Einheiten?

● Wurden in den Segmenten als Senderwerte IST-Werte vereinbart? ● Wurde im Bildschirmbild 'Bezugsbasen' in beiden Segmenten die Feldgruppe

für statistische Kennzahlen IST hinterlegt? ● Diesen Zyklus legen Sie in der Kostenstellenrechnung unter Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen_Verteilung (KSV5) an.

● Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie den Zyklus für den aktuellen Monat ausführen. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten".

● Wenn alle Ist-Werte ordnungsgemäß erfasst worden sind, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 2 Sender (1 je Segment), 6 Empfänger (3 je Segment) und keine Nachrichten sehen.

● Deaktivieren Sie daraufhin das Kennzeichen "Testlauf" und starten Sie die Verbuchung.

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Übung: Kostenverteilung (IST)2 / 2

IST-Verteilungszyklus anlegen/ausführenPLAN/IST-Vergleich anzeigen

● Lassen Sie sich nun für diesen Monat noch einen Plan/Ist-Vergleich "Bereich: Kostenarten" für Ihre Kostenstellengruppe XX-VERWALT ausgeben (Im Infosystem).

● Wählen Sie dazu die Kostenartengruppe CO-PC-TOT aus. Wie hoch sind jetzt die angezeigten IST-Kosten auf Ihrer Kostenstelle Post/Archiv?

● Stimmen Ist- und Planwerte miteinander überein - warum bzw. warum nicht?


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Kostenumlage (IST)1 / 2


Kostenumlage

Die Umlage der IST-Kosten erfolgt analog zur Planumlage (vgl. Kapitel "Plan-Umlage") Sie wurde bereits in diesem Kapitel erläutert und funktioniert bei der Kostenumlage im IST analog. Deshalb soll in diesem Kapitel nur noch einmal kurz auf die wichtigsten Punkte der Kostenumlage eingegangen werden.

Vorraussetzung hierfür ist die abgeschlossenen Erfassung der Bezugsgrößen bzw. Umlageschlüssel (statistische Kennzahlen).

Die Kostenumlage dient der Kostenstellenabrechnung. Es werden alle Kostenarten bzw. eine Kostenartengruppe einer Kostenstelle (Senderkostenstelle) auf die Empfängerkostenstellen umgelegt. Es sind also nicht einzelne Kostenpositionen zu verteilen, sondern die gesamten Kosten der Senderkostenstelle. Dies erfolgt auf eine festgelegte Umlagenkostenart (Sekundärkostenart). Folgendes Beispiel soll das Vorgehen verdeutlichen.



Es werden also Summen aus primären bzw. aus primären und sekundären Kosten nach klar definierten Regeln von der Senderkostenstelle auf die Empfängerkostenstelle umgelegt. Die Empfängerkostenstelle wird dabei mit einer sekundären Kostenart (im Beispiel "Umlage Gebäude) belastet. Für die Sender- und Empfängerkostenstelle werden Einzelposten erstellt.

Die Umbuchung auf die einzelnen Kostenstellen wird für die Kostenumlage am Ende der Abrechnungsperiode vorgenommen. Die Kostenumlage erfolgt im SAP R/3 System automatisch mithilfe von Verteilungszyklen.


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Kostenumlage (IST)2 / 2


Ablauf als EPK

../epk/kostenumlage.pdf


Rechnungswesen_Controlling_Kostenstellenrechnung_Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen

● Umlage (KSU5)


Das Vorgehen beim Anlegen eines Zyklus für die Umlage ist analog der Vorgehensweise bei der Planverteilung:

● Legen Sie die Planperiode fest● Legen Sie einen Zyklus an ( Umsch+ F5)

● Rufen Sie das Übersichtsfeld (Eingabemaske) auf● Nun können Sie einen Zyklus anlegen (Name und Anfangsdatum eingeben)● Legen Sie das Segment an (Anhängen Segment)● Geben Sie die Umlagekostenart an (Umlage Verwalt. Geb.)● Geben Sie die Sender- und Empfängerkostenstellen an. Da alle Kosten umgelegt werden sollen, ist die Kostenartengruppe

CO-PC-TOT anzugeben ● Als Bezugsbasis sind wieder die statistischen Kennzahlen (IST) relevant, die entsprechende statistische Kennzahl für die

Fläche der Kostenstellen ist einzutragen






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Übung: Kostenumlage (IST)1 / 2

IST-Umlagezyklus anlegen/ ausführenEinzelpostenbericht anzeigen

Nachdem nun Ihre Kosten ordnungsgemäß verteilt sind, beschließen Sie, auch gleich noch einen Zyklus für Ihre Kostenumlage im IST (I-U-XX) anzulegen.

Inhaltlich ist dieser Zyklus nahezu mit dem Plan-Umlage-Zyklus aus der entsprechenden Übung identisch. Ziehen Sie also evtl. diese Übung zu Rate.

● Den Einstieg finden Sie in der Kostenstellenrechnung unter Periodenabschluss_Einzelfunktionen_Verrechnungen_Umlage (KSU5)

● Legen Sie also einen Zyklus an, mit dem eine ordnungsgemäße Entlastung Ihrer Verwaltungsgebäude-Kostenstelle gewährleistet ist.

● Ermitteln Sie die Umlagekostenart selbständig per Matchcode-Suche! Welche Basis liegt der Kostenumlage auf Ihre Verwaltungskostenstellen zugrunde?

● Wenn Sie mit den Einstellungen zufrieden sind, können Sie den Zyklus für den aktuellen Monat ausführen. Starten Sie zunächst nur einen Testlauf und aktivieren Sie die Check-Box "Detaillisten".

● Wenn alle Ist-Werte ordnungsgemäß erfasst worden sind, sollten Sie in der angezeigten Grundliste 1 Sender, 4 Empfänger und keine Nachrichten sehen.

Wenn Sie dennoch Nachrichten sehen, muss das noch nicht einen Fehler im Zyklus bedeuten. Das System weist Sie nämlich ggf. darauf hin, dass für einzelne Kostenarten keine Beträge gebucht sind. Da Sie ja durch Angabe der Kostenartengruppe CO-PC-TOT angeben, dass alle vorhandenen Kostenarten geprüft werden sollen, kann es zu einer längeren Liste solcher Nachrichten kommen. Sehen Sie sich also die Nachrichten an, um zu prüfen, ob es sich lediglich um solche Hinweise handelt (bleiben Sie dazu in diesem Bild und verwenden Sie das Menü Springen_Nachrichten_Gesamt). In diesem Fall können Sie diese Nachrichten ignorieren.

● Deaktivieren Sie daraufhin das Kennzeichen "Testlauf" und starten Sie die Verbuchung.




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Übung: Kostenumlage (IST)2 / 2

IST-Umlagezyklus anlegen/ ausführenEinzelpostenbericht anzeigen

● Lassen Sie sich daraufhin einen Einzelpostenbericht für Ihre Kostenstelle Verwaltungsgebäude anzeigen.

● Gruppieren Sie die Anzeige, indem Sie über dem Feld Objekt summieren.

● Wie hoch sind jetzt die IST-Kosten auf Ihrer Gebäude-Kostenstelle?


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SAP - Rechnungswesen - tu- · PDF fileSAP - Rechnungswesen Buchung statistischer Kennzahlen 1 / 2 SAP-Theorie I SAP-Anwendung Allgemeines Um die verschiedenen Verrechnungen im IST