SAP Workflow-Einsatzpotenziale, FH NON - leuphana.de · a Der Einsatz des SAP BWF bietet sich eher nicht an für • Prozesse, die organisatorisch so stark vereinfacht werden können,

Einsatzpotenziale SAP Business Workflow1 4

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Markus Brahm, CC Business Knowledge SystemsLüneburg16. März 2001

4. SAP-Anwenderforum Einsatzpotenziale des SAP Business Workflow®

1 4.SAP-Anwenderforum 2001.ppt 23.10.00 CC Business Knowledge Systems

Einsatzpotenziale SAP Business Workflow®

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2 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt 16.03.2001

Competence Center Business Knowledge Systems

Agenda

a Allgemeine Einführung

a Der SAP Business Workflow®

a Projekte im Umfeld des SAP Business

Workflow®

a Trends

a Dienstleistungsangebot

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Allgemeine Einführung -Begriffe und Definitionen

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Allgemeine Begriffsklärung

a Workflow ~ Vorgang ~ Prozess ~ Geschäftsprozess

a Workflow Management ~ Geschäftsprozessmanagement

a Der Geschäftsprozess steht im Vordergrund

a Technik muss sich einem guten Geschäftsprozess unterordnen, nicht umgekehrt

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Definition Workflow Management-Systeme (WFMS)

a WFMS sind eine technische Ergänzung zu Geschäftsprozessen

a Fallabhängig übernehmen sie

• die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte

• die aktive Steuerung des Arbeits- und Informationsflusses

• die Kontrolle von Bearbeitungsschritten

a Um Prozesse durchgehend unterstützen zu können,müssen sie möglichst anwendungsunabhängig und-übergreifend einsetzbar sein

Anwender

Geschäftsprozess

Workflow Management-System

Anwendung A Anwendung B Anwendung C Anwendung D

Aktivität A Aktivität B Aktivität C Aktivität DAktivität E Aktivität F Aktivität GAktivität H

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Transaktionsaufruf bzw. Abfragen durch Benutzer, Abarbeiten von Ablagen

Automatischer Eingang von Aufgaben im „Eingangskorb“ (Arbeit kommt zum Bearbeiter)

Telefonate, Rückfragen, Durch-suchen von Ablagen zur Verfolgung eines Vorgangs

Einfache Abfragen und Protokolle

Suche nach zuständigem Sach-bearbeiter (z.B. bei Urlaub oder Krankheit)

Automatische Zuleitung mit Vertreterregelung

Checklisten zur Kontrolle der Vollständigkeit von Daten, Rückfragen

Automatische Vollständigkeits-/Plausibilitätsprüfung

Besondere Vermerke und Ablagen für dringende Vorgänge und Termine

Automatische Sortierung nach Dringlichkeit, Hinweis auf Terminüberschreitung

Standard R/3 R/3 mit Workflow

Abgrenzung

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Allgemeine Einführung -Einsatzschwerpunkte von WFMS

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Typische Einsatzfelder - Beispiele

a Informationsfluss

• Änderung einer Kundenadresse

⇒ Information des Key Account

a Genehmigungen

• Anlegen einer Banf

⇒ Fallabhängiges Genehmigungsverfahren

a Koordinierte Systemtätigkeiten / Arbeitsabläufe

• Anlegen eines neuen Materialstamms

⇒ Abteilungsbezogene Bearbeitung einzelner Sichten

a Ausnahmebehandlung

• Fehler/Meldung tritt auf

⇒ Automatische Info an zuständigen Mitarbeiter

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Typisches Beispiel - Rechnungsprüfung

ExternesArchivsystem

Scanner

Rechnungs-erfassung

Zahlungs-freigabe

ZentralerPosteingang

Rechnungs-freigabe

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Typisches Beispiel – Neuer Mitarbeiter

Gebäude undZimmernummer

HR-MitarbeiterMitarbeiter-

datenerfassen

Mitteilung

Brief zurArbeitsaufnahme

Vergabe

Telefonnummer

Werksausweis

anlegen

AusstattungArbeitsplatz

PC

installieren

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Der SAP Business Workflow® -Merkmale und Elemente

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SAP Business Workflow® als Basisbestandteil

FIFI

COCOControllingControlling

AMAM

PSPS

WFWorkflow

WFWorkflow

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPP

QMQM

PMPMProjekt-Projekt-systemsystem

Branchen-Branchen-lösungenlösungen

wirtschaftwirtschaftAnlagen-Anlagen-

R/3R/3

wesenwesenFinanz-Finanz-

VertriebVertrieb

wirtschaftwirtschaftMaterial-Material-

planungplanungProduktions-Produktions-

Qualitäts-Qualitäts-manage -manage -

mentmentInstand-Instand-haltunghaltung

Personal-Personal-wirtschaftwirtschaft

WFWorkflow

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Grundsätzlicher Aufbau eines Workflows

+ mögliche Bearbeiter+ Standardrollen+ Texte+ ggf. auslösende/beendende Ereignisse

+ konkrete Bearbeiter+ Terminfristen+ Vor-, Nach- und Parallelmethoden+ Prioritäten, Ausnahmen

+ Steuerkonstrukte+ auslösende/beendende Ereignisse+ Texte für Workflow+ Klassifikationen

Implementierung

SAP-Funktionalität(z.B. Transaktions-aufruf)

fremde Funktionalität(z.B. WORD-Aufruf)

Objekttyp

Methode

Mehrschrittaufgabe

Workflow-Definition

referenziert

Einzelschritt-aufgabe/Aktivität

referenziert

referenziert

Standardaufgabe

Modellierung

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Grundsätzlicher Ablauf eines Workflows

WorkflowManager

WorkitemManager

Mehrschrittaufgabe

Objekttyp

Methode

Workflow-Definition

referenziert

Einzelschritt-aufgabe/Aktivität

referenziert

referenziert

Standardaufgabe

IntegrierterEingangskorb /

Workplace

auslösendesEreignis

triggert

bei Dialog

Ausführung derObjektmethode

Workflow-Instanz

Workitem

Aufgabeninstanz

Definition Laufzeitinstanz

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Der SAP Business Workflow® -Integration mit anderen Systemen

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Probleme der Office-Integration

a Es gibt im Unternehmen bereits ein Mail-Tool, das nicht durch das SAPoffice ersetzt werden kann bzw. soll. In diesem Mail-Tool sollen auch SAP-Workitems erscheinen.

• Lösung– Einbindung von MS Exchange® und MS Outlook®

über SAP MAPI SPI– Einbindung von Lotus Notes® über SAP WAPI

(inzwischen diverse Schnittstellen)

a Nutzung von Daten fremder Applikationen auch durch den SAP Business Workflow®

• Lösung– Neben der klassischen OLE-Technik, in Zukunft vor

allem Verwendung von Bridging-Technologien

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Der SAP Business Workflow® -Einschätzung

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Einschätzung Workflow Management in ERP (Enterprise Resource Planning)-Software

a Laut Wirtschaftsinformatik 40 (1998), S. 318-328:

• „Die Verbindung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware und Workflow-Technologie nutzt einerseits den Anwendern und erhöht andererseits das Anwendungspotential der Workflow-Technologie signifikant.“

• „Durch den höheren Integrationsgrad bieten integrierte Lösungen gegenüber autonomen Werkzeugen deutliche Vorteile im Hinblick auf die Modellierung und Implementierung von Workflows“

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Objektive Vorteile des SAP Business Workflow®

a Integrierte, nicht-redundante Daten

a Integration in die SAP-Prozesse

a Einheitliche Benutzeroberfläche

a Durchgehende Rechteverwaltung

a Nicht notwendigerweise Schnittstellen

a Automatische Releasefähigkeit (i.d. üblichen Grenzen)

a Keine zusätzlichen Kosten durch die Nutzung des Entwicklungs- und Laufzeitsystems

Jeder SAP-Anwender sollte sich fragen, ob und inwiefern er von dem Einsatz des SAP BWF profitieren könnte!

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Unsere Einschätzung des SAP Business Workflow®

a Der Einsatz des SAP BWF bietet sich eher nicht an für

• Prozesse, die organisatorisch so stark vereinfacht werden können, dass sich ein Workflow-Einsatz nicht mehr rechnet

• Prozesse, die absehbar einem dramatischen Wandel unterliegen

• Anwender, die nur sehr wenige Benutzer an das SAP-System angebunden haben,

• Anwender, die nur sehr wenige Funktionen des SAP-Systems nutzen,

• Anwender, deren SAP-System noch keinen ausreichenden Konsolidierungsstand erreicht hat

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Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -Kritische Erfolgsfaktoren

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Kritische Erfolgsfaktoren für Workflow-Projekte

a Richtige Einschätzung von Workflow-Projekten

a Überdenken und Optimieren der Geschäftsprozesse

a Change Management

a Aktiver Sponsor in Nähe der Geschäftsleitung

a Akzeptanz bei möglichst vielen Beteiligten

a Sorgfältige Auswahl der Prozesse, mit denen begonnen werden soll (Piloten)

a Sorgfältige Auswahl zukunftsfähiger Technologien und Architekturen

a Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Herangehensweise

a Bereitschaft auch zu rein organisatorischen Prozess-verbesserungen, keine Technik-/Produktbesessenheit

a Projektteam

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Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow® -

Vorgehensweise

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Generelle Vorgehensweise bei Workflow-Projekten

Anforderungs-analyse/Strategie

Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und TestTechnischeRealisierung Produktion

Change Management

Projektmanagement

ggf.Prototyping

klassische Geschäftsprozess-

optimierung

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Anforderungsanalyse/Strategie


•Mission/Vision•Zieldefinition •Zielgewichtung•Nebenbedingungen•Prämissen•krit. Erfolgsfaktoren

Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und Test

TechnischeRealisierung Produktion

Mission/Ziele/

Erfolgs-faktoren

Architektur-prinzipien

Phasen-/Detail-/Rollen-konzept

Prozess-QuickScan

Erfolgs-größen/

Aufwands-abschätzung

Projekt-historie/-einfluß

•Erfahrungen•Key Player•Projektumfeld

•Planung Kennzahlen•Aufwand

•intern/extern•einmalig/laufend

•Grobanalyse•Potentiale•Synergien•Nebeneffekte•Erfahrungen

•Systemarchitektur•Systemrollen•Schnittstellen•Trends

•Vorgehensweise•Prinzipien•WF-Engineering•Rollenzuordnung•Schulungskonzept•Pilotauswahl

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Ausschnitte und Erfahrungen

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Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen

a Vorher• Papierbasierte Bedarfsmeldungen mit mehreren

Durchschlägen– Manuelle Bestellbücher zur Kontrolle / Schichtübergabe– Langer Genehmigungsweg durch Hauspost, Urlaub etc.– Teure Genehmigung bei Prozessbegleitung „per pedes“– Mangelhafte Information über Prozess-Stand– Sehr viele telefonische Bestellungen ohne Dokumentation im

SAP-System, da dies einfacher war– Mangelnde SAP-Akzeptanz

Industriezweig:Markenmartikler

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Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen

a Nach Einführung mehrerer Workflows• Vereinfachung der Zeichnungsberechtigung

aufgrund einer GPO, Moduloptimierung, Realisierung eines Bestell-Cockpits und Einführung von Workflows zur Automatisierung der Prozesse– Keine Bestellung ohne SAP-Bezug– Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung

an Lotus Notes®– Schnelle Genehmigung (Senkung der Prozess-

durchlaufzeit von ca. 1,5 Wochen auf ca. 2 Tage)– Automatisierte Information der Mitarbeiter bei

vollständiger Genehmigung, Wareneingang etc.– Papier erst bei Bestellerzeugung– Anwender haben permanenten Prozessüberblick– ...

Industriezweig:Markenartikler

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Projektbeispiel Rechnungsprüfung

a Vorher

• Skontoverluste durch langwierige Prüfung, insbesondere durch Hauspost

• Aufwändige Bearbeitung der eingehenden Rechnungen– Prüfen Bestellung, Wareneingang etc.– Antackern eines Versandformulars– Verschicken an Anforderer, sofern erkennbar

• Sehr aufwändige Suche nach Rechnungsverbleib bei eingehenden Mahnungen (ca. 700 Mahnungen à 2 Stunden Bearbeitungsaufwand)

• Häufig Prozessschleifen aufgrund fehlender Unterschriften

• Sehr viel Papier

Industriezweig:Versorger

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a Nach Einführung mehrerer Workflows

• Umstellung auf frühes Archivieren

• Nahezu kein Skontoverlust durch Prozess der Rechnungsprüfung (z.B. auch durch Integration der Terminüberwachung)

• Schnelle und reibungslose Abwicklung der Rechnungsprüfung (Skontonutzung von 80->95%, 60% der Rechnungen mit zweistufiger Genehmigung in 1 Tag gebucht)

• Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung an Lotus Notes®

• Schnelle und einfache Prüfung

• Permanenter Prozessüberblick

• Unterstützung eines Prozesscontrolling

Projektbeispiel RechnungsprüfungIndustriezweig:Versorger

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Weitere Projektbeispiele

a Information über Mitarbeiteraustritt

a Information über EZU, MuSchuG

a Genehmigung von Instandhaltungsaufträgen

a Koordinierte Pflege des Materialstamms

a Genehmigung von Umbuchungsanträgen

a Information über Änderungen an Kreditorendaten

a Koordinierte Pflege des Filialstamms

a Information über Wareneingänge

a Reaktion auf IDoc-Verarbeitungsfehler

a Eigenentwicklungen im Bereich Investitionsabwicklung

a ...

a ..in den Bereichen Energieversorgung, Raffinerie-, Pharma- und Fertigung, Handel und Consumer Products

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Wirtschaftlichkeit

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a Workflow Management ist eher Enabling-Technologie als Cost Cutting-Technologie

• Schwerpunkt des Nutzens liegt im qualitativen bzw. schwierig zu bewertenden Bereich, bspw.– Geschwindigkeit– Sicherheit– Transparenz

• In vielen Fällen lassen sich jedoch zusätzlich konkrete Wirtschaftlichkeitsberechnungen anstellen, bspw.– Erhöhung der Skontonutzung– Wegfall von formularbasierten „Workarounds“,

Arbeitsschritten etc.

Generelles

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Projekterfahrungen

a Beispielhafte „quantitative“ Nutzeneffekte aus Projekten

• Erhöhung Skontonutzung von 80% auf 95%

• Verringerung des Rückfrageaufwands um 80%

• 15 Minuten Zeiteinsparung pro Tag durch Entfall eines Arbeitsschrittes

• Verringerung des Lagerbestandes um 100TDM pro Jahr durch Verkürzung der Beschaffungszeit

a Beispielhafte „qualitative“ Nutzeneffekte aus Projekten

• Verbesserung der Materilstammqualität

• Vermeidung von Fehlbestellungen

• Verringerung des Koordinationsaufwands

• Sichere Umsetzung der Zeichnungsberechtigung

• Permanenter Prozessüberblick über Rechnungsprüfungen

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Nebeneffekte von Workflow Management

a Evtl. erstmalige Bildung von Prozessteams

• Prozessübergreifende Kommunikation, Betrachtung und Analyse

• Aufleben des Verständnisses einzelner Prozessbeteiligter für den Gesamtprozess

• Aufdeckung von organisatorischen Potentialen, ggf. auch ohne technische Unterstützung

a Prozessübergreifende Anwendungs- und Schnittstellenbetrachtung

a Prozessdokumentation und Unterstützung eines Qualitätsmanagement-Systems

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Projektkosten

a Reine Implementierung von Workflows ist nicht aufwändig

• Bsp. einfacher Genehmigungsprozess ca. 15 PT

• Bsp. komplexerer Genehmigungsprozess ca. 40 PT

a Zusätzlich sind häufig die folgenden Bereiche zu berücksichtigen

• Selektion und Priorisierung der Geschäftsprozesse

• Geschäftsprozessanalyse und –optimierung/–vereinheitlichung

• Optimierung der Modulnutzung

• Optimierung der Endanwenderunterstützung

• Schulung der Endanwender und der Administratoren

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Trends

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Trends

a Öffnung zum Internet (vom Workflow zum WebFlow®)

a Integration von Office-Anwendungen

a Verbreiterung des Anwendungspotenzials durch Enterprise Application Integration

a Einfachere Erstellung von Workflows durch „Workflow-Muster“ und „Workflow-Wizards“ (SAP AG )

a Einbindung von Workflows in SAP-Standard über das Customizing

a Generelle Nutzung des SAP Business Workflow® im Standardbereich

• Transportwesen

• Business-to-Business-Procurement

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Dienstleistungsangebotdes

CC Business Knowledge Systems

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Beratungsschwerpunkte des CC BKS

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Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und Test


Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG

a Einführungs- / Überblicksveranstaltungen

a Systemauswahl / Systemarchitektur

a Methoden-/Toolschulungen

a Workshops / Vorstudien

a Potentialanalyse / Prozess-QuickScans

a Coaching

a Projektinitiierung

a Qualitätssicherung

Poten

zial

-Wor

ksho

ps

zum

Festp

reis

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Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und Test



a Coaching und Moderation


a Projektleitung und -durchführung

• Spektrum: Business Process Improvement bis Business Process Reengineering

a Change Management


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Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und Test

TechnischeRealisierung

ProduktionAnforderungs-

analyse/Strategie

a Coaching





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a Coaching

a Schulung

a First- und Second-Level-Support



a Laufende Betreuung

Prozess-analyse

Prozess-optimierung

Implemen-tierung

und TestTechnischeRealisierung

Produktion


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