SAPERION_Technology_D.ppt

SAPERION® - das Produkt

© SAPERION AG

Agenda

Prozesse und Abläufe

Strukturen und Server

Optionen

SAPERION_Technology_D.ppt

Prozesse und Abläufe

Capturing - Indexing

Erfassen gescannter Dokumente Treiber für zahlreiche Scanner, Laden und

Speichern von Scankonfigurationen Stapelmanagement Scannen definierter Dokumentausschnittte

Erfassen sonstiger Dokumente Laden von Bilddateien (.bmp, .tiff, .jpeg etc.) Laden von Anwendungsdateien (.doc, .xls etc.) Automatische Übernahme eingehender Emails

oder Faxe Vollautomatische Druckdatenübernahme

(COLD)

Indexierung und Archivierung vorgegebene Masken Zusätzliche Möglichkeiten zur automatischen

Indexierung (Barcode, ICR/OCR, Formularerkennung etc.)

HerrnMax MustermannSchloßallee 168

81370 München

Unser Zeichen: vW/ga Datum: 24. September 1993

Dokumenten-Management

Sehr geehrter Herr Mustermann,

wie besprochen erhalten Sie beigefügt Unterlagen über unsere neueseste Entwicklung, genannt ImageX.

IMAGEX aus der Reihe ArChief Professional ist die zukunftsweisende Alternative zur Bearbeitung von Papierbergen und bietet die Möglichkeit einerexakten Nachbildung Ihres bisherigen Ablagesystems aus Akten-schränken, Ordnern, Unterordnern und Dokumenten.

FlowPATH ist die BULL-Lösung zur umfassenden elektronischen Vorgangsbearbeitung und schafft einen reibungslosen Übergangvon der manuellen Vorgangsbearbeitung zur elektronisch unter-stützten Abwicklung von Arbeitsgängen im modernen Büroumfeld.

Mit freundlichen GrüßenGesellschaft für integrierteDokumenten-Management-Systeme

Oberdoedel

Um Dokumente wieder auffinden zu können, müssen mit geeigneten Schlagworten versehen werden ... automatisierte Zeichen- oder

Barcodeerkennung

halbautomatische Erkennung mit Korrekturmöglichkeit

Formularerkennung

manuelle Zeichenerkennung per „Point & Shoot“ für unterschiedlich gestaltete Dokumente

Barcode-Erkennungsrahmen

...

OCR-Erkennungsrahmen

...

SAPERION® – Indexing

Retrieval (Query)

erweiterte SQL-Statements nutzbar

Auswahllisten und Nachschlagetabellen

Volltextrecherche

Zugriff aufs Archiv von jedem SAPERION® Arbeitsplatz mittels Eingabe von Suchbegriffen

benutzerspezifische Abfragemasken mit Vorbelegungen

Markierung der Treffer im Dokument bei der Volltextrecherche

„Treffer“- Listenausgabe mit Sortiermöglichkeit

Viewing - Imaging

Anzeigen und Bearbeiten von Anwendungsdateien Anzeige und Bearbeiten in

Ursprungsanwendung automatischer Start per Shell-

Aufruf Anzeige und Druck wahlweise

über SAPERION® Datei-Viewer

Anzeigen und Bearbeiten von Bilddateien Formate bis A0 und größer,

Graustufen, Farbbilder Blättern in mehrseitigen

Dokumenten Miniaturansicht Export in beliebig wählbare

Grafikformate, Kompression

Viewing - Imaging

Spezielle Objekte Notizzettel mit Zugriffsberechtigungen Textmarkierung, Pfeile Stempel mit Signatur Black-Marker zum Einschwärzen

geschützter Passagen Drucken der Objekte Exportieren der Objekte mit dem

Dokument

Klassifizierung, Indexierung und Verarbeiten

Dokumenten-MixCoded, Non Coded

Sortierte Dokumente

Klassifizierungs-+ Index-Daten

“Lieferschein”

“Rechnung”

“Sonstige”

Rechnung-Nr.

Rechnung-Datum

Liefer-Datum

Lieferant

Bestell-Nummer“Bestellung”

Klassifikation

Klären Sie einfach über Vorindizierung, wer das Dokument zur weiteren Verarbeitung erhält!

Dokumenten-Management allgemein

Verwenden gemeinsamer Arbeitsmappen

Weitergeben von Dokumenten über Ablagekörbe

Versenden von Dokumenten als Email

Volltextbearbeitung

Dokumentenschutz - Sicherheit über Zugriffslisten (ACL)

Check in - Check out

Revisionsverwaltung

Tabellen und Archiv übergreifende Verwaltung von Links zu anderen Dokumenten, Smartlinks

mySAPERION.com – das Portal

vollständig personenbezogenes Portal

unterstützt Universal Client Technologie

vielfältige Portal-Möglichkeiten Web Links

Web pages

Static queries

Dynamic queries

Stocks, weather reports

SAPERION® Portal

Höchste Sicherheit im Archiv ...

Sicherheit für die archivierten Daten eigenes sequentielles Dateiformat, das von außen weder eingesehen noch

manipuliert werden kann Verschlüsselung von Dokumenten und digitale Signatur möglich Speicherung aller Dokumentinformationen inklusive aller Änderungen auf dem

Medium (auch in XML- Format) kompletter Neuaufbau der Suchdatenbanken von den Medien jederzeit möglich

Sicherheit durch Rechteverteilung Zugang nur über Benutzernamen und Passwort rollenspezifische Funktionsrechte Zugriffsrechte für Dokumente, einzelne Seiten oder Annotationen über ACLs

... auch bei Nutzung über das Internet

Zugang für einzelne Benutzergruppen frei konfigurierbar

Zugriffsrechte behalten bei Zugang über Internet volle Gültigkeit

keine Ausführung von Administratorenaufgaben über Internet

Schutz von Dokumenten durch kryptographische Verfahren auch während der Archivierung möglich

SAPERION® IT-Integration

Integration in vertraute Arbeitsumgebungen auch ohne SAPERION® Oberfläche:

Lotus Notes

MS Outlook

MS Office

SAP R/3 (zertifiziert)

OSG

u.a.

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Strukturen und Server

System-Konzept (Multitier-Architektur)

Erfassungs-stationen

Cold

HTML-Client

SAPERION® Client

Webserver ( Broker, Gateway)

SQL Datenbank-

server

high-end Dokumenten-

server

Web- Native-Client

(weitere Server:Cache, Broker,

DocFlow)

Host

Cache

WWW

Cache

Multitier Architektur

Klassische SAPERION® Architektur war ein Client-Server-Modell (2 Ebenen).

Der neue Broker-Server erweitert diese durch eine Mehrebenen-Architektur der Datenbank-Logik.

Mehrebenen-Architektur erweitert Skalierbarkeit und einfache Administra-tion.

Slim Client

Broker

Document Repository

Front end – der Slim Client

Vollständige Funktionalität beinhaltet DMS, Scanning, Imaging, Cold.

Komponenten benötigen Memory Bedarf ca. 8 MB

Download Größe ca. 3.4 MB

CPU-intensive Vorgänge wie Scanning, Kompression werden durchgeführt, um “Bottlenecks” zu verhindern.

Slim Client

Broker

Document Repository

SAPERION® Clients für unterschiedliche Aufgaben

Query Client: Recherche

Query/Index Client: Index-/ Imaging-Client

DocFlow Client: Workflow Client

Scan – und Highend Scan Client: für low-end - und high-end Scanner, inkl. Kofax- Anbindung

Universal/Admin Client: zur System-Administration, inkl. aller verfügbaren Client Funktionen

Web Query Client:

Recherche über Web-Browser im Intranet/Internet

Web Index Client: Indexierung, Ablage und Recherche über Web- Browser im Intranet/Internet

SAPERION® Clients

Lizenzierung nach dem Concurrent-User-Prinzip:

Installation beliebig vieler Clients

Gleichzeitiger Zugriff entsprechend der Anzahl der Lizenzen

SAPERION® Benutzeroberfläche

Outlook User Interface

vollständige Überarbeitung der klassischen SAPERION® Benutzeroberfläche

Körbe und andere Objekte zur Archivierung sind im Fenster enthalten.

Die Benutzeroberfläche ist vollständig konfigurierbar.

Die klassische Oberfläche lässt sich bei Bedarf einstellen.

Multi-Format Viewer

Durch den SAPERION® Viewer werden diverse Image-Formate unterstützt.

ActiveDocument – Technologie wird genutzt. Microsoft Office

Dokumente (Word, Excel, Powerpoint)

HTML, XML durch den Microsoft Internet Explorer

PDF–Files nutzen den Adobe Acrobat Reader.

Auto-Check-Out Technologie

Middle tier - der Broker Server

behandelt alle Datenbank-Anfragen.

ODBC-Setup nur auf diesem Server

verwaltet alle Postkörbe lokal

läuft als NT-Service

entfernt Abhängigkeiten vom Netzwerk-File-Server Masken, Definitionen, Skripte und sonstige

Konfigurations-Dateien werden durch den Broker- Server verwaltet.

Slim Client

Broker

Document Repository

Brokerserver

zentrale ODBC-Konfiguration und ODBC-Zugriffe

Verwaltung Konfigurationsdateien, Masken und Definitionen

Broker kann für alle Clients Aufgaben übernehmen.

Rendering

Verwaltung sämtlicher Körbe aller Benutzer

Bündelung Datenbankzugriffe

SQL-Datenbankzugriff - Client benötigt keine ODBC-Konfiguration.

Volltextdatenbank - kein File-Sharing nötig

Back-end – die Dokumenten Ablage

Mehrschichten-Dokumenten-Server

enthält die direkte Unterstützung für optische Librarys (Jukebox)

läuft als NT-Service

Remote Administration durch Microsoft Management Console

kann bei Betrieb administriert werden

unter diversen Betriebssystemen verfügbar (NT/W2K /Linux, Solaris)

Slim Client

Broker

Document Repository

SAPERION® Dokumenten-Server

gesamte Verwaltung des elektronischen Archivs

Archivierung aller Daten auf den Archiv-Medien

Ausgabe angeforderter Daten aus dem Archiv

Verwaltung eines Tera-Cache für schnellen Dokumentenzugriff

Steuerung der angeschlossenen Geräte (Jukebox)

Benutzerverwaltung

Eine eigene Benutzerverwaltung entfällt, SAPERION® übernimmt Rollen, ACLs und User direkt aus der NDS oder NT- Domäne.

SQL-Anschluss

umfassend konfigurierbarer ODBC-Anschluss mit Unterstützung komplexer Features

gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen Datenbankservern

Unterstützte Grafikformate

Schwarzweiß: TIFF, Komprimierung nach CCITT Group 4 (TIFF G4)

Farbe oder Graustufen: JPEG - effektive Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust-Faktor (incl. JPEG 2000)

LEAD - noch effektivere Komprimierung, einstellbarer Qualitätsverlust- Faktor, geringere Verbreitung als JPEG

TIFF - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip

PNG - verlustfreie, aber geringere Komprimierung mit PKZip

Weitere Grafikformate: At Work Fax, CALS, DCX, EPS, IMG, MacPaint, Photo CD, PhotoShop, PICT, SDL, SUN, TGA, USP, WMF,

WPG u.a.

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Optionen

SAPERION® Optionen

COLD Konverter zur speicherplatzsparenden Archivierung von Dokumenten aus Spooldateien, mehrseitige

Formularhinterlegung

Barcode für die Erkennung gängiger Barcode-Typen

OCR als Schnittstelle zu verschiedenen OCR-Programmen (CAERE, Recognita, FineReader u.a.)

Protokoll, Report und Qualitätssicherung

administrative Überwachung von Systemereignissen und Durchführung von Qualitätsprüfungen

Event Script zur weitgehenden Konfiguration von SAPERION® inklusive der Einbindung in Workflow-Prozesse

SAPERION® Optionen

High-End Dokumenten Server mit Cachepool und Replikationsmechanismen

Security Modul zur kodierten Dokumentenarchivierung und Verwendung elektronischer

Signaturen

CD-R Query Archiv zur Generierung selbsttragender Archive auf CD-R

Broker Server zur Bündelung von Client-Gruppen

DocFlow Server

zur dokumentbasierten Workflow Verwaltung

COLD - Computer Output on Laser Disk

Übernahme von Massendruckdaten

Konfiguration mittels grafischer Benutzeroberfläche

Greybars - Indexfelder über aufziehbare Markierungsbalken bestimmbar

Erweiterbar durch benutzerspezifische DLLs

COLD

flexible Hintergrundseiten - Hinterlegung

Darstellung von Cold- Dokumenten im SAPERION® Viewer mit Annotationen

Formate ASCII, ANSI, EBCDIC

PCL und Postscript optional

AFP, IPDS, Metacode E

Barcode

Erkennung von Barcodes auf einer gescannten Seite oder einer Bilddatei.

hohe Erkennungsgenauigkeit im Vergleich zu Texterkennung (OCR) oder Handschrifterkennung (ICR)

Rendering

konvertiert Anwendungsdateien in Standardformate für die „Langzeitarchivierung“ Unterstützt Image- und PDF-

Ausgaben

HTML und XML in Vorbereitung

läuft Server basierend auf dem Broker Server Broker benötigt eine Lizenz vom

Acrobat Distiller zur PDF-Wandlung.

keine Lizenz für Client benötigt

enthält neue Druckertreiber für SAPERION®

Windows 2000 kompatibel

Farbunterstützung

OCR Schnittstelle

Recognition Frames: frei positionierbare Erkennungsrahmen, Drehen der Erkennungsrichtung in 90°-

Schritten

Page Separation: Trennbedingungen für automatische Dokumententrennung beim Scannen

Point & Shoot: Übernahme der Ergebnisse in Felder der Indexierungsmaske

Index Recognition: automatisierte Indexierung durch Übernahme der Erkennungsergebnisse

vordefinierter Erkennungsrahmen

OCR Schnittstelle

Index Cover Sheet: Erkennen eines Deckblatts mit Indexierungsdaten; Deckblatt kann von Indexierung

ausgeschlossen werden.

Contrast Optimizing: Automatische Korrektur einzelner Pixel zur Kontrastverschärfung

Multipage Text-Retrieval: Volltexterkennung über mehrere Seiten

Popup Verifier: Markierung von zweifelhaften Erkennungsergebnissen in der Indexierungsmaske

Scan Optimizing: automatisches Drehen von schief gescannten Dokumenten (CAERE)

Event Script

leistungsfähige Makros und Routinen, um anwendungsspezifische Vorgangs- und Ablaufstrukturen in SAPERION® einzufügen oder zu beeinflussen spezifische Workflow-Mechanismen

komplexe Dokumentenübernahmen

komfortable Schnittstellen zu anderen Workflow-Systemen oder Anwendungen

Groupware-Anbindung an Microsoft & Lotus

Mail-Anbindung über MAPI-Schnittstelle von SAPERION® (cc:Mail; Exchange) Versenden von Dateien oder Referenzen auf Dateien an Anwender oder

Verteiler Dateien werden im Originalformat oder gewähltem Bildformat versandt.

vordefinierte Schnittstellen zu Lotus Notes oder MS-Exchange/MS-Outlook Outlook: Arbeiten in der gewohnten Benutzeroberfläche mit zusätzlichen

SAPERION® Funktionen

Lotus Notes: Clientanbindung mit der Möglichkeit direkter Archivierung vom Notes Client aus

Einbindung von SAPERION® Funktionen über COM SAPERION® Funktionen (Scannen, Ausschneiden, Bearbeitung der

Indexierung etc.) stehen im Groupware-Produkt zur Verfügung.

Office Integration

Modul zur SAPERION-Anbindung an Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

Workflow

eigener DocFlow Server Definition von Dokumenten basiertem Workflow über grafischer Oberfläche

Workflow Management in SAPERION®

Kopplung zu Workflow-Systemen von Staffware, COSA u.a. Initiierung von Workflow-Vorgängen in SAPERION® nach Eintreffen bestimmter

Dokumente Zugriff auf Dokumente, prozessgesteuert aus der Oberfläche des Workflow-Systems

oder aus SAPERION®

Implementierung von Arbeitsabläufen in MS Outlook Erzeugung von Tasks mittels Event Script aus SAPERION® heraus

individuelle Programmierung in Event Script, DocFlow Event Manager mit VBA-kompatibler Makrosprache

Kopplung zu Lotus Notes®

Standard- DocFlows für „Standard“ Geschäftsvorfälle

Option DocFlow

Start aus jeder SAPERION® Maske

Durch Integration in die SAPERION®

Abfragemasken kann jeder beliebige Docflow gestartet werden !

Indexierung mit R/Index

Nachindexierung von archivierten Business Dokumenten

konsistenter Systemzugriff über SAP-Automation und dem SAPERION

COM-Interface

Dokumenten bezogenes Indexprofil

selektive Verarbeitung von Dokumenten

zeit- oder ereignisgesteuerte Verarbeitung

optional: ABAP-basierende Lösung (Funktionsbaustein)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!