SEMDAAutomatische Datensynchronisierung

Version Bearbeitet von Funktion Datum

1.0 Herbert Pfeiffer DICO 1910 5.12.2017

1.0 Erich Lechenauer DICO 1920 5.12.2017

1.1 Herbert Pfeiffer DICO 1910 31.1.2018

SEMDA (1)

Was ist SEMDA?

Mit SEMDA erhalten Rotary Clubs in den Distrikten 1910 & 1920 die Möglichkeit die Datenbanken von Rotary International (https://my.rotary.org) und Rotary Österreich (http://www.rotary.at/admin) in einem System zu verwalten.

Die Vorteile: • Nur noch eine Datenbank ist zu verwalten (http://www.rotary.at/admin).• Neue Mitglieder werden auf http://www.rotary.at/admin angelegt und erhalten

automatisch eine RI-ID-Nummer. • Informationen zu Club und (nächstjährigem) Vorstand werden automatisch an RI

gemeldet. • Jede Datenänderung wird per Email dokumentiert.

SEMDA (2)

Aktivierungsvoraussetzungen:• Nur PräsidentIn oder (Exekutiv-) SekretärIn können SEMDA aktivieren!• Die jeweilige Person benötigt ein Profil auf https://my.rotary.org:

Systemüberblick

Rotary Österreich DatenbankRotarier/Öffentlichkeit: www.rotary.atFunktionsträger: www.rotary.at/admin

Rotary International DatenbankRotarier/Öffentlichkeit: www.rotary.orgRotarier/Funktionsträger: my.rotary.org

Themen:Mitglieder- & Clubverwaltung, Wochenbericht, Veranstaltungen, Newsletter, Projekte, APP

Themen:Mitglieder- & Clubverwaltung, Planung & Monitoring (Club Central), Projekte (Show Case, Ideas), Club Finder

SEMDA

Automatisierter Abgleich vonösterreichischer Datenbank indie RI Datenbank- Clubdaten- Vorstand- Mitgliederdaten

2. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Verwaltung (engl. Manage). Es wird sich ein Untermenü öffnen. In der Spalte Club- & Distriktverwaltung (engl. Club- & DistrictAdministration) wählen Sie Clubverwaltung (engl. Club Administration).

Setup SEMDA (1)

1. Melden Sie sich auf https://my.rotary.org an.

3. Wählen Sie nun auf der Clubverwaltungsseite im Bereich Club-& Mitgliederdaten(engl. Club & Member Data) den blauen Text Bestimmen Sie einen Clubmanagementanbieter (engl. Designate a club management vendor).

Setup SEMDA (2)

4. Im Abschnitt klicken Sie auf Partnerorganisation auf Partnerorganisation hinzufügen(engl. Add Partner Organization).

Setup SEMDA (3)

5. Unter Club Management System klicken Sie unbedingt auf die zweite Zeile. Nur mit welcher Anbieter darf die Daten aktualisieren (engl. Tell us which vendor you‘reallowing to update club data) erlauben Sie SEMDA die Daten aus den Datenbanken abzugleichen und zu aktualisieren.

Setup SEMDA (4)

6. In der Liste der Partnerorganisationen (engl. Partner Organization) wählen Sie unbedingt SEMDA Austria aus.

Setup SEMDA (5)

7. Sie haben SEMDA erfolgreich eingerichtet, wenn unter Club- & Mitgliederdaten > Clubdaten aktualisieren > Bestimmen Sie einen Clubmanagementanbieter folgender Eintrag mit Ihrem Clubnamen steht:

Fehlermeldungen & -behandlung (1)

Bei Fehlermeldungen erhalten PräsidentIn und SekretärIn automatisch eine Email mit dem Grund für den Fehler. Absender ist SEMDA@rotary.at. Dies ist die für Sie relevante Kommunikationsemailadresse bei Problemen mit SEMDA.

Achtung: Dieses Fehlermails kommen täglich, bis der Fehler behoben ist!

Übliche Fehlermeldungen:1. Clubwechsel Datum: Bei Freunden mit Clubwechsel ist es wichtig, dass das

Austrittsdatum beim alten Club zumindest einen Tag vor dem Eintrittsdatum im neuen Club ist.

2. Clubwechsel RI-Eintrag: Der alte Club verwendet SEMDA nicht und hat Ihr neues Mitglied in der Rotary International Datenbank noch nicht ausgetragen.

3. Unvollständige Datenerfassung: Jedes (neue) Mitglied muss mit dem vollständigen Namen, Adresse und Emailadresse hinterlegt werden

Beispiel Fehlermeldung - Mehrfachmitglied

Von: SEMDA via Rotary Plattform Österreich <semda@rotary.at>Datum: 13. November 2017 um 10:56Betreff: [61]SEMDA-Info: Mitglied bereits vorhanden : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Liebe rotarische Freundein den Vorstandsfunktionen Präsident(in) und/oder Sekretär(in)sowie Empfänger(in) der Club-E-Mail-Adresse,

Sie erhalten diese E-Mail, weil Ihr Club an der Datenübertragung von der Rotary-Plattform über die SEMDA-Schnittstelle nach Rotary International (RI) teilnimmt und dabei ein Informations-/Handlungsbedarf entstanden ist.-------------------------------------------------------------------------------

Bei Rotary International (RI) ist das folgende Mitglied noch als Mitglied in einem anderen Rotary Club registriert:

Member: xxxxxxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxAddress: xxxxxxxxxxxxxxxClub: xxxxxxxxxxxxxxx

Weil gemäß den Statuten von RI keine Mehrfachmitgliedschaften zulässig sind, werden die Daten Ihres neuen Mitgliedes von der SEMDA-Schnittstelle nicht angenommen. Dieser Fehler entsteht meistbei Clubwechseln. Es muss unbedingt beachtet werden:

DAS AUSTRITTSDATUM IM EHEMALIGEN CLUB MUSS MINDESTENS 1 TAG VOR DEM EINTRITTSDATUM IM NEUEN CLUB LIEGEN.

Die beiden häufigsten Fehler sind:1. Eintrittsdatum und Austrittsdatum sind identisch (dies akzeptiert die RI-Datenbank nicht).2. Der ehemalige Club nutzt nicht die SEMDA-Schnittstelle und hat vergessen, den Austritt des Mitgliedes per Hand in MEIN ROTARY einzugeben.

HINWEIS: Der ehemalige Club bekommt KEINE automatische E-Mail und weiß daher nichts von seiner "Blockade", Bitte setzen Sie sich daher schnellstmöglich mit den dortigen Verantwortlichen in Verbindung.

-------------------------------------------------------------------------------Bitte wenden Sie sich bei Fragen über die E-Mail-Antwortfunktion an uns (semda@rotary.at).

Beispiel Fehlermeldung - Clubdaten