Seminar – Zertifizierungsvorbereitung Foundation Level...Mit SAP in die Zukunft • Bessere Ausbildung wird belohnt - im Hinblick auf Berufsaussichten und Bezahlung • Im Bereich

Seminar – ZertifizierungsvorbereitungFoundation Level

SAP Training | Sabine Stuhlpfarrer | Ehrenfried Stuhlpfarrer | © 2005

Mit SAP in die Zukunft

• Systeme – Anwendungen – Produkte• Entwicklung vom führenden Anbieter von

ERP – Lösungen zum führenden Anbieter von e-Business Lösungen

• ERP Enterprise Ressource Planing• e-Business elektronische Geschäftsprozesse - bezeichnet Software-

Anwendungen zur Anbahnung, Unterstützung und Abwicklung von inner- und zwischenbetrieblichen Geschäftstätigkeiten oder administrativen Vorgängen über elektronische Medien





• Bessere Ausbildung wird belohnt - im Hinblick auf Berufsaussichten und Bezahlung

• Im Bereich der BWL Software werden Bewerber mit fundierten SAP Kenntnissen am meisten nachgefragt - 60%

• Etwa 9% der Stellenangebote weisen einen SAP Bezug auf


SAP Branchenlösungen

• Finanzdienstleistungen und Serviceanbieter (Banking, Insurance)

• Fertigung• Öffentliche Verwaltung• Versorgung und Kommunikation• Prozessindustrie• Konsumgüter• http://www.sap.de


http://www.sap.de/�

Die mySAP.com Technologie

• Grundelement Workplace: Individuelle und einfach zu bedienende Sicht auf alle erforderlichen Funktionen

• Das Browser Frontend erlaubt Zugriff auf verschiedenste Systeme, ohne dass der Benutzer etwas davon merkt – der Mechanismus wird als „Single Sign On“ bezeichnet


Abkürzungen für die Komponenten

• SEM: Strategic Enterprise Management• APO: Advanced Planner and Optimizer• BBP: Business to Business Procurement• IBU: Industry Business Unit• BW: Business Information Warehouse• CRM: Customer Relationship

Management• HR: Human Resources


Die SAP Basis• Alle Komponenten besitzen nach der Installation

ein eigenes Basisumfeld mit eigener Datenbank• Schnittstellen zur Systemsoftware sind in einer

Ebene zusammengefasst – oberhalb diese Ebene ist die Funktionalität aller SAP Produkte unabhängig vom jeweiligen Hard u. Softwareumfeld

• Alle Anwendungsprogramme in SAP Systemen sind in der SAP eigenen Sprache ABAP formuliert


Client/Server Architektur im R/3 System

• Das R/3 System ist ein Datenverarbeitunssystem mit einer Client/Server Architektur, das die Datenverbuchung in Realtime durchführt


SAP R/3

• Bezeichnung für die Gesamtheit aller Softwarekomponenten, die derselben Datenbank zugeordnet sind

• Funktionsbereiche• I. Präsentation• II. Anwendungslogik• III. Datenhaltung• Alle drei Komponenten können auf eigenen

Rechnern ablaufen - Lastenverteilung


SAP R/3 Konfigurationen• Zentral: Alle Verarbeitungsaufgaben werden von

einem Rechner übernommen• Zweistufig: Präsentationsserver für die

Oberflächen und eigene DB Server• Dreistufig: Eigene Rechner für die drei Schichten

(Präsentation, Logik, Datenbank)• Für die Webfähigkeit sind ein WebServer und

ein Internet Transaction Server (ITS) erforderlich• Folgende Office Anwendungen werden

unterstützt: Word, Excel, Lotus Smart Suite


Wabenmodell

• Den Kern stellt eine zentrale Datenbank dar, die in ABAP programmiert ist

• Die Datenbank ist so mächtig, dass unzählige Unternehmen (= Mandant) darauf zugreifen können

• Alle folgenden Module greifen darauf zu


SAP R/3 Module

• FI = Finanzwirtschaft• CO = Controlling• SD = Sales & Distribution• MM = Materialwirtschaft• PP = Produktionsplanung (Fertigungsbereich)

• HR = Human Resources• QM = Qualitätsmanagement


SAP Business Workflow• Ein Workflow besteht aus einer Abfolge von Tätigkeiten, die

entweder von Personen, oder automatisiert vom System bearbeitet werden


I.) richtige Arbeit

II.) in der richtigen Zeit

III.) zur richtigen Person

Hintergrundverarbeitung• Jobs können ohne Anwesenheit des Benutzers

durchgeführt werden• Die Aufgaben, die das SAP System für Sie

machen soll werden als Hintergrundjobs in die Hintergrundverarbeitung eingeplant

• Dabei müssen folgende Angaben gemacht werden

• I. ABAP Report, oder externes Programm, das ausgeführt werden soll

• II. Startzeit• III. Druckparameter


Vorteile der Hintergrundverarbeitung

• Parallel zur Reportausführung können auch andere Arbeiten erledigt werden

• Sie können die Reportausführung nachts, oder zu Zeiten geringer Systembelastung einplanen

• Langläuferreports kann man nur in der Hintergrundverarbeitung laufen lassen (Grenzzeit 5` interaktiver Betrieb)


Customizing• Anpassen des SAP Systems - Systemkonfiguration


Die Anmeldung/Abmeldung im SAP SystemZiel: Anmeldung, ändern des Kennwortes, Abmeldung


I. Notieren Sie Ihre Anmeldeinformationen

II. Passworteingabe: gesternt

III. SAP Systeme sind mehrsprachig - DE

Die Fensterbestandteile des SAP FenstersZiel: Elemente des SAP Fensters benennen können; Elemente des Bildschirms mit Fachbegriffen benennen können


Menüleiste

Titelleiste

Bildrumpf

Systemfunktionsleiste

Bildkopf

Anwendungsfunktionsleiste

Bildbanner

Es können maximal 6 Modi geöffnet werden!

Die Abmeldung vom System I

• Menüleiste: System / Abmelden


Die Abmeldung vom System II• Klicken Sie auf das Symbol Schließen, rechts oben in

der Titelleiste (wenn Sie nur einen Modus geöffnet haben es können maximal 6 Modi geöffnet werden)

• Das Dialogfeld Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, dass ungesicherte Daten beim Abmelden verloren gehen


Die Abmeldung vom System III

• Sie können sich auch über die Eingabe des Befehls /nend im Kommandofeld abmelden


Bildschirmelement - Kommandofeld• Anwendungen direkt über Eingabe des Transaktionscodes auswählen. Den

Transaktionscode einer Anwendung finden Sie entweder im Menübaum, oder in der jeweiligen Anwendung unter dem Menüzweig: System / Status


Bildschirmelement - Menüleiste

• Die hier angezeigten Menüs sind von der jeweiligen Anwendung abhängig, in welcher Sie gerade arbeiten. In diesen Menüs werden Ihnen Untermenüpunkte angeboten.


Bildschirmelement –Systemfunktionsleiste

(Symbolleiste)• Die Ikonen in der Systemfunktionsleiste sind auf jedem

R/3 Bildschirm vorhanden• Die nicht nutzbaren Ikonen sind je nach Anwendung

ausgegraut• Wenn Sie den Cursor einen Moment auf einer Ikone

stehen lassen, erscheint ein kleines Fähnchen mit dem Namen, bzw. der Bedeutung der jeweiligen Ikone

• Hier sehen Sie auch die Funktionstastenbelegung


Bildschirmelement – Optionen

• Hier können Sie z.B.: die Quickinfo aktivieren


Bildschirmelement –Anwendungsfunktionleiste

• Zeigt Ikonen, die in ihrer momentanen Anwendung nutzbar sind. Die Anwendungsfunktionsleiste ist von der jeweiligen Anwendung abhängig


Bildschirmelemente• Eingabeelement – hier können Daten eingegeben werden• Register – gestaltet mehrere Informationsbildschirme übersichtlicher


Bildschirmelemente

• Auswahlknöpfe (radio Buttons) – Sie haben die Möglichkeit jeweils einer Auswahloption


Bildschirmelemente

• Ankreuzfelder (check boxes) – innerhalb einer Gruppe können Sie bei Ankreuzfeldern mehrere Optionen gleichzeitig wahrnehmen


Bildschirmelemente• Druckknopf – Bei Klick auf den Druckknopf wird

der auf der Schaltfläche angegebene Befehl durchgeführt

• Statusleiste – Zeigt Informationen zum jeweiligen Systemstatus – Warnungen, Fehler, Systemmeldungen (Beleg xxx wurde verbucht)

• Die Anzeige der Statusleiste kann über das Menü: Hilfe / Einstellungen aktiviert werden – ein rotes x steht für Fehler, ein grüner Pfeil für ok


Voreinstellungen im SAP System

• Um Systemeinstellungen für das SAP Easy Access vorzunehmen, wählen Sie im Menü Zusätze / Einstellungen


Systemfunktionen – Menüpunkt System

• Erzeugen / Löschen Modus: max. 6 Modi gleichzeitig

• Benutzervorgaben: Um benutzerabhängig bestimmte Felder im System mit Vorgaben zu belegen

• Zur Vorbelegung eines Feldes benötigt man die Parameter ID

• Dafür muss man zuerst eine Transaktion auswählen, die dieses Feld enthält – Maus anklicken F1 – technische Info – Parameter ID


Beispiel: Pflege der Benutzervorgaben

• Rufen Sie die Menüpunkte: System / Benutzervorgaben / Eigene Daten auf



• Ein neuer Modus wird geöffnet• Klicken Sie in der Taskleiste auf die neue Schaltfläche und

folgendes Bild wird dargestellt – klicken Sie auf die Registrierkarte: Festwerte


Anmeldesprache DE für Deutsch, Dezimaldarstellung und Datumsformat


• Klicken Sie auf die Registrierkarte: Parameter und tragen Sie für den Buchungskreis (BUK) die Voreinstellung PIB0 ein


Abspeichern mit Klick auf die Diskette

Die Meldung in der Statusleiste bestätigt die Anlage der Benutzerangaben


• Nun prüfen wir, ob die Belegung vom System durchgeführt wird und wählen den Pfad: Logistik/Vertrieb/Stammdaten/Geschäftspartner/Kunde/Anlegen/Gesamt – Transaktionscode XD01


Der Buchungskreis PIB0 sollte angezeigt werden und muß nur noch mit Enter bestätigt werden

Buchungskreis

• Die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige, in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann. Sie beinhaltet das Erfassen aller buchungspflichtigen Ereignisse und die Erstellung aller Nachweise für einen gesetzlichen Einzelabschluß.


Navigation zu Anwendungen über SAP Easy Access

• SAP Easy Access ist der Standard Einstieg in das System

• Unter dem Menüpfad Zusätze/Starttransaktion festlegen können Sie eine Transaktion ihrer Wahl eintragen – nach der nächsten Anmeldung werden Sie direkt auf das Bild dieser Transaktion verzweigen


Übung - Transaktionscode

• Wie blendet man den Transaktionscode in der Navigation ein und aus

• Wie findet man den Transaktionscode heraus, wenn dieser in der Navigation nicht eingeblendet ist

• Suchen Sie den Transaktionscode für das Verbuchen einer Rechnung und legen Sie diesen als Starttransaktion fest


Weitere Möglichkeiten von SAP Easy Access

• Sie navigieren im System mittels einer übersichtlichen Baumstruktur, die Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können

• Sie können selbst eine eigen Favoritenliste der von Ihnen am häufigsten verwendeten Transaktionen, Berichte, Dateien und Webadressen anlegen

• Favoriten können Sie entweder über den Menüpunkt Favoriten anlegen, oder einfach mit der Maus über drag&drop in das Favoriten Verzeichnis einfügen


Wichtige Transaktionscodes

• /n beendet die laufende Transaktion• /i löscht den aktuellen Modus• /osm04 öffnet einen neuen Modus und

verzweigt in die angegebene Transaktion (SM04)(/o – ein zusätzliches Fenster wird erzeugt)

• /nend Ausstieg• /nex Ausstieg• /n beendet die aktuelle Anwendung


Wichtige Transaktionscodes

• Search_sap_menu


Transaktionscode suchen

• Zusätze/TechnischeDetailinformation


Alternativ – Zusätze/Einstellungen/Technische Namen anzeigen

Transaktionscode einer aktuellen Transaktion ermitteln

• Menüleiste: System/Status


alternativ

Favoriten u. Ordnerexperimente


1.) Neue Ordner anlegen und löschen

2.) Favoriten anlegen und löschen

3.) Einfügen von Web Adressen

Tips:

Rechter Mausklick auf Ordner Favoriten

Entfernen von angelegten Ordnern mit Entf

Drag & Drop

Arbeiten mit Modi

• Einen neuen Modus öffnen können• Wechseln zwischen Modi• Schließen von Modi


Tips

System / Erzeugen Modus

Icon in der Symbolleiste

Die Modusnummern erkennt man in der Statusleiste

Wenn Sie in einen anderen Modus wechseln verlieren Sie keine Daten

System / Löschen Modus

Rollen u. Benutzer

• Rollen sind Sammlungen von Aktivitäten, die in bestimmten Business-Szenarien verwendet werden

• Es gibt in SAP Standard über 1200 vordefinierte Einzelrollen

• Der Zugriff erfolgt über Benutzermenüs


Beispiel für Rollen• Karen ist Sachbearbeiterin und darf die Bestellanforderungen anlegen,

Susanne ist Leiter der Abteilung Einkauf und genehmigt die Bestellanforderungen und Johann ist professioneller Einkäufer, der gute Kontakte zu Lieferanten hat und darf den Einkauf durchführen

• Durch die Zuordnung einer Rolle wird einem Benutzer ein Menü angeboten, welches erscheint, wenn er sich am System anmeldet

• Dadurch wird die Integrität betriebswirtschaftlicher Daten gewährleistet• Entsprechend der in den Rollen enthaltenen Aktivitäten werden

Berechtigungsprofile generiert, die den Aktionsradius der einzelnen Benutzer begrenzen

• Der Benutzer kann seine Rollen nach Bedarf ändern. So kann er beispielsweise eigene Favoriten anlegen und verwalten

• Eine Rolle beschreibt eine sinnvoll definierte Menge an Transaktionen, die von einem Benutzer an seinem Arbeitsplatz typischerweise benötigt werden.

• Mit dem Profilgenerator werden vom SAP Admin diese Rollen erstellt• Über Aktivitätsgruppen werden auch die Berechtigungen für die in den

Menüs vorgesehenen Aktivitäten den Benutzern zugeordnet


Benutzerspezifische Einstiegsbilder

• Zusätze / Einstellungen


Tabellen

• Table Control Symbol


Table Control Symbol

• Klicken Sie in dem Feld Anfrage auf die Lupe, oder drücken Sie F4 – z.B.: Verkaufsorganisation, Wert: 1000

• Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf den grünen Haken

• Markieren Sie eine Anfrage und übernehmen Sie diese

• Bestätigen Sie die Anfragenummer mit Enter




Verschieben Sie mit der Maus mit Drag & Drop die Spalte Bezeichnung zur Spalte Auftragsmenge und lassen Sie dort los.



Aufgabe:

Experimentieren mit den angebotenen Möglichkeiten im Fenster

Personalisierung – Halten/Setzen Daten

• Wenn Daten mit ähnlichen Datensätzen angelegt werden sollen, dann kann mit dieser Funktion der Eingabeaufwand verringert werden

• Bei beiden Funktionen werden die für ein Feld eingegebenen Daten beim nächsten Aufruf der Transaktion automatisch eingetragen

• Bei Halten ist bei Bedarf ein Überschreiben möglich• Bei Setzen/Daten ist der Eintrag nicht veränderbar• Die Eingaben bleiben so lange erhalten, bis der

Benutzer sie wieder löscht, bzw. sich vom System abmeldet


Beispiel: Halten Daten• Rechnungswesen – Finanzwesen – Hauptbuch –

Buchung – Sachkontenbuchung | Transaktionscode: FB50

• Wenn Sie z.B.: Belege hauptsächlich mit dem gleichen Belegdatum eingeben, dann geben Sie vorerst das Belegdatum ein und wählen dann im Menü System/Benutzervorgaben/Halten Daten

• Der Eintrag erscheint dann gelb hinterlegt in roter Schrift und Sie erhalten die Meldung vom System, dass die Daten gehalten werden

• Gehaltene bzw. Daten löschen: System/Benutzervorgaben/Daten löschen

• Übung: Einige Experimente


Eigene Daten• Mit Hilfe der Eigenen Daten können für

verschiedene Parameter von einem Benutzer Werte vorbelegt werden

• System/Benuzervorgaben/Eigene Daten• Beispiel: Parameter – buk, Wert – PIB0• Um in Erfahrung zu bringen, ob es für ein Feld

eine Parameter ID gibt, wählen Sie in diesem Feld F1-Hilfe – Sie gelangen dann zum Performance Assistenten – danach klicken Sie auf das Icon Technische Hilfe – im dann erscheinenden Dialogfenster Technische Info können Sie die Parameter ID ablesen


Vorschlagswerte

• Sobald Sie in einem Feld bereits einmal Werte eingegeben haben, werden diese Werte beim nächsten Eintrag in diesem Feld als Vorschlagswerte aufgelistet – diese können Sie dann übernehmen

• Die Vorschlagswerte erscheinen, sobald Sie ein Zeichen im Feld (auch Leerzeichen) eingeben

• Beispiel: Sachkontenbeleg erfassen: Vorschlagswerte


Format von Systemnachrichten

• In der Systemfunktionsleiste finden Sie rechts ein Icon zur Anpassung des lokalen Layouts

• Übung: Experimente


Hilfe in SAP• F1 – Erläuterungen zu Feldern, Menüs,

Funktionen, Meldungen und technischen Informationen

• F4 – Informationen zu den möglichen Eingabewerten

• F10 – Menü in der Menüleiste öffnen• ESC oder F10 – Auswahl abbrechen• Kontextmenü: rechte Maustaste• Beispiel: Positionieren Sie den Cursor unterhalb

der Funktionleisten und drücken Sie die rechte Maustaste


Beispiel: Aufruf der Wertehilfe

• Transaktionscode: FD04• F4 oder Lupe• Mehrfachselektion• Übung: Experimentieren Sie mit der

Mehrfachselektion


SAP Hilfen

• Menüpunkt Hilfe, oder Icon gelbes Fragezeichen

• SAP Bibliothek – komplette Online Dokumentation

• Help Portal: http://help.sap.com• Übung: Schneller Überblick – Online Doku


http://help.sap.com/�

Beispiel: Einstellungen zur Hilfe

• Über das Menü Hilfe/Einstellungen können Sie Einstellungen für die Hilfe definieren

• Übung: Einige Experimente• Übung: Experimente – Optionen(???) –

suchen und experimentieren


Reporting

• Um Informationen anzuzeigen werden Reports verwendet – dies sind ABAP Programme

• Das Ergebnis des Reportprogramms ist eine Liste

• Report: S_ALR_87012083 – Try It• System/Dienste/Reporting – Programmnamen u.

anschließend Ausführen – Reports suchen etc.• Namen des aktuellen Reports ermitteln:

System/Status


Reports Varianten

• Manche Reports enthalten sehr viele Felder für die Selektion

• Varianten anlegen –System/Dienste/Reporting – Varianten ausführen


Layout von Listen• Das Aussehen von Listen kann mit dem ALV

Grid control verändert werden• S_ALR_87012284• Experiment• Exports: Menüpfade• Liste exportieren Tabellenkalkulation• Liste exportieren Textverarbeitung• Liste als lokale Datei sichern• Layout auswählen, ändern etc. mit Funktion,

oder mit Einstellungen/Layout/Auswählen


Hintergrundverarbeitung• Hintergrundverarbeitung bedeutet, dass das SAP

System Aufgeben für Sie durchführt, die normalerweise ihre Anwesenheit erfordert

• Parameter: Report od. Programmname• Startzeit des Jobs• Druckparameter• Vorteile: Dialogführung im System wird nicht belastet –

Ausführung Nachts, zu Zeiten geringer Systembelastung – periodische Wiederholfunktion

• Langläuferreports können nur in der Hintergrundverarbeitung durchgeführt werden


Jobs• Wenn Sie einen Report automatisch im Hintergrund

starten möchten, muß zuvor folgendes passieren• Identifizieren Sie den gewünschten Report• Füllen sie die Selektionskriterien aus• Speichern Sie die Selektionskriterien als Variante ab• Beispiel: S_ALR_87012173• Namen des Reports ermitteln – RFDOPO00• System/Dienste/Jobs/ Job Definition – SM36• Mit dem Button Eigene Jobs können Sie sich einen

Überblick verschaffen• System/Eigene Jobs• Job Wizzard in der Menüleiste SM36 oder SM36WIZ


Batchinput

• Mit Hilfe von Batchinput Mappen können Dateien automatisch in das System eingespielt werden

• Dies ist notwendig, wenn ein System neu eingesetzt wird, oder wenn Daten periodisch übernommen werden müssen

• Stati: Verarbeitet, Fehlerhaft, Neu u. zu bearbeiten, in Erstellung, In Bearbeitung, Gesperrt







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