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Buhl Data Service GmbH Am Siebertsweiher 3/5 57290 Neunkirchen SEPA-Zahlungsverkehr in WISO Mein Büro Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service GmbH ausdrücklich untersagt.

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Buhl Data Service GmbH

Am Siebertsweiher 3/5

57290 Neunkirchen

SEPA-Zahlungsverkehr

in WISO Mein Büro

Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Dokumentation oder von Teilen daraus sind - in welcher

Form und zu welchem Zweck auch immer - ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch die Buhl Data Service

GmbH ausdrücklich untersagt.

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Die technische Hotline für WISO Mein Büro erreichen Sie unter 02735 90 96 20 (Mo.-Fr. 9:00 bis 21:00 Uhr & Sa. 9:00 - 13:00 Uhr)

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Intro ............................................................................................................................................ 3

SEPA-Umstellung: Mit WISO Mein Büro im Zeitplan .......................................................................... 3

Hintergründe zu SEPA ................................................................................................................ 4

Was ist „SEPA“ eigentlich? .................................................................................................................. 4

Die wichtigsten Änderungen ab Februar 2014 auf einen Blick: .......................................................... 4

SEPA-Folgen für Überweisungen ......................................................................................................... 4

SEPA-Folgen für Lastschriften ............................................................................................................. 5

ToDo: Die nächsten Schritte ....................................................................................................... 7

Ausblick: SEPA-Erweiterung in Mein Büro ................................................................................. 8

SEPA-Überweisungen .......................................................................................................................... 8

SEPA-Lastschriften ............................................................................................................................... 8

Das Mandatsdokument ....................................................................................................................... 8

Die Mandatsverwaltung .................................................................................................................... 10

Die Mandatsübersicht ................................................................................................................... 10

Das Mandat ................................................................................................................................... 10

Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification) ............................................................................... 11

Vorabinformation innerhalb der Rechnung .................................................................................. 11

Vorabinformation per Email an den Zahlungspflichtigen ............................................................. 11

Die Lastschriftverarbeitung ............................................................................................................... 11

Mischbetrieb in der Übergangszeit ................................................................................................... 11

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Intro SEPA-Umstellung: Mit WISO Mein Büro im Zeitplan

Die Vereinheitlichung im Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) geht weiter: Ab Februar 2014 gelten

die SEPA-Vorschriften auch im innerdeutschen Zahlungsverkehr. WISO Mein Büro stellt rechtzeitig

alle erforderlichen Funktionen für die Umstellung bereit.

Der benutzerfreundliche Finanzen-Bereich wird nicht nur die SEPA-Zahlungsverfahren unterstützen:

Durch weitgehende Automatisierung nimmt WISO Mein Büro Ihnen auch den größten Teil der neuen

Verwaltungsaufgaben beim SEPA-Lastschrifteinzug ab. Der vollständige SEPA-Leistungsumfang von

WISO Mein Büro steht Ihnen voraussichtlich im Laufe des vierten Quartals zur Verfügung. Einzelne

Funktionsbereiche werden wir Ihnen u. U. bereits vorab per Online-Update zur Verfügung stellen.

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Hintergründe zu SEPA Was ist „SEPA“ eigentlich?

Der „Einheitliche Euro-Zahlungsverkehrsraum“ (Single Euro Payments Area - SEPA) vereinfacht

Geldtransaktionen in Europa. Dem SEPA-Verbund gehören zurzeit 33 Mitgliedsländer an: Neben

sämtlichen 28 EU-Mitgliedsländern sind das Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und die Schweiz.

Zwischen inländischen und grenzüberschreitenden Zahlungen soll in SEPA-Ländern künftig kein

Unterschied mehr spürbar sein.

Die wichtigsten Änderungen ab Februar 2014 auf einen Blick:

• IBAN / BIC statt Kontonummer und BLZ:

Bankleitzahlen und Kontonummern haben ausgedient: Auch im Inland werden

Überweisungen und Lastschriften künftig mithilfe der internationalen Bankkontonummer im

IBAN/BIC -Format abgewickelt.

• Lastschrift-Mandate statt Einzugsermächtigung und Abbuchungsauftrag:

Die bisherigen Lastschriftverfahren werden auch im Inland durch die SEPA-Basislastschrift

und die SEPA-Firmenlastschrift ersetzt. Die neuen Lastschrift-Vereinbarungen („Mandate“)

zwischen Zahlungsempfänger und Zahlendem müssen detaillierte Informationen enthalten

und unterliegen genauen Dokumentations- und Aufbewahrungsregeln. Außerdem benötigen

Lastschrift-Einreicher in Zukunft eine offizielle „Gläubiger-ID“.

SEPA-Folgen für Überweisungen

Die wichtigsten Änderungen:

• Auch Inlandsüberweisungen sind nur noch mit IBAN/BIC möglich. Erleichterungen gelten nur

für Verbraucher.

• Überweisungen im Datenträgeraustauschverfahren (DTA) werden nicht länger unterstützt.

Inlandsüberweisungen und EU-Überweisungen werden künftig einheitlich als SEPA-Überweisung

abgewickelt. SEPA-Überweisungen verfügen über den gleichen inhaltlichen Aufbau wie die bereits

vorhandenen EU-Überweisungen. Für den vollständigen Umstieg auf SEPA-Überweisungen sind auch

bei Inlands-Bankverbindungen IBAN und BIC erforderlich.

Bitte beachten Sie: Bereits in der aktuellen WISO Mein Büro-Version ist es möglich, Überweisungen

ausschließlich im SEPA-Verfahren durchzuführen, In dem Fall legen Sie auch Inlandsüberweisungen

über die Funktion „EU-Überweisung“ mit IBAN und BIC an. Außerdem aktivieren Sie bei der

Verarbeitung über ein Onlinekonto die Option „EU-Überweisung per SEPA versenden“. (Modul

Banking+ erforderlich)

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SEPA-Folgen für Lastschriften

Die in Deutschland bislang üblichen Lastschriftverfahren, die „Einzugsermächtigung“ und der

„Abbuchungsauftrag“, werden ab Anfang 2014 durch zwei SEPA-konforme Verfahren ersetzt:

• Die SEPA-Basislastschrift tritt an die Stelle der bisherigen Einzugsermächtigung und ist

anwendbar auf Girokonten aller Art. Rücklastschriften durch den Zahlungspflichtigen sind

ohne Angabe von Gründen bis zu 8 Wochen nach der Kontobelastung möglich.

• Die SEPA-Firmenlastschrift entspricht dem bisherigen Abbuchungsauftrag. Die

Firmenlastschrift darf nur zwischen Unternehmen, Institutionen und Organisationen

vereinbart werden. Auf Konten von Endverbrauchern ist sie nicht anwendbar. Rückbuchungen

von Firmenlastschrift sind grundsätzlich nicht möglich. Das bietet Gläubigern im B2B-

Zahlungsverkehr mehr Sicherheit.

Für beide SEPA-Lastschriftverfahren gilt:

• Lastschriften sind ab Februar 2014 nur noch mit einer Gläubiger-Identifikationsnummer

(Gläubiger-ID) möglich, die bei der Bundesbank beantragt werden muss.

• Der Zahlungspflichtige erklärt sein Einverständnis mit einmaligen oder wiederkehrenden

Lastschriften in Form eines sogenannten SEPA-Mandats: Die Vollmacht muss dem

Lastschrifteinreicher in Papierform und mit Originalunterschrift des Kontoinhabers vorliegen

und lückenlos dokumentiert werden.

• Ein gültiges SEPA-Mandat enthält die folgenden Angaben:

o Name und Anschrift Ihres eigenen Unternehmens (= Lastschrifteinreicher),

o die Gläubiger-ID Ihres Unternehmens,

o eine von Ihnen festgelegte „Mandatsreferenz“ des Kunden (maximal 35 Buchstaben

und/oder Ziffern - z. B. die Kundennummer),

o Information über die Mandatsart (einmalige oder wiederkehrende Zahlung),

o Name und Anschrift des Kontoinhabers (= Zahlungspflichtigen),

o IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen sowie

o Datum und Unterschrift des Zahlungspflichtigen

• Bereits vorhandene schriftliche Einzugsermächtigungen mit Originalunterschrift des Kunden

können in SEPA-Mandate umgewandelt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie Ihre

Kunden rechtzeitig schriftlich über die Umstellung auf das geänderte Lastschriftverfahren

informieren und ihnen alle oben genannten SEPA-Mandatsangaben mitteilen. Vorhandene

Abbuchungsaufträge lassen sich nicht in SEPA-Mandate umwandeln.

• SEPA-Lastschriften können Sie für einmalige und wiederkehrende Zahlungen nutzen.

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• Grundsätzlich besteht die Pflicht, Kontobelastungen 14 Kalendertage vor dem

Fälligkeitstermin anzukündigen. Da das vor allem bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen

zu unverhältnismäßig großem Aufwand führt, darf das Benachrichtigungsverfahren („Pre-

Notification“) per Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB vereinfacht werden.

• Zahlungspflichtige dürfen Lastschriftmandate jederzeit widerrufen. Wird ein Mandat nach

einem Lastschrifteinzug 36 Monate lang nicht genutzt, verliert es automatisch seine

Gültigkeit.

• SEPA-Lastschriften können nicht mehr auf Datenträgern (z. B. Disketten oder Speicherkarten)

eingereicht werden: Das sogenannte Datenträgeraustauschverfahren (DTA) endet am 1.

Februar 2014.

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ToDo: Die nächsten Schritte WISO Mein Büro stellt Ihnen rechtzeitig alle erforderlichen Funktionen zur nahtlosen SEPA-Umstellung

bereit. Einige Vorbereitungen können Sie aber bereits jetzt treffen:

• Ergänzen Sie alle Dokumente und Formulare, auf denen Ihre Bankverbindung erscheint, um

Ihre eigene IBAN und BIC.

• Falls Sie oft mündlich nach Ihrer Bankverbindung gefragt werden, können Sie Ihre IBAN

blitzschnell auswendig lernen: Die IBAN deutscher Banken und Sparkassen haben

normalerweise das Format „DE - Prüfziffern- alte BLZ - alte Kontonummer“. Aus der

Kontonummer 1234-567890 bei der Sparkasse Musterstadt (BLZ: 200 909 90) wird zum

Beispiel die IBAN „DE 23 2009 0990 1234 5678 90“. Sie brauchen sich genau genommen also

nur die 2-stellige Prüfziffer zwischen der Vorsilbe „DE“ für Deutschland und Ihrer alten BLZ und

Kontonummer zu merken. Eventuell werden zwischen BLZ und Kontonummer noch Nullen

ergänzt, falls Ihre bisherige Kontonummer weniger als zehn Stellen lang ist.

• Falls Sie mit Lastschriften arbeiten: Beantragen Sie möglichst bald Ihre Gläubiger-ID. Die

Bundesbank stellt dafür ein Online-Antragsformular zur Verfügung. Kosten entstehen nicht.

Sobald Sie die Gläubiger-ID erhalten haben stellen Sie diese Ihrer Bank(en) zu Verfügung. Auf

Basis dessen wird dann eine SEPA Lastschriftinkasso-Vereinbarung erfasst, die Sie in der Regel

zugeschickt bekommen und unterschrieben zurückgeben müssen. Erst dann ist SEPA für Sie

aktiviert.

• Prüfen Sie, ob Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen Lastschriftklauseln enthalten. Wenn

ja: Passen Sie Ihre AGB an die SEPA-Vorschriften an, sobald Sie die neuen Lastschriftverfahren

nutzen (spätestens ab Februar 2014).

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Ausblick: SEPA-Erweiterung in Mein Büro Aktuell befindet sich die SEPA-Erweiterung von WISO Mein Büro in der Entwicklung. Dieser Ausblick

gewährt Ihnen vorab einen tieferen Einblick über die wichtigsten Funktionen der zukünftigen SEPA-

Verarbeitung in WISO Mein Büro. Die Informationen in diesem Dokument basieren auf dem aktuellen

Planungsstand und stellen keine verbindlichen Angaben zum zukünftig bereitgestellten

Funktionsumfang dar.

Die SEPA-Erweiterung wird voraussichtlich im Laufe des vierten Quartals zur Verfügung gestellt – so

können Sie sich bereits rechtzeitig vor dem 1.Februar 2014 mit der Bedienung vertraut machen.

Im Zahlungsverkehr werden die Kontonummer und die Bankleitzahl durch IBAN und BIC ersetzt. Für

den vollständigen Umstieg auf den SEPA-Zahlungsverkehr sind auch bei Inlands-Bankverbindungen

IBAN und BIC erforderlich. Für deutsche Bankverbindungen existieren derzeit bereits Funktionen zur

automatischen Ergänzung von IBAN und BIC.

SEPA-Überweisungen

Inlandsüberweisungen und EU-Überweisungen werden künftig einheitlich als SEPA-Überweisung

abgewickelt. SEPA-Überweisungen verfügen über den gleichen inhaltlichen Aufbau wie die bereits

vorhandenen EU-Überweisungen. Diese Funktion wird auch ohne das Modul Banking+ zur Verfügung

stehen.

SEPA-Lastschriften (Modul Banking+ erforderlich)

Die größten Änderungen beim Umstieg auf den SEPA-Zahlungsverkehr sind im Bereich des

Lastschrifteinzugs zu finden. Lastschrifteinzüge sind mit SEPA an umfangreiche Regeln geknüpft. Die

Vereinbarung (genannt „Mandat“) zwischen Zahlungsempfänger und Zahlendem umfasst festgelegte

Zusatzinformationen und unterliegt Dokumentations- und Aufbewahrungsregeln. Die

Lastschrifteinreichungen unterliegen nicht nur erweiterten Regeln sondern müssen zusätzlich dem

Zahlungspflichtigen per Vorabinformation bekannt gemacht werden. Die SEPA-Erweiterungen in WISO

Mein Büro decken diese Bereiche ab und werden benutzerfreundlich und weitestgehend

automatisiert in die Software integriert. Hauptaugenmerk bei der zukünftigen Verarbeitung von SEPA-

Lastschriften ist neben der Benutzerfreundlichkeit den Arbeitsaufwand des Anwenders so gering wie

möglich zu halten.

Das Mandatsdokument

Bei der Dokumentenform „Mandat ohne Angabe der Mandatsreferenz“ wird die Mandatsreferenz mit

der Information „WIRD SEPARAT MITGETEILT“ gefüllt. Der Vorteil dieser Dokumentenform liegt vor

Allem darin, dass nicht vor dem Versand an den Zahlungspflichtigen jeweils die eindeutige

Mandatsreferenz generiert werden muss. So ist es möglich, ein universelles Mandatsformular mit

identischen Angaben an beliebig viele Zahlungspflichtige zu versenden bzw. allgemein zur Verfügung

stellen (z.B. als Download auf der Homepage oder als Beilage einer Werbeaktion). Das

Lastschriftmandat kommt erst zustande, wenn das korrekt ausgefüllte und unterschriebene Formular

vorliegt. Die Erfassung des Mandats, und damit die Vergabe der Mandatsreferenz, erfolgt also erst

nach Erhalt des gefüllten Formulars vom Zahlungspflichtigen.

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Diese Mandatsform macht es allerdings nötig, dass dem Zahlungspflichtigen im Nachhinein die

Mandatsreferenz mitgeteilt werden muss – dieses erfolgt in WISO Mein Büro durch die zusätzlichen

Mandatsinformationen innerhalb der Lastschrift-Vorabbenachrichtigung.

Beispiel (Quelle: www.die-deutsche-kreditwirtschaft.de):

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Die Mandatsverwaltung

Es wird eine umfangreiche Mandatsverwaltung integriert, in der die einzelnen Lastschriftmandate

verwaltet werden. Als weitestgehend eigenständiger Bereich wird die SEPA-Mandatsverwaltung es

ermöglichen, die einzelnen Mandate sowie deren Verwendung lückenlos zu dokumentieren selbst

wenn Kunden-, Bankverbindungs- bzw. Rechnungsdaten gelöscht werden sollten.

Die Mandatsübersicht

Über das Anwendungsmenü kann die Mandatsübersicht aufgerufen werden. Hier werden alle

Mandate mit den wichtigsten Daten in einer Tabelle aufgelistet. Neben nützlichen Suchfunktionen

stehen unter Anderem ebenfalls die Aufrufe der Mandatsmaske und des Mandat-Protokolls zur

Verfügung.

Das Mandat

Das SEPA-Lastschriftmandat umfasst alle notwendigen Daten und speichert diese losgelöst von

Kunden-, Bankverbindungs- und Rechnungsdaten. Die Zugehörigkeit zu einer Bankverbindung eines

Kunden wird über gleiche Werte im Feld IBAN bestimmt. Zu einer Bankverbindung können auch

mehrere Mandate vorhanden sein.

Neben der manuellen Erstellung, welche in der Regel ausgehend von der Bankverbindungsmaske des

Kunden eingeleitet wird, können einmalig aus schriftlichen Einzugsermächtigungen mit

Originalunterschrift des Kunden automatisch SEPA-Mandate erstellt werden.

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Lastschrift-Vorabinformation (Pre-Notification)

Grundsätzlich besteht die Pflicht, Kontobelastungen 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin

anzukündigen. Diese Frist kann allerdings per Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB verkürzt

werden.

Vorabinformation innerhalb der Rechnung

Die Vorabinformation kann als Teil eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen - daher stehen

entsprechende Variablen für Textbausteine sowie Felder für den Vorlagen-Designer zur Verfügung.

Das Belastungsdatum in der Vorabinformation kann allerdings nur als Annäherungswert angesehen

werden, da das tatsächliche Belastungsdatum durch Folgeprozesse, Einstellungen im Programm und

Eigenschaften des verarbeitetenden Bankkontos beeinflusst werden kann.

Vorabinformation per Email an den Zahlungspflichtigen

Wer alternativ eine separate Vorabinformation per Email an den Zahler versenden möchte, dem stellt

WISO Mein Büro eine geeignete Funktion zur Verfügung. Im Gegensatz zur Vorabinformation innerhalb

der Rechnung steht bei dieser Variante das Datum der Kontobelastung fest. Um den Arbeitsaufwand

für das zusätzliche Versenden dieser Informationen so gering wie möglich zu halten, bietet WISO Mein

Büro die Möglichkeit, den Informationsversand direkt nach erfolgreicher Einreichung bei der Bank

vollautomatisch per Email durchzuführen. Hierbei ist allerdings zuvor darauf zu achten, dass die

Fristangaben in den SEPA-Einstellungen und Zahlungsarten eine Zeitspanne zwischen Einreichung und

Kontobelastung ergeben, die durch Einzelvereinbarung oder mithilfe der AGB mit dem

Zahlungspflichtigen abgedeckt ist. Der Emailtext kann ähnlich wie bei den Textbausteinen in den SEPA-

Einstellungen bestimmt werden.

Die Lastschriftverarbeitung

In der Ansicht „Offene Lastschriften“ bestimmen bei SEPA-Verarbeitung zwei Datumsangaben die

bevorstehenden Lastschrifteinzüge: Datum der Bankeinreichung und das Datum der Kontobelastung.

Bei der Verarbeitung wird die Verarbeitungsmöglichkeit anhand des gewählten Kontos geprüft um

fehlerhafte Einreichungen bereits im Vorfeld zu vermeiden. Nach erfolgreicher Einreichung bei der

Bank werden – falls eingestellt - automatisch die Vorabinformationen an die Zahlungspflichtigen

versendet und automatisch Protokolleinträge zu den Mandaten geschrieben.

Mischbetrieb in der Übergangszeit

Solange die Verarbeitung über das SEPA-Verfahren noch nicht verpflichtend ist, ist über die SEPA-

Einstellungen auch ein Mischbetrieb vom auslaufenden Einzugsermächtigungsverfahren und dem

SEPA-Verfahren einstellbar.

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Die SEPA-Einstellung „SEPA-Verarbeitung bevorzugen wenn möglich“ bewirkt, das bei gültigem SEPA-

Mandat die Verarbeitung über SEPA, andernfalls über das Einzugsermächtigungsverfahren erfolgt.