BUSINESS APPLICATION PLATFORM

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SHAREFLEX® – DIE BUSINESS APPLICATION PLATFORM FÜR MICROSOFT SHAREPOINT UND OFFICE 365OPTIMIERT FÜR DIE MICROSOFT CONTENT SERVICES

Mit der Shareflex Platform erhalten Sie eine Plattform für digita-le Geschäftsanwendungen nach Maß — einfach zu konfigurieren, auch ohne Programmierkenntnisse.

Flexibel, benutzerfreundlich und sicher.

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INHALT

WAS IST SHAREFLEX®? 3

WELCHE GESCHÄFTSANWENDUNGEN SIND MÖGLICH? 4WELCHE VORTEILE BIETEN OFFICE 365 /SHAREPOINT UND SHAREFLEX® IHREM UNTERNEHMEN? 6

MICROSOFT CONTENT SERVICES 8THE NEXT WAVE OF ECM 8SHAREPOINT ALS ZENTRALER BESTANDTEIL VON OFFICE 365 8WELCHEN MEHRWERT BIETET SHAREFLEX® IHREM UNTERNEHMEN? 9

WEBBASIERTE, BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHEN 10

FORMS 12FORMULARDESIGNER 12METADATEN- / VOLLTEXTSUCHE 14AKTENANSICHT/STRUKTURANSICHT 15INTEGRIERTER DOKUMENTENVIEWER / VORSCHAU 15

PROVISIONING 16INFORMATIONSARCHITEKTUR 16

RULES /FLOW /PERMISSIONS 18HINTERGRUNDPROZESSE, WORKFLOWS UND BERECHTIGUNGEN 18HINTERGRUNDPROZESSE 19WORKFLOWS 20BERECHTIGUNGEN 21

EXTENSIONS 22REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG 22OUTLOOK-INTEGRATION 23REPORTING 24AUTOMATISCHE DOKUMENTGENERIERUNG 24ERP-INTEGRATIONEN/STAMMDATENABGLEICH 24

FAZIT 25

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WAS IST SHAREFLEX®?Shareflex ist eine Plattform, mit der sich Geschäftsanwendungen nach Maß konfigu-rieren und individuell anpassen lassen. Portal Systems und die Lösungspartner stellen darüber hinaus auf Basis von Shareflex vorkonfigurierte Lösungen für verschiedene Fachverfahren zur Verfügung.

MIT SHAREFLEX® WIRD SHAREPOINT ZUR PLATTFORM FÜR GESCHÄFTSANWENDUNGEN

Mit der Shareflex Platform ist das Erstellen von digitalen Unternehmenslösungen auch ohne Programmierkenntnisse möglich. Shareflex erweitert SharePoint sinnvoll und macht es so zur Plattform für ganzheitliche Geschäftsanwendungen.

Hierfür bietet Shareflex bereits integrierte Funktionen für die Erstellung benutzer-freundlicher Oberflächen, die Automatisierung von Hintergrundprozessen, die Work-flowsteuerung, das Berechtigungssystem und die automatische Bereitstellung der fer-tigen Applikationen.

Shareflex steht außerdem für ein Höchstmaß an Stabilität und Sicherheit. Auch des-halb setzen bereits über 300 Kunden aus Mittelstand und Industrie auf Shareflex als Plattform für ihre Geschäftsanwendungen.

IN DER CLOUD ODER ON-PREM? SIE HABEN DIE WAHL!

Die Shareflex Platform und die vorkonfigurierten Lösungen stehen unseren Kunden wahlweise für SharePoint 2016 und 2019, für Office 365/SharePoint Online und die Microsoft Content Services oder für eine hybride Umgebung zur Verfügung.

Genau wie Microsoft folgt auch Portal Systems dem Prinzip „Cloud first, mobile first”. Das bedeutet, dass neue Shareflex Funktionalitäten immer zuerst in der Office 365 Produktversion zur Verfügung gestellt werden.

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WELCHE GESCHÄFTSANWENDUNGEN SIND MÖGLICH?Als SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen bezeichnen wir digitale Fachan-wendungen, die Informationen, Dokumente, Prozessabläufe und Workflows so-wie Hintergrundaktionen innerhalb von SharePoint bereitstellen. Und zwar so, dass daraus eine für den Endanwender einfach und intuitiv zu bedienende An-wendung entsteht.

Grundsätzlich lässt sich mithilfe von Shareflex jede beliebige Geschäftsanwen-dung für SharePoint und Office 365 konfigurieren. Beispiele für solche Geschäfts-anwendungen sind die bereits vorgefertigten und standardisierten Shareflex-Lö-sungen für das Vertragsmanagement, das Qualitäts- und Auditmanagement, die digitale Personalakte und die Eingangsrechnungsverarbeitung.

VOM PROJEKT ZUR LÖSUNG

Zudem wurden im Rahmen von Projekten bereits eine Vielzahl an Shareflex Tem-plates entwickelt: Unter anderem für die Fachverfahren Meeting-, Bestellanfor-derungs-, Fuhrpark- und Kontaktmanagement, aber auch individuelle Kundenlö-sungen für Lieferantenmanagement und -bewertung, Patentmanagement sowie die Projektverwaltung.

Shareflex stellt des Weiteren Schnittstellen für die Integration der Geschäftsan-wendungen in die jeweils im Unternehmen vorhandenen ERP-Systeme, wie z. B. SAP oder Microsoft Dynamics, zur Verfügung.

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Prozesse verstehen. Lösungen finden.

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Da Sie bis hierher gelesen haben, ist SharePoint mit hoher Wahrscheinlichkeit integraler Bestandteil Ihrer IT-Strategie: Entweder als lokal betriebener Share-Point Server 2016/2019 oder in der Cloud, im Rahmen eines Office 365 Abonnements, wo SharePoint Online als zentrales Repository für alle abgelegten Daten und Dokumente, z. B. für OneDrive und Teams dient. Aber SharePoint kann noch viel mehr!

AM ANFANG WAR DAS INTRANET

Unternehmen und Organisationen nutzen SharePoint für verschiedene Szenarien: Sehr oft wird zunächst mit dem Aufbau eines Intranets begonnen, um einen zen-tralen Ort der Informationsbereitstellung und -vertei-lung zu schaffen — mit Telefonverzeichnissen, Neuig-keiten und Ankündigungen, Unternehmensbereichen und Mitarbeiterprofilen.

Anschließend erfolgt häufig eine Ausweitung der Nut-zung auf die projektbezogene Dokumentenablage, um die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse, wie Urlaubs- oder Reiseanträge, werden gerne über SharePoint gesteu-ert. Ebenso weit verbreitet ist der Aufbau von Wikis, die einer Vielzahl von Intranet-Nutzern Zugang zu In-formationen und Wissen ermöglichen.

WEGE AUS DER KOMPLEXITÄTSFALLE

Viele SharePoint Einführungen bleiben allerdings in diesem Stadium stecken. Dies liegt häufig an der re-

lativ hohen Komplexität von SharePoint, mangelnder Akzeptanz seitens der Anwender in den betroffenen Fachabteilungen oder einer Kombination aus beidem.

Dabei steckt in SharePoint jede Menge Potenzial. Rich-tig konfiguriert und eingesetzt ist SharePoint eine au-ßerordentlich stabile und flexible Plattform, auf der, neben den oben beschriebenen Anwendungen, auch Geschäftsprozesse auf Team-, Abteilungs- und Unter-nehmensebene abgebildet werden können.

MIT SHAREFLEX® ZUM MODERN DIGITAL WORKPLACE

Shareflex schließt genau diese Lücke. SharePoint-ba-sierte Geschäftsanwendungen können mit Shareflex einfach und schnell, ohne individuelle Programmie-rung, erstellt werden.

Die Komplexität wird dadurch wesentlich reduziert, die Benutzeroberflächen werden einheitlich und an-wendungsfreundlich gestaltet und Hintergrundpro-zesse werden automatisiert. Und bei Bedarf stehen Ihnen bereits eine ganze Reihe fertig vorkonfigurierter Geschäftsanwendungen zur Verfügung.

In Verbindung mit Office 365 und den Microsoft Con-tent Services, entsteht so ein moderner, digitaler Ar-beitsplatz mit Anwendungen aus einem Guss. Und SharePoint wird zu einer hochgradig effizienten Ge-schäftsprozessplattform.

WELCHE VORTEILE BIETEN OFFICE 365 /SHAREPOINT UND SHAREFLEX® IHREM UNTERNEHMEN?

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Forms

Rules

Notifications

Flow

Permissions Provisioning

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EXTENSIONS

* Archive* DocGen* Reports* Outlook* ERP* Viewer* PDFGen* Process

CONTRACT MANAGEMENT

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INVOICE MANAGEMENT

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QUALITY DOCUMENTS

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Q U A L I T Y A U D I T

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T E M P L A T E S

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Der Shareflex-„Lösungsmotor” mit Kernkomponenten, Solutions und Extensions

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MICROSOFT CONTENT SERVICESMODERNES ECM AUF BASIS VON OFFICE 365

Microsoft bietet mit Office 365 eine echte Alternative zum klassischen Enterprise Content Management (ECM). Dabei wird der gesamte Lebenszyklus der Dokumente durchgängig unterstützt und nicht — wie häufig in klassischen ECM Syste-men üblich — der Fokus auf die Ablage, Recherche und Anzei-ge von Archivdokumenten gelegt.

Die Microsoft Content Services sind integraler Bestandteil Ih-rer Office 365 Umgebung und stehen Ihnen damit ohne wei-tere Kosten oder sonstige Aufwände zur Verfügung!

THE NEXT WAVE OF ECM

Die Microsoft Content Services stehen für die nächste Welle im ECM: Das Intelligent Information Management. Folgende Phasen des Dokument-Lebenszyklus stehen hier im Fokus:

SHAREPOINT ALS ZENTRALER BESTANDTEIL VON OFFICE 365

SharePoint Online als Teil der Office 365 Plattform ist eine webbasierte Plattform für Collaboration und Enterprise Content Management und stellt alle wesentlichen Funkti-onen für den modernen Arbeitsplatz der Zukunft („Digital Workplace“) zur Verfügung.

Office 365 adressiert dabei sowohl den Anwender – mit bekannten Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneDrive — als auch Enterprise Themenstellungen wie Compliance & Security und Microsoft Content Services (ECM). Darüber hinaus liefert es Lösungen für Business In-telligence (BI) und Künstliche Intelligenz (AI/KI).

Der Clou: Für jede dieser Applikationen dient SharePoint als zentrale Ablage für alle Daten und Dokumente!

Harvest – Dokumente und Inhalte (intelligent) analysieren, entdecken, wiederverwenden, suchen, entsor-gen

Create – Erstellen, Erfassen, Klassi-fizieren von Dokumentinhalten

Coordinate – Dokumente teilen, gemeinsam bearbeiten, prüfen und freigeben, Metadatenmanagement

Protect – Compliance, Sicherheit, Berechtigungen, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit© Microsoft 2019

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Alle auf der Shareflex Platform bereitgestellten Geschäftsanwendungen basieren somit auf dem gleichen „Lösungsmotor“ (siehe Schaubild S.7), ha-ben ein identisches „Look & Feel“ und lassen sich ohne große Schulungsauf-wände in den jeweiligen Fachbereichen einführen.

Alle Shareflex-Kernkomponenten (FORMS, RULES, PROVISIONING, PER-MISSIONS, FLOW und NOTIFICATIONS) werden in den folgenden Kapiteln detailliert beschrieben.

WELCHEN MEHRWERT BIETET SHAREFLEX® IHREM UNTERNEHMEN?

Wie bereits gezeigt wurde, ist SharePoint eine flexible, integrative und hoch ska-lierbare Enterprise Plattform, die vom kleinen mittelständischen Unternehmen bis zum Großkonzern eingesetzt werden kann.

Shareflex fügt sich nahtlos in SharePoint, Office 365 und die Microsoft Cont-ent Services ein und ergänzt diese Plattformen um Werkzeuge für die Erstellung ganzheitlicher Fach- und Geschäftsanwendungen. Shareflex wird somit für die meisten Kunden zu einem elementaren Baustein bei der Implementierung der eigenen SharePoint- und Office 365 Strategie.

Denn als Plattform für Geschäftsprozesse unterstützt Shareflex die Unterneh-men dabei, die Komplexität von SharePoint/Office 365 deutlich zu reduzieren und ermöglicht so die Bereitstellung hoch-funktionaler, integrierter und benut-zerfreundlicher Geschäftsanwendungen auf Basis eines Standardprodukts – ein-fach, schnell und ohne Programmierung (low Code).

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WEBBASIERTE, BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHEN Alle auf der Shareflex Platform erstellten Geschäftsanwendungen bieten im Standard für SharePoint optimierte, benutzerfreundliche Oberflächen. Hier sind alle einer Geschäftsanwendung zugeordneten Informationen und Dokumente übersichtlich angeordnet und auf ei-nen Blick erfassbar.

Die Bedienung jeder mit Shareflex erstellten Geschäftsanwendung ist somit einfach zu erlernen und bedarf keiner umfangreichen Schulung.

In Office 365 Umgebungen stehen Ihnen die Oberflächen selbstver-ständlich auch in der „Modern UI“ Technologie zur Verfügung. Dabei haben wir bei der Entwicklung größten Wert darauf gelegt, dass der Anwender jederzeit eine an das jeweilige Endgerät angepasste opti-mierte Benutzeroberfläche erhält — getreu dem Motto „Cloud first – mobile first“.

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FORMULARDESIGNERMit Shareflex Forms stellen wir einen Formulardesi-gner für die Erstellung und Anpassung der verschie-denen Formulare einer Geschäftsanwendung zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Werkzeugs können benut-zerfreundliche Oberflächen ganz ohne Programmie-rung erstellt werden.

Die Formulare basieren auf der zugrundeliegenden SharePoint-Informationsarchitektur (Listen, Biblio-theken) und werden – wie von Microsoft empfohlen — als reines JavaScript/HTML bereitgestellt.

Ändern sich die fachlichen Anforderungen und wird eine Anpassung der Benutzeroberfläche notwendig, so können die Formularanpassungen einfach und schnell durch geschulte Fachadministratoren mithilfe des grafischen Formulardesigners durchgeführt wer-den.

Durch die konsequente Nutzung der SharePoint-Stan-dards können die Benutzeroberflächen auch ohne Formulardesigner individuell erweitert werden. Für diesen Zweck stellt die Komponente Shareflex Forms eine umfangreiche JavaScript-Bibliothek zur Verfü-gung, auf deren Basis auch Spezialanforderungen ein-fach und schnell umgesetzt werden können.

FORMS

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Der Shareflex® Forms Formulardesigner

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Die Shareflex Forms Metadatensuche (hier: Mehrfachaus-wahl und Datums-Picker)

Shareflex Forms Trefferliste aus der Volltextsuche mit Anzei-ge der Metadaten und Vorschaufenster

METADATEN- / VOLLTEXTSUCHEEin weiterer wichtiger Beitrag zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit ist die Erweiterung des Sha-rePoint-Standards um eine komfortable Metadaten-suche durch die Komponente Shareflex Forms. Diese ermöglicht die schnelle und flexible Suche nach Ge-schäftsobjekten und Dokumenten (Filter auf Listen und Dokumentbibliotheken) — selbstverständlich auch Websitesammlungs-übergreifend.

Für die verschiedenen Feldtypen stehen benutzer-freundliche Eingabefilter zur Verfügung – zum Bei-spiel mit automatischer Suchvervollständigung, Aus-wahllisten oder auch komfortablen Datums-Pickern. Die Metadatensuche kann in verschiedenen Modi ge-nutzt werden (Standard, Kompakt, Automatisch), je nach den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Geschäftsanwendung.

Neben der Metadatensuche kann der SharePoint-Stan-dard auch um eine komfortable Volltextsuche erwei-tert werden, die über Suchfilter benutzerfreundlich zum gewünschten Suchergebnis führt. Eine Doku-mentenvorschau kann direkt in das Suchergebnis in-tegriert werden. Ebenfalls möglich ist der direkte Ab-sprung in die jeweilige Geschäftsanwendung aus der Suchmaske heraus.

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AKTENANSICHT/STRUKTURANSICHTFür die Darstellung der verschiedenen Elemente einer Geschäftsan-wendung (Objekte und Dokumente) oder deren Kontext bietet die Komponente Shareflex Forms eine Strukturansicht (oder auch Akten-ansicht genannt). Diese Ansicht dient u.a. zur Navigation zwischen den verschiedenen Geschäftsobjekten — selbstverständlich auch Websitesammlungs-übergreifend.

Über eine integrierte Suche (Filter) kann die Aktenansicht bei größe-ren Datenmengen außerdem komfortabel durchsucht werden, wo-bei sich die Treffer in einer reduzierten Ansicht einfach und schnell sichten lassen.

INTEGRIERTER DOKUMENTENVIEWER / VORSCHAUMit dem integrierten Modul Shareflex Viewer wird für die Darstellung einer Do-kumentenvorschau der integrierte Adobe Viewer für PDF-Dokumente im Stan-dard-Funktionsumfang zur Verfügung gestellt.

Werden in einer Geschäftsanwendung weitere Dokumentenformate verwaltet (Office-Dokumente, E-Mails, Grafik-Dateien, technische Zeichnungen, etc.), kön-nen in Office 365 parallel zum Adobe Reader auch die Microsoft Office Web-Apps und/oder die Modern UI Preview Features (unterstützt mehrere hundert Dateiformate) bereitgestellt werden.

Alle Viewer sind technisch bereits in Shareflex integriert und können schnell und einfach per Knopfdruck aktiviert werden.

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PROVISIONING

INFORMATIONSARCHITEKTURShareflex stellt im Standard (on-premises und in Of-fice 365) die in Visual Studio Code integrierte Kompo-nente Shareflex Provisioning zur Verfügung, mit der Anwendungen installiert, transportiert oder Updates eingespielt werden können. In SharePoint 2016 und 2019 Umgebungen erfolgt dies im laufenden Betrieb, ohne Installation und ohne Downtime der Share-Point-Farm.

Das manuelle Erstellen einer SharePoint-Informati-onsarchitektur mit Spalten, Inhaltstypen, Listen, Bib-liotheken, Websites, etc. — häufig auch mehrsprachig — funktioniert in einem einzelnen SharePoint-System recht unkompliziert.

Der Transport dieser Strukturen vom Entwicklungs-system in ein Integrations- und Testsystem, um diese schließlich im Produktivsystem bereitzustellen, kann allerdings sehr aufwendig werden. Denn das bedeu-tet, entweder mehrfach dieselben manuellen und zeit-aufwendigen Schritte durchzuführen oder sogenann-ten Provisionierungscode in Form einer Farmsolution oder einer App zu entwickeln. Dieser muss wiederum entsprechend gepflegt und für neue Anforderungen weiterentwickelt werden.

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Mit der Komponente Shareflex Provisioning ist es möglich, die einmal definierte Informationsarchitek-tur direkt vom Entwicklungssystem in ein Testsystem und abschließend in ein Produktivsystem zu transpor-tieren. Dabei wird die vorhandene Informationsarchi-tektur analysiert und automatisch ein Transportskript erstellt.

Dieses Skript kann nun in den verschiedenen Share-Point-Systemen ausgeführt werden (auch hybrid), wodurch die Informationsarchitektur unmittelbar bereitgestellt wird. Zudem wird Mehrsprachigkeit als integraler Bestandteil der Lösung standardmäßig un-terstützt.

Alle vom Shareflex Produkthersteller Portal Systems AG und dessen zertifizierten Partnern ausgelieferten Lösungen — ob on-premises oder in der Cloud — werden mit der Komponente Shareflex Provisioning definiert und bereitgestellt und sind somit per Knopfdruck in wenigen Minuten verfügbar.

Kunden und Partner, die eigene Lösungen und Geschäftsanwendungen mit Shareflex erstellen, genießen alle Vorzüge dieser Methode.

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HINTERGRUNDPROZESSE, WORKFLOWS UND BERECHTIGUNGENEine weitere Kernkomponente von Shareflex ist die einfach und flexibel zu kon-figurierende Automatisierungs-Engine Shareflex Rules. Mit ihr lassen sich sämt-liche Hintergrundprozesse und -abläufe, klassische Workflows wie auch das Set-zen von anwendungsspezifischen Berechtigungen automatisieren — und zwar ganz ohne die sonst übliche Programmierung. Und dies sowohl in on-premises wie auch in Office 365 Umgebungen.

Mit Shareflex Rules wird es möglich, Hintergrundaktionen einer Geschäftsanwen-dung im laufenden SharePoint-Betrieb zu ändern und anzupassen. Und selbst-verständlich werden auch hybride Szenarien unterstützt: Wenn Sie zunächst mit einer on-premises Umgebung starten, können einmal erstellte Regeln später auch in einer Office 365 Umgebung genutzt werden. Somit können Geschäftsan-wendungen auch einfach und schnell in die Cloud "umziehen", ohne vollständig neu entwickelt werden zu müssen, wie es sonst die Regel ist.

Über diesen Mechanismus können große Farmen und/oder Office 365 Umge-bungen weltweit betrieben werden, während die Fachbereiche gleichzeitig die Flexibilität in der Gestaltung und Anpassung Ihrer Fachanwendungen behalten. Im Office 365/SharePoint Online Umfeld wird die Komponente Shareflex Rules in einer Microsoft Azure Umgebung bereitgestellt und bietet dort eine vergleich-bare Funktionsvielfalt wie in einer SharePoint on-premises Umgebung.

RULES /FLOW /PERMISSIONS

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HINTERGRUNDPROZESSEEs existiert keine Geschäftsanwendung, die ohne re-gelbasierte Abläufe im Hintergrund auskommt. Gibt der Anwender zum Beispiel im Vertragsmanagement einen Vertragsstatus und ein Wiedervorlagedatum ein und aktiviert die automatische Benachrichtigung, so muss im Hintergrund zunächst eine Aufgabe im SharePoint angelegt werden.

Ein Timer-Job überwacht regelmäßig die Aufgaben-liste und versendet eine E-Mail mit einer Benachrich-tigung, wenn das entsprechende Datum erreicht ist. Bei bestimmten Aufgabentypen werden dann, abhän-gig vom Vertragsstatus, noch individuelle Zugriffs-rechte automatisiert gesetzt.

Die Definition erfolgt in der Komponente Shareflex Rules, die jederzeit einfach und schnell an die geänderten fachlichen Anforderungen angepasst werden kann — ganz ohne Programmierung. Auf diese Art können selbst komplexe Anforderungen problemlos durch SharePoint Consultants und Administratoren ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden.

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WORKFLOWSWorkflows zeichnen sich im Gegensatz zu den Hintergrundprozessen typischerweise durch eine Benutzerinteraktion aus. Workflows be-nötigen aber auch Hintergrundaktionen, um bestimmte Abläufe zu automatisieren.

Während Microsoft Flow für die Automatisie-rung einfacher, zumeist technischer Prozess-schritte eingesetzt wird, kann Shareflex Flow komplexere Prozessabläufe im Kontext von Geschäftsanwendungen mithilfe eines grafi-schen Workflow-Designers modellieren und technisch bereitstellen.

Eine Koexistenz beider Workflow-Varian-ten ist explizit gewollt. Mit der Komponente Shareflex Flow automatisieren Sie somit Ihre Workflow-Prozesse, ohne eine separate Work-flow-Engine, wie zum Beispiel Nintex oder K2, erwerben zu müssen.

Shareflex Flow liefert darüber hinaus bereits im Standard Freigabe- und Genehmigungs-workflows aus, die auch als Ad-hoc-Workflows zum Einsatz kommen können.

Workflow-Designer zur Geschäftsprozesserstellung

Durch Shareflex Flow wird die Shareflex Platform zu einer ganzheitlichen Plattform für Geschäftsprozesse erweitert. Und dies sowohl in on-premises als auch in Office 365 Umgebungen.

Die Komponente Shareflex Flow ist Bestandteil der Shareflex Platform sowie jeder Shareflex-Lösung und muss entsprechend nicht separat lizensiert werden.

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BERECHTIGUNGENMit der Komponente Shareflex Permissions können SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen auch um Benutzer- und Rollenkonzepte erweitert werden.

Shareflex Permissions stellt dafür einen komfortablen Berechtigungseditor zur Verfügung. Über diesen können Rollen, Benutzer, Berechtigungseinheiten und komplexe Berechtigungsregelwerke, aber auch einfache statische Berechtigungsregeln, definiert werden.

Das Modul ist automatisch Bestandteil jeder Shareflex-Lösung sowie aller vom Anwender mit Shareflex selbst erstellten Anwendungen. Mithilfe des Berechtigungseditors können so zum Beispiel auch Metadaten-abhängige Berechtigungen gesetzt und Berechtigungsprofile definiert werden.

Berechtigungseditor

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EXTENSIONS

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNGMit Shareflex unterstützen wir sowohl die Archivierungsszenarien in on-premises als auch in Office 365 Umgebungen. Dabei können die SharePoint-Dokumente manuell oder nach frei definierbaren Regeln archiviert werden.

Die Archivierung in on-premises Umgebungen erfolgt typischerweise auf Stora-ge-Systemen wie NetApp, EMC oder Hitachi-Systemen. Ebenso lassen sich das Azure-Storage oder vorhandene RAID-Systeme über die FileLock-Technologie von Grau Data anbinden.

Die Archivierung in Office 365 erfolgt über die Szenarien "In-Place-Archivierung", "Record Center" und/oder die Verwendung von "Labels" (deutsch: "Aufbewah-rungsbezeichnungen"). So sind, in Verbindung mit den notwendigen Einstellun-gen im Security and Compliance Center, sehr flexible Archivierungsszenarien realisierbar. Dies hat den großen Vorteil, dass komplett auf die sonst übliche Aus-lagerung auf Storage-Systeme verzichtet werden kann.

Alle archivierten Dokumente lassen sich direkt in den Shareflex-Anwendungen in SharePoint wieder anzeigen und können jederzeit in beliebige Prozesse und Workflows integriert werden.

Gerne erstellen wir zusammen mit unserem spezialisierten Beratungspartner eine Verfahrensdokumentation der bei Ihnen eingesetzten Systemumgebung.

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OUTLOOK-INTEGRATIONMit Shareflex erstellte Geschäftsanwendungen integrieren sich über die benutzerfreundliche Sidebar Shareflex Outlook nahtlos in Microsoft Outlook.

Geschäftsobjekte und deren Inhalte lassen sich so direkt in Outlook recherchieren und anzeigen. E-Mails und deren An-hänge sowie Dokumente vom File-Server können einfach per "drag & drop" über Outlook dem jeweiligen Geschäftsobjekt zugeordnet werden.

Es ist außerdem möglich, Dokumente direkt über Shareflex Outlook per E-Mail weiterzuleiten. Die Anwender der Geschäftsanwendung bleiben somit immer in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Weiterhin besteht die Möglichkeit, dass E-Mails und deren Anlagen auch direkt in OneDrive, Teams und Planner-Aufgaben abgelegt werden.

Outlook-Integration

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REPORTINGMit der Extension Shareflex Reports er-halten Sie die Möglichkeit, sämtliche in SharePoint erstellten Listen und Doku-ment-Bibliotheken auszuwerten und in Diagrammen oder Listen darzustellen.

Die Reports können jederzeit individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Ebenso können neue Reports und Aus-wertungen dem System hinzugefügt wer-den. Ganz nach Ihren Wünschen, so wie es Ihr Business verlangt.

AUTOMATISCHE DOKUMENTGENERIERUNGÜber die Erweiterung Shareflex DocGen ermöglicht es Shareflex Ihnen Dokumente aus Vorlagen heraus automatisiert zu erstellen. Die zu erstellenden Inhalte können dabei aus den Metadaten der Shareflex Anwendung, aus hinterlegten Textbausteinen oder aus Daten von Drittsystemen direkt importiert werden.

ERP-INTEGRATIONEN/STAMMDATENABGLEICHDie Shareflex Platform, die integrierten Extensions und unsere Solutions fügen sich nahtlos in Ihre SharePoint 2016, 2019 wie auch Office 365/SharePoint Online Umge-bung ein.

Stamm- und Bewegungsdaten können einfach und sicher mit Ihren ERP-, Fibu- oder Warenwirtschaftssystemen abgeglichen werden.

Für die Systeme SAP sowie Microsoft Dynamics AX, NAV, CRM und Dynamics 365 stehen standardisierte Schnittstellen zur Verfügung.

Diagramm-Darstellung

Neben Schnittstellen zu den gängigen ERP-Syste-men wie SAP oder Micro-soft Dynamics AX, NAV, CRM und Dynamics 365, bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, beliebige externe Datenbanken an-zubinden. Die Definition erfolgt sehr komfortabel, zum Beispiel direkt aus Microsoft Word heraus.

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KONTAKT

edoc solutions ag

Christian BaurDirector Sales & Marketing

Tel.: +49 2254 9643 202

christian.baur@edoc.de

FAZITMit Shareflex erhalten Sie eine Plattform, die es Ihnen ermöglicht, ganzheitliche Lösungen für SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen einfach und schnell zu erstellen.

Mit den integrierten Extensions wird Shareflex um wichtige und notwendige Komponenten erweitert. Als verantwortlicher Produkthersteller sorgt die Portal Systems AG für die ordnungsgemäße Integration dieser Extensions.

Basierend auf Shareflex und den jeweils sinnvoll ergänzenden Extensions werden vorgefertigte Solutions direkt durch uns als Produkthersteller oder von zertifizier-ten Partnern bereitgestellt. Aktuell umfasst unser Produkt-Portfolio Lösungen für das Vertragsmanagement, das Qualitäts- und Auditmanagement, die digitale Per-sonalakte und die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Darüber hinaus existieren eine Vielzahl von Templates — zumeist im Rahmen von Projekten entwickelte Lösungsansätze, die auf Best-Practice-Beispielen basieren. Beispiele hierfür sind das Lieferanten-, Meeting-, Kontakt- oder Fuhrparkmanage-ment.

Shareflex und die darauf basierenden ready2go Solutions sind mittlerweile bei mehr als 300 Kunden erfolgreich im Einsatz. Vom großen mittelständischen Un-ternehmen bis zum DAX-Konzern setzen eine Vielzahl unserer Kunden bereits seit Jahren auf unsere Lösungen. Dieses langjährige Vertrauen ist unser Ansporn für gleichbleibend hohe Qualität und zugleich der beste Beleg für die Zuverlässigkeit und Stabilität von Shareflex.

Darum sind wir überzeugt, dass Shareflex die Lösung ist, mit der SharePoint auch für Ihr Unternehmen zu einer noch attraktiveren Plattform für Geschäftsanwen-dungen werden kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie SharePoint on-premises, Office 365/SharePoint Online oder hybride Szenarien einsetzen.

Überzeugen Sie sich selbst und stellen Sie uns Ihre Fragen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

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Foto: www.mediaserver.hamburg.de/Michael Rathmayr

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