Archivierung – von der Leistungsbremse zum digitalen Impulsgeber

In jedem Unternehmen entstehen laufend enorme Datenmengen durch Kommunikation und Collaboration, aus Steuerungssystemen wie SAP oder digitalisierten Prozessen. Manche davon sind vergäng-lich, andere wiederum müssen dauerhaft aufbewahrt werden. Und dies nicht nur, um Transparenz zu erhalten oder Unternehmenspro-zesse zu steuern, sondern vor allem weil gesetzliche Vorgaben dies verlangen. Datensicherung und Backup reichen dafür nicht aus. Eine effektive Dokumentenverwaltung umfasst – unabhängig von der Grö-ße des Unternehmens – auch immer ein Konzept für eine revisions- und rechtssichere digitale Archivierung, wie sie für Verträge, Bestel-lungen und Rechnungen erforderlich ist.

Viele Unternehmen halten solche Daten und Dokumente in ihren entspre-chenden Business-Systemen. Auf Dauer werden so Rechen- und Speicher-kapazitäten blockiert, was die Performanz des Systems drastisch senkt und Ressourcen verbraucht, die an anderer Stelle sinnvoller genutzt wer-den können. Darüber hinaus können solche Business-Systeme Dokumen-te nicht rechtssicher archivieren und darauf sollte das Augenmerk liegen.

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Smart Archiving Services - einfach, intelligent und revisionssicher

Die Auslagerung von Daten in ein externes digitales Archiv verbessert die Nutzerfreundlichkeit der Archivverwaltung, die Performanz der Un-ternehmens-IT (ohne zusätzliche Hardware-Investitionen) und stellt vor allem die Rechtskonformität sicher. Durch die Cloud-Technologie er-hält digitale Archivierung zusätzlich neue Impulse: Die Kosten für die Archivierung lassen sich anpassen – an den Lebenszyklus der digita-len Geschäftsunterlagen, deren Menge und die Nutzer des Archivie-rungsdienstes.

Daraus ergeben sich IT-Kosten, die sich am tatsächlichen Bedarf Ihres Unternehmens orientieren; sie lösen dauerhafte Kosten für überdimen-sionierte Archive ab. Archivierungssysteme in der Cloud brauchen kei-ne Investitionen und erhöhen das Maß Ihrer Flexibilität: Sie bestimmen direkt und durch Tools unterstützt, wie, wann und in welchem Umfang Sie Leistungen nutzen und gegebenenfalls beenden. Hier setzen die Smart Archiving Services von T-Systems an – Archiving as a Service.

Mit den Smart Archiving Services von T-Systems archivieren Sie Daten und Dokumente schnell und unkompliziert in einem revisionssicheren und rechtssicheren Rahmen. Gleichzeitig befreien Sie Ressourcen für einen erfolgreichen digitalen Wandel.

Ausgereiftes Archivierungssystem

Mit ImageMaster verfügt T-Systems über eine, seit Jahrzehnten bewährte, Softwarelösung, die den wichtigsten Standards und Ansprüchen der Archivierung (aus Gesetzen, Verordnungen und Compliance-Richtlinien) entspricht. Hunderte von Kunden setzen heute bereits auf den ImageMaster für die gesetzeskonforme Ar-chivierung.

Smart Archiving Services sind modular aufgebaut und können je nach individuellen Anforderungen um verschiedene Funktionsbe-reiche erweitert werden. Neben der SAP-Archivierung sind weit-ere Module zur rechtskonformen, digitalen Archivierung für SharePoint und E-Mail einsetzbar. So entsteht ein einheitlicher und unternehmensweiter Archive Backbone, auf den alle Mitarbe-iter zugreifen können – unabhängig von Standort und Zeitpunkt.

Das ausgeprägte Archivierungs-Know-how unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, ein zertifiziertes und hochsicheres öster-reichisches Rechenzentrum sowie herausragende Kenntnisse des Enterprise Content Management formen die einzigartigen Smart Archiving Services. Unsere fundierten Kenntnisse über al-ternative Archivierungssysteme erlauben den standardisierten Transfer von Archiven in die sichere Cloud und machen T-Sys-tems zu einem optimalen Partner auf dem Weg in Ihre dyna-mische Archivierungslösung.

Datensicherheit und Rechtskonformität

T-Systems produziert IT-Services in einem sicherheitszertifi-zierten Rechenzentrum in Österreich, wo entsprechend öster-reichisches Recht gilt. Durch regelmäßige Revisionen wird darüber hinaus die Rechtskonformität der Smart Archiving Ser-vices inklusive des ImageMaster sichergestellt.

Der Image Master erfüllt die für Deutschland, Österreich und die Schweiz geltenden Prüfkriterien für revisionssichere Dokumen-tenmanagement- Lösungen (PK-DML) und unsere Services erfül-len die Regeln eines revisionssicheren Archivs gemäß den Grund-sätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) des deutschen Bundesministeriums der Finanzen, was auch der österreichischen Rechtslage entspricht. Mit der Option für Retention Management kann der Kunde die Aufbewahrungsfristen für seine Daten und Dokumente einstellen. Das vorzeitige Löschen von digitalen Dokumenten sowie ihre Abänderung ist dann nicht mehr möglich, mit Ausnahme von ge-waltsamen Eingriffen, die jedoch jederzeit erkenn- und nachvoll-ziehbar bleiben. Zusätzlich nutzen die Smart Archiving Services modernste Verschlüsselungsverfahren für Daten und Zugriffs-kanäle sowie ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept.

Darüber hinaus werden die Smart Archiving Services jährlich nach den Richtlinien der Telekom für Datenschutz, Daten- und In-formationssicherheit überprüft und bewertet (Telekom Privacy and Security Assessment). Das standardisierte Datenschutz- und Sicherheits-Konzept (SDSK) kann vom Datenschutzbeauftragten unserer Kunden in den Räumen von T-Systems selbstverständlich eingesehen werden.

sap erp large1.000 User / 1.000 GB 3.000.000 Dokumente

sap erp small100 User / 100 GB 300.000 Dokumente

standard1)

hochverfÜgbar2)

1.436 € 7.370 €

1.681 € 8.649 €

Ihre Vorteile im Überblick

• Flexibel: modular erweiterbar und bedarfsgerecht individualisiert; Anlegen und Verwalten von Repositories im Self-Service

• Sicher: höchste Sicherheitsstandards im T-Systems-Rechenzentrum; Sicherstellung revisionssicherer und rechtskonformer Archivierung

• Schnell: schnell einsatzfähige, standardisierte Prozesse, Methoden und Systeme

• Dynamisch: modulare Systeme für schnell anpassbare Konfigurationen; effiziente Migration von Altsystemen; Entlastung des kundeneigenen Produktivsystems

• Preiswert: hohe Kostentransparenz und kurzfristig anpassbare Verfügbarkeiten; dynamisches Preismodell für geringere Archivierungskosten

• Zuverlässig: hochverfügbares Cloud-Modell; Erfüllung aktueller Gesetze, Verordnungen und Compliance-Anforderungen

Ihr breites Vorteilspaket

• Smart Archiving Services bieten eine schnell verfügbare, leistungsfähige, hochsichere, modular erweiterbare und bedarfsgerechte Archivierungslösung

• Daten und Dokumente werden konform der geltenden Rechtslage und nach Maßstäben der Revisionssicherheit archiviert

• Durch die Entlastung der kundeneigenen Produktivsys-teme (z. B. SAP) steigt deren Performanz ohne zusätzliche Investitionen in Hardware. Das Antwortzeitverhalten und die Nutzerfreundlichkeit steigen.

• Die Kosten sind transparent, die Verfügbarkeit und Preise können kurzfristig angepasst werden. Das dynamische Preismodell senkt die Kosten für Archivierung womit Ressourcen für IT frei werden.

• Die Administration des Archivs, das Anlegen und Verwalten von Repositories erfolgt im Self-Service, ebenso der Daten-Import und –Export.

Auf Wunsch bietet T-Systems den Datenimport aus einem alten Archivsys-tem mit SAP-zertifizierter Archive-Link-Schnittstelle als einmalige Dienst-leistung zum Fixpreis an. Ebenso können Daten in ein anderes SAP-zertifi-ziertes Archive-Link-System exportiert werden.

HABEN SIE NOCH FRAGEN?www.t-systems.atoder besuchen Sie unseren Blog:http://blog.t-systems.at

EXPERTENKONTAKTRichard LehnerHead of Collaboration & ECMrichard.lehner@t-systems.at+43 676 8642 4140

HERAUSGEBERT-Systems Austria GesmbHRennweg 97-991030 WienÖsterreich