HR.Payroll.Benefits.

Was ist erfolgreiche Personalarbeit?Die relevanten Key Performance Indikatoren für die HR

SONDERDRUCK

Axel Wullenkord

InhaltAusgangssituation

Das Modell des HR-Business Partners als konzeptionellerBezugsrahmen

Was genau ist ein HR Business-Partner

Relevante Megatrends für den HR-Bereich

Demografischer Wandel

Wertewandel

Kosten- und Effizienzerfordernisse

Ableitung von (rollenspezifischen) Key Performance Indikatoren

Key Performance Indikatoren für die Rolle des strategischenBusiness Partners

Key Performance Indikatoren für die Rolle des Change Agents

Key Performance Indikatoren für die Rolle des administrativenExperten

Key Performance Indikatoren für die Rolle des Coaches

Zielführendes Reporting

Literaturverzeichnis

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Prof. Dr. Axel WullenkordBusiness and Information Technology School, Reiterweg 26, D-58636 Iserlohn sowie Leiter des AdminiStraight-Instituts für Rechnungswesen, Rolandstr. 7-9, D-45128 Essen.

1. Ausgangssituation Lange Zeit stand primär der Fertigungsbereich einschließlich der fertigungsnahen Bereiche im Fokus, wenn es um Effizienznachweise oder Optimierungsmaßnahmen ging. Der sogenannte „White-Collar-Bereich“ hat diese Untersuchungen dabei i.d.R. angestoßen oder unterstützt.

Insbesondere der Finanz- und Controllingbereich war aufgrund seiner angestammten Analysekompetenz regelmäßig der Auslöser und Treiber, während der HR-Bereich durch entsprechende Informationen hier-bei häufig unterstützt hat oder im Rahmen von Restrukturierungen bzw. Freisetzungen selbst den „Lead“ übernommen hat. Nachdem im Fertigungsbereich keine nennenswerten Qualitätssteigerungen und Kostensenkungen mehr erreicht werden können, werden die kaufmännischen Bereiche nunmehr selbst Gegenstand entsprechen-der Überprüfungen. Der Finanzbereich ist bereits in den letzten Jahren zunehmend optimiert worden und ist Gegenstand zahlreicher Diskussionen und Beiträge. 1

Entsprechend muss sich nun auch der HR-Bereich rechtfertigen und den vielfach behaupteten Anspruch einer hohen Bedeutung für den Unternehmenserfolg nachweisen. Allgemein formuliert ist eine hohe Be-deutung für den Unternehmenserfolg im Sinne eines Wertbeitrages durch den HR-Bereich dann gege-ben, wenn er eine effektive Managementunterstützung zur Erreichung der Unternehmensziele leistet und gleichzeitig erforderliche Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen realisiert. Diesen Spagat zu bewäl-tigen stellt keinesfalls eine triviale Aufgabe dar, gilt aber als Messlatte für den HR-Bereich.

Ebenfalls nicht trivial ist in der Folge die Ableitung entsprechender Key Performance Indikatoren, anhand derer der Erfolg des HR-Bereiches im zuvor beschriebenen Sinne nachweisbar bzw. kontrollierbar ge-macht werden kann. In diesem Zusammenhang sind zwei Problemkreise bzw. Herausforderungen festzu-stellen:

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

Die Bedeutung erfolgreicher Personalarbeit für den Unternehmenserfolg steht außer Frage. Mehr noch: Es gibt zahl-

reiche Stimmen, die dem HR-Bereich im kommenden Jahrzehnt ein erfolgsentscheidendes Unterscheidungsmerkmal

zusprechen. Entsprechend stark ausgeprägt ist das Selbstbild und Selbstbewusstsein vieler Personalabteilungen. Dass die

Personalabteilung entscheidend zum Unternehmenserfolg beiträgt, lässt sich heute praktisch in jeder Selbstdarstellung

einer Personalabteilung nachlesen. Was aber genau ist erfolgreiche Personalarbeit bzw. wann ist eine Personalabteilung

wirklich erfolgreich? Bertold Brecht pflegte in vergleichbaren Situationen zu sagen: “Schaut Ihnen nicht auf den Mund,

schaut Ihnen auf die Hände.“

Ersetzen wir im Brechtschen Zitat die „Hände“ durch „Zahlen“, besser „Key Performance Indikatoren“ so wird die

Bedeutung einer Messung des Wertbeitrags der Personalabteilung deutlich. Soll aber die Leistung der Personalabteilung

und ihr Nutzen bzw. Wertbeitrag für das Unternehmen in Zahlen dargestellt werden, bedarf es mehr als die üblichen

Kennzahlen eines Personalcontrollings. Die Entwicklung der HR Abteilung zum strategischen Partner erfordert eine neue

und veränderte Sichtweise. Im Grundsatz geht es darum, den Beitrag des HR-Bereiches für den Unternehmenserfolg

nachweisbar zu machen. Entsprechend besteht die Zielsetzung des Beitrages darin, die wesentlichen Anforderungen

an eine Personalabteilung im Hinblick auf die Unternehmensziele darzustellen und korrespondierende Kennzahlen

bzw. Key Performance Indikatoren abzuleiten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf einer praxisorientierten

Handhabung. Insofern geht es nicht darum, der Vielzahl an existierenden Kennzahlen im Personalbereich einige weitere

hinzuzufügen. Vielmehr soll ein möglicher Ansatz aufgezeigt werden, wie mit einigen wenigen Spitzenkennzahlen der

Wertbeitrag des HR-Bereiches in kompakter Form nachgewiesen bzw. kontrolliert werden kann. Der Ansatz hat dabei

insofern exemplarischen Charakter, als die Bedeutung bestimmter KPIs von Unternehmen zu Unternehmen aufgrund

unterschiedlicher Bedingungen im unternehmerischen Umfeld unterschiedlich sein können.

Was ist erfolgreiche Personalarbeit?

HR produziert keine

Kosten, sondern

fördert Investitionen

in das wichtigste

Kapital jeder

Unternehmung:

Die Mitarbeiter.

Wettbewerbsvorteile

erfolgreicher Unter-

nehmen und Marken

haben ihren Anfang

in einer erfolgreichen

Personalarbeit

4

1. So leicht das Kosten- und Effizienzthema „gegriffen“ werden kann, so schwer tut man sich zunächst mit der Beschreibung einer effektiven Managementunterstützung. Konsens besteht allgemein dahinge-hend, dass der HR-Bereich im Sinne einer lebenszyklusorientierten Betrachtung für den gesamten Pro-zess von der Rekrutierung über das Beschäftigtenverhältnis bis hin zum Ausscheiden von Mitarbeitern verantwortlich ist und diesen Prozess zur Erreichung der Unternehmensziele bzw. zur Generierung von Wettbewerbsvorteilen optimal gestalten muss. Diese Feststellung ist so richtig wie pauschal, weshalb es in einem nächsten Schritt um eine Konkretisierung mit anschließender Ableitung entsprechender Key Performance Indikatoren gehen muss.

2. Bezüglich der Identifizierung entsprechender Key Performance Indikatoren allerdings hat die Deutsche Gesellschaft für Personalführung in einer Studie auf der einen Seite festgestellt, dass es zwar viele Kennzahlen gibt, die von vielen Personalmanagern als steuerungsrelevant eingestuft werden, deren systematische Erhebung in vielen Unternehmen offenbar aber noch die Ausnahme ist.2 Auf der anderen Seite zeigt die Studie aber auch, dass es viele Kennzahlen gibt, die regelmäßig erhoben werden, deren Steuerungsrelevanz allerdings als gering erachtet wird. Insofern besteht in der Unternehmenspraxis ganz offensichtlich ein breites Defizit hinsichtlich der Definition relevanter Kennzahlen sowie hinsicht-lich deren systematischen Erfassung.

Als konzeptioneller Rahmen für die zuvor skizzierten Herausforderungen wird das Modell des HR-Busi-ness Partners verwendet.

2. Das Modell des HR-Business Partners als konzeptioneller Bezugsrahmen

Seitdem Ulrich mit seinem Buch „Human Resource Champions – The next agenda for adding value and delivering results“ vor rund 15 Jahren das Rollenverständnis eines strategisch handelnden Personalver-antwortlichen neu geprägt hat, wird das Konzept des Human Ressource (HR) Business Partners intensiv diskutiert.3

Mit der Forderung nach einem neuen Rollenverständnis einher geht die Aussicht auf eine gesteigerte HR Performance sowie letztendlich eine Steigerung der Unternehmensleistung.4 Ebenfalls ist davon auszuge-hen, dass die Erwartung dieser positiven Konsequenzen in der Folge positiv auf die persönliche Einstellung der HR-Mitarbeiter wirkt, was wiederum die Wahrscheinlichkeit erhöht, tatsächlich als strategischer Busi-ness Partner zu agieren.5 Es soll an dieser Stelle der guten Ordnung halber nicht unerwähnt bleiben, dass die praktische Umsetzung des Business Partner Gedankens in der Praxis durchaus mit Skepsis gesehen wird. Gerade in Deutschland, wo die Einbindung und der Stellenwert im Unternehmen seit jeher deutlich geringer ist, als in vielen anderen europäischen Ländern wird der HR-Bereich entsprechend nur selten als vollwertiger Business Partner wahrgenommen.6 Insofern existiert hier in Deutschland offensichtlich noch ein Nachholbedarf.Folgt man dem Grundkonzept des HR Business Partners schließen sich drei Fragen an: 1. Was genau beschreibt den Business Partner?2. Wie kann letztendlich sein Wertbeitrag bzw. Beitrag zum Unternehmenserfolg gemessen und damit

nachgewiesen werden?3. Welche Instrumente sind zur Zielerreichung anzuwenden?

Im Rahmen dieses Beitrages werden ausschließlich die ersten beiden Fragen thematisiert, da eine diffe-renzierte und umfassende Betrachtung entsprechender Instrumente den Rahmen sprengen würde. Hier sei auf die einschlägige Literatur verwiesen. Im folgenden Kapitel 3 wird zunächst der Frage nachgegangen, was genau den Business Partner be-schreibt, um darauf aufbauend in Kapitel 4 entsprechende Key Performance Indikatoren abzuleiten.

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

Was ist erfolgreiche Personalarbeit? Defizit hinsichtlich

relevanter KPI‘s

und systematischer

Erfassung

In der Wahrnehmung

der Personalarbeit

hinkt Deutschland

anderen Ländern

hinter her.

1 Vgl. z.B. z.B. Rapp, M.J.; Wullenkord A.: Unternehmenssteuerung durch den Finanzvorstand, München 2011; Michel, U.: Der Finanzbereich im Umbruch, in: Controlling, Heft 8/9 (2006), S. 439-445; IBM (Hrsg.): The New Value Integrator. Insights from the Global Chief Financial Officer Study, Somers (NY), 2010.

2 Vgl. Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.): HR Kennzahlen auf dem Prüfstand, PraxisPapier 5/2011, Düsseldorf 2011, S. 6.3 Ulrich, D.: Human Resource Champions: The next agenda for adding value and delivering results, Harvard Business Press, Boston 1996. Vgl. dazu auch Wehner, C.M.; Kabst, R.;

Meifert, M; Cunz, L.M.: Der Personalverantwortliche als strategischer Partner, in ZfB, 82. Jg. (2012), S. 913-933, hier: S. 913f.4 Vgl. Wehner et.al (2012), S. 914 und die dort angegebene Literatur.5 Vgl. Wehner et.al (2012), S. 913.6 Vgl. Wehner et.al (2012), S. 914 und die dort angegebene Literatur.

5

3. Was genau ist ein HR Business-PartnerUlrich beschreibt in seinem Konzept vier Rollen, die der HR-Bereich sinnvoll einnehmen muss, und zwar den „Strategischen Business Partner“, den „Change Agent“, den „Administrativen Experten“ sowie den „Coach und Entwickler“.

Das Grundmodell zeigt zunächst die eher strategische Komponente, die insbesondere in den Rollen als strategischer Business-Partner und Change Agent zum Ausdruck kommen muss. Als Partner bzw. Be-standteil der obersten Unternehmensführung muss sich der HR-Bereich flexibel auf das zunehmend kom-plexer werdende Umfeld einstellen indem relevante Trends identifiziert, analysiert und für die Entwicklung der Unternehmensstrategie nutzbar gemacht werden.8 Neben dieser eher strategischen Komponente hat der HR Bereich aber auch die zugrunde liegenden Prozesse optimal, also kostengünstig und effizient zu gestalten.

3.1 Relevante Megatrends für den HR-BereichDie Deutsche Gesellschaft für Personalführung hat in einer Studie Megatrends identifiziert, die für die Personalarbeit im zuvor beschriebenen Sinne von hoher Relevanz sind. Unter Megatrends werden dabei Entwicklungen im Umfeld von Unternehmen verstanden, die insbesondere• primär aus technischen und/oder volkswirtschaftlichen Entwicklungen resultieren,• hinsichtlich ihrer tatsächlichen Konsequenzen und Entwicklungen noch nicht fassbar sind,• potenziell einen Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben,• interne strukturelle Anpassungen notwendig machen,• und nicht oder nur eingeschränkt mit gängigen Lösungsmustern zu bearbeiten sind.9

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN 6

Fokus: Strategie Zukunft

Fokus: Operativ

„Tagesgeschäft“

Fokus: Menschen„weiche“ Faktoren

Fokus: Prozesse

„harte“ Faktoren

StrategischerBusiness-

Partner

AdministrativerExperte

Coach undEntwickler

Change Agent

7 In enger Anlehnung an Ulrich, D. (1997).8 Vgl. Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.): DGFP Studie: Megatrends und HR Trends, PraxisPapier 7/2011, Düsseldorf 2011, S. 4. 9 Vgl. Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.) (2011), S. 4.

Abbildung 1: Rollen des HR Business Partners nach Ulrich7

Die nachfolgende Abbildung 2 stellt die Megatrends mit Auswirkungen für den Personalbereich dar.

Der demografische Wandel und der Wertewandel sind demnach eindeutig die Megatrends, die sich of-fenbar in den nächsten Jahren am stärksten auf den Personalbereich auswirken werden. Nicht nur aus diesem Grunde stehen diese beiden Trends im Folgenden im Fokus. Die Digitalisierung und Virtualisierung von Arbeit wird nur mit rd. 48% als nennenswert relevant einge-schätzt. „Digitalisierung“ beschreibt dabei nach einem Bericht der Enquete Kommission „Internet und digitale Gesellschaft“ „die vorläufig letzte Entwicklungsetappe der fortschreitenden „Informatisierung“ von gesellschaftlicher Produktion und Arbeit, womit „ein sozialer Prozess des bewussten, systematischen Umgangs mit Informationen gemeint ist, welcher darauf zielt, Informationen vom konkreten Subjekt un-abhängig nutzen zu können“ und „lange vor dem ersten Computer“ begonnen hat.11 Da die zuvor genannte Quelle gleichzeitig darlegt, dass in

• 100% aller Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und in 99% aller Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeiter Computer eingesetzt werden, in

• 98% aller Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten und 92% aller Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ein internes Rechnernetzwerk betrieben wird, in

• 100% aller Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten und 99% aller Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten über Internetzugang verfügten und immerhin

• 81% (mehr als 250 Beschäftigte) bzw. 67% (50 bis 249 Beschäftigte) automatisiert Daten mit IuK-Systemen außerhalb des Unternehmens austauschten

halten wir die Einordnung als Megatrend insbesondere angesichts der zuvor skizzierten Kriterien für nur bedingt angemessen. Würde man unter diesen Trend dagegen Themen wie Telearbeit oder flexible Büro-strukturen subsummieren, ordnen wir diese Aspekte dem Megatrend Wertewandel zu. Mit ähnlicher Argumentation würden wir für Zwecke dieser Darstellung auch die Globalisierung und die Ressourcenknappheit nicht als Megatrend im engeren Sinne begreifen. Nur am Rande sei bemerkt, dass auch nur 6% der Befragten die Ressourcenknappheit als für die Personalarbeit sehr relevant ansehen.12

Bevor aus diesen Megatrends konkrete KPIs abgeleitet werden können, ist zunächst darzustellen, worum es im Einzelnen geht.

7 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

10 Leicht verändert übernommen aus Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.) (2011), S. 6.11 Vgl. Deutscher Bundestag, Enquete Kommission Internet und digitale Gesellschaft, Ausschussdrucksache 17 (24) 004-B zur ÖA am 5.07.2010.12 Auch wenn beispielsweise das Handelsblatt in seiner Ausgabe vom 19. Oktober 2012 berichtet, dass die KPMG zum Jahreswechsel 2013 Betriebsferien gibt, um Energie- und

Heizkosten zu senken, so ist dieses sicher ein Beleg für die zunehmende Bedeutung dieses „Megatrends“. Doch erscheint insbesondere eine Relevanz für die Personalabteilung nicht unmittelbar gegeben.

Demografischer Wandel

Wertewandel

Globalisierung

Kanppe Ressourcen/Energiewende

Digitalisierung undVirtualisierung von

Arbeit

sehr stark stark mittel vernachlässigbar

36

14

12

11

6

14

25

44

41

34

4

5

8

14

34

46

56

36

34

26

Abbildung 2: Relevante Megatrends für das Personalmanagement10

IHREM ERFOLG VERPFLICHTET

13 Vgl. McKinsey (2010): Willkommen in der volatilen Welt.14 Vgl. Prognos AG (2009): Arbeitslandschaft 2030, S. 1.15 Vgl. Brücker, H.: (2010): Zuwanderungsbedarf und politische Optionen für die Reform des Zuwanderungsrechtes, Nürnberg 2010.16 Vgl. McKinsey (2011): Wettbewerbsfaktor Fachkräfte, Düsseldorf 2011, S.9.17 Vgl. McKinsey (2011), S. 21f. 18 Vgl. Oppermann, C.: Die Überflieger kommen, in: Evonik-Magazin Heft 1, 2012, S. 10-17, hier: S.1219 Vgl. Comelli, G.; v. Rosenstiel, L.: Führung durch Motivation, München 2001.

9 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

Neu ist das Ausmaß

dieser Entwicklung.

Nicht jeder Leistung

ist eine Wertschätzung

inne. Die Emotiona-

lität und damit Kraft

von Marken wird

oftmals unterschätzt.

Auch in der

Personalarbeit.

IHREM ERFOLG VERPFLICHTET

3.1.1 Demografischer Wandel „Kinder kriegen die Leute immer“, meinte vor einem halben Jahrhundert Bundeskanzler Konrad Ade-nauer, woraus er bei unterstellter wachsender Bevölkerung und hohem Wirtschaftswachstum durchaus den Schluss ziehen konnte, dass es gesamtwirtschaftlich unproblematisch sei, den Lebensstandard der Ruheständler zu finanzieren. Die heutige Politikergeneration aber auch viele Unternehmen sehen sich genau mit dem Gegenteil kon-frontiert, denn seit einigen Jahren steht fest, und darin sind sich Experten einig, dass der deutschen Wirt-schaft mittelfristig Fachkräfte in einem ernst zunehmenden Ausmaß fehlen. Während die Unternehmens-beratung McKinsey für 2020 einen Fachkräftemangel von rd. 2,0 Millionen Personen prognostizier13, sieht Prognos bis 2030 sogar einen Engpass von 5,2 Millionen Personen.14 Auch das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat in einem Hintergrundpapier bis 2025 eine Lücke von rd. 5,4 Millionen Fach-kräften ermittelt und bestätigt damit dieses für Deutschland kritische Szenario.15 Entsprechend erwarten 82% der Befragungsteilnehmer, dass sich der demografische Wandel sehr stark oder zumindest stark auf den HR-Bereich auswirken wird.Das die demografische Entwicklung ganz wesentlich hierfür ursächlich ist, ist nicht neu. Auch nicht neu ist die daraus resultierende Diskussion um den „Krieg der Talente“, die seit Jahren zu den Top-Themen im Personalbereich gehört. Neu ist dagegen das Ausmaß: Während sich die Diskussion früher nahezu aus-schließlich um die Top-Absolventen der Hochschulen, die sogenannte „Generation Y“ drehte, schließt der „New War for Talents“ nach Einschätzung von McKinsey alle für den Erfolg des Unternehmens kritische Mitarbeitergruppen ein. 16 Der Krieg um Talente weitet sich damit aus, er geht in die Breite. Sowohl die Politik, als auch die Unternehmen selbst müssen sich dieser Herausforderungen stellen und vorausschauend handeln. Selbstverständlich muss die Politik die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen. Es ist aber ureigene Aufgabe der Unternehmen selbst, ihre Versorgung mit Fachkräften selbst sicherzustellen, wobei naturgemäß der HR-Bereich in der Verantwortung ist. Der drohende Fachkräftemangel wird vielfach noch unterschätzt, nicht zuletzt weil viele Großunternehmen noch bis vor Kurzem damit beschäftigt waren, massiv Personal abzubauen. Entsprechend ist nun ein Um-denken erforderlich: Es müssen insbesondere eigene Potenziale ausgeschöpft und die eigene Attraktivität als Arbeitgeber erhöht werden.17 Doch nicht nur der Fachkräftemangel wird im Hinblick auf Rekrutierung sowie Aus- und Weiterbildung ein Thema sein, auch die alternde Belegschaft stellt neue Anforderungen an die Ausgestaltung personalwirtschaftlicher Handlungsspielräume beispielsweise in Form altersgerechter Arbeitsplätze und Arbeitszeitmodelle.

3.1.2 Wertewandel Ein weiterer aktueller Megatrend ist der gesellschaftliche Wertewandel in den letzten Jahren. Die Gene-ration Y zieht es häufig zu Unternehmen mit hohem „Glamour-Faktor“, beispielsweise zu Google, Apple oder Facebook im internationalen bzw. zu Audi, BMW oder Porsche im nationalen Rahmen. Wollen sich Unternehmen für diese Fachkräfte attraktiv machen, muss man zunächst wissen, wie diese ticken: Diese Mitarbeiter sind weitgehend ohne Sorgen aufgewachsen, haben eine Top-Ausbildung an Top-Hochschulen genossen, sind international vernetzt und Flexibilität stellt neben einem attraktiven Gehalt ein hohes Gut dar. 18 Die Möglichkeit beispielsweise, ein Sabbatjahr einzulegen, stellt für viele ein zentrales Kriterium dar. Dagegen verlieren in dieser Gruppe klassische Anreize wie Rente oder einen Firmenauto an Gewicht. Zur Erhöhung der Attraktivität als Arbeitgeber gewinnt Flexibilität auch bei älteren Arbeitnehmern immer mehr an Bedeutung, beispielsweise weil Kinder krank werden und Ferien haben, Pflegebedürftige zum Arzt müssen oder weil sie ein Interesse daran haben, länger zu arbeiten. Flexibilität ist aber nur ein Beispiel für den gesellschaftlichen Wertewandel. Untersuchungen von Rosen-stiel und Comelli zeigen darüber hinaus insbesondere folgende allgemeine Veränderungstendenzen: • Abwendung von der Arbeit als Pflicht • Anstieg der Bedeutung von Freizeit • Fokussierung auf die eigene Gesundheit • Erhöhung der Ansprüche in Bezug auf die eigene Selbstverwirklichung

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN 10

20 Vgl. hierzu stellvertretend Kiefer, A.; Sure, M.; Wullenkord, A.: Business Process Outsourcing, München 2005, S. 26ff.

• Hochschätzung einer ungefährdeten und bewahrten Natur.19

Diese Veränderungstendenzen muss der HR Bereich ebenso berücksichtigen wie den demografischen Wandel. Insgesamt ist festzustellen und auch bei den weiteren Ausführungen zu berücksichtigen, dass die genannten Megatrends nicht voneinander unabhängig sind.

3.2 Kosten- und Effizienzerfordernisse Das Aufgabenspektrum des HR-Verantwortlichen wird, wie die vorherigen Ausführungen gezeigt haben, nicht nur breiter, sondern auch zunehmend anspruchsvoller. Parallel dazu wächst der Druck, einen schlan-ken und effizienten HR-Bereich aufbauen zu müssen. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass der Verwaltungsbereich im Gegensatz zum Fertigungsbereich aus vielerlei Gründen noch ein enormes Kostensenkungspotenzial hat.20 Eine neuere Studie des AdminiS-traight-Instituts zeigt exemplarisch, dass sich die Verwaltungskostenquoten – zum Verwaltungsbereich gehört auch der HR-Bereich - nicht nur zwischen einzelnen Branchen, sondern auch innerhalb einzelner Branchen mitunter erheblich unterscheiden.

Viele Unternehmen haben einzelne Prozesse ausgelagert und konnten dadurch die Kosten für standardi-sierbare Prozesse deutlich senken. Neben den Kosteneffekten hat sich ebenfalls die Erkenntnis durchge-setzt, dass Outsourcing weit mehr zu leisten vermag, als die Kosten zu senken. Viele Unternehmen gehen zwischenzeitlich einen Schritt weiter, und bauen gemeinsam mit einem spezialisierten Dienstleister einen leistungsstarken HR-Bereich auf, der sich zunehmend dadurch auszeichnet, dass die strategische Kompo-nente, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, stark an Bedeutung gewinnt.

schlechtester Wert betster Wert

„Branchenleader“ und „-lagger“ im Finanzbereich

6,52

8,9

13,3

11,5

8,09,1

11,911,2

2,70 2,29 1,62,6

5,05,5

5,04,1V

K/U

E in

%

Konsum

Chemie

Indu

strie

Automobil

Pharm

a

Softw

are

Tech

nolog

ie

Med

ien

Abbildung 3: Branchenleader und –lagger im Finanzbereich

Kosten senken und

Leistung steigern

hängen zusammen.

11 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Outsourcing den Unternehmen ermöglicht, Kosten einzu-sparen, die Servicequalität zu erhöhen und den HR-Mitarbeitern damit Freiräume für die zunehmend stra-tegische Ausrichtung der Personalarbeit schafft.

4. Ableitung von (rollenspezifischen) Key Performance IndikatorenIm Folgenden werden nun die genannten vier Rollen inhaltlich konkretisiert, um anschließend entspre-chende KPIs ableiten zu können. In diesem Zusammenhang sei darauf hingewiesen, dass die Zuordnung einzelner KPIs zu den einzelnen Rollen nicht immer eindeutig erfolgt, weil die Übergänge teilweise flie-ßend sind.

4.1 Key Performance Indikatoren für die Rolle des strategischen Business Partners

Als strategischer Business Partner im Sinne David Ulrichs ist der HR-Bereich unmittelbar in die Strate-gieentwicklung für das Unternehmen oder für einzelne Bereiche involviert und damit letztendlich (mit-) verantwortlich für den Unternehmenserfolg. Die spezielle Rolle des HR-Bereiches besteht dabei darin, relevante Trends mit Personalbezug zu identifi-zieren, zu analysieren und für die Entwicklung der Unternehmensstrategie nutzbar zu machen. Die darge-stellten Megatrends weisen darauf hin, dass sich die Herausforderungen, offene Stellen mit entsprechend geeigneten Personen besetzen zu können, nicht nur fortsetzen, sondern sogar noch verschärfen. In diesem Sinne hat der HR-Bereich die Konsequenzen der zuvor dargestellten Megatrends detailliert zu analysieren und darauf aufbauend die strategische Personalplanung als integraler Bestandteil der Gesamtplanung vorzunehmen. Insbesondere hat der HR-Bereich, aufbauend auf der Absatzplanung mit nachgeschalteter Produktions-planung die erforderliche Personalausstattung in quantitativer und qualitativer Hinsicht zu planen und entsprechende Maßnahmen zu definieren. Integraler Bestandteil dabei ist die systematische Analyse von Kapazitätsrisiken, die sich aus der demografischen Entwicklung ergeben kann. Letztendlich mündet die strategische Personalplanung in einer Planung der Personalkosten für den Planungszeitraum. Angesichts der Tatsache, dass die Personalkostenquoten in Industrieunternehmen nicht selten bis zu 30% der Um-satzerlöse betragen, in Dienstleistungsunternehmen kann die Quote sogar noch höher liegen, kann die Be-

21 In enger Anlehnung an Capgemini: Devoloping a Value Driven HR Delivery Model. Applying the Ulrich Model of HR (Vortragsunterlagen 2007).

Abbildung 4: Zunehmende Strategische Ausrichtung des HR-Bereiches 21

Strategische Tätigkeiten (5%)

Effizienzsteiergung (20%)

Operative Tätigkeiten (75%)

Strategische Tätigkeiten (20%)

Operative Tätigkeiten (40%)

Wandel der HR-Aufgaben Effizienzsteigerung

(40%)

deutung einer zuverlässigen Kostenplanung nicht hoch genug eingeschätzt werden. Entsprechend muss sich der HR-Bereich an der Planungsqualität bzw. Prognosefähigkeit messen lassen.Der entsprechende Key Performance Indikator „Qualität der Personalkostenplanung“ setzt gleichwohl vo-raus, dass die strategische Personalplanung als schriftlich dokumentiertes Konzept bzw. als Plan vorliegt, was jedoch in professionell geführten Unternehmen der Normalfall sein sollte. Die folgende Darstellung zeigt eine entsprechende Kennzahl, die exemplarisch die tatsächlichen Personalkosten des Jahres 2013, in Relation zu den zu einem früheren Zeitpunkt geplanten Personalkosten für das betrachtete Jahr setzt.

Klar ist, dass eine Abweichung, unabhängig davon ob nach unten oder nach oben, nicht grundsätzlich dem Personalbereich angelastet werden kann. Haben sich wesentliche Prämissen in vorgelagerten Planungen, z.B. der Absatz- oder Produktionsplanung geändert, muss dieses entsprechend bei der Analyse berück-sichtigt werden. des Jahres 2013, in Relation zu den zu einem früheren Zeitpunkt geplanten Personalkos-ten für das betrachtete Jahr setzt.

4.2 Key Performance Indikatoren für die Rolle des Change AgentsAls Change Agent ist der HR-Bereich verantwortlich für die Organisationsentwicklung, die Anpassung der Unternehmenskultur an den demografischen Wandel sowie für die Schaffung der damit einhergehenden neuen Strukturen und Prozesse. Hierzu gehören zunächst Maßnahmen, die unter dem Begriff „Diversity-Management“ zusammengefasst werden. Diversity Management beschreibt allgemein den organisatorischen Umgang mit Verschiedenhei-ten. Insofern zielt Diversity Management darauf ab, die Vielfalt an persönlichen Eigenschaften, Talenten und Fähigkeiten der Mitarbeiter bestmöglich zum Einsatz zu bringen und in der Unternehmenskultur zu verankern.22 Ein wesentlicher Schwerpunkt dabei ist vielfach die Steigerung der Frauenquote, wofür häufig der Begriff „Gender Diversity“ verwendet wird. Auch wenn bei emotionsloser Betrachtung allen Beteiligten klar sein muss, dass eine starre Frauenquote sicher nicht der richtige Weg ist, sind Frauen in Führungspositionen lt. Aussage von Elke Strathmann, Personalvorstand der Continental AG, kein kurzfristiger Trend, sondern ein strategisches Thema mit langfristiger geschäftlicher Bedeutung.23 Da insbesondere auch der Erfolg gemischter Teams heute nicht mehr in Frage gestellt wird, kann die Frauenquote sowohl bezogen auf die gesamte Belegschaft, insbesondere aber bezogen auf die Führungskräfte als wichtige Kennzahl angese-hen werden. Wichtig ist dabei die genaue Definition des Begriffes „Führungsposition“, was anhand einer genauen Beschreibung der entsprechenden Managementebenen unternehmensindividuell konkretisiert werden kann.

13 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

22 Vgl. Daimler AG (Hrsg.): 360 Grad - Fakten zur Nachhaltigkeit 2010, S. 57.23 Vgl. Schneider, Mark C.: Manager müssen Talente und Zahlen liefern. Interview mit Elke Strahtmann, Handelsblatt, Nr. 176 vom 11. September 2012, Seite 022.

KPI 1: Qualität der Personalkostenplanung

Qualität der Personalkostenplanung

Tatsächliche Personalkosten (2013 A)Geplante Personalkosten (2013 E)

x 100

StrategischerBusiness Partner

Frauenquote im Hinblick auf Führungspositionen

Frauen in FührungspositionenAnzahl Führungskräfte (gesamt)

x 100

Change Agent

KPI 2: Frauenquote im Hinblick auf Führungspositionen

Bei der Continental AG beispielsweise liegt der Anteil momentan bei 9%, während das mittelfristige Ziel bei 16% liegt.24 Bei der Daimler AG liegt der Anteil im mittleren Management (Führungsebene 4) per 31.12. bei 11,7%, wobei bis 2020 ein Anteil von 20% angestrebt wird.25 Bei der Fraport AG liegt der Wert schon heute bei über 31%.In ähnlicher Weise kann das Diversity-Management auf die Felder Generationenmanagement und Inter-nationalität ausgerichtet werden. Hier können vergleichbare Kennzahlen zur Anwendung kommen. Im Hinblick auf das Generationenmanagement, bedingt durch den demografischen Wandel, können ähnlich wie bei der Frauenquote bestimmte Quoten von Mitarbeitern in einer bestimmten Altersklasse oder einer sonstigen Kategorie als Ziel definiert werden.

Denkbar wäre es beispielsweise auch, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Mitarbeitern der Generation Y und älteren Arbeitskräften zu gewährleisten. Nach Einschätzung der Teilnehmer an einer DGFP-Studie ist weiterhin die Altersstruktur der Belegschaft vor dem Hintergrund der skizzierten demografischen Ent-wicklung eine ganz wesentliche Steuerungsinformation.26

Von hoher Bedeutung ist weiterhin die Verfügbarkeit von Talenten. Hier gibt es unterschiedliche Kenn-zahlen. Einen innovativen Weg schlägt hier die Continental AG ein, bei der Führungskräfte nicht nur gute Zahlen, sondern auch gute Mitarbeiter bzw. Talente hervorbringen müssen.

Gerade im Hinblick auf die Gewinnung und das Halten talentierter „Hoffnungsträger“ hat sich in den letz-ten Jahren das Employer Branding etabliert, wobei Konzepte aus dem Marketing – insbesondere der Mar-kenbildung – angewandt werden, mit dem Ziel, ein Unternehmen insgesamt als attraktiven Arbeitgeber darzustellen, letztendlich um die Effizienz der Personalrekrutierung als auch die Qualität der Bewerber dauerhaft zu steigern sowie qualifizierte und engagierte Mitarbeiter durch eine höhere Identifikation lang-fristig an das Unternehmen zu binden.27 Beispiele hierfür in Deutschland sind die „Be-Lufthansa“-Kampa-gne der Lufthansa, die „are you automotivated?“-Kampagne von Continental oder die „Passion Wanted!“-Kampagne von McKinsey & Company Deutschland.

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN 14

24 Vgl. Schneider, M.C. (2012).25 Vgl. Daimler AG (2010), S. 60.26 Vgl. Deutsche Gesellschaft für Personalführung (Hrsg.): HR Kennzahlen auf dem Prüfstand, PraxisPapier 5/2011, Düsseldorf 2011, S. 6.27Vgl. Wikipedia, abgerufen am 23.10.2012.

KPI 3: Altersstruktur

Altersstruktur

Anzahl Mitarbeiter (25-35 Jahre)Gesamtbelegschaft

x 100

Change Agent

KPI 4: Durchschnittsalter der Belegschaft

Durchschnittsalter der Belegschaft

Summe der Lebensalter der BeschäftigtenGesamtbelegschaft

Change Agent

KPI 5: Interne Talentgenerierungsstärke

Interne Talentgenerierungsstärke Change Agent

Anzahl intern generierter TalenteAnzahl Führungskräfte (gesamt)

x 100

Die permanente Messung der Wirksamkeit derartiger Kampagnen im speziellen, aber auch die Ermittlung der Marken-bzw. Imagestärke des Unternehmens im allgemeinen sollte ebenfalls durch einen entspre-chenden KPI gemessen und analysiert werden. Es gibt sicherlich nicht wenige Möglichkeiten, die Marken- bzw. Imagestärke zu messen, angefangen von der Anzahl der Initiativbewerbungen bis hin zu Platzierungen in einschlägigen Imagerankings. Aus unserer Sicht erscheint hier die Relation passgenauer Bewerbungen zu entsprechenden Stellenausschreibungen sinnvoll.

4.3 Key Performance Indikatoren für die Rolle des administrativen Experten

Als administrativer Experte zeichnet der HR-Bereich verantwortlich für die zugrundeliegenden Basispro-zesse. Hierzu gehören beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das Bescheinigungswesen, die Rekrutierung etc. Die allgemein formulierbare Zielsetzung besteht hier darin, diese Prozesse bei guter Qualität zu minimalen Kosten zu erbringen. Für standardisierbare Aufgaben bzw. Prozesse haben sich in den letzten Jahren insbesondere Outsourcing- und Shared-Service-Center-Konzepte bewährt, die es den Unternehmen ermöglichen, sich von administrativen Prozessen zu befreien und die zugewonnene Freiheit in strategische Aufgaben umzuwidmen

Ganz eindeutig steht hier das Kostenargument im Fokus, weshalb jeder HR-Verantwortliche nicht nur für die gesamten Personalkosten im Unternehmen verantwortlich ist. Er muss sich insbesondere auch an den Kosten im HR-Bereich , der HR-Kostenquote, messen lassen. Entsprechend müssen hier die klassischen harten Kennzahlen zu den Kosten des Personalbereiches aber auch zu den Personalkosten zum Einsatz gelangen. Insofern erscheint zunächst die Relation der HR-Kos-ten zu den Umsatzerlösen als eine wesentliche Kennzahl, die analog zu der in Abbildung 3 dargestellten Herstellungskosten und Verwaltungskostenquoten erste wertvolle Hinweise liefert.

Dieser KPI eignet sich ebenfalls sehr gut für ein Benchmarking, was aber voraussetzt, dass neben der Angemessenheit der Vergleichsgruppe auch eine einheitliche Ermittlung der Kosten des HR-Bereichs vo-raussetzt. Die Gesamtkosten des HR Bereiches sind dabei möglichst umfassend zu integrieren. Insofern gehören hierzu insbesondere die Personalkosten, die Kosten für Hard- und Software, Abschreibungen und Dienstleistungen. Diese Kennzahl kann jedoch nur einen ersten Hinweis auf die Kostenposition geben. Beim Unternehmensvergleich ist zunächst sorgfältig darauf zu achten, dass nur wirklich vergleichbare Unternehmen miteinander verglichen werden. Neben dem Brancheneinfluss erscheint für die tieferge-hende Analyse eine Betrachtung der die Spitzenkennzahl erklärender Kennzahlen sinnvoll. Hier bieten sich z.B. die Anzahl sogenannter „Full Time Equivalents“, aber auch eine Betrachtung der entscheidenden Kostengruppen an. So kann der Anteil der IT-Kosten im HR-Bereich, um an dieser Stelle nur ein Beispiel zu nennen, ein Ausmaß einnehmen, das die Spitzenkennzahl erheblich beeinflusst.

15 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

27Vgl. Wikipedia, abgerufen am 23.10.2012.

Employer Brand Strength Change Agent

Anzahl Bewerbungen von „Right Potentials“Anzahl entsprechender Stellenausschreibungen

KPI 6: Employer Brand Strenghth

KPI 7: HR-Kostenquote

HR-Kostenquote AdministrativerExperte

Gesamtkosten des HR-BereichesUmsatz

x 100

HR-IT-Kostenquote AdministrativerExperte

HR-IT-KostenGesamtkosten des HR-Bereiches

x 100

Ein solches Vorgehen, das Herunterbrechen einer Spitzenkennzahl in weitere erklärende Kennzahlen wie in der nachfolgenden Abbildung skizziert hat sich für Analysezwecke in der Unternehmenspraxis bewährt.

Ergänzend scheint es sinnvoll, in ähnlicher Form die Kosten, bezogen auf einzelne Prozesse zu ermitteln. Hier bieten sich insbesondere die Kosten je Personalabrechnung oder je Rekrutierung an. Von hoher Be-deutung sind die Kosten pro Personalabrechnung, weil es hier bereits entsprechende Benchmarks gibt und andererseits ein Vergleich mit dem Angebot eines externen Dienstleisters ermöglicht wird, die typischer-weise ihre Angebote auf einen Preis pro Abrechnung beziehen. Auch hier ist es wichtig, für Vergleichszwe-cke nur vergleichbare Unternehmen heranzuziehen. So verursacht beispielsweise die Lohnabrechnung im Baugewerbe ein Vielfaches mehr an Aufwand, als in einer Bank mit überwiegend Festangestellten.

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN 16

KPI 8: HR-IT-Kostenquote (als KPI 2. Ordnung)

KPI 9: Kosten pro Personalabrechnung

Abbildung 5: Analyse einer Spitzenkennzahl durch Kennzahlen 2. Ordnung

HR-Kostenquote AdministrativerExperte

Gesamtkosten des HR-BereichesUmsatz

x 100

HR-Personalkostenquote AdministrativerExperte

HR-PersonalkostenGesamtkosten des HR-Bereiches

x 100

HR-IT-Kostenquote AdministrativerExperte

HR-IT-KostenGesamtkosten des HR-Bereiches

x 100

...

Anzahl FTE AdministrativerExperte

Anzahl Vollbeschäftigte (FTE)

Kosten pro Personalabrechung

AdministrativerExperte

Gesamtkosten für PersonalabrechungAnzahl Mitarbeiter

Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Betreuungsquote. Unternehmen, die z.B. ihre Personalabrechnung an einen Dienstleister ausgelagert haben, weisen gemäß einer Studie von Deloitte ein HR-Betreuungsver-hältnis von 1:100 aus, während Unternehmen, die ihre Personalabrechnung intern erledigen, eine dem-entsprechend intensivere HR-Betreuungsquote von 1:72 haben. 28 HR-Studien zu Reorganisation geben diesbezüglich einen Idealrichtwert von 1:140 nach erfolgreicher Transformation an, wobei insgesamt bei großen und international agierenden Unternehmen schlanke Personalabteilungen häufiger anzutreffen sind, als in Klein- und Mittelbetrieben.29

Schließlich gehört zu diesem Bereich auch das Rekrutierungmanagement, wo neben den bereits erwähn-ten Kosten je Rekrutierungsvorgang nicht selten auch die Schnelligkeit bei der Besetzung einer offenen Stelle eine Rolle spielt. Hierbei kommt der Kennzahl „Time-To-Fill“ eine hohe Bedeutung zu. Diese Kenn-zahl beschreibt die Dauer des Rekrutierungsprozesses, beginnend mit der Bedarfsmeldung bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. An Stelle des ersten Arbeitstages wird mitunter auch das Ende der Probezeit verwendet.

Gemäß einer Studie des aus dem Jahre 2004 unterscheidet sich die Time-To-Fill-Dauer von Branche zu Branche. In der erwähnten Studie reichte die Spanne von 26 Tagen im Handel bis zu 50 Tagen im Logistik-sektor und 51 Tagen im öffentlichen Dienst.30

4.3 Key Performance Indikatoren für die Rolle des CoachesAls Coach (i.w.S.) und Entwickler fungiert der HR-Bereich als Karriere- und Laufbahnberater, sorgt für entsprechende Weiterqualifizierungsmaßnahmen und wendet dabei die üblichen Instrumente im Bereich Leistungs- und Potenzialmanagement an. Bezogen auf die demografische Entwicklung geht es um die Förderung lebenslangen Lernens oder um die Intensivierung der Berufsausbildung.Eine Kennzahl von besonderer Bedeutung in diesem Zusammenhang ist die Zielvereinbarungsquote.

17 DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN

28 Vgl. Deloitte (Hrsg.) HR-Benchmark 2011. Don´t miss the train, Wien 2011, S. 17.29 Vgl. Deloitte (2011), S. 17.30 Vgl. Dooney, J.; Smith, N.: SHRM benchmarking study (Society for Human Resource

KPI 10: Betreuungsquote

KPI 11: Time-To-Fill

KPI 12: Zielvereinbarungsquote

Betreuungsquote AdministrativerExperte

HR-MitarbeiterGesamtbelegschaft

x 100

Time-To-Fill ø AdministrativerExperte

Einstellungstag -Bedarfsanforderung(je offene Stelle)

Zielvereinbarungsquote Coach

Anzahl d. Mitarbeiter mit dokumentier-ten u. messbaren Zielvereinbarungen

Anzahl der Mitarbeiter (gesamt)x 100

Diese Kennzahl bringt zum Ausdruck, mit wievielen Mitarbeitern Zielvereinbarungen getroffen worden sind, wobei ein allgemeiner Konsens dahingehend besteht, dass sich derartige Vereinbarungen insge-samt positiv auf die Mitarbeitermotivation und das Leistungspotenzial auswirken. Gleichzeitig kann von positiven Auswirkungen auf die Einarbeitungszeit bei Arbeitsplatzwechseln sowie auf das sogenannte „Matching“, der Entsprechung der Mitarbeiterqualifikation mit der geforderten Qualifikation der Position, ausgegangen werden. So sehr eine hohe Ausprägung dieser Kennzahl zu wünschen ist, so wenig ist damit ein tatsächlicher Wertbetrag garantiert. Der Erfolg von Zielvereinbarungen steht und fällt mit der Qualität im Sinne eines Anspannungsgrades der Vereinbarung aber auch mit der Konsequenz der Durchführung regelmäßiger Feed-Back-Gespräche. Sind beide Voraussetzungen nicht gegeben, kann der Effekt sogar leicht in das negative drehen, weil die Mitarbeiter aufgrund einer fehlenden Ernsthaftigkeit eher demotiviert werden. Letztendlich entscheidend ist aber die Erfolgsquote der Zielvereinbarungen, die darüber Auskunft erteilt, in welchem Ausmaß die Zielvereinbarungen tatsächlich erfolgreich waren. Die Ausprägung dieser Kenn-zahl gilt dabei als Indikator für die Identifizierung des Mitarbeiters, aber auch des Vorgesetzten mit den definierten Zielen.

5. Zielführendes Reporting Von entscheidender Bedeutung ist schließlich die Darstellung und Präsentation der wesentlichen Kenn-zahlen. An ein zielführendes Berichtswesen sind insbesondere die folgenden drei Anforderungen zu stellen. 1. Entsprechend des Reporting-Grundsatzes „One page Once per month“ sollte der Report einmal pro

Monat erstellt werden. Da es sich hierbei um Spitzenkennzahlen handelt, sollte der Umfang eine Seite nicht überschreiten. Das schließt nicht aus, dass es ergänzende Darstellungen gibt.

2. Die Kennzahlen bzw. KPI müssen einfach zu ermitteln, insbesondere aber einfach zu verstehen sein.3. Das Reporting sollte sich auf die zentralen Key Performance Indikatoren beschränken und Zahlen-

friedhöfe vermeiden4. Neben aktuellen Werten und Zielwerten ist eine Unterstützung durch Benchmarks sinnvoll.

Wie bereits eingangs dargestellt, kann die Auswahl entsprechender Key Performance-Indikatoren hier nur exemplarisch erfolgen. So hat die erwähnte Studie des DGFP beispielsweise gezeigt, dass die Me-gatrends zwar unabhängig von der Unternehmensgröße, nicht aber von der Branchenzugehörigkeit sind. Entsprechend visualisiert die folgende Darstellung der zuvor als wesentlich definierten 13 zentralen Key Performance Indikatoren nur eine denkbare Variante.

DIE WICHTIGSTEN KENNZAHLEN 18

KPI 13: Erfolgsquote im Hinblick auf Zielvereinbarungen

Abbildung 6: Exemplarisches HR-KPI-Reporting

Erfolgsquote im Hinblick auf Zielvereinbarungen Coach

Anzahl der erfüllten ZielvereinbarungenAnzahl d. Mitarbeiter mit dokumentier-ten u. messbaren Zielvereinbarungen

x 100

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