Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert

Susanne RiedelRobert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs

Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung

(Robert Wollscheid) Vereinsführung früher – heute

(Susanne Riedel) Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement

(Udo Harig) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph) Mitgliederbetreuung durch Distribution von

Information (Jörg Jakobs)

Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe Modernes Vereinsmanagement


Warum moderne Vereinsführung (Robert Wollscheid)


26.09.2015 Modernes Vereinsmanagement 3

Warum moderne Vereinsführung 1/4

Wir alle hier sind irgendwie in Vereinen tätig und können mit den Erfahrungen und Geschichten unserer Vereine Bücher füllen.

Leider sind die „Vereine“, genauso wie Unternehmen im Laufe der Zeit, Schwankungen, Krisen und Veränderungen unterworfen.

Außerdem stehen sie unter stetig steigendem Wettbewerbsdruck mit der „Freizeitindustrie“.


Zeichen dafür sind:• die stagnierenden oder fallenden Mitgliederzahlen, „da geh

ich doch lieber ins Sportcenter“• Motivation der Mitglieder bei Veranstaltungen, „kein Bock“• Monotone Jahresplanungen, „machen wir so wie jedes Jahr“• Unzureichende Übungsleiterversorgung, Sport- und

Freizeitangebote• Wahlämter des Vereins werden mühsam besetzt• Mitgliederversammlungen werden schlecht besucht



Auswirkung auf die Vorstandsarbeit:

• Dies führt zu allgemeiner Unzufriedenheit und Verdruss nicht nur bei den Mitgliedern, sondern auch im Vorstand.

• In Folge der sich immer rasanter entwickelnden Technologien haben sich auch die Kommunikations-Wege und Reaktionszeiten „drastisch“ verändert. Früher wurde per Brief kommuniziert, heute gibt es Whats App, SMS, E-Mail etc.. Entscheidungen und Entwicklungen, die früher Wochen brauchten, gehen heute in Stunden oder Minuten.

• Auch die Entwicklung der EDV macht bei den Vereinen nicht halt. Dies betrifft zum großen Teil die Mitglieder-Verwaltung und das Kassenwesen (Finanzen). Hier stehen mittlerweile fast jedes 3.Jahr die Vereinsfinanzen auf dem Prüfstand, in Form einer Kontrolle durch das Finanzamt.



Analyse:

• Bei genauem Analysieren der Situation sieht man, dass sich die „einfachen“ Vereine und Verbände immer mehr zu komplexen Vereinen entwickeln, die einem „wirtschaftlichen Unternehmen“ nicht unbedingt unähnlich sind.

• Deshalb finden auch immer öfter Management- und Komunikationssysteme aus Industrie und Wirtschaft den Einstieg in die Sportvereine.

• Um das langfristige Bestehen unserer Vereine zu sichern, müssen wir uns Gedanken über „unser Management und unsere Management-Kommunikations-Kultur“ machen und uns diesem Wettbewerb stellen.

• Hier also nun einige Systeme, die in Vereinen und Verbänden „angewendet“ werden oder werden könnten:









Udo HarigRobert Wollscheid Susanne Riedel Walburga Rudolph Jörg Jakobs


VereinsführungFrüher – Heute

(Susanne Riedel)


Harzburger Modell

• Management by Delegation• Entwickelt 1962 • Anwendung in Wirtschaft und

Bundeswehr• Bis in 1980er Jahre besonders

aktiv• Anwendung auch heute noch

Vereinsführung früher 1/2

Vorgesetzter:– Führungsverantwortung– Kontrollverantwortung– Vorgeben der Zielentscheidung- Eingreifen nur bei negativen

Abweichungen

Mitarbeiter– Stellenbeschreibung– Festes Aufgabengebiet– Handlungsverantwortung in

Routineaufgaben– Eigenverantwortung– Rechenschaft gegenüber

Vorgesetztem


Vereinsführung früher 2/2

Übertragung auf den Sportverein

- 1. Vorsitzende ist delegierende Führungskraft- Vorstandsmitglieder: unterstellte Mitarbeiter- 1. Vorsitzender setzt die Ziele- 1. Vorsitzender delegiert die Aufgaben- Aufgaben werden von Vorstandsmitglieder eigenverantwortlich behandelt- Vorstandsmitglieder erstatten dem 1. Vorsitzenden Bericht- Streng unterteilte Aufgabenbereiche- Vorstandsmitglieder schauen nicht über den Tellerrand hinaus- Vor allem negatives Feedback- Hemmend für Motivation


Vereinsführung heute 1/3 Freiburger Management Modell für NPO

• 1995 vorgestellt• 20 Jahre Grundlagenforschung• Grundanliegen

– Bedürfnissen der Mitglieder optimal genügen

– Qualität von Leistungen und Prozessen

• Klassische Managementlehre passt nicht, weil:– Mitglieder haben mehrere

Rollen im Verein:• Mitglied im Vorstand• ÜL / Trainer• „Kunde“

– Ehrenamtlich / unentgeltlich / Nebentätigkeit

• Bindung ideell• Weisungsrecht

eingeschränkt• Überzeugung für ein

Anliegen• Basisdemokratische

Entscheidungsfindung


Vereinsführung heute 2/3

• Prozessorientierung

• Arbeit in Gremien oder Ressorts– Vereinsentwicklung– Sportentwicklung– Vereinskultur– Sportbetrieb (Organisation)– Marketing + Öffentlichkeitsarbeit– Geschäftsführung + Verantwortung

• Beratende und beschlussfassende Ausschüsse

– Zeitlich begrenzte Arbeitsaufträge– Daueraufgaben– Auch externe Mitarbeiter möglich

• Projektmanagement-Methoden

– Definition der Aufgabe– Einarbeitung aller Teilnehmer– Detaillierter schriftlicher Zeitplan– Zwischenberichte zu

Meilensteinen– Ergebnisbericht + Vorstellung für

den Vorstand– Vorstand berät oder entscheidet


Vereinsführung heute 3/3 Freiburger Management Modell für NPO

Vorteile:- Wir-Gefühl- Gleichberechtigung innerhalb der Gremien- Funktionsübergreifende Teams- Direkte Interaktion- Verschiedene Aufgaben entsprechend der Stärken der

Gremiumsmitglieder- Wissensmanagement- Wissensteilung- Fundus an:

• Ideen• Unterstützung• Bestätigung• Tatkraft








Walburga RudolphSusanne RiedelRobert Wollscheid Udo Harig Jörg Jakobs

Vereinsmanager Lehrgang SBR – Arbeitsgruppe FÜHREN

Zeitgemäße Kommunikationim Vereinsmanagement

(Udo Harig)

Zeitgemäße Kommunikation im Vereinsmanagement

Was brauchen wir um von „zeitgemäßer Kommunikation“ zu reden?


Kommunikationsansatz

• Um zeitgemäß und vernünftig zu kommunizieren benötigen wir:• Ein Modell zur Orientierung wie der Verein geführt werden soll.• Hier wurde eine Kombination aus Situative-Reifegrad-Theorie und • Leadership-Quadranten-Modell gewählt. (Paul Hersey und Kenneth Blanchard 80er Jahre)• Dieser Ansatz lässt sich auf andere Führungsmodelle, so wie wir sie noch vorstellen werden, übertragen.


Spannungsfeld des Vereinsmanagements

Transparenz

Qualifikation

Führung

Kommunikation

Strategie

Ressourcenverwalten

Interessenintern

Interessenextern

Engagement

Kompetenz


• Interessen, die zu berücksichtigen sind

Wirtschaftliche Entwicklung Recht, Politik Demographischer

WandelEnergie,

Technologie

Externe EinflüsseTrends im Sport

Medien


• Interessen, die zu berücksichtigen sind

Wirtschaftskraft des Vereins

Interne Einflüsse

Mitglieder-erwartungen

Mitgliederstruktur


Kommunikation – Managementaufgabe im modernen Verein

• Kommunikation, ist die Verständigung zwischen

Menschen sowie der Austausch von Informationen

zwischen Geräten

Unterscheidung

Und für den Verein eine

Managementaufgabe

Kommunikation früher

Kommunikation heute

Interne Kommunikation

Externe Kommunikation


Kommunikation früher

Überwiegend vom Vorstand zu den Mitgliedern- Anweisungen, Regeln, Ergebnistabellen, usw.

Überwiegend vom Pressewart zu den Printmedien- Ankündigungen, Berichte von Ereignissen Ergebnistabellen, usw. mit der Bitte um Abdruck

Behandeln wir hier nicht weiter


Kommunikation heute

Externe Kommunikation

Wann wird kommuniziertWer ist gemeint

Was wird kommuniziert

Wie wird kommuniziert

Wozu wird kommuniziert


Unsere Zielgruppen

Wer ist gemeint

Wann wird kommuniziert

- Sponsoren- Jugendliche- Sportinteressierte- Schulen/Uni‘s- Sympathisanten

Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich,


Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe


- Presse- Funk- Fernsehen- Social Media- Sog. Kommuniationsmix



-Steigerung Bekanntheitsgrad-Höhere Medienpräsenz-Bessere Positionierung bei Zielgruppen- Erreichen von Feedback


Kommunikation heute

Interne Kommunikation

Wann wird kommuniziertWer ist gemeint





Unsere Zielgruppen

Wer ist gemeint

Wann wird kommuniziert

- Mitglieder- Familienangehörige

Bei allen wesentlichen Ereignissen, kontinuierlich,


Aktuelles, Besonderes gerichtet auf die Zielgruppe


- Persönlich/direkt- schriftlich- Social Media- Sog. Kommuniationsmix



-Bessere Integration-Erhöhung des pers. Engagements-Erreichen von Feedback-Bessere Mitgliederbindung


Es ist uns natürlich bewusst, dass fast niemand alle Aspekte gleichzeitig und permanent berücksichtigt. Im Interesse einer modernen Vereinsführung ist eine, wie gerade vorgetragene, Kommunikation aber unerlässlich.Damit leite ich zum nächsten Abschnitt über, den uns Jörg präsentieren wird.





(Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von

Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph)


Walburga Rudolph Jörg JakobsUdo HarigSusanne RiedelRobert Wollscheid


PraxiskampagneAutomation von Information

und KommunikationVerein 2.0

(Jörg Jakobs)

www.vereinsmanager-ag-fuehren.de





(Udo Harig) Mitgliederbetreuung durch Distribution von

Information (Jörg Jakobs) Der Umgang mit den Mitgliedern (Walburga Rudolph)


Jörg JakobsUdo HarigSusanne RiedelRobert Wollscheid Walburga Rudolph


Umgang mit den Mitgliedern(Walburga Rudolph)


Der Umgang mit den Mitgliedern

• Mitgliedergewinnung• Mitgliederbindung• Mitarbeitergewinnung • Früher: Autoritäre Führung durch Einzelpersonen • Heute: Einbeziehung aller Glieder der ‚Vereinshierarchie‘ mit • Führungsteam und• Gremien/Ressorts/Teams• Ziel: Wertschätzung der Arbeit aller Mitarbeitenden• aber auch die Notwendigkeit der Mitarbeit Aller• deutlich machen • Öffentlichkeitsarbeit• Sponsorensuche und Spendenwerbung (Ku’ki‘s und Mi’ki’s)


Praxisbeispiele• Willkommens- und Abschiedskultur

– Begrüßungsbrief des/der Vorsitzenden (Handout)– Schreiben des/der Kassierers/in (Datenabgleich) (Handout)– Persönlicher Mitgliedsausweis– Jahresprogramm des Vereins– Verzeichnis der Vorstandsmitglieder– Übersicht der Trainingszeiten– Kündigungsbestätigung mit Datum der Wirksamkeit (Handout)– Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen Abschied, runder Geburtstag, Hochzeit, Kommunion, Konfirmation….

(Beileids-/Karte, Blumen, Fotoalbum, Thermoskanne, Vase in Vereinsfarben, Kranz, Anzeige, Foto)


Abschlusswertung 1/2• Die vorgestellten Managementmethoden sind „teilweise alt“. Aber das wird

immer noch an den Sporthochschulen und Unis gelehrt.

• Die Kunst als „Vereinsmanager“ ist es jetzt, aus allen vorgestellten Möglichkeiten das Optimum zu „extrahieren“ und auf Deinen Verein anzuwenden.

– Nur „Schema F“ geht nicht, da ja jeder Verein anders ist und der Faktor Mensch extrem heftig ausgebildet ist.

• Ein weiterer Punkt ist auch die Kommunikations- und Informationsqualität.– Es sollte nicht „jeder Mist“ kommuniziert werden. Sachliche und vorgangsfördernde

Informationen sind hilfreicher. Thema: „mündiges Mitglied“

• Außerdem sollte man auch immer bereit sein für neue Sachen.– Dass Ihr das seit, habt Ihr ja mit dem Besuch dieses Lehrgangs getan. Aber auch hier gilt,

dass Ihr das nicht stumpf übernehmen könnt. Wie in der „freien Wirtschaft“ solltet Ihr alle Modelle auf Ihren „Kosten-Nutzen“ abklopfen und die Machbarkeit für Euch abklären.


• Das nennt man bei den Pädagogen

„Transformieren der Theorie in die Praxis“. • Die Musiker nennen das Umschreiben von vorhandenen

Musikstücken in andere Tonlagen oder für andere Instrumente „transponieren“.

• Nichts anderes macht Ihr, wenn Ihr die vorgestellten Modelle der Vereinsführung als Handwerkszeug für die Führung Eures Vereins benutzt und weiter ausbaut.

• Als Vorstand oder „Vereinsmanager“ spielt Ihr das Instrument „Verein“. Auch dieses Instrument bedarf jahrelanger Erfahrung und konzentriertem „Spiel“ bei der „Aufführung“.

Abschlusswertung 2/2

Documents

Susanne Riedel Robert Wollscheid Udo Harig Walburga Rudolph Jörg Jakobs Zeitgemäße Führung und Kommunikation im Verein Warum moderne Vereinsführung (Robert