Kennen Sie Ihre HR - Gesamtkosten?

Haben Sie eine Benchmark-Analyse der HR –Produktivität durchgeführt?

Welche Möglich-keiten zur Optimierung Ihrer HR gibt es?

Welche zukünftigen Szenarien bieten für Ihr Unternehmen die besten Lösungen?

Herausforderungen und Lösungen in der Personalverwaltung

GesamtkostenanalyseWarum & Warum JETZT?

Vierstufiges Modell zur Ausarbeitung eines überzeugenden Business Case für die HR Transformation

Was ist eine Total Cost of Ownership (TCO) Analyse?ADP hat eine Methode zur Ermittlung der Gesamtkosten entwickelt, die Personalverwaltungen dabei unterstützen soll, Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Kostensenkung offenzulegen. Durch die Prüfung aller Kosten in Bezug auf die Mitarbeiter, Arbeitsabläufe und Technologien, lassen sich sowohl die sichtbaren als auch die versteckten Kosten analysieren. Diese versteckten Kosten können mehr als die Hälfte der Gesamtkosten eines Arbeitsprozesses ausmachen.* (PWC 2011)

Schaubild 1: Aufschlüsselung der Gesamtkosten nach Kostenarten

Ist

SYSTEM- INSTALLATION

SYSTEM-UPGRADING

DIREKTE GEHALTSEINZELKOSTEN

SYSTEMWARTUNG

SCHULUNGEN

DIREKTE, NICHTARBEITSBEZOGENE KOSTEN

INDIREKTE GEHALTSEINZELKOSTEN

SCHNITTSTELLENKOSTEN

DATENKONSOLDIERUNG

QUALITÄTSBEZOGENE KOSTEN

Versteckte Kosten

63%

Sichtbare Kosten

37%

Die von ADP durchgeführten TCO-Audits sollen nicht nur Kostensenkungspotenziale ermitteln; sie untersuchen auch die Funktionalitäten der aktuellen Prozesse sowie deren gesamte HR-Performance und -Produktivität. Darauf basierend erhalten HR-Verantwortliche überzeugende Business Cases.

Wie

Stufe 1

Prüfung der Gesamtkosten

Stufe 2

Analyse & Benchmarking

Stufe 3

Festlegung zukünftiger Szenarien

Stufe 4

Umsetzung der besten Option

ADP hat den folgenden vierstufigen Ansatz für einen überzeugenden Business Case zur Umgestaltung der Personalverwaltung entwickelt.

Stufe 1: Durchführung einer TCO-AnalyseBei einer Gesamtkostenprüfung werden zunächst die kombinierten Kosten für Arbeitsabläufe der Gehaltsabrechnung, der Zeit- und Tätigkeitserfassung, der Personaldatenverwaltung und der Krankenkassen- & Arbeitgeberleistungen betrachtet.

Nach der Analyse der kombinierten Kosten werden im Rahmen einer Gesamtkostenanalyse üblicherweise die Arbeitsabläufe nach Hauptelementen aufgeschlüsselt, um die mit den jeweiligen Aufgaben zusammenhängenden Kosten zu analysieren. So gehören zur Verwaltung von Krankenkassen- und Arbeitgeberleistungen Aufgaben wie die Dateneingabe in verschiedene Systeme, die Mitgliedskündigung und die Anweisung von Zahlungen.

Stufe 2: Analyse und BenchmarkingDie ADP-Datenbank umfasst eine Vielzahl an Informationen von auditierten HR-Organisationen. Das Benchmarking unter Verwendung von Vergleichswerten aus anderen TCO-Analysen ermöglicht es Ihre HR-Organisation mit anderen Organisationen zu vergleichen und zeigt Ihnen wie gut sie im Vergleich mit anderen Personalabteilungen (nach Branche, Größe oder Standort) abschneiden.

Nationales und internationales Benchmarking gibt den Personalverwaltungen eine klare Richtung vor. Es kann ihnen dabei behilflich sein, ihre Ist-Situation zu definieren und sich einem Ziel zu nähern.

Stufe 3: Festlegung zukünftiger SzenarienDiese Phase beinhaltet die Ermittlung von Optimierungspotenzial bei der HR-Produktivität sowie das Aufzeigen der Richtung für Veränderungen. Basierend auf der Analyse der IST-Situation und auf dem Benchmarking werden mögliche zukünftige Szenarien definiert.

2001:1

458:1

127:11064 € 349 €

Soll-Situation=534:1

Ist-Situation=320:1

PRODUKTIVITÄT ANZAHL MA/ABRECHNER(IN)

TCO/MA/JAHR: €

120 €

HOCH NIEDRIG

NIEDRIG

HOCH

Legende X = Ist-Situation X = Soll-Situation • = Bezugsgruppe

Schaubild 3: Ist-Situation im Vergleich zur Soll-Situation

Stufe 4: Umsetzung der besten OptionNach einem Vergleich der unterschiedlichen Szenarien muss das nach Priorisierung der Verbesserungsmöglichkeiten beste Zukunftsszenario umgesetzt werden. Neben Kosteneinsparungen stellen sich durch die Umsetzung des besten Szenarios auch weitere Mehrwerte ein.

Unternehmen müssen zur Berechnung ihrer Gesamtkosten alle Arbeitsabläufe unter die Lupe nehmen. Darüber hinaus müssen sie neben den sichtbaren Kosten auch die „versteckten“ Kosten betrachten.

Mit Hilfe der TCO - Evaluation können HR-Teams ihre derzeitige Ist-Situation optimal bewerten. Auf diese Weise können „Soll“-Szenarien entwickelt werden, die Kosteneinsparungen durch einen optimalen Einsatz von Mitarbeitern, Arbeitsabläufen und Technologien aufzeigen.

Unternehmen, die diesen Weg einschlugen konnten:

• ihre Bearbeitungskosten im Personalmanagement senken

• ihre Effizienz steigern

• ihre Ressourcen besser und gezielter einsetzen

• ihren Service optimieren

• ihre Produktivität steigern

• ihre strategische Ausrichtung verbessern

• ihr Personalmanagement so umgestalten, dass es flexibler und schneller auf sich verändernde Anforderungen reagieren kann.

Detaillierte und weitere Informationen finden Sie in der Studie Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung: die Gesamtkostenmethode zur Identifizierung von Maßnahmen und Verbesserung der Arbeitsabläufe.

Diese können Sie auf unserer Webseite www.de-adp.com finden und herunterladen.

Warum TCO, Warum Jetzt?

Veränderung beim Personal

Prozess- optimierung

Unternehmens- transformation

IT- Automatisierung

Ist-Situation

HR EFFIZIENZ

SOLL SZENARIO 2

Solution = Lösung

Angebotene Leistung, Service-Level,

wiedergehrende Gebühr, Implementierung, Projektgebühren,

Go-Live Datum

Verbleibende Struktur

verbleibende FTE # und Kosten

Verbleibendes IT

IT-Ressourcen und Kosten

Zusätzliche Kosten

Sonstige anfallende Kosten

SOLL SZENARIO 2

Solution = Lösung

Angebotene Leistung, Service-Level,

wiedergehrende Gebühr, Implementierung, Projektgebühren,

Go-Live Datum

Verbleibende Struktur

verbleibende FTE # und Kosten

Verbleibendes IT

IT-Ressourcen und Kosten

Zusätzliche Kosten

Sonstige anfallende Kosten

SOLL SZENARIO 1

Solution = Lösung

Angebotene Leistung, Service-Level,

wiederkehrende Gebühr, Implementierung, Projektgebühren,

Go-Live Datum

Verbleibende Struktur

verbleibende FTE # und Kosten

Verbleibende IT

IT-Ressourcen und Kosten

Zusätzliche Kosten

Sonstige anfallende Kosten

Steigende Produktivität

Gesamtkostensenkung/MA/Jahr

Maximum ROI

Arbeitgeber weltweit vertrauen auf die Cloud-basierten Lösungen und Dienstleistungen von ADP®, um ihr wichtigstes Kapital zu managen: ihre Mitarbeiter. Von der Personalverwaltung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zum Talentmanagement und der Verwaltung von Arbeitgeberleistungen unterstützt ADP seine Kunden mit beispielloser Erfahrung und Expertise bei der optimalen Entwicklung ihres Personals. ADP ist an der NASDAQ notiert und gehört mit heute mehr als 610.000 Kunden in 100 Ländern zu den Pionieren im Human Capital Management (HCM) und in der Auslagerung von Geschäftsprozessen (BPO - Business Process Outsourcing).

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