Tippen Sie die Erfolg versprechende ein: http ...00000000-29cf-97e9-0000-00006be9501b/Info_kdmz.pdf · Artikel werden nicht im eMail sondern auf dem Lieferschein ausgewiesen. Der

UZH – Schulungsunterlagen für das Einkaufsportal Büromaterial Version 3_08.06.2009

Herzlich willkommen im kdmz-eShop!Tippen Sie die Erfolg versprechende www-Adresse ein:

http://www.kdmz.ch

und bestellen Sie spielerisch leicht, damit Sie schnell und unkompliziert an Ihre Artikel kommen.

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Kurzzusammenfassung der vorliegenden Büromaterial-eProcurementlösung

Der Besteller, welcher einer UZH-Professur resp. einem Institut angehört, meldet sich am ePortal der kdmz an. Mit Hilfe von diversen Suchmöglichkeiten wählt er seine Artikelaus, welche er bestellen möchte. Bestellte Positionen werden auf der Bestellliste erfasst und sind für alle Besteller dieser Professur ersichtlich. Auf jeder Bestellposition kann derBesteller aufgrund seiner Hinterlegungen die ihm zur Verfügung stehenden Kostenstellen/Drittmittelkonti/Nationalfondskonti und Warenempfänger auswählen.

Ein eigenständiger Prozess prüft diese Bestellpositionen aufgrund verschiedener Kriterien (Budget, Freigabe, etc.) und kopiert diese, wenn freigegeben, auf die zugehörigen Auf-tragsbestätigungen. Der gleiche Prozess prüft auch, ob der Bestellschluss für diesen Warenempfänger erreicht ist, wenn ja, dann werden die Positionen für die Lieferung vorberei-tet und sind danach für den Besteller nicht mehr auf der Bestellliste ersichtlich.

Die Ware wird nun gerüstet und auf die einzelnen Liefergebinde aufgeteilt. Danach gelangt die Ware durch den Lieferservice der kdmz zu den einzelnen Stellen der UniversitätZürich. Dort werden die Gebinde teilweise durch die interne Logistik feinverteilt. Der Besteller prüft die Ware und meldet, wenn notwendig, eine Retoure über das ePortal bei derkdmz an. Diese angemeldeten Retouren werden durch die interne Logistik wieder zur UZH-Sammelstelle zurückbefördert und gelangen bei der nächsten Lieferung wieder an diekdmz.

2x wöchentlich werden die freigegebenen Lieferungen verrechnet und stehen somit für Auswertungen zur Verfügung. Am 1. Tag des neuen Monates wird die Sammelrechnungüber alle vorhandenen Einzelrechnungen erstellt. Diese Sammelrechnung wird in das Buchhaltungssystem der kdmz übernommen und bildet die Basis für die Verrechnung in derStaatsbuchhaltung.

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Liebe Kundin, lieber Kunde

Sie befinden sich nun auf unserer Homepage. Was können wir für Sie tun?

Mittels der Navigation können Sie sich schnell und einfach ein Bild über die kdmz undIhre Dienstleistungen/Produkte verschaffen. Unter der Rubrik «Dienstleistungen» prä-sentieren wir Ihnen das gesamte kdmz-Angebotsspektrum mit den entsprechendenAnsprechspersonen.

In der Rubrik «Wir für Sie» finden Sie Informationen zu weiteren Dienstleistungen wiez.B. Buchung von Seminarräumen, Nationales Stellenportal, usw.

Einkaufen leicht gemacht! Unter der Rubrik «Online-Katalog» stehen Ihnen als Gast-kunde Werbeartikel sowie Formulare und Druckschriften aus unserem Formularverlagzum Bestellen zur Verfügung.Als registrierter Benutzer geben Sie bitte bei der Anmeldung Ihre 9-stellige Kunden-nummer sowie Ihr persönliches Passwort ein und drücken den Button «Anmelden».

Wenn Sie im Online-Shop eingeloggt sind, können Sie auf die anderen Rubriken (z.B.«Home», «Dienstleistungen», «Wir für Sie») in der Website wechseln und bleibentrotzdem im Online-Shop angemeldet, so dass Sie Ihre Bestellung zu einem späterenZeitpunkt weiter bearbeiten/abschliessen können.

Es freut uns, Sie auf den nächsten Seiten durch unser Portal begleiten und Ihnen dieHandhabung und die vielen nützlichen Tools vorstellen zu dürfen.

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Anleitung für Besteller

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VerlaufsanzeigeIhren derzeitigen eShop-Standort können Sie dank der Verlaufsanzeige noch besser verfolgen und auchso direkt auf die vorgängige Rubrik mittels Anklicken zugreifen.

AGB, Kontakt, Piktogramme, HilfeDurch Anklicken der jeweiligen Rubrik ersehen Sie unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), er-fahren die gewünschte Kontaktadresse der jeweiligen Mitarbeitenden und ersehen die Erklärung derPiktogramme. Durch Anwählen der Rubrik «Hilfe» öffnet sich die spezifische Bestellhilfe.

kdmz-LogoDurch Anklicken unseres Logos gelangen Sie auf unsere Homepage.

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Als UZH-Kundschaft haben Sie die Möglichkeit, Ihre Büromaterialprodukte über unse-ren eShop zu bestellen. Der gesamte Bestellprozess findet ohne Medienbruch statt, sokommen Sie schnell und unkompliziert an Ihre Artikel.

Tools und ihre Erklärungen (ausführlichere Detailangaben dazu folgen auf dennächsten Seiten)– Infobox (siehe Seite 7):

Anzeige von benutzerspezifischen Informationen plus Budgetwert

– Produktesuche (siehe Seite 8–9):Gesamt- und Individualsuche (Suchregister)

– Artikelliste (siehe Seite 8–9):Topaktuelle Produkteangaben

– Freitext-Bestellungen (siehe Seite 10):Direkte Erfassung von Büromaterial-Nichtlagerartikeln

– Meine Favoriten (siehe Seite 11):Ihre Zusammenstellung der meistgewünschten Artikel

– Bestellliste (siehe Seite 12):Auflistung Ihrer gewünschten Artikel/Änderungen Menge (Warenkorb)

– Mein Dossier (siehe Seite 13):Anzeige Ihrer Aufträge/Rückstände der aktuellen Bestellungen/Retourenverwaltung

– Administration (siehe Seite 14):Ihre persönlichen Angaben/Einstellungen

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InfoboxMittels der Infobox ersehen Sie Ihre Kundeninformation sowie den Button «Logout»,um sich abzumelden.Ebenfalls können Sie hier den «nächsten Bestellschluss» sowie Ihre Budgetlimite ent-nehmen.

Wichtige Mitteilungen entnehmen Sie bitte mittels Klick auf die «Benutzerinforma-tion».

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Produktesuche / Produktfinder / Artikelliste / ArtikelfreigabeverfahrenDurch die Eingabe Ihres Suchbegriffes in der Produktesuche können Sie Ihren gewünschten Artikel überdas UZH-Büromaterialsortiment oder mittels der erweiterten Suche über Ihr ausgewähltes Register (z.B.Zubehör für Ordner) suchen.Des Weitern können Sie die Standardsuche individuell auf Ihre Suchbedürfnisse einschränken, so dassbeispielsweise nur die Produkte «ohne Freigabeverfahren» angezeigt werden. Wird die Checkbox nichtmarkiert, so prüft das System nicht, ob der Artikel über ein Freigabeverfahren abgewickelt wird.

Gefällt Ihnen der Artikel, so wird er durch die Angaben der Kostenstelle und des Warenempfängerssowie der entsprechenden Mengenangabe und der Bestätigung auf den Button «Warenkorb (Icon Ein-kaufswagen)» in Ihre Bestell- resp. Einkaufsliste gelegt.

Bitte beachten Sie, dass sich im Hintergrund (gemäss Stammdatenpflege) die UZH-spezifischen Bu-chungskreise (wie z.B. Geschäftsbereich, Bezeichnung, Buchungskreis Einzelrechnung, BuchungskreisSammelrechnung, Anzahl Zeichen, Gruppe [Kostenstellen, Drittmittel-, NCCR-Konten sowie Schweiz.Nationalfonds]) befinden. Diese Steuerungen sind elementar wichtig für die Bildung/Auslösung der elek-tronischen Verrechnung (Einzel- und Sammelrechnung).

Grundsätzlich gibt es unterschiedliche Produktefreigabeverfahren für die UZH-Kundschaft, und zwar:– Freigabeverfahren A (Prüfung Verkaufspreis) / Markierung im Artikelstamm «FV»:

Geprüft wird der im Artikelstamm hinterlegte Verkaufspreis netto exkl. MWST(zum Zeitpunkt der Positionserfassung). Wenn dieser Wert über Fr. 500.00 liegt(Fr. 501.00 und höher), dann wird die Position auf der Bestellliste gelb markiert und gelangt in dasFreigabeprozedere. Die definitive Produktefreigabe (und/oder gegebenenfalls Ablehnung) erfolgtdurch den verantwortlichen Organisationseinheitenverwalter.

Dieser wird mittels eMail in Kenntnis gesetzt, dass sich Produkte im Freigabeverfahren befinden.

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– Freigabeverfahren B (Prüfung Artikelgruppen) / Markierung im Artikelstamm mit «FV»:Geprüft wird, ob der Artikel einer oder mehreren bestimmten Artikelgruppen angehört wie z.B.Toner. Wenn sich die zu speichernde Position in dieser Artikelgruppe befindet, dann wir die Positionauf der Bestellliste gelb markiert und gelangt in das Freigabeprozedere. Die definitive Produktefrei-gabe (und/oder gegebenenfalls Ablehnung) erfolgt durch den verantwortlichen Organisationseinhei-teverwalter.Dieser wird mittels eMail in Kenntnis gesetzt, dass sich Produkte im Freigabeverfahren befinden.

Sobald ein Artikel, auf welchem ein Freigabekriterium erfasst ist, auf der Bestellliste gespeichert ist, be-kommt der Artikel einen speziellen Status. Mit diesem Status kann er durch den Besteller nicht mehrmutiert werden.

Der Organisationseinheitenverwalter wird nun per eMail informiert, dass ein Artikel im Freigabeproze-dere «hängen» geblieben ist, und nun eine Folgeaktion nötig ist.

Folgende Aktionen sind möglich:– der Organisationseinheitenverwalter wählt einen Alternativartikel– der Organisationseinheitenverwalter lehnt die Position ab

(kein eMail an den Besteller notwendig)– der Organisationseinheitenverwalter bewilligt Position, die Sperre wird aufgehoben und der Artikel

wird «freigegeben».

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Freitext-BestellungWarum kompliziert, wenn es auch einfach geht?Darum bieten wir Ihnen hiermit die Option, Ihre Büromaterial-Nichtlagerartikel eben-falls über unseren eShop abzuwickeln.

Tragen Sie im Bestellmengenfeld die gewünschte Anzahl und die Beschreibung IhresWunschartikels ein und ergänzen Sie Ihre Kostenstelle und Warenempfängeradresse.Durch Anklicken des Button «Notiz» können Sie uns auch vorhandene Bilder etc. pereMail zukommen lassen, welche sich automatisch auf Ihre Bestellnummer beziehen.Durch Anklicken der Buttons «Definitiv» werden die Wunschartikel in die Bestelllistegelegt und zum Visum an den Organisationseinheitenverwalter weitergeleitet, kontrol-liert und als Offertanfrage an die kdmz weitergeleitet. Das Angebot wird dann an demBenutzer geschickt.

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Meine FavoritenBestellen Sie diverse Artikel immer und immer wieder?Dann können Sie sich diese unter Ihren Favoriten (pro Mitarbeiter/Besteller) zusammenstellen, wodurchSie Ihre Artikel nicht jedes Mal über den Produktefinder suchen müssen.

Um einen Artikel zu Ihren Favoriten hinzuzufügen, drücken Sie bitte auf den Button «Stern» in der Arti-kelansicht.

Ihre individuell zusammengestellte Liste können Sie bei jeder Bestellung aufrufen und Ihre Bestellunganhand Ihrer Favoriten tätigen. Um einen Artikel zu entfernen, drücken Sie bitte den Button«Löschen/Entfernen».

Mittels Anklicken des Button «Warenkorb» legen Sie Ihre Artikel in die Bestellliste.

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BestelllisteUnter «Rechnungswesen» ersehen Sie sämtliche Artikel, welche alle Benutzer dieserProfessur/Institut in die Bestellliste (Warenkorb) gelegt haben. Wenn Sie auf Ihren ent-sprechenden Namen (Beispiel anhand Login von Frau Lilian Geissmann) klicken, erse-hen Sie nur diejenigen Artikel, welche Sie persönlich in die Bestellliste gelegt haben.Desweitern können Sie Ihre Artikel auch nach Warenempfänger (Wempf) aufrufen. Inden drei Bestelllistenanzeigen haben Sie noch die Möglichkeit, die Artikelpositionennachträglich bis zur jeweiligen Bestellschlussanzeige zu verändern wie z.B. Menge än-dern, Positionen löschen, etc. Auch können Sie in einer bereits schon vorhandenen Po-sition Ihre Bestellmenge ergänzen, sofern Sie die gleichen Kostenstellen haben. MittelsBestätigung mit dem Button «Änderungen übernehmen» speichern Sie Ihre Angaben.

Sofern Sie die Schnellerfassung unter der Rubrik «Administration» aktiviert haben,können Sie lediglich die Artikelnummer, Ihre Kostenstelle und Warenempfänger, sowiedie Bestellmenge eintragen und drücken auf den Button «Warenkorb».

Nach dem Bestellschluss wird pro Bestellung eine eMailbestätigung in Form eines PDF’sversendet. Die Auftragsbestätigung wird an alle Besteller, welche auf der Bestellungenthalten sind, versendet. Pro Bestellposition ist der Besteller ersichtlich. Auf dem PDFwerden nur Positionen aufgeführt, welche zur Auslieferung gelangen (je nach Lagerbe-stand). Freitext-Positionen und Positionen, welche sich noch in einem Freigabeproze-dere befinden, werden auf dem PDF nicht aufgeführt. Die Rückstände der bestelltenArtikel werden nicht im eMail sondern auf dem Lieferschein ausgewiesen. Der Organi-sationseinheitenverwalter resp. der UZH-Administrator erhält kein eMail.

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Mein Dossier – RetourenverwaltungSollten Sie einmal Retouren (ausgeschlossen Nichtlagerprodukte) haben, nehmen wirdiese selbstverständlich zurück.

Bitte tragen Sie Ihre Lieferscheinnummer (sowie den 4-stelligen Pin) im Feld ein unddrücken Sie den Button «Suche starten». Geben Sie alsdann Ihre Begründung ein,weshalb Sie den Artikel zurückschicken. Bitte legen Sie den zu retournierenden Artikelsowie eine Kopie des Lieferscheines in die Warenbox und stellen diese dann in den Ver-sorgungsraum zurück.

Bitte bestellen Sie den gewünschten Artikel neu über den eShop, da kein Austauschder Artikel erfolgt.

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Mein Dossier – Dispo RückständeUnter der Rubrik «Dispo Rückstände» ersehen Sie diejenigen Bestellungen resp. Artikel (ausgeschlossensind Freitextbestellungen), welche noch im Rückstand sind und nachgeliefert werden (Regelung der90% Verfügbarkeit).

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Mein Dossier – letzte LieferungenUnter der Ansicht «letzte Lieferungen» zeigen wir Ihnen eine Auflistung Ihrer letzten Aufträge, die Sievia eShop getätigt haben.

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Administration – Mein ProfilInteressieren Sie sich speziell für eine Standard-eShop-Startseite?Dann können Sie mittels der Auswahl in den «persönlichen Einstellungen» Ihr ge-wünschtes Register anwählen, welches alsdann nach erfolgtem Neuzugriff direkt er-scheint. Sämtliche getätigten Mutationen werden erst ab erneutem Login aktiv.

Mittels Aktivierung des Feldes «Schnellerfassung» können Sie in der Bestellliste durchdie Eingabe der Artikelnummer direkt Ihre Bestellung aufgeben, ohne den Produktfin-der zu benützen.

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Administration – Passwort ändernSie haben die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern. Zur Passwortänderung müssen fol-gende Eingaben durch Sie getätigt werden:

– Eingabe Ihres alten Passwortes– Eintrag Ihres neuen Passwortes– Zur Bestätigung nochmals Ihr neues Passwort

eingeben und anschliessend den Button «Änderungen übernehmen» drücken.

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Administration – Benutzer erfassenHier können Sie neue Mitarbeiter erfassen. Falls es sich bei den zu erfassenden Benutzern um temporärAngestellte handelt, können Sie diese mit einem Gültigkeitsdatum versehen, damit diese am erwähntenDatum automatisch vom System «inaktiv» geschaltet werden. Klicken Sie hierzu bitte auf Button «Ka-lender» und dann auf das entsprechende Datum.

Füllen Sie nun die restlichen Angaben aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button «Änderun-gen übernehmen».

Zur definitiven Benutzerfreigabe werden nun Ihre getätigten Informationsstammdaten an den verant-wortlichen Organisationseinheitenverwalter weitergeleitet.

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Anleitung fürOrganisationseinheitenverwalter

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Administration – LeistungscenterIn der Rubrik «Administration» haben Sie als Organisationseinheitenverwalter zusätzlich Zugriff auf dasIhnen zugeteilte Institut/Professur. Das Institut ist eine organisatorische Einheit mit einem oder mehrerenLeistungscentern. Diese Anleitung dient Ihnen zudem zur Erfassung der neuen Mitarbeitenden, zur Ver-waltung der Budgetbeträge der jeweiligen Kostenstellen, zur Pflege von Benutzerinformationen, zurRechnungsfreigabe, zur Beantragung von neuen Kostenstellen sowie zur Erstellung von neuen NCCR-,Drittmittel- und Nationalfondskonten.

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Administration – Leistungscenter – BenutzerinfoKlicken Sie auf «mutieren», um eine entsprechende Benutzerinfo für Ihr Institut/Professur zu hinterle-gen, die alsdann unter der «Benutzer-Info» ersichtlich wird.

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Administration – Leistungscenter – FremdleistungscenterDie organisatorischen Rahmenbedingungen der UZH werden dahingehend mitberück-sichtigt, dass ein Mitarbeiter eines Leistungscenters auch die Verwaltung einer anderenOrganisation innerhalb eines Instituts (nicht zwingend) übernehmen kann. Um von die-ser Funktion profitieren zu können, gelangt der Organisationseinheitenverwalter viaQuickbox zur Verwaltung der Institute/Professuren, welche ihm durch den UZH-Admi-nistrator (Team: «Ausrüstung und Logistik») zugeteilt worden sind.– Quickbox– Link «Verwaltung Leistungscenter»– Wahl des Leistungscenters– Aktivierung des Leistungscenters

Diejenigen Institute/Professuren, welche der eingeloggten Adresse zugeordnet sind,werden gelistet und können nun aktiviert werden.

Damit sich der Organisationseinheitenverwalter mit «Fremdadministratorenberechti-gung» einen schnellen Überblick über die aktuellen Bestellungen «seiner» verschiede-nen Professuren verschaffen kann, hat er im Hauptnavigationspunkt «Bestellliste» einUntermenü «Leistungscenter». Dort sieht er auf einen Blick, ob sich Artikel, Freitext-anfragen, etc. auf den jeweiligen Bestelllisten befinden. Eine Mutation der jeweiligenListe ist aber nur durch die Aktivierung des ensprechenden Leistungscenters möglich.

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Administration – Leistungscenter – WarenempfängerIm Bereich Administration werden alle erfassten Warenempfänger des entsprechenden Instituts/Profes-sur angezeigt. Mit Klick auf die Warenempfängerbezeichnung oder den Link «editieren» gelangt man indie Detailansicht.

Desweitern sind auch die jeweiligen Bestellschlussinformationen pro Warenempfängeradresse ersichtlich(Tourenangaben).

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Administration – Leistungscenter – KostenstellenSie ersehen, welche Kostenstellen pro Institut/Professur erfasst und wieviel das jeweilige Budget beträgt.Auch ein unlimitiertes Budget kann durch den Kostenstellenberechtigten hinterlegt werden. Ebenfallszeigt es Ihnen das Total der Budgetlimite pro Institut/Professur an.

Bei jeder Bestellung wird der Betrag dem jeweiligen Budget der Kostenstelle abge-zogen. Sollten 75%des Budgets aufgebraucht sein, wird der jeweilige Organisationseinheitenverwalter sowie der Admini-strator per eMail benachrichtigt. Um das Budget zu erhöhen überschreiben Sie den Betrag der ge-wünschten Kostenstelle und bestätigen Ihre Angaben mittels Klick auf den Button «Änderungenübernehmen».

Das Budget wird jeweils auf den Kostenstellen hinterlegt. Am 01. Januar des Jahres werden die Budget-beträge aus dem Vorjahr übernommen.

Auf einer Kostenstelle kann ein Gültig «Bis-Datum» hinterlegt werden. Ist kein Datum hinterlegt, so istdie Kostenstelle unbeschränkt gültig. Ist ein «Bis-Datum» auf einer Kostenstelle hinterlegt, so muss dieKostenstelle 2 Wochen vor dem Ende des Gültigkeitsdatums deaktiviert werden.

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Administration – Leistungscenter – neue Kostenstelle erstellenBei den UZH-Kostenstellen wird ein Attribut resp. eine Ausprägung mitgeführt. Damit können die ver-schiedenen Arten von Kostenstellen, Drittmittel, NCCR, Nationalfonds oder «normale» Kostenstellenunterschieden werden.

Die Geschäftsbereiche mit Buchungskreis 0001 laufen auf «normale» Kostenstellen (5-Stellen).– Der Geschäftsbereich 0300 arbeitet nicht mit Kostenstellen sondern mit Drittmittelkonti und NCCR-

Nummern. – Der Geschäftsbereich 0340 arbeitet nicht mit Kostenstellen sondern mit Schweiz. Nationalfonds.

In der Kostenstellenübersicht im Navigationsbereich «Kostenstellen» können neue Kostenstellen überden entsprechenden Link erfasst werden. Diese Daten werden durch den berechtigten Benutzer (Organi-sationseinheitenverwalter) erfasst, damit der UZH-Administrator alsdann die entsprechende Kostenstelleeröffnen kann.

Die benötigten Daten werden erfasst und die Kostenstellen erstellt. Beim drücken des Buttons «Kostenstellen anfordern» wird die neue Adresse angelegt und ein eMail anden Administrator ausgelöst.

Der Administrator wählt nun alle Benutzer aus, welche auf die entsprechende Kostenstelle buchen dür-fen. Nachdem die Benutzer gewählt worden sind, kann der Benutzer sofort auf die neue Kostenstellebuchen. Die neue Kostenstelle steht somit sofort zur Verfügung.

In der Kostenstellengesamtübersicht steht die neue Kostenstelle allerdings erst am nächsten Tag (nachder Indexierung) zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

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Administration – Leistungscenter – NCCR-NummernDie Erfassung von NCCR-Nummern unterscheidet sich nicht von den «normalen» Kostenstellen. Die 6-stelligen NCCR-Nummern werden wie Kostenstellen behandelt, werden allerdings für spezielle Projektebenötigt (mit viel Budget). Die Verantwortung für eine korrekte Bezeichnung der Nummern liegt beimErfasser.

Auf eine 6-stellige Kostenstellennummer (NCCR) darf kein Drittmittelkonto erfasst werden.

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Administration – Leistungscenter – DrittmittelkontoBei der Erfassung von Drittmittelkonten muss geprüft werden, ob die dazugehörende Kostenstelle vor-handen ist. Die Eröffnung erfolgt ohne Freigabestelle durch den UZH-Administrator. Ein Organisations-einheitenverwalter hat die Möglichkeit, eine Kostenstelle beim UZH-Administrator zu beantragen.

Bei der Erfassung eines neuen Drittmittelkontos hat der Erfasser «seine» Kostenstellen (Kostenstellen,welche dem aktiven Institut/Professur zugeteilt sind) zur Auswahl. Die Kostenstellennummer wird injedem Fall zwischen die zu erfassenden Daten gesetzt.

Ein Drittmittelkonto hat kein Budget hinterlegt. Da die Drittmittelkonten immer im Zusammenhang miteiner Kostenstelle stehen, dürfen diese nur eröffnet werden, wenn die Berechtigung für die Kostenstellevorhanden ist.

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Administration – Leistungscenter – NationalfondsDer Ablauf der Nationalfondskonten funktioniert analog den Dittmittelkonten. Es ist nur möglich, aufeine bestehende Kostenstelle ein neues Nationalfondskonto zu eröffnen.

Beim Erfassen eines neuen Nationalfondskontos wird an der ersten Stelle immer fix die 4 gesetzt. Ab derzweiten Stelle kann die entsprechende Kostenstellennummer gewählt werden. Die beiden letzten Stel-len sind durch den Erfasser frei zu erfassen.

Auf eine 6-stellige Kostenstellennummer (NCCR) darf kein Nationalfondskonto eröffnet werden.

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Administration – Leistungscenter – MitarbeiterIn der Liste ersehen Sie die bereits schon erfassten Mitarbeitenden pro Institut/Professur. Die Warenemp-fänger resp. Kostenstellen können Sie jederzeit mittels Klick auf die entsprechende Rubrik ändern odereditieren.

Um einen neuen Mitarbeiter zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Button «Neuen Benutzer erfassen».Das Passwort sowie die Rollenvergabe erfolgt über die kdmz.

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Falls es sich bei den zu erfassenden Benutzern um temporär Angestellte handelt, können Sie diese miteinem Gültigkeitsdatum versehen, damit diese am gewählten Datum automatisch vom System auf «in-aktiv» gesetzt werden. Klicken Sie hierzu bitte auf den Button «Kalender» und klicken Sie auf das ent-sprechende Datum.

Füllen Sie nun die restlichen Angaben aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem Button «Änderun-gen übernehmen».

Der «neu erfasste Mitarbeiter» wird nun aufgelistet. Um den Warenempfänger zu editieren resp. zu er-gänzen, klicken Sie alsdann auf «Warenempfänger».

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Um den benutzerspezifischen Warenempfänger zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Button «Waren-empfänger hinzufügen».

In der Liste ersehen Sie die zum Institut/Professur gehörenden Warenempfänger. Bitte wählen Sie imKästchen diejenigen Warenempfänger an, welche beim Benutzer hinterlegt werden. Bestätigen Sie als-dann Ihre Eingabe mit dem Button «Änderungen übernehmen».

Falls der Benutzer über mehrere Warenempfänger bestellen darf, fügen Sie diese mit erneutem Klick aufden Button «Warenempfänger hinzufügen» hinzu.

Um die Kostenstellen zu ergänzen, verfahren Sie bitte analog «Warenempfänger adresse hinzufügen».

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In der Rubrik «neue Mitarbeiter» ersehen Sie alle neu erfassten Mitarbeiter Ihres Instituts/Professur, wel-che noch kontrolliert resp. allenfalls ergänzt werden müssen. Klicken Sie bitte auf den entsprechenden«Name/Vorname».

Sie ersehen die erfassten Benutzerangaben, welche Sie noch jederzeit ändern können. Wählen Sie als-dann beim Status «Benutzer kontrolliert» und bestätigen Sie Ihre Eingaben mittels Klick auf «Änderun-gen übernehmen».

Sie ersehen, dass nach erfolgter Kontrolle ein grünes Rechteck beim Benutzer steht. Klicken Sie alsdannauf die jeweilige «Kostenstelle» sowie den «Warenempfänger» um diese zu kontrollieren.

Nach erfolgter Kontrolle aller Punkte erscheint der Button, auf welchen Sie bitte klicken. Alsdann wirdeine eMail an den UZH-Administrator versendet. Nach erfolgter Freischaltung erhält der Benutzer seineKundenummern sowie sein Passwort zugestellt.

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Administration – RechnungsfreigabeUm die Detailansicht der Rechnungen anzuschauen klicken Sie bitte auf den Button «weiter» und Sie er-sehen alle bestellten Artikel, welche pro Kostenstelle und Besteller hinterlegt sind. Falls Sie Rückfragenbezüglich einer Position haben, klicken Sie auf den Button und übermitteln Sie uns Ihre Fragen pereMail.

Wenn Sie die Rechnungen freigeben wollen, fügen Sie bitte Ihre Referenz im Fel «Signatur» ein und be-stätigen Ihre Eingabe mittels Klick auf den Button «Änderungen übernehmen».

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Administration – AuswertungenÜber diese Suchmasken können Sie aufgrund diverser Eingabekriterien Suchabfragenüber Ihre Stammdaten tätigen.

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Administration – StatistikenIn der Statistik-Download-Area stehen immer wöchentlich (Stichtag: Montag) die aktuell aufbereitetenDaten der Materialbezüge Ihres Instituts/Professur zur Verfügung. Durch anwählen der entsprechendenJahreszahl öffnet sich ein Excelfile mit den entsprechenden Informationen. Diese können bei Bedarf na-türlich auch lokal gespeichert und auf Wunsch noch weiter bearbeitet werden.

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NotfallkonzeptSollten Probleme, wie z.B. Systemausfall, mit dem kdmz-eShop auftreten, melden Siediese bitte direkt an die kdmz, über die folgende Notfall-Kontakt-Adresse:

Tel. 043 259 99 99(ausserhalb der Geschäftszeiten)

eMail [email protected]

Materialbestellscheine sowie die aktuelle Sortimentsliste entnehmen Sie bitte im UZH-Intranet, auf der kdmz-Website oder Sie können diese unter der [email protected] in der elektronischen Form anfordern. Die ausgefüllten Material-scheine können Sie wie folgt an die kdmz übermitteln:

Fax 043 259 99 98

Die kdmz erfasst aufgrund Ihres Materialbestellscheines Ihre Bestellung manuell, damitdiese termingerecht bei Ihnen geliefert wird. Sobald die Störung behoben wurde, wer-den Sie wieder informiert.

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BEGEHEN WIR GEMEINSAM NEUE WEGE…!

Besten Dank für Ihren Auftrag. Das ganze kdmz-Team wird sich voll dafür ein-setzen, dass Sie zufrieden gestellt werden.

kdmz (Kantonale Drucksachen- und Materialzentrale Zürich)Esther PeterhansRäffelstrasse 32Postfach8090 Zürich

Telefon 043 259 99 01eMail [email protected]

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