TK-Suite Bedienungsanleitung

DATEV Klick

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TK-Suite Professional & DATEV pro

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis...............................................................................................................................................2Vorbemerkung.....................................................................................................................................................3Einrichtung..........................................................................................................................................................4Funktionen...........................................................................................................................................................5Anwendung.„ankommend“.................................................................................................................................6Anwendung.„ankommend“.................................................................................................................................7Anwendung.„abgehend“......................................................................................................................................8Generelle.CTI-Funktionen.von.TK-Suite.............................................................................................................9

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TK-Suite Professional & DATEV pro

Vorbemerkung

1..Bitte.stellen.Sie.vor.Installation.der.TK-Suite.Version.4.4.1.sicher,.dass.der.Arbeitsplatz.über.eine.betriebsbereite.DATEV.pro.Installation.verfügt..Zudem.muss.der.DATEV-Arbeitsplatz.pro.über.eine.aktivierte.Telefonie.Basis-Lizenz.verfügen.

2..Zur.Anbindung.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.mit.aktivierter.Telefonie.Basis-Funktion.wird.vom.TK-Suite.Profes-sional.eine.gültige.Lizenz.für.die.„DATEV.Klick“.genannte.TK-Suite.Funktion.benötigt..Diese.kann.kostenpflichtig.über.den.AGFEO-Fachhandelspartner.aktiviert,.alternativ.dazu.auch.direkt.aus.dem.TK-Suite.Client.erworben.werden..Für.ausführliche.Tests.ist.eine.Demolizenz.für.30.Tage.kostenfrei.erhältlich..Für.die.Freischaltung.ist.ein.Internetzugang.erforderlich.

3..Bei.Erstinstallation.der.AGFEO.Software,.ist.zunächst.für.den.erfolgreichen.Betrieb.des.TK-Suite.Professional.zu.sorgen.(aktive.Verbindung.PC-TK-Anlage,.angelegte.Benutzer.mit.zugewiesenen.Nebenstellen.und.Benutzerrech-ten,.korrekt.konfiguriertes.„Mein.Telefon“.als.aktives.CTI-Gerät.am.TK-Suite.Client.etc.)..Erst.hiernach.kann.die.Freischaltung.der.DATEV.Klick.Lizenz.über.den.Registrationsprozess.der.Software.erfolgen..Bitte.beachten.Sie,.dass.der.TK-Suite.„Benutzer“.hierzu.über.zugewiesene.„Lizenzerwerb“-Rechte.verfügt.

4..Sofern.TK-Suite.Professional.erfolgreich.installiert.wurde.und.über.die.DATEV.Klick.Lizenz.verfügt,.sind.noch.spe-zielle.und.zusätzlich.notwendige.Dateien.für.die.DATEV.Funktion.am.TK-Suite.Professional.Client.nachzuinstallie-ren..Beenden.Sie.dazu.den.TK-Suite.Client.und.führen.Sie.danach.die.Datei.tksuite_datevklick_1_0_0.exe.am.jewei-ligen.Arbeitsplatz.aus.(Zusatzinstallation.für.den.AGFEO.TK-Suite.DATEV.Klick).

Wenden.Sie.sich.an.Ihren.AGFEO.Fachhandelspartner.für.weitergehende.Fragen.zur.Installation.und.Freischaltung.der.DATEV.Klick.Lizenz.

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TK-Suite Professional & DATEV pro

Ist.der.TK-Suite.Professional.Client.noch.nicht.um.die.DATEV.Klick.Lizenz.erweitert,.steht.die.DATEV.Funktion.nicht.zur.Verfü-gung..

Nach.Freischaltung.der.DATEV.Klick.Li-zenz,.kann.im.TK-Suite.Client.über.den.Menüpunkt./Datei/Einstellungen.die.DA-TEV-Funktion.aktiviert.werden.

Klicken.Sie.dort.nach.Aktivierung.der.DA-TEV.Funktion.auf.Daten neu importieren,.um.die.vorhandenen.DATEV.Kontakte.ein-zulesen..Nach.kurzer.Zeit.wird.die.Anzahl.ausgeben..Schlägt.der.Import.fehl,.können.über.die.Ereignissanzeige.im.Menü/Fen-ster/.weitere.Informationen.eingesehen.werden.

EinleseintervallDer.TK-Suite.Client.kann.die.DATEV.Kontakte.automatisch.aktualisieren..In.der.Grundeinstellung.werden.diese.nur.bei.Start.des.TK-Suite.Client.eingelesen..Im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.neu.angelegte.Kontakte.werden.somit.erst.nach.erneutem.Programmstart.verfügbar.sein.

Alternativ.dazu.kann.ein.Zeitraum.(alle.5.bis.max..99.Minuten).als.Intervall.eingestellt.werden.

Übernehmen.Sie.die.Einstellungen.mit.„OK“.

Einrichtung

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TK-Suite.Professional.unterstützt.die.von.DATEV.vorgegebenen.und.festgeschriebenen.CTI-Funktionen.in.ankommender.und.abgehender.Form:

ankommend:. -.Identifikation.des.Anrufers.als.DATEV-Kontakt.(Symbol.in.Anrufflagge). -.namentliche.Identifikation.des.DATEV-Anrufers.noch.vor.Rufannahme. -.Direktzugriff.auf.die.Stammakte.bei.einem.DATEV.„Adressat“.und.„Mandant“. -.Übergabemöglichkeit.der.Rufnummer,.Gesprächsdauer.und.Bemerkungen.an.DATEV. -.Eingabe.von.Bemerkungen.bereits.direkt.in.der.TK-Suite-Anrufflagge. -.Bemerkungen.werden.im.DATEV-Arbeitsplatz.pro.als.„to.do“-Anweisungen.geführt. -.Übernahme.der.Gesprächsdaten.für.die.DATEV-Zeitaufschreibung. -.führen.einer.Telefonliste.im.Arbeitsplatz.pro.(DATEV-Reiterkarte.„Telefonie“). -.Anzeige.des.Datenquellenursprungs.(TK-Suite.oder.DATEV). -.Anstoßen.von.weiteren.DATEV.Funktionen.(Übergabe.an.DATEV.workflow). -.Übergabe.auch.nachträglich.aus.der.Anrufliste.des.TK-Suite.Client

abgehend:. -.initiieren.einer.abgehenden.Wahl.direkt.aus.dem.DATEV.Arbeitsplatz.pro

Funktionen

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Anwendung „ankommend“

AnrufidentifikationSofern.ein.hinterlegter.DATEV.Kontakt.anruft,.wird.dieser.durch.die.Anrufflagge.des.TK-Suite.Client.ent-sprechend.als.solcher.gekennzeichnet.und.namentlich.identifiziert..Alle.Kontakte.des.DATEV.Arbeitsplatz.Pro.werden.zusätzlich.über.ein.Symbol.optisch.gekennzeichnet..

Übergabe von Anruf-Informationen an DATEV proBei.Bedarf.können.Anrufdaten.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.übergeben.werden:

Durch.die.Nutzung.der.DATEV-Schnittstelle.des.TK-Suite.Professional,.kann.der.Anwender.bereits.während.eines.Gespräches.den.Anruf,.dessen.Dauer.und.während.des.Anrufs.ein-gegebene.Text-Informationen.in.Echtzeit.mit.DATEV.pro.synchronisieren..

Klicken.Sie.dazu.beim.Telefongespräch.in.der.Anrufflagge.auf.das.Symbol.Daten weitergeben.an.DATEV.pro.

Sollen.auch.Textinformationen.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.übergeben.werden,.können.diese.zusätzlich.direkt.in.der.Anrufflagge.eingegeben.werden.

Fehlende KontaktzuweisungIst.die.Rufnummer.noch.nicht.einem.im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.hinterlegten.Kon-takt.zugeordnet.oder.ist.die.Rufnummernauflösung.nicht.eindeutig,.da.diese.z.B..bei.mehreren.TK-Suite.Kontakten.hinterlegt.ist,.erscheint.zunächst.ein.Auswahlfeld.zu.korrekten.Kontaktzuordnung..

Hier.ist.dann.zunächst.der.gewünschte.Kontakt.zu.markieren,.bevor.dieser.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.übergeben.wird..

ÜbergabekennzeichnungSobald.das.Daten weitergeben.Symbol.grün_ _hinterlegt.ist,.sind.die.Daten.noch.nicht.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.übergeben..Nach.erfolgter.Übergabe.wird.das.Symbol.ausgegraut.

Nachträgliche bzw. vergessene ÜbergabeNach.Beendigung.eines.Gespräches.können.eingegebene.Notizen.weiterhin..bearbeitet.und.somit.auch.nachträglich.an.DATEV.übergeben.werden.

Sind.alle.Informationen.korrekt.eingegeben.und.an.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.übergeben.(Symbol.ausgegraut),.ist.auf.das.rote.Kreuz.zu.klicken,.um.nach.endgültiger.Beendigung.der.Notizeingabe.und.erfolgter.Übergabe.an.DATEV.die.Anrufflagge.auszublenden.

Bereits.beendete.Telefonate.können.auch.nachträglich.mit.einem.Kontextklick.(rechte.Maustaste).über.die.Anrufliste.des.TK-Suite.Client.in.DATEV.pro.erfasst.werden..Die.Eingabe.einer.Textinformation.ist.hierbei.jedoch.nicht.mehr.möglich,.sondern.ist.dann.mit.den.Möglichkeiten.des.allgemeinen.DATEV-Workflows.ent-sprechend.zu.erstellen.

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Darstellung im DATEV Arbeitsplatz proAlle.eingegebenen.Daten.werden.anschließend.im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.in.der.Reiterkarte.Telefonie.aufgeführt..In.der.Anrufflagge.eingegebene.Textinformationen..werden.z.B..als.Bemerkung.eingetragen..Über.die.Spalte.„Daten-quelle“.wird.der.Kontaktursprung.dokumentiert..Bei.allen.noch.nicht.im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.hinterlegten.Ruf-nummern.wird.„TK-Suite“.ausgegeben.

Hinweis:Die.Anzeige.der.„Datenquelle“.kann.über.das.Kontextmenü.„Einstellungen.Liste./.Spalten“.der.Tabellenspalte.direkt.im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.gesteuert.werden.

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Aus.der.DATEV.Ansicht.können.nun.über.die.normalen.DATEV.Workflow-Verfahren.alle.gängigen.DATEV.Arbeitsplatz.pro.Funktionen.genutzt.werden,.um.die.Anruferdaten.weiterzuverarbeiten.

Öffnen der StammdatenIst.die.Rufnummer.einem.DATEV.Kontakt.zugeordnet,.kann.über.das.Pfeilsymbol.direkt.auf.die.Stammdaten.des.An-rufers.zugegriffen.werden.

Anwendung „ankommend“

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Anwendung „abgehend“

Ausführen einer Wahl mit DATEV KontaktenDirekt.aus.den.verschiedenen.Ansichten.des.DATEV.Arbeitsplatz.pro.kann.über.die.Telefonhörer.Schaltfläche.. .eine.abgehende.Wahl.initiiert.werden..Hierbei.wird.die.Rufnummer.an.den.TK-Suite.Client.übergeben.und.über.die.dort.als.„Mein.Telefon“.ausgewählte.Nebenstelle.direkt.angewählt.

Immer.dann,.wenn.die.Schaltfläche.. .sichtbar.ist,.steht.die.abgehende.Wahl.zur.Verfügung.

Übernahme von Telefonnummern aus dem DATEV-StammdatendienstSofern.über.die.Einstellungen.der.DATEV.Klick.Lizenz.im.TK-Suite.Client.importiert,.können.die.im.DATEV.Arbeitsplatz.pro.enthaltenen.Kontakte.alternativ.auch.über.den.TK-Suite.Client.angewählt.werden.

Dabei.werden.entsprechende.Kontakte.zusätzlich.über.ein.Symbol.gekennzeichnet.

Der.TK-Suite.Client.unterstützt.dazu.die.Übernahme.von.Telefon-nummern.aus.dem.Stammdatendienst.(s.a..Einrichtung.des.Im-portintervalls).des.DATEV.Arbeitsplatz.pro.

Alle.DATEV.Kontakte.können.zudem.mit.den.flexiblen.Such-Mecha-nismen.des.TK-Suite.Client.durchsucht.und.angewählt.werden.

Über.einen.Kontextklick.auf.einen.Eintrag.in.der.Anrufliste,.kann.zudem.wieder.der.Datensatz.an.DATEV.übergeben.werden

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Generelle CTI-Funktionen von TK-Suite

EndgerätesteuerungDirekt.aus.der.Anrufflagge.können.allgemeine.CTI-Funktionen.komfortabel.über.Mausklick.oder.Touchbedienung.ausgeführt.werden..Dazu.gehören.u.a..Anrufannahme.und.Auflegen,.Rückfrage.inkl..Übergabe,.Makeln.und.Konferenz.

Die.Steuerung.erfolgt.hierbei.eindeutige.über.Symbole.direkt.aus.der.Anrufflagge.des.TK-Suite.Professional.heraus..Hierbei.bedeuten:

.. Kontakt.Aufgaben

.. (Kontakt.im.TK-Suite.Client.weiterverarbeiten;.Termine,.Kalender,.Google.Maps.etc.)

... MFV-Zeichen.senden.(z.B..zur.Steuerung.von.Voice-/Ansage-Systemen)

... Anruf.annehmen,.ohne.am.Endgerät.Hörer.oder.Headset.abnehmen.zu.müssen

... aktuelles.Gespräch.„einparken“.(kann.über.Anrufflagge.wieder.ausgeparkt.werden)

... aktuelles.Gespräch.beenden,.ohne.am.Endgerät.auflegen.zu.müssen

... aktuelles.Gespräch.an.einen.anderen.internen.Anlagenteilnehmer.direkt.übergeben

Sofern.mehrere.Verbindungen.aufgebaut.sind.(z.B..durch.Rückfrage.oder.zusätzliche.CTI-Anwahl),.kann.direkt.über.die.Anrufflagge.das.Gespräch.übergeben,.zwischen.den.verschiedenen.Anrufern.gemakelt.oder.auch.eine.Dreier-Konferenz.aktiviert.werden.

Somit.erweitert.TK-Suite.Professional.den.DATEV.Arbeitsplatz.pro.um.eine.vollständige.CTI-Funktionalität.

DatenbankanbindungZur.Identifikation.von.Anrufern.bietet.der.TK-Suite.Client.die.zusätzliche.Möglichkeit.Kontakte.weiterer.externer.Datenquellen.zu.verwenden..Hierzu.gehören.die.Kontakte.einer.MS.Outlook-Installation..Alternativ.können.auch.die.öffentlichen.Kontakte.einer.MS.Exchange-Installation.genutzt.werden..Zusätzlich.können.externe.Datenbanken.mit-tels.ODBC.und.Verzeichnisdienste.(z.B..MS.Active.Directory,.IBM.Lotus.Notes.etc.).über.LDAP.Verfahren.eingebunden.werden.

Öffentliche.Telefonbücher.können.über.eine.Klicktel-Anbindung.integriert.werden.

Hotkey-FunktionDer.TK-Suite.Client.bietet.die.Möglichkeit.eine.Tastenkombination.als.Schnellwahl-Funktion.systemweit.zu.belegen..Somit.kann.auch.aus.Anwendungen.gewählt.werden,.die.an.sich.über.keine.eigene.CTI-Funktion.verfügen..Besonders.praktisch.beim.Surfen.im.Internet,.beim.Lesen.von.Mails.etc..Einfach.die.Rufnummer.mit.der.Maus.vollständig.mar-kieren.und.anschließend.den.Hotkey.(z.B..STRG+F12).drücken.

Weitere Funktionenkönnen.der.Online-Hilfe.des.TK-Suite.Client.entnommen.werden.

Deinstallation Um.die.Software.von.dem.Rechner.zu.entfernen,.stehen.über.die.Funktionen.des.Betriebssystems.entsprechende.Möglichkeiten.zur.Verfügung..Zusätzlich.zum.Programmpaket.des.TK.Suite.Professional,.ist.das.DATEV.Zusatzpaket.gesondert.zu.entfernen.