DATEV für den Mittelstand

DATEV für den MittelstandRechnungswesen, Auftragswesen, ZahlungsverkehrMonika Lübeck

DATEV für den Mittelstand - Rechnungswesen, Auftragswesen, Zahlungsverkehr

Hinweis: In dieser Druckversion wird mit der Software DATEV Mittelstand pro 6.3 gearbeitet.

Autorin:Monika Lübeck,Sparkassenbetriebswirtin und freiberufliche Dozentin für Rechnungswesen und Personalwirtschaft mit DATEV-Programmen, seit 2008 u. a. Autorin für DATEV e. G.

Herausgeber: Dr. Bernd Arnold,Leiter Xpert Business Deutschland

1. Auflage, Druckversion vom 27.02.2017, POD-5.0

Verlag: EduMedia GmbH, Augustenstraße 22/24, 70178 StuttgartRedaktion: Maria-Magdalena KielholzLizenzgeber: DATEV eG NürnbergLayout, Satz und Druck: Schlötel GmbH, Ziegelhüttenweg 4, 98693 IlmenauPrinted in Germany

Umschlaggestaltung: Schlötel GmbH, Ilmenau

© 2013-2017 EduMedia GmbH, StuttgartAlle Rechte, insbesondere das Recht zu Vervielfältigung, Verbreitung oder Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Der Verlag haftet nicht für mögliche negative Fol-gen, die aus der Anwendung des Materials entstehen.

Internetadresse: http://www.edumedia.de

ISBN 978-3-86718-599-8

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Damit unsere Unterrichtsmaterialien lebendig und lesbar bleiben, haben wir in dem vorliegenden Band auf Wortungetüme wie „LeserInnen“ u. ä. verzichtet und stattdessen die männliche Form verwendet. Bitte haben Sie Verständnis für unser Vorgehen, liebe Leserin. Sie sind selbstverständlich ebenso gemeint, wenn wir z. B. von „dem Unternehmer“ oder „dem Kaufmann“ sprechen.

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Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg in Ihrem Xpert Business-Kurs.

Dr. Bernd Arnold

Leiter Xpert Business Deutschland

Business

Das Zusatzmaterial zum Buch

Mit diesem Lehrbuch wird Ihnen ein Link bereitgestellt, unter dem Sie folgendesZusatzmaterial online herunterladen können:

Übungs-Szenario inkl. Musterbestand und Lösungen, das Sie begleitend zu den Erläuterungen im Buch bearbeiten können; um denDatenbestand nutzen zu können, wird die installierte DATEV-Software auf IhremPC vorausgesetzt

7

Inhaltsverzeichnis I

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung in das ProgrammDATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro . . . . . . . . .11

1.1 DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.2 Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro. . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.3 Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3.1 Aufbau von DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

Der Navigationsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Der Arbeitsbereich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Die Zusatzbereiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.3.2 Startseite in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18

1.3.3 Das Register „Aktuelles“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19

1.4 Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.5 Stammdaten des Unternehmens bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.6 Anwendungen anlegen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2 Die Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25

2.1 Dokumente in DATEV Mittelstand pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.2 Dokumentenablage einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.2.1 Anpassen der Ablagestruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

So legen Sie einen neuen Ordner an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

So legen Sie ein neues Register an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.2.2 Archive verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

2.3 Dokumente ablegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.3.1 Ablage per Drag & Drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29

2.3.2 Dokumente kopieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31

2.3.3 Dokumente importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32

2.3.4 Dokumentenkorb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

So öffnen Sie den Dokumentenkorb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

So indizieren Sie Dokumente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

2.4 Scannen von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.4.1 Mit digitalen Dokumenten arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Dokumente suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Individuelle Filter anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

8

InhaltsverzeichnisI

2.4.2 Dokumente anzeigen und bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41

Dokumente anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Dokumente und Dokumenteigenschaften bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3 Das Auftragswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45

3.1 Grundlegende Einstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

3.2 Artikelstammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.2.1 Neue Artikelgruppen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

3.2.2 Neue Artikel anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

So legen Sie einen neuen Artikel an. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

So legen Sie den Preis des Artikels fest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

So erfassen Sie zusätzliche Informationen zum Artikel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

3.3 Stammdaten erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

3.3.1 Konditionen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52

3.3.2 Zahlungsbedingungen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

So legen Sie eine neue Zahlungsbedingung an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Exkurs: Hierarchie der Zahlungsbedingungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

3.3.3 Lieferbedingungen anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

3.4 Grundlegende Einstellungen im Auftragswesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

3.4.1 Geschäftsvorfälle Verkauf festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57

So prüfen und bearbeiten Sie die Geschäftsvorfälle Verkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.4.2 Anpassen der Druckvorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59

So passen Sie das Layout an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Beispiel: So fügen Sie ein Logo in eine Druckvorlage ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.4.3 So erfassen Sie einen neuen Textbaustein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63

3.4.4 So er fassen Sie eine neue Abschlagforderung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64

3.5 Belege bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.5.1 Angebote erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65

So bereiten Sie ein Angebot vor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

So ordnen Sie die Preisliste zu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

So fügen Sie Ihrem Angebot Artikel hinzu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

So bestimmen Sie Konditionen und Hinweistext des Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

So archivieren und drucken Sie ein Angebot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

3.5.2 Angebote in Auftragsbestätigungen weiterführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

So suchen und finden Sie einen bestehenden Beleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

So führen Sie das Angebot in eine Auftragsbestätigung weiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

So passen Sie Positionen in einem Beleg an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

3.5.3 Auftragsbestätigungen in Lieferscheine und Rechnungen weiterführen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

9

Inhaltsverzeichnis I

3.5.4 Teil- und Schlussrechnungen erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72

So erstellen Sie eine Teilrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

So erstellen Sie eine Schlussrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Exkurs: So erstellen Sie für mehrere Lieferscheine eine Sammelrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

3.5.5 Abschlags- bzw. Anzahlungsrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76

So erstellen Sie eine Abschlagsrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

3.6 Auswertungen der Auftragsverwaltung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4 Das automatische Buchen von Ein- und Ausgangsrechnungen . . .79

4.1 Buchen von digitalen Eingangsrechnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4.1.1 Buchen digitaler Belege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80

Exkurs: Eigenschaften Digitale Belege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

4.1.2 Lösen der Verbindung Buchungssatz-Beleg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82

4.1.3 Dokumente nachträglich mit Buchungssätzen verbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

4.1.4 Buchungsinformationen an Dokumentenverwaltung übergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

So stellen Sie die automatische Übergabe beim Schließen des Buchungsstapels ein . . . . . . . . . 83

So übergeben Sie die Buchungsinformationen aus der Finanzbuchführung in die Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

4.2 Buchen von Ausgangsrechnungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.2.1 Belege an die Finanzbuchführung weitergeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

So geben Sie die Belege an die Finanzbuchführung weiter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.2.2 Belege in der Finanzbuchführung verarbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87

4.3 Kontrolle der Buchungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

4.3.1 So öffnen Sie einen verarbeiteten Buchungsstapel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

4.3.2 So erstellen Sie OPOS-Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90

OPOS-Liste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

OPOS-Konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

5 DATEV Zahlungsverkehr und Buchen elektronischerBankkontoumsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93

5.1 Arbeiten mit DATEV Zahlungsverkehr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

5.1.1 Zahlungsverkehr starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

5.1.2 Bankverbindungen für Electronic Banking einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95

5.1.3 Zahlungen erfassen und an die Bank weiterleiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

5.1.4 Zahlungsaufträge an die Bank übermitteln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

10

InhaltsverzeichnisI

5.2 Buchen elektronischer Bankkontoumsätze . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

5.2.1 Erzeugen von Buchungsvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .97

5.2.2 Bearbeiten von Buchungsvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

So bearbeiten Sie als sicher erkannte Buchungsvorschläge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

So bearbeiten Sie Belege, die zu einem Buchungssatz vervollständigt wurden, aber nicht eindeutig sind. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

So bearbeiten Sie Belege, deren Gegenkonten nicht erkannt wurden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

5.2.3 Erstellen von Lerndateieinträgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

6 Erstellen von Mahnungen und Zahlungsvorschlägen . . . . . . . . .103

6.1 Mahnwesen einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

6.1.1 So geben Sie Mahn- und Kontoauszugstexte ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

6.1.2 So richten Sie das Mahnwesen ein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

6.1.3 So legen Sie ein Konto für „Diverse Kunden“ an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

6.1.4 So passen Sie Stammdaten einzelner Debitoren an . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

6.2 Arbeiten mit Mahnvorschlägen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

6.2.1 So erstellen Sie einen Mahnvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

6.2.2 So bearbeiten Sie einen Mahnvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Mahnvorschlagsliste sortieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Mahnvorschlag überschreiben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Mahnungen löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Mahnstufen ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

Posten sperren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

6.2.3 Mahnungen ausgeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113

6.3 Ablage von Mahnungen in der Dokumentenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

6.4 Mahnzinsen und -gebühren automatisch buchen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

6.5 Der Zahlungsvorschlag in Rechnungswesen pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

6.5.1 Den Zahlungsvorschlag in Mandantendaten einrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

6.5.2 Hinterlegen einer Bank für den Zahlungsvorschlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119

6.5.3 Eingabe der abweichenden Zahlungsstammdaten im Kreditorensatz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

6.5.4 Zahlungsvorschlag erstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

6.5.5 Zahlungsvorschlag ansehen und prüfen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121

6.5.6 Zahlungsvorschlag bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

6.5.7 Zahlungsvorschlag löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

6.5.8 Die Übergabe des Zahlungsvorschlags an das Modul Zahlungsverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

6.5.9 Die Zahlungsbelege im Modul Zahlungsverkehr ausgeben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Sachwortverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

11

Einführung in das ProgrammDATEV Mittelstand Faktura und

Rechnungswesen pro

Dieses Kapitel stellt Ihnen den Aufbau des Programm-pakets DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswe-sen pro sowie den DATEV Arbeitsplatz für Unterneh-men vor.

Außerdem erfahren Sie, wie Sie Kunden- und Lieferan-tendaten aus der Finanzbuchhaltung in DATEV Mittel-stand pro übernehmen und wie Sie die GrunddatenAuftragswesen über Stammdaten - Unternehmen be-arbeiten.

Inhalt

DATEV Mittelstand pro

Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro

Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro

Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro

Stammdaten des Unternehmens bearbeiten

Anwendungen anlegen

Einführung in das Programm DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro1

1.1 DATEV Mittelstand pro

Der Mittelstand ist dank seiner Flexibilität und Innovationsfähigkeit das Rückgratder deutschen Wirtschaft. Für diese Zielgruppe bietet das Programmpaket DATEVMittelstand pro die Basis für effiziente Prozesse und eine erfolgreiche Unterneh-mensführung. Es vereint alle wesentlichen kaufmännischen Funktionen unter ei-ner Oberfläche. Durch Komfortfunktionen, die genau aufeinander abgestimmtsind, werden viele sonst übliche Fehlerquellen beseitigt und der Arbeitsaufwand fürSie als Nutzer zugleich minimiert. Das DATEV Mittelstandspaket wird in unter-schiedlichen Varianten angeboten.

Der vorliegende Band erläutert Ihnen das Arbeiten mit DATEV Mittelstand Fakturaund Rechnungswesen pro. Dieses Programm eignet sich insbesondere für Unter-nehmen, die Ihre Buchhaltung selbst bearbeiten.

Mit der Komponente Rechnungswesen pro können Sie an mehreren Arbeitsplät-zen parallel an der Buchführung arbeiten und dabei alle Komfortfunktionen nut-zen, die in den folgenden Kapiteln beschrieben werden.

1.2 Aufbau von DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro

DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro ist eine integrierte Gesamt-lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie umfasst die Bereiche Auf-tragswesen, Dokumentenablage, Finanzbuchführung und Zahlungsverkehr.

Die zentrale Schaltstelle: DasProgrammfenster DATEV

Mittelstand pro

Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro ist die Zentrale für die kaufmänni-schen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sie erhalten dort Informationen über denaktuellen Stand Ihres Unternehmens, z. B. zur Auftragslage, zum Stand der Forde-rungen und Verbindlichkeiten sowie zum Saldo Ihrer Bankkonten. Zu Ihren Kun-den und Lieferanten finden Sie die Kontaktdaten und alle gespeicherten Doku-mente. Sie können das Programmfenster in DATEV Mittelstand pro nach IhrenWünschen individuell gestalten und DATEV-Anwendungen und weitere Pro-gramme starten.

Das Auftragswesen Mit dem Auftragswesen erstellen Sie alle Ausgangsbelege und pflegen Artikel- undKunden-Stammdaten. Verschiedene Auswertungen zeigen Ihnen z. B. die meistver-kauften Artikel, die Top-Kunden oder die Geschäftsentwicklung – auch in grafischerForm.

12

Einführung in das Programm DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro 1

13

Die digitale Dokumentenablage

Die Belege aus dem Auftragswesen werden automatisch in der Dokumentenablagekunden- und vorgangsbezogen gespeichert. So sehen Sie sofort alle Angebote oderRechnungen, die ein bestimmter Kunde erhalten hat. Außerdem sehen Sie in derFinanzbuchführung zu jedem Buchungssatz den zu Grunde liegenden Beleg. Nebenden Belegen aus dem Auftragswesen können Sie alle in Ihrem Unternehmen anfal-lenden Dokumente ablegen, wie z. B. Eingangsrechnungen, Verträge und Korre-spondenz. Damit haben Sie alle Dokumente immer griffbereit. Darüber hinaus kön-nen Sie die Buchführungsbelege in digitaler Form mit dem Steuerberateraustauschen.

Das RechnungswesenAlle Ausgangsrechnungen werden per Knopfdruck an die Finanzbuchführung über-geben. Mit dem digitalen Belegbuchen in Rechnungswesen pro werden gescannteEingangsbelege automatisch mit dem Buchungssatz verbunden. Damit können z.B. Kostenpositionen in allen Auswertungen der Finanzbuchführung bis zum Belegnachvollzogen werden.

Der ZahlungsverkehrMit dem Zahlungsverkehr holen Sie Ihre Kontoauszüge für alle Ihre Bankkontentermingesteuert ab, dadurch haben Sie immer einen Überblick über den aktuellenVerlauf Ihrer Kontostände. Die abgeholten Bankkontoumsätze werden als Bu-chungsvorschläge in die Finanzbuchführung übernommen, die Sie dort nur nochbestätigen müssen. Mit dem Zahlungsvorschlag in Rechnungswesen pro erledigenSie alle Zahlungen termingerecht und unter Berücksichtigung der Skontofristen.

1.3 Das Programmfenster DATEV Mittelstand pro

Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Funk-tionen, die über das Programmfenster DATEV Mittelstand pro verfügbar sind. Siewerden in den grundlegenden Aufbau von DATEV Mittelstand pro eingewiesenund wie Sie damit arbeiten können.

1.3.1 Aufbau von DATEV Mittelstand pro

DATEV Mittelstand pro ist - wie alle Komponenten in DATEV Mittelstand Fakturaund Rechnungswesen pro - nach folgendem Schema aufgebaut:

links der Navigationsbereich ,

in der Mitte der Arbeitsbereich und

um den Arbeitsbereich herum die Zusatzbereiche .


Für diese drei Bereiche haben Sie folgende Möglichkeiten zur Einstellung:

Bereich ausblendenKlicken Sie auf das Symbol .

Bereich minimierenKlicken Sie auf das Symbol .Der Bereich wird minimiert und als Reiter angezeigt. Sie können ihn wieder auf-klappen, indem Sie mit dem Mauszeiger über den Reiter fahren; fahren Sie mitdem Mauszeiger aus dem aufgeklappten Bereich heraus, minimiert sich das Feldwieder.

Bereich dauerhaft anzeigen (Minimierung aufheben)Lassen Sie sich den Bereich anzeigen und klicken Sie auf das Symbol .

Hinweis: Den DATEV-Standard können Sie über Extras Einstellungen mit Auf Stan-dard-Einstellungen zurücksetzen wiederherstellen.

Der Navigationsbereich

dieNavigationsschaltflächen

Über die Navigationsschaltflächen entscheidenSie, in welchem Aufgabenbereich Sie arbeitenmöchten: Unser Unternehmen, Dokumente,Wissensvermittlung, Service-Anwendungenoder Organisation. Je nach Wahl verändernsich die angezeigten Daten im Arbeitsbereichund in den Zusatzbereichen.

Unter Unser Unternehmen erhalten Sie In-formationen zu Ihrem Unternehmen und zu Ihren Geschäftspartnern, z. B. zur Auf-tragslage, zum Stand der Forderungen, usw.

Mit dem Bereich Dokumente haben Sie einen schnellen Zugriff auf Ihre gespei-cherten Dokumente, die Sie vollständig oder nach verschiedenen Sortierkriterienanzeigen lassen können.

Bei Wissensvermittlung finden Sie die Funktion LEXinform/Informations-Da-tenbank pro und die Lernprogramme. Die Informations-Datenbank pro liefert Ih-nen beispielsweise tagesaktuelle Programminformationen und ergänzt damit dieHilfe im Programm.

Wenn Sie Service-Anwendungen Anwendungen anklicken, gelangen Siezum DATEV-Shop mit seinem Angebot an Produkten und Dienstleistungen. MitServicekontakte haben Sie einen direkten Kontakt zu DATEV, um Fragen an daszuständige Serviceteam zu senden.

Unter Organisation führen Sie administrative Tätigkeiten aus, z. B. Daten si-chern, importieren und exportieren oder neue Programmversionen installieren.

die Übersichtsfunktion Oberhalb der Navigationsschaltflächen befindet sich dieÜbersicht. Hier werden die Ordner und Arbeitsblätterzur aktiven Navigationsschaltfläche angezeigt. Hier fin-den Sie den direkten Zugang zu den wesentlichen An-sichten und Funktionen. Mit einem Doppelklick auf ei-nen Eintrag in der Übersicht können Sie dasentsprechende Arbeitsblatt (die Registerkarte) aktivie-ren.

14


Der Arbeitsbereich

Nachdem Sie im Navigationsbereicheine Wahl der Aufgaben getroffen ha-ben, öffnet sich die entsprechende Datensicht oder Programmfunktion als Register-karte im Arbeitsbereich. Sie können mehrere Arbeitsblätter parallel öffnen und zwi-schen ihnen wechseln.

Listen, die im Arbeitsbereich angezeigt werden, können Sie nach Spalten gruppie-ren, sortieren, die Reihenfolge der Spalten ändern oder ganze Spalten ausblenden.Über die Such- und Filterfunktionen können Sie die Anzahl der Listeneinträge ver-ringern und die Listen damit übersichtlicher gestalten.

So gruppieren Sie Listen1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppierfeld .

2) Klicken Sie auf den Kopf der Spalte, die das Gruppierkriterium angibt und zie-hen Sie diese mit gedrückter Maustaste in das Gruppierfeld, z. B. Ort . AlsErgebnis erhalten Sie die Liste nach dem Kriterium gruppiert.

3) Klicken Sie in der gruppierten Liste auf das Symbol , um die Datensätze anzu-zeigen .

So sortieren Sie Listen1) Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie sor-tieren möchten, um die Spalte aufsteigend zu sortie-ren. Wenn Sie z. B. die Spalte Name anklicken, wirddie Liste der Kunden alphabetisch von A bis Z sortiert.

2) Klicken Sie erneut auf die Spaltenüberschrift, um dieListe absteigend zu sortieren, wie z. B. die Namen vonZ bis A.

15


So stellen Sie dauerhafteine bestimmte

Listenanzeige ein

1) Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Listenüberschrift.

2) Wählen Sie Einstellungen Liste… und legenSie die gewünschte Anzeige fest.

Mit der Funktion Erweiterte Suche reduzierenSie die Einträge einer bestehenden Liste (siehenächster Schritt 1). Es werden nur noch die Ein-träge angezeigt, die mit den gewählten Suchkrite-rien übereinstimmen. Je nach Liste stehen unter-schiedliche Suchkriterien zur Auswahl.

So nutzen Sie dieerweiterte Suche im

Arbeitsbereich

1) Wenn Sie das Kontrollkästchen Erweiterte Suche aktivieren, wird unterden Spaltenüberschriften eine weitere Zeile eingeblendet.

2) Geben Sie in der neu eingeblendeten Zeile ein oder mehrere Suchkriterien ein.

Hinweis: Wenn Sie auf klicken, können Sie aus einem Auswahlmenüden passenden Operanden wählen und anschließend das Suchkri-terium erfassen. Wollen Sie z. B. alle Kunden aus dem PLZ-Bereich3 sehen, klicken Sie auf das unter der Spalte PLZ, wählen denEintrag A+ beginnt mit und erfassen in dem sich öffnenden Erfassungsfelddie 3. In der Liste werden nur die Kunden mit Postleitzahlen von 30000-39999angezeigt.

Die Zusatzbereiche

Die Zusatzbereiche sind um den Arbeitsbereich herum angeordnet. Sie zeigen Ih-nen unter anderem Schnellinfos und Hilfen zum aktiven Arbeitsbereich. Dabeihängt es vom Arbeitsbereich ab, welche Zusatzbereiche zur Verfügung stehen.

Zusatzbereich Schnellinfo Schnellinfos können Sie zum markierten Datensatz im Arbeitsbereich anzeigen.Geöffnet werden die Schnellinfos über .

Um die Schnellinfos einzublenden, gehen Sie wie folgt vor:

1) Doppelklicken Sie in der Übersicht Unser Unternehmen auf den gewünschtenEintrag, z. B. Unternehmensübersicht .

2) Markieren Sie in der Unternehmensübersicht das Unternehmen, für das Sie sichInformationen anzeigen lassen möchten .

16


3) Klicken Sie in der Liste Schnellinfo auf die gewünschte Schnellinfo .

Jede neu gewählte Schnellinfo wird im Zusatzbereich in einer weiteren Register-karte angezeigt. Klicken Sie auf die Registerkarte, deren Informationen Sie sehenmöchten.

Zusatzbereich HilfeDer Zusatzbereich Hilfe zeigt Ihnen die Pro-grammhilfe zum aktuell geöffneten Arbeitsbereichan (hier Unternehmensübersicht). An dieserStelle können Sie über Servicekontakt aucheine Anfrage an DATEV schicken.

Zusatzbereich Kontextbezogene Links

Der Zusatzbereich Kontextbezogene Links zeigt Ihnen Funktionen an, die Sie inIhrer Arbeitssituation unterstützen. Zu einem Kunden werden Ihnen z. B. folgendekontextbezogene Links angezeigt :

IBAN ergänzen

Angebote erstellen

Auftragsbestätigungen erstellen

Lieferscheine erstellen

Rechnungen / Gutschriften erstellen

17


1.3.2 Startseite in DATEV Mittelstand pro

Mit der Startseite in DATEV Mittelstand pro haben Sie einen schnellen Zugang zuallen wichtigen Funktionen in DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesenpro, mit denen Sie wie folgt arbeiten können.

Sie haben bereits ein Unternehmen in DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungs-wesen pro angelegt und die Anwendungen aktiviert, die Sie für dieses Unterneh-men nutzen möchten. Über das Auswahlmenü entscheiden Sie, welches Unternehmen Sie bearbeitenmöchten .

Über die Links (z. B. Angebot erstellen) rufen Sie die entsprechende Funktionauf, mit der Sie arbeiten möchten. Über die Symbole in den jeweiligen BereichenAuftragswesen, Dokumentenablage, Rechnungswesen oder Zahlungsverkehr kön-nen Sie die Anwendungen per Klick starten. Welches Symbol für welche Anwen-dung steht, sehen Sie, wenn Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole stellen. EinKlick auf den Unternehmensnamen öffnet die Unternehmens-Stammdaten. Außer-dem können Sie die Kunden- oder Lieferantenliste öffnen, wenn Sie auf die Sym-bole Kunde bzw. Lieferant doppelklicken.

Mit einem Klick auf das Symbol öffnen Sie die Stammdaten - Unternehmen, dieoft auch als Stammdatendienst bezeichnet werden.

18


1.3.3 Das Register „Aktuelles“

Das Register Aktuelles informiert Sie über die wichtigsten Daten und Zahlen inIhrem Unternehmen. Sie können sich schnell einen Überblick über Top-Kundenund Top-Artikel verschaffen oder Internet-Seiten und LEXinform News einbinden.

Um den Inhalt dieser Seite zu ändern, schließen Sie eines der Fenster über undklicken auf den Link Inhalt einfügen .

1.4 Erstbestückung in DATEV Mittelstand pro

Die Übernahme der Geschäftspartner aus der Finanzbuchführung in DATEV Mittel-stand pro, auch Erstbestückung genannt, ist für die Schnellinfo und für das Arbei-ten mit dem Auftragswesen und der digitalen Dokumentenablage notwendig. Nachder Erstbestückung werden die Debitoren und Kreditoren in DATEV Mittelstand proangezeigt. So sehen Sie beispielsweise in der Schnellinfo alle Dokumente zu einemKunden, der in der Liste markiert ist.

Falls Sie mit der Nutzungskontrolle arbeiten, melden Sie sich als NUKO-Administra-tor an, bevor Sie die Erstbestückung starten. Gehen Sie dann in jedem Fall weiterwie beschrieben vor.

1) Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche Organisation und wählen Sie inder Übersicht Erstbestückung .

2) Doppelklicken Sie auf Zentrale Geschäftspartnerstammdaten, um denAssistenten für die Erstbestückung zu öffnen .

19


3) Bestätigen Sie das erste Dialogfenster Erstbestückung der Geschäftspartner-Stammdaten in DATEV Mittelstand pro mit Weiter.

4) Wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie die Erstbestückung durchführenmöchten und klicken Sie auf Weiter.

5) Wählen Sie über die Schaltknöpfe, wie die Kundennummer belegt wird undbestätigen Sie mit Weiter.

20


6) Legen Sie fest, wie die Lieferantennummern belegt werden und bestätigen Siemit Weiter.

7) Sie erhalten eine Aufstellung der Kunden und Lieferanten und sehen, welcheGeschäftspartner angelegt werden können (Spalte Aktion – Anlegen). PrüfenSie die Liste und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

Hinweis: Sie können die Liste auch über das Symbol

ausgeben. Wenn Sie einzelne Ge-schäftspartner von der Übernahme aus-schließen möchten, klicken Sie auf dasSymbol Anlegen und wählen ver-werfen. Über Verarbeitung könnenSie ganze Bereiche bearbeiten.

21


8) Bestätigen Sie das Dialogfenster mit Weiter.

9) Im folgenden Dialogfenster erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Einstel-lungen und eine vergleichende Übersicht der Debitoren- und Kreditorennum-mern im Rechnungswesen und der Kunden- und Lieferantennummern, die inDATEV Mittelstand pro übernommen werden. Prüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Über-nahme zu starten. Sie erhalten eine Übersicht über alle übernommenen Kun-den- und Lieferantennummern.

10)Klicken Sie auf Beenden, um die Erstbestückung zu verlassen. Sie sehen die Kunden- und Lieferanten-Stammdaten jetzt im Navigationsbe-reich Unser Unternehmen unter Geschäftspartner.

1.5 Stammdaten des Unternehmens bearbeiten

Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick, wie Sie Ihre Stammdatenbearbeiten können, um das Auftragswesen an die Erfordernisse Ihres Unterneh-mens anzupassen.

1) Prüfen Sie, ob Sie das zu bearbeitende Unternehmen geöffnet haben, bzw. wech-seln Sie zu dem gewünschten Unternehmen .

2) Klicken Sie im Register Startseite auf . Das ProgrammfensterStammdaten - Unternehmen wird geöffnet.

3) Doppelklicken Sie in der Übersicht unter Unternehmensdaten Auftrags-wesen auf Grunddaten. Es öffnet sich folgendes Fenster:

22


1.6 Anwendungen anlegen

Sie legen für Ihr Unternehmen die Anwendungen an, die Sie nutzen möchten.Durch den vorhandenen Buchführungsbestand ist die Anwendung Buchführungbereits aktiviert.

1) Klicken Sie in DATEV Mittelstand pro auf die Navigationsschaltfläche UnserUnternehmen und wählen Sie den Eintrag Unternehmensübersicht.

2) Klicken Sie auf den Link Anwendung anlegen ; das entsprechende Dia-logfenster öffnet sich. Wenn Sie weitere DATEV-Programme, z. B. Kostenrech-nung, einsetzen, werden diese ebenfalls zur Auswahl angeboten.

3) Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Anwendungen, die Sie nutzenmöchten. Der Datenpfad wird automatisch übernommen. Gibt es mehrereDatenpfade auf diesem Laufwerk, wählen Sie über das Symbol den ge-wünschten Pfad .

4) Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK. Alle angelegten Anwendungen sehenSie nun in der Schnellinfo Anwendungsübersicht.

23

Ebenfalls im Verlag erschienen.

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Fachprofil Lernbegleitung Fachbuch 49,90 € 978-3-86718-753-4 37,90 € 978-3-86718-750-3

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Fachprofil Lernbegleitung Set (Fachbuch und Arbeitsblätter)

79,90 € 978-3-86718-755-8 59,90 € 978-3-86718-752-7


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