Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft · PDF fileKühn, Carsten Thema: Datenbanken – MS Access Umsetzung eines Wartungsplaners Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht

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Studienarbeit im Rahmen der Vorlesung

Informatik für Facility Management

Herr Prof. Dr. Kosciolovicz

Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung

mit Microsoft Access

(Kurzdokumentation)

vorgelegt von: Martin Sowinski Matrikel-Nr.: 518833 E-Mail: [email protected]

Carsten Kühn Matrikel-Nr: 517674 E-Mail: [email protected]

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Informatik für Facility Management Inhaltsverzeichnis

INHALTSVERZEICHNIS

1 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 5

2 EINFÜHRUNG 7

3 DARSTELLUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES FÜR DIE WARTUNG 8

3.1 DER PROZESS 8

4 DER DATENBANKENTWURF 10

4.1 AUSWERTUNG DES VORGEGEBENEN PROZESSES 104.2 DIE STAMMDATEN 104.2.1 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 10 4.2.2 PERSONEN- UND FIRMENDATEN 11 4.2.3 WARTUNGSKATALOGE 12 4.3 PROZESSDATEN 134.3.1 DIE ANLAGEN 14 4.3.2 DIE WARTUNG 15 4.4 DARSTELLUNG DER BEZIEHUNG 17

5 OBERFLÄCHENGESTALTUNG - ANWENDUNGSSTRUKTUR 18

5.1 MENÜSTRUKTUR UND HAUPTMENÜ 185.2 DAS ASSETTMANAGEMENT 195.3 DAS FLÄCHENMANAGEMENT 215.4 STAMM- UND VORGABEDATEN 245.5 DIE WARTUNG 26

6 BERICHTE – EINE KLEINE AUSWAHL 31


4

6.1 ANLAGENVERWALTUNG 316.2 AUSGABE VON KONTAKTDATEN 326.3 FLÄCHENAUSWERTUNG 336.4 BERICHTE AUS DER WARTUNG 346.4.1 WARTUNGSKARTE EINES WARTUNGSTICKET 34 6.4.2 TERMINÜBERSICHT ZUR WARTUNGSREIHE 35 6.4.3 WARTUNGSKATALOGE 36

7 AUFGABESTELLUNG UND ZUSTÄNDIGKEITEN 37

Informatik für Facility Management 1 Abbildungsverzeichnis

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1 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement ................................. 7Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung........................................................................ 8Abbildung 3 – Tabellenstruktur im Flächenmanagement ................................................. 11Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten ................................................................... 12Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog...................................................................... 13Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition...................................................... 14Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung ........................................................................... 15Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen ............................................ 17Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen................................................................. 18Abbildung 10 - Startseite der Anwendung........................................................................... 19Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement .................................................................. 20Abbildung 12 - Maske Anlagen............................................................................................. 20Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement........................................................ 21Abbildung 14 - Die Maske „Liegenschaften“ ...................................................................... 22Abbildung 15 - Die Maske „Geäude und Ebenen“.............................................................. 22Abbildung 16 - Die Maske „Raum“...................................................................................... 23Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“ ................................................ 24Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten........................................... 25Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen ....................................... 25Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen.................................................... 26Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung ............................................................................ 27Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen ............................................... 27Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den

Wartungsreihen.............................................................................................................. 28Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine.......................................... 29Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben ............................. 30Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung ................................................................. 31Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten............................................................................. 32Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN 277 ............................................................. 33Abbildung 29 - Wartungskarte ............................................................................................. 34Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe ........................................................... 35


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Abbildung 31 - Wartungskataloge........................................................................................ 36

Informatik für Facility Management 2 Einführung

7

2 Einführung

In der vorgelegten Arbeit soll ein Werkzeug erstellt werden, mit dem es möglich ist

Wartungen an Maschinen und Anlagen zu planen und zu dokumentieren. Ein solches

Werkzeug könnte zum Beispiel von der Objektverwaltung einer großen Liegenschaft

oder aber auch von einem technischen Dienstleister eingesetzt werden.

Bei der Prozessbetrachtung, auf die wir in den folgenden Kapiteln noch näher einge-

hen werden, fällt auf, dass wir zwischen Stammdaten und Prozessdaten trennen

müssen. Dies sollte über die einzelnen Masken gewährleistet sein.

In der Praxis sind solche Anwendungen bereits fester Bestandteil von CAFM-

Anwendungen. Durch das am Markt häufig realisierte Outsourcing von technischen

Dienstleistungen wird es für die Betreiber immer wichtiger die Durchführung und Pla-

nung zu dokumentieren. Dies ist dem Zustand geschuldet, dass immer mehr Betrei-

ber von Immobilien nur als Zwischenhändler sowohl für infrastrukturelle, als auch für

technische Services auftreten.

Hier soll das Tool ansetzen und die Betreuung und Unterstützung eines solchen War-

tungsprozesses ermöglichen.

Auftraggeber / Eigentümer

Betreiber

Technischer Dienstleister

Technische Gebäudeausstattung

Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement

Informatik für Facility Management 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung

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3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung

Für die Entwicklung von Software im professionellen Bereich ist es außerordentlich

wichtig den genauen Geschäftsprozess zu erkennen und die Software an genau die-

sen anzupassen. Demzufolge mussten wir bei der Entwicklung unseres Tools einen

Geschäftsprozess annehmen und unsere Software auf ihn abstimmen

3.1 Der Prozess

Der von uns hergeleitete Prozess zur Wartung von Maschinen und Anlagen ist unab-

hängig davon, ob ein Betreiber, Eigentümer oder Dienstleister die Wartung plant.

Anlage oder Maschine soll gewartet werden

Anlegen einer Wartungsreihe

Zuordnen der Wartungstätigkeiten aus einem allgemeinen Wartungskatalog

Anpassen und Abstimmen der Wartungstätigkeiten auf die

spezielle Anlage oder MaschineErstellen der Wartungstermine

Zuordnen der Wartungstätigkeiten zu den

Wartungsterminen

Dokumentation der Durchführung der Wartung auf

den Wartungskarten

Dokumentation des Erledigungsstandes des

Wartungstermins über die Statusangabe

Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung

Wir betrachten in diesem Fall nur die Wartung an sich, dabei werden Teilgebiete, wie

Personalplanung und Vertragswesen nicht berücksichtigt. Wie in Abbildung 2 zu se-

hen ist, ist der Ausgangspunkt für die Wartung die Existenz einer Maschine oder An-

lage. Für dieses Sachgut wird im folgenden die Wartungsdurchführung geplant. Da-

bei wird zuerst eine sogenannte Wartungsreihe angelegt. In der Wartungsreihe wird

die Laufzeit des gesamten Wartungszeitraumes berücksichtigt. Es wird definiert, wel-

che Anlage gewartet werden soll und wer die Wartung durchführt.

Im Anschluss daran werden die Tätigkeiten die innerhalb dieser Wartung durchge-

führt werden sollen definiert. Dabei werden diese aus einem allgemeinen Tätigkei-

tenkatalog der Wartung beigefügt.

Informatik für Facility Management 4 Der Datenbankentwurf

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4 Der Datenbankentwurf

4.1 Auswertung des vorgegebenen Prozesses

Bei der Auswertung des Prozesses muss unterschieden werden zwischen den Da-

ten, die für den Prozess die Ausgangsbasis bilden und den Daten, die aus dem Pro-

zess selbst entstehen. Die Daten, die die Ausgangsbasis stellen nenne ich an dieser

Stelle Stammdaten und die Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen, Prozess-

daten.

4.2 Die Stammdaten

Um die verschiedenen Wartungen im Detail zu charakterisieren sind verschiedene

Attribute notwendig. Hier gibt es eine Überlegung die bereits am Anfang gemacht

werden muss. Sollen die Daten dem User über Listboxen zur Verfügung gestellt wer-

den, oder soll der User die Daten über Textfelder frei eingeben können. Dabei muss

berücksichtigt werden:

Je mehr Daten man über Vorgabelisten zur Verfügung stellt, je höher ist die Datensi-

cherheit, und je höher ist auch der Administrationsaufwand.

Die gesteigerte Datensicherheit veranlasste uns zur Entscheidung die Stammdaten

über Vorgabelisten dem User zur Verfügung zu stellen. Diese Herangehensweise

zieht natürlich eine wesentliche Aufwandssteigerung im Bereich der Datenbank nach

sich, da hier die Stammdaten in der Datenbank organisiert werden müssen.

Zu den Stammdaten zählen in unserem Fall die Flächendaten, die Personen- und

Firmendaten und die Wartungskataloge.

4.2.1 Das Flächenmanagement

Das Flächenmanagement ist an dieser Stelle notwendig, um den Anlagen einen

räumlichen Bezug geben zu können. Dies ist erforderlich, um dem Servicetechniker

vor Ort anzugeben, in welchem Raum sich die Anlage oder Maschine befindet.

Informatik für Facility Management 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur

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5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur

5.1 Menüstruktur und Hauptmenü

Das Hauptmenü gliedert die Anwendung in vier Module. Dabei sind drei statisch auf-

gebaut und liefern die Vorgabedaten für den eigentlichen Kern der Anwendung, die

Wartung. Dennoch ist die Anwendung so aufgebaut, dass sie erweiterbar ist. Sowohl

das Assettmanagement, als auch das Flächenmanagement könnten die Grundlage

H a u p t m e n ü

Assettmanagement

Anlagenverwalten

WartungStamm- und

VorgabedatenFlächenmanagement

Zuständigkeit Anlagen

Anlagen auf Liegenschaften

Liegenschaften und Gebäude verwalten

Raumbuch

Gebäude und Ebenen verwalten

Flächenauswertung nach DIN 277

Firmen- und Per-sonendaten pflegen

Kontakte Dienst-leister drucken

Kontakte Auf-traggeber drucken

DIN 277 Eintragungen pflegen

DIN 276 Kosten-gruppen pflegen

Wartungreihen

Wartungstexte

Wartungstermine

Wartungsreihen mit Tätigkeiten

Wartungskarten

Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen

für weitere Module im Bereich des Facility Managements bilden. Bei der Menüfüh-

rung haben wir darauf geachtet, dass der Nutzer aus den Masken direkt in die Un-

termenüs erster Ebene springen kann, ohne dabei immer wieder das Hauptmenü

aufrufen zu müssen.

Wie in Abbildung 9 zu sehen ist, wurde beim Entwurf der Menüstruktur darauf geach-

tet, dass es eine Gliederung über maximal drei Ebenen gibt. Das erleichtert das Auf-

finden von Masken zur Datenverarbeitung erheblich und macht die Anwendung

übersichtlicher.

Die in Abbildung 10 gezeigte Startseite der Anwendung sollte sehr einfach und über

sichtlich gehalten sein. Dennoch sollte sie sich von den anderen Masken abheben,

damit der Nutzer erkennt, dass er in der höchsten Ebene angekommen ist und zur


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Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement

Abbildung 12 - Maske Anlagen

gruppe aus der DIN 276 definiert. Im Bereich der Daten des Anlagenerstellers wer-

den sämtliche Kontaktdaten angezeigt. Die Referenzen sind nicht änderbar und so-

mit nur auswählbar.


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5.4 Stamm- und Vorgabedaten

Die Gruppe der Stamm- und Vorgabedaten umfasst die drei wichtigen Formulare

„Firmen- und Personendaten“, „DIN 277 – Eintragungen“ und „Kostengruppen“. Die

an dieser Stelle gepflegten Daten werden in anderen Maske über Vorauswahl zur

Abbildung 17 - Untermenü „Stamm- und Vorgabedaten“

weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis gestaltet sich das häufig

so, dass nur Administratoren auf diesen Datenstamm zugreifen dürfen, um zu ge-

währleisten, dass die Daten konsistent bleiben. Wichtig ist jedoch, dass auf diese

Daten auch bei kleineren Anwendungen nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff

hat.

Die Maske „Firmen und Personen“ spiegelt eine hierarchische Struktur wieder, ähn-

lich, wie wir es auch schon im Bereich der Flächendaten vorgefunden haben. Aus

diesem Grund habe wir auch hier wieder auf die gleicher Maskenart gesetzt. Im obe-

ren Bereich findet der Nutzer die Firmendaten und im unteren Bereich werden gleich

alle Mitarbeiter dieser Firma in einer Untermaske angezeigt. Dies ist für den Nutzer

sehr komfortabel, da bestimmte Datenzusammenhänge, wie z.B. im Bereich der


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Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten

Telefonnummern, sehr leicht zusammengeführt werden. Es ist möglich hier gleich in

beiden Bereichen Datensätze anzulegen.

Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen

Informatik für Facility Management 6 Berichte – Eine kleine Auswahl

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6.4 Berichte aus der Wartung

6.4.1 Wartungskarte eines Wartungsticket

Dieser Bericht ermöglicht es, den Bearbeitungsstand eines Wartungstickets zu do-

kumentieren.

Abbildung 29 - Wartungskarte


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6.4.2 Terminübersicht zur Wartungsreihe

Mit Hilfe dieses Berichtes ist es möglich, zu den einzelnen Wartungsreihen die Ter-

mine und den dazugehörigen Status der Wartungsticket in einer Übersicht zu dru-

cken.

Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe


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6.4.3 Wartungskataloge

Den Ausdruck eines Vorgabekataloges ermöglicht der Bericht „Wartungskataloge“.

Abbildung 31 - Wartungskataloge

Informatik für Facility Management 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten

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7 Aufgabestellung und Zuständigkeiten

Gruppenteilnehmer: Sowinski, Martin

Kühn, Carsten

Thema: Datenbanken – MS Access

Umsetzung eines Wartungsplaners

Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht eine zentrale Verwaltung von War-

tungsterminen. Dazu ist es notwendig Anlagendaten, Personal-

und Firmendaten, Wartungskataloge und Raumbuchdaten zu

verwalten.

Ziel soll es sein Wartungstermine aus den Vorgaben des War-

tungskataloges zu generieren und zu den entsprechenden Peri-

oden die zugeschnittenen Wartungskarten automatisch zu gene-

rieren.

Zuständigkeiten: Martin Sowinski

• Datenbankentwurf

• Masken / Formulare

• Berichte

• Dokumentation

Carsten Kühn

• Berichte

• Entwurf Dokumentation

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