Unternehmenspräsentation MODUS Consult AG

Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT

Benno Bender Business Consulting 6. November 2012

Benno Bender Business Consultant Schwerpunkt Prozessanalyse und –optimierung Wirtschaftsinformatiker MODUS Consult AG James-Watt-Straße 6 33334 Gütersloh Phone: +49 5241 9217-287 Fax: +49 5241 9217-400 Mobil: +49 160 96970000 Mail: [email protected] Website: www.modusconsult.de

Referent

MODUS Consult AG

Inhabergeführtes Unternehmen durch die Vorstände Martin Schildmacher, Gerd Elbrächter und Klaus Wagner Gründung: 1995 Umsatz 2011: 25 Mio. € Mitarbeiter: 180 Mitarbeiter Niederlassungen: Gütersloh (Hauptsitz), Erlangen, Bremen, Kassel, Stuttgart Kerngeschäft: Microsoft Dynamics NAV und AX

» TOP Partner von Microsoft Kundenportfolio: Über 1.000 Kunden aus 60 Branchen, seit 2006 auch internationale Projekte

Kunden aus Mittelstand und gehobenem Mittelstand Übergreifende Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung, Kompetenzen Arbeitsvorbereitung, Produktion, Montage, in den Bereichen: Lagerlogistik - aus unterschiedlichsten Branchen

Unternehmen im Wandel

Wettbewerb

Kunden

Lieferanten

Gesetzgeber

Banken

Shareholder

Schnell gewachsene Organisationsstrukturen

Hoher Overhead bei Abläufen

Hohe Prozessintransparenz

Steigende Anforderungen an Koordination und Kommunikation

Ausbaufähige Integration zwischen Abläufen und

IT Systemen

» Leistungsfähigkeit gegenüber dem Wettbewerb steigern!

Unternehmen im Wandel

Studie „LeanOffice 2010“

• 27 Prozent der reinen Arbeitszeit – so schätzen die Unternehmen – beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung.

• Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55 Prozent in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen.

• Durch die Optimierung der Prozesse konnte eine Produktivitätssteigerungen von 9% in der Administration und 15 % in der Produktion binnen 2 Jahren erreicht werden.

27%

55%

Arbeitszeitverschwendung Potenzial durch Prozessmanagement

Was ist Prozessmanagement?

Geschäftsprozess

Analyse

Gestaltung &

Optimierung

Umsetzung

Steuerung &

Messung

Reduzierte Kosten +

Erhöhte Flexibilität +

Erhöhte Effizienz +

Erhöhte Transparenz +

Bessere Qualität +

Anwendungsgebiete

Zielführende IT-Einführungen umsetzen

Prozessanalyse und -optimierung

IT Systemauswahl /-einführung / -update

Umsetzung

Umsetzung durch angepasste und

optimierte Prozesse

Vision

Strategie

Ziele & Kennzahlen

Organisation & Prozesse

Geschäftsführung

Management

Mitarbeiter

Veränderung

Mehr Leistungsstärke durch Organisationsoptimierung

Was ist Prozessmanagement?

» Gute Ideen – Schlechte Umsetzung

Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen

Effizienz & Effektivität

IT-Systeme Prozesse

Mitarbeiter

Schlanke und transparente Prozesse

Klarer Informations- und Kommunikationsfluss

Abbildung der relevanten Prozesse im IT System

Durchführung von Prozessmanagement Erstellung der Prozesslandkarte

Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung

Aktivitäten

Prozessschritte

Schnittstellen

IT Systeme

Anforderungen

Potenziale

Verbesserungsvorschläge

Positive Faktoren

Bestandsaufnahme

OMEGA-Methode Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse

Grundbausteine

Prozessaufnahme

Strukturierte Interviews

Dokumentensichtung

Sichtung der IT Systeme

Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung

Ein Beispiel der OMEGA Methode

» Wer macht was wann wie und warum?

Durchführung von Prozessmanagement Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse

Symptome

Ursachen

1. Ursachen identifizieren

2. Ursachen beheben (Maßnahmenkatalog)

3. Symptome eliminieren

Aufnahme der Ist-Prozesse

Identifizierung der Potenziale

Potenziale heben und Werte bewahren

Durchführung von Prozessmanagement Vorgehen und Mehrwerte

OMEGA Methode

Aufnahme der Ist-Prozesse

Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse

Definition von Soll-Prozessen

Umsetzung + Kennzahlensystem

Steigerung der Produktivität

Prozesskostensenkung

Reduzierung der Durchlaufzeit

Verschlankung der

Organisationsstrukturen

Erhöhung der Prozessqualität

und -transparenz

» Mittel- und langfristige Mehrwerte schaffen

Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt

Lückenlose Betrachtung der

Prozesse und Schnittstellen

Aufnahme von Potenzialen

Analyse von Ursachen und

Wirkungen

Erarbeitung eines Maßnahmen-

katalogs

Vertrieb

AV Einkauf

Problemstellung: Reibungsverluste und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren


Vertrieb

AV Einkauf

Zu späte Artikelbestellung beim Lieferanten

Keine Einkaufsoptimierung

Unnötiger Overhead

- Keine Basis für Planung

Fehlende Termintreue

Unnötiger Overhead

-

Langwierige Reaktionszeiten bei Anfragen

Unsichere / suboptimale Termintreue

Unnötiger Overhead

-

» Die Produktionsdurchlaufzeiten werden nicht eingehalten

Vertrieb


Vertrieb

AV Einkauf

Rechtzeitige Artikelbestellung beim Lieferanten

Mehr Einkaufsoptimierung

Weniger Overhead

+ Robustere Planung

Höhere interne Termintreue

Weniger Overhead

+

Schnellere Reaktionszeit bei Anfragen

Höhere Termintreue gegenüber Kunden

Weniger Overhead

+

» Klare Regelung des Umgangs mit den Produktionsdurchlaufzeiten

Vertrieb

8 Tipps für ein gutes Prozessmanagement

Tipp 1: Klare Ziele und Verantwortungen definieren

Tipp 2: Prozessmanagement an der Unternehmensstrategie orientieren

Tipp 3: Heutige Abläufe kritisch hinterfragen

Tipp 4: Wer macht was wann wie und warum?

Tipp 5: Mitarbeiter, Prozesse und IT-Systeme aufeinander abstimmen

Tipp 6: Prozesse messbar machen

Tipp 7: Ursachen erkennen und beheben

Tipp 8: Mitarbeiter involvieren und motivieren

Kommunikations-förderung

IST-Prozessanalyse

SOLL-Prozesskonzeption

Prozessuale und funktionale

Umsetzung

Konzept für ein erfolgreiches Prozessmanagement im Unternehmen

Organisatorische Anforderungen

Funktionale Anforderungen

Nachhaltiger Erfolg


Sicherstellung des Projekterfolgs

+

Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen

+

Optimierte Prozesse und motivierte Mitarbeiter

+

Steigerung der Leistungsfähigkeit

+


Anhang

Beispiel aus einem Kundenprojekt Ausschnitt aus einem optimierten Vertriebsprozess

Vertrieb

Der Vertrieb wählt im ERP System den

passenden Basisartikel in Bezug zur

Kundenanfrage aus und passt die

entsprechenden Sachmerkmale (Material,

Bearbeitungsdauern, etc.) an.

Aus den Kalkulationsdaten werden die

Einstandspreise und Verkaufspreise in das

Angebot übernommen.

Preisanfragen an den Lieferanten werden in die

Kalkulation übernommen. Der Einkauf erhält über

das System eine entsprechende Aufgabe.

Angebot / Kalkulation

erstellen

ERP

Rückmeldung

Preisnachfrage

Vertrieb

Das erstellte Angebot wird per Mail oder per Fax

an den Kunden versendet.

Die erzeugten Belege und die Kalkulation werden

im ERP System mit Referenz ins

Dokumentmanagement (DMS) archiviert.

Angebot

versenden

ERP /

DMS

Einkauf Kunde

Angebot

Angebot

Basis-

artikel

Archivier-

ung

Belege +

Kalkulation

StücklisteArbeitsplan

Konfig-

urierter

Artikel

Preis-

anfrage mit

Bezug zum

Angebot

Preis-

anfrage mit

Bezug zum

Angebot

Vertrieb

Der Vertrieb prüft im ERP System die

Materialverfügbarkeit, die Lagerbestände und die

geplanten Zugänge. Anhand vom PPS System

besteht die Möglichkeit, die Kapazitäten zu

betrachten. Das Resultat ist der früheste

Liefertermin, wenn der Kunde heute bestellen

würde.

Groben Liefertermin

ermitteln

ERP

PPSKapazitä-

ten

Material-

verfügbar-

keit

Grober

Liefer-

termin

Anfrage

erfassen

Auftrags-

eingabe

Abbildung der n-stufigen Stücklisten im

ERP System. Auf deren Basis erfolgt

eine systemgestützte Kalkulation.

Der Vertrieb richtet keine Anfragen

mehr an den Lieferanten. Diese werden

nun zentral vom Einkauf delegiert.

Durch Verwendung eines Basisartikels

ist die manuelle Erstellung eines neuen

Artikels nicht mehr notwendig.

Verwendung von systemgestützten

Aussagen bzgl. des Liefertermins

anstatt groben

Produktionsdurchlaufzeiten, die auf

einem Bauchgefühl basieren.

Ablage der Dokumente zentral im ERP /

DMS System.

à Reduzierung des Papieraufkommens

à Direkter Zugriff auf die notwendigen

Belege aus dem führenden ERP

System heraus.

Bessere Aussagekraft gegenüber dem

Kunden.

Bessere Einplanung für nachgelagerte

Schritte.

Beispiel aus einem Kundenprojekt Zusammenfassung der Potenziale aus den IST-Prozessen zu Potenzialgruppen

Aufnahme von IST-Prozessen und Ausarbeitung von 146 Potenzialen

Systemfunktionalität; 44 Potenziale

Integration zwischen Prozessen und IT;

16 Potenziale

Abgrenzung der Tätigkeitsfelder;

12 Potenziale

Überflüssige / redundante Tätigkeiten;

18 Potenziale

Prozessdefinition; 32 Potenziale

Termineinhaltung; 12 Potenziale

Informationsqualität; 12 Potenziale

Systemfunktionalität

Integration zwischen Prozessen und IT

Abgrenzung der Tätigkeitsfelder

Überflüssige / redundante Tätigkeiten

Prozessdefinition

Termineinhaltung

Informationsqualität

Beispiel aus einem Kundenprojekt Ergebnis der Ursachen-Wirkungs-Analyse

-0,20

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

-0,20 0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20

Systemfunktionalität

Integration zwischen Prozessen und IT

Abgrenzung der Tätigkeitsfelder

Überflüssige / redundante Tätigkeiten

Prozessdefinition

Termineinhaltung

Informationsqualität

Ursachen

Symptome

Passivsumme

Unterscheidung zwischen Ursachen und Symptomen Akt

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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