Verwaltungskosten in deutschen Unternehmen (2014)

Entwicklung ausgewhlter

Kenngren

Prof. Dr. Axel Wullenkordunter Mitarbeit von Magomed Junusov

Excellence in Accounting and Administration

ber den Verfasser

Prof. Dr. Axel Wullenkord

Prof. Dr. Axel Wullenkord lehrt Betriebswirtschaftslehre, insbesondere Bilanzierung und Controlling an der Business and Information Technology School (Bits), einer staatlich anerkannten Privathochschule in Iserlohn. Zuvor war er in unterschiedlichen kaufmnnischen Fhrungspositionen ttig, zuletzt als Vorsitzender der Geschftsfhrung einer Tochtergesellschaft der Metallgesellschaft AG. Gleichzeitig ist er Geschftsfhrender Gesellschafter der AdminiStraight GmbH und Leiter des AdminiStraight Instituts fr Finanz- und Rechnungswesen. Prof. Dr. Wullenkord beschftigt sich seit vielen Jahren mit Fragestellungen, die sich mit Verbesserungen und Effizienzsteigerungen des kaufmnnischen Bereiches auseinandersetzen.

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Inhalt

1. Einleitung

2. Zusammenfassung der Studienergebnisse

3. Design der Studie

3.1 Untersuchungsmethodik und Stichprobe

3.2 Definition Verwaltungskosten

4. Zentrale Ergebnisse der Studie

4.1 Entwicklung der Verwaltungskosten

4.2 Branchenspezifische Erkenntnisse

4.3 Unternehmensspezifische Erkenntnisse

5. Mgliche Erklrungsmuster und Handlungsbedarf

5.1 Mgliche Erklrungsmuster

5.2 Handlungsbedarf

6. Anhang

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1.Einleitung

Verwaltungskosten zunehmend im Fokus

Auf der Suche nach Rationalisierungspotenzialen haben viele Unternehmen endgltig den kaufmnnischen Bereich bzw. die Verwaltung entdeckt. In nahezu jedem Kostensenkungs-programm nimmt die Reduzierung der Verwaltungskosten einen prominenten Platz ein.

Trotz aller Unterschiede zwischen den als verstaubt geltenden ffentlichen Verwaltungen und den als im Vergleich effizient geltenden Unternehmen der freien Wirtschaft haben Konzernzentralen mit Behrden offensichtlich doch einiges gemeinsam, wie das Handels-blatt vermutet.1

Folgende zufllig ausgewhlte Beispiele unterstreichen das: Obwohl Evonik sich in den vergangenen Jahren von zahlreichen Tochtergesellschaften

und auch Geschftsaktivitten getrennt hat, seien die Verwaltungskosten in den vergan-genen 5 Jahren nicht etwa gesunken, sondern sogar um 26 Prozent gestiegen, wie der Vorstandsvorsitzende Klaus Engel in einem Schreiben an die Mitarbeiter feststellt. Ent-sprechend plant Evonik, bis Ende 2016 in der Administration weltweit mindestens 250 Millionen Euro einzusparen.2

Die Deutsche Telekom hat Krzungen in der Verwaltung in Hhe von rund drei Milliar-den Euro bis 2018 geplant.3 Die Initiative ist Teil eines neuen Programms mit dem Namen BEST (Build an Efficient and Smart Telekom).

Auch der Beton- und Zementhersteller Dyckerhoff hat im Januar 2014 angekndigt, mehr als 10% der Stellen in der Wiesbadener Hauptverwaltung abzubauen.4

ThyssenKrupp plant den Abbau von weltweit 3.000 Arbeitspltzen in der Verwaltung - zustzlich zum bereits angekndigten Abbau von 2.000 Stellen im europischen Stahl-geschft.5

Auch wenn im kaufmnnischen Bereich der meisten Unternehmen tatschlich nicht unerheb-liche Reserven liegen, so kann eine zu einseitige Kostenorientierung zu erheblichen Proble-men fhren.

Unternehmen, die einseitig nur auf den Abbau von Personal im Verwaltungsbereich abzielen, laufen Gefahr, diese Einsparungen mit Qualittseinbuen zu bezahlen. Je mehr Personal ab-gebaut wird, desto weniger Zeit bleibt fr Kontrollen, Liquiditts- und Working-Capital-Ma-nagement sowie fr sonstige Analysen. Eine zielfhrende Beurteilung des kaufmnnischen Bereiches gelingt nur, wenn die Relation von Kosten und Qualitt stimmt.

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2.Zusammen-fassung der Studien-ergebnisse

Im Untersuchungszeitraum (2004 bis 2014) konnten die Verwaltungskosten im Durch-schnitt lediglich von rd. 6,2% auf rd. 5,9% der Umsatzerlse reduziert werden. Die Un-terschiede zwischen einzelnen Unternehmen sind hierbei erheblich.

Den meisten Unternehmen ist es nicht gelungen, die Verwaltungskosten, hnlich wie die Herstellungskosten, flexibel an vernderte Beschftigungslagen anzupassen.

Nicht unerwartet unterscheiden sich die Verwaltungskostenquoten von Branche zu Bran-che. Die Werte schwanken aber immerhin zwischen rd. 8,8% in der Technologiebranche und rd. 3,3% im Einzelhandel.

Auch innerhalb einzelner Branchen unterscheiden sich die Verwaltungskosten mitunter recht deutlich. Besonders deutliche Unterschiede zwischen Leadern und Laggern existieren bei den Industrieunternehmen und in der Chemieindustrie, was auf ein erheb-liches Kostensenkungspotenzial hindeutet.

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3.Design der Studie

3.1Untersuchungs-methodik und Stichprobe

Wir fhren diese Studie nach 2004 und 2010 nunmehr zum dritten Mal durch. In den ersten beiden Studien wurden insgesamt 54 deutsche Aktiengesellschaften analysiert, die im Un-tersuchungszeitraum ihre Jahresabschlsse nach IFRS und ihre Gewinn- und Verlustrech-nung nach dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt haben. Die aktuelle Studie umfasst nur noch 49 Unternehmen, da fnf Unternehmen in der damaligen Struktur, bedingt durch ber-nahmen, Verschmelzungen und Insolvenzen nicht mehr existieren. Um den generellen Trend nicht zu verflschen, haben wir darauf verzichtet, neue Unternehmen in die Studie aufzuneh-men. Die Untersuchung wurde weiterhin ausschlielich anhand der verffentlichten Jahresab-schlsse vorgenommen. Da sich der verffentlichte Jahresabschluss aus vielen Grnden ei-ner tiefergehenden Analyse entzieht, wurde von vornherein nicht versucht, mgliche Bereini-gungen vorzunehmen, da eine solche aus der Perspektive eines externen Analysten zwangs-lufig nicht vollstndig und einheitlich vorgenommen werden kann. Die folgende Abbildung zeigt die Zusammensetzung der Stichprobe. Dabei wird deutlich, dass nicht ausschlielich auf die groen Dax-Unternehmen abgestellt wurde, sondern ein vergleichsweise breiter Mix an Unternehmen analysiert wurde.

Abbildung 1: Zusammensetzung der

Stichprobe

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Der Terminus Verwaltungskosten wird aus dem Rechnungswesen abgeleitet. In einer Er-gebnisrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren werden die nicht der Herstellung und dem Vertrieb zuzurechnenden Kosten unter dem Posten allgemeine Verwaltungskosten bzw. administrative expenses ausgewiesen. Gem IFRS fallen hierunter im Wesentlichen die Abschreibungen auf Gegenstnde des Anlagevermgens, die der Verwaltung dienen (z.B. EDV-Anlagen und Verwaltungsgebude), Gehlter fr Angestellte des Verwaltungsbereiches und des Managements, Post- und Telefongebhren, Rechts- und Beratungskosten sowie nichtfertigungsbezogene Lizenzen und sonstige Gebhren.Funktional handelt es sich beim Verwaltungsbereich in der Regel um die Bereiche Rech-nungs-, Finanz- und Personalwesen sowie IT und allgemeine Verwaltung.

3.2Definition Verwaltungskosten

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Betrachtet man die Entwicklung der durchschnittlichen Verwaltungskostenquote (als Rela-tion von Verwaltungskosten zu Umsatzerlsen) so zeigen sich insgesamt drei auffllige As-pekte:Erstens ist der Wert ber alle Unternehmen zwischen 2004 und 2014 nur relativ moderat von rd. 6,2% der Umsatzerlse auf rd. 5,9% gesunken. Diese Reduzierung verteilt sich keinesfalls gleichmig ber die Unternehmen der Stichprobe. Viele Unternehmen konnten diesbezg-lich deutliche Verbesserungen erzielen, wohingegen sich andere Unternehmen teilweise so-gar erheblich verschlechtert haben.Zweitens konnte der Wert in den Jahren 2007 und 2011 auf unter 5,6% reduziert werden, was zumindest im Ansatz ein erhebliches Kostensenkungspotenzial anzeigt.Drittens besttigt sich die geringe Flexibilitt bzw. Variabilitt der Verwaltungskosten. Die-ses zeigt sich insbesondere durch den starken Anstieg der Verwaltungskostenquote in der Fi-nanz- und Wirtschaftskrise 2008/2009, als es den meisten Unternehmen offensichtlich nicht gelungen ist, die Verwaltungskosten flexibel an die geringe Beschftigung bzw. die geringe-ren Umsatzerlse anzupassen.

4.ZentraleErgebnisse der Studie

4.1Entwicklung der Verwaltungskosten

5,0%

5,2%

5,4%

5,6%

5,8%

6,0%

6,2%

6,4%

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

VK/U

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Abbildung 2: Durchschnittliche Entwicklung der Verwaltungs-

kosten in Deutschland(ber alle Unternehmen)

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Dazu passt auch ein Vergleich der Entwicklung von Verwaltungs- und Herstellungskosten. Whrend die Verwaltungskostenquote zunchst bis 2007 sehr deutlich, um rd. 8 Indexpunk-te, reduziert wurde, konnten Herstellungskosten im gleichen Zeitraum nur um rd. 3 Index-punkte gesenkt werden. Der Vergleich verdeutlicht zudem, dass die Herstellungskostenquo-te deutlich geringeren Schwankungen unterliegt und insbesondere in Zeiten von Beschfti-gungsrckgngen deutlich flexibler angepasst werden konnte, als die Verwaltungskosten. Es steht zu vermuten, dass die Herstellungskosten seit langem deutlich strker im Manage-mentfokus stehen und hier bereits zahlreiche Projekte zur Optimierung und Erhhung der Fle-xibilitt durchgefhrt und wirksam geworden sind.

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2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Abbildung 3: Entwicklung der Verwaltungs- und Herstel-

lungskosten deutscher Aktien-gesellschaften

Inde

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Inde

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HK/UE VK/UE

Eine Beurteilung des kaufmnnischen Bereiches ausschlielich anhand der Kosten greift gleichwohl zu kurz. Verfolgt ei