Von der Theorie in die Praxis die DIN EN 82079-1 im ... Struktur von Informationstypen ... Strategisches Management - Akzeptanz für die Norm ... der benötigten Information

Von der Theorie in die Praxis –

die DIN EN 82079-1 im Redaktions-

alltag richtig umsetzen

Roland Schmeling / SCHMELING + CONSULTANTS

Stephan Schneider / SEW-EURODRIVE

tekom-Jahrestagung 2014

ICS Stuttgart, 11. – 13. November 2014

(c) 2014, Schmeling + Consultants GmbH 1

Das erwartet Sie bei uns:

• Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1

• Strategie und Konzeption

• Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team

• Literaturhinweise


DIN EN 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen

Status • Deutsche Übersetzung (DIN, Juni 2013)

• Basis: IEC 82079-1:2012-08 (ISO und IEC)

• Zusätzlich Europäische Norm (EN)

• Wichtigste Norm für Anleitungen

Stand • Juni 2013

Vorgänger • DIN EN 62079:2001 – Frist bis 12.09.2015

Scope • Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von

Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage

Inhalt • Begriffsdefinitionen

• Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen

• Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen

• Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen

• Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen

• Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren,

Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern

• Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf

Übereinstimmung mit der Norm

• Informativ: Erstellungsprozess

• Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische

Methoden)

Ausblick • Weitere Teile einer Normenreihe möglich

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Gliederung der DIN EN 82079-1

Vorwort

1. Anwendungsbereich

2. Normative Verweisungen

3. Begriffe

4. Prinzipien

5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen

6. Gestaltung von

Gebrauchsanleitungen

7. Bewertung der Konformität mit

diesem Teil der Normenreihe

82079

Anhang A (normativ) Bewertung

der Gebrauchsanleitung

Anhang B (informativ) Checkliste

für Konformität und Kommentare

Anhang C (informativ) Checkliste

für die Effektivität der

Kommunikation

Anhang D (informativ) Planung

der Erstellung von


Anhang E (informativ)

Empirische Methoden zur

Unterstützung der Erstellung von


Literaturhinweise

Inhalt und Anhänge

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IEC 82079-1: Bedeutung

Normen generell

Erstellung durch privatrechtliche Organisationen „Interessierte Kreise“

Normen sollen den Stand der Technik wiederspiegeln

Anwendung freiwillig, aber:

Rechtsprechung: Regeln der Technik Produkthaftungsrecht: Mindeststandards

Produktsicherheitsrecht: Teilweise zur Umsetzung von Gesetzen

IEC 82079-1

EU: Ohne Auftrag der Kommission, daher keine harmonisierte Norm, keine generelle Zuordnung zu einer Richtlinie des „Neuen Konzepts“

• siehe www.newapproach.org

Deutschland: Vorgänger DIN EN 62079 hatte Vermutungswirkung hinsichtlich des GPSG für allgemeine Produkte (bisher durch AtAV, jetzt AfPS; künftige Regelung noch unklar)

International wachsende Aufmerksamkeit und Mitwirkung Normungsorganisationen und –gremien, Verbraucherverbände,

COPOLCO (http://www.iso.org/iso/copolco)

IEC: horizontale Norm zum Aspekt: „Anleitung“ (ISO: ähnliche Regelung) Deutliche Empfehlung für vertikale (produktbezogene) Normen

Gilt immer dann, wenn vertikale Norm keine abweichende Regelung hat

ISO: horizontale Bedeutung (ähnlich wie IEC) Gemeinsame Arbeitsgruppe mit IEC; Beginn einer Normenreihe: offen für weitere Teile

Fazit: Mit einer wachsenden internationalen Bedeutung der IEC 82079-1ist zu rechnen

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http://www.newapproach.org/

http://www.iso.org/iso/copolco

http://www.iso.org/iso/copolco

tekom Frühjahrsumfrage 2013

Über 80 % orientieren sich an der IEC 82079-1 oder planen dies

Keine Beachtung der Norm bei:

16–20 % der Industrie- und Dienstleistungsunternehmen

64,4 % der Softwareunternehmen

Evtl. ISO IEC IEEE 26514 und weitere Standards dieser Reihe

bekannt

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Die IEC 82079-1 ist nicht perfekt

Sicherheitsaspekte klarer und

konsistenter, z. B. Zusammenhang von

Risikobeurteilung

Kompetenzen der Prozessbeteiligten

differenzierter (Rollendefinitionen)

Nutzung elektronischer Medien

Empirische Methoden zur

Informationsqualität und zur

Zielgruppenanalyse

Qualitätssicherung

International konforme Anleitungen

Klarere Formulierung von

Qualitätskriterien und einer

Qualitätsmetrik

Erstellungsprozess (bisher nur informativ

und exemplarisch

im Anhang D)

Scope und Titel der Norm

Gliederung, Verständlichkeit und

begriffliche Klarheit und Konsistenz der

Norm verbessern

Ggf. Ermöglichen weiterer Teile

User Feedback

Integration von Komponenten

speziell: Anlagenbau

Abstimmung mit ISO IEC IEEE 26514

über Software-Dokumentation, u.a.

begrifflich

Struktur von Informationstypen

Inhalt und Struktur von typischen

Informationsprodukten

Themen der nächsten Revision der IEC 82079-1: der Review Report*

* 3/1177/RR

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Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl

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6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen

Strategisches Management

- Akzeptanz für die Norm

- Prinzipien verankern

- Nutzen für das Unternehmen herausarbeiten

- Ressourcen für Prozessgestaltung und Konzeption einfordern

(Redaktionsleitfaden, Zielgruppenanalyse, …) – nicht als U-

Boot

1. Prinzipien

• Anleitung ist Teil des Produkts

• Zielgruppenorientierung

• Verfügbarkeit

• Berücksichtigung von Minderheiten

2. Anforderungen an den Inhalt

3. Anforderungen an die Gestaltung

• Gestaltung von Warnhinweisen, Signalwörter

• Empfohlene Mindestschriftgrößen

• Funktionale Textstruktur/Formulierung

• Farbeinsatz

• Konsistente Terminologie

• Landessprache

• Elektronische Medien

• Dokument-ID, Datum, Revisionsstand

• Energieverbrauch

• Informationen zur Entsorgung

• Inhalte von Sicherheitshinweisen

• Veränderung des Produkts

• Im Management als Argumentation nutzen und mit den Unternehmenszielen verbinden

• Konsequenzen für Konzept und Prozesse ableiten und umsetzen

• Im Team verankern und schulen

• In der Konzeption berücksichtigen

• Berücksichtigen in:

• Konzept

• Qualitätssicherung

• Tool-Implementierung

• Schulung

• In der Konzeption berücksichtigen


• Konzept

• Recherche


• Tool-Implementierung (z. B. Datenübernahme)

• Schulung

Anforderungen der EN 82079-1 – eine sortierte Auswahl

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6 Arten von Anforderungen und der praktische Umgang mit ihnen

Strategisches Management

- Akzeptanz für die Norm

- Prinzipien verankern

- Nutzen für das Unternehmen herausarbeiten

- Ressourcen für Prozessgestaltung und Konzeption einfordern

(Redaktionsleitfaden, Zielgruppenanalyse, …) – nicht als U-

Boot

4. Konzeptanforderungen

• Redaktionsleitfaden

• Zielgruppenanalyse

• Methodisch-funktionale Standardisierung

5. Prozessanforderungen

• Risikobeurteilung

• Qualitätssicherung: Lektorat, Prüfung von Übersetzungen

• Berücksichtigung produktspezifischer Standards: setzt Normenrecherche voraus

• Regeln für die Konformitätsprüfung

• Empirische Prüfung

6. Anforderungen an die personellen Ressourcen

• Kompetenz von verantwortlichem Personal, Autoren, Übersetzern, Lektoren, Grafikern, …

• Anforderungen bei der Definition der Rollen und Kompetenzen berücksichtigen

• Rollen mit den Prozessen verbinden

• Weiterbildung fördern

• Rollen und Kompetenzen definieren


• Konzept



• Schulung

• Prozesse definieren


• Konzept



• Schulung

Wichtige Prinzipien der EN 82079-1

1. Zielgruppen berücksichtigen

2. Anleitung als Teil des Produkts betrachten

3. Verfügbarkeit gewährleisten

4. Sicherheit gewährleisten

5. Sprache des Verwenders bereitstellen

6. Medien optimal einsetzen

7. Konformität gewährleisten

8. Konsistenz gewährleisten

9. Inhalte deduktiv präsentieren

10. Kürze und Einfachheit berücksichtigen

11. Redaktionsprozess professionell organisieren

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Zielgruppenanalyse

Im Unternehmen vorhandenes Wissen nutzen und strukturiert darstellen

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Zielgruppenanalyse

Aufgaben und Verantwortung

Statistische Daten

Voraussetzbare Sprach- und Lesekompetenz

Physische Voraussetzungen

Arbeitsumgebung und Informationszugriff

Technische Kompetenz

Verfahren

Mechanisch, elektrisch, elektronisch, hydraulisch, ...

Software

Produktspezifische Kompetenz

Schulungsinhalte

Produktbeobachtung

Tätigkeitsanalyse

Dimensionen für die Zielgruppenbeschreibung (Investitionsgüter)

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Fragen

• Beschreibung: Welches sind

die wesentlichen

Eigenschaften?

• Märkte: Gibt es wesentliche

Besonderheiten in bestimmten

Märkten?

• Welche Konsequenzen

ergeben sich für die

Informationsentwicklung?

Inhaltliche Konsistenz

Betriebs-anleitung

Schulung

Service

Montage

Vertrag Validierung

Katalog

Internet

Flyer

Widerspruchsfreiheit der Informationskanäle

Organisation der

Widerspruchsfreiheit

Inhalt

Technische Daten

Terminologie

Warnhinweise

Ersatzteilwesen

Wartungsfristen

…

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DIN EN 82079-1: Funktionale Formulierung

Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts

6.1.3 Struktur

Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der

Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche

Textfunktionen sind zum Beispiel:

• Thema (Überschrift);

• Beschreibung;

• Ziel;

• Voraussetzung;

• Zustand;

• Handlung;

• Ergebnis;

• Warnung;

• Aufforderung und Erinnerung;

• Beispiel;

• Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle).

Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen.

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Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden

Feststellen, dass die Tür offen ist.

NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat.

NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.

NN auffordern, die Tür zu schließen.

NN auffordern, zu gehen.

NN einladen, hereinzukommen.

Im Funktionsdesign:

Festlegen der benötigten Sprechakte

Zielangabe, Handlungsaufforderung, Bedingung, Voraussetzung, Tipp, Beispiel, Risiko, Thema, Orientierung, Resultat, Aufbau, Funktionsweise, Bedienelement-Funktion, …

Definition der entsprechenden schreibtechnischen Regeln in einem Redaktionsleitfaden nach einheitlichem Beschreibungsmuster

Maßgabe: Hohe Informationsqualität und Konsistenz

Darauf aufbauend: Schulung, Qualitätssicherung, Tool-Konfiguration, …

„Die Tür ist offen.“

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Redaktionsleitfaden in 5 Bereichen – EN 82079-1, 6.1.2*

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QM und Kommunikation

• Qualitätsziele und Leitsätze

• Zielgruppen (Nutzer und Interessierte)

• Organisation

• Rollen, Verantwortung, Befugnisse

• Neue Mitarbeiter/innen

• Lenkung der Dokumente

• Kontinuierliche Verbesserung

• Kommunikation und Schnittstellen

Prozesse

• Management-Prozesse

• Weiterbildung

• Interne Projekte

• Stützprozesse

• Terminologiemanagement

• Administration

• Hauptprozesse:

• Planung und Recherche

• Risikobeurteilung

• Erstellung

• Beschaffung

• Review

• Lektorat

• Freigabe

• Übersetzung

• Produktion und Bereitstellung

• Archivierung

Redaktion

• Formulierungs-, Stil und Schreibregeln

• Sicherheitsbezogene Informationen

• Informationsprodukte

• Medien und Orientierungshilfen

• Modulbildende und integrierte Sequenzmuster

• Funktionale Einheiten und funktionale Visualisierungen

• Auszeichnungs- und Bildelemente

• Indexierungsregeln

• Verweisregeln

• Terminologie

• Grafikerstellung

• (CI und Gestaltung)

Arbeitsmittel

• Tools

Material

• Prozessunterstützende Checklisten

• Lektoratschecklisten

• Formulare

* Lt EN 82079-1, 6.1.2:

• Schreibstil und Formulierung

• Terminologische Konsistenz

• Layout und Typographie

Die geforderten Eigenschaften

Ein Redaktionsleitfaden ist einfach zu

handhaben und somit effektiv und effizient,

wenn er sich an folgenden Prinzipien orientiert:

Die Leitung unterstützt und lebt die Steuerung

der Dokumentation mit dem Werkzeug RLF.

Es gibt einen anerkannten Verantwortlichen für

den RLF, der hinreichend geschult ist und der

Pflege des Leitfadens eine hinreichend große

Bedeutung beimisst.

Der Redaktionsleitfaden "lebt": Neue geeignete

Hilfsmittel und Checklisten werden nicht von

Hand zu Hand weitergereicht und lokal verwaltet,

sondern in den RLF eingebunden.

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Die geforderten Eigenschaften

Struktur und Begrifflichkeit des RLF orientiert sich an den Unternehmensprozessen und ist stabil.

Die Informationen im RLF werden von der Redaktion benötigt und berücksichtigt.

Die Informationen sind konkret und beispielorientiert

Die Information kann mit dem RLF gepflegt werden (andernfalls auslagern und vom RLF verweisen)

Navigationselemente erleichtern das Auffinden der benötigten Information.

Das Medium muss do gewählt werden, dass die Redaktion einen schnellen Zugriff auf alle Inhalte hat. Optimal: zentral verwalteter elektronischer RLF, beispielsweise als PDF oder HTML.

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IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 1 (2)

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Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.

IEC 82079-1: Erstellen von Anleitungen nach Anhang D, 2 (2)

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Prüfen Sie, was regelmäßige Aufgaben sind, und welche nur von Zeit zu Zeit durchgeführt werden.

Zu g) Qualitätsüberprüfungen

Geplant

Gemäß den Anforderungen

Siehe a) Analyse

Gemäß dem Redaktionsleitfaden

Siehe b) Konzept

Durch ausgebildete oder geschulte Personen, oder Personen mit

mindestens 5 Jahren Erfahrung

Redigieren, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden – intention

of no failure should be aimed for*

* In der deutschen Übersetzung steht (leider): “Es sollte die Absicht angestrebt werden, nicht zu versagen.”

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Zu h) Qualitätssicherung*

Empirische Evaluation (Anwendertests)

Mit dem “ganzen” Produkt: einschließlich Anleitung

Siehe Anhang E

Gefundene Fehler und Verbesserungspotenziale einarbeiten

Anforderungskatalog

Qualitätsprüfungen

Redaktionsleitfaden

Änderungsliste (zu Vorgänger-Produkten und –Anleitungen

gesammelte Verbesserungen und Änderungen)

Passender: Validierung,

Test oder Evaluation

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Methoden nach DIN EN 82079-1 Anhang E

Empirisch: Zielgruppe ist involviert

Befragungen

Schriftliches Interview

Mündliches Interview

Fokusgruppe

Usability-Tests

Faktisch große Bandbreite

Auch „klein“ im Prozess

integriert möglich

Rückmeldungen aus

Beschwerdemanagement,

Hotline und Service

Nicht-empirisch: Expertise, Desk Research

Selbsteinschätzungen mit (normenbasierten) Checklisten Vergleich mit anderen

Informationsprodukten, Benchmark anhand von Checklisten

Expertise nach übergeordneten, zuvor vereinbarten Kriterien Schwachstellenanalyse durch

Expert/inn/en, z. B. Problemtypologie

Gutachten, überwiegend bei konkreten rechtlichen Fragen

Zertifizierung, z. B. DocCert

Produkttests, z. B. Stiftung Warentest

Erkenntnisse aus Wettbewerben und Awards Beispiel: tekom Dokupreis

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Anwendung von Anhang D

Anhang D

ist eine erste Hilfestellung, um Qualitätsprozesse zu etablieren

ist eine Sammlung von Empfehlungen

sollte nicht als vollständiges System / Prozess missverstanden

werden

Erstellen Sie einen Prozessentwurf auf der Basis klarer Analysen

und Anforderungen, passend für Ihr Unternehmen oder Ihre

Abteilung

Optimieren Sie den Prozess unter Verwendung von Anhang D

Richten Sie ein besonderes Augenmerk darauf, wie die Qualität der

Anleitungen im Prozess gewährleistet werden kann

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Qualitätssicherung

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Diese Werkzeuge der Qualitätssicherung ...

Kundenbefragung

... unterstützen die Einhaltung von...

Bausteine in der Qualitätssicherung (Beispiele)

Produktbeobachtung und Kunden-

Feedback / Beschwerden

Review (fachlich)

Checklistenbasiertes Review

(rechtlich und normativ)

Humanlektorat durch

„Kollege/-in“ oder Lektor/-in

(6.1.11 „Korrekturlesen“)

Freigabe auf Basis einer

prozessbegleitenden Checkliste

Automatisierungen, z. B.

Datenprüfung bei der

Erfassung, Layout

Rückläufe aus der

Übersetzung

Empirischer Test,

z. B. Usability-Test

Terminologiekontrolle

(CLC; 4.8.2.3, 5.15.5,

6.1.4)

Toolgestützte Rechtschreib- und

Grammatikkontrolle

Datenprüfung bei der Publikation,

z. B. PitStop für PDF

Expertise, Prüfung und Zertifizierung

(abhängig von Prüfauftrag und Prüferkompetenz)

Sachliche Richtigkeit Rechtliche und

normative

Anforderungen

bezüglich Inhalt

und Darstellung

Rechtliche und normative

Anforderungen bezüglich Form

Verständlichkeit,

Stil

Rechtliche Anforderungen

an den Prozess

Interne Anforderungen

an den Prozess

Internes Audit

Audit durch externen

Auditor

Relevanz (Inhalt)

Einhaltung von Strukturregeln

Formulierungsregeln

Übersetzungsgerechtheit

Konsistente

Terminologie

Rechtschreibung /

Grammatik

Erfüllen von

Kundenerwartungen

Konsistentes

Layout

Automatische

Stilprüfung durch CLC

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Checkliste: Mit Vorsicht zu genießen

IEC 82079-1: Checkliste ist Leitschnur, nicht Anforderungsliste!

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Interne Konformitätsprüfung

So ...

Forderungssteller

Prüfer

Behinderer

Verhinderer

Realitätsferner

Normenbewahrer

...

... oder so ...

Wissensmanager

Kommunikator

Gesprächspartner

Problemlöser

Unterstützer

Ideengeber

...

Rolle des Qualitätssicherers in der Technischen Redaktion

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Das erwartet Sie bei uns:

• Übersicht zu den Anforderungen der EN 82079-1

• Anforderungen der Norm an Strategie und Konzeption

• Strategie und Konzeption

• Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team

• Literaturhinweise


Anforderungen der Norm

Was die Norm ausdrücklich erwähnt

• Die Geschäftsleitung stellt die erforderlichen Ressourcen mit der

notwendigen Kompetenz bereit (Kap. D.2 b).

• Das bedeutet auch: Technische Dokumentation und Übersetzungs-

management sind Managementaufgaben → Delegationsverant-

wortung der Unternehmensleitung.

• Planung und Projektmanagement sind erforderlich (Kap. D.3 b) und

Konzept für die Entwicklung und Erstellung von Gebrauchsan-

leitungen erarbeiten (Kap. D.3 c).

• Das bedeutet auch: Die strategische Entwicklung (ganzheitliche

Betrachtungsweise) ist eine wichtige Voraussetzung für eine erfolg-

reiche Prozessentwicklung und den Aufbau einer wirkungsvollen

Organisationsstruktur. Zur Unterstützung der strategischen

Entwicklung müssen die richtigen Managementmethoden eingesetzt

werden.


Was die Norm ausdrücklich erwähnt

• Anleitung ist Bestandteil der Produktentwicklung (Kap. D.3 d).

• Das bedeutet auch: Die Technische Dokumentation muss in die

übergeordneten Unternehmensprozesse eingebunden sein.

• Erstellung der Anleitung durch Fachleute und hohe kommunikative

Kompetenz der Beteiligten (Kap. 4.2) erforderlich.

• Das bedeutet auch: Zusätzlich zur Kompetenzentwicklung der

Mitarbeiter/innen sind auch Teamentwicklungsmaßnahmen

erforderlich.

• Analysearbeiten werden durchgeführt (Kap. D.3 a).

• Stilleitfaden (Style Guide = Redaktionsleitfaden) mit Vorgaben für die

Erstellung von Gebrauchsanleitungen (Kap. D.3 c) erforderlich.

• Methoden zur Strukturierung der Anleitung (Kap. 6.1.1 und Kap.

6.1.3).


Erfolgreich umsetzen

Stellenwert im Unternehmen; Teil der strategischen Entwicklung

Die richtigen Prozesse als Ergebnis der strategischen Betrachtung

Wirksame Organisationsstruktur, folgt den installierten Prozesse

Fähige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kompetenzmodell anwenden

Schlagkräftiges Team, Teamentwicklung beachten

Wirksame Methoden anwenden, z. B. redaktionsleitfaden und Strukturierungsmethoden

Wirksame Werkzeuge einsetzen, z. B. Redaktionssystem und Qualitätssicherungs-

Software

Erfolgspyramide für Technische Kommunikation/Dokumentation und

Übersetzungsmanagement

Strategie und Konzeption


Ganzheitlicher Ansatz


Beispielsweise SWOT-Analyse anwenden


Die Balanced Scorecard als Managementmethode


Gründe für die Balanced Scorecard

• Die Balanced Scorecard dient als Führungsinstrument zur

Ausrichtung der Organisation an strategischen Zielen in den

unterschiedlichen Perspektiven (Finanzen, Kunden, Prozesse,

Potenzial/Mitarbeiter).

• Im Gegensatz zu Unternehmensleitbildern und anderen unscharfen

Formulierungen versucht die Balanced Scorecard die Erreichung von

strategischen Zielen messbar und über die Ableitung von

Maßnahmen umsetzbar zu machen.

• Mit den Methoden der Balanced Scorecard soll das Blickfeld des

Managements von einer traditionellen, durch finanzielle Aspekte

gekennzeichneten Unternehmenssicht auf alle relevanten Teile

gelenkt werden und so zu einem ausgewogenen (balanced) Bild

führen.


Anleitung als Teil des Produkts betrachten

• Den sicheren und bestimmungsgemäßen Gebrauch des Produkts

sicherstellen.

• Den naheliegenden, nicht bestimmungsgemäßen Gebrauch

erwähnen und davor warnen.

• Die Informationen können auch auf mehrere Dokumente aufgeteilt

werden (komplexe Produkte, Produkte mit hohem Zulieferanteil).

Dokumente sinnvoll und gut strukturieren (Navigationsdokument).

• Nicht alle Teile der Dokumentensammlung zwingend im Papierformat.

Navigations-dokument

Gebrauchsanleitung 1 (Installation , Inbetriebnahme und Betrieb der

Maschine)

Gebrauchsanleitung 3 (Technische Daten und Sicherheitskennwerte)

Gebrauchsanleitung 2 (Beschreibung der Software)

Medienkonzept und Konzept für den Einsatz der Kommunikationsmittel

entwickeln

Beispiele für Kommunikationsmittel und Medien


Medienkonzept

Medien

Auf dem Produkt Auf der Verpackung Papier Datenträger Internet Präsenz

Ko

mm

un

ikati

on

sm

itte

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Typenschild

Barcode oder RFID

Text, auch Braille

Symbole

Illustrationen

Online-Hilfen

Video, auch Utility-Film

Animation, auch interaktiv

Webinar

Schulung, auch CBT und WBT


Qualität der Kommunikationsmittel Kommunikations-

mittel

Qualitätskriterien

Text Konsistente und verständliche Terminologie

Verständliche Formulierungen und guter Schreibstil

Übersetzungsgerecht

Symbole,

Illustrationen

Ansprechende und leicht verständliche Bildsprache

International verwendbar

Online-Hilfen Gut strukturiert

Inhalt und Stil konsistent zu den Gebrauchsanleitungen

Idealerweise kontextsensitiv

Video, Utility-Film,

Animation

Gut strukturiert und in leicht verständliche Sequenzen

unterteilt



Webinar, Schulung

(Präsenz, CBT,

WBT)

Funktionierendes, möglichst multimediales,

Schulungskonzept





Technische Kommunikation/Dokumentation als Teil der übergeordneten

Unternehmensprozesse, in dem auch der Übersetzungsprozess eingebunden ist.



Einige Anforderungen der Norm:

• Muttersprachliche Fachübersetzer einsetzen (Kap. 4.8.3.3)

• Korrekturlesen und inhaltliche Überprüfung erforderlich (Kap. 4.8.3.3)

Fazit:

• Idealerweise 6-Augen-Prinzip, zusätzlich zur sprachlichen Korrektur

auch fachliche Korrektur durch muttersprachlichen Experten

• Terminologiearbeit, Teil des Terminologiemanagements



Das bedeutet:

• Klare und durchgängige Beschreibung der Redaktions- und

Übersetzungsprozesse

• Dienstleister aktiv in diese Prozesse einbinden

• Gut funktionierendes Projektmanagement beim Dienstleister

• 6-Augen-Prinzip sicherstellen

• Ausgeklügelte Methoden und Technologien für die Vorübersetzung

und für die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten

• Gesamthafte Betrachtung ist wichtiger als die reine Wort- und

Zeilenpreisbetrachtung.

Empfehlung: Terminologiedatenbank und Translation Memory selbst

verwalten und nicht dem Dienstleister überlassen. Zumindest aber

vertraglich die Rechte sichern.

Fähige Mitarbeiter und

leistungsfähiges Team

Fähige Mitarbeiter und leistungsfähiges Team

Kompetenzmodell


Kompetenzmodell

Vorgehensweise Kompetenzmodell (1/3):

• Kompetenzinformationen sammeln

Unternehmenskontext betrachten

Kompetenzen mit den Zielen verbinden

Informationen von der nächsten Führungsebene einholen

Methoden der Arbeitsanalyse einsetzen

Zukünftige Arbeitsanforderungen berücksichtigen


Kompetenzmodell


• Kompetenzinformationen ordnen

Die Bestandteile des Kompetenzmodells zusammentragen und

beschreiben

Die erforderliche Ausprägungen einer Kompetenz festlegen

(Anfänger, Könner, Experte)

Bei Bedarf Basiskompetenzen und jobspezifische Kompetenzen

beschreiben (Redakteure, Illustratoren, Übersetzer,…)

Vorhandene Kompetenzkataloge nutzen (das Rad nicht neu

erfinden)

Umfassendes und verständliches Fähigkeitsprofil erstellen, aber

nicht zu ausführlich (ca. ½ DIN-A4-Seite Beschreibung pro

Kompetenz, ca. 12 – 15 Kompetenzen pro Stelle)

Tabellen, Schaubilder oder Diagramme verwenden


Kompetenzmodell


• Kompetenzinformationen nutzen

Methoden aus der Organisationsentwicklung nutzen

Kompetenzmodelle bei der Personalarbeit nutzen (beispiels-

weise bei der Personalentwicklung und bei der Rekrutierung)

Informationstechnologien nutzen (Kompetenzmodelle in HR-

Systeme hinterlegen, um Bewerber besser bewerten zu können)

Kompetenzmodelle zyklisch oder bei Bedarf überprüfen und

anpassen

Rechtliche Bedenken ausräumen (Merkmale objektiv und präzise

erfassen)

• Rekrutierung: Fähigkeiten sind wichtig, nicht Kenntnisse

FrameMaker-Kenntnisse? Vielleicht arbeiten Sie bald mit XMetal?

Besser: Die Fähigkeit, strukturierte Informationen zu bearbeiten.


Teamentwicklung

Der Weg zum Spitzenteam:

• Kommunikationsmechanismen erkennen

• Aktive Kommunikation betreiben und fördern

• Körpersprache und Emotionen beachten

• Erfolgsziele definieren

• Rollen in einem Erfolgsteam beschreiben


Team-Uhr nach B. W. Tuckmann

Hinweise zu Literatur und Zertifizierung

• DIN EN 82079-1 (VDE 0039-1)

Erstellen von Gebrauchsanleitungen – Gliederung, Inhalt und

Darstellung – Teil 1: Allgemeine Grundsätze und ausführliche

Anforderungen

(IEC 82079-1:2012); Deutsche Fassung EN 82079-1:2012

• Normenkommentar zur EN 82079-1

„Erstellen von Gebrauchsanleitungen“

Michael Fritz, Jens-Uwe Heuer, Jörg Michael, Roland Schmeling,

Matthias Schulz

tekom Stuttgart, ISBN 978-3-9814055-7-6

• Beuth-Kommentar

„Gebrauchsanleitungen nach DIN EN 82079-1“

M. Galbierz, W. Pichler, S. Schneider, M. Tillmann

Beuth Verlag GmbH, ISBN 978-3-410-23496-8

• TÜV SÜD DocCert Prüfung und Zertifizierung nach EN 82079-1

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Von der Theorie in die Praxis die DIN EN 82079-1 im ... Struktur von Informationstypen ... Strategisches Management - Akzeptanz für die Norm ... der benötigten Information