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Institut für Wirtschaftsinformatik

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WI2013, Referent: Angelica Cuylen


28.02.2013

Cuylen / Kosch / Breitner

Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen

Rechnungsabwicklung

Ergebnisse einer Expertenbefragung

Angelica Cuylen, Lubov Kosch, Michael H. Breitner


Leibniz Universität Hannover

{cuylen, kosch, breitner}@iwi.uni-hannover.de

Wirtschaftsinformatik Konferenz, 2013, Leipzig


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1. Motivation

2. Literaturrecherche

3. Forschungsmethodik

4. Ergebnisse

5. Limitationen

6. Zusammenfassung und Ausblick

Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung

Agenda

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1. Motivation

Rechnung = Kernelement des Mehrwertsteuersystems

Ziel der EU Kommission:

Etablierung der elektronischen Rechnung als vorherrschende

Fakturierungsmethode bei kleinen und mittleren Unternehmen

(KMU) und Großunternehmen

Verbreitung der elektronischen Rechnung innerhalb der EU

5% der Rechnungen sind elektronische Rechnungen

42% der Großunternehmen nutzen die elektronische Rechnung

22% der KMU nutzen die elektronische Rechnung


Verbreitung der elektronischen Rechnung

Quelle: Europäische Kommission 2010

99,8 % der Unternehmen in Europa sind KMU

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1. Motivation

Komplexe Geschäftsprozesse im B2B

Unterschiedliche Interpretationen der Gesetze

Unterschiede in den nationalen Gesetzen innerhalb der EU

Vielfältige Standards und eingesetzte Technologien

Komplizierter und kostspieliger Datenaustausch für KMU


Forschungsfragen

Welche Anforderungen der Praxis bestehen an den Einsatz der elektronischen Rechnung?

Welche Handlungsempfehlungen können daraus abgeleitet werden?

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WI2013, Referent: Angelica Cuylen Voraussetzungen und Anforderungen für die Verbreitung der elektronischen Rechnungsabwicklung

2. Literaturrecherche

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Quellen: EU Expert Group on e-Invoicing (2009), Buxmann et al. (2005), Tanner et al. (2008),

Weitzel et al. (2006), Westarp et al. (1999), Europäische Kommission 2010

• Datenübertragungsprotokoll

• Transportmedium

• Datenformat

• Nachrichtenstandard

• Kompatibilität der Informationssysteme (IS)

• Syntax, Semantik, Interpretation

• Positive Netzeffekte

• Zahlreiche, unabhängige, branchen- und länderspezifische Standards

• Prozessintegration

• Druck-/ Portokosten, manuelle Bearbeitungskosten, Reduktion von Fehlern

• Bisher geringer vollautomatischer Austausch von Geschäftsdokumenten

• § 14 UStG: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“

• Authentizität, Integrität und Lesbarkeit

Rechtliche Ebene

Organisat-orische Ebene

Technische Ebene

Standard


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Nicht repräsentativ, sondern relevant für dieses Thema

Nicht praktische Erfahrung im Rechnungswesen, sondern

spezielles, umfangreiches und fundiertes Wissen zum Thema

Leitfadengestützte Expertenbefragung von Januar bis Juli 2011


Expertenbefragung

• Einführungsprojekte bei Unternehmen jeder Größenordnung

• Mitglieder im VeR Deutschland

• Internationale Tätigkeit

• Projekte, die die ganze Prozesskette vom Angebot bis zur Bezahlung betreffen

• EU Arbeitskreise (FeRD)

Lösungsanbieter (n=11)

• Großunternehmen mit einem großen Geschäftspartnerstamm

• Internationale Tätigkeit

• Unternehmenssicht: Einführung von komfortablen Lösungen zum elektronischen Rechnungsaustausch mit Kunden und Lieferanten

Unternehmen (n=3)

• Wissen aus der Perspektive der KMU

• Erledigen für KMU Finanzbuchführung

• Beraten KMU bei der Unternehmenssteuerung

• Rechtliches und betriebswirtschaftliches Wissen

Steuerberater (n=4)

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Quelle: Flick (2007)


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Interview

Transkription

Anonymisierung und Komprimierung

Zuordnung der einzelnen Aussagen zu einer Rubrik

Induktive Kategorienbildung je Rubrik (nach Mayring)

Überprüfung/Überarbeitung der Kategorien je Rubrik

Beantwortung der Fragen je Rubrik


Datenauswertung

Experte Expertenaussage Hauptkategorie Unterkategorie Kategorie

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Aber die Landschaft an ERP-Systemen (…) in den

Unternehmen sind so vielfältig, dass sich nicht ein einziger

Standard durchsetzen wird

Voraussetzung für

StandardGrenzen/ Barrieren

heterogene IT-

Landschaft

8

Um einen Standard zu etablieren müsste der Staat tätig

werden.In einigen Ländern akzeptiert der Staat nur noch

elektronische Rechnungen. Er gibt das Format und das

Verfahren vor. Aus diesen Vorgaben könnte sich dann ein

Standard entwickeln. Staatliche Anreize und Eingriffe sind

erforderlich um einen Standard zu etablieren.

Voraussetzung für

StandardTreiber

staatliche

Anreize und

Vorgaben

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Strukturierte Daten

Anforderungen an den strukturierten Datensatz

Unterschiede zwischen Rechnungssteller und

Rechnungsempfänger

Standard

Voraussetzungen für die Etablierung eines Standards

Verantwortlichkeiten für die Etablierung eines Standards

Voraussetzungen

Voraussetzungen für die Verbreitung der elektronischen

Rechnung


Fragebogen – Rubriken

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4. Ergebnisse

Kopfdatensatz

•Rechnungsnummer

•Rechnungsdatum

•Valutadatum

•Daten des Rechnungsstellers

•Daten des Rechnungsempfängers

•Daten des Warenempfängers, insbesondere wichtig bei Filialen

•Referenzen, wie z. B. Bestell-, Lieferscheinnummer

•Zahlungsbedingungen

•Zu- und Abschläge wie Zuschüsse, Fracht-, Werbungs-, Versicherungskosten

•Mehrwertsteuersätze

Positionsdatensatz

•Bezeichnung des Artikels

•EAN-Code

•Artikelnummer des Lieferanten

•Mengenangaben

•Einzelpreisinformationen

•Listeneinzelpreis

•Rabatte

•Einzelpreis abzgl. aller Rabatte

•Mehrwertsteuersatz

Fußdatensatz

•Rechnungsbetrag

•Mehrwertsteuersatz

•je Mehrwertsteuersatz

•mehrwertsteuerpflichtiger Betrag

•Mehrwertsteuerbetrag

•Zu-/Abschlagsbetrag


Zusammenfassung der Expertenaussagen – strukturierte Daten

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Anforderungen an strukturierte Daten


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4. Ergebnisse

Etablierung eines Standards Treiber

Grenzen

Anforderungen


Zusammenfassung der Expertenaussagen - Standard

• Kosteneinsparung durch Prozessintegration

• Einheitliche Interpretation der strukturierten Daten

• Viele Standards

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Etablierung eines Standards Treiber

Grenzen

Anforderungen

4. Ergebnisse


Zusammenfassung der Expertenaussagen – Standard – Grenzen

Heterogene Bedingungen in

Unternehmen

Die heterogenen Bedingungen hinsichtlich eingesetzter

Informationssysteme, vorhandenem Know-how und etablierten

Geschäftsprozessen sollten berücksichtigt werden.

Hohe Kosten Die Nutzung und Implementierung sollten insbesondere für KMU und den

Anbietern von Rechnungsschreibungslösungen finanziell tragbar sein.

Gesetzgebungsverfahren Die Gesetze sollten immer auf dem aktuellen Stand der Technik sein.

Vielzahl an Standards

Heterogenität der Standards und Schnittstellen sollte überwunden

werden, auch wenn die Unternehmen und Softwarehersteller kein

eigenes Interesse daran haben, ihre Systeme anzupassen.

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4. Ergebnisse

Voraussetzungen für Verbreitung

Rechtssicherheit

Treiber

Rentabilität Flexibilität

Standardisierung

Akzeptanz


Zusammenfassung der Expertenaussagen - Verbreitung

• Harmonisierung der Rechtslage

• Abschaffung der technischen Hürden

• Strukturierte Daten

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Voraussetzungen für Verbreitung

Rechtssicherheit

Treiber

Rentabilität Flexibilität

Standardisierung

Akzeptanz

4. Ergebnisse


Zusammenfassung der Expertenaussagen – Verbreitung - Rentabilität

Prozessoptimierung

Es werden strukturierte Rechnungsdaten benötigt, um die Daten automatisch

in die nachgelagerten Informationssysteme zu übernehmen und eine

automatische Rechnungsprüfung erfolgen kann. Dabei sollten auch die

Belange der KMU berücksichtigt werden und hier insbesondere die

Weitergabe in das Buchführungssystem des Steuerberaters.

Aufwand

Die Nutzung und Implementierung der elektronischen Rechnung sollte leicht

handhabbar und finanziell möglich sein. Der Aufwand für die Abstimmung

sollte möglichst gering gehalten werden.

Kritische Masse Es sollten Maßnahmen eingeleitet werden, damit die kritische Masse an

Lieferanten und Kunden für die elektronische Rechnung erreicht wird.

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4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie

Rechnungs-taxonomie Transparenz

Treiber

Rechnungsstandard

Akzeptanz

Rahmenbedingungen

• Anforderungen an strukturierte Daten

• Etablierung eines Standards

• Voraussetzungen für Verbreitung

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Treiber Rechnungsstandard

Akzeptanz

Rahmenbedingungen

4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Transparenz

Rechtliche Rahmenbedingungen Informationen über rechtliche Anforderungen

Elektronische

Rechnungsabwicklung

Darstellung der Vorteile und Varianten des Lösungsangebotes

mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad

Best Practices Referenzimplementierungen von steuerrechtlich anerkannten

Verfahren und Grundsatzurteile

FAQ Liste Praxisnahe Darstellung der rechtlichen, technischen und

organisatorischen Rahmenbedingungen

Geschäftsvorfälle Beschreibung der betroffenen Geschäftsvorfälle und Prozesse

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Akzeptanz

Rahmenbedingungen

4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie – Treiber

Staat Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung und Förderung

eines Standards

Gremien und Verbände Publikmachen und Beratung

Unternehmen Bereitschaft zur Vorreiterrolle und Unterstützung der Geschäftspartner

Steuerberater Publikmachen und Beratung

Lösungsanbieter Umsetzung und Beratung

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Akzeptanz

Rahmenbedingungen

4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Rechnungsstandard

Inhalt Festlegung der Inhalte unter Berücksichtigung von notwendigen & optionalen Angaben

Semantik Festlegung der Bedeutung der Inhalte, Determination eines Datenmodells

Syntax Festlegung der Bezeichnung, der Struktur, Datenelemente,…

Interpretation Darstellung der Abhängigkeiten der Inhalte und Beschreibung von deren Anwendbarkeit

Richtlinien Aufstellung von Regeln zur Anwendung

Format Festlegung des Datenformats für die strukturierten Rechnungsdaten und für die visuelle

Darstellung der Rechnung

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Akzeptanz

Rahmenbedingungen

4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Rahmenbedingungen

Akteure

Auswahl der Akteure aus den Marktteilnehmern (Rechnungssteller,

Rechnungsempfänger, Lösungsanbieter, Softwarehersteller, Steuerberater,

öffentliche Verwaltung)

Vermarktung Publikation und Verbreitung des Bekanntheitsgrades

Pflege & Support Vertrauenswürdiges Gremium kümmert sich um die Weiterentwicklung und

die Beantwortung von Anfragen

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Akzeptanz

Rahmenbedingungen

4. Ergebnisse


Ableitung einer Rechnungstaxonomie - Akzeptanz

Rechtskonformität Abbildung der rechtlichen Anforderungen an den Rechnungsinhalt

Lesbarkeit Lesbar machen der Rechnungsdaten, indem neben strukturierten

Rechnungsdaten auch ein Rechnungsbild vorhanden ist

Flexibilität Möglichkeit der automatischen und manuellen Rechnungsverarbeitung

Prozessintegration Kaum Eingriff in die bestehenden Geschäftsprozesse

Leichte Anwendung Frei zugängliche Informationen und Technologien

Erweiterbarkeit Möglichkeit der Erweiterung um branchenspezifische, nationale sowie

bilaterale Anforderungen

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Explorative Befragung

Kleine Stichprobe (18 Experten)

Keine Gewichtung der Aussagen

Beschränkung auf Experten aus Deutschland

Beschränkung der Expertenauswahl aus den drei relevanten

Bereichen Unternehmen, Lösungsanbieter und Steuerberater

weitere Interessensgruppen wie Standardisierungsgremien,

staatliche Institutionen

Kein Abgleich mit Vorschlägen aus der Praxis/Gremienarbeit

(z. B. European Electronic Invoicing Framework)


5. Limitationen

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Wahrnehmung des Potenzials der elektronischen

Rechnungsabwicklung durch Unternehmen und Staat

Berücksichtigung von vor- und nachgelagerten Prozessen

Praxisnahe und interoperable Lösungen nicht nur für

Großunternehmen, sondern auch für KMU

Weiterentwicklung der Rechnungstaxonomie

Integration der Sichtweisen weiterer Beteiligter

Identifikation des Reifegrads der Rechnungsprozesse, sowie

der internen und externen Einflussgrößen

Präzisierung der Anforderungen (quantitative Forschung)


6. Zusammenfassung und Ausblick

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28.02.2013

Cuylen / Kosch / Breitner

Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit!

Angelica Cuylen, Lubov Kosch, Michael H. Breitner


Leibniz Universität Hannover

{cuylen, kosch, breitner}@iwi.uni-hannover.de



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Referenzen

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