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GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhr Vortrag vom 09.11.2015 Fit für die Zukunft mit agilem Multi-Projektmanagement 09.11.2015 | www.GPM-IPMA.de

Vortrag vom 09.11.2015 Fit für die Zukunft mit agilem Multi ......Fit für die Zukunft mit agilem Multi-Projektmanagement 09.11.2015 | 09.11.2015 | KOMPETENZ Inhalt 1.Foliensatz der

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GPM Region Düsseldorf/Rhein-RuhrVortrag vom 09.11.2015 Fit für die Zukunft mit agilem Multi-Projektmanagement

09.11.2015 | www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ09.11.2015 | www.GPM-IPMA.de

Inhalt

1. Foliensatz der Veranstaltung vom 09.11.2015 bei der

IT.NRW

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

2. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr

Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen dem Präsentierenden :(Dr. Adnan Elci, Düsseldorf)

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-Projektmanagement

Organisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Vortrag vom 09.11.2015 bei Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V.

Regionalgruppe Rhein/Ruhr in Düsseldorf

Dr. Adnan Elci . Dipl.-Wirtschaftsingenieur . Lenaustraße 5 . 40470 DüsseldorfFon 0211 3017 6717 . Mobil 0160 880 1737 . E-Mail [email protected] . Internet www.iace.de

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

1

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

2

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Unternehmen

Stadtverwaltung in NRW

Einwohner rd. 30.000

Personal rd. 340

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 3

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Anforderungen und Rahmenbedingungen einer Stadtverwaltung

Bürger

Sta

dtr

at

Ausschuss II

Ausschuss I

interne Prozesse

Bürgermeister

PersonalratVerwaltungs-

vorstand

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Sta

dtr

at

Ausschuss V

Ausschuss III

Ausschuss IV

externe Prozesse

EU / Bund / Land / Kreis / Gemeinden Marktteilnehmer, Geschäftspartner

Stadtverwaltung

vorstand

4

����Vorgaben, Aufträge

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Besonderheiten der Ausgangssituation

„Mehrere Führungskräfte gehen in den kommenden Jahren in Ruhestand“

„Starke Veränderungen der Rahmenbedingungen (wie demografischer

Wandel, Arbeitsmarkt, finanzielle Engpässe, Unterbringung von Flüchtlingen u. a.)“

„Zunehmende Notwendigkeit engerer Einbindung von politischen Gremien,

externen Marktteilnehmern und

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 5

„ Neue Aufgabenzuordnung seitens des Bundes auf die Gemeinden (z. B. Jobcenter)“

„ Modernisierungsstau in Bezug auf neue Technologien“

externen Marktteilnehmern und Interessenvertretern “

„ Klimaschutz als Daueraufgabe (Waldschäden)“

„Zunehmendes bürgerschaftliches Partizipationsverhalten mit immer

neuen Themenstellungen“

„Umfangreiche Aktivitäten privater Investoren (z. B. Freizeit, Alterswohnsitz, Gesundheit) “

Rathaus

Stadtrat

Stadt/Gemeinde

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Projektziel

� Optimale Organisationsstruktur für die Stadtverwaltung, um die Leistungsfähigkeit und die Flexibilität zu steigern und die aktuellen und die zukünftigen Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Projektaufgabe

� Mögliche Optimierungspotenziale und realisierbare Lösungen mit entsprechenden Umsetzungsstrategien für die zukünftige Organisationsstruktur aufzeigen.

� Gremien bei der Entscheidungsfindung und bei der Umsetzung der Lösungsvorschläge beraten und unterstützen.

6

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Erwartungen an die Zielorganisation

o Bürgerorientierung, Prozessorientierung und Mitarbeiterorientierung

o Spürbar hohe Qualität und schnelle Erledigung der Anliegen für die Bürger

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Zukunftsorientiertes „Rathaus aus dem Blickwinkel der Bürger“ als

Markenzeichen der neuen Organisation

o ….

7

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

8

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Welche Kriterien hat eine Organisation zu erfüllen?

o Gestaltungsrahmen der öffentlichen Verwaltung

o Satzungen

o Strategische Organisation

o Prozessorganisation

2. Kriterien der Organisation

„Muss-Kriterien?“„Kann-Kriterien?“

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 9

o Strukturorganisation

o Allgemeine Organisation

o Führungsorganisation

o Organisationssicherheit, Compliance

o …. „Erst die Einhaltung aller Bausteine in geeigneter und realisierbarer Weise führt zur optimalen Organisation! “

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Worauf ist bei der Organisationsgestaltung zu achten?

���� Beispiel: Prozess- und Strukturorganisation

o Prozesse sind eindeutig, rationell und (intern und extern) kundenorientiert zu gestalten, so dass eine effiziente und zielorientierte Bearbeitung möglich ist.

o Sachlich zusammenhängende und ähnliche Aufgaben sind so zusammenzufassen, dass möglichst abgeschlossene Ergebnisse und keine (vermeidbaren) Brüche in den

2. Kriterien der Organisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

möglichst abgeschlossene Ergebnisse und keine (vermeidbaren) Brüche in den Prozessabläufen entstehen.

o Arbeitseinheiten sind in funktionsfähiger Größe und Qualifikationsstruktur zu bilden, dass ein flexibler und effizienter Personaleinsatz sowie gegenseitige Vertretungen möglich sind.

o Personelle und fachliche Kompetenzen und Verantwortungen für die Aufgaben sind so zu bündeln, dass eine rationelle Erfüllung und eine effektive Überwachung möglich sind und keine Überschneidung bzw. keine Lücken von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten bestehen.

10

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Worauf ist bei der Organisationsgestaltung zu achten?

���� Beispiel: Führungsorganisation

o Führungsspanne (Anzahl der unmittelbar unterstellten Mitarbeiter) ist anforderungsgerecht und rationell so zu gestalten, dass eine effektive fachliche und disziplinarische Führung gewährleistet ist.

o Verantwortungsbereiche sind horizontal bezüglich Aufgabengebiete/Prozesse und

2. Kriterien der Organisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Verantwortungsbereiche sind horizontal bezüglich Aufgabengebiete/Prozesse und vertikal bezüglich der Hierarchieebenen/Prozessstufen zweckmäßig und klar zu definieren, dass Überschneidungen oder Lücken vermieden werden.

o Räumliche und technische Voraussetzungen einer effektiven und effizienten Ausübung der Führungsfunktionen sind zu schaffen, so dass eine rationelle Aufgabenerledigung möglich ist.

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Worauf ist bei der Organisationsgestaltung zu achten?

���� Beispiel: Organisationssicherheit

o Geeignete Organisation: d.h. Struktur, Prozesse und Ressourcen sind im Sinne einer sachgerechten Aufgabenerfüllung unter Einhaltung von formalen Vorgaben gestaltet (wie Gesetze, Vorschriften, Satzungen, technische Regelwerke, Anweisungen).

o Effektive Führung: d.h. Personal und Fremdfirmen werden sorgfältig und

2. Kriterien der Organisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Effektive Führung: d.h. Personal und Fremdfirmen werden sorgfältig und aufgabengerecht ausgewählt, angeleitet und überwacht.

o Ausreichende Nachweisführung: d.h. Organisation, technische Anlagen, Aufgabenerfüllung und besondere Ereignisse werden ausreichend nachgewiesen.

12

Vermeiden von Organisations- und Führungsverschulden -

Compliance

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

13

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Ansatz zur Projektorganisation

o Konzeption, Beratung, Anleitung und Moderation durch externe Unternehmensberatung

o Operative Organisationsentwicklung durch eigenes Personal

Erwartete Effekte

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Erwartete Effekte

o Das Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeiter paaren sich mit professioneller Unterstützung und Begleitung der externen Unternehmensberatung

o Akzeptanz und Identifikation mit dem erarbeiteten Ergebnis ist gewährleistet

o Erhebliche Kosteneinsparung wird erzielt

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Projektphasen

1. Phase

Grundkonzept3. Phase

UmsetzungSTART ZIEL2. Phase

Feinkonzept

Projektmanagement

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Projektmanagement

Okt. 2012 – Feb. 2013 März 2013 – Dez. 2013 Jan. 2014 – Mai 2014

Aufgaben des Beraters:Beraten,

Bestandsaufnahme, Analyse, Grundkonzept,

PM

Aufgaben des Beraters:Beraten, Moderieren, Schulen und Coachen,

PM, MPM

Aufgaben des Beraters:Beraten, Moderieren,

und Coachen, AC,

PM, MPM

15

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

1. Phase: Grundkonzept ���� Handlungsbedarf und Zielkonzept

o Organisationstruktur Gliederung, Bezeichnung und Aufgabenzuordnung

o Grundprozesse Gestaltung der übergreifenden Prozesse

o Führungsqualifikation Ziel-Qualifikation der Führungskräfte

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 16

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

2. Phase: Feinkonzeption���� Ausarbeiten der konkreten Lösungen

o Organisationstruktur Prüfen des Grundkonzeptes, ggf. Abstimmen, AnpassenGliederung, Bezeichnung und Aufgabenzuordnung derFachbereiche, der Abteilungen und der Teams

o Prozesse Ausarbeiten und Konkretisieren der Verbesserungsmaßnahmen zu den Grundprozessen

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Verbesserungsmaßnahmen zu den Grundprozessen

o Führungsorganisation Stellenbeschreibungen, Anforderungsprofile, Entgeltgruppen, Auswahlverfahren Führungskräfte

17

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

2. Phase: Feinkonzeption ���� Organisation

Grundkonzept in 15 thematisch abgrenzbare Teilprojekte gegliedert:

Teilprojekte

Grundprozesse 1 – 8

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Organisation allgemein 9

Organisationsstruktur 11 – 16

18

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

2. Phase: Feinkonzeption ����Organisation und Arbeitsweise der Projektteams

Führungskräfte und Personal wurden zur freiwilligen Projektarbeit eingeladen

o Bevorzugte/s Projekt/Funktion und Alternative

Bewerbung und Mitarbeit

o rd. 80 Mitarbeiter und Führungskräfte (z. T. Mitwirkung in mehreren Projekten)

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o rd. 80 Mitarbeiter und Führungskräfte (z. T. Mitwirkung in mehreren Projekten)

Abstimmung und Funktionenteilung unter den Bewerbern

o Projektleitung (Zielverantwortliche)

o Stellvertretende Projektleitung

o Mitwirkende

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

2. Phase: Feinkonzeption ����Organisation und Arbeitsweise der Projektteams

o Individuelle Zusammensetzung und Arbeitsweise der Teams, keine Einschränkung der

Entfaltungsmöglichkeiten

o Netzwerk orientierte informelle Projektorganisation (Amt-, Hierarchie- und

Gruppenübergreifend)

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Keine formale Hierarchie im Projekt (Üben, Reflektieren)

o Austausch zwischen Projekten (Nachahmen)

o Individuelle Dokumentationsweise und Präsentation (Kreativität)

o Möglichkeiten für Beratung, Anregungen oder Fragen

o interne Entscheidungen per Abstimmung (im Team und im Projektleitertreffen)

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

2. Phase: Feinkonzeption ���� Überblick Projektorganisation

Lenkungsteam (Verwaltungsvorstand*, PR, GSB)

BeraterProjektleitertreffen (PL, Stv. PL, Verwaltungsvorstand*, PR, GSB, Berater)

3. Projektorganisation

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 21

Projektteam A1Projektteam A2

Projektteam A3Projektteam A4

Projektteam A5Projektteam A6

Projektteam A7Projektteam A8

Projektteam C1Projektteam C2

Projektteam C3Projektteam C4

Projektteam C5Projektteam C6

Projektteam B

* Verwaltungsvorstand: BM, Dezernent, AL Hauptamt, AL Kämmerei

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Projektablauf

Sept. 2012 Projektauftrag, Projektorganisation (���� Projektstart)

Okt. 2012 Projekteinführung, Bestandsaufnahme

Jan. 2013 Vorstellung des Grundkonzepts (LT, AL, PR)

Feb. 2013 Information des Hauptausschusses (LT, HA)

März 2013 Einleitung Feinkonzeption (LT)

März 2013 Bewerbung/Festlegung Projektteams (LT)

1. P

ha

se:

Gru

nd

kon

zep

t

3. Projektorganisation

Intranet:Alle Ausarbeitungen, Entwürfe, Ergebnisse,

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 22

März 2013 Bewerbung/Festlegung Projektteams (LT)

Apr. 2013 Abstimmung Organisation, Spielregeln (LT)

Mai 2013 Einweisung Projektteams (PT-Plenum u. einzeln)

Juni - Nov. Treffen der Projektleitungen , Stv. u. LT (5x)

Nov. 2013 Feinabstimmung Ergebnisse C-Projekte (LT, PT, PR)

Dez. 2013 Einleitung der Umsetzung (Stb, EG, Auswahlverfahren)

Jan. 2014 Information HA

Jan. 2014 Ausschreibung FBL-Stellen

Jan-Feb. Feinabstimmung Ergebnisse A-Projekte (LT, PT, PR)

März 2014 Auswahlverfahren (AC) FBL, AL

Apr. 2014 Entscheidung über FBL, AL u. A-Projekte

Mai 2014 Start der Neuorganisation (���� Projektende)

2. P

ha

se:

Fein

kon

zep

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Entwürfe, Ergebnisse, Präsentationen und Protokolle zeitnah

Vorab Information: Führungskräfte, Personal Personalrat und Stadtrat

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

23

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Verbesserungspotenziale Struktur

4. Grundkonzept

Leitungsspanne (Anzahl direkt unterstellter Stellen)

zweckmäßig ausrichten

Organisationsstruktur nach Grundprozessen und

Zielgruppen ausrichten

Funktionsfähigkeit der Organisationseinheiten

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 24

Kernaufgaben zweckmäßig bündeln

Funktionsfähigkeit der Organisationseinheiten

verbessern

Zuschnitt der Ausschüsse zweckmäßiger gestalten

Organisationseinheiten zweckmäßig und klar

bezeichnen

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Erwartete Effekte

1. Stärkung des Dienstleistungscharakters der Stadtverwaltung

2. Flexiblere und effizientere Reaktion auf Veränderungen der Rahmenbedingungen und der externen Anforderungen

3. Schärferes Profil der Stadtverwaltung gegenüber dem Kunden/Bürger

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

4. Angebot der Dienstleistungen an einzelne Zielgruppen „aus einem Guss“

25

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Empfohlene Maßnahmen zur Organisationsstruktur

1. Projektorganisation wird stärker etabliert und institutionalisiert, um Flexibilität und Leistungsfähigkeit zu erhöhen und die Führungskräfte von dispositiven Aufgaben zu entlasten.

2. Übergreifendes Ziel-, Projekt- und Multiprojektmanagement wird institutionalisiert, das die Aktivitäten der Stadtverwaltung unterstützt.

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

die Aktivitäten der Stadtverwaltung unterstützt.

3. Führungsorganisation wird schlanker ausgerichtet. Die fachlichen und personellen Unterstellungsverhältnisse werden klar nach Fachbereichen zugeordnet.

4. Organisationsstruktur wird deutlich gestrafft und eindeutig gestaltet.

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Empfohlene Maßnahmen zur Organisationsstruktur

5. Prozesse und Themengebiete werden in aufeinander abgestimmten drei Fachbereichen neu strukturiert:

o FB Stadtentwicklung und öffentliche Infrastruktur

o FB Bildung, Jugend und Familie

FB Arbeiten und Leben

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o FB Arbeiten und Leben

6. 10 Ämter und Stellen mit herkömmlichen Aufgabengebieten werden zugunsten von ganzheitlichen Dienstleistungsbereichen abgelöst.

7. Fachlich und sachlich zusammenhängende Aufgaben werden nunmehr im selben Fachbereich abschließend bearbeitet

8. Ein mehrfaches Anlaufen für die Anliegen der Bürger mit entsprechendem Informations-und Abstimmungsaufwand entfällt weitgehend.

27

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Empfohlene Maßnahmen zur Organisationsstruktur

9. Zwei intern orientierte Fachbereiche werden eingerichtet:

o FB Organisation und Personal

o FB Finanzen

− Zur Schaffung der notwendigen organisatorischen, finanziellen und rechtlichen Grundlagen für die bürgerbezogenen Fachbereiche

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Grundlagen für die bürgerbezogenen Fachbereiche

− Zur Erfüllung der politischen Vorgaben.

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Verbesserungspotenziale Grundprozesse

Budget- (Kosten-) Verantwortlichkeit klar

zuordnenProzessorganisation ausprägen und

zweckmäßiger gestalten Auftraggeber-/Dienstleister-Verhältnisse einführen

Operative Organisationsaufgaben stärker ausprägen

Nachweisführung, Informations- und

Berichtswesen verbessern

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 29

Verhältnisse einführen

Entscheidungsfindungsprozesse rationeller gestalten

Dokumentenmanagement, Kommunikationssystem

optimieren

Projektmanagement / Multiprojektmanagement

institutionalisieren

Formalorganisation stärker ausprägen und zweckmäßiger

gestalten

Grundsätze für Verwaltungsorganisation und

Führung aktualisieren

Personalentwicklungskonzept aufstellen und praktizieren

Controlling und Risikomanagement aufbauen und einführen

Erscheinungsbild der Stadtverwaltung stärker ausprägen

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Empfohlene Maßnahmen (Beispiel)

o In einem neuen Aufgabengebiet „Politikorganisation“ werden alle Aufgaben in Verbindung mit Stadtrat, Ausschüssen, Wahlen und Aufsichtsbehörden gebündelt.

o Die Ratsmitglieder erhalten Tablett-PCs und korrespondieren mit der Verwaltung über sämtliche Angelegenheiten auf digitalem Wege (wie Einladungen, Terminabstimmungen, Sitzungsvorlagen, Sitzungsprotokolle, Korrespondenz, sonstige Informationen).

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Sitzungsvorlagen, Sitzungsprotokolle, Korrespondenz, sonstige Informationen).

o Modernisierung und Effizienzsteigerung der Abläufe

o Engere Verbindung der Ratsmitglieder mit der Stadtverwaltung

o Zusammenhängende Angelegenheiten des Bürgers (z. B. Jugend, Familie, Schule) werden möglichst aus einer Hand bzw. unter einheitlicher Koordinierung in einem Fachbereich erledigt, für die vorher unterschiedliche Ämter zuständig waren und diese deshalb gesondert aufgerollt und bearbeitet werden mussten.

30

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Erwartete positive Effekte

o Möglichkeiten für die Bürger,

o Routineangelegenheiten über das Internet zu erledigen

o sich wegen ihrer Angelegenheiten nur noch an wenige Fachbereiche zu wenden

4. Grundkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Der Aufwand für Sprechzeiten, Erfassung und Weitergabe von Informationen und Abstimmungen reduziert sich.

o Ein effektiver Zeitgewinn für alle Beteiligten.

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

32

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Aufgaben der Projektteams (Grundprozesse und Struktur)

1. Prüfen des vorgeschlagenen Grundkonzeptes auf Zweckmäßigkeit und Realisierbarkeit

2. Ausarbeiten von konkreten Maßnahmen und Lösungen, ggf. abstimmen mit den davon betroffenen Fachbereichen bzw. Projektteams

5. Feinkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

Aufgaben des Projektteams Übergreifendes

1. Prüfen der Ausarbeitungen von Vorschlägen der Projektteams auf Plausibilität und Vollständigkeit, ggf. abstimmen und moderieren mit den davon betroffenen Fachbereichen bzw. Projektteams

2. Unterstützen und Beraten der Projektteams nach Bedarf und auf Anforderung

33

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Arbeitsweise und Hilfsmittel der Projektteams

� Projektteams organisieren sich und arbeiten individuell, ihnen stehen folgende Hilfsmittel zur Verfügung im Intranet:

o Berichte und Präsentationen zur Analyse und zur Grundkonzeption

o Vorgehensbeschreibung der Teilprojekte VorgehensbeschreibungTeilprojekt XY

5. Feinkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Projektdatenblatt

o Umsetzungsplan

o Projektordner (Datei im Netzwerk und konventionell)

o Ergebnisprotokolle

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Teilprojekt XY

ProjektdatenblattTeilprojekt XY

UmsetzungsplanGesamt, Teilprojekte XY

AusarbeitungenTeilprojekte XY

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Beratungsmöglichkeiten für die Projektteams

� Projektteams können sich bei Bedarf jederzeit beraten lassen und Fragen stellen bei:

o Projektteam Übergreifendes

o Projektteams untereinander

o Bürgermeister, Dezernent, Amtsleiter

5. Feinkonzept

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Bürgermeister, Dezernent, Amtsleiter

o Lenkungsteam

o Unternehmensberater und Moderator (Dr. Elci)

35

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Übersicht

2. Kriterien der Organisation

3. Projektorganisation

1. Ausgangssituation, Projektgegenstand

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

3. Projektorganisation

5. Feinkonzept

36

6. Umsetzung und Ausblick

4. Grundkonzept

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

3. Phase: Umsetzung ���� Auswahl Führungskräfte, Integration, Neuaufbau

Wesentliche Aktivitäten:

o Information des Personals und der Politik

o Umsetzungsplan

o Ausschreibung Leitungsfunktionen der Fachbereiche

6. Umsetzung und Ausblick

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015

o Ausschreibung Leitungsfunktionen der Fachbereiche

o Assessment Center / Neubesetzung der Fachbereichsleitungen

o Ausschreibung und Auswahl der Abteilungsleitungen

o Neuzuordnung des Personals, Teambildung, Einführung

o Raumplan, Beschilderung, Anpassung IT, TK, Umzug

o Sukzessive Umsetzung der Maßnahmen zum Feinkonzept

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Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Effekte der neuen Organisation

o Leistungsfähigkeit und Effizienz in Bezug auf die einzelnen Prozesse erhöht

o Voraussetzungen für einen flexiblen Personaleinsatz und für Vertretungen verbessert

o Effektivere Wahrnehmung der fachlichen und disziplinarischen Führungsaufgaben

o Brüche in den Prozessabläufen möglichst vermieden

6. Umsetzung und Ausblick

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 38

o Brüche in den Prozessabläufen möglichst vermieden

o Informations- und Abstimmungsaufwand verringert

o Bessere direkte Kommunikation und Dispositionsmöglichkeiten für Führung und Fachbereiche

o Bessere Transparenz für Bürger, Stadtrat, Ausschüsse sowie für interne und externe Stellen

o Einsparung von Personal- und Sachkosten

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Beurteilung der Projektabwicklung

Die Projektarbeit und die Ergebnisse wurden im Abschlusstreffen* uneingeschränkt positiv beurteilt, insbesondere in Bezug auf folgende Aspekte :

o Projektdatenblatt (Form, Inhalt, Gliederung, Nutzen)

o Umsetzungsplan, Zeitplan

6. Umsetzung und Ausblick

Durchweg positive Beurteilung der Stadträte

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 39

o Umsetzungsplan, Zeitplan

o Projektarbeit (Projektintern)

o Projektkommunikation (Projektintern und -übergreifend)

o Bisher erreichte Ergebnisse

* Projektleitungen und Stellvertretungen, Verwaltungsvorstand und Personalrat

Sachliche positive Presseberichte

Fit für die Zukunft mit agilem Multi-ProjektmanagementOrganisationsoptimierung einer Stadtverwaltung

Ausgewählte Beurteilungen der Projektabwicklung im Abschlusstreffen*

„Projektarbeit unglaublich begeisternd, ….straffer Zeitplan“

„Erwartungen positiv übertroffen….. Projektteamarbeit findet Berücksichtigung“

„Trotz Verkürzung des Zeitplans.… überraschend sehr gut geklappt“

„Sehr produktiv und transparent …. sehr gut gefallen

….alle waren dabei“

6. Umsetzung und Ausblick

GPM - Düsseldorf, 09.11.2015 40

….straffer Zeitplan“

„Projektdatenblatt war sehr gut… …sehr wichtig……hat geholfen“

„Zukunftsfähiges Tableau entstanden, …..im Konsens….großes Kompliment!“

„Hohe Ernsthaftigkeit bei der Projektarbeit….“

„ Die Projektarbeit hat gezeigt: es gibt viele unentdeckte Talente im Haus!“

„Trotz inhomogener Gruppen gelungenes Arbeiten…. / Ergebnisse wurden akzeptiert“

….alle waren dabei“

KOMPETENZ

Kontakt

GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.

Hauptgeschäftsstelle NürnbergFrankenCampus – Frankenstraße 15290461 NürnbergTel.: +49 (0)911 43 33 69-0Fax: +49 (0)911 43 33 69-99E-Mail: [email protected]: http://www.GPM-IPMA.deBlog: http://gpm-blog.de/

Veranstaltungshinweise der GPM Region Düsseldorf/Rhein-Ruhrhttp://www.gpm-ipma.de/ueber_uns/regionen/........

Bei Fragen zum Veranstaltungsprogramm oder zu Netzwerk-möglichkeiten können Sie sich gerne an die

Region Düsseldorf / Rhein-RuhrDieter Staudt Alexander Miskiw

Tel.: +49 (0) 211 9449-6449 +49 (0) 2051 809640E-Mail: [email protected] [email protected]

wenden.

09.11.2015 | www.GPM-IPMA.de