VORWERK AUSTRIA GMBH & CO KGVEREINFACHUNG DER ARBEITSPRO-ZESSE IN DER PERSONALABTEILUNG MIT SAP ERP HUMAN CAPITAL MANAGEMENT

KURZÜBERBLICK

Unternehmen• Firmenname: Vorwerk Austria GmbH & Co KG • Standort: Hard / Vorarlberg• Branche: Elektronik• Produkte und Services: Haushaltsgeräte/ Bodenpfl egeprodukte• Angestellte: 90 Mitarbeiter• Internetadresse: www.vorwerk.at• Implementierungspartner: proTask Consulting GmbH, www.protask.cc

Die wichtigsten Herausforderungen• Datenübernahme aus Altsystem• Standardisierte Schnittstelle zu Zeit- erfassungssystem

Projektziele• Entlastung der Personalabteilung• Vereinfachung und Optimierung der Personalprozesse• Vereinfachte Organisationsdarstellung

Lösungen und Services• SAP ERP Human Capital Management

Highlights• Rasche und effi ziente Einführung• Problemlose Übernahme von Altdaten• Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Hauptnutzen für den Kunden• Verfügbarkeit aller Daten in einem System• Vereinfachte Arbeitsprozesse

• Automatisierung der Abrechnungspro- zesse bei Diäten und Reisekosten inkl. Vorsteuerabzug• Automatische Übernahme der Zeit- erfassung• Zeitersparnis• Vereinfachte Fehlerkontrolle• Transparente Reisekostenabrechnung über Mitarbeiterkonten• Entlastung der Angestellten in der Personalabteilung/Buchhaltung• Kein doppeltes Anlegen von Datensätzen mehr notwendig• Mehr Transparenz und Übersichtlichkeit für die Mitarbeiter, da alle zusätzlichen Bezahlungen direkt auf dem Mitarbeiter- Stammblatt verbucht werden

Entscheidung für SAP ERP Human Capital Management• Standardschnittstellen• Integriertes System• Strategische Entscheidung des Konzerns für SAP Vorhandene Systemlandschaft• SAP ERP 4.7

Integration von Nicht-SAP-Produkten• Betriebssystem: NT• Datenbank: Oracle

SAP-Anwender• 8 User

SAP Customer Success StoryElektronik

Vorwerk Austria GmbH & Co KG beschäftigt rund 90 Mitarbeiter und ca. 400 Handelspartner. Für die Verein-fachung und Automatisierung der zahl-reichen Geschäftsprozesse in der Personalabteilung führte Vorwerk SAP ERP Human Capital Management ein.

Vorwerk Austria GmbH & Co KG ist Teil der weltweit agierenden Vorwerk-Gruppe mit insgesamt 533.000 Mit-arbeitern, für die in über 60 Ländern auf vier Kontinenten Angestellte, Fach-berater für Haushaltsgeräte sowie Kosmetik-Beraterinnen aktiv sind. Das für seine Innovationskraft bekannte Un-ternehmen ist in den letzten fünf Jahren um 50% gewachsen.

Der Standort Österreich zeichnet sich durch eine Vielfalt an Tätigkeitsbe-reichen aus. Von der Einführung von SAP ERP Human Capital Management war hauptsächlich Vorwerk mit seiner Hauptverwaltung in Vorarlberg und neun Service-Centern in Österreich betroff en.

Umstellung auf SAP als strate-gische KonzernentscheidungDie Einführung von SAP ERP Human Capital Management begann 2003 und basierte auf einer strategischen

SAP Österreich GmbHLassallestraße 7bA-1021 WienT 0800 293 400F 0800 293 409mittelstand.austria@sap.comwww.mittelstand.at

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Entscheidung der Konzernspitze in Deutschland. Evelyne Battisti, Leitung, Fachberater-Service/Personalabtei-lung, Vorwerk Austria GmbH & Co KG, erläutert die Vorbedingungen: „Personen und Datensätze mussten doppelt angelegt und die Reisekosten händisch verbucht werden. Für unsere Mitarbeiter bedeutete das einen erheb-lichen Mehraufwand und wir mussten alles zweifach kontrollieren, um Fehler zu vermeiden.“ SAP Human Capital Management als integriertes System mit standardisierten Schnittstellen war somit die optimale Lösung für die vor-handenen Probleme.

Vereinfachung der Geschäfts-prozesseVorrangiges Ziel bei der Implementie-rung war die Vereinfachung und Auto-matisierung der zahlreichen Geschäfts-prozesse in der Personalabteilung.

Bei Vorwerk Austria GmbH & Co KG umfassen diese die Lohnabrechnung für 90 Angestellte, weiters die zentrale Erfassung von Reisekosten mit Schnitt-stellen zur Administration ebenso wie die Überleitung von Provisionen, Zeit-wirtschaft und Rückstellungen. Inklu-sive der Firmenpensionsbezieher rechnet Vorwerk monatlich etwa 180 Personen ab.

Reduzierung des Verwaltungs-aufwandsDurch die Einführung von SAP ERP Human Capital Management wurden die Angestellten in der Personalab-teilung in vielen Bereichen entlastet. Datensätze sind aufgrund des inte-grierten Systems nur einmal anzulegen und somit auch im SAP Rechnungs-wesen verfügbar. Die Abrechnung der Reisekosten und Diäten samt Vorsteu-erabzug erfolgt automatisch. Durch den Wegfall des händischen Einbuchens und der doppelten Erfassung der Daten konnten Fehlerquellen reduziert wer-den. Insgesamt ist das System über-sichtlicher und transparenter geworden.

„Vor der Einführung von SAP ERP Human Capital Management mussten Per-

sonen und Datensätze im ehemaligen Zeitsystem nochmals angelegt und die

Reisekosten in der Buchhaltung händisch verbucht und berechnet werden.“

Evelyne Battisti, Leitung, Fachberater-Service/Personalabteilung, Vorwerk Austria GmbH & Co KG

Evelyne Battisti führt aus: „Wir sind viel fl exibler geworden und können zu fi xen Terminen auf Knopfdruck Rück-stellungen und diverse Auswertungen starten.“ Alle zusätzlichen Bezah-lungen, wie Reisekosten, Provisionen etc., werden jetzt direkt auf die Per-sonalnummer verbucht und der Mit-arbeiter erhält davon einen Ausdruck. „Dies ist für unsere Angestellten viel übersichtlicher und wird deshalb sehr gut angenommen“, so Evelyne Battisti.

Hohe Akzeptanz bei den Mit-arbeiternAuch die Akzeptanz bei den Mitarbei-tern in der Personalabteilung ist auf-grund der Vereinfachung der Arbeits-prozesse und der Zeitersparnis groß. Mit der Einführung der Zeitwirtschaft wird die Datenschnittstelle automatisch übernommen. Personalrückstellungen wurden früher manuell in einem ei-

genen System erfasst und berechnet. „Mit dem integrierten System konnten wir nahezu alle Bereiche automatisie-ren. Über standardisierte Schnittstellen zum Zeiterfassungssystem konnten sehr viele Arbeitsschritte reduziert wer-den“, fasst Stefan Szabó, Geschäfts-führer, proTask Consulting GmbH, zusammen.

Rasche Implementierungsphase dank perfektem TeamworkDie größte Herausforderung bei der Implementierung des neuen Systems war die Übernahme der Daten des Altsystems in das neue System. Die Einführung erfolgte in drei Schritten und konnte gemeinsam mit der proTask Consulting GmbH sehr rasch und effi -zient durchgeführt werden. Im ersten Schritt wurde die Abrechnung umge-stellt mit automatischer Übernahme der Provisionsabrechnung, im zweiten Schritt folgte der Produktivstart für Personalrückstellungen, Urlaub, Jubi-läen und Abfertigungsansprüche. Den dritten Schritt bildete die Umstellung der Zeitwirtschaft auf SAP.