Vorwort zur 1. AuflageDas Lernbuch „Büromanagement 1“ ist der erste Teil einer dreibändigen Buchreihe für den neuen Ausbildungsberuf „Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement“. Das Lernbuch konzentriert sich auf die Lernfelder des ersten Ausbildungsjahres:

LF 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentierenLF 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisierenLF 3: Aufträge bearbeitenLF 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

Die Lernfelder 5 bis 8 (2. Ausbildungsjahr) werden durch das Merkurbuch 0672, die Lern-felder 9 bis 13 (3. Ausbildungsjahr) durch das Merkurbuch 0673 abgedeckt.

Für die Arbeit mit dem Buch möchten wir auf Folgendes hinweisen:

■ Im Vordergrund steht das Ziel, die Auszubildenden zu befähigen, auf der Grundlage fachlichen Wissens und Könnens Aufgaben und Probleme zielorientiert, sachgerecht, methodengeleitet und selbstständig zu lösen und das Ergebnis zu beurteilen.

■ Das Buch eignet sich ideal als Informationspool für die Erarbeitung von Lernsituationen, zur systematischen Wiederholung und zur eigenverantwortlichen Nachbearbeitung.

■ Durch das integrierte Kompetenztraining werden neben der Fachkompetenz auch die Selbst- und die Sozialkompetenzen eingeübt.

■ Der Einsatz von Programmen zur Textverarbeitung und zur Tabellenkalkulation sowie der Erwerb von Fremdsprachenkompetenz ist integraler Bestandteil der Lernfelder. Im Buch wird diese Integration im Rahmen des Kompetenztrainings berücksichtigt, ge-kennzeichnet durch die folgenden Symbole:

■ Zur systematischen Erarbeitung der Grundlagen von WORD, EXCEL und Englisch ste-hen drei weitere lernfeldorientierte Lernbücher bereit:

Erfolgreiches Büro- management mit

WORD 2010 Merkurbuch 0790

Erfolgreiches Büro- management mit

EXCEL 2010 Merkurbuch 0791

Business Class Merkurbuch 0855

oder oder

Erfolgreiches Büro- management mit

WORD 2013 Merkurbuch 0810

Erfolgreiches Büro- management mit

EXCEL 2013 Merkurbuch 0811

Jedes dieser Lernbücher umfasst die EDV- bzw. fremdsprachenbezogenen Kompeten-zen für alle drei Ausbildungsjahre.

■ Zentrales Ziel von Berufsschule ist es, die Entwicklung umfassender Handlungskom-petenz zu fördern. Das vorliegende Lernbuch wird deshalb durch das Arbeitsheft „Lern-situationen Büromanagement 1“ (Merkurbuch 1671) ergänzt. Lernbuch und Arbeitsheft sind aufeinander abgestimmt. Im Lernbuch wird im Inhaltsverzeichnis und am Seitenrand durch das nebenstehende Symbol gekennzeichnet, bei welchen Unterrichtsthemen auf geeignete Lernsituationen aus dem Ar-beitsheft zurückgegriffen werden kann. Es ist daher ideal, wenn Lernbuch und Arbeitsheft gemeinsam im Unterricht eingesetzt werden.

■ Durch die Verzahnung der Unterrichtsmaterialien werden der Erwerb themenüber-greifender Kompetenzen und die Ausarbeitung der didaktischen Jahresplanung einer-seits vereinfacht; durch die relative Selbstständigkeit der einzelnen Materialien wird andererseits der pädagogische und schulorganisatorische Freiraum gewährleistet, der für die erfolgreiche Umsetzung des neuen Rahmenlehrplans unseres Erachtens not-wendig ist.

■ Um die Büroprozesse in Lernfeld 2 didaktisch verständlich und sachlogisch folgerichtig darstellen zu können, werden die dem Lernfeld 3 zugeordneten bürowirtschaftlichen Lerninhalte (büroübliche Applikationen, Kommunikationssysteme) bereits in Lernfeld 2 behandelt.

■ Die Grundlagen des Kaufvertragsrechts werden zu Beginn von Lernfeld 3 dargestellt, da sie unbedingte Voraussetzung dafür sind, Kundenaufträge rechtssicher zu bearbei-ten. Ausgehend von diesen rechtlichen Grundlagen werden die Teilprozesse der Auf-tragsbearbeitung – von der Kundenanfrage bis hin zur Kontrolle des Zahlungseingangs – vorgestellt.

Wir wünschen Ihnen einen guten Lehr- und Lernerfolg!

Die Verfasser

Vorwort zur 2. AuflageFür die zweite Auflage wurde das Buch komplett durchgesehen und gegebenenfalls redakti-onell verbessert. Der mittlerweile von der AkA herausgegebene Prüfungskatalog für die IHK-Abschlussprüfung hält für einige Themenbereiche Spezifizierungen bereit (z. B. zu den Möglich-keiten des Warenversands, zu den internen und externen Bezugsquellen und zur ABC-Analyse). Die Neubearbeitung wurde dazu genutzt, diese Inhalte angemessen zu vertiefen.

Die Verfasser

15

Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

1 Duales Ausbildungssystem

1.1 Rechtliche Regelungen für die betriebliche und schulische Ausbildung

1.1.1 Ausbildender, Ausbilder, Auszubildender

(1) Begriffe Ausbildender und Ausbilder

■ Ausbildender ist derjenige, der ei-nen Auszubildenden zur Berufs-ausbildung einstellt.

■ Ausbilder ist derjenige, der vom Ausbildenden mit der Durchfüh-rung der Ausbildung beauftragt wird.

Ausbilden darf nur, wer persönlich und fachlich geeignet und mindestens 24 Jahre alt ist. Die fachliche Eignung umfasst vor allem die für den jeweiligen Beruf erforderlichen Fertig-keiten und Kenntnisse.

Die Ausbilder vermitteln die Fertigkeiten und Kenntnisse, die zur Erreichung des Ausbil-dungsziels erforderlich sind. Ferner muss der Ausbildungsbetrieb in der Lage sein, die wesentlichen Inhalte der Ausbildung zu vermitteln.

(2) Begriff Auszubildender

Auszubildender ist derjenige, der nach den Bestimmungen des Berufsbil-dungsgesetzes [BBiG] einen anerkann-ten Ausbildungsberuf aufgrund staat-licher und bundeseinheitlich gültiger Ausbildungsverordnung erlernt.

Beispiel:

Jens Zeiler wird von der Metallbau Thomas Hutter GmbH ausgebildet. Die Metallbau Thomas Hutter GmbH ist Ausbildender.

Beispiel:

In der Einkaufsabteilung wird Jens Zeiler von der Angestellten Frau Freiberg ausgebildet. Frau Frei-berg ist Ausbilderin.

Beispiel:

Jens Zeiler schließt mit der Metallbau Thomas Hutter GmbH einen Ausbil-dungsvertrag als Kaufmann für Büro-management ab. Jens Zeiler ist Auszu-bildender.

Lernfeld

1 LS 1, 2,

3, 4

16 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

Anforderungen an Auszubildende. Ein großes Unternehmen für Kunststoffverarbeitung umschreibt z. B. die Anforderungen an Auszubildende auf seiner Internetseite folgender-maßen:

„Die Voraussetzung für die Bewerbung bei uns sind gute schulische Leistungen und eine abgeschlossene Schulausbildung. Die Fähig-keit zur Teamarbeit ist ebenso wichtig wie ein hohes Verantwortungsbewusstsein. Wir

möchten Auszubildende gewinnen, die über-durchschnittlich motiviert und engagiert sind. Neben den schulischen Leistungen interessiert uns vor allem die Persönlichkeit der Bewer-ber.“

1.1.2 Berufsbildungsgesetz, Ausbildungsordnung und Ausbildungsplan

(1) Berufsbildungsgesetz

Das Berufsbildungsgesetz [BBiG] regelt die Berufsausbildung, die berufliche Fortbildung und die berufliche Umschulung. Die Ausbildung in den verschiedenen Ausbildungsberu-fen ist durch die Ausbildungsordnungen [§ 4 BBiG] geregelt.

(2) Ausbildungsordnung

Die Ausbildungsordnung ist die Grundlage für eine geordnete und einheitliche Berufsaus-bildung in anerkannten Ausbildungsberufen. Sie hat mindestens festzulegen [§ 5 I BBiG]:

■ die Bezeichnung des Ausbildungsberufs (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanage-ment);

■ die Ausbildungsdauer, sie soll nicht mehr als drei und nicht weni-

ger als zwei Jahre betragen;

■ das Ausbildungsberufsbild, es enthält die Fertigkeiten und Kenntnisse,

die Gegenstand der Berufsausbildung sind;

■ den Ausbildungsrahmenplan, es handelt sich hierbei um eine Anleitung

zur sachlichen und zeitlichen Gliederung der Fertigkeiten und Kenntnisse und

■ die Prüfungsanforderungen.

Für einen anerkannten Ausbildungsberuf darf nur nach der Ausbildungsordnung ausge-bildet werden [§ 4 II BBiG]. Jugendliche unter 18 Jahren dürfen nur in anerkannten Ausbil-dungsberufen ausgebildet werden.

(3) Ausbildungsplan

Der Ausbildungsplan regelt die sachliche und zeitliche Berufsausbildung im Betrieb. Der Ausbildungsplan wird von jedem Ausbildungsbetrieb eigenständig erstellt. Er muss jedoch abgestimmt sein mit dem Ausbildungsberufsbild, dem Ausbildungsrahmenlehr-plan sowie den Prüfungsanforderungen.

Aus- bildungs-ordnung

Bezeichnung Ausbildungsberuf

Ausbildungs- dauer

Ausbildungs- berufsbild

Ausbildungs- rahmenplan

Prüfungs-anforderungen

171 Duales Ausbildungssystem

(4) Beziehungen zwischen Ausbildungsrahmenplan, Ausbildungsplan und dem Rahmenlehrplan (Duales1 Ausbildungssystem)

Ausbildungsrahmenplan

Er beinhaltet die sachliche und zeitliche Gliederung der Berufsausbildung.

Ausbildungsplan

Der Ausbildungsrahmenplan wird in einen betrieblichen Ausbildungsplan umgesetzt, der die Grundlage für die individuelle Ausbildung im Betrieb

bildet.

Betrieb Berufsschule

Rahmenlehrplan

Er ist Grundlage für den berufsbezoge-nen Unterricht in der Berufsschule und

ist zeitlich und inhaltlich mit dem Ausbil-dungsrahmenplan abgestimmt.

1.1.3 Berufsausbildungsvertrag

(1) Begriff kaufmännischer Auszubildender

Kaufmännischer Auszubildender ist, wer in einem Betrieb zur Erlernung kaufmänni-scher Tätigkeiten angestellt ist.

(2) Abschluss des Berufsausbildungsvertrags

Vor Beginn der Berufsausbildung ist zwischen dem Aus-bildenden und dem Auszubildenden ein Berufsausbildungs-vertrag zu schließen [§ 10 I BBiG].

Der Berufsausbildungsvertrag muss bei der zuständigen Kammer zur Genehmigung und Eintragung in das „Verzeich-nis der Berufsausbildungsverhältnisse“ vorgelegt werden [§ 36 BBiG]. Zuständig ist die Industrie- und Handelskam-mer, wenn die Ausbildung in einem kaufmännischen Betrieb erfolgt, bzw. die Handwerkskammer, wenn die Ausbildung in einem Handwerksbetrieb erfolgt.

1 Dual: zweiseitig, zweigleisig.

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18 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

Die Eintragung wird nur vorgenommen, wenn der Berufsausbildungsvertrag dem Berufs-bildungsgesetz und der Ausbildungsordnung entspricht und die persönliche und fachliche Eignung des Ausbildungspersonals sowie die Eignung der Ausbildungsstätte vorliegen. Die Eintragung ist u. a. Voraussetzung dafür, dass der Auszubildende zur Abschlussprü-fung der Industrie- und Handelskammer (IHK) bzw. Handwerkskammer zugelassen wird [§ 43 I Nr. 3 BBiG].

Unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrags, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, hat der Ausbildende den wesentlichen Inhalt des Vertrags schriftlich nie-derzulegen [§ 11 I, S. 1 BBiG].1 Der Vertrag ist vom Ausbildenden, vom Auszubildenden und – wenn der Auszubildende noch minderjährig ist – von dessen gesetzlichem Vertre-ter zu unterzeichnen und unverzüglich eine Ausfertigung der unterzeichneten Niederschrift dem Auszubildenden und dessen gesetzlichem Vertreter auszuhändigen [§ 11 III BBiG].

(3) Pflichten und Rechte aus dem Berufsausbildungsvertrag

Die Pflichten und Rechte des Auszubildenden bzw. des Ausbildenden ergeben sich vor allem aus dem Berufsbildungsgesetz [§§ 14–19 BBiG] und dem Jugendarbeitsschutzgesetz.

Pflichten des Auszubildenden (Rechte des Ausbildenden)

Pflichten des Ausbildenden (Rechte des Auszubildenden)

■ Befolgungspflicht: Weisungen des Ausbil-denden im Rahmen der Berufsausbildung sind sorgfältig zu befolgen.

■ Berufsschulpflicht. ■ Lernpflicht: Der Auszubildende muss sich

bemühen, so zu lernen, dass die Abschluss-prüfung bestanden wird.

■ Ausbildungsnachweispflicht (Berichtsheft-pflicht): Der Auszubildende hat in der Regel wöchentlich Ausbildungsnachweise zu füh-ren. Sie geben Auskunft über den Ablauf der Ausbildung und müssen bei der Abschluss-prüfung vorgelegt werden. Die einzelnen Ausbildungsnachweise sind vom Ausbilder zu unterschreiben.

■ Schweigepflicht über Geschäftsdaten. ■ Haftpflicht: Bei grob fahrlässig oder vor-

sätzlich verursachten Schäden an Maschi-nen, Büroeinrichtungen usw. haftet der Aus-zubildende.

■ Ausbildungspflicht: Vermittlung der Fertig-keiten und Kenntnisse, die zur Erreichung des Ausbildungsziels erforderlich sind.

■ Ausbildungsmittel: Müssen kostenlos zur Verfügung gestellt werden.

■ Fürsorgepflicht: Vermeidung sittlicher und körperlicher Schäden;

■ Anmeldung zur So zialversicherung. ■ Freistellungspflicht: Der Ausbildende muss

den Auszubildenden zum Besuch der Be-rufsschule anhalten und freistellen.

■ Anmeldepflicht zu Prüfungen: Der Aus-zubildende muss rechtzeitig zu Prüfungen angemeldet und freigestellt werden.

■ Urlaubspflicht:2 Der Urlaub beträgt nach:

Alter Mindesturlaubbis 16 Jahre bis 17 Jahre bis 18 Jahre

30 Werktage 27 Werktage 25 Werktage

■ Vergütungspflicht: Die Zahlung des Arbeits-entgelts muss spätestens am letzten Werk-tag des Monats erfolgen.

■ Pflicht zur Entgeltfortzahlung: An gesetz-lichen Feiertagen und im unverschuldeten Krankheitsfall bis zu sechs Wochen.

■ Pflicht zur Ausstellung eines Zeugnisses.

1 Wesentliche Inhalte des Berufsausbildungsvertrags sind gesetzlich festgelegt (z. B. die Art, sachliche und zeitliche Gliederung sowie das Ziel der Berufsausbildung; Beginn und Dauer der Berufsausbildung; Zahlung und Höhe der Vergütung). Der Berufsausbildungs-vertrag ist kein Arbeitsvertrag.

2 Für Berufsschüler soll der Urlaub in die Schulferien gelegt werden. Es muss sichergestellt sein, dass mindestens 12 Werktage am Stück gewährt werden.

191 Duales Ausbildungssystem

(4) AusbildungszeitDie Ausbildungszeit beträgt für den Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanage-ment im Regelfall 3 Jahre. Eine Verkürzung der Ausbildungszeit ist unter bestimmten Umständen möglich.

(5) Probezeit

Die Probezeit beträgt mindestens einen Monat und darf nicht länger als vier Monate dauern. Die Probezeit ist Bestandteil des Ausbildungsverhältnisses. Während der Probe-zeit kann jeder der Vertragspartner das Ausbildungsverhältnis ohne Angabe von Gründen fristlos lösen [§§ 20, 22 I BBiG].

(6) Institutionen zur Durchsetzung ausbildungsrechtlicher Ansprüche

Sind Auszubildende der Meinung, dass der ausbildende Betrieb seinen Pflichten nicht nachkommt, können sie sich an verschiedene Institutionen wenden.

■ Im Bereich des Betriebs- und Gefahrenschutzes sind die staatlichen Gewerbeaufsichts-ämter als Landesbehörden für die Überwachung aller Betriebe ihres Bezirks zuständig. Die Aufsichtsdienste der Berufsgenossenschaften kontrollieren die Betriebe des jeweiligen Wirt-schaftszweigs.

■ Im Bereich des sozialen Arbeitsschutzes können sich die Auszubildenden an den Betriebs-rat1 – insbesondere an die Jugend- und Auszubildendenvertretung2 – wenden. Ansprech-partner sind auch die zuständigen Kammern (z. B. die Industrie- und Handelskammern).

■ Ansprechpartner für Unternehmen und Auszubildende bei Problemen während der Ausbil-dung sind z. B. die IHK-Ausbildungsberater. Sie stehen als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Berufsausbildung zur Verfügung. In § 76 BBiG werden die IHKs beauftragt, Bera-ter zu bestellen, die die Berufsausbildung in den Unternehmen durch Beratung fördern und überwachen.

■ Kommt es zu ernsten Konflikten zwischen Auszubildendem und dem Ausbildungsbetrieb, so kann der „Schlichtungsausschuss für Streitigkeiten aus Ausbildungsverhältnissen“ ange-rufen werden. Der Schlichtungsausschuss muss nach dem Arbeitsgerichtsgesetz angerufen werden, bevor eine Klage wegen Streitigkeiten aus bestehenden Ausbildungsverhältnissen vor dem Arbeitsgericht erhoben werden kann. Das Verfahren ist gebührenfrei.

Ist zwischen den Parteien keine gütliche Einigung möglich, müssen die Arbeitsgerichte angerufen werden.

(7) Beendigung des Ausbildungsverhältnisses

Das Ausbildungsverhältnis endet spätestens mit dem Ablauf der Ausbildungszeit [§ 21 II BBiG], frühestens mit dem Bestehen der Abschlussprüfung oder durch schriftliche Kün-digung.

Während der Probezeit kann das Berufsausbildungsverhältnis jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden.

1 Der Betriebsrat ist die Vertretung der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber im Betrieb. Die Mitbestimmung über den Betriebs-rat ist im Betriebsverfassungsgesetz [BetrVG] geregelt. Näheres hierzu siehe Band 2, Lernfeld 8.

2 Vgl. S. 23.

20 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

Nach der Probezeit kann das Ausbildungsverhältnis grundsätzlich nicht gekündigt wer-den. Eine Ausnahme ist nur in folgenden Fällen möglich [§ 22 II BBiG]:

Kündigung nach der Probezeit durch

Voraussetzungen

das ausbildende Unternehmen

Aus einem wichtigen Grund ohne Einhalten einer Kündigungsfrist, z. B. wegen Unterschlagung.

Auflösung des Ausbildungs-verhältnisses in beiderseitigem Ein-vernehmen durch einen sogenannten Aufhebungsvertrag.

den Auszubildenden ■ Aus einem wichtigen Grund ohne Einhalten einer Kündigungsfrist, z. B. wegen ständigen Mobbings.

■ Mit vierwöchiger Frist, wenn der Auszubil-dende die Berufsausbildung aufgeben oder wechseln möchte.

Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und bei einer Kündigung aus einem wichtigen Grund oder wegen Aufgabe oder Wechsel der Berufsausbildung die Kündigungsgründe enthalten.

(8) Weiterbeschäftigung

Während der letzten sechs Monate des Berufsausbildungsverhältnisses können die Ver-tragspartner eine Weiterbeschäftigung vereinbaren. Werden Auszubildende im Anschluss an das Berufsausbildungsverhältnis weiterbeschäftigt, ohne dass hierüber eine ausdrück-liche Vereinbarung getroffen ist, wird ein Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit begrün-det [§§ 12, 24 BBiG]. Kaufmännisch Ausgebildete werden damit Angestellte. Es entsteht ein Anspruch auf Zahlung eines Gehalts.

(9) Ausstellung eines Zeugnisses

Der Ausbildende hat dem Ausgebildeten nach Beendigung des Berufsausbildungsver-hältnisses ein Zeugnis auszustellen, das Angaben über Art, Dauer und Ziel der Berufs-ausbildung sowie über die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse des Auszubildenden enthalten muss (einfaches Zeugnis). Auf Verlangen des Ausgebilde-ten sind darin auch Angaben über Führung, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten aufzunehmen (qualifiziertes Zeugnis) [§ 16 BBiG].

Das Zeugnis darf keine negativen Aussagen enthal-ten [§ 16 BBiG].

Kompetenztraining

1 1. Nennen Sie die Voraussetzungen, die an einen Ausbilder gestellt werden!

2. Definieren Sie den Begriff „Kaufmännischer Auszubildender“!

3. 3.1 Erklären Sie, unter welchen Bedingungen ein Berufsausbildungsverhältnis endet!

3.2 Ein Auszubildender besteht die Abschlussprüfung am 15. Juli und erhält darüber eine Bescheinigung. Laut Berufsausbildungsvertrag endet die Ausbildungszeit am 30. Juli. Nennen Sie den Tag, an welchem der Berufsausbildungsvertrag endet!

Beispiel:

„Franziska Hebel verfügt über Fachwissen und hat ein gesun-des Selbstvertrauen“ heißt zum Beispiel: Franziska Hebel klopft große Sprüche, um fehlendes Fachwissen zu überspielen.

211 Duales Ausbildungssystem

3.3 Der Auszubildende erscheint am 16. Juli wieder zur Arbeit, worüber der Arbeitgeber sehr erfreut ist. Erläutern Sie die rechtliche Folge, die sich aus diesem Sachverhalt ergibt, wenn im Berufsausbildungsvertrag keinerlei Vereinbarungen hinsichtlich einer Weiterbeschäftigung getroffen wurden!

4. Notieren Sie, in welchem der nachfolgenden Fälle ein Verstoß gegen das Berufsbildungs-gesetz vorliegt!4.1 Felix Höring erhält keinen Fahrgeldersatz zum Besuch der Berufsschule.4.2 Der Ausbilder verweigert Felix Höring, für einen ausgedehnten Taucherurlaub den

gesamten Jahresurlaub zu verwenden.4.3 Die tägliche Arbeitszeit beträgt an 4 Tagen jeweils 8 Stunden.4.4 Der Ausbilder meldet Felix Höring nicht zur Unfallversicherung an.

5. Der Auszubildende Florian Pfiffig ist seit zwei Monaten als Auszubildender bei der Möbel-haus Max Müller OHG beschäftigt.

Aufgaben:5.1 Welche Art von Vertrag wurde zwischen Florian Pfiffig und der Möbelhaus Max Müller

OHG geschlossen? Geben Sie die zugrunde liegende Rechtsgrundlage an!5.2 Nennen Sie drei Angaben, die im Vertrag unbedingt enthalten sein müssen!5.3 Begründen Sie, ob Florian Pfiffig im Einverständnis mit der Möbelhaus Max Müller OHG

eine Probezeit von sechs Monaten im Berufsausbildungsvertrag vereinbaren durfte!5.4 Nehmen wir an, die Probezeit beträgt 4 Monate und die Ausbildungszeit für Florian

Pfiffig beginnt am 1. April. Die Ausbildung wurde nicht unterbrochen. Nennen Sie den Tag, an welchem die Probezeit beendet ist!

5.5 Nennen Sie die Form, in der der Berufsausbildungsvertrag abzuschließen ist und geben Sie an, wo er registriert ist!

2 1. Eva Netzer ist im 1. Ausbildungsjahr zur Kauffrau für Büromanagement.

Aufgaben:1.1 Miguel, Evas Freund, befindet sich im letzten Ausbildungsjahr zum Kaufmann für

Büromanagement. Miguel hat einen 21/2-jährigen Ausbildungsvertrag und Eva muss drei Jahre lernen.Erklären Sie, wie die unterschiedlichen Ausbildungszeiten zustande kommen!

1.2 Nennen Sie vier Rechte, die Eva und Miguel während ihrer Ausbildung gemäß Berufs-bildungsgesetz besitzen!

2. Die 18-jährige Gabi Meier hat eine Ausbildung zur pharmazeutisch-kaufmännischen Ange-stellten begonnen. Nach sechs Monaten stellt sie fest, dass es doch der falsche Beruf für sie ist. Sie hat einen neuen Ausbildungsplatz als Kauffrau für Büromanagement gefunden. Gabi Meier reicht am 1. Februar folgende Kündigung ein: „Hiermit kündige ich zum 15. Fe-burar 20 . . mein Ausbildungsverhältnis bei Ihnen!“

Aufgabe:Prüfen Sie, ob diese Kündigung rechtswirksam ist!

3. 3.1 Die Berufsausbildung verursacht den Ausbildungsbetrieben hohe Kosten.

Aufgabe:Erläutern Sie, warum die Berufsausbildung den ausbildenden Betrieben dennoch Vor-teile bringen kann!

3.2 Nicht alle Ausgebildeten werden von den Ausbildungsbetrieben auch übernommen.Aufgabe:Überlegen Sie, ob dies immer ein Nachteil für die Ausgebildeten sein muss!

4. Der Auszubildende Hannes Schreiber, der sich im zweiten Ausbildungsjahr befindet, ist seit einigen Tagen nicht mehr im Betrieb erschienen. Einem Angestellten gegenüber hat er geäußert, er wolle sich nach einem anderen Arbeitsplatz umsehen.

Aufgabe:Erläutern Sie, wie sich die Geschäftsleitung Ihrer Meinung nach verhalten wird!

22 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

3 1. Lesen Sie zunächst den folgenden Text:

Methode: Elaborationsstrategien

Worin besteht das Ziel?

Elaborationsstrategien erleichtern das Lernen. Sie werden angewendet, wenn neue Informationen mit eigenem Vorwissen vernetzt werden sollen. Zudem werden sie eingesetzt, um das eigene Vorwissen und neue Informationen kritisch zu hinterfragen.

Wie läuft das Lernen ab?

Durch die sinnvolle Verknüpfung neuer Informatio-nen mit dem eigenen Vorwissen werden die neuen Informationen besser verstanden und können even-tuell auch auf andere Zusammenhänge übertragen werden.

Die Vernetzung kann folgendermaßen erfolgen:

■ Verknüpfungen mit Alltagsbeispielen oder persönlichen Erfahrungen erzeugen

Beispiel: Probezeit gemäß BBiG (neue Information) – Probe-Abo, Probefahrt, Führerschein auf Probe (Vorwissen)

■ Umsetzung oder Zusammenfassung in eigenen Worten oder in Bildern

Beispiel: Rechte und Pflichten von Auszubildenden gemäß BBiG (neue Infor-mation) – zusammenfassende Darstellung in Form einer Waage (besseres Verständnis)

■ kritisches Hinterfragen des eigenen Vorwissens und des Informationsmaterials auf Stimmig-keit und Logik.

Beispiel: „Wenn ich keine Lust mehr auf meine Ausbildung habe, gehe ich einfach nicht mehr hin.“ (falsches Vorwissen) – „Kann ich das so einfach? Im Berufsschulunterricht war gestern doch von bestimmten Kündigungsfristen die Rede . . .“ (Hinterfragen des eigenen Vorwissens)

Falls ein neuer Sachverhalt mit eigenen fehlerhaften Beispielen oder Bildern veranschaulicht wird oder mit falschem oder unzureichendem Vorwissen verknüpft wird, setzt sich falsches Wissen fest. Eine selbstkritische Überprüfung und Kontrolle ist deshalb sinnvoll.

2. Die internationale Schulleistungsstudie PISA untersucht u. a., wie Schülerinnen und Schü-ler an das Lernen herangehen. Mit den folgenden vier Fragen wurde dabei gemessen, wie viel Prozent der Schülerinnen und Schüler Elaborationsstrategien beim Lernen anwenden:

fast nie

manch-mal

oftfast

immerWenn ich lerne, versuche ich, den neuen Stoff mit Dingen zu verbinden, die ich in anderen Fächern gelernt habe. w w w wWenn ich lerne, überlege ich, inwiefern die Information im wirklichen Leben nützlich sein könnte. w w w wWenn ich lerne, versuche ich, den Stoff besser zu verstehen, indem ich Verbindungen zu Dingen herstelle, die ich schon kenne. w w w wWenn ich lerne, überlege ich, wie der Stoff mit dem zusam-menhängt, was ich schon gelernt habe. w w w w

Quelle: in Anlehnung an: http://www.mpib-berlin.mpg.de/Pisa/LearnersForLife_GER.pdf.

Aufgabe:Überprüfen Sie, ob Sie bereits Elaborationsstrategien anwenden, indem Sie den obigen Teil des PISA-Fragebogens ausfüllen und zusammen mit Ihren Mitschülern auswerten!

Berufsausbildungs-vertrag?

Ausbildungs-

rahmenplan?

Ausbildungs-

ordnung?Berufsb

ildungs-

geset

z?

52 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

4 Grundlagen der Präsentation

4.1 ZielEine Präsentation ist eine Möglichkeit, anderen Personen bestimmte Inhalte (beispielsweise Ergebnisse eines Projekts oder gesammelte und aufbereitete Informationen zu einem Betrieb) vorzustellen.

4.2 Vorbereitung(1) Erwartungshaltung des Publikums berücksichtigen

Die Vorbereitung einer Präsentation ist von sehr großer Bedeutung. Es geht nicht darum, sein eigenes Fachwissen darzustellen, sondern auf die Erwartungen des Publikums einzu-gehen.

Als Vortragender muss man die spezifische Erwartungshaltung der Zuhörerschaft erkunden. Eine effektive Teilnehmeranalyse gelingt am besten über die SIE-Analyse. Sie richtet sich auf die: Situation der Zuhörer, Interessen der Zuhörer, Einstellungen der Zuhörer. Je stärker der Vortragende auf die Zuhörerschaft ein-geht, umso wahrscheinlicher erreicht seine Botschaft die Teil-nehmer.

Die Präsentation sollte auf den fachlichen Hintergrund der Zuhörer zugeschnitten sein und ihren Erwartungen in Bezug auf Umfang und Details entsprechen. Dadurch wird erreicht, dass die Zuhörer dem Referenten aufmerksam folgen können und sich weder langweilen noch den „roten Faden“ verlieren.

(2) Wichtige Voraussetzungen klären

Bevor man anfängt, die Präsentation schriftlich auszuarbeiten, sollten die folgenden Punkte geklärt werden:

■ Welches Thema soll präsentiert werden?

■ Vor welchen Personen wird die Präsentation durchgeführt (Alter, Vorkenntnisse und Erwartun-gen der Zuhörer und Veranstalter)?

■ Aus wie vielen Teilnehmern besteht das Publikum?

■ Welchen Nutzen sollen die Zuhörer von der Präsentation haben?

■ Wie viel Zeit ist für die Präsentation vorgesehen?

■ Welche technischen Hilfsmittel stehen vor Ort zur Verfügung?

■ Falls es mehrere Präsentationen gibt: Welche Themen gehen voraus und welche folgen?

■ Wünscht der Veranstalter vorab schriftliche Präsentationsunterlagen?

(3) Ziele und Termine setzen

Zu einer guten Vorbereitung gehört auch, sich der Ziele, die durch die Präsentation ver-folgt werden sollen, genau bewusst zu werden. Die Ziele sind im Vorfeld schriftlich festzu-halten. Ohne die Festlegung der Ziele ist ein logischer Aufbau der Präsentation mit einer überzeugenden Argumentationskette nicht möglich. Die formulierten Ziele müssen realis-tisch, d. h. in dem zur Verfügung stehenden Zeitraum zu verwirklichen sein.

LS 10

534 Grundlagen der Präsentation

Um die Ziele termingerecht zu realisieren, muss ein Arbeits- und Zeitplan erstellt werden. Die einzelnen Arbeitsschritte werden darin zerlegt, chronologisch (zeitlich) geordnet und terminiert.

Beispiel:

Arbeits- und Zeitplan

Aufgabenstellung: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ziel: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Planung von Lösungsschritten

Was ist zu tun? Von bzw. bei wem? Bis wann? Informationen zur „Firmengeschichte“ und „unternehmensbezogenen Daten-feldern“ sammeln, auswerten, . . .

Geschäftsleitung, Bereichsleitungen, Firmenbroschüre, . . .

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Anschließend werden die erforderlichen Informationen für die Präsentation beschafft1 und logisch strukturiert.

(4) Ablauf der Präsentation planen

Einstieg Der Einstieg sollte gut geplant und geübt werden, da der erste Eindruck oft darüber ent-scheidet, ob beim Publikum Interesse oder Ablehnung erzeugt wird.Der Einstieg besteht aus einer Begrüßung der Zuhörer, einer Vorstellung der eigenen Person und aller anderen an der Präsentation beteiligten, dem Grund der Präsentation und einer Ablaufübersicht mit behandelten Themen, Zeitabschnitten, Frage- oder Dis-kussionsteil und geplanten Pausen.

Hauptteil Im Hauptteil der Präsentation werden alle gesetzten Ziele inhaltlich abgearbeitet. Dies erfolgt durch Aussagen und Behauptungen, die belegt oder bewiesen werden, durch aufschlussreiche Diagramme, Argumente, Lösungsvorschläge oder Schlussfolgerungen.

Abschluss Die Präsentation kann durch eine Zusammenfassung, einen Ausblick, eine offene Frage, ein Zitat oder eine Anekdote beendet werden.Da den Zuhörern das Ende des Vortrags am besten im Gedächtnis bleibt, sollte man den Schluss gut nutzen. Man kann nochmals seine wichtigsten Aussagen kurz wiederholen und einen Appell (Aufruf) an das Publikum richten.Ganz zum Schluss bedankt man sich beim Publikum für die geschenkte Aufmerksamkeit.

4.3 Grundlegende PräsentationsregelnDas Gelingen einer Präsentation hängt sehr stark davon ab, welchen Eindruck der Redner beim Publikum hinterlässt. Das heißt, auch eine fachlich und inhaltlich sehr gute Präsen-tation erzielt die optimale Wirkung auf die Zuhörer erst in Verbindung mit geschickt ein-gesetzten rhetorischen und körpersprachlichen Mitteln.

1 Zur Informationsbeschaffung siehe Kompetenztraining 5, S. 27.

54 Lernfeld 1: Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren

(1) Körpersprache einsetzen

Die Körpersprache ist die Sprache „ohne Worte“. Sie erfolgt normalerweise unbe-wusst, unwillkürlich und unbeabsichtigt. Die Körpersprache trifft Aussagen, vermittelt Bot-schaften.

Zur Körpersprache gehören

■ Blickkontakt,

■ Mimik,

■ Gestik,

■ Körperhaltung.

■ Blickkontakt

Der direkte Blickkontakt ist eines der wichtigsten Mittel, um Verbindung zum Publikum aufzunehmen und zu hal-ten. Ein Blick kann ruhig, freundlich, ablehnend, gelang-weilt usw. sein.

Zuhörer, die während einer Präsentation selten oder gar nicht angeschaut werden, sind oft unaufmerksamer, weil sie sich vom Redner nicht beachtet und angesprochen fühlen.

■ Mimik

Unter Mimik versteht man den Gesichts-ausdruck, d.h. das Mienen- und Gebär-denspiel des menschlichen Gesichts.

Mimik spielt sich zwischen der Stirn und dem Kinn ab. Sie ist die Bewe-gung des Gesichts. Das Gesagte wird unbewusst oder bewusst durch Mimik unterstrichen. Bei der Präsentation sollte keine einstudierte, starre Mimik eingesetzt wer-den. Eine positive Wirkung auf das Publikum hat eine natürliche, abwechslungsreiche Mimik: Der Gesichtsausdruck ist mal interessiert, mal überrascht, mal lächelnd usw.

■ Gestik

Unter Gestik versteht man die Ausdruckbe-wegungen des Körpers, insbesondere von Kopf, Arm, Hand und den Fin-gern.

Gesten verstärken das Gesagte und sollten mit diesem übereinstimmen. Setzt man sie während der gesamten Präsentation auf die gleiche Weise ein, lässt die Wirkung auf das Publikum nach. Die Körperhaltung (sitzen, stehen,. . .) wirkt sich auf die Gestik und ihre Wirkung aus.

Körpersprache

BlickkontaktMimik

Gestik Körper- haltung

912 Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren und Termine überwachen

2.2.1.2 Methoden des Zeitmanagements

(1) Bedeutung des Zeitmanagements

Zeit ist kostbar – jede freie Minute zählt: der Feierabend, die Wochenenden und jeder Urlaubstag. Während der Arbeit ist Zeit ebenfalls wertvoll – nicht nur als Kostenfaktor, sondern auch als unwiederbringliche Lebenszeit, die sinnvoll genutzt werden sollte – z. B. als Etappe zu weiteren beruflichen und privaten Lebenszielen.

Was tun, wenn die Liste der Aufgaben länger ist als der Arbeitstag? Wenn Unerledigtes sich auftürmt und zu einem Gefühl von Stress führt, wenn Vorgesetzte und Ausbilder Termine anmahnen, wenn Kollegen und Kolle-ginnen ein zu starkes Kommunikationsbedürfnis haben?

Der Schlüssel liegt in einem effizienten Zeitmanagement. Hier helfen einige nützliche Methoden, die schon oft erfolgreich praktiziert wurden.

(2) ABC- Analyse1

Die Grundlage der ABC-Analyse bildet eine To-do-Liste, in der alle zu erledigenden Aufga-ben aufgeführt werden. Danach werden die Aufgaben nach unterschiedlichen Prioritäten eingeteilt:

A die wichtigsten Aufgaben, die man selbst erledigen will und muss

B Aufgaben, die zwar wichtig sind, die man aber auch an einen anderen über-tragen kann

C weniger wichtige Aufgaben, die man delegieren kann und/oder die auch spä-ter erledigt werden können

(3) Eisenhower-Prinzip

Differenzierter als die ABC-Analyse stellt das Eisenhower-Prinzip2 in vier Feldern dar, wie Arbeiten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterschieden werden sollten und damit Pri-oritäten zu setzen sind:

Wic

htig

keit

B-Aufgaben

Aktion: Termine setzen, kontrollieren!

A-Aufgaben

Aktion: Sofort erledigen!

Zero3-Aufgaben

Aktion: abstellen!

C-Aufgaben

Aktion: delegieren, einschränken!

Dringlichkeit

1 Siehe auch S. 285 ff.

2 Dwight D. Eisenhower, ehem. amerik. Präsident.

3 Zero: hier Null, Nichts.

92 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Erläuterungen:

Auch beim Eisenhower-Prinzip bildet die To-do-Liste eine Grundlage, auf der entschieden wird, in welche Kategorie die Aufgaben eingruppiert werden.

■ A-Aufgaben – Dringend und Wichtig

A-Aufgaben haben absolut Vorrang. Sie verschlin-gen viel Energie. Bei ständigem Druck durch Alarm-zustände kommt es zu Stress. Das Zeitmanagement muss so eingerichtet werden, dass möglichst wenig Energie in A-Aufgaben fließt, d. h. Krisen vorausschau-end vermieden werden.

■ B-Aufgaben – Wichtig, aber nicht dringend

Eine konzentrierte Arbeitsleistung wird innerhalb eines bestimmten Zeitraums gefordert. Das Ergebnis hat Konsequenzen für die berufliche Zukunft. Diese Auf-gaben sollten besondere Beachtung erhalten und stra-tegisch gelöst werden, da sie lebensbestimmend sind.

■ C-Aufgaben – Dringend, aber weniger wichtig

Dies sind oft Arbeiten, bei denen Prioritäten von anderen gesetzt werden, die aber für die eigenen Aufgaben nicht zum Ziel füh-ren.

■ Aufgaben, die keine sind – „Zero-Auf-gaben“ – Unwichtig

Dieser Bereich umfasst die Zeitfresser und muss gemieden werden, sonst gibt es zu wenig Zeit für A- und B-Aufgaben.

(4) ALPEN-Methode

Die Umsetzung erfolgt vorzugsweise in folgenden Schritten (ALPEN-Methode):

Aufgaben zusammenstellen; ähnliche Aufgaben bündeln

Länge der benötigten Zeit schätzen

Pufferzeiten einbauen (Tagesform, Unvorhergesehenes, Störungen)

Entscheidungen treffen (Prioritäten setzen, siehe Eisenhower-Prinzip)

Nachkontrolle (in Kalender – elektronisch oder in Papierform – Termine ein-tragen und kontrollieren, ob das Zeitraster eingehalten werden kann bzw. eingehalten worden ist)

(5) Tages-, Wochen-, Monatsplan

Die Voraussetzung für ein effizientes Zeitmanagement ist die Erstellung von Tages-, Wochen- und Monatsplänen. Zahlreiche Anwendungsprogramme zur Organisation die-nen zur Unterstützung wie z. B. Windows-Kalender oder MS Outlook.

Beispiele:

Gefahr, dass ein wichtiger Auftrag wegen Terminschwierigkeiten stor-niert wird; Bank lehnt die Erhöhung des Kreditlimits ab.

Beispiele:

Prüfungsvorbereitungen, Sozial-kontakte; langfristige Arbeiten.

Beispiel:

Routinerückfragen zu Fällen, zu denen man bereits mündlich oder schriftlich Stellung bezogen hat, für deren Lösung man aber nicht verantwortlich ist.

Beispiele:

Überflüssige Tätigkeiten; Gespräche, die unnötig aufhalten; Gags; ausgiebiges „Chatten“ im Inter-net; Ablenkungen in jeder Form.

96 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

24 Arbeitsorganisation

Situation:Sie arbeiten an einer wichtigen PowerPoint-Präsentation für eine Besprechung, die am nächsten Tag stattfinden soll. Zu Ihrem Team gehören noch eine Praktikantin (Informatikstu-dentin) und ein Auszubildender, der gerade seine Ausbildung zum Kaufmann für Büroma-nagement begonnen hat. Zu dieser Besprechung müssen noch Sitzungsunterlagen zusammengestellt und der Besprechungsraum vorbereitet werden. Vor allem muss die Funktion der Computeranlage einschließlich Beamer überprüft werden. Außerdem muss noch das Blumengeschäft an die Dekoration für den Sitzungsraum erinnert werden und in einem Restaurant angerufen wer-den, damit die kalten Platten mit den belegten Broten rechtzeitig geliefert werden.

Aufgabe:

Sie stellen fest, dass Sie nicht alle Aufgaben allein in der vorgegebenen Zeit erledigen können. Unterbreiben Sie Vorschläge, wie Sie vorgehen können!

25 Zeiteinteilung

Stellen Sie als Kreisdiagramm dar, in welchen Anteilen von insgesamt 24 Stunden sich die Abschnitte Arbeit (einschließlich Lernen), Freizeit (Freunde, Familie, Hobbys) und Ruhepausen (Schlaf) in Ihrem Falle in der Regel (an einem normalen Alltag) darstellen!

Orientieren Sie sich bei der Auswertung des Ergebnisses an folgenden Leitfragen:

■ Wie groß ist der Anteil an Ruhepausen und Schlaf? ■ Entspricht diese Einteilung Ihren persönlichen Wünschen und Planungen? ■ Welche Möglichkeiten der Verbesserung sehen Sie, um sich wohlzufühlen und dabei Ihre

langfristigen Lebensziele nicht aus den Augen zu verlieren? ■ Wie beurteilen Sie diese Einteilung?

2.3 Termine planen und überwachen

2.3.1 Planen und kommunizieren

Situation: Die Auszubildenden der Verwaltung Ihres Ausbildungsbetriebes arbeiten an dem Projekt „Büro-material und Umweltschutz“. Sie wollen verstärkt darauf achten, umweltfreundliche Produkte im Büro einzusetzen und eine ökologische Abfallentsorgung durchzuführen. Aus diesem Grunde wurden verschiedene Aufgaben verteilt:

Tim Frisch: Infos erstellen über Mülltrennung und Sammelstellen für Sondermüll im Betrieb

Frauke Frech: Liste erarbeiten über Büromaterial mit ökologischen Eigenschaften

Nick Nörgler: Energieexperte – entwickelt Tipps zum Energiesparen im Bereich Informations-verarbeitung und Raumklima

Aufgabe:

Stellen Sie dar, wie Sie vorgehen, wenn Sie mit den Betreffenden Termine vereinbaren, zu denen Sie eine Rückmeldung über den Stand der Arbeiten bekommen!

LS 5

972 Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren und Termine überwachen

(1) Planungsverlauf

1. Planen

Interne oder externe Faktoren setzen einen groben Zeitrahmen, zu dem das Ziel erreicht werden soll. Der genaue Zeitplan und Ablauf wird mit den Betroffenen festgelegt.

2. Abstimmen

Die Betreffenden setzen sich in einem Meeting zusammen und stimmen ab, bis zu welchem Zeit-punkt sie ihre Aufgaben erledigt haben können. Berufsschultage, Urlaub und dergleichen müssen bei der Abstimmung für ein weiteres Treffen einbezogen werden.

Falls eine persönliche Absprache nicht möglich ist, werden technische Kommunikationsmittel genutzt, wie z. B. Telefon, E-Mail.

3. Festhalten

Der Leiter des Meetings notiert die vereinbarten Termine in einem Protokoll (siehe dazu Kapitel 3.3, S. 107 ff.), das allen zur Genehmigung zugeschickt wird. Falls wichtige Termine telefonisch abge-sprochen werden, werden diese noch einmal per E-Mail bestätigt.

4. Überwachen

Der Verantwortliche für das Projekt kontrolliert die Einhaltung der vereinbarten Termine. Er hält Kontakt zu den Betreffenden, motiviert, ermuntert, gibt ggf. Tipps und Hilfestellung, weist auf den Endtermin hin.

(2) Kommunikationsverhalten

Bei der Abstimmung von Terminen, die mit größeren Aufgaben verbunden sind, empfiehlt sich das persönliche Gespräch statt eines Telefongespräches oder einer E-Mail.

Vorteile des per-sönlichen Gesprächs

■ Die Gesprächspartner sind gemeinsam an einem Ort anwesend, dadurch ist eine Stärkung der Beziehungsebene möglich (das „Klima“ kann verbessert wer-den).

■ Die augenblickliche Gefühlslage des Gesprächspartners kann besser einge-schätzt werden durch Einbeziehung non-verbaler Signale1 (Gestik, Mimik, Kör-perhaltung) des anderen.

■ Verbale Äußerungen können ggf. abgemildert bzw. unterstrichen werden durch non-verbale Signale (z. B. ein freundliches Lächeln).

■ Es kann eine schnelle, gemeinsame Entscheidung getroffen werden. ■ Rückfragen können sofort geklärt werden.

(Die letzten beiden Punkte gelten auch für das Telefongespräch.)

Nachteile des per-sönlichen Gesprächs

■ Nachträglich sind bestimmte Aussagen nicht beweisbar. ■ Ausweichen des Gesprächspartners und Ablenkung vom Thema sind möglich. ■ Inhalte müssen schriftlich bestätigt werden (z. B. durch Protokoll), da sie sonst

vergessen werden können oder Missverständnisse nicht klar werden. Das ist vor allem bei der Übermittlung von Zahlenmaterial und technischen Daten wichtig.

Welche Kommunikationswege und -mittel eingesetzt werden, hängt von der Situation ab, Näheres vgl. Kapitel 4.2, S. 137 ff. Kommunikationswege nutzen.

1 Verbal: wörtlich, mit Worten; non-verbal: nicht durch Sprache vermittelt.

98 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

2.3.2 TerminartenTermine sind durch örtliche und zeitliche Rahmenbedingungen gekennzeichnet.

(1) Interne und externe TermineTermine, die innerhalb des Hauses stattfinden, sind interne Termine, Termine außer Haus hingegen extern. Bei externen Terminen sind Reisezeiten, Reiserouten und ggf. ein erhöh-ter Organisationsaufwand (besonders sichere Absprachen) einzukalulieren.

(2) Feste (fixe) und variable TermineManche Termine können frei verein-bart werden, andere stehen unum-stößlich fest. Man unterscheidet bei der Terminplanung zwischen festen (fixen) und variablen Terminen.

■ Feste (fixe) Termine

Feste Termine sind Termine, die nicht verschoben werden können.

Diese Termine müssen sofort in den Kalender eingetragen werden, damit diese Zeitfenster „geblockt“ sind und keine anderen Termine verein-bart werden.

■ Variable Termine

Variable Termine sind Termine, bei denen es einen zeitlichen Planungs-spielraum gibt.

Bei der Planung variabler Termine ist sicherzustellen, dass die vorgesehe-nen Zeiten nicht durch fixe Termine geblockt sind.

Zur Kontrolle werden verschiedene Hilfsmittel der Terminplanung einge-setzt.

2.3.3 Hilfsmittel zur Terminplanung und -überwachung

(1) Nicht-elektronische Medien (gedruckte Vorlagen, Papierkalender, andere nicht-elektronische Planungsinstrumente)

■ Terminkalender

Jahresübersichten bieten einen Überblick über alle Monate des Jahres. Sie sind für Auszubildende interessant, um ihre Urlaubszeiten mit den Schulferienzeiten der Berufsschule abzustimmen und um Prüfungstermine langfristig einzupla-nen.

Terminarten

Ort Zeit

intern extern fest (fix) variabel

Beispiele:

■ Daten für wichtige Geschäftsreisen, die aus besonderem Anlass unternommen werden

■ Jubiläumsfeiern (z. B. das 25-jährige Firmenjubi-läum)

■ Steuertermine

■ Prüfungstermine

■ Werbeaktionen unmittelbar vor Festtagen oder feststehenden Anlässen

Beispiele:

■ Besprechungen über Angelegenheiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind

■ Tagungen und Konferenzen, die vom Unterneh-men selbst veranstaltet werden

■ Geschäftsreisen, die zeitlich nicht gebunden sind

■ Werbeaktionen, die routinemäßig erfolgen und nicht auf ein Datum fixiert sind

992 Bürowirtschaftliche Abläufe organisieren und Termine überwachen

Kalender werden als Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageskalender verwendet. Je nach Aufteilung eignen sie sich für die langfristige Planung, um z. B. den Zeitraum eines gan-zen Jahres auf einer Seite zu überblicken, für die mittelfristige Planung, als Monats- und Wochenplanung oder als Tagesplaner mit der Einteilung einzelner Stunden.

■ Terminmappen

Terminmappen werden meist als Ergänzung zu elektronischer Termin-planung eingesetzt. In die Terminmappen werden ausgedruckte Doku-mente zu einem bestimmten Tag „auf Termin gelegt“. In Verbindung mit dem Erinnerungsdienst des elektronischen Kalenders werden die darin aufbewahrten Aktenteile zu dem gegebenen Zeitpunkt hervorge-holt („Wiedervorlage“) und bearbeitet. Wichtig ist, dass der elektronische Terminkalender so eingerichtet ist, dass er an die Vorgänge in der Wiedervorlagemappe pünktlich erinnert.

■ Plantafeln

Sie bieten einen schnellen Überblick über geplante Ter-mine, sowohl kurz-, mittel- als auch langfristig. Auf soge-nannten Magnet- oder Stecktafeln werden Informationen „auf Termin gesteckt“ bzw. magnetisch angeheftet. Diese Technik macht die Plantafel zu einem äußerst flexiblen und übersichtlichen Planungsmittel.

(2) Elektronische Medien (Planungssoftware, elektronische Kalender)Für die Terminplanung und -überwachung sind elektronische Medien unentbehrlich geworden. In der Unternehmenssoftware ist die Terminverwaltung ein wichtiger Bestand-teil, z. B. im Rechnungswesen zur Erinnerung an Zahlungstermine.

Planungssoftware wird in unterschiedlicher Form und mittels verschiedener Kommunika-tionsmedien genutzt: Computer, Tablet-PC, Smartphone usw. Über Vernetzungen können Termine mit mehreren Personen gleichzeitig vereinbart und in einen gemeinsamen Kalen-der eingetragen werden.

Elektronische Medien zur Terminplanung und -überwachung sind für kurz-, mittel- und langfristige Termine gleichermaßen geeignet und bei gewissenhafter Datenpflege sehr zuverlässig.

Sie bieten

■ eine automatische Terminabstimmung mehrerer Personen, ■ automatische Suche nach freien Terminen, ■ automatische Erinnerung an wiederkehrende Termine, ■ Textrecherche nach Stichworten, ■ Verknüpfung von Terminen mit Dokumenten, Aufgaben, Adressen, ■ Prioritäten können in Verbindung mit To-do-Listen gesetzt werden, ■ nicht erledigte Aufgaben werden markiert und können automatisch verschoben werden.

Beispiel: Terminverwaltung mit MS Outlook – Kalender

100 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Kompetenztraining

26 1. Beschreiben Sie, welche Formen der elektronischen Terminüberwachung Sie in Ihrem Ausbildungsunternehmen für die Erledigung von Geschäftsprozessen bzw. Verwaltungs-abläufen kennengelernt haben! Erläutern Sie, welchem Zweck diese Terminverwaltung dient und welche Aufgaben damit verbunden sind!

2. Zum Planen Ihres Ausbildungsverlaufs haben Sie für sich persönlich zahlreiche Termine zu verwalten (z. B. Berufsschulzeiten, Klassenarbeiten, Ausbildungsnachweise).

Aufgabe:Erläutern Sie, welche Form der Terminverwaltung Sie bevorzugen. Begründen Sie Ihre Entscheidung!

3. On the phone – Making an appointment in English

Vanessa Fratelli wird zurzeit zur Kauffrau für Büromanagement ausgebil-det. Während ihrer Ausbildung im Bereich Marketing und Public Relations erhält sie einen Telefonanruf einer irischen Kollegin, Debbie Morris. Deb-bie ist zurzeit gerade in Deutschland. Die beiden haben sich bereits einmal auf einem internationalen Meeting kennengelernt.

Jetzt geht es darum, während Debbies Aufenthalt in Deutschland einen Besuchstermin zu vereinbaren, bei dem nähere Einzelheiten einer Werbekampagne besprochen werden sollen.

Aufgabe:

Vervollständigen Sie den Dialog, indem Sie Vanessas Teil des Telefongesprächs überneh-men!

The telephone rings.

Vanessa: Vanessa Fratelli, Marketing & Public Relations, guten Morgen!

Debbie: Hello, this is Debbie Morris from Dublin calling. I’m phoning about this new advertising campaign we are planning. I’m afraid time’s getting rather short. It might be better to arrange a meeting while I’m still in Germany, I suppose.

Vanessa: [Begrüßt Debbie herzlich, sagt, dass dies wirklich eine gute Idee sei. Fragt, ob Debbie diese Woche kommen könne.]

Debbie: Well – I’ll check my schedule. How about Thursday morning?

Vanessa: [Sagt, dass Donnerstag in Ordnung sei, schlägt 10:30 Uhr vor.]

Debbie: That’ll suit me fine.

Vanessa: [Bestätigt noch einmal den Termin, bedankt sich für das Telefongespräch und verabschiedet sich.]

3 Sitzungen und Besprechungen vorbereiten, durchführen und nachbereiten

3.1 Sitzungen und Besprechungen vorbereiten

3.1.1 Organisatorische Aufgaben

Besprechungen (Meetings) werden in kleinerem Kreis (mit internen oder externen Teilnehmern) organisiert, um klar abgegrenzte Aktionen zu planen bzw. konkrete, überschaubare Ziele zu erreichen.

LS 6

1274 Informations- und Kommunikationswege nutzen

Kompetenztraining

34 Informationstechnik nutzen – Software richtig auswählen

1. Erklären Sie den Unterschied zwischen „Open Source Software“ und „proprietärer Soft-ware“! Nennen Sie jeweils ein Beispiel für ein Open Source Betriebssystem und ein Open Source Anwendungsprogramm!

2. Für die folgenden Anwendungsgebiete sollen Sie ein geeignetes Programm aus Ihrem Office-Paket einsetzen. Entscheiden Sie jeweils, welches Programm Sie nutzen! Begrün-den Sie Ihre Aussage!

2.1 Es sollen 400 Werbebriefe (Mailings) an Kunden erstellt und verschickt werden. Jeder dieser Briefe soll individuell adressiert und mit einer Anrede versehen sein.

2.2 Sie wollen Tabellenblätter über Umsatzentwicklungen erstellen. Die Umsatzentwick-lung soll durch Diagramme dargestellt werden.

2.3 Die Diagramme über die Umsatzentwicklung sollen bei einer Präsentation einer größeren Gruppe von Teilnehmern vorgestellt werden.

2.4 Im Intranet sollen mit der Kalenderfunktion Termine für diesen Präsentationstermin abgestimmt werden.

3. ERP-Systeme

3.1 Sie haben in Ihrem Ausbildungsunternehmen Unternehmenssoftware kennengelernt, z. B. in der Abteilung, in der Sie gerade arbeiten – vielleicht als Vertriebs- oder Marke-tingsoftware, Lagerhaltungssoftware o. Ä.

Aufgabe:

Schildern Sie Aufgaben, die Sie mit Unternehmenssoftware gelöst haben. Stellen Sie dar, welche Schnittstellen in Ihrem Unternehmen die von Ihnen eingegebenen Daten weiternutzen!

3.2 3.2.1 Erstellen Sie in einer Arbeitsgruppe eine Übersicht über Unternehmenssoft-ware und Aufgaben, die damit erledigt werden. Beurteilen Sie die Ergebnisse: Nennen Sie die Aufgabenbereiche, die am häufigsten mit ERP-Systemen erle-digt werden!

3.2.2 Erläutern Sie Verbesserungsvorschläge bzw. Leistungen, die Sie in den darge-stellten Softwarelösungen noch aufnehmen würden!

3.3 3.3.1 Recherchieren Sie, welche Schulungs- und Übungsmöglichkeiten es für das Erlernen von Softwareanwendungen gibt!

3.3.2 Erläutern Sie Möglichkeiten, den Entwicklungsstand der Software weiterzuver-folgen und Kenntnisse und Fähigkeiten praxisgerecht einzusetzen!

4.1.3 Netzwerke

4.1.3.1 Begriff Netzwerk

Ein Netzwerk besteht aus Computersystemen, die durch hard- und softwareunter-stützte Verbindungen miteinander kommunizieren.

Netzwerke entstanden in der Informationstechnik aus Gründen der Wirtschaftlichkeit (z. B. lokale Netzwerke, LANs – Local Area Networks) und des Kommunikationsaustausches (z. B. Internet, Intranet).

Wenn Computer in einem Netz miteinander verbunden sind, können sie sich Ressourcen teilen, z. B. Programme (Betriebs- und Anwendersoftware), Peripheriegeräte (z. B. Drucker, Kopierer, Scanner) und Speicherkapazität. Dadurch können hohe Kosten gespart werden.

128 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Den Vorteilen der Kostenersparnis und des Informationszuwachses standen von Anfang an auch Risiken gegenüber (Datenmissbrauch, unbefugte Zugriffe usw.). Aus diesem Grunde müssen Netzwerke durch einen Netzwerkadministrator verwaltet werden, der Zugriffsrechte vergibt und die Netzsicherheit kontrolliert.

4.1.3.2 Client-Server-Architektur

Es haben sich technisch verschiedene Arten von Computernetzwerken gebildet. Eine weitverbreitete Form ist die Client-Server-Architektur.

■ Server sind dienstanbietende Systeme, die z. B. Speicherplatz, Programme und Datenbanken für andere Arbeitsplätze bereithalten.

■ Die Clients sind die Benutzer-Systeme (z. B. Arbeitsplatzrechner wie PCs, Note-books, Endgeräte verschiedener Art).

Der Client kann die Leistungen des Servers in vielerlei Hinsicht in Anspruch nehmen, z. B. als

File Server Diese stellen Daten zur Verfügung.

Webserver Diese ermöglichen Internetzugang und die Nutzung von Internetinhalten.

Terminal Server Der Server ist für die Steuerung und Verarbeitung umfangreicher Prozesse zuständig. Er liefert die fertigen Ergebnisse an ein Terminal (die Nutzer-schnittstelle).

Für den Zugriff (Log-in) auf den Server werden vom Administrator Berechtigungen ver-geben.

Welche Vorteile bietet die Client-Server-Architektur?

;; Zentrale Datenbanken, die von einem Server zur Verfügung gestellt werden, gewährleisten, dass allen Nutzern die gleichen – aktualisierten – Daten zur Verfügung stehen. Dies betrifft in hohem Maße auch ERP-Systeme.

;; Anwendungsprogramme können einheitlich für ein ganzes Netzwerk bereitgestellt werden.

;; Peripheriegeräte, wie z. B. Drucker, Kopierer, Scanner, können von mehreren Arbeitsplatzrech-nern genutzt werden.

;; Eine hohe Speicherkapazität des Servers kann von allen Clients zur zentralen Datenspeiche-rung und zum Datenaustausch genutzt werden.

Die Nutzung eines komplexen Computernetzwerkes erfordert ein hohes Sicherheits-bewusstsein seitens der Nutzer und Gewissenhaftigkeit in der Kontrolle durch die Admi-nistratoren.

Beispiele:

■ Maßnahmen zur Datensicherung und zum Datenschutz müssen getroffen und streng einge-halten werden. Die Kontrolle ist sicherzustellen.

■ Zugriffsrechte müssen definiert und softwaretechnisch geregelt werden.

■ Server sind durch Back-up-Server zu sichern, damit bei Ausfall eines Servers kein Schaden für die Nutzer durch Datenverlust entsteht.

1294 Informations- und Kommunikationswege nutzen

4.1.3.3 Intranet – Extranet

(1) Intranet

Das Intranet verwendet die Technologie des Internets für firmeneigene Kommunikation.1 Ein Intranet kann lokale, nationale oder weltweite Ausdehnung haben. Im Unter-schied zum Internet und zum Extranet ist der Zugang auf eine interne geschlossene Nutzergruppe beschränkt, die auf genau definierte Bereiche des Intranets Zugriff haben darf.

Die Nutzer des Intranets müssen sich durch ein Passwort („Log-in“) anmelden. Zum Schutz vor unbefugten Zugriffen dienen außerdem Firewalls in Form von Hardware- und Software-Einrichtungen.

Intranets spielen für den unternehmensinternen Kommunikationsfluss eine wichtige Rolle. Anwendungen sind z. B.:

■ Wissensmanagement des Unternehmens durch das Bereitstellen interner Datenbanken aller Art,

■ Nutzung der Unternehmenssoftware (ERP),

■ elektronische Formulare, Checklisten, Vorlagen, Bilder, Videos, Newsletter,

■ Terminverwaltung, Reservierungen von Schulungs- und Besprechungsräumen.

(2) Extranet

Während das Intranet nur internen Nutzern zur Verfügung steht, kann durch eine Erwei-terung der Zugang auch externen geschlos-senen Nutzergruppen ermöglicht werden. Diese Erweiterung in bestimmte, genau defi-nierte Bereiche stellt das Extranet dar.

Auch Nutzer des Extranets müssen sich durch ein Passwort legitimieren (Log-in). Anwen-dungsbereiche sind z. B. Dienstleistungen an Mitglieder von Versicherungen, Verbänden und Kundendienstleistungen von Unternehmen. Über das Extranet können Geschäfte abgeschlossen und personenbezogene Daten ausgetauscht werden.

4.1.3.4 Internet

(1) Begriff Internet

Das größte und vielfältigste Netzwerk ist zweifellos das Internet mit seinen Milliarden von Webseiten. Über 80 Prozent aller Unternehmen in Deutschland haben einen Internet-zugang.

Das Internet ist ein weltweites Netz von Computern, das sich aus vielen einzelnen Netzen zusammensetzt. Es dient in erster Linie dazu, die unterschiedlichsten Informa-tionen allgemein zugänglich zu machen. Diese Informationen können als Text-, Bild- oder Sprachübertragung übermittelt werden.

1 Vgl. Lernfeld 4, Kap. 3.4, S. 306 f.

130 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Das Internet stellt folgende Dienste bereit:

■ Informationsplattform (World Wide Web, WWW),

■ Datentransfer (File Transfer Protocol, FTP),

■ E-Mail-Kommunikation,

■ Newsgroups (Internetforen).

(2) Gewerbliche Nutzung

Die meisten Unternehmen in Deutschland sind im Internet vertreten. Die Möglichkeiten, die sich einem Unternehmen bieten, sind z. B.:

■ Geschäftsabwicklung in Form eines Onlineshops,

■ Präsentation des Unternehmens als Public-Relation-Maßnahme,

■ Suche nach Kunden und Lieferanten (Elektronischer Marktplatz, E-Commerce, E-Business),1

■ Onlinebanking, Zahlungsabwicklungen,

■ elektronische Nutzung der Dienste von Behörden und Versicherungen,

■ Internettelefonie (VoIP), Webkonferenzen,

■ Anwenden von „Cloud Computing“ zur Verarbeitung und Speicherung von Daten (vgl. dazu Kapitel 4.1.3.5, S. 133 f.).

(3) Technische Voraussetzungen

Der Zugriff auf das Internet erfolgt über einen Internet Service Provider (ISP), der die Kommunikationssoftware bereitstellt. Über Datenleitungen (lokale Netze, Festnetze, Funk-verbindungen) werden die Daten im Netz transportiert.

Cookies können nur für eine Internetsitzungoder aber auch länger, bis hin zu Jahren, aktivsein. Nutzer kann sie blocken und löschen.

IP-Adresse enthält Informationen über den Internetanbieterund die Region, in der ein Nutzer sitzt. Die meisten Internetuser surfen mit wechselnden IP-Adressen.

© Globus 5971

Beim Aufrufen einer Webseite gibt der Nutzer auch Informationen über sich preis:

Internetnutzer Internet

Webseite öffnetsich. Browser

speichert Cookie.

Server erkennt Nutzermittels Cookie wieder

Webseite lädt automatischNutzereinstellungen, Pass-

wörter, Warenkörbe

erneute Anfrage

Nutzer spart Zeitbeim Eintippen

Anfrage enthält: IP-Adressedes Ziels und des Absenders,

Browser, Betriebssystem

Internet-anbieter

leitet Anfrage weiter

Server mitaufgerufener

Webseite

ruft Webseite auf

sendet Inhalteder Webseite (Text,

Bilder, Videos)

Was passiert beim Surfen im Internet?

1

2 3

6

78

Bei erneutem Aufrufen der Webseite:

9

45

Quelle: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, dpa

1 Siehe auch Lernfeld 4, Kap. 3.4, S. 306 f.

1314 Informations- und Kommunikationswege nutzen

Methode: Suchen im Internet

Da es Milliarden von Internetseiten gibt, ist es notwendig, bestimmte Such-methoden zu kennen. Um ein ganz bestimmtes Dokument zu finden, werden Suchmaschinen eingesetzt. Das sind Programme, die die Dokumente des World Wide Web ständig nach bestimmten Stichworten durchsuchen und diese Infor-mationen in einer Datenbank abspeichern. Es gibt unterschiedliche Arten von Suchmaschinen, z. B. automatische Systeme oder Webkataloge (von Redakteu-ren erstellt). Bekannte Suchmaschinen sind z. B. Google, bing und Yahoo.

Zur Suche ist ein Kernbegriff zu wählen, der genau bezeichnet, was gesucht wird. Gegebenenfalls ist eine Einengung des Begriffes vorzunehmen oder ein Synonym anzugeben (d. h. ein Begriff der gleichbedeutend ist). Je nach Suchmaschine sind Begriffsverknüpfungen zu verwenden („AND“ und „OR“) oder Ausschlussverfahren anzuwenden („NOT“, „AND NOT“). Als „Trunkierungen“ bezeichnet man Suche nach Wortstämmen.

Wichtig ist die Bewertung der Informationen, denn die Zuverlässigkeit ist in einem offenen System wie dem Internet sehr unterschiedlich. Die Grundfragen lauten:

Wer liefert die Information?Welches grundlegende Interesse wird mit der Information verfolgt?

Wer gehört zur hauptsächlichen Zielgruppe dieser Information?

Wie zuverlässig ist die Informationsquelle?

Dateien im Internet zu nutzen, birgt auch technische Risiken. Die Datensicherheit muss durch verschiedene Maßnahmen beachtet werden:

■ Nur Programme herunterladen, die von vertrauenswürdigen Quellen stam-men.

■ Virenscanner einsetzen. Virenscanner regelmäßig aktualisieren, da ständig neue Computerviren entwickelt werden.

■ Firewall verwenden (vgl. Lernfeld 2, Kapitel 7.2.2).

Beim Austausch besonders sensibler Daten (z. B. über Bankverbindungen) sollten nur sichere Internetverbindungen genutzt werden. Diese sind mit https:// („s“ für „secure“ = sicher) und der Abbildung eines kleinen Schlosses in der Browserzeile gekennzeichnet (statt lediglich http://).

Bei der Nutzung von Inhalten ist das Urheberrecht zu beachten. Musik, Filme, Bücher usw. dürfen nicht einfach kopiert und als Download beliebig genutzt werden. Die Rechte liegen beim Urheber, der um Erlaubnis gefragt werden muss. Bei Verletzung des Urheberrechts ste-hen dem Urheber Schadensersatzansprüche zu [§§ 97 ff. Urheberrechtsgesetz]. Der Urhe-ber kann das Recht der Veröffentlichung an Verlage oder Internetseiten übertragen. Der Urheberschutz erlischt 70 Jahre nach dem Tod des Autors. Das Urheberrecht müssen auch die Nutzer von sozialen Netzwerken wahren.

132 Lernfeld 2: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren

Die Datenübertragung geschieht über verschiedene Protokolle als Paketvermittlung (d. h., die Daten werden in einzelne Pakete zerlegt). Durch das Internet Protocol wird eine vir-tuelle Verbindung zwischen zwei Hostsystemen aufgebaut (Hauptrechner und Leitrechner in einem Netzwerk). In allen Teilnetzen im Internet werden die Kommunikationsprotokolle TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) eingesetzt. Jeder Rechner im Internet erhält eine IP-Adresse in Form einer Zahlenkolonne, durch die er weltweit zu iden-tifizieren ist.

Dokumente im World Wide Web werden durch den Uniform Resource Locator (URL) eindeutig bezeichnet. Diese Dokumente werden in Hypertext Markup Language (HTML) erstellt. Um die Internetseiten auf dem Bildschirm darzustellen, wird ein entsprechender Browser benötigt.

(4) Soziale Netzwerke

Die sozialen Netzwerke im Internet sind welt-weit beliebte Plattformen für den Informations-austausch. Sie können private oder berufliche Schwerpunkte in ihrer Zielsetzung haben. Hier gilt vor allem, sich vor dem Verlust der Privatsphäre zu schützen durch entsprechende benutzerdefi-nierte Einstellungen und Kontrolle des Anbieters (wie gewissenhaft geht er mit den Daten um?).

Kompetenztraining

35 1. 1.1 Beschreiben Sie den Internetauftritt Ihres Ausbildungsunternehmens!

1.2 Präsentieren Sie in einer Arbeitsgruppe Screenshots von Internetseiten Ihres Ausbil-dungsunternehmens. – Beschreiben Sie drei wichtige Bereiche Ihres Webauftritts und nennen Sie die In-

formationen, die der Nutzer erhält! – Stellen Sie dar, welche Ziele (Wirkungen) mit diesem Internetauftritt erreicht wer-

den können! – Zeigen Sie auf, welche Möglichkeiten der Geschäftsabwicklung genutzt werden

bzw. welche Kontaktmöglichkeiten es zur Öffentlichkeit gibt! – Bewerten Sie die Darstellung (Bilder, Sprache, Informationen, Nutzerfreundlichkeit

der Bedienung)! Nennen Sie Zielgruppen, die angesprochen werden! Beurteilen Sie, ob die Informationen für die Zielgruppen verständlich wiedergegeben sind! Schlagen Sie Verbesserungsmöglichkeiten vor!

2. 2.1 Nennen Sie vier Bereiche (Dienste) des Internets und stellen Sie dar, welchen Bereich Sie besonders häufig nutzen!

2.2 Beschreiben Sie, wie Sie vorgehen, wenn Sie zu einem Thema im Internet recherchie-ren!

2.3 Beschreiben Sie, welche Sicherheitsvorkehrungen Sie treffen, wenn Sie sich im Inter-net Informationen beschaffen!

1857 Datensicherheit und Datenpflege

7 Datensicherheit und Datenpflege

7.1 Begriffsbestimmungen und Begründung für Sicherheitsmaßnahmen

(1) Begriffsbestimmungen

Man unterscheidet bei den Sicherheitsmaßnahmen technisch und juristisch zwischen Datensicherheit und Datenschutz.

Datensicherheit Datensicherheit bezieht sich auf die technische Absicherung von Daten gegen Verlust, Zerstörung und Verfälschung sowie darauf, Fehlfunktionen des Computersystems durch unberechtigten Zugriff oder Bedienungsfeh-ler zu vermeiden.

Datenschutz Datenschutz umfasst vor allem den Schutz von Personen vor Beeinträchti-gungen, die durch Missbrauch ihrer personenbezogenen Daten entstehen können. Die gesetzliche Grundlage bildet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Näheres dazu unter 7.3 Schutz personenbezogener Daten.

(2) Begründung für Sicherheitsmaßnahmen

Immer schnellere Rechner, leistungsstärkere Netze und riesige Speicherkapazitäten führen zu einer Datenmenge, die kontrolliert werden muss, um Datenmissbrauch zu vermeiden. Die Sicherheit der Computersysteme umfasst folgende Bereiche:

Funktionsbereitschaft von Hardware, Server und Software

Schutz von Unternehmensdaten

Sicherungsmaßnahmen wie Back-up-Verfahren (Sicherungskopien) und Ersatzserver

Informationssicherheit

Organisatorische Sicherheit (Sicherungsmaßnahmen)

Funktionssicherheit

Diese Sicherheit wird gewährleistet durch:

organisatorische Maßnahmen

Sicherheitsvorkehrungen der Hardware

Sicherheitsmaßnah-men der Software

und Maßnahmen der Dateiverwaltung

LS 14

1958 Belastung am Arbeitsplatz und Arbeitssicherheit

8 Belastung am Arbeitsplatz und Arbeitssicherheit

8.1 Begriffe Belastung, Beanspruchung und Stress In der Arbeitswissenschaft wird der Begriff „Belastung“ wertneutral gesehen, also weder positiv noch negativ:

■ „Belastung ist die Gesamtheit der Einflüsse, die im Arbeitssystem auf den Organis­mus beziehungsweise auf die Leistungsfähigkeit einwirken.

■ Beanspruchung ist die individuelle Auswirkung der Belastung auf den Beschäftig­ten. Die Beanspruchung kann daher bei gleicher Belastung, je nach körperlicher und psychischer Konstitution, unterschiedlich sein.“ 1

Belastung kann also individuell sehr unterschiedlich empfunden werden. Was für den einen eine positive Herausforderung darstellt, kann für einen anderen eine Überforde­rung sein. Eine Überschreitung der persönlichen Belastungsgrenzen führt zu negativem Stress.

Es hängt von den individuellen, d. h. körper­lichen und psychischen Voraussetzungen ab, ob eine Belastung als positiv oder negativ bewertet wird. Man spricht von positivem Stress bei Ein­flüssen, die eine positiv empfundene Anregung bedeuten. Ein gewisses Maß an Stress dient zur persönlichen Fortentwicklung.

8.2 Ursachen für Belastungen und gesundheitliche Folgen

8.2.1 Ursachen für Belastungen (Stressfaktoren, Stressoren) Am Arbeitsplatz entstehen körperliche und psychische Belastungen (negativer Stress) durch Einflüsse der

■ Arbeitsumgebung,

■ Arbeitsaufgabe,

■ Arbeitsorganisation,

■ Arbeitsmittel,

■ sozialen Umgebung (Kollegen, Vorgesetzte, Kunden, Publikumsverkehr).

Wenn die Voraussetzungen für ergonomische Arbeitsbedingungen nicht gegeben sind, kann es zu Störungen der körperlichen oder psychischen Gesundheit kommen.2

1 Quelle: vbg (Verwaltungsberufsgenossenschaft), Gesundheit im Büro, Version 3.0/2013­10, S. 9.

2 In den Kapiteln 1–3 von Lernfeld 2 wurde bereits auf die wichtige Rolle hingewiesen, die diese Faktoren für die Gesundheit spielen.

LS 15, 16

Beispiele:

Wenn ein bestimmtes Interesse geweckt wird oder der Wunsch, sich etwas zu erarbeiten, ist das positiver Stress.

Aufträge bearbeiten

1 Sich einen Überblick über den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung verschaffen

1.1 Begriff und Merkmale von GeschäftsprozessenBeim Konzept der Geschäftsprozesse ist das Unternehmen bestrebt, die anfallenden Auf-gaben in zusammenhängende Folgen von Tätigkeiten (Geschäftsprozesse) einzubinden (z. B. Auftragsabwicklung, Personaleinstellung, Mahnwesen, Zahlungsabwicklung), um

einen zuvor festgelegten Auftrag zu erfüllen.1

Geschäftsprozesse werden nur für solche betrieblichen Abläufe beschrieben (modelliert), die sich in einer gewissen Regelmäßigkeit wiederholen (z. B. Bewerbungsverfahren für neue Mitarbeiter, Lagerbe-standsbuchführung, Kundenservice, Bearbeiten und Buchen von Ein-gangsrechnungen). Für einmalig durchzuführende Projekte (z. B. Erstel-len einer neuen Lagerhalle, Gründung eines Unternehmens), wird kein modellhafter Prozessablauf beschrieben.

Ein weiteres Kriterium von Geschäftsprozes-sen ist, dass durch den Einsatz von betrieb-lichen Leistungsfaktoren (z. B. Mitarbeiter, Funktionen der Software) der Outputfaktor einen höheren Wert aufweist als der Input-faktor, d. h. eine Wertschöpfung2 (ein Wert­zuwachs) entstanden ist. Die Wertschöp-fung verursacht Kosten (z. B. Verbrauch von Material, Arbeitsstunden, Betriebsmittel). Die aufgewendeten Kosten sind jedoch nur dann sinnvoll eingesetzt, wenn der erstellte Wert dem Kunden einen Nutzen bringt, d. h. er bereit ist, hierfür einen Preis zu zahlen. Der Kunde ist somit der entscheidende Bezugspunkt für Geschäftsprozesse: Er löst den Geschäftsprozess aus, er bestimmt Art und Umfang des Wertschöpfungsprozesses und er beendet ihn, indem er seinen Kundenwunsch als erfüllt betrachtet.

■ Geschäftsprozesse bestehen aus einer zusammenhängenden, abgeschlossenen Folge von Tätigkeiten, die zur Erfüllung einer betrieblichen Aufgabe notwendig sind und den Kunden einen Nutzen liefern.

■ Geschäftsprozesse werden nur für sich wiederholende betriebliche Abläufe beschrieben (modelliert).

1 Siehe hierzu auch die Ausführungen auf S. 46.

2 Die Wertschöpfung entsteht dadurch, dass bezogene Mittel durch die Leistung des Unternehmens in andere Erzeugnisse (Dienst­leistungen) mit einem höheren Wert umgewandelt werden. Die Wertschöpfung zeigt somit die Differenz zwischen dem Wert der erstellten Leistung und den eingesetzten Vorleistungen auf.

Merkmale von Geschäftsprozessen

■ Zusammenhängende Folge von Tätig-keiten

■ Betrieblicher Ablauf wiederholt sich in gewisser Regelmäßigkeit

■ Wertzuwachs beim Output gegenüber dem Input

■ Geschäftsprozess bringt dem Kunden einen Nutzen

Lernfeld

3

2071 Sich einen Überblick über den Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung verschaffen

1.2 Geschäftsprozess der Auftragsbearbeitung1

Der Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung ist Teil des Absatzprozesses. Er umfasst fol-gende Teilprozesse:

Falls Lagervorrat nicht ausreicht

Beschaf-fungsprozess durchführen(Lernfeld 4)

Teilprozesse der Auftrags­bearbeitung

Rechtsgrundlagen

Kundenanfrage bearbeiten

Angebot abgeben

Kundenauftrag prüfen

Auftragsbestätigung abgeben

Kaufvertrag abschließen

Ware versenden

Rechnung erstellen

Zahlungseingang kontrollieren

Betriebswirtschaftliche Inhalte von Lernfeld 3

■ Rechts- und Geschäftsfähigkeit

■ Zustandekommen und Arten von Rechts-geschäften

■ Besitz und Eigentum

■ Begriff, Inhalt und Form der Anfrage ■ Prüfung der Anfrage

■ Begriff Angebot und die Bindung an ein Angebot

■ Inhalte des Angebots festlegen ■ Angaben zum Produkt ■ Lieferungsbedingungen ■ Zahlungsbedingungen ■ Leistungsort und Gerichtsstand

■ Abgleich mit Angebot ■ Prüfung auf Verfügbarkeit

■ Begriff Auftragsbestätigung ■ Erstellen der Auftragsbestätigung

■ Begriff Kaufvertrag ■ Möglichkeiten des Vertragsabschlusses ■ Rechte und Pflichten aus dem Kaufvertrag

(Verpflichtungsgeschäft) ■ Erfüllung des Kaufvertrags ■ AGBs

■ Versand der Ware ■ Funktion der Verpackung ■ Versandpapiere

■ Aufbau und Inhalt einer Rechnung

■ Überwachung des Zahlungseingangs

1 Handelt es sich um einen Industriebetrieb, muss die Kette der Teilprozesse um die „Leistungserstellung“ erweitert werden.

208 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten 208

2 Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden

Hinweis:

Ziel der folgenden Kapitel ist es, Sie zu befähigen, einen Kundenauftrag rechtssicher bearbei-ten zu können. Rechtssicherheit soll so verstanden werden, dass Sie sich über die Rechtsfolgen eines bestimmten Verhaltens (innerhalb der Auftragsbearbeitung) bewusst sind. Daher ist es von Bedeutung, eine klare Vorstellung zu haben von den fundamentalen Rechtsbegriffen in diesem Handlungsumfeld.

2.1 Rechts- und Geschäftsfähigkeit

2.1.1 Rechtsfähigkeit

(1) Begriff Rechtsfähigkeit

Rechtsfähigkeit ist die Fähigkeit von Personen, Träger von Rechten und Pflichten sein zu können.

Rechtsfähig sind natürliche Personen (Menschen) und juristische Personen. Man nennt die Personen auch Rechtssubjekte.1

(2) Natürliche Personen

Natürliche Personen sind alle Menschen. Der Gesetzgeber verleiht ihnen Rechtsfähigkeit.

Beispiel:

Das Recht des Erben, ein Erbe antreten zu dürfen. – Das Recht des Käufers, Eigentum zu erwerben. – Die Pflicht, Steuern zahlen zu

müssen. (Das Baby, das ein Grundstück erbt, ist Steuerschuldner, z. B. in Bezug auf die Grundsteuer.)

Die Rechtsfähigkeit des Menschen (der natürlichen Personen) beginnt mit der Vollen-dung der Geburt [§ 1 BGB] und endet mit dem Tod. Jeder Mensch ist rechtsfähig.

(3) Juristische Personen2

Juristische Personen sind „künstliche“ Perso-nen, denen der Staat die Eigenschaft von Per-sonen kraft Gesetzes verliehen hat. Sie sind damit rechtsfähig, d.h. Träger von Rechten und Pflichten.

1 Die „Gegenstände“ des Rechtsverkehrs (z. B. Abschluss und Erfüllung von Verträgen) bezeichnet man als Rechtsobjekte. Hierzu gehören die Sachen als körperliche Gegenstände [§ 90 BGB] und die Rechte (z. B. Miet- und Pachtrechte, Patent- und Lizenzrechte).

2 Juristisch: rechtlich.

Beispiele:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH); Aktiengesellschaft (AG); einge-tragene Vereine; Industrie- und Handels-kammern; öffentliche Rundfunkanstal-ten; Stiftungen.

2092 Rechtliche Rahmenbedingungen erkunden

2.1.2 Geschäftsfähigkeit

(1) Begriff Geschäftsfähigkeit

Geschäftsfähigkeit ist die Fähigkeit von Personen, Willenserklärungen rechtswirksam abgeben, entgegennehmen (empfangen) und widerrufen zu können.

(2) Gesetzliche Regelungen zur Geschäftsfähigkeit

■ Geschäftsunfähigkeit

Kinder vor Vollendung des siebten Lebensjahres sind geschäftsunfähig [§ 104, Nr. 1 BGB]. Den Kindern sind Menschen, die sich in einem dauernden Zustand krank-hafter Störung der Geistestätigkeit befinden, gleichge-stellt [§ 104, Nr. 2 BGB].

Rechtsfolge:

Geschäftsunfähige können keine rechtswirksamen Willenserklärungen abgeben. Ver-träge mit Kindern und Geschäftsunfähigen sind immer nichtig, d. h. von vornherein ungültig.

Da Geschäftsunfähige keine Rechtsgeschäfte abschließen können, brauchen sie einen Vertreter, der für sie handeln kann. Bei Kindern sind dies in der Regel kraft Gesetzes die Eltern. Man bezeichnet die Eltern daher auch als „gesetzliche Vertreter“.

■ Beschränkte Geschäftsfähigkeit

Minderjährige, die zwar das siebte Lebensjahr, aber noch nicht das achtzehnte Lebensjahr vollendet haben, sind beschränkt geschäfts­fähig [§ 106 BGB].

Rechtsgeschäfte mit einem beschränkt Geschäftsfähigen bedürfen der Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

■ Diese Zustimmung kann im Voraus erteilt werden. Sie heißt dann Ein­willigung [§§ 107; 183, S. 1 BGB].

■ Sie kann aber auch nachträglich gegeben werden. Die nachträglich er-folgte Zustimmung heißt Genehmigung [§§ 108, 184 I BGB].

Rechtsfolge:

Solange die Genehmigung des gesetzlichen Vertreters fehlt, ist ein durch den beschränkt Geschäftsfähigen abgeschlossenes Rechtsgeschäft schwebend unwirk­sam. Dies bedeutet, dass z. B. ein Vertrag (noch) nicht gültig, wohl aber genehmi-gungsfähig ist. Wird die Genehmigung verweigert, ist der Vertrag von Anfang an ungültig. Wird sie erteilt, ist der Vertrag von Anfang an wirksam [§§ 108 I, 184 I BGB].

210 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Keiner Zustimmung bedürfen folgende Rechtsgeschäfte:

■ Verträge, die dem beschränkt Geschäftsfähigen lediglich einen rechtlichen Vorteil bringen [§ 107 BGB].

■ Verträge, bei denen die vertragsgemäßen Leistungen (z. B. die Kaufpreiszahlung) mit Mitteln erfüllt werden, die der beschränkt geschäftsfähigen Person vom gesetzlichen Vertreter zur freien Verfügung oder zur Erfüllung des Vertrags oder mit Zustimmung des gesetzlichen Ver-treters von einem Dritten (z. B. den Großeltern, Patenonkel) überlassen wurden (Taschengeld­paragraf) [§ 110 BGB].

■ Rechtsgeschäfte, welche die Eingehung, Erfüllung oder Aufhebung eines Dienst­ oder Ar­beitsverhältnisses betreffen, wenn der gesetzliche Vertreter des Minderjährigen diesen zur Eingehung eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses ermächtigt hat [§ 113 I, S. 1 BGB].

■ Rechtsgeschäfte, die der Betrieb eines selbstständigen Erwerbsgeschäfts (z. B. Handelsge-schäfts) mit sich bringt, wenn der gesetzliche Vertreter den beschränkt geschäftsfähigen Min-derjährigen mit der erforderlichen Genehmigung des Familiengerichts zum selbstständigen Betrieb eines Erwerbsgeschäfts ermächtigt hat [§ 112 I, S. 1 BGB].

■ Unbeschränkte Geschäftsfähigkeit

Personen, die das achtzehnte Lebensjahr vollendet haben, sind unbeschränkt geschäfts­fähig [§ 2 BGB]. Ausnahmen bestehen nur für Menschen, die sich in einem dauernden Zustand krankhafter Störung der Geistestätigkeit befinden.

Rechtsfolge:

Die unbeschränkte Geschäftsfähigkeit bedeutet, dass von dem Erklärenden (der natürlichen Person) jedes Rechtsgeschäft, soweit dies gesetzlich erlaubt ist, rechts-gültig abgeschlossen werden kann. Eine Zustimmung gesetzlicher Vertreter und/oder die Genehmigung eines Familiengerichts ist nicht (mehr) erforderlich.

Kompetenztraining

54 1. Unterscheiden Sie die Begriffe Rechtsfähigkeit und Geschäftsfähigkeit! 2. Erklären Sie, welche Rechtsgeschäfte eine beschränkt geschäftsfähige Person ohne Einwil-

ligung des gesetzlichen Vertreters abschließen darf! Bilden Sie hierzu jeweils ein Beispiel! 3. Begründen Sie, warum das BGB bei den Stufen der Geschäftsfähigkeit feste Altersgrenzen

zugrunde legt! Nennen Sie die Altersgrenzen! 4. Erklären Sie, welche Rechtsfolgen eintreten, wenn geschäftsunfähige, beschränkt ge-

schäftsfähige oder voll geschäftsfähige Personen Willenserklärungen abgeben! 5. Der 17-jährige Auszubildende Finn wohnt und arbeitet mit Zustimmung seiner Eltern in

Stuttgart, während seine Eltern in Mannheim zu Hause sind.

Aufgaben:5.1 Am Monatsende ist die Miete zu zahlen. Begründen Sie, ob Finn aus rechtlicher Sicht

mit seiner Ausbildungsvergütung die Miete bezahlen darf!5.2 Finn möchte sich von seiner Vergütung eine Stereoanlage kaufen. Erläutern Sie die

Rechtslage!5.3 Erklären Sie, ob Finn, falls er 750,00 EUR geschenkt bekommt, eine Stereoanlage kau-

fen kann!5.4 Begründen Sie, wie im Fall 5.1 zu entscheiden ist, wenn Finn von zu Hause fortgelau-

fen ist und seit mehreren Monaten ohne Wissen der Eltern unter falschem Namen in Tübingen arbeitet!

2253 Abwicklung eines Kundenauftrags

3.3 Kundenauftrag (Bestellung) prüfen

3.3.1 Begriff Kundenauftrag und die rechtliche Bindung an einen Auftrag(1) Begriff Kundenauftrag

Der Kundenauftrag1 ist eine empfangsbedürftige Willenserklärung des Käufers, bestimmte Güter (z. B. Erzeugnisse) zu den im Auftrag angegebenen Bedingungen zu kaufen.

Zu diesen Bedingungen gehören, wie beim Angebot z. B.

■ Angaben über die Art, Güte, Beschaffenheit der Produkte,

■ Bestellmenge,

■ Preise mit Preiszu- und/oder -abschlägen,

■ Zahlungsbedingungen usw.

Gesetzlich ist für die Erteilung eines Auftrags keine bestimmte Form vorgeschrieben. Um ein „Beweismittel“ in der Hand zu haben und möglichen Irrtümern vorzubeugen, sollten vor allem mündliche und fernmündliche Aufträge schriftlich wiederholt werden.

(2) Rechtliche Bindung an den Auftrag

Grundsatz ■ Der Kunde ist rechtlich an seinen Auftrag gebunden. Diese Bindung tritt mit Zugang des Auftrags beim Verkäufer ein.

■ Mit dem unveränderten Auftrag aufgrund eines vorausgegangenen Angebots verpflichtet sich der Käufer, alle im Angebot enthaltenen Ver-tragsbedingungen einzuhalten.

Widerruf Der Widerruf eines Auftrags muss vor, spätestens gleichzeitig mit dem Auftrag beim Verkäufer eingehen.

3.3.2 Realisierbarkeit eines Auftrags prüfenTrifft der Auftrag eines Kunden ein, dann ist dieser auf seine Realisierbarkeit zu prüfen.

Erteilte uns der Kunden den Auftrag aufgrund eines vorausgegangenen verbindlichen Angebots, dann wurden bereits bei der Abgabe des Angebotes umfangreiche Vorprüfun-gen durchgeführt, z. B.:2

■ Verfügt der Kunde über ausreichende Bonität?

■ Ist das angefragte Erzeugnis in unserem Betrieb technisch machbar?

■ Reicht der Preis, um den gewünschten Gewinn zu erzielen?

■ Kann der Wunschtermin des Kunden eingehalten werden?

Diese Vorprüfungen im Rahmen der Angebotserstellung haben das Ziel, die betrieblichen Kräfte zu schonen. So wäre es z. B. unwirtschaftlich, wenn die Konstruktion und die Ange-botskalkulation aktiv werden, nur um nachträglich festzustellen, dass sich der Kunde in der Vergangenheit als sehr unzuverlässig bei den Zahlungen erwiesen hat.

1 Aus der Sicht des Käufers handelt es sich bei dem Auftrag um eine Bestellung (Vgl. hierzu auch Lernfeld 4, S. 323 ). Bestellung und Kundenauftrag sind somit zwei verschiedene Begriffe für ein und denselben Vorgang – je nach Standpunkt des Betrachters.

2 Siehe Kapitel 3.1, S. 217.

LS 4

226 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Beispiel: Kundenauftrag (Bestellung)

Bestellung Nr. 176/1775 – e-desk 203 zu Ihrem Angebot Nr. 20 . ./472943

Sehr geehrte Frau Schulze,

hiermit bestellen wir bei Ihnen 50 Schreibtische „e-desk 203“ in der Ausführung Buche-Massiv zu 370,00 EUR netto pro Stück.

Die Lieferung erfolgt frei Lager innerhalb von 10 Tagen und bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen erhalten wir 2 % Skonto.

Mit freundlichen Grüßen

Möblix GmbH

i. A. Eva KuhnEva Kuhn Einkauf

Möblix GmbH ∙ Schönhauser Allee 187 ∙ 10119 Berlin

Heinrich KGFrau Julia SchulzeRahlstedter Str. 14422143 Hamburg

Ihr Zeichen: scIhre Nachricht vom: 20 . .-11-08Unser Zeichen: kuUnsere Nachricht vom:

Name: Eva KuhnTelefon: +49 (0)30 4471156-25Fax: +49 (0)30 4471156-01E-Mail: eva.kuhn@moeblix.de

Datum: 20. .-11-12

Deutsche Bank Berlin

IBAN DE36 1007 0000 0000 7305 83

BIC DEUTDEBBXXX

Registergericht

Berlin HRB 48397

USt-IdNr. DE812123852

Geschäftsräume

Schönhauser Allee 187

10119 Berlin

Tel.: +49(0)30 4471156-0

Fax: +49(0)30 4471156-1

Möblix Import

Export GmbH

2273 Abwicklung eines Kundenauftrags

Der Auftrag muss mit dem ursprünglichen Angebot verglichen werden. Eventuell vorhan-dene Abweichungen (andere Mengen, Termine, Preise) müssen mit dem Kunden abge-klärt werden, um spätere Differenzen nach der Abwicklung des Vertrages (z. B. bei der Rechnungsstellung) auszuschließen.

Eine Verfügbarkeitsprüfung ermittelt, ob das Erzeugnis in der gewünschten Menge zu dem vom Kunden gewünschten Termin auf Lager sein wird. Ist dies nicht der Fall, muss – im Falle eines Industriebetriebes – dessen Produktion rechtzeitig geplant und durchgeführt werden. Stellt die Produktionsplanung fest, dass z. B. nicht genügend Rohmaterial vor-handen ist, dann wird von dort aus ein Beschaffungsprozess eingeleitet. Im Falle eines Handelsbetriebes muss die Ware ggf. rechtzeitig vom Lieferanten bezogen werden.1

Ist die Ausführung des Auftrags sichergestellt, kann dieser dem Kunden gegenüber bestä-tigt werden.

Kompetenztraining

57 1. Erklären Sie, aus welchen Gründen ein Käufer Anfragen stellt!

2. Begründen Sie, warum die Anfrage keine Willenserklärung ist!

3. Erläutern Sie, unter welchen Bedingungen Sie eine Anfrage schriftlich abfassen würden!

4. Erklären Sie, welche rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit ein Angebot eine Willenserklärung ist!

5. Erläutern Sie, was die rechtliche Bindung an ein Angebot bedeutet!

6. 6.1 Begründen Sie, warum gesetzliche Annahmefristen notwendig sind!

6.2 Erklären Sie, bis zu welchem Zeitpunkt der Anbieter an sein Angebot unter Anwesen-den bzw. Abwesenden und bei einer bestimmten Annahmefrist rechtlich gebunden ist!

7. Der Inhaber einer Textilfabrik informiert sich auf der Modemesse über Neuheiten und Mo-detrends für die Sommersaison. Er führt mit mehreren Stoffherstellern Einkaufsgespräche, wobei ihm ein günstiges Angebot unterbreitet wird.

Aufgaben:

7.1 Stellen Sie dar, wie lange der Hersteller an das mündliche Angebot gebunden ist!

7.2 Nennen Sie vier wesentliche Bestandteile eines vollständigen schriftlichen Angebots!

7.3 Nennen Sie zwei weitere Gründe, die für die Kaufentscheidung des Geschäftsinhabers von Bedeutung sind!

7.4 Begründen Sie, bei welchen Gütern der Einkaufspreis der wichtigste Entscheidungs-grund bei der Beschaffung sein wird!

8. Erklären Sie die wirtschaftlichen und rechtlichen Merkmale des Auftrags!

9. Begründen Sie, warum der Auftraggeber an seinen Auftrag rechtlich gebunden ist!

10. Erläutern Sie mit den §§ des BGB, unter welchen Bedingungen die rechtliche Bindung des Auftraggebers an seinen Auftrag entfällt!

11. Erläutern Sie die Rechtswirkungen, wenn ein Auftrag vom Angebot abweicht, der Empfän-ger das erhaltene Angebot ablehnt oder der Anbieter sein Angebot nach dessen Zugang beim Empfänger widerruft!

12. Die Soester Büromöbel AG erhält folgende Anfrage (Auszug):

Wir ersuchen Sie um ein unverbindliches und kostenloses Angebot über 50 Rollcontai-ner aus massiver, geölter Asteiche, 3 Schubläden mit Selbsteinzug und Metallgriffen. Maße ca. 30 cm x 50 cm x 60 cm, Belastbarkeit mindestens 8 kg.

1 Zum Beschaffungsprozess siehe Lernfeld 4, S. 273 ff.

228 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Unsere allgemein gültigen Bedingungen:Zahlung: Nach Erhalt und Prüfung der Ware innerhalb von 14 Tagen mit 3 %

Skonto oder 90 Tagen nettoLieferung: frei Haus, verpacktVerpackung: ohne BerechnungBeachten Sie bitte unsere umseitigen Einkaufsbedingungen.

Erläutern Sie, welche Unzulänglichkeiten die Anfrage enthält!

58 1. Stellen Sie dar, durch welche Zusätze die Bindung an ein Angebot1.1 eingeschränkt (zwei Beispiele),1.2 ganz ausgeschlossen werden (zwei Beispiele) könnte!

2. Im Angebot wurde festgehalten: „Lieferung frachtfrei“2.1 Erläutern Sie diesen Begriff!2.2 Stellen Sie dar, wer die Beförderungskosten übernehmen müsste, wenn vertraglich

nichts vereinbart worden wäre!

3. Im Angebot wurde außerdem festgehalten: „Zahlungsziel 30 Tage, bei Zahlung innerhalb von 8 Tagen 2 % Skonto . . . Bei Abnahme von 800 Stück gewähren wir 5 % Rabatt.“3.1 Erklären Sie den Unterschied zwischen Rabatt und Skonto!3.2 Erklären Sie den Unterschied zwischen Rabatt und Bonus!3.3 Begründen Sie, warum ein Verkäufer Skonti gewährt!

4. Julia Schulze, Mitarbeiterin in der Verkaufsabteilung der Heinrich KG ist u. a. zuständig für die Erstellung von Angeboten des „e-desk 203“. Dabei hat sie unterschiedliche Rabatte zu berücksichtigen.

Der kundenbezogene Rabatt hängt davon ab, ob es sich um einen A-, B- oder C-Kunden1 handelt. A-Kunden sind Stammkunden mit einem hohen Jahresumsatz. Sie erhalten 10 % kundenbezogenen Rabatt. Die B-Kunden erhalten 7 % und die C-Kunden 5 % Rabatt.

Zusätzlich gibt es noch einen mengenbezogenen Rabatt. Dieser beträgt grundsätzlich 5 %. Bei einem Kauf von mehr als 10 „e-desk 2003“ beträgt dieser 10 % und bei mehr als 20 Stück 15 %.

Auf einem Blatt hat sie bereits einen Entwurf mit Musterdaten gemacht. Sie stellt sich vor, dass in einem Kopfteil (A4:J6) die Ausgangsdaten des Angebotes eingegeben werden, wie Menge, Barverkaufspreis je Stück usw. Im Kalkulationsteil (Zeilen 10 bis 15) soll dann die Kalkulation durchgeführt werden.

Aufgaben:4.1 Vervollständigen Sie das Tabellenkalkulationsprogramm in den Zeilen

10 bis 15, sodass es die Berechnung des Angebotspreises entspre-chend der Vorgaben durchführt!

4.2 Geben Sie die von Ihnen eingesetzten Formeln an!

1 Vgl. hierzu die Ausführungen zur ABC-Analyse im Lernfeld 4, S. 285 f.

2293 Abwicklung eines Kundenauftrags

59 Die Soester Büromöbel AG war auf der letzten imm cologne, der internationalen Möbelmesse in Köln, durch einen Ausstellungsstand vertreten. Insbesondere der elektrisch verstellbare Schreibtisch „e-Desk“ fand bei den Besuchern reges Interesse.

Drei Wochen später trifft die Anfrage eines bundesweit tätigen Bürogroßhändlers ein:

Business-Expert GmbH, Postfach 1836, 47533 Kleve

Business-Expert GmbHDer Profi für IHR Büro

Soester Büromöbel AGIndustriepark 559494 Soest

Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom

Telefax 02821 487364-12

E-Mail florian.derksen@businessexpert.de

KleveTelefon 02821 487364-Unser Zeichen, unsere Nachricht vom

fd

Anfrage „e-Desk“

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beziehen uns auf unser erstes Kontaktgespräch auf der letzten imm cologne. Ihr Sortiment hat uns sehr überzeugt, insbesondere Ihr neuer und innovativer e-Desk. Wir bitten Sie um ein qualifiziertes Angebot über

100 e-Desks

zum nächstmöglichen, verlässlichen Liefertermin und um präzise Angaben Ihrer Lieferungs- und Zahlungsbedingungen. Wir bitten um äußerste Preiskalkulation und stellen in Aussicht – sorg-fältige Auftragsabwicklung vorausgesetzt – Sie in unser Lieferantenlisting aufzunehmen.

Mit freundlichen Grüßen

Business-Expert GmbH

i. A. Florian DerksenFlorian Derksen

28 Florian Derksen 14. 10. 20 . .

Business-Expert GmbH Winterdeich 37 47533 Kleve

Geschäftsführer Gernot van Duin

Deutsche Bank Kleve IBAN: DE32 3247 0024 0000 6538 27 BIC: DEUTDEDB324

Phone: 02821 487364-0

www.businessexert.de Mail: info@businessexpert.de

USt-Ident-Nr. DE 736498748

230 Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Sie sind Mitarbeiter im Vertrieb der Soester Büromöbel AG. Ihr Vorgesetzter bittet Sie, die An-frage zu beantworten.

Dabei gibt er Ihnen die nachfolgenden Zusatzinformationen:

e-Desk ■ in der Höhe (680–1 200 mm) verstellbar, ■ erlaubt daher wechselnde Arbeitshaltung, ■ unterstützt Ergonomie am Arbeitsplatz, ■ Platte in vielen Dekoren verfügbar, ■ Gestell weiß oder Chrom.

Er übergibt Ihnen ferner einen Verkaufsprospekt und bittet Sie, diesen dem Angebot beizule-gen.

Listenverkaufspreis für Grundmodell,Platte weiß, Gestell weiß: 950,00 EUR

Mengenrabatt:Mehr als fünf Schreibtische: 5 %Mehr als 50 Schreibtische: 10 %Einmaliger Begrüßungsrabatt: 5 %

Lieferungsbedingungen:frei Haus5,00 EUR Verpackungskosten je SchreibtischErfüllungsort und Gerichtsstand für beide Teile ist Soest.Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.

Zahlungsbedingungen:2 % Skonto innerhalb 10 Tage, 30 Tage Ziel

Lieferzeit:10 Tage nach Auftragseingang

Aufgabe:

Erstellen Sie mit Datum vom 17. 10. 20 . . ein verbindliches Angebot für die Business-Expert GmbH über die angefragten 100 e-Desks!

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2313 Abwicklung eines Kundenauftrags

60 Julia Schulze, Sachbearbeiterin in der Verkaufsabteilung der Heinrich KG, soll zu der folgenden Anfrage der Modern Furnitures Ltd. ein Angebot auf Englisch verfassen:

Modern Furnitures Ltd.38 High Street ∙ Birmingham ∙ B4 7SL UK

Tel. no. +44 (0)121 631 4683Fax no. +44 (0)121 633 4600

E-mail ¡nfo@modernfurnitures.com

Our ref. cm

11 April 20 . .

Heinrich KG

Büromöbel und Zubehör

Rahlstedter Str. 144

22143 HAMBURG

GERMANY

Dear Sir or Madam

Conference Table „Office Perfect 32“ – Enquiry no. 874290

We saw your conference table „office perfect 32“ on your website and would be very interested in including this item in our sales programme.

Therefore, we would kindly ask you to quote us your best price for 100 conference tables of this type. Please also let us know your terms of payment and delivery.

We look forward to receiving your quotation in due course.

Yours faithfully

Modern Furnitures Ltd.

Charles MillerCharles Miller

Purchasing Department

273

Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

1 Sich einen Überblick über den Beschaffungsprozess verschaffen

1.1 Wirtschaftliche Bedeutung der Beschaffung

Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung von Materialien, Dienstleistungen, Betriebsmitteln, Rechten sowie Informationen über den Beschaffungsmarkt für den Leistungsprozess eines Unternehmens.

„Das Geld wird im Einkauf verdient.“ Dies ist ein gängiger Spruch von Kaufleuten. Es lässt sich durch das nachfolgende Beispiel leicht nachweisen, dass günstigere Bedingungen im Einkauf zur Verbesserung des Gewinns führen, ohne dass die Verkaufspreise erhöht oder durch teure Marketingmaßnahmen die Anzahl der Kunden erweitert werden muss.

Beispiel:

Vorher (in EUR) Nachher (in EUR)

Umsatzerlöse – Bezugspreis – Kosten im eigenen Unternehmen= Gewinn

110,00 50,00 50,00 10,00

110,00 48,00 50,00 12,00

Gewinnzuschlag in %=

10,00 · 100 ____________

100,00 = 10 % =

12,00 · 100 ____________

98,00 = 12,25 %

Erläuterungen:

Die Minderung des Bezugspreises um 2,00 EUR entspricht einer Preissenkung von 4 %. Eine solche Preissenkung führt zu einer Erhöhung des Gewinnzuschlagssatzes von 10 % auf 12,25 %. Der Gewinn kann durch die gesunkenen Kosten um 2,00 EUR oder 22,5 % gesteigert werden.1

1.2 Abfolge des BeschaffungsprozessesLöst man den Beschaffungsprozess auf in seine Teilprozesse, dann ergibt sich die nach-folgende Darstellung. Sie gibt einen Überblick über die logische Abfolge der Teilprozesse und knüpft eine Verbindung zu den betriebswirtschaftlichen Inhalten des Lernfeldes 4.

1 Nachher: Gewinn bei 100,00 EUR Kosten 12,25 EUR Vorher: Gewinn bei 100,00 EUR Kosten 10,00 EUR Gewinnerhöhung 2,25 EUR

Alter Gewinn 10,00 EUR ≙ 100 %Gewinnerhöhung 2,25 EUR ≙ x % x = 2,25 · 100

__________ 10

= 22,5 %

LS 1

Lernfeld

4

274 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

Teilprozesse der Beschaffung

Beschaffungsplanung kennen und anwenden

Bezugsquellen ermitteln

Lieferantenauswahl treffen

Beschaffungs- prozesse abwickeln

Vorgehen bei Vertragsstörungen

planen

Zahlungsabwicklung überwachen

Betriebswirtschaftliche Inhalte von Lernfeld 4

■ Sich über Aufgaben der Beschaffungsplanung informieren ■ Programm planen ■ Bestände verwalten ■ Bedarf an Beschaffungsobjekten ermitteln ■ Sich für Eigenfertigung oder Fremdbeschaffung entscheiden ■ Produktwert berücksichtigen: ABC-Analyse ■ Just-in-time-Konzeption beurteilen ■ Optimale Bestellmenge bestimmen (Mengenplanung) ■ Zeitpunkt der Bestellung bestimmen (Zeitplanung)

■ Begriff Beschaffungsmarktforschung ■ Informationen über Lieferer beschaffen

■ Informationsquellen nutzen ■ Informationswege recherchieren

■ Anfrage an Lieferanten erstellen ■ Angebote vergleichen und bewerten

■ Einfaktorenvergleich mit Bezugskalkulation ■ Nutzwertanalyse (Mehrfaktorenvergleich)

■ Nachhaltiges Wirtschaften bei der Beschaffung beachten

■ Bestellung abgeben ■ Abschluss von Verträgen durchführen ■ Nichtigkeit und Anfechtung von Verträgen prüfen ■ Warenabnahme und -prüfung durchführen ■ Sachgerechte Einlagerung vornehmen ■ Soziale und ökologische Mitverantwortung im Zusammen-

hang mit der Lagerhaltung bewusst machen

■ Vorgehen bei Vertragsstörungen planen ■ Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung) ■ Lieferungsverzug (Nicht-Rechtzeitig-Lieferung)

■ Rechnung prüfen ■ Rechnungsausgleich veranlassen

2 Beschaffungsplanung kennen und anwenden

Die Beschaffungsplanung legt für einen bestimmten Zeitraum fest,

■ welche Güter ■ in welcher Menge ■ zu welcher Zeit ■ bei welchem Lieferer

beschafft werden.

2752 Beschaffungsplanung kennen und anwenden

2.1 Sich über Aufgaben der Beschaffungsplanung und Verwaltung von Beständen informieren

2.1.1 Aufgaben der BeschaffungsplanungDie Beschaffungsplanung hat in erster Linie folgende Fragen zu klären:

■ Welche Güter (Beschaffungsobjekte) sollen gekauft werden?

■ Für welche Güter lohnt sich ein intensiver Planungsaufwand?

■ Welche Menge wird benötigt?

■ Zu welchem Zeitpunkt werden die Güter benötigt?

2.1.2 Programm planen

(1) Begriffe Produkt- bzw. Sortimentsprogramm

Zu den bedeutsamen Festlegungen eines Industriebetriebs gehört die Entscheidung über die Zusammensetzung des Produktprogramms. Gleiches gilt für den Handelsbetrieb, aller-dings spricht man hier von Sortimentsprogramm.

Im Produkt- bzw. Sortimentsprogramm sind Art und Menge der Produkte bzw. Waren festgelegt, die ein Industrie- bzw. Handelsunternehmen anbietet.

Dabei gilt eine einfache Regel: „Beschafft werden nur die Güter, die anschließend auch verkauft werden können“. Mit anderen Worten: Die Auswahl der Beschaffungsobjekte muss von seinem Ende – dem Absatzmarkt – her gedacht werden.

(2) Arten des Produkt- bzw. SortimentsprogrammsBetrachtet man das Produkt- bzw. Sortimentsprogramm unter den Gesichtspunkten Breite und Tiefe, dann kann einerseits zwischen einem breiten und einem schmalen Produkt- bzw. Sortimentsprogramm und andererseits zwischen einem tiefen und einem flachen Produkt- bzw. Sortimentsprogramm unterschieden werden.

■ Gliederung eines Programms unter dem Gesichtspunkt der Breite am Beispiel Produktprogramm

Art des Produktprogramms

Erläuterungen Beispiele

Breites Produktprogramm

Es werden viele Produktarten in mehreren Varianten herge-stellt.

Eine Möbelfabrik stellt Küchen-, Arbeits-, Wohn- und Schlafzimmermöbel her. Innerhalb der Küchenmö-bel gibt es eine klassische und eine Landhausreihe. Die Fronten gibt es in verschiedenen Kunststoffde-kors, in verschiedenen Holzarten sowie in vielen Farben. Entsprechend gibt es auch Varianten der Arbeits-, Wohn- und Schlafzimmermöbel.

Schmales Produktprogramm

Es wird nur ein Produkt oder nur wenige Produktarten hergestellt. Die Verringerung der Produktbreite bezeichnet man auch als Spezialisierung.

Eine Möbelfabrik spezialisiert sich auf die Herstel-lung von Einbauküchen.

276 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

■ Gliederung eines Programms unter dem Gesichtspunkt der Tiefe am Beispiel Sortimentsprogramm

Tiefes Sortiment. Es kennzeichnet die Anzahl der Artikel, die der Handels-betrieb innerhalb einer Warengruppe anbietet. Die Artikel unterscheiden sich dabei hinsichtlich ihrer Qualität, Preis-lage und Ausführungen. Ein Sortiment ist umso tiefer, je mehr gleich artige Artikel geführt werden. Aus Kundensicht ver-fügt solch ein Handelsbetrieb über eine „große Auswahl.“

Beispiel:

Ein Jeansladen führt alle großen Marken, alle Größen, viele Farben, Vielzahl von Preislagen . . .

Flaches Sortiment. Es bietet nur wenige Artikel innerhalb einer Warengruppe an.

Beispiel:

Eine Boutique führt nur top-modische Kleider, T-Shirts und Hosen; häufig nur Einzelteile von bekannten Modeschöp-fern; weniger Farben; nur hochpreisige Ware.

Artikel Artikel1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1 2 3 4 5 6 7 8a1 b1 c1 d1 e1 f1 g1 h1 i1 j1 k1 l1 m1 n1 o1 p1 a1 b1 c1 d1 e1 f1 g1 h1

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Sortimentsbreite b5 f5 g5

f6 g6

breites Sortiment tiefes Sortiment

2.1.3 Bestände verwaltenEine Verwaltung und Darstellung der Güterbestände in Papierform ist heute auch bei klei-neren Betrieben nicht mehr üblich. Die vielfältigen Möglichkeiten, die mit einer elektro-nischen Verwaltung und Darstellung unter Führung eines entsprechenden Programms (IUS – Integrierte Unternehmenssoftware) geboten werden, bringen so viele wirtschaft-liche Vorteile, dass ein Unternehmen darauf nicht verzichten kann.

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3114 Lieferantenauswahl treffen

Kompetenztraining

84 1. Die Geschäftsleitung der Elektromotorenfabrik Ehrmann GmbH überlegt sich, wie die Lie-fererauswahl effektiver organisiert werden kann. Im Gespräch sind die Einführung von Checklisten und Punktebewertungstabellen.

Aufgaben:

1.1 Begründen Sie, warum Checkliste und Punktebewertungstabelle ein wesentliches Hilfsmittel bei der Liefererauswahl sein können!

1.2 Kritiker sagen, die Punktebewertungstabelle sei ein Instrument, subjektiv begründete Entscheidungen scheinbar objektiv zu untermauern. Nehmen Sie hierzu Stellung!

1.3 Man unterscheidet zwischen internen und externen Bezugsquelleninformationen. Er-klären Sie diese Begriffe und nennen Sie Beispiele!

2. 2.1 Erläutern Sie, wodurch sich ein elektronischer Marktplatz von traditionellen E-Com-merce-Systemen unterscheidet!

2.2 Nennen Sie Vorteile, die der elektronische Marktplatz für die Marktteilnehmer hat!

4 Lieferantenauswahl treffen

4.1 Anfrage an Lieferanten erstellen

Hinweis: ■ Der Begriff Anfrage, die rechtliche Wirkung der Anfrage sowie die Arten der Anfrage werden

bereits im Lernfeld 3, Kapitel 3.1, S. 217 f. dargestellt. ■ Zu den Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe (DIN 5008) siehe Lernfeld 2, Kapi-

tel 4.2.2.9 Geschäftsbriefe, S. 156 ff.

Für die Anfrage ist gesetzlich keine bestimmte Form vorgeschrieben (Grundsatz der Formfreiheit). Ob diese mündlich, telefonisch, oder schriftlich (z. B. per Brief, Fax oder E-Mail) erfolgt, hängt vor allem vom Umfang der Anfrage und von der Art der angefragten Güter ab.

Umfangreiche Anfragen (z. B. zur Bestellung der Frühjahrskollektion) und solche über tech-nisch komplizierte Güter (z. B. Maschinen) sollten, vor allem zur Vermeidung von Hör- und Übertragungsfehlern, möglichst schriftlich erfolgen. Außerdem erleichtert die schriftliche Anfrage dem Verkäufer (Lieferer) als Arbeitsunterlage die Abgabe des Angebots.

Beispiel:

Bei der Brändle-Druck KG, Zöllerstraße 102, 64291 Darmstadt, meldet die integrierte Unterneh-menssoftware am 5. Juni 20 . . einen Bedarf von 500 Mehrwegpaletten, 100 x 120 cm, Holz, geho-belt, gebeizt, verschraubt, mit abgerundeten Kanten. Die Einkaufsabteilung sendet daraufhin an mehrere Anbieter von Mehrwegpaletten Anfragen, darunter auch an die Gebhardt & Söhne OHG, Urbanstraße 4, 73728 Esslingen. Der gewünschte Liefertermin ist der 22. Juni 20 . .

Aufgabe:

Erstellen Sie die Anfrage unter Beachtung der Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäfts-briefe (DIN 5008)!

312 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

Lösung:

Brändle-Druck KG | Postfach 100101 | 64291 Darmstadt

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Telefon 06151 6666-0Telefax 06151 666-0

info@braendle.deBRÄNDLE-DRUCK KG

Zöllerstr. 10264291 Darmstadt

Gebhardt & Söhne OHGPalettenfabrikUrbanstr. 473728 Esslingen

Geschäftsräume Zöllerstr. 102 64291 Darmstadt

Sitz der Gesellschaft Darmstadt

Postbank Frankfurt IBAN DE55 5001 0060 0038 1166 02 BIC PBNKDEFFXXX

Deutsche Bank AG Darmstadt IBAN DE83 5087 0005 0001 0078 55 BIC DEUTDEFF508

STEUER-Nr. 12740510 FA Darmstadt

Geschäftszeit 07:00 Uhr – 12:30 Uhr 14:00 Uhr – 16:00 Uhr

Registergericht Darmstadt HRA 879

Anfrage Nr. 81/03609

Sehr geehrte Damen und Herren,

für unsere Produktion benötigen wir

500 Mehrwegpaletten, 100 x 120 cm, Holz, gehobelt, gebeizt, verschraubtmit abgerundeten Kanten.

Wir brauchen alle Paletten spätestens am 22. Juni 20.. Wenn Sie früher liefern können, nennen Sie uns bitte einen verbindlichen Termin. Wir werden dies bei unserer Entscheidung berücksichtigen.

Bitte senden Sie uns Ihr Angebot bis zum 12. Juni 20 . . zu. Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Brändle-Druck KG

ppa.  Doris HärerDoris Härer

Ihr Zeichen:Ihre Nachricht vom:Unser Zeichen: hä-ziUnsere Nachricht vom:

Name: Frau HärerTelefon-Durchwahl: 06151 6666-28Fax: 06151 666-44E-Mail: haerer@braendle.de

Datum: 5. Juni 20 . .

3275 Beschaffungsprozesse abwickeln

Kompetenztraining

87 Aufgrund der Anfrage der Brändle-Druck KG bei der Palettenfabrik Gebhardt & Söhne OHG (siehe S. 312) trifft von dort folgendes Angebot ein:

Gebhardt & Söhne OHG, Urbanstr. 4, 73728 Esslingen

Brändle-Druck KGPostfach 10010164291 Darmstadt

Geschäftsräume Urbanstraße 4 73728 Esslingen

Sitz der Gesellschaft Esslingen

Kreissparkasse Esslingen IBAN DE03 6115 0020 0000 0457 68 BIC ESSLDE66XXX

Volksbank Esslingen e. G. IBAN DE73 6119 0110 0000 0987 65 BIC GENODES1ESS

STEUER-Nr. 25172008 FA: Esslingen

Geschäftszeit 07:00 Uhr–16:00 Uhr 14:00 Uhr–16:00 Uhr

Registergericht Esslingen HRA 554

Angebot 97/188/..1

Sehr geehrte Frau Härer,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir bieten Ihnen an:

500 Mehrwegpaletten aus Holz, 100 x 120 cm, gehobelt und gebeizt, mit abgerundeten Kanten.

Preis je Stück 4,50 EUR zuzgl. 19 % Umsatzsteuer

Die Lieferung erfolgt ab Werk Esslingen.

Ab einem Umsatz von 2 000,00 EUR gewähren wir 5 % Rabatt.

Die Versandkosten betragen pauschal 240,00 EUR.

Unsere Rechnungen sind zahlbar innerhalb von 14 Tagen mit 2 % Skonto oder innerhalb 30 Ta-gen ohne Abzug. Für den Erfüllungsort und Gerichtsstand gilt die gesetzliche Regelung.

Was Sie besonders interessieren wird: Wir können kurzfristig liefern. Über Ihren Auftrag würden wir uns freuen.

Mit freundlichen Grüßen

Gebhardt & Söhne OHG

ppa. Wigald GebhardtWigald Gebhardt

GEBHARDT & SÖHNEOHG

Palettenfabrik

Ihr Zeichen: hä-ziIhre Nachricht von: 5. Juni 20 . .Unser Zeichen: g-wiUnsere Nachricht vom:

Name: Wigald GebhardtTelefon 0711 4980-10Fax: 0711 4980-33E-Mail: wigald.gebhardt@gebhardt.de

Datum: 11. Juni 20 . .

Versetzen Sie sich in die Rolle von Frau Härer von der Brändle-Druck KG.

Aufgaben: 1. Analysieren Sie das Angebot und ermitteln Sie den Einstandspreis für die 500 Mehrweg-

paletten! 2. Geben Sie an, welche Orte als Erfüllungsort und Gerichtsstand gelten, wenn das Angebot

unverändert akzeptiert wird! 3. Schreiben Sie auf der Grundlage des Angebots eine Bestellung unter Beachtung der

Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe (DIN 5008)!

3516 Vorgehen bei Vertragsstörungen planen

Verkäufer Käufer

Verpflich- tungs-

geschäft

Erfüllungs- geschäft

Verpflich- tungs-

geschäftErfüllungs- geschäft

Angebot

Auftrag

Leistungspflichten

des Verkäufers

Leistungspflichten

des Käufers

Leistungsstörungen

– mangelhafte Lieferung– Lieferungsverzug

Leistungsstörungen

– Abnahmeverzug– Zahlungsverzug

6.2 Mangelhafte Lieferung (Schlechtleistung)

6.2.1 Begriff mangelhafte Lieferung 1

Eine mangelhafte Lieferung liegt vor, wenn ■ eine im Kaufvertrag vereinbarte Sache (Leistung) vom Verkäufer an den Käufer

übergeben und übereignet und ■ diese Sache mit Mängeln behaftet ist.

Dies stellt eine Pflichtverletzung dar [§ 280 I BGB]. Es handelt sich um einen Schuld-nerverzug.

6.2.2 Mängelarten

(1) Erkennbarkeit der Mängel

Mängelarten Erläuterungen Beispiele

Offene Mängel Sind Mängel, die bei gewissenhafter Prü-fung der Kaufsache sofort entdeckbar sind.

Brot ist schimmlig, Spiegel hat einen Sprung.

Versteckte Mängel

Diese Mängel sind bei der Übergabe der Waren trotz gewissenhafter Prüfung zunächst nicht entdeckbar. Sie werden erst später, z. B. während ihres Gebrauchs oder ihrer Verarbeitung, erkennbar.

Regenmantel ist nicht wasser-dicht, Konserven sind verdor-ben.

Arglistig1 verschwiegene Mängel

Es sind versteckte Mängel, die der Verkäu-fer dem Käufer absichtlich verschweigt.

Beim Pkw-Verkauf wird ein Unfall verschwiegen.

1 Arglistig handelt, wer wahre Tatsachen unterdrückt (der Verkäufer kennt z. B. den erheblichen Mangel der Kaufsache bereits bei Übergabe der Kaufsache an den Käufer) oder falsche Tatsachen „vorspiegelt“ (der Verkäufer erklärt z. B. wahrheitswidrig, dass das verkaufte Auto für 100 km Fahrstrecke auch bei Höchstgeschwindigkeit höchstens 6,0 Liter Treibstoff verbraucht).

LS 15, 16

352 Lernfeld 4: Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen

(2) Sachmängel 1

Mängel Beispiele

Mangel in der Beschaffenheit ■ Im Kaufvertrag ist vereinbart, dass die maximale Leis-tung der Stanzmaschine 1 200 Teile je Maschinenstunde betragen soll. Die tatsächliche Leistung beträgt jedoch nur 1 080 Stück je Maschinenstunde.

■ Das E-Bike hat eine defekte Steuerungselektronik und liefert daher am Berg nicht die erforderliche Unterstüt-zung.

■ Die Abstände der Regalbretter eines Ordnerschrankes sind kleiner als die Höhe eines DIN-A4-Ordners.

Mangel durch falsche Werbe-versprechungen bzw. falsche Produktbeschreibung

Der Energieverbrauch eines Schleifautomaten wird als besonders niedrig beschrieben, obwohl er nur geringfügig unter dem durchschnittlichen Energieverbrauch von ver-gleichbaren Schleifautomaten liegt.

Fehlerhafte Montageanleitungen bzw. Montagemangel1

Kevin Huber kauft eine Küche und übernimmt die Aufstel-lung der Küche selbst. Aufgrund einer falschen Montage-anleitung misslingt der Einbau der Dunstabzugshaube.

Falschlieferung (Aliud) oder Minderlieferung

■ Geliefert wurden Gurken in Dosen statt Bohnen in Dosen.

■ Geliefert wurden 20 Stück statt 200 Stück.

6.2.3 Fristen für die MängelrügeBeim zweiseitigen Handelskauf muss der offene Mangel dem Verkäufer unverzüglich nach der Entdeckung bei der Warenein-gangskontrolle angezeigt werden. Versteckte Mängel müssen unver-züglich nach ihrer Entdeckung, spätestens aber innerhalb der Frist für Sachmängelhaftung von 2 Jah-ren angezeigt werden.

Beachte:

Versäumt ein Unternehmen einen Mangel termingerecht zu rügen, verliert es alle Rechte aus der mangelhaften Lieferung gegenüber dem Lieferer.

1 Man spricht hier auch von IKEA-Klausel, da in der Vergangenheit einige wenige Montageanleitungen schwer verständlich waren.

offene Mängel versteckte Mängel

Zwei-seitiger Handels-kauf

unverzüglich unverzüglich, nach Entdeckung, spätestens inner-halb von 2 Jahren

3536 Vorgehen bei Vertragsstörungen planen

6.2.4 Rechte des Käufers (Gewährleistungsrechte)

(1) Überblick

1. Stufe (vorrangige

Rechte)1 Nacherfüllung

■ Mängelbeseitigung oder■ Ersatzlieferung

2 Schadensersatz neben der Leistung (falls auch Verschulden vorliegt)

Rechte ohne Fristsetzung

2. Stufe (nachrangige

Rechte)

3 Rücktritt vom Vertrag 6 Minderung

4 Schadens- ersatz statt der Leistung

5 Ersatz ver- geblicher Auf-wendungen

7 Schadensersatz neben der Leistung

Angemessene Nachfrist zur Nacherfüllung durch Mangelbeseitigung oder Ersatzlieferung ist erfolglos abgelaufen.

(nur bei erheblichem Mangel)

(bei Verschulden) (bei Verschulden)

Ein Verschulden („vertreten müssen“) setzt voraus: 1 2

■ Pflichtverletzung

■ Schuldhaftes Verhalten (Vorsatz oder Fahrlässigkeit)

Sie kann darin bestehen, dass der Schuldner überhaupt nicht leistet (z. B. weil die Leistung unmöglich geworden ist),1 zu spät leistet2 oder schlecht leistet.

■ Vorsätzlich handelt, wer einen bestimmten Erfolg wil-lentlich herbeiführt und sich dabei der Rechtswidrigkeit bewusst ist. Anders ausgedrückt: Wer vorsätzlich han-delt, der will die Rechtsverletzung.

■ Fahrlässig handelt, wer die im Verkehr erforderliche Sorgfalt außer Acht lässt [§ 276 II BGB]. Da das Gesetz an dieser Stelle den Begriff „Fahrlässigkeit“ nicht näher bestimmt, ist jede (!) Fahrlässigkeit gemeint – sowohl grobe als auch leichte.

1 In diesem Fall ist der Anspruch auf Leistungserfüllung ausgeschlossen [§ 275 I BGB]. Auf die Unmöglichkeit der Leistung wird im Folgenden nicht eingegangen.

2 Die Sache wird vom Verkäufer zu spät geliefert (Lieferungsverzug, siehe Kap. 6.3, S. 361 ff.).