Webseminar - Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg · 2020. 8. 12. · „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“, im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital

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Webseminar DOKUMENTEN-

MANAGEMENT Aktuelle Hard- und Softwarelösungen

Wir sind Teil der Förderinitiative

„Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions-

und Arbeitsprozesse“, im Rahmen des

Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital

– Strategien zur digitalen Transformation

der Unternehmensprozesse“ vom Bundes-

ministerium für Wirtschaft und Energie

(BMWi). Weitere Informationen finden

Sie unter: www.handwerkdigital.de

KOMPETENZZENTRUM

DIGITALES HANDWERK

2

http://www.handwerkdigital.de/

RE

FE

RE

NT

IN

Projektmitarbeiter

Schaufenster Digitales Bauen

BZB e. V.

Bökendonk 15-17, 47809 Krefeld

+49 2151 5155 16

[email protected]

SP

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KE

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Matthias Imdahl

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RE

FE

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NT

IN

Projektmitarbeiterin


BZB e. V.

Bökendonk 15-17, 47809 Krefeld

+49 2151 5155 15

[email protected]

SP

EA

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Anne Moll

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INHALTSÜBERBLICK

Unsere Agenda für heute.

13:00 Technik-Check für die Teilnehmer

13:15 Fragen und Antworten zum Grundlagen Webseminar

13:20 Lerneinheit 2:

– Der Ausstattungs-Check: Was benötige ich um loslegen zu können?

– Cloud- oder serverbasierte Lösungen? Informationen zur Entscheidungsfindung.

– Kurzvorstellung aktueller DMS-Tools

14:45 Zusammenfassung, Fragen & Feedback

15:00 Ende des Webseminars

5

DMS LÖSUNGEN

Insbesondere im Kontext des stark steigenden rechtlichen Drucks zur

Einhaltung der GoBD und der DSGVO mit dem dazugehörigen

unternehmerischen Risiko wächst die Nachfrage nach Dokumenten-

managementsystemen.

WISSENSWERTES

DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT

Digitalisierung des Papierarchivs

7

8

DEN EINSTIEG MEISTERN Was benötige ich zum Loslegen?

Viele Lösungen können Sie direkt über Ihren Webbrowser oder Apps

nutzen. Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen also lediglich:

► ein Dokumentenmanagementsystem

► einen Webviewer oder eine App auf dem Smartphone oder Tablet

► einen Dokumentenscanner für die Belegerfassung im Büro

► ggf. eine zusätzliche Scanner-App zur mobilen Anwendung

auf dem Smartphone oder Tablet

Warum ein spezieller Dokumentenscanner?

Um den Vorteil einer zuverlässigen Volltextsuche im Dokumenten-

managementsystem nutzen zu können ist ein gutes Scanergebnis

– selbst bei schwierigen Dokumenten – absolut erforderlich.

Denn nur so kann die OCR-Texterkennung ihr volles Potential

ausspielen. Durch die einfache und schnellere Verarbeitung von

größeren Dokumentenmengen sowie automatisierte Bearbeitungs-

funktionen lässt sich bei der Bearbeitung viel Zeit sparen.

9

DER SCAN-PROZESS Überlegtes Handeln als Schlüssel zum Erfolg.

Neben der Digitalisierung des Papierarchivs wird das Scan-

Szenario für den zukünftigen Prozess implementiert.

Dabei müssen diverse Entscheidungen getroffen werden:

► Wie viele Dokumente werden in welchem Zeitraum gescannt?

► Sollen Dokumente einzeln eingescannt werden oder

stapelweise verarbeitet werden?

► Welcher Scanner ist sinnvoll? Ein Arbeitsplatz- oder

Massenscanner?

► Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingescannt werden?

► Zu welchem Zeitpunkt sollen die Dokumente im Unternehmen

eingescannt werden? Bei Eintreffen oder nach Durchlauf im

Unternehmen?

Bei all diesen Fragen hilft es, einen erfahrenen Partner zu Rate

zu ziehen. Dieser kann Ihnen sagen, welche Optionen für Ihr

Unternehmen am sinnvollsten sind.

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PREISVERGLEICH Dokumentenscanner

EUR ca. 440,00,-

Gut zu wissen:

Scangeschwindigkeit bis zu 35

Seiten/Minute. Beidseitiges Scannen

von bis zu 70 Bildern/Minute. Auto-

matischer 50 Blatt Vorlageneinzug für

mehrseitiges Scannen. Touchscreen-

Farbdisplay. Lieferumfang: LAN-,

WLAN- und USB 2.0 Schnittstellen,

USB Host. Inkl. TWAIN Treiber.

EUR ca. 480,00,- inkl. ScanSnap Software

Gut zu wissen:

Scangeschwindigkeit bis zu 30

Seiten/Minute. Beidseitiges Scannen von

bis zu 60 Bildern/Minute. Automatischer

50 Blatt Vorlageneinzug für mehrseitiges

Scannen. Touchscreen-Farbdisplay.

Lieferumfang: WLAN- und USB 3.1 Hi-

Speed-Schnittstellen. Keine TWAIN

Schnittstelle.

EUR ca. 270,00- inkl. Document Capture Software

Gut zu wissen:

Schnelle Scangeschwindigkeit von bis zu

26 Seiten/Min. Beidseitiges Scannen von

bis zu 53 Bildern/Minute. Lieferumfang:

USB 2.0 Schnittstelle.

Stand: 30. April 2020

Fujitsu ScanSnap iX1500 Epson WorkForce DS-410 Brother ADS-2700W

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Fragerunde: a

Wozu tendieren Sie?

Cloud On-Premise (Serverbasiert)

INFORMATIONEN ZUR ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Es geht nicht mehr um die Frage des „Ob“, sondern wie

Sie diese Lösung betreiben wollen. In der Cloud oder

Serverbasiert (On-Premise)? Oder sogar im Mix (Hybrid).

Nach einer neusten Studie des Branchenverbands

Bitkom haben nur 16% der Unternehmen eine starke

Nachfrage nach DMS-Lösungen in der Cloud. Während die

serverbasierten Lösungen mit 66% deutlich stärker nach-

gefragt werden.

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CLOUD- ODER

SERVERBASIERTE

LÖSUNG?

DMS

https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-in-der-Cloud.htmlhttps://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-in-der-Cloud.html

CLOUD- ODER SERVERBASIERT? Informationen zur Entscheidungsfindung

13

KRITERIEN SERVERBASIERT CLOUD

Einsatzbereitschaft und

Inbetriebnahme

Installationen auf einem eigenen

Server oder bei einem Hosting

Anbieter bedürfen einer umfangreichen

Planung, um Hardware, Software,

Lizenzen, Backup- und

Sicherheitsstrategien aufzubauen.

Eine Cloudlösung ist nach der

Beauftragung i.d.R. sofort verfügbar, da

diese Aufgaben in den Zuständigkeits-

bereich des Cloudanbieters fallen.

Erreichbarkeit und

Verfügbarkeit

Stetige Verfügbarkeit der Daten. Im Gegensatz zu einer serverbasierten

Lösung greifen aber oftmals Millionen

Anwender auf die Cloudinfrastruktur zu,

was teilweise zu Engpässen führen kann.

Ebenso ist die Cloud anfällig für Ausfälle

der Internetinfrastruktur.

Hardware, Software,

Lizenzen

Lizenzen für Betriebssysteme,

Datenbanksoftware, Backup-software

etc. sind über Jahre zu planen.

Für die gesamte IT-Infrastruktur ist der

Cloudanbieter komplett verantwortlich

und kalkuliert diese Kosten in die

monatlichen Beiträge mit ein.

Quelle: https://amagno.de/cloud-oder-on-premise/

CLOUD- ODER SERVERBASIERT? Informationen zur Entscheidungsfindung

14

KRITERIEN SERVERBASIERT CLOUD

Systemadministration Mindestens ein sehr gut ausgebildeter

Systemadministrator erforderlich, der

mein Unternehmen unterstützt.

Der Anbieter einer Cloudlösung verfügt

immer über das notwendige fachlich sehr

gut ausgebildete Personal, um die

Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit

der Lösung zu gewährleisten.

Sicherheit Sicherheit komplett in ihrer eigenen

Hand. Bedacht werden sollte jedoch:

Die Server sind oft für den Zugriff von

Außen genauso allen Gefahren

ausgesetzt, wie eine Cloud Lösung.

Eine öffentlich sichtbare Cloud wird

regelmäßig angegriffen.

Rechtliche Sicherheit Zur Planung einer ECM / DMS Lösung

gehört es, die rechtlichen Rahmen-

bedingungen zu kennen und die

Lösung entsprechend auf allen Ebenen

zu prüfen.

Cloudlösungen haben also per se ein

breites und sicheres Fundament für viele

Anforderungen. Die Kosten trägt der

Kunde oftmals pauschal über die

monatlichen Beiträge.

Quelle: https://amagno.de/cloud-oder-on-premise/

DOKUMENTEN- MANAGEMENT

SYSTEME

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DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME Einfacher Umgang mit der Informationsflut

Um die Möglichkeit zur Aufnahme und Verwaltung von Dokumenten

jeglicher Art in digitalen Informationen zu realisieren, bedarf es einer

besonderen Software, die im Idealfall Managementaufgaben übernimmt

und sich möglichst einfach in die Struktur des Unternehmens integrieren

lässt. Dokumentenmanagement Software (DMS) ist eine Software, die

i.d.R. Teil einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung ist.

Vorteile gegenüber File-Sharing Lösungen:

Anders als bei vielen reinen File-Sharing Angeboten können z.B. Änderungen

im Dokument durch eine Versionierung nachgehalten werden oder unnötige

Datenmengen durch die automatisierte Prüfung der dem Dokument zugeordneten

Aufbewahrungsfrist verhindert werden. Es sollte sich um eine einfache, intuitive

Lösung zur Dokumentenverwaltung handeln, die an die spezifischen Bedürfnisse

Ihrer Firma angepasst werden kann.

DMS-Software Beispiele:

► ELO-Office

► DocuWare

► Amago

► d.velop

► Phoenix Documents

► ….

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Struktur &

Überblick

Verkürzung der

Ablagezeiten Dokumente immer

griffbereit Langfristig, sicher

und GoBD-konform

Archivieren

Einfache

Suchfunktionen

Alle geschäftsrelevanten

Dokumente strukturiert,

vorgangs- und kunden-

bezogen zentral an einem

Speicherort. Gemeinsam an

Dokumenten arbeiten.

Papierdokumente auf

Knopfdruck digitalisieren

und automatisch im richtigen

Ordner ablegen. Einfache

Verschlagwortung, Prüf-

und Freigabeprozesse

Komfortable Datensicher-

ung lokal oder über Cloud

Services. Unterwegs durch

Offline Viewer alle Daten

zur Hand haben.

Dokumente und E-Mails

gemäß der gesetzlichen

Vorgaben archivieren.

Langzeitarchivierung in

unveränderbaren Formaten

wie TIFF oder PDF/A.

Blitzschnelles Finden Ihrer

Dokumente durch leistungsstarke

Suchmechanismen. Perfekte

Ordnung und übersichtliche

Auswertungen.

WELCHE VORTEILE SOLLTE MIR EIN DMS BIETEN?

ANFORDERUNGS

-KRITERIEN

Erheben Sie Ihre Anforderungen und formulieren Sie diese in

konkrete Softwarekriterien um.

WISSENSWERTES

Wie viele Mitarbeiter

werden das DMS-

System nutzen?

Warum ist dies für die Auswahl so wichtig?

Nicht alle Ihre Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Weise.

Möglicherweise muss eine kleine Gruppe Dokumente verwalten und

anpassen können, während andere Mitarbeiter die Dokumente nur

einsehen müssen. Bei Ihrer DMS-Auswahl ist es wichtig, dass Sie

genau wissen, wie viele Benutzer nur Leserechte und wie viele

Benutzer Schreibrechte benötigen. Schreibberechtigungen erfordern

i.d.R. mehr Komplexität und Supportleistungen und können somit

teurer sein als Lizenzen mit Leserechten.

19

5 oder mehr

Weniger als 5

Möchten Sie das DMS-

System in eine andere

Software integrieren?


Neben dem DMS-System verwenden Sie i.d.R. andere Software, die

das DMS ergänzt. Es ist auch üblich, dass sich die Funktionalitäten

der verschiedenen Systeme überschneiden (z.B. kundenbezogene

Dokumente, die in einem CRM-System erstellt wurden). Natürlich

möchten Sie nicht, dass sich diese Informationen an zwei

verschiedenen Orten befinden. Leider ist dies technisch nicht immer

einfach, und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.

Geben Sie daher genau an, welche Import- und Exportfunktionen für

Sie wichtig sind, denn nur so lässt sich ein konkreter Funktions- und

Preisvergleich durchführen.

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Ja, nämlich…

Nein, erst einmal nicht.

Wo möchten Sie das

DMS-System

hauptsächlich

einsetzen?


Jede DMS-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie

angeben, wofür Sie das System verwenden möchten, finden Sie

schneller die Anbieter, die sich in genau diesen Punkten

stark hervorheben.

22

Digitalisierung von

Dokumenten

und Archivierung

Versionsverwaltung

Rechteverwaltung

Verbesserung der

Zusammenarbeit

Mobiles Workflow-

Management

Leistungsfähige

Suchfunktionen

Interne Freigabeprozesse

Wie viel Zeit möchten

Sie für die Einführung in

Anspruch nehmen?


Bei der DMS-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie sich

für die Implementierung nehmen können. Es gibt Anbieter, die "Plug-

and-Play" Lösungen anbieten, d.h. es werden kaum Anpassungen

vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Dies ist ideal für

kleinere Unternehmen, die schnell loslegen möchten. Weniger

geeignet sind die Lösungen für Unternehmen, die komplexere

Funktionalitäten und genaue Anpassungen wünschen. Je mehr Zeit

Sie sich für den Umstellungsprozess nehmen, desto mehr Zeit

verbleibt für die Vorbereitung der Migration.

23

Weniger als 2 Wochen

2 Wochen bis 2 Monate

2 bis 6 Monate

6 bis 12 Monate

Länger als 12 Monate

24

WEITERE FRAGEN für die Anforderungsanalyse

► Muss das DMS mobil sein?

► Muss das DMS offline Arbeiten können?

► Verfügt Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen?

► Sind Sie international tätig?

► Haben Sie spezielle Wünsche, Funktionen, etc.

Konkrete Softwarekriterien formulieren:

Die Anforderungen gilt es nun in einem Anforderungskatalog

festzuhalten und an potentielle Anbieter zu übermitteln. Der

Anforderungskatalog enthält neben einer allgemeinen Unternehmens-

beschreibung alle wichtigen Anforderungen bezüglich:

- Operativer Funktionalitäten und Performance

- Technische Eigenschaften

- Qualität und Anpassbarkeit (Skallierung)

- Wartung und Sicherheit

- Realisierung und Schulung

Auch die digitale Signatur fordern

Anwender zunehmend. Dies macht

Signatur- und Verifizierungs-

komponenten für Einzel- und

Massensignaturen notwendig.

25

DMS-SYSTEME

FÜR KMU

Datev Unternehmen online ELOoffice 11

DocuWare d.velop documents

Phonix Documents Cloud

WISSENSWERTES

Quelle: www.datev.de

Cleverer Einstieg

zur Schaffung eines

revisionssicheren

elektronischen

Belegarchives!

26

DATEV Unternehmen online: setzt sich aus verschiedenen Komponenten

zusammen, die der steuerliche Berater individuell

und bedarfsgerecht mit dir zusammenstellen kann.

Zusammenarbeit Finanzbuchführung:

Zusammenarbeit Lohnbuchhaltung:

Die Cloud-Anwendung DATEV

Unternehmen online schafft individuelle

Möglichkeiten der Zusammenarbeit

zwischen Ihrer Kanzlei und Ihrem

Unternehmen. Belege und Dokumente für

Finanzbuchführung und Lohn (z. B.

Eingangs- und Ausgangsrechnungen,

Arbeitsverträge, Krankmeldungen usw.)

können online ausgetauscht werden. Auch

Stamm- und Bewegungsdaten für die

Lohnabrechnung gelangen so auf digitalem

Weg in die Kanzlei. So bleiben die

Originalbelege und Dokumente im

Unternehmen – ein revisionssicheres

elektronisches Belegarchiv steht jederzeit

zur Verfügung.

27 Quelle: www.datev.de

VIER STARKE DMS-SYSTEME Kurzüberblick

Elo Office DocuWare d.Velop Phoenix Documents

28

29

PREISVERGLEICH Dokumentenmanagement-Systeme

EUR 274,00,- einmalig pro Arbeitsplatz

bei bis zu 10 Nutzern

Gut zu wissen:

ELOoffice 11 eignet sich für

kleinere Unternehmen mit 1-

10 Anwendern. Mit dem ELO

MobileConnector erhalten

Sie über Ihr Handy, Tablett

oder einen Cloud-Anbieter

überall Zugriff auf Ihre

Dokumente. Mit der

Datensicherung wird Ihr

Archiv komfortabel auf einem

frei wählbaren Medium

gespeichert.

EUR auf Anfrage Cloud-Version 30 Tage

kostenlos testen

Gut zu wissen:

Das Lizenzierungsmodell der

On-Premises-Version

orientiert sich an Ihren

Bedürfnissen und Ihrem

hauseigenen Serversystem.

Sie erwerben Lizenzen

für einzelne Server, Benutzer

und zusätzliche

Module. Entscheiden Sie

sich für die Cloud Version

können Sie zwischen dem

Business, Professional oder

Enterprise Tarif wählen.

EUR 20,00,- pro Nutzer pro Monat

bei bis zu 10 Nutzern

Gut zu wissen:

Im Umfang von d.velop

documents basic sind pro

Nutzer 100 GB Speicher

(erweiterbar auf bis zu 1 TB),

diverse Gruppenfunktionen für

das sichere Teilen von

Dokumenten und Ordnern

sowie erweiterte Funktionen

zur Aufgaben- und

Berechtigungsverwaltung

sowie eine revisionssichere

Archivierung enthalten.

EUR ca. 79,00,- pro Monat bei bis zu 12

Einzellizenzen

Gut zu wissen:

Phoenix Documents ist eine

kostengünstige DMS-Paket-

lösung, die als On-Premises

oder Cloud Variante verfügbar

ist. Einfache, schnelle Ein-

arbeitung dank überschaubar-

er Funktionen. Flexible

Anpassungsmöglichkeiten.

Über browserbasiertes

Cloudinterface oder VPN-

Leitung auch für mobiles bzw.

ortsunabhängiges Arbeiten

geeignet.

Stand: 30. April 2020

30

DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME ► PHOENIX Documents

http://www.youtube.com/watch?v=1LFP2SeaN1A

31

DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME ► ELOoffice11

https://www.youtube.com/watch?v=VE9N-wh1dyw

EL

O-O

FF

ICE

32

https://www.dropscan.de/preise/gewerblich

Quelle: www.elooffice.com/de

SKALIERBARKEIT AM BEISPIEL ► ELOoffice11

33

BIM & IFC Das richtige Dateiformat ist entscheidend

Das Building Information Modeling (BIM) erfasst alle baurelevanten Daten auf einer Plattform,

verknüpft sie und erstellt dann ein digitales Modell. Für die Kommunikation zwischen diesen Daten

ist das standardisierte Dateiformat »Industry Foundation Classes« (IFC) zuständig:

► DOCH WELCHE INFORMATIONEN STECKEN ÜBERHAUPT IN BIM-FÄHIGEN

DATEIEN UND WIE KÖNNEN DIESE GENERIERT WERDEN?

Bei der Vielzahl der auf dem Markt verwendeten Programme

ist es für Hersteller unmöglich, all diese Formate zu

unterstützen. Daher bietet es sich an, die offene

OPEN BIM Schnittstelle mit dem ISO-Standard

des IFC- Formats zu unterstützen – ein Dateiformat,

das alle BIM-fähigen Programme unterstützt.

34 Quelle: www.digitalbau.de

35

DAS STORAGE-SYSTEM Cloud oder on premise?

Mehr und mehr lagern Unternehmen ihr Storage-System in die Cloud aus.

Entweder als Back-Up (hybrid) oder gleich vollständig (Cloud-only-Variante).

So spart sich das Unternehmen die Administration eines eigenen Storage Systems.

Das DMS-System sollte über einen Standard-Adapter zu führenden

Storage Systemen verfügen. Um schnell und sicher auf die Metadaten

zugreifen zu können.

WIE GEHT’S WEITER? Schritt für Schritt vorgehen:

1. Konzepterstellung

- Wo stehe ich aktuell? (Bestandsaufnahme der IT Infrastruktur)

- Welche konkreten Ziele verfolge ich?

- Wie und mit welchen digitalen Werkzeugen lässt sich die

Umstellung realisieren?

Wie trete ich nun

an Hersteller

heran?

ZUSAMMENFASSUNG

Womit fange

ich an?

► Praxisworkshop: Dokumentenmanagement, mobiles

Arbeiten & Co. – Aktuelle Hard- und Softwarelösungen

kennenlernen und ausprobieren

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Weitere Lernangebote auf https://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungen

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https://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungenhttps://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungenhttps://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungen

FRAGERUNDE

& FEEDBACK

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DIG

ITA

LE

S B

AU

HA

ND

WE

RK

KONTAKT

Digitales Bauen


in den Bildungszentren des Baugewerbes e. V. (BZB)

Bökendonk 15-17

47809 Krefeld

Projektleitung: Dr. Ing. Martina Schneller

T: (0) 2151 5155 23

E: [email protected]

im Kompetenzzentrum Digitales Handwerk