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Webseminar DOKUMENTEN-
MANAGEMENT Aktuelle Hard- und Softwarelösungen
Wir sind Teil der Förderinitiative
„Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions-
und Arbeitsprozesse“, im Rahmen des
Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital
– Strategien zur digitalen Transformation
der Unternehmensprozesse“ vom Bundes-
ministerium für Wirtschaft und Energie
(BMWi). Weitere Informationen finden
Sie unter: www.handwerkdigital.de
KOMPETENZZENTRUM
DIGITALES HANDWERK
2
http://www.handwerkdigital.de/
RE
FE
RE
NT
IN
Projektmitarbeiter
Schaufenster Digitales Bauen
BZB e. V.
Bökendonk 15-17, 47809 Krefeld
+49 2151 5155 16
SP
EA
KE
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Matthias Imdahl
3
RE
FE
RE
NT
IN
Projektmitarbeiterin
Schaufenster Digitales Bauen
BZB e. V.
Bökendonk 15-17, 47809 Krefeld
+49 2151 5155 15
SP
EA
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Anne Moll
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INHALTSÜBERBLICK
Unsere Agenda für heute.
13:00 Technik-Check für die Teilnehmer
13:15 Fragen und Antworten zum Grundlagen Webseminar
13:20 Lerneinheit 2:
– Der Ausstattungs-Check: Was benötige ich um loslegen zu können?
– Cloud- oder serverbasierte Lösungen? Informationen zur Entscheidungsfindung.
– Kurzvorstellung aktueller DMS-Tools
14:45 Zusammenfassung, Fragen & Feedback
15:00 Ende des Webseminars
5
DMS LÖSUNGEN
Insbesondere im Kontext des stark steigenden rechtlichen Drucks zur
Einhaltung der GoBD und der DSGVO mit dem dazugehörigen
unternehmerischen Risiko wächst die Nachfrage nach Dokumenten-
managementsystemen.
WISSENSWERTES
DIGITALES DOKUMENTENMANAGEMENT
Digitalisierung des Papierarchivs
7
8
DEN EINSTIEG MEISTERN Was benötige ich zum Loslegen?
Viele Lösungen können Sie direkt über Ihren Webbrowser oder Apps
nutzen. Sie und Ihre Mitarbeiter benötigen also lediglich:
► ein Dokumentenmanagementsystem
► einen Webviewer oder eine App auf dem Smartphone oder Tablet
► einen Dokumentenscanner für die Belegerfassung im Büro
► ggf. eine zusätzliche Scanner-App zur mobilen Anwendung
auf dem Smartphone oder Tablet
Warum ein spezieller Dokumentenscanner?
Um den Vorteil einer zuverlässigen Volltextsuche im Dokumenten-
managementsystem nutzen zu können ist ein gutes Scanergebnis
– selbst bei schwierigen Dokumenten – absolut erforderlich.
Denn nur so kann die OCR-Texterkennung ihr volles Potential
ausspielen. Durch die einfache und schnellere Verarbeitung von
größeren Dokumentenmengen sowie automatisierte Bearbeitungs-
funktionen lässt sich bei der Bearbeitung viel Zeit sparen.
9
DER SCAN-PROZESS Überlegtes Handeln als Schlüssel zum Erfolg.
Neben der Digitalisierung des Papierarchivs wird das Scan-
Szenario für den zukünftigen Prozess implementiert.
Dabei müssen diverse Entscheidungen getroffen werden:
► Wie viele Dokumente werden in welchem Zeitraum gescannt?
► Sollen Dokumente einzeln eingescannt werden oder
stapelweise verarbeitet werden?
► Welcher Scanner ist sinnvoll? Ein Arbeitsplatz- oder
Massenscanner?
► Sollen Dokumente zentral oder dezentral eingescannt werden?
► Zu welchem Zeitpunkt sollen die Dokumente im Unternehmen
eingescannt werden? Bei Eintreffen oder nach Durchlauf im
Unternehmen?
Bei all diesen Fragen hilft es, einen erfahrenen Partner zu Rate
zu ziehen. Dieser kann Ihnen sagen, welche Optionen für Ihr
Unternehmen am sinnvollsten sind.
10
PREISVERGLEICH Dokumentenscanner
EUR ca. 440,00,-
Gut zu wissen:
Scangeschwindigkeit bis zu 35
Seiten/Minute. Beidseitiges Scannen
von bis zu 70 Bildern/Minute. Auto-
matischer 50 Blatt Vorlageneinzug für
mehrseitiges Scannen. Touchscreen-
Farbdisplay. Lieferumfang: LAN-,
WLAN- und USB 2.0 Schnittstellen,
USB Host. Inkl. TWAIN Treiber.
EUR ca. 480,00,- inkl. ScanSnap Software
Gut zu wissen:
Scangeschwindigkeit bis zu 30
Seiten/Minute. Beidseitiges Scannen von
bis zu 60 Bildern/Minute. Automatischer
50 Blatt Vorlageneinzug für mehrseitiges
Scannen. Touchscreen-Farbdisplay.
Lieferumfang: WLAN- und USB 3.1 Hi-
Speed-Schnittstellen. Keine TWAIN
Schnittstelle.
EUR ca. 270,00- inkl. Document Capture Software
Gut zu wissen:
Schnelle Scangeschwindigkeit von bis zu
26 Seiten/Min. Beidseitiges Scannen von
bis zu 53 Bildern/Minute. Lieferumfang:
USB 2.0 Schnittstelle.
Stand: 30. April 2020
Fujitsu ScanSnap iX1500 Epson WorkForce DS-410 Brother ADS-2700W
11
Fragerunde: a
Wozu tendieren Sie?
Cloud On-Premise (Serverbasiert)
INFORMATIONEN ZUR ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Es geht nicht mehr um die Frage des „Ob“, sondern wie
Sie diese Lösung betreiben wollen. In der Cloud oder
Serverbasiert (On-Premise)? Oder sogar im Mix (Hybrid).
Nach einer neusten Studie des Branchenverbands
Bitkom haben nur 16% der Unternehmen eine starke
Nachfrage nach DMS-Lösungen in der Cloud. Während die
serverbasierten Lösungen mit 66% deutlich stärker nach-
gefragt werden.
12
CLOUD- ODER
SERVERBASIERTE
LÖSUNG?
DMS
https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-in-der-Cloud.htmlhttps://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-in-der-Cloud.html
CLOUD- ODER SERVERBASIERT? Informationen zur Entscheidungsfindung
13
KRITERIEN SERVERBASIERT CLOUD
Einsatzbereitschaft und
Inbetriebnahme
Installationen auf einem eigenen
Server oder bei einem Hosting
Anbieter bedürfen einer umfangreichen
Planung, um Hardware, Software,
Lizenzen, Backup- und
Sicherheitsstrategien aufzubauen.
Eine Cloudlösung ist nach der
Beauftragung i.d.R. sofort verfügbar, da
diese Aufgaben in den Zuständigkeits-
bereich des Cloudanbieters fallen.
Erreichbarkeit und
Verfügbarkeit
Stetige Verfügbarkeit der Daten. Im Gegensatz zu einer serverbasierten
Lösung greifen aber oftmals Millionen
Anwender auf die Cloudinfrastruktur zu,
was teilweise zu Engpässen führen kann.
Ebenso ist die Cloud anfällig für Ausfälle
der Internetinfrastruktur.
Hardware, Software,
Lizenzen
Lizenzen für Betriebssysteme,
Datenbanksoftware, Backup-software
etc. sind über Jahre zu planen.
Für die gesamte IT-Infrastruktur ist der
Cloudanbieter komplett verantwortlich
und kalkuliert diese Kosten in die
monatlichen Beiträge mit ein.
Quelle: https://amagno.de/cloud-oder-on-premise/
CLOUD- ODER SERVERBASIERT? Informationen zur Entscheidungsfindung
14
KRITERIEN SERVERBASIERT CLOUD
Systemadministration Mindestens ein sehr gut ausgebildeter
Systemadministrator erforderlich, der
mein Unternehmen unterstützt.
Der Anbieter einer Cloudlösung verfügt
immer über das notwendige fachlich sehr
gut ausgebildete Personal, um die
Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit
der Lösung zu gewährleisten.
Sicherheit Sicherheit komplett in ihrer eigenen
Hand. Bedacht werden sollte jedoch:
Die Server sind oft für den Zugriff von
Außen genauso allen Gefahren
ausgesetzt, wie eine Cloud Lösung.
Eine öffentlich sichtbare Cloud wird
regelmäßig angegriffen.
Rechtliche Sicherheit Zur Planung einer ECM / DMS Lösung
gehört es, die rechtlichen Rahmen-
bedingungen zu kennen und die
Lösung entsprechend auf allen Ebenen
zu prüfen.
Cloudlösungen haben also per se ein
breites und sicheres Fundament für viele
Anforderungen. Die Kosten trägt der
Kunde oftmals pauschal über die
monatlichen Beiträge.
Quelle: https://amagno.de/cloud-oder-on-premise/
DOKUMENTEN- MANAGEMENT
SYSTEME
16
DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME Einfacher Umgang mit der Informationsflut
Um die Möglichkeit zur Aufnahme und Verwaltung von Dokumenten
jeglicher Art in digitalen Informationen zu realisieren, bedarf es einer
besonderen Software, die im Idealfall Managementaufgaben übernimmt
und sich möglichst einfach in die Struktur des Unternehmens integrieren
lässt. Dokumentenmanagement Software (DMS) ist eine Software, die
i.d.R. Teil einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung ist.
Vorteile gegenüber File-Sharing Lösungen:
Anders als bei vielen reinen File-Sharing Angeboten können z.B. Änderungen
im Dokument durch eine Versionierung nachgehalten werden oder unnötige
Datenmengen durch die automatisierte Prüfung der dem Dokument zugeordneten
Aufbewahrungsfrist verhindert werden. Es sollte sich um eine einfache, intuitive
Lösung zur Dokumentenverwaltung handeln, die an die spezifischen Bedürfnisse
Ihrer Firma angepasst werden kann.
DMS-Software Beispiele:
► ELO-Office
► DocuWare
► Amago
► d.velop
► Phoenix Documents
► ….
59
Struktur &
Überblick
Verkürzung der
Ablagezeiten Dokumente immer
griffbereit Langfristig, sicher
und GoBD-konform
Archivieren
Einfache
Suchfunktionen
Alle geschäftsrelevanten
Dokumente strukturiert,
vorgangs- und kunden-
bezogen zentral an einem
Speicherort. Gemeinsam an
Dokumenten arbeiten.
Papierdokumente auf
Knopfdruck digitalisieren
und automatisch im richtigen
Ordner ablegen. Einfache
Verschlagwortung, Prüf-
und Freigabeprozesse
Komfortable Datensicher-
ung lokal oder über Cloud
Services. Unterwegs durch
Offline Viewer alle Daten
zur Hand haben.
Dokumente und E-Mails
gemäß der gesetzlichen
Vorgaben archivieren.
Langzeitarchivierung in
unveränderbaren Formaten
wie TIFF oder PDF/A.
Blitzschnelles Finden Ihrer
Dokumente durch leistungsstarke
Suchmechanismen. Perfekte
Ordnung und übersichtliche
Auswertungen.
WELCHE VORTEILE SOLLTE MIR EIN DMS BIETEN?
ANFORDERUNGS
-KRITERIEN
Erheben Sie Ihre Anforderungen und formulieren Sie diese in
konkrete Softwarekriterien um.
WISSENSWERTES
Wie viele Mitarbeiter
werden das DMS-
System nutzen?
Warum ist dies für die Auswahl so wichtig?
Nicht alle Ihre Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Weise.
Möglicherweise muss eine kleine Gruppe Dokumente verwalten und
anpassen können, während andere Mitarbeiter die Dokumente nur
einsehen müssen. Bei Ihrer DMS-Auswahl ist es wichtig, dass Sie
genau wissen, wie viele Benutzer nur Leserechte und wie viele
Benutzer Schreibrechte benötigen. Schreibberechtigungen erfordern
i.d.R. mehr Komplexität und Supportleistungen und können somit
teurer sein als Lizenzen mit Leserechten.
19
5 oder mehr
Weniger als 5
Möchten Sie das DMS-
System in eine andere
Software integrieren?
Warum ist dies für die Auswahl so wichtig?
Neben dem DMS-System verwenden Sie i.d.R. andere Software, die
das DMS ergänzt. Es ist auch üblich, dass sich die Funktionalitäten
der verschiedenen Systeme überschneiden (z.B. kundenbezogene
Dokumente, die in einem CRM-System erstellt wurden). Natürlich
möchten Sie nicht, dass sich diese Informationen an zwei
verschiedenen Orten befinden. Leider ist dies technisch nicht immer
einfach, und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.
Geben Sie daher genau an, welche Import- und Exportfunktionen für
Sie wichtig sind, denn nur so lässt sich ein konkreter Funktions- und
Preisvergleich durchführen.
20
Ja, nämlich…
Nein, erst einmal nicht.
21
Wo möchten Sie das
DMS-System
hauptsächlich
einsetzen?
Warum ist dies für die Auswahl so wichtig?
Jede DMS-Lösung hat ihre Stärken und Schwächen. Indem Sie
angeben, wofür Sie das System verwenden möchten, finden Sie
schneller die Anbieter, die sich in genau diesen Punkten
stark hervorheben.
22
Digitalisierung von
Dokumenten
und Archivierung
Versionsverwaltung
Rechteverwaltung
Verbesserung der
Zusammenarbeit
Mobiles Workflow-
Management
Leistungsfähige
Suchfunktionen
Interne Freigabeprozesse
Wie viel Zeit möchten
Sie für die Einführung in
Anspruch nehmen?
Warum ist dies für die Auswahl so wichtig?
Bei der DMS-Auswahl ist es wichtig zu wissen, wie viel Zeit Sie sich
für die Implementierung nehmen können. Es gibt Anbieter, die "Plug-
and-Play" Lösungen anbieten, d.h. es werden kaum Anpassungen
vorgenommen und Sie können sofort loslegen. Dies ist ideal für
kleinere Unternehmen, die schnell loslegen möchten. Weniger
geeignet sind die Lösungen für Unternehmen, die komplexere
Funktionalitäten und genaue Anpassungen wünschen. Je mehr Zeit
Sie sich für den Umstellungsprozess nehmen, desto mehr Zeit
verbleibt für die Vorbereitung der Migration.
23
Weniger als 2 Wochen
2 Wochen bis 2 Monate
2 bis 6 Monate
6 bis 12 Monate
Länger als 12 Monate
24
WEITERE FRAGEN für die Anforderungsanalyse
► Muss das DMS mobil sein?
► Muss das DMS offline Arbeiten können?
► Verfügt Ihr Unternehmen über mehrere Niederlassungen?
► Sind Sie international tätig?
► Haben Sie spezielle Wünsche, Funktionen, etc.
Konkrete Softwarekriterien formulieren:
Die Anforderungen gilt es nun in einem Anforderungskatalog
festzuhalten und an potentielle Anbieter zu übermitteln. Der
Anforderungskatalog enthält neben einer allgemeinen Unternehmens-
beschreibung alle wichtigen Anforderungen bezüglich:
- Operativer Funktionalitäten und Performance
- Technische Eigenschaften
- Qualität und Anpassbarkeit (Skallierung)
- Wartung und Sicherheit
- Realisierung und Schulung
Auch die digitale Signatur fordern
Anwender zunehmend. Dies macht
Signatur- und Verifizierungs-
komponenten für Einzel- und
Massensignaturen notwendig.
25
DMS-SYSTEME
FÜR KMU
Datev Unternehmen online ELOoffice 11
DocuWare d.velop documents
Phonix Documents Cloud
WISSENSWERTES
Quelle: www.datev.de
Cleverer Einstieg
zur Schaffung eines
revisionssicheren
elektronischen
Belegarchives!
26
DATEV Unternehmen online: setzt sich aus verschiedenen Komponenten
zusammen, die der steuerliche Berater individuell
und bedarfsgerecht mit dir zusammenstellen kann.
Zusammenarbeit Finanzbuchführung:
Zusammenarbeit Lohnbuchhaltung:
Die Cloud-Anwendung DATEV
Unternehmen online schafft individuelle
Möglichkeiten der Zusammenarbeit
zwischen Ihrer Kanzlei und Ihrem
Unternehmen. Belege und Dokumente für
Finanzbuchführung und Lohn (z. B.
Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
Arbeitsverträge, Krankmeldungen usw.)
können online ausgetauscht werden. Auch
Stamm- und Bewegungsdaten für die
Lohnabrechnung gelangen so auf digitalem
Weg in die Kanzlei. So bleiben die
Originalbelege und Dokumente im
Unternehmen – ein revisionssicheres
elektronisches Belegarchiv steht jederzeit
zur Verfügung.
27 Quelle: www.datev.de
VIER STARKE DMS-SYSTEME Kurzüberblick
Elo Office DocuWare d.Velop Phoenix Documents
28
29
PREISVERGLEICH Dokumentenmanagement-Systeme
EUR 274,00,- einmalig pro Arbeitsplatz
bei bis zu 10 Nutzern
Gut zu wissen:
ELOoffice 11 eignet sich für
kleinere Unternehmen mit 1-
10 Anwendern. Mit dem ELO
MobileConnector erhalten
Sie über Ihr Handy, Tablett
oder einen Cloud-Anbieter
überall Zugriff auf Ihre
Dokumente. Mit der
Datensicherung wird Ihr
Archiv komfortabel auf einem
frei wählbaren Medium
gespeichert.
EUR auf Anfrage Cloud-Version 30 Tage
kostenlos testen
Gut zu wissen:
Das Lizenzierungsmodell der
On-Premises-Version
orientiert sich an Ihren
Bedürfnissen und Ihrem
hauseigenen Serversystem.
Sie erwerben Lizenzen
für einzelne Server, Benutzer
und zusätzliche
Module. Entscheiden Sie
sich für die Cloud Version
können Sie zwischen dem
Business, Professional oder
Enterprise Tarif wählen.
EUR 20,00,- pro Nutzer pro Monat
bei bis zu 10 Nutzern
Gut zu wissen:
Im Umfang von d.velop
documents basic sind pro
Nutzer 100 GB Speicher
(erweiterbar auf bis zu 1 TB),
diverse Gruppenfunktionen für
das sichere Teilen von
Dokumenten und Ordnern
sowie erweiterte Funktionen
zur Aufgaben- und
Berechtigungsverwaltung
sowie eine revisionssichere
Archivierung enthalten.
EUR ca. 79,00,- pro Monat bei bis zu 12
Einzellizenzen
Gut zu wissen:
Phoenix Documents ist eine
kostengünstige DMS-Paket-
lösung, die als On-Premises
oder Cloud Variante verfügbar
ist. Einfache, schnelle Ein-
arbeitung dank überschaubar-
er Funktionen. Flexible
Anpassungsmöglichkeiten.
Über browserbasiertes
Cloudinterface oder VPN-
Leitung auch für mobiles bzw.
ortsunabhängiges Arbeiten
geeignet.
Stand: 30. April 2020
30
DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME ► PHOENIX Documents
http://www.youtube.com/watch?v=1LFP2SeaN1A
31
DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME ► ELOoffice11
https://www.youtube.com/watch?v=VE9N-wh1dyw
EL
O-O
FF
ICE
32
https://www.dropscan.de/preise/gewerblich
Quelle: www.elooffice.com/de
SKALIERBARKEIT AM BEISPIEL ► ELOoffice11
33
BIM & IFC Das richtige Dateiformat ist entscheidend
Das Building Information Modeling (BIM) erfasst alle baurelevanten Daten auf einer Plattform,
verknüpft sie und erstellt dann ein digitales Modell. Für die Kommunikation zwischen diesen Daten
ist das standardisierte Dateiformat »Industry Foundation Classes« (IFC) zuständig:
► DOCH WELCHE INFORMATIONEN STECKEN ÜBERHAUPT IN BIM-FÄHIGEN
DATEIEN UND WIE KÖNNEN DIESE GENERIERT WERDEN?
Bei der Vielzahl der auf dem Markt verwendeten Programme
ist es für Hersteller unmöglich, all diese Formate zu
unterstützen. Daher bietet es sich an, die offene
OPEN BIM Schnittstelle mit dem ISO-Standard
des IFC- Formats zu unterstützen – ein Dateiformat,
das alle BIM-fähigen Programme unterstützt.
34 Quelle: www.digitalbau.de
35
DAS STORAGE-SYSTEM Cloud oder on premise?
Mehr und mehr lagern Unternehmen ihr Storage-System in die Cloud aus.
Entweder als Back-Up (hybrid) oder gleich vollständig (Cloud-only-Variante).
So spart sich das Unternehmen die Administration eines eigenen Storage Systems.
Das DMS-System sollte über einen Standard-Adapter zu führenden
Storage Systemen verfügen. Um schnell und sicher auf die Metadaten
zugreifen zu können.
WIE GEHT’S WEITER? Schritt für Schritt vorgehen:
1. Konzepterstellung
- Wo stehe ich aktuell? (Bestandsaufnahme der IT Infrastruktur)
- Welche konkreten Ziele verfolge ich?
- Wie und mit welchen digitalen Werkzeugen lässt sich die
Umstellung realisieren?
Wie trete ich nun
an Hersteller
heran?
ZUSAMMENFASSUNG
Womit fange
ich an?
► Praxisworkshop: Dokumentenmanagement, mobiles
Arbeiten & Co. – Aktuelle Hard- und Softwarelösungen
kennenlernen und ausprobieren
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Weitere Lernangebote auf https://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungen
36
https://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungenhttps://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungenhttps://www.handwerkdigital.de/Veranstaltungen
FRAGERUNDE
& FEEDBACK
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38
DIG
ITA
LE
S B
AU
HA
ND
WE
RK
KONTAKT
Digitales Bauen
Schaufenster Digitales Bauen
in den Bildungszentren des Baugewerbes e. V. (BZB)
Bökendonk 15-17
47809 Krefeld
Projektleitung: Dr. Ing. Martina Schneller
T: (0) 2151 5155 23
im Kompetenzzentrum Digitales Handwerk