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© 2012 IBM Corporation
Real-Estate Management bei der IBMWeltweite Prozesse, Verfahren und Tools
© 2013 IBM Corporation2
Agenda
Globale Prozesse
EMEA Prozessentwicklung
EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre
IBM Tools
© 2013 IBM Corporation3
Organisation der Liegenschaftsverwaltung (RESO)
CxO
VP Real-Estate(Bill De Stasio)
Direktor Amerikas Direktor EMEA(Michel Jaquot)
Direktor Asien
Central(Philip Flaig)
West
North
South
© 2013 IBM Corporation4
Planung und Umsetzung des Immobilienbedarfs
Organisationen (Länder, Abteilungen) melden ihren Flächenbedarf (Steigerung, Verminderung,Umbau) an RESO
RESO-Regionalorganisation setzt Bedarf um, dabei:– Abstimmung der „Sharing Rate“ (1:1 über 1:1,2 bis 1:16)– Genauer Investitionsplan für Anmietung, Verlängerung und Umbau über den gesamten
Lifecycle (Siehe RER-Prozess)
Investitionsplan muss (je nach Summe) bis zum Vorstand der IBM
Anpassung und Optimierung laufender Belegungen (Mietverträge, Bestand)– Überprüfung der Belegung und der Sharing-Ratio (Zählung der MA)– Steter Dialog mit Vermieter und FM-Anbieter– Gegebenenfalls Anpassung der Flächen
© 2013 IBM Corporation5
Obligatorischer RER-Prozess (Abschreibung und Cash-Flow)
Für einen festen Zeitraum (Start-Ende MV) wird die Gesamtsumme einer Investition vom Anfordererund RESO ausgearbeitet und vom Management genehmigt:
– Gesamtsumme der Investition enthält Grundmiete, (geschätzte) Nebenkosten, Abschreibungauf Möbel und eigene technische Ausstattungen, Kosten für Umzug, Umbauten undRückbauten (nach Miet-Ende) sowie Einnahmen durch Untervermietungen.
– Diese Kosten/Abschreibungen sind pro Jahr als genauer Cash-Flow dargestellt.– Ein Mietvertrag (MV) darf nur innerhalb des genehmigten Zeitraumes (Start- und Enddatum)
des RER abgeschlossen sein
Hohe Anforderungen an das IT-System zum Controlling/Zahlung des MV:– Start- und Enddatum muss vom RER gedeckt sein, bei MVs ohne Ablaufdatum und/oder
automatischer Verlängerung rechtzeitige Warnung mit Eskalationen (Report und email) damitKündigungsoptionen rechzeitig gezogen werden
– Exakte Eingabe und Pflege aller Kündigungsoptionen– Handhabung von MV-Kündigungsprozessen und RER-Verlängerungen unter Berücksichtigung
des internen Workflows und der Bearbeitungszeiten (abhängig von Größe und Bedeutung desMietobjektes)
© 2013 IBM Corporation6
Agenda
Globale Prozesse
EMEA Prozessentwicklung
EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre
IBM Tools
© 2013 IBM Corporation7
Kein regionalerImmobilien-Manager
Regionale Manager
Feste EMEAArbeitsgruppe
100% IBM lokal
90% OutsourcedRegional
Ein FM-ProviderVertrag EMEA,
drei Vertragspartner
Keine strukturiertenDaten, wenig
Anwendungen
IneffizienterDatenaustausch,
zu viele Schnittstellen
EinheitlicheReporting- undDaten-Plattform
Weg zur EMEA Integration der Immobilienverwaltung
Fo
rtsc
hritt
Fo
rtsc
hritt
Anwendung OrganisationStrategie
© 2013 IBM Corporation8
Vergabe von FM-Dienstleistungen bei IBM (Top-Down)
Bottom-Up:– Jedes Gebäude, jede Dienstleistung einzeln bepreist– Sehr Aufwendig, IBM müsste alle Gebäudedaten (Fläche, Ausstattung, Assets) bereitstellen
und Angebote auswerten
Top-Down:– IBM gibt Interessenten
alle Infos und Preis-vorgabe zum gesamtenPortfolio
– FM-Supplier begeht einigeObjekte und bietet an
– Einsparung bis zu 25%gegenüber Vorgabe
© 2013 IBM Corporation9
Übersicht des Liegenschaftsbetriebes bei der IBM
Eigene undgemieteteGebäude
MehrereLänder
MehrereWährungen
Ein FMRahmen-Vertag
MehrereFM-Supplier
Ein IBM REO Team(Strategie, Finanz,Controlling)
Flächen- undMiet-Management
Facility- undSupplier-Management
Asset-Management
CorporateDatawarehouse
KennzahlenBenchmarks
© 2013 IBM Corporation10
Flächen und Mietmanagement als Basis für alle Prozesse
Eine Flächendatenbankmit CAD-ZeichnungenREO
Mitarbeiter-Adressbuch(Blue-Pages)HR/MA
Finanzhierarchie(Kostenstelle, Abteilung, etc.)Finanz
Unternehmensweite Nutzungder Daten, keine Redundanz
Mietverträge zuGebäuden
Mitarbeiter zuFlächen
Rechnungen zuGebäuden
UmzügeKapazitätsplanung(shared Desk, etc.)
Simulation/PlanMV-Zahlung
Exakter Flächenbelegungsbericht,welche Kostenstelle/MA hat welche Flächen
Genaue Verrechnung derFlächenkosten intern
SAP
Interface Interface
BASISDATEN
ITIL zertifizierte
IT-Umgebung
© 2013 IBM Corporation11
Asset, Facility- und Suppliermanagement
BASISDATEN
Helpdesk
Budget Variation
SLA
Reinigungsmanagement
Gebäudeauslastung
Liste Assets
Wartungspläne
Auftragsmanagement
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Agenda
Globale Prozesse
EMEA Prozessentwicklung
EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre
IBM Tools
© 2013 IBM Corporation13
Smarter Buildings und IT-Einsatz bei IBM Deutschland
Reduzierung Bürofläche um 60% bei gleicher Anzahl von Mitarbeitern ( 24.000)– Bedarfsgerechtes Desk-Sharing (1:1,2 bis 1:16)– Messung und Visualisierung der Auslastung
Umfassende, praxisgerechte Management- und Finanzberichte– Genaue Belegungsberichte zur Verrechnung der Kosten– Bereitstellung individueller Berichte (multidimensional, drill-down) für alle Nutzergruppen in der
Anwendung (Out of the Box) integriert
Outsourcing der FM-Dienstleistung– IBM Personal um 90% reduziert, nur noch Strategie, Controlling, IT und Finanz– SLA und FM-Kosten per Gebäude– Gemeinsame Datenplattform mit FM-Supplier, keine „Papierberichte mehr“– Schnelle Service-Vertag Anpassungen durch definierte Workflows
Reduktion der IT-Kosten und Komplexität– Konsolidierung der Hardware (weniger Server), Abschaltung von Altanwendungen, komplett Web
basierend– Integrierte Standardschnittstellen für Export (SAP) und Import– Keine Entwicklungen mehr notwendig, Anpassungen aus der Anwendung heraus
© 2013 IBM Corporation14
Desk-sharing: Managing Shared and Fixed Workplaces
Inside one building you can have
Employees owning oneroom („name on door“)
Desks, sharedbetween 2 andmore colleagues
Mixture out of both
© 2013 IBM Corporation15
Flexible Desk-Sharing Office
No. ofCabinet
Cost-Center
Area
1 11 20 m2
2 12 40 m2
2 13 40 m2
3 14 60 m2
2 vacant 40 m2
10 200 m2
Room has three desks shared by 10 person, sharing-rate10:3Each person has a cabinet . One cabinet represents 20m²
Physical orvirtual
© 2013 IBM Corporation16
Space: Calculate Area per User, Building and Cost Center
Important information is "space used by person“, no matter shared or not
A database function calculates area per user and cost-center for each building, taking into accountpartial-rooms, no. of cabinets, fixed or shared desk
Result is one single Table „Space-Calculation". Table used inside Allocation
………………………………
Matthias Pordzik (212062), Office (B) in Berlin (BLN), Room512, Cost-Center 00268 is Using 2.202 m² (one Cabinet in a
flex-office)
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Agenda
Globale Prozesse
EMEA Prozessentwicklung
EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre
IBM Tools
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© 2013 IBM Corporation19
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