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TÜV SÜD Management Service GmbHRidlerstraße 6580339 MünchenDeutschlandTel.: 0800 5791-5000E-Mail: info@tms.tuev-sued.de www.tuev-sued.de/tms

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TÜV SÜD Management Service GmbH

ProzessanalyseAnhand des Turtle-Modells

Sinn und Zweck der Prozessanalyse ist es, sich ein möglichst klares Bild der im Unternehmen ablaufenden Prozesse zu machen. Das Turtle-Modell stellt eine Methode dar, die eine Vielzahl von Faktoren rund um den zu betrachtenden Prozess zusammenführt. www.tuev-sued.de/prozessanalyse

Warum dieser Aufwand?

Prozesse innerhalb einer Organisation werden von Men-schen geprägt. Damit diese darin mit hoher Zufriedenheit arbeiten können, kommt es darauf an, dass die Prozesse reibungslos funktionieren. Dies kann nur erreicht werden, wenn allen Beteiligten bewusst ist, welche Aufgabe(n) sie in einem Prozess wahrnehmen.

Im Rahmen der Kundenorientierung und kontinuierlichen Verbesserung eines Unternehmens spielen die Opti-mierung der Effi zienz, Effektivität und Qualität sowie die Steigerung der Leistungsfähigkeit von Prozessen eine tragende Rolle. Dies ist nur möglich, wenn ein Unter-nehmen seine Abläufe und Tätigkeiten prozessorientiert betrachtet, analysiert und daraus (Verbesserungs-)Maß-nahmen ableitet. Damit lassen sich z. B. die Komplexität und die Kosten von Prozessen reduzieren.

Die Transparenz, die durch das Turtle-Modell entsteht, stellt eine Wert schaffende und Wert erhaltende Ent-scheidungsgrundlage für das Management dar, z. B. bei der Neuanschaffung von Maschinen oder bei der Einführung eines neuen Produktes. Gleichzeitig werden dabei ebenfalls Risikoaspekte in die Betrachtung mit einbezogen.

Weitere EinsatzmöglichkeitenDas Turtle-Modell leistet darüber hinaus wertvolle Dienste bei der Vorbereitung zu einem Audit Durchführung von internen und externen Audits Risikoidentifi kation und -zuordnung Klärung von Schnittstellen Schaffung von Transparenz

Besonders erfolgversprechend ist die gemeinsame Analyse eines Prozesses unter Mitarbeit aller Prozessbe-teiligten (z. B. in Qualitätszirkeln). Diese Vorgehensweise erleichtert nicht nur die Vermittlung des Prozessgedan-kens auf allen Ebenen des Unternehmens, sondern führt auch zu einem besseren Verständnis für Schnittstellen, Abhängigkeiten und vor allem für Risiken.

Sie haben Ihre Prozesse defi niert und stehen jetzt vor der Herausforderung der Analyse. Prozesse können unterschiedlichst analysiert werden.

Das Turtle-Modell (die Schildkröten- Methode) hat sich in der Praxis bewährt, da es in verständlicher Form die Fakten erfasst. Es bildet die Grundlage für ein systematisches Risiko management.

Das Turtle-Modell schärft bei den Mitarbei-tern die Sinne für Schnittstellen, zeigt Ab-hängigkeiten auf, sorgt für Transparenz und ermittelt Messwerte.

Sie kommen den Schwachstellen Ihrer Prozesse auf die Spur und es fi nden sich schneller Lösungen, mit denen Sie Ihr Ziel erreichen: Die Beherrschung der Prozesse.

Prozessanalyse mit dem Turtle-Modell

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Das Turtle-Modell (die Schildkröten-Methode)

Kopf und Schwanz stellen die Eingabe (Input) sowie das Ergebnis (Output) des Prozesses dar.

Die vier Beine stellen die Stützen des Prozesses dar:1. Materielle Ressourcen (Ausrüstung, Material,

Infrastruktur)2. Personelle Ressourcen (qualifi ziertes Personal)3. Vorhandenes Know-how (Verfahrensbeschreibungen,

Methoden, Techniken)4. Leistungsindikatoren (Kennzahlen, Messgrößen)

Prozessanalyse mit Hilfe der „Turtle“

Prozess

Ausrüstung Wissen Fähigkeiten

Schulung

Einrichtungen

Leistungs-indikatoren

Anweisungen Verfahren

Methoden

Womit?

Anforderungen AnforderungenEingabeWas sollten wir erhalten?

ResultatWas sollten wir erhalten?

Womit? Wie?

Mit wem?

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Anleitung zur Nutzung des Formulars

Prozessbezeichnung und -eignerTragen Sie hier den Namen des von Ihnen identifi zierten und defi nierten Prozesses ein und defi nieren Sie denjeni-gen, der hierfür verantwortlich ist.

Womit?Je nach Charakteristik des Prozesses werden hier Ein-fl ussfaktoren wie Infrastruktur, IT, Räumlichkeiten, Maschi-nen, Material sowie Ausrüstungen jeglicher Art festgelegt.

Wer?Hier wird die Frage nach der Qualifi kation der am Prozess beteiligten Personen gestellt. Hier werden die notwen-digen Fachqualifi kationen genauso betrachtet wie die Einweisung neuer Mitarbeiter bzw. Aushilfen und evtl. notwendige Sprachkenntnisse.

Am leichtesten lässt sich das Turtle-Modell mit Hilfe eines strukturierten Formulars umsetzen. Es enthält alle relevan-ten Einfl ussfaktoren und erlaubt auf einer Seite eine über-sichtliche Darstellung des Prozesses. Selbst die komple-xesten Prozesse werden damit übersichtlich darstellbar.Download: www.tuev-sued.de/prozessanalyse

Beispiel für einen Standardprozess: „Vertragsprüfung/Angebot“Arbeitsblatt zur Prozessanalyse

Wie?Anweisungen, Verfahren, Methoden, Techniken, die im Prozess eingesetzt werden, stehen hier im Vordergrund. Dabei kann es sich um Verfahrens- und Arbeitsanweisun-gen, Benutzeroberfl äche der Software, Checklisten, aber auch um Gesetze handeln, die es einzuhalten gilt.

LeistungsindikatorenJeder Prozess muss stabil laufen. Die Steuerung er-folgt primär über Prozesskennzahlen. Hierüber können Veränderungen festgestellt und Maßnahmen abgeleitet werden. Die hier zu defi nierenden Indikatoren betreffen ausschließlich den zu betrachtenden Prozess.

Das Turtle-Modell in der Praxis

Prozessbezeichnung Vertragsprüfung, Angebot

Prozesseigner: Herr Manfred Muster Prozess defi niert? Ja

Prozessrisiken

Womit? (Equipment, Material) Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und EDV-Daten

Systemstörungen Kein ausreichender Virenschutz im E-Mail-System

Keine/unzureichende Einweisung Keine/unzureichende Kenntnis der Kundenanforde-rungen

Wer? (Schulung, Personal, Fähigkeit, Wissen)

EDV-System (einschl. PPS) Internetanschluss

Qualifi ziertes Vertriebspersonal Bereichsübergreifende Teams (Entwicklung, QS, Produktion)

Sprachkenntnisse, fachliche Kenntnisse Technisches/kaufmännisches Wissen

Input Kein Kundenauftrag Unzulängliche Basisdaten Fehlerhafte Wettbewerbsanalyse Kundenunzufriedenheit Keine Realisierbarkeit von Kundenanforderungen

Output

Anfragen, Materialspezifi kation Kundenspezifi sche Forderungen Gesetzliche/behördliche Aufl agen Kostenstrategie Preispolitik Wettbewerbsanalyse Kapazitäten

Risikobetrachtung und -einschätzung Herstellbarkeitsbewertung Herstellkalkulation Angebotszeichnung Angebotsvorschlag Angebot

Prozessindikatoren/Kennzahlen Überschreiten der Angebotsfrist Keine messbaren Verbesserungen Trendanalyse nicht aussagekräftig genug

Unzureichende, falsche Kalkulation Veraltete Vorgaben, Anweisungen

Wie? (Anweisungen, Verfahren, Methoden, Techniken)

Durchlaufzeit bis zur Angebotsabgabe Verhältnis erstellte Angebote/erhaltene Aufträge Gewinn, Folgeaufträge, Kundenzufriedenheit Auftragsvolumen Anzahl Änderungen/Nachfragen

Vorgehensweise gemäß Prozessbeschreibung Formulare, Akquisefragebogen EDV-Eingabemaske Preislisten, Kalkulationsschemata Vom KD vorgegebene Formulare Auslandsgeschäftsformulare/Abwicklung Materialspezifi kation

Hinweis: Die Kopiervorlage zur Verwendung Ihrer Analysen fi nden Sie auf dem Einklapper des Prospektes.

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Ganzheitliches Risikomanagement

Ganzheitliche Prozess-RisikobetrachtungDiese systematische Erfassung von Risiken aller Pro-zesse kann nach deren Erfassung in eine unterneh-mensübergeordnete Betrachtungsweise übernommen werden. Diese Zusammenführung aller Risiken kann für Ihr Unternehmen die Grundlage der prozessorientierten Betrachtung von Risiken sein.

Wie wir aus unserem täglichen Arbeitsleben wissen, sind Risiken stets präsent. Mangelhafte Infrastrukturen, schlecht ausgebildete Mitarbeiter, unzureichend aus-formulierte Arbeitsanweisungen etc. können zu Fehlern führen und stellen somit ein Risiko dar.

Mit Hilfe des Turtle-Modells werden die jeweiligen Risiken in einem Arbeitsgang mit der Prozessanalyse abgefragt. Die Fragen „Womit?“, „Wer?“, „Wie?“, die bereits bei der Prozessanalyse gestellt wurden, fi nden sich hier wieder.

Kern des Turtle-Modells

Der Aspekt der Prozessrisiken

Prozessrisiken

Womit? Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dokumenten und EDV-Daten

Systemstörungen Kein ausreichender Virenschutz im E-Mail-System

Keine/unzureichende Einweisung Keine/unzureichende Kenntnis der

Kundenanforderungen

Wer?

Input Kein Kundenauftrag Unzulängliche Basisdaten Fehlerhafte Wettbewerbsanalyse Kundenunzufriedenheit Keine Realisierbarkeit der Kundenforderungen

Output

Prozessindikatoren/Kennzahlen

Überschreiten der Angebotsfrist Keine messbaren Verbesserungen Trendanalyse nicht aussagekräftig genug

Unzureichende, falsche Kalkulation Veraltete Vorgaben, Anweisungen

Wie?

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Sie haben Ihre Prozesse defi niert. Sie haben Ihre Prozesse analysiert. Jetzt sollten Sie daran gehen, die Stärken und Schwächen Ihres Prozesses zu erkennen und zu bewerten.

Durch die Betrachtung und Analyse mit Hilfe des Turtle-Modells erhalten Sie bereits umfangreiche Details über Ihre Prozesslandschaft. Führen Sie jetzt diese Informationen in einer „Stärken/Schwächen“-Analyse zusammen, welche auch die Betrachtung der „Chancen und Risiken“ enthält.

Download: www.tuev-sued.de/prozessanalyse

Hinweis: Wichtig ist zu wissen, dass die Zuordnung eine subjektive Beurteilung des Verfassers oder der Verfassergruppe ist.

Stärken und Schwächen – erkennen und verstehen

Stärken Chancen

Schwächen Risiken

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Um Ihnen das Ausfüllen der Turtle-Vorlage zu erleichtern, fi nden Sie auf unseren Internetseiten eine Reihe von Beispielen zu den einzelnen Feldern des Formulars. Wir haben für Sie folgende Standardprozesse identifi ziert und Inhalte beispielhaft zusammengestellt:

Anfrage – Angebot Garantie Beschaffung Bestellabwicklung Fertigungsplanung, Disposition Komponentenfertigung

Kundenzufriedenheit Management Montage Personal Reklamationen Versand Wareneingang

Die Seiten werden von uns laufend aktualisiert und erweitert.www.tuev-sued.de/prozessanalyse

Anregungen, Ideen, Beispiele

Zusammenfassung Sie haben mit Hilfe des Turtle-Modells lhre Prozesse aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln betrachtet und ana-lysiert. Sie haben die Grundlage für ein unternehmensweites Risikomanagement gelegt. Sie haben Ihre Stärken und Schwächen, Chancen und Risiken identifi ziert. Sie verfügen jetzt über die Grundlage, diese Ergebnisse zu interpretieren und die Umsetzung in Ihrem Unternehmen zu starten.

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Stär

ken

Chan

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Schw

äche

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sike

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