Westfälische Wilhelms-Universität Münster

Integrierte Bereitstellung, einheitlicher Zugang und individuelle Verteilung

– Informations-Management einer großen Universität –

W. Bosse, W. Held, J. Lorenz, H.-J. Peter, B. Tröger

Essen, 17.06.2004

Zentrum für Informationsverarbeitung 2

Antragsteller:

• Rektor Prof. Dr. J. Schmidt

Teilnehmer:

• Kanzler Dr. K. Anderbrügge (Kanzlerin Dr. B. Böhm)

• ULB-Direktorin Dr. B. Tröger (Dr. R. Poll )

• ZIV-Direktor Dr. W. Held

Mitautoren:

• Dipl.-Math. W. Bosse (ZIV), Dipl.-Ing. J. Lorenz (ULB), ORR W. Brüning u. Dipl.-Math. H.-J. Peter (UV)

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Universität Münster• 37.000 Studierende• 15 Fachbereiche• 120 Studienfächer• 7.000 Mitarbeiter, davon

- 600 Professoren - 4.600 Wissenschaftliche Mitarbeiter - 1.800 Weitere Mitarbeiter

• 285 Gebäude in der StadtUKM • + 7.000 Mitarbeiter

ULBDatenbanken (CD/Netz) Digitale ZeitschriftenAV-Materialien Digitale VolltextangeboteDigitale Bibliothek

4503.2232.8116.5001.546

Web-Seiten der Universität

0

100

200

300

400

500

600

700

1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

In 1

.000

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DFG-Vorgabe

Leistungszentren für Forschungsinformation

1. IntegrationNeue Organisation von RZ, ULB, UV, IV der FB, IVL, [MZ]

• Rezeption, Ausweitung und Verwaltung des weltweiten Wissens• Professionelle Verbreitung des eigenen Wissens• Universitäten sollen dazu Profil stärken

2. Informations-Management

√( )

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Rektorat

IVL

ULB

BIK

ZIV

IVK

Fachbereiche 1 - 15

Studierende, Wissenschaftler/innen, ...

IVV 1 IVV 2 IVV 9 TB 1 TB 2 TB n... ...

Zu 1: Integration (Neuorganisation der IV, 1996)

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cHL = computergestützte Hochschullehre

cHL-Anwendergruppe

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Rektorat

IVL

BIKIVK

Fachbereiche 1 – 15Studierende, Wissenschaftler/innen, ...

IVV 1 IVV 2 IVV 9 TB 1 TB 2 TB n

IKM-Service seit 01.01.2003 (Information, Kommunikation, Medien)

cHL-Anwendergruppe

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Neue Themen werden wohlgeordnet und abgestimmt gelöst:• Netz-Verantwortung und -Betrieb, Netz-Management• Web-Auftritt (einheitlich, nutzerfreundlich)• Sicherheit der IV• System-Management • Server-Konsolidierung und -Hosting• u.v.m.

• Organisationsform hat sich bisher sehr bewährt• Verbesserungen sind immer möglich• Kontinuierliche Weiterentwicklung• Gute Resonanz unserer Organisation

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Zu 2: Informations-Management

Daten: Zeichenketten mit Syntax

Information: Daten mit Bedeutungsinhalt/Zusammenhänge/Sinn Bsp.: Publikationen, Web, Graue Literatur

Wissen: Zielgerichtete Verwendung/Verstehen von Informationen

Informationen + Know-how von Personen Bsp.: E-Mail, Briefe, persönliche Berichte

• Informations-Management: unabhängig von Personen• Wissens-Management: abhängig von Personen,

kritischer zu handhaben

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Diese große Aufgabe muss die Universität bewältigen.

Wir wollen sie gemeinsam angehen !

Unser Vorhaben

1. Relevante wissenschaftliche Informationen für F&L

2. Organisationsinformation für universitäre Prozesse

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Organisationsinformation: • Personendaten und Personaleinsatz• Organisationspläne• Zugangsregelung zu Räumen• Hardware, Software und Kommunikationssysteme• Lehrbetrieb, Vorlesungs- und Veranstaltungsverzeichnisse• Gremienarbeit• Statistiken• u.v.m.

Charakteristika:• Sehr umfangreiche, aber eingrenzbare Menge• Immer wieder und an vielen Stellen benötigt • Bedarf für Nutzung weitgehend absehbar• Überwiegend Rollen, weniger persönliche Profile• Zugriffsrechte ändern sich schnell• Information weitgehend elektronisch gespeichert • Noch nicht im Rahmen eines Informationssystems

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Wissenschaftliche Information:• Dokumente-Vielfalt • Erschließung manchmal über Metadaten• In der Uni produzierte Ergebnisse• Lokaler Bestand• Bezahlte Zugangsberechtigung auf elektronische Publikationen • Weltweit vorhandene Informationen • u.v.m.

Charakteristika:• Informationsmenge nicht eingrenzbar • Aktueller Bedarf wandelt sich rasch• Regelmäßige Interessen richten sich an Profilen aus • Weniger an Rollen in der Uni festzumachen• Häufig einmalige Anfragen zu einem Thema

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Wissen:• Wie wissenschaftliche oder organisatorische Information• Zusätzlich persönliche Informationen• Beziehungen zwischen Personen und Informationen• u.v.m.

Charakteristika:• Organisatorische Rollen und persönliche Profile• Nutzung oft von einem überschaubaren Personenkreis im Team

- Eigener Arbeitsplatz (unkritisch)

Datenschutz, Personalrat, Freiwilligkeit

„Wissen ist Macht“

- Gruppe (evtl. unkritisch)- ZIV, ULB, UV (kritisch ?)

- Evaluation der Einrichtungen vs. persönliche Rechte

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Studierende Bedienstete Gäste Bürger Alumni...

Identitäts-Management

mit

Metadirectory und Provisioning (Rollen, Rechte und Profile)

Rechner WEBPortal

E-Mail Vert.LDAP

...

Wissenschaftliche

Informationen

Organisations-

Informationen

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Repräsentation der Dokumente

(Modell)

Retrieval einmalige

Anfrage

Filterungregelmäßige

Profile

Nutzerevtl.

Portale

Interaktion,reformulieren,Rückfrage zu Ähnlichkeiten

Aufwand zur Formulierung der Profile,Selbstlernende Profile

Informations- und Wissens-Management

Dokumente aus verschiedensten Quellen

strukturiert oder unstrukturiert

Linguistik (Lexem, Syntax, Semantik, Pragmatik,Synonym,Homonym, Polysemie...)

+ Heuristik Wörter, Stoppwörter, Stammform (z.B. Wörterbücher wie WordNet, GermaNet, EuroWordNet),...

Bekannte MethodenVolltext-Index,Kategorien,Metadaten+ Kombi-nationen

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2. Pflege des Informations-Bestandes (Daueraufgabe)

3. Schulungsmaßnahmen (Daueraufgabe)

1. Einführung des Informations-Managements

Handlungsfelder

• Primär: Erfassung, Strukturierung, OrganisationMassenprobleme, Motivation

• Sekundär: Technische Probleme, Technik muss austauschbar sein

• Verantwortlichkeiten • Rechte• Versionierung, Revisionsintervalle, Verfallsdaten • Archivierungsrichtlinien (datenabhängig)

• Online, Call-Center, Service-Points

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Bedeutung des Themas von vielen erkannt• Sehr große Aufgabe und Herausforderung• Ist sie durchsetzbar?

- Freiheit von F&L, Individualismus und Egoismus notwendig- Wissenschaftler will Informationen selbst finden (80 %),

aber großer Zeitaufwand, wenige zufrieden (20 %)

Aber auch:- Information und Wissen grundlegend für F&L - Konkurrenz der Wissenschaftler/innen und Universitäten- Verbreitung eigenen Wissens- 94 % der Wissenschaftler können Forschungsprofil

definieren - DFG- Studie der UB Münster: www.dfg.de/lis

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Kosten-/Nutzen-Effekte • Informationen z. T. schlecht erreichbar • Nicht aktuell und verlässlich • Mehrfach erfasst

• Verwaltungs- und Ressourceninseln • Produktivität eher gering • Sicherheitsrisiken groß

• Informations- und Wissens-Management sind teuer

• Gleichzeitig Verbindlichkeit und Verlässlichkeit notwendig(z.B. Telelearning und Teleteaching, Klausuren elektronisch)

• Fehlende Informationen und fehlendes Wissen kommen teurer

Das ist bekanntlich Dummheit !

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• Eigene Vorarbeiten

• Viele weitere Ansätze vorhanden- Uni Münster (WiInf, ...)- Universitäten im In- und Ausland- Große Bibliotheken, Harvest-Projekt, ...- Firmen-Produkte und Einsatz in Betrieben

• Zielerreichung

Heute nicht zu erläutern

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Vielen Dank !