Word 2010Der umfassende Ratgeber

vonChristine Peyton

Vierfarben

Auf einen Blick

Auf einen Blick

Teil I: Überblick und Umstieg 37

Word 2010 für Umsteiger +++ Die Elemente des Bildschirms

Teil II: Dokumente erstellen und bearbeiten 71

Word aufrufen und beenden + + + Dokumente und Ordner+++ Einfache Textein-

gabe +++ In Texten navigieren +++ Textabschnitte markieren und neu ordnen ++ +

Bausteine zur Wiederverwendung +++ Rechtschreibprüfung, Silbentrennung und

Thesaurus +++ Feldfunktionen +++ Dokumente drucken und veröffentlichen

Teil IM: Texte formatieren 235

Allgemeines zur Formatierung + + + Zeichenformatierung+++ Absatzformatie-

rung +++ Die Seite einrichten + + + Einzelne Rahmenlinien und ganze Rahmen

+ + + Nummerierungen, Aufzählungszeichen und Listen +++ Formatvorlagen +++

Dokumentdesigns und Dokumentvorlagen + + + Fußnoten + + + Kopf- und Fußzeilen

Teil IV: Tabellen, Grafiken und Diagramme 439

Tabstopps + + +Tabellen +++ ClipArts und Fotos + + + Formen, Textfelder und Word-

Art + + + Organigramme und SmartArts + + + Diagramme

Teil V: Umfangreiche Dokumente 561

Text in der Gliederungsansicht strukturieren + + + Verzeichnisse und Querverweise

Teil VI: Business-Dokumente 607

Geschäftsbriefe nach DIN +++ Serienbriefe +++ Etiketten, Umschläge und

Verzeichnisse +++ Formulare

Teil VII: Teamwork 685

Interaktion +++ Überarbeitungen und Kommentare

Teil VIII: Word anpassen - Word-Optionen, Makros, VBA, RibbonX 721

Word an eigene Bedürfnisse anpassen +++ Eigene Makros erstellen +++

Ein individuelles RibbonX anlegen

Teil IX: Probleme beheben 775

Dokumente wiederherstellen + + + Tipps, Tricks und Troubleshooting

KLATSCHMOHNHPlanung- Gestaltung1 Pflegen

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Hilfe uberOffice.com 51Offline-Hilfe mit bestehender Internetverbindung 52

2 Die Elemente des Bildschirms 53

2.1 Die Multifunktionsleiste (alias das Menüband) 53Die Multifunktionsleiste minimieren 53Die Registerkarte »Datei« (Backstage) 54

2.2 Registerkarten und Gruppen 54Gruppen 54Die einzelnen Registerkarten 55Der Backstage-Beretch 56

2.3 Die Kontexttools 57

2.4 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff 57Die Symbolleiste für den Schnellzugriff erweitern 58Schaltflächen schneller hinzufügen oder entfernen 59

2.5 Die Statusleiste 59

2.6 Die Fenstersymbole: Minimieren, Verkleinern, Schließen 60

2.7 Das Lineal 60

2.8 Bildlaufleisten 61

2.9 Den Bildschirm einrichten 61Das Menüband ergänzen 61Minisymbolleiste und Livevorschau ausblenden 63Quickinfos 64Horizontale und vertikale Lineale anpassen 64Bildlaufleisten anpassen 65Die Statusleiste anpassen 65Formatierungszeichen auf dem Bildschirm 66Absatzmarken und Co. einblenden 66Den Zoom einstellen 67Verschiedene Dokumentansichten 68

Teil II Dokumente erstellen und bearbeiten

3 Word aufrufen und beenden 73

3.1 Das Programm starten 73Word über das Startmenü aufrufen 73

Inhalt

Word auf dieTaskleiste oder ins Startmenü legen 74Eine Desktopverknüpfung anlegen 74Aufruf über den Windows-Explorer 75

3.2 Die Darstellung von Word 75Word im Vollbild darstellen 76Word minimieren 76

3.3 Feierabend: das Programm beenden 78

4 Dokumente und Ordner 79

4.1 Dokumente und Ordner neu anlegen 79Einen Text zum ersten Mal speichern 80Einen neuen Ordner anlegen 80Die Favoriten 82Hinweise zu Dateinamen 82

4.2 Die Dateitypen von Word 83Dateierweiterungen anzeigen lassen 83Dokumente für ältere Word-Versionen erstellen 84Dokumente im Dateiformat .doc speichern 85

4.3 Ein vorhandenes Dokument öffnen 85Optionen beim Öffnen , 86Nach Dateien suchen 87

4.4 Die verschiedenen Wege, ein Dokument zu öffnen 87Dokumente über den Windows-Explorer öffnen 88Dokumente aus älteren Word-Versionen konvertieren 89

4.5 Kompatibilitätsmodus für Dokumente aus alten Word-Versionen 90

4.6 Zuletzt verwendete Dokumente 90

5 Einfache Texteingabe 93

5.1 Ein leeres Dokument anlegen 93Schreiben ohne Textumbruch 94Automatischer Zeilenumbruch 94Automatischer Seitenumbruch 94

5.2 Manueller Zeilenwechsel 95Zeilenumbrüche wieder entfernen 95Der weiche Zeilenumbruch 95

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5.3 Geschützte Leerzeichen 95

5.4 Manueller Seitenumbruch 96Einen Seitenumbruch einfügen 96Den Seitenumbruch ausblenden 97

5.5 Tippfehler beseitigen 97Fehler manuell korrigieren 98Zeichen einfügen 98Einzelne Zeichen und Wörter löschen 98Der Überschreib- und Einfügemodus 98Den Überschreibmodus in der Statusleiste aktivieren 99Den Überschreibmodus mit der Einfg-Taste aktivieren 99Vorsicht vor der Feststelltaste 100Aufgepasst bei Passwörtern! 101

5.6 Das Layout der Seite ändern 101Absätze einfügen 101Leerzeilen zwischen Absätzen löschen 102Den Seitenumbruch selbst bestimmen 102Seitenumbruch per Tastenkombination 103Einen Seitenumbruch löschen 103

5.7 Euro-Zeichen und Co.: doppelt und dreifach belegte Tasten 103

5.8 Symbole und Sonderzeichen: Copyright etc 104Symbole einfügen 104Das Zeichen »Copyright« und andere Zeichen 105Symbole per AutoKorrektur einfügen 106Mathematische Formeln eingeben 107Die Formeloptionen 108Die Formeltools 108Eigene Formeln erstellen 109Die Formel für den Zinseszins aufbauen 109Eine Formel im Formelkatalog speichern 111Mathematische AutoKorrektur 111

5.9 Die Funktion »Suchen und Ersetzen« 112Wörter ersetzen 112Ersetzungsoptionen 113Ersetzung starten 114Formate ersetzen 114Formatierungen entfernen 115Sonderzeichen ersetzen 115

5.10 Aktionen rückgängig machen 116

Inhalt

6 In Texten navigieren 117

6.1 Navigieren mit der Maus 117Mit den Bildlaufleisten im Text navigieren 117Die Doppelpfeile 118Horizontales Navigieren 118

6.2 Navigieren mit der Tastatur 119

6.3 Die Verwendung von Textmarken 119Textmarken definieren 120Zu Textmarken springen 121Textmarken löschen 121Textmarken hervorheben 122

6.4 Nach Elementen suchen 122Suchen im Navigationsbereich 123Die Suchoptionen 124Der Dialog »Suchen und Ersetzen« 125Methoden zum Aufspüren der Fundstellen 126Nach Formaten suchen 127Textpassagen in anderen Sprachen finden 127Nach Sonderformaten suchen 128

6.5 Die Funktion »Gehe zu« 129

7 Textabschnitte markieren und neu ordnen 133

7.1 Den Text markieren 133Markieren mit der Maus 133Tipps zum Markieren 134Markleren über Befehle 134Markieren mit der Tastatur 135Markieren mit derTaste F8 135Praktische Tastenkombinationen 135Mehrfachmarkierung: nicht zusammenhängende Textemarkieren 136

7.2 Textteile und Absätze verschieben 136Text verschieben mithilfe der Befehle »Ausschneiden« und»Kopieren« 137Die Einfügeoptionen 137

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Ausschneiden bzw. Kopieren und Einfügen über dasKontextmenü 138Ausschneiden und Kopieren mithilfe der Tastatur 139Verschieben per Drag & Drop 139Drag & Drop zum Kopieren nutzen 140Textpassagen als Verknüpfung einfügen 141Die Verknüpfung aktualisieren 141Arbeiten mit der Zwischenablage 142

8 Bausteine zur Wiederverwendung 145

8.1 Wassind Bausteine? 145

8.2 Fertige Bausteine aus dem Katalog 145Deckblätter nutzen 146Ein Deckblatt auswählen 146Ein Deckblatt mit Angaben füllen 147Datumsangaben einfügen 147Textfelder anlegen 148Das Deckblatt austauschen oder entfernen 149Deckblätter speichern 150Deckblätter bearbeiten 152

8.3 Eigene Bausteine erstellen 152Einen Adressbaustein anlegen 152Bausteine im AutoText-Katalog speichern 154Bausteine auf die Schnelle einfügen 155Bausteine aus dem Schnellbaustein-Katalog einfügen 155Bausteine aus dem AutoText-Katalog einfügen 156AutoTexte drucken 156Alle Bausteine im Überblick 157Bausteine organisieren im Organizer 158

Bausteine löschen 159

9 Rechtschreibprüfung, Silbentrennung undThesaurus i6i

9.1 Die Rechtschreibprüfung 162Die Rechtschreibprüfung aktivieren 162Die neue Rechtschreibung deaktivieren 163Fehler korrigieren 164

10

9.2 Das Wörterbuch erweitern 165Neue Einträge aufnehmen 165Wörter über die Wortliste hinzufügen 165Wörterbücher einbinden 166Ein neues Wörterbuch anlegen 167Fehlerhafte Einträge entfernen 168Das Standardwörterbuch ändern 168Eine andere Sprache für ein Wörterbuch festlegen 168

9.3 Fehler mit der Rechtschreibprüfung korrigieren 169Korrigieren im Dialog »Rechtschreibung und Grammatik« 169Mit der AutoKorrektur korrigieren 170

9.4 Welche Sprache wird überprüft? 170Die Office-Spracheinstellungen anpassen 170Automatische Spracherkennung 172Korrektur fremdsprachiger Texte 172Die Korrektursprache festlegen 174Die Standardsprache für die Korrekturhilfe ändern 174

9.5 Grammatikprüfung verwenden 175Die Grammatikprüfung aktivieren 175Optionen der Grammatikprüfung 175Grammatikfehler korrigieren 176

9.6 Die AutoKorrektur verwenden 177Die Korrekturhilfen der AutoKorrektur nutzen 177Ausnahmen machen bei der AutoKorrektur 177Die Liste der Ausnahmen ergänzen 178Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen 179AutoKorrektur-Einträge löschen 180

9.7 Die Silbentrennung an Word delegieren 180Die automatische Silbentrennung verwenden 180Manuelle Silbentrennung verwenden 181Trennstriche entfernen 182Einzelne Absätze von der Silbentrennung ausschließen 182Bedingte Trennstriche setzen 182Geschützte Trennstriche einfügen 183

9.8 Thesaurus und Übersetzungshilfe 183Den Thesaurus aufrufen 183Den Übersetzungsdienst nutzen 185In welche Sprachen wird übersetzt? 187

Kopfzeile Fußzeile Seitenzahl

Kopf- und Fußzeile

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Vorlagen

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Englischen in andere Sprachen übersetzen 187Den Thesaurus für andere Sprachen nutzen 188

10 Feldfunktionen , 191

10.1 Felder einfügen 191Das Datum als Feld 191Seitenzahlen 192Überblick über Felder als Befehlsschaltflächen 192Felder über den Dialog »Feld« einfügen 193Beispiel: Das Feld »PrintDate« einfügen 193

10.2 Der Umgang mit Feldern 194Die Feldschattierung abstellen 194Die Feldfunktionen einblenden 195Die Feldfunktionen mit ausdrucken 196Felder aktualisieren 196Die Uhrzeit aktualisieren 197

10.3 Der Aufbau von Feldfunktionen 198Die Formatierungsschalter 198Die Feldfunktion REF: ein Beispiel 199Die Feldfunktion REF per Befehl einfügen 199Das Feld REF über den Dialog »Feld« einfügen 200

10.4 Übersicht über Feldfunktionen und Schalter 201Formatierungsschalter 201Schalter für Datums- und Zeitangaben 202Schalterfür numerische Feldergebnisse 203

11 Dokumente drucken und veröffentlichen 207

11.1 Der Kontrollblick vor dem Ausdruck: die Seitenansicht 207Die Druckvorschau aufrufen 207Der Umgang mit der Druckvorschau 208Den Seitenansicht-Bearbeitungsmodus einstellen 209Arbeiten in der »klassischen« Seitenansicht 210

11.2 Dokumenteigenschaften und versteckte Informationen 211Die Dokumenteigenschaften einsehen 211Dokumenteigenschaften im Dokument anzeigen 212Benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften festlegen 212Werte als Verknüpfungen hinzufügen 213

12

Weitere Informationen zum Dokument 214Dokumente anhand ihrer Eigenschaften filtern 214Dateien nach Eigenschaftswerten filtern 215Vorsicht vor versteckten Informationen 216Dateiversionen 216Die automatische Speicherung deaktivieren 217Versionen löschen 218Dokumenteigenschaften entfernen 218

11.3 Dokumente ausdrucken 220Den Drucker wählen 220Die Druckeinstellungen 221Die Druckereigenschaften 224Die Druckeinstellungen der Word-Optionen 225

11.4 Ein Dokument im PDF-oder XPS-Format erstellen 226Das passende Format wählen 227Die Speicheroptionen 228

: Das XPS-Format 229

11.5 Blogbeiträge mit Word 229Die Nutzung von WordPress vorbereiten 230Ein Konto für Ihr Blog in Word einrichten 230Einen Blogbeitrag schreiben und veröffentlichen 232Einen vorhandenen Beitrag bearbeiten 232Kategorien bilden 233

Teil III Texte formatieren

12 Allgemeines zur Formatierung 237

12.1 Die Formatierung einzelner Zeichen 237Zeichenformatierungen zuweisen 238Die Zeichenformatierung in älteren Word-Versionen 238

12.2 Die Formatierung ganzer Absätze 239Einen Absatz mit einem Rahmen versehen 240Aufzählungszeichen und Nummerierungen zuweisen 240Tabstopps 241

12.3 Die Seitenformatierung mit Abschnitten 241

12.4 Sonstige Formatierungen 242Formatvorlagen 242

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Designs 243Ein Design für Ihr Dokument verwenden 243Die Minisymbolleiste 244Die Minisymbolleiste ausblenden 244Automatische Formatierung durch Word 245Die automatische Formatierung einstellen 245Automatisch ersetzte Eingaben 247

13 Zeichenformatierung 249

13.1 Zeichenformatierungen vergeben 249Eine Zeichenformatierung zuweisen 249Die Minisymbolleiste ein- und ausblenden 250Die klassischen Zeichenformate nutzen: Fett, Kursiv,Unterstreichen 251Die Schriftschnitte Fett und Kursiv 252Unterstreichungsvarianten einsetzen 253

13.2 Die Schriftart bestimmen 254Eine andere Schriftart zuweisen 254Schriftarten im Dialog zuweisen 255

13.3 Allgemeines zu Schriften 256TrueType-Schriften 256Proportionale und nicht proportionale Schriften 256Serifenschriften und serifenlose Schriften 257Skriptschriften 258Die Breite der Zeichen 258

13.4 Der Umgang mit Schriftarten 258Schriften installieren 258Eine neue Schriftart ein- und ausblenden oder löschen 259Schriftarten einbetten und ersetzen 260Eine Schrift als Standard festlegen 263

13.5 Allgemeines zum Schriftgrad 264Eine andere Schriftgröße zuweisen 264Die Schaltflächen »Schriftart vergrößern« und »Schriftartverkleinern« 265Die Schriftgröße im Dialog einstellen 265

13.6 Schriftfarben und »Textmarker« 266Andere Schriftfarben zuweisen 266Farbverläufe 267

14

Mit einem »Textmarker« hervorheben 268Nach hervorgehobenen Textpassagen suchen 268

13.7 Texteffekte 269Texteffekte zuweisen 269Buchstaben mit einer Kontur versehen 270Schatten 271Spiegelung 271

f Leuchten 272Effekte in .doc-Dokumenten 272

13.8 Weitere Schriftformate 274

13.9 Formatierungen im Dialog »Schriftart« 275Text ausblenden 275Die Laufweite verändern 276Unterschneidungeinstellen 277Die Position von Zeichen verändern 278

13.10 DieOpenType-Features 279Ligaturen bewusst einsetzen 279Zahlenabstand 280Zahlenzeichen 281Stil-Sets benutzen 281

13.11 Schnell und praktisch: mit Formaten arbeiten 282Formate übertragen 282Formatierungen anzeigen und löschen 283

14 Absatzformatierung 285

14.1 Absätze in Word 285Das Standardabsatzformat 286Wie wirkt sich die Absatzformatierung aus? 286Weiche Absatzmarken 286

14.2 Die Textausrichtung bestimmen 287Die Ausrichtung des Textes verändern 288Die Textausrichtung im Dialog anpassen 288

14.3 Zeilen- und Absatzabstände 289Einen Zeilenabstand einstellen , 289Den Abstand zwischen Absätzen anpassen 291Den Abstand vor Absätzen passend einstellen 292Einzüge im Dia log einstellen 293

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Einzüge im Lineal einstellen 295Einen Erstzeileneinzug anlegen 296Einen hängenden Einzug anlegen 296Sondereinzüge im Lineal einstellen 297Alles im Griff: die Absatzkontrolle 298Initiale verwenden 299Besondere Einstellungen 300

15 Die Seite einrichten 301

15.1 Seitenränder im Dokument 301Die Seitenränder verändern 301Den Seitenrand im Lineal anpassen 303Vorsicht vor sehr schmalen Seitenrändern 303Der Bundsteg 303

15.2 Das Seitenlayout 304Ausrichtung 304Das Papierformat auswählen 305Eigene Papiermaße festlegen 305Das Dokument mit einem Wasserzeichen versehen 306Ein Bild Wasserzeichen einfügen 308Seitenränder und Bildwasserzeichen 309Wasserzeichen weiterbearbeiten 310Die Seite mit einer Hintergrundfarbe versehen 310

15.3 Verschiedene Seitenformatierungen innerhalb einesDokuments 311Unterschiedliche Seitenränder in einem Dokumenteinstellen 311Eine einzelne Seite im Querformat ausrichten 312

15.4 Zeitungslayout: Text in mehreren Spalten 313Die Seite in Spalten aufteilen 313Spalten im Dialog einrichten 314Die Spaltenanzahl innerhalb des Dokuments ändern 314Überschriften über mehrere Spalten setzen 315Arbeiten im Spalten layout 316Einen Spalten Umbruch einfügen 316Spalten auf der letzten Seite füllen 317

15.5 Einen Flyer in drei Spalten anlegen 318Die Seite vorbereiten 318

16

Inhalt

_ Text eingeben und die Seite gestalten 319K Ein Wasserzeichen einfügen 321m Den Text kopieren und vervielfältigen 322

16 Einzelne Rahmenlinien und ganze Rahmen 325

16.1 Rahmen für einzelne Elemente 325Ausgewählte Textteile einrahmen 325Einen Rahmen über »Format übertragen« zuweisen 326Rahmen für ganze Absätze einstellen 326Den Rahmen an die Seitenränder anpassen 327Rahmen für Überschriften anlegen 328Die Rahmengröße verändern 328Den Rahmen um eine zentrierte Überschrift passendverkleinern 329

16.2 Feinheiten für den Rahmen 329Eine breite, farbige Kontur einstellen 330Ein Rahmen mit Schatten 330Der Abstand zwischen Text und Rahmenlinien 331

16.3 Einzelne Linien statt eines Rahmens 332Einzelne Rahmenlinien einfügen 332Rahmenlinien im Dialog »Rahmen und Schattierung«variieren 333Rahmenlinien bearbeiten 333Rahmenlinien einzeln verändern 333Rahmenlinien wieder entfernen 334Horizontale Linien 335

16.4 Schattierungen und Muster 336Den Hintergrund eines Absatzes einfärben 336Textbereiche mit Schattierungen versehen 336Füllungen bearbeiten 337Ein Muster als Hintergrund 338Eine Schattierung entfernen 339

16.5 Einen Rahmen für die Seite festlegen 339Einen Seitenrand aus Piktogrammen anlegen 340Verschiedene Seitenränder mit Abschnitten 341Den Abstand einstellen 342Abstand zwischen Seitenrahmen und Text 343

Ä?Designs

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Designs

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Microsoft Access 2010

Microsoft Excel 2010

Microsoft InfoPath Designer 2010

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rosoftlnfoPath Filier 2010

rosoft OneNote 2010

rosoft Outlook 3010

rosoft PowerPoint 2010

rosoftPublisher2010

rosoft SharePoint Workjpace

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17 Nummerierungen, Aufzählungszeichenund Listen 345

17.1 Absätze nummerieren 345Eine einfache Aufzählung anlegen 345Nummerierung mit Einzügen oder ohne Einzüge 346Absatz ohne Nummerierung einfügen 347Nummerierung beim Schreiben weglassen 347Absätze nachträglich nummerieren 348Nummerierungsformate auswählen 349Die Nummerierung innerhalb einer Liste entfernen 349Die Nummerierung für Absätze fortsetzen 350Schnelle Formatierung mit den AutoKorrektur-Optionen 350Die Nummerierung beenden, fortsetzen oder neu beginnen 351Den Nummerierungswert festlegen , 352Eine Liste durch eine neue Liste unterbrechen 353Ein eigenes Zahlenformat definieren 354Die AutoNummerierung ausschalten 355

17.2 Absätze mit Aufzählungszeichen 356Ein Aufzählungszeichen auswählen 356Nachträglich ein Aufzählungszeichen wählen 357Weitere Aufzählungszeichen einsetzen 358Symbole bearbeiten 358Eigene Bilder als Aufzählungszeichen verwenden 359

17.3 Eine Liste mit mehreren Ebenen 360Ein Listenformat auswählen 360Listenformate bearbeiten 361Die Gliederung im Text verwenden 363Ein Listenformat verändern 364

18 Formatvorlagen 365

18.1 Das Konzept der Formatvorlagen 365Formatvorlagen und Designs 366Der Formatvorlagentyp: Formatvorlagen für Absätze undZeichen 368Format- und Dokumentvorlagen 368

18.2 Formatvorlagen aus dem Katalog übernehmen 368Eine Formatvorlage zuweisen 369

18

Formatvorlagen über den Bereich »Formatvorlagen«zuweisen 369Die Sortierreihenfolge 371Formatvorlagen übernehmen 372

18.3 Formatvorlagen ändern 372Eine Formatvorlage gestalterisch anpassen 372Formatierungseinstellungen ändern 373Die Formatvorlage per Tastenkombination festlegen 374Wo werden die Änderungen gespeichert? 375Änderungen an Formatvorlagen zurücknehmen 376

18.4 Eigene Formatvorlagen erstellen 377Eine Schnellformatvorlage speichern 377Eine neue Formatvoriage definieren 378

Formatvorlagen löschen 380Die unterschiedlichen Formatvorlagentypen 380

18.5 Die Eigenschaften der Formatvorlage 381Formatierungen entfernen 382Formatierungen anzeigen lassen 382

18.6 Formatvorlagen verwalten 383Eine Empfehlung für eine Formatvorlage anlegen 384Formatvorlagen im- und exportieren 384

187 Stil-Sets 385Ein vorhandenes Stil-Set anwenden 386Die ursprüngliche Formatierung wiederherstellen 386Änderungen an Formatvorlagen bei zugewiesenen Stil-Setsvornehmen 387Eigene Stil-Sets anlegen 388Ein vorhandenes Stil-Set ändern 388Automatisch ein Inhaltsverzeichnis anlegen 389

18.8 Gliederungen und Formatvorlagen 390Überschriften automatisch nummerieren lassen 391

—. Die Position der Nummerierung festlegen 393

P19 Dokumentdesigns und Dokumentvor lagen 395

19.1 Die Designs in Word 2010 396

IDie Eigenschaften der Designs 397

Auswirkung der Designs 397Designs und manuelle Formatierung 398

Spekharn und Senden

i — •] Per E-Mail senden

^ M Im Web speichern

• In SharePoint speichern

: r j ] Als Blogbeitrag veröffentlichen

19

SmartArt Diagramm Screenshot

Dokumentdesigns übernehmen 398Eine andere Farbkombination zuweisen 399Andere Designeffekte nutzen 400Eine andere Designschriftart verwenden 400

19.2 Vorhandene Dokumentdesigns anpassen 400Die Designfarben anpassen 400Die Designschriftart anpassen 402

19.3 Dokumentdesigns verwalten 402Designs speichern 403Designs löschen 404Designs weitergeben 404

19.4 Die Arbeit mit Dokumentvorlagen 404Eine Dokumentvorlage erstellen 405Eine Vorlage bearbeiten 406Die Symbolleiste für den Schnellzugriff für die Vorlageanpassen 406Die neue Vorlage speichern 407Vorhandene Dokumentvorlagen nutzen 408Ein Dokument direkt als Vorlage speichern 408Eine Vorlage an ein Dokument anfügen 409Dokumentvorlagen mit Design 410Lokale und globale Dokumentvorlagen verwenden 411Eine globale Vorlage dauerhaft hinzufügen 412

20 Fußnoten 413

20.1 Mit Fußnoten arbeiten 413Fußnoten setzen 413Fußnoten löschen 414

20.2 Die Eigenschaften der Fußnoten festlegen 415

20.3 In Fußnoten navigieren 417Vom Fußnotentext zum Fußnotenzeichen springen 417Gezielt navigieren mit der Funktion »Gehe zu« 418

21 Kopf- und Fußzeilen 419

21.1 Seitenzahlen im Dokument 420Seitenzahlen einfügen , 420

20

Einen anderen Seitenzahlentyp wählen 422Seitenzahlen formatieren 423Seitenzahlen mit Grafiken 423Das Seitenzahlenformat ändern 424

21.2 Kopf- und Fußzeilen anlegen 425Das Steuerelement »Titel« und Dokumenteigenschaften 425Eine Kopf- oder Fußzeile einfügen 426Den Kopf- und Fußzeilenmodus aktivieren 426Fußzeilen mit integrierter Seitenzahl 427In Kopf- und Fußzeilen navigieren 427

21.3 Kopf- und Fußzeilen bearbeiten 428Datum und Uhrzeit einfügen 428Bausteine und Dokumenteigenschaften einfügen 429Felder einfügen 429Den Dateinamen einfügen 429Unterschiedliche Überschriften in der Kopfzeile verwenden 430Eine andere Kopf-/Fußzeilefürdie erste Seite 431Seitenzahlen: bei der zweiten Seite mit 1 beginnen 431Unterschiedliche Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiteneinstellen 432Unterschiedliche Kopfzeilen in Abschnitten anlegen 434Die Höhe der Kopf- und Fußzeilen verändern 435Den Inhalt der Kopf- und Fußzeilen ausrichten 435Kopf- und Fußzeilen entfernen 436

Teil IV Tabellen, Grafiken und Diagramme

22 Tabstopps 441

22.1 Die Arbeit mit Tabstopps 441Tabstopps im Lineal anlegen 442Tabstopps im Lineal verschieben 442Tabstopps löschen 443Tabstopps nachträglich setzen 444Links-oder rechtsbündig: die Ausrichtung der Tabstopps 444Der Dezimaltabstopp 446Beispiel: eine Tabelle mithilfe von Tabstopps anlegen 447

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Hyperlinks

22.2 Das Dialogfenster »Tabstopps« nutzen 448

Tabstopps mit Füllzeichen versehen 449Merkmale von Tabstopps nachträglich ändern 449

23 Tabellen 451

23.1 Mit Tabellen arbeiten 451Eine Tabelle einfügen 452Eine flexible Spaltenbreite einstellen 453Tabstopps in Tabellen 453Zeilen und Spalten hinzufügen 454Text in Tabellen markieren 455Tabellenelemente entfernen 456Die Spaltenbreite verändern 457Die Zeilen höhe verändern 457Spezielle Maße für Breite und Höhe eingeben 458Spaltenbreite und Zeilenhöhe im Dialog festlegen 458Den Abstand zwischen Tabellenzellen verändern 459Zellen verbinden 460Zellen teilen 460Den Text vertikal in der Zelle ausrichten 461Überschriften für mehrseitige Tabellen anlegen 462

23.2 Tabellen optisch bearbeiten 462Die Linien in Tabellen anpassen 463Einzelne Linien aus- oder einblenden 464Linien im Dialog »Rahmen und Schattierung« bearbeiten 464Den Hintergrund derTabellenzellen verändern 465Auf die Schnelle: Tabellenformatvorlagen einsetzen 465Tabellenformatvorlagen bearbeiten 466Eine fertige Tabelle als Schnelltabelle speichern 467

23.3 Von Anton bis Zeppelin: Sortieren in Tabellen 468Tabelleneinträge alphabetisch sortieren 469Weitere Sortierkriterien angeben 470Text in Tabellen umwandeln 470Tabellen in Text umwandeln 471Die gesamte Tabelle ausrichten 472

23.4 Rechnen in Tabellen 472Rechnen mit Zelladressen 473Mit Word multiplizieren 474

22

Formeln mit Zelladressen eingeben 475Berechnungen anpassen 477Formeln anzeigen lassen 477Eine einfache Berechnung ohne den Dialog »Formel«ausführen 478

24 ClipArts und Fotos 479

24.1 ClipArts 479Rasterbilder 480Vektorgrafiken 480Eine ClipArt einfügen 480ClipArts im Internet suchen 482Eine ClipArt in die Zwischenablage kopieren 482Dateiformat und weitere Eigenschaften 483

24.2 ClipArts bearbeiten 483Die Größe verändern 484Die Position der ClipArt festlegen 486Objekte verschieben 489Objekte fest verankern 491Bilder und Text: den Textumbruch bestimmen 491Den Zeilenumbruch bearbeiten 493Den Textfluss mit Rahmenpunkten verfeinern 494ClipArts drehen 494ClipArts zuschneiden 495ClipArts auf Formen zuschneiden 496

24.3 ClipArts manipulieren 497Bildformatvorlagen 497Rahmen und Bildeffekte 497Die Bildeffekte verfeinern 499Schatten 499Spiegelung 500

Leuchten und weiche Kanten , 500ClipArts auflösen 501

24.4 Fotos und Bilddateien 501Bilddateien einfügen 502Bilder verknüpfen 502Bilder komprimieren 504

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23

2 J 2 Inflationsraten 2011

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24.5 Fotos bearbeiten 505ßildkorrektur mit Helligkeit und Kontrast 505Ein Bild neu einfärben 506Künstlerische Effekte 508Bilder freistellen 508

25 Formen, Textfelder und WordArt 511

25.1 Formen einfügen 511Die Größe und Position der Form ändern 512Die Form verändern 512

25.2 Formen bearbeiten 513Fülleffekte 514Die Farbe bestimmen 514Ein Hintergrundbild für die Form wählen 515Farbverläufe 516Einen Farbverlauf einstellen 517Textur- und Musterfüllungen 518Formen mit Struktur 519Konturen und Linien festfegen 519Formeffekte 520Abschrägungen und Drehungen bearbeiten 521Freihandzeichnungen 522Einer Form Text hinzufügen 523Die Reihenfolge mehrerer Formen festlegen 523Der Auswahlbereich 524Mehrere Formen als Gruppe zusammenfassen 525

25.3 Text frei auf der Seite positionieren: Textfelder 526Textfelder einfügen 526Den Zeilenumbruch festlegen 527Text in Textfeldern vertikal ausrichten 527Textfelder mit Design verwenden 528Textfelder verknüpfen 529

25.4 Dekorativer Text mit WordArts 529WordArts einfügen 530WordArts bearbeiten 531Den Text der WordArt formatieren 531

24

26 Organigramme und SmartArts 533

26.1 SmartArts anlegen 533

26.2 SmartArts bearbeiten 535Die Elemente beschriften 535Elemente hinzufügen und in die Hierarchie eingliedern 536Vorlagen für SmartArts nutzen 536SmartArts formatieren 537Den Text formatieren 538SmartArts richtig positionieren 53SSmartArts mit Grafiken füllen 540

263 SmartArts für hierarchische Darstellungen 540Die Grundstruktur anlegen und sie nach Belieben erweitern .... 540Bilder hinzufügen 543Einen Kreislauf darstellen 544Unterpunkte in Elementen ergänzen 544

26.4 Bild-SmartArts 545

27 Diagramme 547

27.1 Vorhandene Excel-Diagramme einfügen 547Ein Diagramm mit Design 548Ein Excel-Diagramm in Word verwenden 549Einfügen über den Dialog »Inhalte einfügen« 550Das Microsoft Excel-Diagramm-Objekt 550

27.2 Diagramme direkt in Word erstellen 550Ein neues Diagramm einfügen 551Die Basisdaten ändern 551Diagrammlayouts 552Den Diagrammtyp ändern 552Das Diagramm individuell bearbeiten 552Die Darstellung der Achsen vorgeben 554Ein Hintergrundbild für das Diagramm aussuchen 555Elemente des Diagramms verändern 556Formenarten, Zeilenumbruch, Position etc 557Den Datenbereich ändern 557

27.3 Ein Diagramm als Vorlage speichern 558

27.4 Beispiel: Diagramm zur Darstellung von Inflationsraten 559

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25

IXefoigcndcTabdlc-vtrdeuttlcM-dk-ZtUaii

Quartal 4

3.400 kWh

4.200 m'

210m'

972,00 £

2.562,00 C

378,00 <

3.«12.0O <

Jahr

19.800 ttWh

14.890 m'

srom1

3.S64.00 £

9.028,00 C

1.566,00 C

14,158,00 €

Teil V Umfangreiche Dokumente

28 Text in der Gliederungsansicht strukturieren ... 563

28.1 Arbeiten in der Gliederungsansicht 564Eine Gliederung direkt in der Gliederungsansicht festlegen 564Die Hierarchie der Überschriften verändern 565Gliederungselemente verschieben 565Gliederungsebenen anzeigen 565Texteingabe in der Gliederungsansicht 566Absätze verschieben 567Formatvorlagen anzeigen lassen 567Die Gliederungsansicht schließen 568Bestehende Dokumente in der Gliederungsansichtdarstellen 568Absätzen eine Gliederungsebene zuweisen 568Gliederungsebenen und Inhaltsverzeichnis 569

28.2 Zentraldokument und Filialdokumente 570Ein Zentraldokument und seine Filialdokumente erstellen 570Filialdokumente öffnen und bearbeiten 571Ein übergreifendes Inhaltsverzeichnis anlegen 573Dokumentübergreifende Elemente im Zentraldokument 574Filialdokumente verbinden und teilen 574Filialdokumente sperren 575Filialdokumente löschen 575

29 Verzeichnisse und Querverweise 577

29.1 Ein Inhaltsverzeichnis erstellen 578Ein Verzeichnis mithilfe von Formatierungen generieren 578Eigenschaften des Inhaltsverzeichnisses: Hyperlinks 580

29.2 Das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses anpassen , 580Das Inhaltsverzeichnis formatieren 580Das Inhaltsverzeichnis aktualisieren 581Das Inhaltsverzeichnis entfernen 582Absätze ins Inhaltsverzeichnis aufnehmen 582Den Standard verändern 583Optionen für das Inhaltsverzeichnis zusammenstellen 584Das Inhaltsverzeichnis als Feldfunktion 585

26

Querverweise nutzen 586Einen Querverweis einfügen 586Querverweise aktualisieren 587

Ein Stichwortverzeichnis erstellen 588Indexeinträge festlegen 588Indexeinträge anzeigen lassen 589Den Index auslesen 590Den Index aktualisieren 591Indexeinträge über eine separate Tabelle erstellen 591

Ein Literaturverzeichnis anlegen 592Die Quellen erfassen 592Quellenangaben anpassen 594Die Masterliste zum Verwalten der Quellen 595Auf Quellen zugreifen und sie für Quellenangaben nutzen 596Neue Quellen zur Master liste hinzufügen 597Platzhalter für Quellenangaben einfügen 597Das Literaturverzeichnis erstellen 598

Beschriftungen und Verzeichnisse 599Beschriftungen einfügen 599Beschriftungen formatieren 600Beschriftungen aktualisieren 601Ein Verzeichnis für Abbildungen o.Ä. erstellen 601

Hyperlinks zum Navigieren 602Einen Hyperlink einfügen 603EineTextmarke als Ziel festlegen 604Andere Ziele für Hyperlinks festlegen 604

VI Business-Dokumente

Geschäftsbriefe nach DIN 609

30.1 Allgemeines zur Geschäftskorrespondenz 610

30.2 Briefe nach DIN-Vorschriften 610Der Briefkopf 611Der Briefkörper 611Der Brieffuß 612

b).3 Einen Geschäftsbrief erstellen 612

sä

27

30.4 Briefe mit Vorlagen 617Briefvorlagen verwenden 617Vorlagen bearbeiten 618

30.5 Eine eigene Briefvorlage erstellen 619

31 Serienbriefe 621

31.1 Ein bisschen Theorie 622

31.2 Die Seriendruckfunktion nutzen 622Den Seriendruck starten 623Das Hauptdokument vorbereiten 625Vorschau auf das Ergebnis 626

31.3 Den Seriendruck ausführen 627Einzelne Briefe korrigieren 627Korrekturen in der Datenquelle 628Eigene Felder erstellen 629Felder in der Datenquelle 630Das Hauptdokument speichern und öffnen 631

31.4 Daten filtern und sortieren 631Einfache Selektion nach Name oder Ort 631Datensätze nach mehreren Kriterien filtern 632Weitere Filterbeispiele 633Briefe sortieren 634

31.5 Felder für ausgefeilte Serienbriefe 635Eine Grußzeile einfügen 635Die Felder für die Grußzeile anpassen 635Ausgaben der Grußzeile 636Bedingungsfelder: das »Wenn-Dann-Sonst«-Feld nutzen 636Eine Grußzeile mit Titel einfügen 638Beispiele für andere Bedingungen 639Verschachtelte »Wenn-Dann-Sonst«-Felder einsetzen 640Ein verschachteltes Feld für »Sehr geehrte Damen undHerren« benutzen 641Das ßedingungsfeld »Eingeben« verwenden 644Das Bedingungsfeld »Frage« einsetzen 645Das Bedingungsfeld »Datensatz zusammenführen«einfügen 646

31.6 Vorhandene Datenquellen nutzen 647Den Serienbrief mit einer Datenquelle verbinden 647

28

Die Datenquelle wechseln 648Ein Serienbrief mit Outlook-Kontakten: in Outlook beginnen .... 649Ein Serienbrief mit Outlook-Kontakten: in Word beginnen 653Serienbriefe mit Daten aus Excel anlegen 654Verbindung zu einer Datenbank: eine Access-Tabelle nutzen 655Word-Tabellen als Datenquelle verwenden 655TXT-Dateien für die Seriendruckfunktion verwenden 656Vorhandene Serienbriefe »recyceln« 657

32 Etiketten, Umschläge und Verzeichnisse 66i

32.1 Etiketten herstellen 661• Das Etikett vorbereiten 661F Die Empfängerliste erstellen 663• Die Seriendruckfelder einfügen 664™ Den Seriendruck für die Etiketten ausführen 664

Vorhandene Adressen nutzen 665

32.2 Umschläge beschriften 666

32.3 Verzeichnisse anlegen , 667Ein einfaches Verzeichnis anlegen 668Das Verzeichnis in einem neuen Dokument erstellen 669Das Verzeichnis gliedern und sortieren 670Die Kategorie als Überschrift nutzen 671Die Funktionsweise des »Wenn-Dann-Sonst«-Feldes 672Das »Wenn-Dann-Sonst«-Feld einfügen 672Jede Kategorie mit einer neuen Seite beginnen 674

33 Formulare 675

33.1 Formulare anlegen 675Eine Dokumentvorlage erstellen 676Formularfelder einfügen 676Die Registerkarte »Entwicklertools« einblenden 677Die passenden Inhaltssteuerelemente einfügen 677Formulare testen 681

33.2 Das Formular verwenden 682Das Dokument schützen 682Das geschützte Formular weitergeben 683

33.3 Textdateien zum Auswerten einlesen 683

| | i Automatisch

Designfarben

29

Grafik ClipArt Formen

Teil VII Teamwork

34 Interaktion 687

34.1 Elemente aus anderen Office-Programmen einfügen 688Excel-Tabellen in Word-Dokumenten verwenden 688Der Dialog »Inhalte einfügen« 691Ein Arbeitsmappen-Objekt einfügen 691

34.2 Einbetten oder verknüpfen? 693Eine Verknüpfung im Dialogfenster »Inhalte einfügen«anlegen 693Mit Verknüpfungen arbeiten 694Verknüpfungen als Symbol einfügen 696Verknüpfung als Hyperlink , 696Ein leeres Excel-Arbeitsblatt einfügen 696

34.3 Excel-Diagramme in Word-Dokumenten verwenden 697

34.4 Word und PowerPoint im Zusammenspiel 698Word-Text in PowerPoint übernehmen 699Eine Word-Gliederung für die PowerPoint-Präsentationverwenden 699Die Gliederung im TXT-Format speichern und nutzen 700

35 Überarbeitungen und Kommentare 703

35.1 Die Arbeit mit Kommentaren 704Einen Kommentar einfügen 704Den Text in einem Kommentarfeld formatieren 705In Kommentaren navigieren 705Kommentare im Überarbeitungsbereich 706Kommentare ausblenden 706Kommentare löschen 707Kommentare drucken 708Optionen für die Sprechblasen wählen 709

35.2 Änderungen nachverfolgen 710Den Überarbeitungsmodus aktivieren 710Ein Dokument überarbeiten 711Änderungen im Überarbeitungsbereich 712Überarbeitungen ausblenden 712Optionen zur Darstellung von Überarbeitungen 713

30

35.3 Die Überarbeitungen überprüfen 715Das Dokument vorbereiten 716Änderungen annehmen oder ablehnen 716

35.4 Mehrere Autoren, ein Dokument 717Überarbeitungen zusammenfassen 717Das Zusammenfassungsergebnis 718Die Bearbeitung einschränken 719

Teil VIII Word anpassen-Word-Opt ionen,Makros, VBA, RibbonX

36 Word an eigene Bedürfnisse anpassen 723

36.1 Die Kategorien des Dialogfensters »Word-Optionen« 723Die Kategorie »Allgemein« 724Die Kategorie »Anzeige« 725Die Kategorie »Dokumentprüfung« 726Die Kategorie »Speichern« 728Die Kategorie »Sprache« 728Die Kategorien »Menüband anpassen« und »Symbolleistefür den Schnellzugriff« 729Die Kategorie »Add-Ins« 731Die Kategorie »Sicherheitscenter« 731

36.2 Die größte Palette: die Kategorie »Erweitert« 732Der Bereich »Bearbeitungsoptionen« 733Der Bereich »Ausschneiden, Kopieren und Einfügen« 734Der Bereich »Bildgröße und -qualität« 735Der Bereich »Dokumentinhalt anzeigen« 736Der Bereich »Anzeigen« 737Der Bereich »Drucken« 737Der Bereich »Speichern« 737Der Bereich »Allgemein« 738Der Bereich »Kompatibilitätsoptionen« 738

37 Eigene Makros erstellen 739

37.1 Makrosaufzeichnen 740Die Registerkarte »Entwicklertools« anzeigen lassen 740Ein Beispielmakro aufzeichnen 740

Die seltenen-Niednscblsige fallen meistdesinneieusind dasetwa-40-l/ur And» INieda schlag. In dei Antarktis wehen s( •Lnndcsiiinercniir Richtung-Küste. tai-Ji \Station tute Windgeschwindigkeit-vou

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Das Makro testen 742Ein Makro für eine Tabelle anlegen 743

37.2 Makrosanpassen und verwalten 745Den VBA-Editor aufrufen 745Der Programmcode für die Makros 746Der Code des Makros für die Tabelle 747Ein neues Makro im Editor erstellen 747Makros in Einzelschritten ausführen 748Makros in anderen Vorlagen verwenden 749Makros löschen 750

37.3 Makros per Tastatur oder Schaltfläche aufrufen 750Einen Shortcut für ein Makro einrichten 750Eine Tastenkombination schon beim Anlegen des Makroserstellen 751Ein Symbol für das Makro auf die Symbolleiste für denSchnellzugriff legen 752

37.4 Das Microsoft-Sicherheitskonzept für Makros 753Sicherheitseinstellungen für Makros 753Als sicher eingestufte Speicherorte angeben 754Kennzeichnung von Dateien mit und ohne Makros 755

38 Ein individuelles RibbonX anlegen 757

38.1 Die Arbeitsutensilien sammeln 758

38.2 Eine Dokumentvorlagen-Datei erstellen 760Eine .dotm-Datei anlegen 760Global vs. lokal 760

38.3 Erstellen der ersten eigenen Registerkarte 760Den Editor zum Erstellen der XML-Struktur nutzen 760Erklärung des Grundgerüsts der XML-Datei 762Die Registerkarte im Einsatz 763Bearbeiten und Testen der .dotm-Datei 764Die ersten Änderungen an der Registerkarte 764Die Beschriftung ändern 765Die Gruppe »Zwischenablage« auf die Registerkarteschieben 765Eine Gruppe mit einem Auswahlmenü 767Die Namen der internen Grafiken 769

32

Inhalt

i38.4 Eigene Makros per Schaltfläche aufrufen 769

[ Die Schaltfläche zum Aufrufen des Makros 769I Das Makro anpassen 770

Das Makro aufzeichnen 770Das aufgezeichnete Makro editieren 771Das Makro testen 772

m Das Makro mehrfach nutzen 773

fTeil IX Probleme beheben

39 Dokumente wiederherstellen 777

39.1 Automatisch gespeicherte Versionen des Dokuments 777Ältere Versionen einsehen 778

k- Versionen vergleichen 778W Die Anzeige des Vergleichsfensters veranlassen 779™ Nicht gespeicherte Änderungen wiederherstellen 780

39.2 Nicht gespeicherte Dokumente Öffnen 781Den Ordner »UnsavedFiles« im Dialog »Öffnen« aufrufen 782

• Wiederherstellen im Aufgabenbereich 782

39.3 Probleme vermeiden durch Sicherheitseinstellungen 783

40 Tipps, Tricks und Troubleshooting 785

40.1 Störende Automatismen 785Die automatische Nummerierung ausschalten 785AutoAusfüllen vermeiden 785Automatische Linien 786Probleme mit der Korrektursprache 786

40.2 Absätze 786r Viele Absätze im Text 786

Absatzmarken entfernen 78740.3 Formatierung und Formatvorlagen 787

Einfügeoption »NurText« ohne Nummerierung 787Formatierungen anzeigen lassen und gezielt entfernen 788Passende Seitenzahlen 788Formatvorlage für Positionsrahmen 789

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33