Leistungsbeschreibung FORMULAR-MANAGEMENT-SYSTEM

XIMA® FORMCYLE

FORMCYCLE Version: 6

Stand: Januar 2020

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Begriffsbestimmung ................................................................................................................. 4 Übersicht ................................................................................................................................. 5

Technologie ......................................................................................................................... 5 Systemvoraussetzung .......................................................................................................... 5 Datenhaltung ....................................................................................................................... 5 Authentifizierung .................................................................................................................. 5 Internationalisierung ............................................................................................................ 5 Responsive Design ............................................................................................................... 5

Basismodule und Funktionsumfang .......................................................................................... 6 Formulare ............................................................................................................................ 7

Designer .......................................................................................................................... 8 Veröffentlichen ................................................................................................................ 9 Verarbeitung .................................................................................................................. 10 Dateien .......................................................................................................................... 12 Double-Opt-In ................................................................................................................ 13 Zugriff ............................................................................................................................ 14 Versionen ...................................................................................................................... 15 Postfach ........................................................................................................................ 16 Exportieren .................................................................................................................... 17 Datentabelle .................................................................................................................. 18 Exportieren .................................................................................................................... 18 Kopieren ........................................................................................................................ 18

Statistik ............................................................................................................................. 19 Postfächer ......................................................................................................................... 20 Daten ................................................................................................................................ 21

Datenbankverbindungen ................................................................................................. 21 Datenbankabfragen ........................................................................................................ 22 LDAP-Verbindungen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) ................................................... 22 LDAP-Abfragen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) .......................................................... 23 Quellen .......................................................................................................................... 23

Benutzerverwaltung ............................................................................................................ 24 Benutzer ........................................................................................................................ 24 Gruppen ......................................................................................................................... 25 LDAP-Gruppen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul) ........................................................... 26 Rollen ............................................................................................................................ 27

Mandant ............................................................................................................................ 27 Mandanteinstellungen .................................................................................................... 28 Frontendserver ............................................................................................................... 29 Plugins ........................................................................................................................... 29

Protokoll ............................................................................................................................ 29 Dateien und Templates ...................................................................................................... 30 Meine Daten ...................................................................................................................... 31 Postfach ............................................................................................................................ 31 Personalisierte Einladungen ................................................................................................ 32

Plugins ................................................................................................................................... 33 PDF-Print ........................................................................................................................... 34 PDF-Utils ........................................................................................................................... 35 IMAP/SMTP Mail Proxy ...................................................................................................... 36 Amazon AWS und Dropbox ................................................................................................. 37 SharePoint ......................................................................................................................... 38

FAQ ....................................................................................................................................... 39

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Allgemein ........................................................................................................................... 39 Formulardesigner ............................................................................................................... 39 Workflow ........................................................................................................................... 40 Ausgabemöglichkeiten ....................................................................................................... 40

Index ..................................................................................................................................... 41

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Begriffsbestimmung

BEGRIFF BESCHREIBUNG

XIMA® FORMCYCLE Designer

Visueller Formulareditor zum Erstellen eines Formulars.

Formular Das über XIMA® FORMCYCLE bereitgestellte Formular und alle Einstellungen für dieses.

Postfach Im Postfach werden alle abgesendeten Formulare angezeigt. Für jedes Formular kann ein Postfach festgelegt werden. Es gibt Sammelpostfächer und Formularpostfächer. In einem Formularpostfach werden die eingegangen Formularwerte für ein bestimmtes Formular angezeigt.

Rollen Über Rollen werden die Rechte und der Funktionsumfang der Verwaltungsoberfläche definiert. Jeder Benutzer hat genau eine Rolle.

Mandant Ein Mandant ist eine eigenständige Instanz mit eigenen Formularen, Benutzern, Gruppen, Postfächern, Status, Mailservern und mehr. Ein Mandant ist isoliert von anderen Mandanten und hat keinen Zugriff auf die Daten oder Einstellungen anderer Mandanten.

Plugin Ein Plugin erweitert die Funktionalität von XIMA® FORMCYLE auf kundenspezifische Bedürfnisse. Technisch wird dabei eigene Java-Logik in XIMA® FORMCYLE eingebunden.

Master-Server Der Master-Server stellt alle Funktionalitäten des Gesamtsystems bereit. Er kann sich mit mehreren Frontend-Servern verbinden. Der Master-Server kann, im Gegensatz zum Frontend-Server, auch allein betrieben werden.

Frontend-Server Ein Frontend-Server ermöglicht das Ausliefern und die Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche.

Cluster XIMA® FORMCYCLE kann mit sogenannten Frontend-Servern und Master-Servern betrieben werden. Fällt ein Master-Server aus, kann er durch einen anderen Frontend-Server ersetzt werden.

Farm Eine Farm ist ein Verbund von mehreren XIMA® FORMCYCLE Master-Servern und Frontend-Servern. Diese stehen üblicherweise innerhalb eines Data-Centers und sind miteinander vernetzt. Durch eine Farm kann die Ausfallsicherheit und die Lastenverteilung verbessert werden.

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Übersicht Technologie XIMA® FORMCYCLE ist eine auf Java basierende Webanwendung. Auf Seiten des Clients wird für die Webformulare JavaScript und CSS verwendet. Systemvoraussetzung

§ Java 8 (Oracle oder OpenJDK) (Empfohlen wird OpenJDK 8) § Apache Tomcat ab Version 8 (Empfohlen wird Apache Tomcat 8.5) § JDBC fähige Datenbank

o MySQL ab Version 5 o MS SQL ab Version 2010 o PostgreSQL ab Version 9.3 o Oracle ab Version 9

§ Browser für die Administration (Microsoft Edge, Firefox, Chrome) § Zugang zu einem Mailserver zum Versenden von E-Mails (optional)

Datenhaltung Alle Daten (auch Formulardaten und Dokumente) werden in der Datenbank gespeichert. Formulardaten, Dokumente, Zugangsdaten und personenbezogene Daten werden verschlüsselt. Die Verschlüsselung kann nicht abgeschaltet werden. Authentifizierung XIMA® FORMCYCLE verfügt über eine interne Benutzerverwaltung. Hier können Benutzer angelegt und verwaltet werden. Ein Benutzer meldet sich mit seinem Passwort und Benutzernamen am Formular oder an der Verwaltungsoberfläche an. Weiterhin wird auch Kerberos und NTLM unterstützt für die Authentifizierung am Formular beziehungsweise an der Verwaltungsoberfläche. Es wird dafür das kostenpflichtige LDAP-Modul benötigt. Internationalisierung Die Verwaltungsoberfläche steht aktuell in den Sprachen Deutsch, Englisch und Niederländisch zur Verfügung. Jeder Nutzer kann bei der Anmeldung am System frei wählen, welche Sprache er nutzen möchte. Die mit XIMA® FORMCYCLE erstellten Webformulare sind vollständig internationalisierbar. Ein Formular wird in einer Standardsprache erstellt. Bei Bedarf kann der Formularersteller das Formular in weitere Sprachen übersetzen. Hierbei sind nur die entsprechenden Texte zu übersetzen, das Formular muss nicht neu erstellt werden. Responsive Design Webformulare von XIMA® FORMCYCLE passen sich der Größe des Browser-Fensters an und können damit sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop-Geräten verwendet werden.

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Basismodule und Funktionsumfang

Abbildung 1: XIMA® FORMCYCLE Verwaltungsübersicht

Die Verwaltungsoberfläche ist in mehrere Module unterteilt. Dargestellt in Abbildung 1 ist die Startseite, welche nach der Anmeldung am System angezeigt wird. In der Mitte befindet sich das Dashboard, von dem aus wichtige Funktionen schnell erreicht werden können. Links zu sehen ist die Menüleiste mit den einzelnen Modulen, die im Folgenden noch genauer beschrieben werden.

• Start Startseite, welche nach dem Anmelden angezeigt wird • Meine Formulare Übersicht über alle Formulare, mit Möglichkeit zum Anlegen, Löschen

und Bearbeiten • Statistik Daten und Diagramme zum System über eingegangene Formulare • Postfächer Verwaltung der verfügbaren Postfächer für abgesendete Formulare • Daten Verwaltung von statischen Datenquellen wie CSV und dynamischen Datenquellen

wie Datenbankabfrage und LDAP-Abfragen • Benutzerverwaltung Möglichkeiten zum Anlegen, Löschen und Bearbeiten von

Benutzern, Benutzergruppen und Rollen • Mandant Einstellungen zum aktuellen Mandaten, wie etwa E-Mail-Server oder Plugins • Protokoll Einsicht der aufgezeichneten Protokolle zu Systemereignissen und der

Verarbeitung von eingegangenen Formularen • Dateien & Templates Verwaltung von Dateien, die für Formulare und Vorgänge benötigt

werden. Etwa CSS, E-Mail-Vorlagen und Links. Enthält auch weitere Einstellungen für die Internationalisierung von Formularen.

• System Einstellungen für Administratoren, wie etwa die Konfiguration der Datenbank und die Einrichtung von NTLM und Kerberos

• Meine Daten Menüpunkt, der jedem Nutzer zur Verfügung steht und wo dieser seine Daten einsehen oder sein Passwort ändern kann

• Postfach öffnen Öffnet die Oberfläche des Postfachs, wo alle abgesendeten Formulare eingesehen und bearbeitet werden können

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Formulare

Abbildung 2: Modul "Formulare" - Übersicht

Das Modul „Formulare“ ist in mehrere Bereiche aufgeteilt. Wie in Abbildung 2 dargestellt findet sich hier eine Übersicht über die vorhandenen Formulare und Vorlagen. Für die Darstellung kann zwischen einer Kachelansicht und einer Listenansicht gewechselt werden. Folgende Aktionen sind hier möglich:

§ Bearbeitung von Formularen § Anzeige von Formularen § Erstellung von Formularen § Suche § Filterung § Fortgeschrittene Einstellungen

Für jedes Formular können zusätzliche Einstellungen vorgenommen beziehungsweise zusätzliche Funktionalitäten konfiguriert werden. Diese sind im Folgenden erläutert.

Abbildung 3: Geöffnetes Menü mit Funktionen und Einstellungen des Formulars

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Designer

Abbildung 4: Der Formulardesigner

Webbasierter Formulardesigner zum Erstellen der Formulare. Er bietet den folgenden Funktionsumfang (Auszug):

§ Drag & Drop der Formularelemente § Responsive Design § Übersetzung in andere Sprachen § Unmittelbare Vorschau des Formulars so, wie es beim Endkunden aussieht § Eingabe von Hilfetexten für jedes einzelne Element für die kontextsensitive Hilfe § Festlegung von wiederholbaren Elementen oder Elementblöcken § Deklaration von Mussfeldern und Datentypen zur Validierung von Eingaben § Festlegung der Fehlerdarstellung und deren Behandlung § Vorschaumodus mit der Möglichkeit, verschiedene Status und Anmeldeszenarien zu

simulieren § Verwendung aller im HTML-Standard verfügbaren Formularelemente § Zusätzliche Designelemente wie etwa Seiten, Fieldsets, Container (DIV), Abstandshalter,

Freitext, Bilder und mehr § Platzhalter und weitere frei festlegbare HTML-Attribute § Schalten von Sichtbarkeit und Schreibschutz der Elemente, in Abhängigkeit von

Elementwerten, Zustände, Benutzergruppen oder dem aktuellen Status § Verwendung von serverseitig definierten Datenquellen zum Befüllen von

Auswahlelementen § Erstellung und Verwaltung von Elementvorlagen wie einem Adressblock § Verwendung von Widgets (Elemente oder Elementblöcke mit erweiterten

Funktionsumfang und serverseitiger Interaktion. Beispiel: Captcha) Zudem kann bei Bedarf zur weiteren individuellen Anpassung auch frei definierbares CSS- und JavaScript eingefügt werden. Hierfür steht ein CSS- und JavaScript-Bereich zur Verfügung. Für JavaScript wird standardmäßig auch die Bibliothek jQuery mit ausgeliefert.

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Veröffentlichen Im Bereich „Veröffentlichen“ stehen verschiedene Integrationsmöglichkeiten bereit, mit den das Formular in bestehende Webseiten eingebunden werden kann.

Abbildung 5: Veröffentlichungsmöglichkeiten eines Formulars

§ Direkter Link

Zeigt den Link des Formulars, mit dem es direkt im Browser geöffnet werden kann. § HTML-Link

Zeigt den HTML-Link des Formulars als HTML-Anchor-Elemente an (<a href="...">) § QR-Code

Zeigt einen QR-Code zum Aufrufen des Formulars an § iFrame / Script / Ajax

Code zum Einbetten des Formulars via iFrame / Script / Ajax § HTML-Seite

Das Formular eingebettet in eine HTML-Seite § Typo3 / Sharepoint / Wordpress

Einbindung in verschiedene Systeme andere Anbieter. Für bestimmte Systeme werden zudem zusätzliche Plugins über die Portale der Hersteller angeboten.

§ Personalisierte Einladung Siehe „Personalisierte Einladung“

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Verarbeitung

Abbildung 6: Modul "Formulare" - Verarbeitung

Die sogenannte Status und Aktionsverarbeitung steuert, wie mit abgesendeten Formulardaten weiter verfahren wird. Es können pro Formular beliebig viele Status und Aktionen angelegt werden. Der Status definiert den jeweiligen Zustand eines Vorgangs (abgesendetes Formular). Mittels Aktionen werden die Formulardaten lesend und schreibend innerhalb des entsprechenden Status verarbeitet.

Status Bei jedem Absenden eines Formulars wird die Statusverarbeitung durchlaufen. Alle im jeweiligen Status vorhandenen Aktionen werden dabei abgearbeitet.

Zugriffssteuerung

Abbildung 7: Zugriffssteuerung eines Status

Für jeden Status kann festgelegt werden, wann der Status verfügbar ist und welche Benutzergruppen den Status verändern dürfen.

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Fehlerbehandlung in Status

Abbildung 8: Fehlerbehandlung in der Statusverwaltung

Jeder Status besitzt mehrere Konfigurationsmöglichkeiten für die Behandlung von Fehlern, die beim Statuswechsel auftreten können. Zeitgesteuerte Verarbeitung (Eskalationsmanagement)

Abbildung 9: Zeitgesteuerte Verarbeitung eines Status

Ermöglicht die Verarbeitung von Vorgängen nach definierbaren Zeiten. Es kann eine Zeitspanne festgelegt werden, nach deren Ablauf automatisch ein Wechsel in einen anderen Status wie etwa „Eskalation“ vorgenommen wird.

Aktionen Aktionen führen Funktionen aus. Beispiel hierfür sind etwa das Versenden von E-Mails oder das Generieren von Dokumenten. Diese Aktionen werden innerhalb eines Status ausgeführt. Weiterhin können Aktionen Dateien verarbeiten. Es wird hierbei zwischen zwei Aktionstypen unterschieden:

Bereitstellende Aktionen Eine bereitstellende Aktion erzeugt Dateien oder stellt Dateien bereit. Andere Aktionen können diese Dateien dann weiterverarbeiten. Bereitstellende Aktionen sind etwa:

§ Bestehende PDF-Formulare und Word-Dokumente befüllen § Vorhandene Dateien komprimieren (Zip) § XML-Export § Externe Ressource in den Workflow einbinden § Textdateien aus Formulardaten erzeugen

Verarbeitende Aktionen Diese Aktionen verarbeiten Dateien oder führen andere Funktionen wie eine Weiterleitung aus. Verarbeitende Aktionen sind etwa:

§ E-Mail versenden § Dateien an Vorgang anhängen § Individuelle Abschlussseite anzeigen § Dateien zum Download anbieten § Formulardaten in externe SQL-Datenbanken schreiben § Formulardaten nachträglich ändern

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§ Daten per POST-Request an andere Server senden § Ressourcen im Dateisystem speichern § Vorgang duplizieren, in Postfach kopieren oder in Postfach verschieben

Abarbeitungsbedingung

Abbildung 10: Modul "Formulare" – Aktionsverarbeitung

Für jede Aktion kann optional eine Abarbeitungsbedingung definiert werden. Diese legt fest, ob die Aktion aufgeführt wird oder nicht.

Dateien

Abbildung 11: Ansicht von Dateien & Templates

Hier können zusätzliche Dateien und Ressourcen verwaltet werden. Dabei kann es sich etwa um Word- und PDF-Dokumenten handeln, die in der Verarbeitung mit Formulardaten befüllt werden. Zudem stehen Dateien wie Bilder, Schriftarten oder CSS- und JavaScript-Dateien auch im Formular zur Verfügung.

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Double-Opt-In

Abbildung 12 Konfiguration Double-Opt-In

Das Double-Opt-In ermöglicht die Anforderung einer Einwilligungsbestätigung zur Verarbeitung der Formulardaten. Füllt ein Benutzer ein Formular aus und sendet es ab, erhält er per E-Mail einen Bestätigungslink. Erst nach Klicken auf diesen Link werden die Formulardaten im System weiterverarbeitet. Bestätigt der Benutzer nicht, so werden die Formulardaten nach einem einstellbaren Zeitraum automatisch wieder gelöscht.

§ Absender und Empfänger individuell wählbar § Texte für Betreff und Inhalt der E-Mail konfigurierbar § Antwortseiten (Bestätigungs-E-Mail, Ablauf der Bestätigungsfrist) konfigurierbar § Ablauffrist und Löschzeiten konfigurierbar

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Zugriff

Abbildung 13: Einstellungsmöglichkeiten für den Zugriff eines Formulars

§ Verfügbarkeit

Ob das Formular online verfügbar ist. Hier kann auch ein Zeitraum festgelegt werden. § Login-Schutz

Wenn aktiviert, kann das Formular nur von registrierten Benutzern geöffnet und abgesendet werden. Es werden auch Benutzer aus einem Active-Directory unterstützt.

§ Passwortschutz Legt einen Passwortschutz für das Formular fest. Dieses Passwort muss nur eingegeben werden, wenn der Benutzer nicht an XIMA® FORMCYCLE angemeldet ist.

§ Editierschutz Das Formular kann nur von definierten Benutzern im Designer bearbeitet werden.

§ Datenschutz Ermöglicht das Anonymisieren abgesendeter Formulare. Es werden dann keine nutzerbezogenen Daten des Absenders gespeichert.

§ Doppelte Datensätze Über einen frei definierbaren Identifikator kann das Absenden von doppelten Datensätzen verhindert werden.

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Versionen

Abbildung 14: Modul "Formulare" - Versionen

Für jedes Formular kann es mehrere Versionen beziehungsweise Stände geben. Jede Version kann separat bearbeitet werden. Zudem wird hier festgelegt, welche Version aktuell Online zur Verfügung steht.

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Postfach

Abbildung 15: Modul "Formulare" – Postfach

Abbildung 16: Modul Posteingang mit individuell konfiguriertem Postfach

Neben dem Standardpostfachtyp „Sammelpostfach“ kann für jedes Formular ein individuelles Formularpostfach erstellt werden. Im Sammelpostfach werden abgesendete Daten verschiedener Formular angezeigt, allerdings nur grundlegende Daten wie Titel und Eingangsdatum. In Formularpostfach hingegen kann frei festgelegt werden, welche Formularfelder und Informationen angezeigt werden sollen. Dies ist etwa sinnvoll, um schnell einen Überblick über die wesentlichen Stammdaten zu erhalten.

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Exportieren Word-/PDF Export Erzeugt aus einem Formular ein unausgefülltes Word- oder PDF-Dokument. Beim Export in das Word Format, werden auch entsprechende Platzhalter generiert, so dass das Formular im Workflow wieder mit den eingegeben Formulardaten befüllt werden kann und als Druckquittung zur Verfügung steht. Für eine bessere Steuerung des Exportdesigns, können Word-Dokumente als Vorlage verwendet werden.

Steckbrief Die Funktion Steckbrief erlaubt das Erstellen einer Übersicht über die wichtigsten Eigenschaften eines Formulars. Der generierte Steckbrief wird als PDF-Dokument zurückgegeben. Wie im Word-/PDF-Export kann auch bei der Generierung des Steckbriefs eine Vorlage verwendet werden.

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Datentabelle

Abbildung 17: Modul "Formulare" - Datentabelle

Die Datentabelle dient dazu, in der Datenbank eine separate Tabelle anzulegen, die nur die Daten der ausgewählten Formularelemente enthält. Auf diese kann dann beispielsweise über eine Datenbankabfrage von einem anderen Formular oder von externen Anwendungen aus zugegriffen werden. Exportieren Bietet die Möglichkeit, das Formular inklusive der Verarbeitung und anderen Einstellungen als Datei herunterzuladen. So kann das Formular lokale gespeichert werden, etwa zum Anlegen von Backup oder zu Übertragung an ein anderes XIMA® FORMCYCLE-System. Kopieren Beim Kopieren eines Formulars werden alle Einstellungen kopiert und ein neues Formularprojekt erzeugt (Klonen). Ältere Formularversionen und die Formulareingänge in den entsprechenden Postfächern werden nicht kopiert.

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Statistik

Abbildung 18: Modul "Statistik"

In der Statistik stehen Informationen zu abgesendeten Daten und zum System übersichtsmäßig bereit. Für Formulare wird für tages-, wochen-, oder monatsabhängig angezeigt

§ wie viele Formular aufgerufen wurden, § wie viele Formular davon abgesendet wurde, und § wie viele Fehler bei der Formularverarbeitung aufgetreten sind.

Angezeigt werden zudem auch die aktuellen Werte für

§ die Anzahl geöffneter Formulare (Formularsitzung), § die Anzahl der an Verwaltungsoberfläche angemeldeten Nutzer, und § die Anzahl angemeldeter Administratoren.

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Postfächer

Abbildung 19 Modul "Postfächer"

Alle eingegangenen Formulardaten werden in einem Postfach abgelegt. Initial steht hierfür das sogenannte zentrale Postfach zur Verfügung. Für mehr Flexibilität können über die Postfachverwaltung zusätzliche Postfächer angelegt und verwaltet werden. Jedem Postfach werden Benutzergruppen zugeordnet. Nur Benutzer, die einer der zugeordneten Benutzergruppe angehören, sehen im Posteingang das Postfach und die darin enthaltenen Vorgänge.

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Daten Hier können Daten verwaltet werden, die dann im System zur Verfügung stehen. Etwa können Daten als Auswahloptionen von Auswahlfeldern im Formular genutzt werden oder über ein HTTP-Request abgerufen werden. Das Modul „Daten“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt. Datenbankverbindungen

Abbildung 20: Modul "Daten" – Datenbankverbindungen

Datenbankverbindungen stellen eine Möglichkeit dar, Verbindungsdaten zu verschiedenen Datenbanken zentral zu pflegen. Diese Datenbankverbindungen können dann im System weiter verwendet werden, ohne dass dabei jedes Mal die Verbindungsdaten und der Datenbanktyp erneut konfiguriert werden muss. Etwa beim Anlegen einer Datenbankabfrage oder in Verarbeitungsaktionen wie „DB-Abfrage“ kann auf die hier hinterlegten Verbindungsdaten zugegriffen werden.

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Datenbankabfragen

Abbildung 21: Modul "Daten" – Datenbankabfragen

Datenbankabfragen verhalten sich ähnlich wie Datenquellen (XML, CSV, JSON), werden jedoch nicht statisch hinterlegt, sondern dynamisch aus einer Datenbank ausgelesen. Als „Abfragesprache“ wird SQL verwendet. Es muss hierbei auf Unterschiede der einzelnen Datenbanktypen geachtet werden. Zudem gibt es die Möglichkeit, die Datenbankabfrage auch sofort zu testen. LDAP-Verbindungen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)

Abbildung 22: Modul "Daten" – LDAP-Verbindungen

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Ähnlich zu Datenbankverbindungen handelt es sich bei LDAP-Verbindungen um die Konfiguration des Zugriffs auf die Daten eines Active-Directory oder LDAP-Servers. LDAP-Verbindungen werden für LDAP-Abfragen verwendet. LDAP-Abfragen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)

Abbildung 23: Modul "Daten" – LDAP-Abfragen

LDAP-Abfragen sind ähnlich zu Datenbankabfragen. Sie dienen dazu, dynamisch Daten von einem LDAP-Server zu ermitteln. Hierbei steht neben der Filterung über eine LDAP-Query auch die Einschränkung der Rückgabewerte auf festgelegte Attribute zur Verfügung. Zudem gibt es die Möglichkeit, die LDAP-Abfrage auch sofort zu testen. Quellen

Abbildung 24: Modul "Daten" - Quellen

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Bei Datenquellen handelt es sich um statische hinterlegte Daten. Unterstützt werden Daten im Format CSV, JSON und XML. Weiterhin wird auch der Import von Excel-Dokumenten unterstützt. CSV-Datenquellen können etwa im Designer als Auswahlmöglichkeiten eines Auswahlfelds festgelegt werden. JSON und XML-Datenquellen können etwa im Designer über den Script-Bereich verarbeitet werden. Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung werden Benutzergruppen, Benutzer und Rollen verwaltet. Je nach Konfiguration und Lizenz können auch Benutzer aus einem LDAP (Active-Directory) verwendet werden. Jeder Benutzer besitzt genau eine Rolle und kann mehreren Gruppen angehören. Über die Rolle werden die Rechte des Benutzers festgelegt. Diese Berechtigungen steuern, auf welche Module und Funktionen der Benutzer Zugriff hat. Über Benutzergruppen kann der Zugriff auf den Posteingang, der Zugriff auf Formulare und Formularelemente sowie der Zugriff auf die Formularbearbeitung und die Verarbeitung geregelt werden. Neben der internen Benutzerverwaltung besteht die Möglichkeit, Benutzerinformationen (Stammdaten und Authentifizierung) über LDAP (Active-Directory) zu beziehen. Bei LDAP-Benutzern werden die Stammdaten und das Passwort extern gepflegt und können daher nicht direkt über XIMA® FORMCYCLE geändert werden. Das Modul „Benutzerverwaltung“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt. Benutzer

Abbildung 25: Modul "Benutzerverwaltung" – System-Benutzer

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In diesem Untermodul werden die einzelnen Benutzer angelegt und verwaltet. Steht das kostenpflichtige LDAP-Modul zur Verfügung, können die Benutzer auch direkt auch dem LDAP importiert beziehungsweise verlinkt werden. Gruppen

Abbildung 26: Modul "Benutzerverwaltung" - Gruppen

Benutzergruppen werden für die Organisation von Benutzern verwendet und dienen der Verwaltung von Zugriffsrechten auf Formulare und Formularelemente sowie auf Postfächer und die Verarbeitung. Ein Benutzer kann, unabhängig von seiner Rolle, mehreren Benutzergruppen angehören.

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LDAP-Gruppen (Nur bei lizenzierten LDAP Modul)

Abbildung 27: Modul "Benutzerverwaltung" –LDAP-Gruppen

Bei LDAP-Gruppen handelt es sich um eine Form der Benutzerverwaltung, bei der die Daten eines LDAP-Servers genutzt werden. Es kann eine LDAP-Abfrage angegeben werden, die mehrere Benutzer zurückliefert. Hierbei werden im Gegensatz zu LDAP-Benutzern keine einzelnen Benutzer innerhalb von FORMCYCLE angelegt. Bei der Anmeldung wird geprüft, ob die Anmeldedaten auf einen Benutzer aus einer LDAP-Gruppe zutreffen. Es wird dann ein virtueller, nicht in der Datenbank gespeicherter Benutzer erzeugt. Dieser Nutzer hat dann die in der LDAP-Gruppe eingestellte Rolle und Benutzergruppen. Zum Einsatz kommt diese Möglichkeit etwa, wenn es sehr viele Benutzer gibt und diese nicht einzeln angelegt werden sollen.

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Rollen

Abbildung 28 Modul "Benutzerverwaltung" - Rollen

Die Oberfläche der Verwaltung ist in verschiedene Module aufgeteilt. Über die Rollenverwaltung wird festgelegt, auf welche Module und Funktionalitäten ein Benutzer mit dieser Rolle Zugriff hat. Jedem Benutzer ist immer genau eine Rolle zugeordnet. Mandant Für jeden Mandanten werden beim Anlegen verschiedene Voreinstellungen getroffen. In diesem Modul können diese angepasst und bei Bedarf erweitert werden. Das Modul „Mandant“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.

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Mandanteinstellungen

Abbildung 29: Modul "Mandant" - Einstellungen

Hier werden grundlegende Einstellungen zu E-Mail-Servern, Anmeldung und weiteren Funktionalitäten getroffen. Grundeinstellungen

§ Name und Alias des Mandaten § Standardsprache § Basis-URL, welche etwa zur Generierung eines Formularlinks genutzt wird § Bemerkung

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E-Mail Einstellungen Zum Versenden von E-Mails durch das System muss ein E-Mail-Server konfiguriert werden.

§ Verbindungsdaten § Anmeldedaten und Verschlüsselung § E-Mail-Adresse des Absenders

Anmeldeeinstellungen für Benutzer Festlegung der Nutzerverwaltung

§ System (Interne Benutzerverwaltung) § LDAP (Benutzer werden ausschließlich aus einen LDAP-Verzeichnis gelesen) § LDAP und System (Kombination aus beiden Varianten)

Frontendserver Verwaltung der zur Verfügung stehenden Frontendserver. Hier wird festgelegt, welche systemweiten Frontend-Server für diesen Mandanten zur Verfügung stehen. Ein Frontend-Server ermöglicht das Ausliefern und die Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche. Plugins Hier können Plugins hochgeladen werden, die nur für einen bestimmten Mandanten zur Verfügung stehen sollen. Plugins erweitern das System um zusätzliche Funktionalitäten. Protokoll

Abbildung 30: Modul "Protokoll"

Das Protokoll bietet eine übersichtliche und lückenlose Dokumentation ausgeführter Aktivitäten sowie eine Übersicht eventuell aufgetretener Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten sind. Es gibt zudem auch Filtermöglichkeiten, etwa die Einschränkung auf einem bestimmten Zeitraum oder auf einen bestimmten Vorgang.

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Dateien und Templates

Abbildung 31: Dateien & Templates - Ansicht Dateien

Hier verwaltete Dateien stehen global für alle Formularen und Verarbeitungen zur Verfügung. Es gibt dabei die folgenden Arten von Dateien:

§ Design (CSS) CSS-Templates, die für alle Formulare bereitstehen. Im Designer kann ausgewählt werden, welches CSS-Template genutzt werden soll.

§ XSL-Transformation XSL-Transformation-Templates dienen der Transformation einer XML-Exportdatei und können etwa für die Aktion „XML-Export“ und für den Postfachexport verwendet werden.

§ HTML Alle vom System verwendeten Antwortseiten stehen als Template zur Verfügung und können entsprechend abgeändert werden. Antwortseiten sind etwa Meldungen wie „Formular erfolgreich abgesendet.“

§ Text Bei Text-Templates handelt es sich um globale Texte, die etwa in der Verarbeitung über Platzhalter verwendet werden können.

§ i18n-Variablen Texte, die im Formular gebraucht werden, werden hier zentral verwaltet werden. Dies betrifft beispielsweise auch alle Fehlermeldungen bei ungültigen Formulareingaben.

§ E-Mail E-Mail-Templates können in der Aktion „E-Mail“ verwendet, um den Inhalt einer E-Mail zentral verwalten zu können.

§ Link Link-Templates werden in der Aktion „Weiterleitung“ verwendet, etwa um den Nutzer nach Absenden des Formulars auf eine externe Seite weiterzuleiten. Link-Templates bieten die Möglichkeit, Links zentral zu pflegen.

§ Dateien

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Bereitstellung von Dateien, die für alle Formularen zur Verfügung stehen. CSS- und JavaScript-Dateien werden automatisch im Formular eingebunden.

Meine Daten Stammdaten des angemeldeten Benutzers. Hier besteht auch die Möglichkeit, dass Passwort zu ändern. Postfach

Abbildung 32: Ansicht des Posteingang

Im Postfach werden alle eingegangenen Vorgänge (abgesendete Formulardaten) in Sammel- und Formularpostfächern übersichtlich angezeigt. Ob ein Benutzer ein Postfach sehen kann, hängt von seiner Berechtigung ab. Jedes gesendete Formular wird in einem Postfach abgelegt. Benutzer mit entsprechendem Zugriff können die Datensätze öffnen und bearbeiten, den Status wechseln oder Bemerkungen und Dateien hinzufügen. Zudem ist in der Detailansicht verfügbar eine Historie einsehbar. Hier kann nachvollzogen werden, welche Aktionen für den Vorgang ausgeführt wurden. Sortieren, Filtern und Suchen Zur besseren Übersicht können Filter und Sortierfunktionen für die Vorgänge eingesetzt werden. Gelesen/Ungelesen Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird er zur besseren Übersicht als gelesen markiert. Hier kann nach gelesenen und ungelesenen Vorgängen gefiltert werden.

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Status wechseln oder zurücksetzen Abhängig von seiner Berechtigung kann der Benutzer den Status des Vorgangs direkt über den Posteingang ändern oder die Formulardaten korrigieren. Vorgang weiterverarbeiten Formulare können direkt in der Detailansicht eingesehen, weiterverarbeitet oder angepasst werden. Personalisierte Einladungen Mit dieser Funktion werden über eine Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt, mit Daten der Datenquelle befüllt und über einen personalisierten Link an die entsprechenden Empfänger versendet. Über den Posteingang hat man zu jedem Zeitpunkt die Übersicht, welcher Vorgang sich aktuell in welchem Bearbeitungsstatus befindet.

Abbildung 33 Konfiguration "Personalisierte Einladung"

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Plugins XIMA® FORMCYCLE bietet ein Vielzahl von Einstiegspunkten für die Erweiterung der Standard-Funktionalitäten durch Plugins. Basierend auf verschiedenen Plugin-Typen werden diese Plugins zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt und erlauben es, eigene Funktionen beziehungsweite Verarbeitungslogik bereitzustellen. In dieser Leistungsbeschreibung werden die wichtigsten von der XIMA bereitgestellten Plugins beschrieben.

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PDF-Print

Abbildung 34: PDF-Print Plugin - Globale Einstellung

Dieses Plugin bietet die Möglichkeit, ein Formular direkt zu drucken, ohne eine Druckvorlage mit einem anderen Werkzeug zu erstellen beziehungsweise ein entsprechendes Mapping konfigurieren zu müssen. Das Design des PDF-Dokuments kann über Print-CSS (@media print) angepasst werden.

Abbildung 35: PDF-Print Plugin - Links das Formular und rechts die Druck-Ausgabe

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PDF-Utils

Abbildung 36: Konfiguration des PDF-Utils-Plugin

Das Plugin „PDF-Utils“ stellt mehrere Funktionalitäten bereit:

§ PDF-A Erzeugt aus dem übergebenen PDF-Dokument ein PDF-A Dokument. Zusätzlich können Meta-Informationen hinzugefügt und bearbeitet werden.

§ PDF-Merge Fügt mehrere PDF-Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen. Dabei ist die Reihenfolge frei wählbar. Zusätzlich können Meta-Informationen hinzugefügt und bearbeitet werden.

§ PDF-Sign Signiert ein PDF-Dokument über ein p12- oder pfx-Zertifikat.

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IMAP/SMTP Mail Proxy

Abbildung 37: IMAP Plugin Einrichtung

Das Plugin „IMAP/SMTP Mail Proxy“ dient der Bereitstellung von Vorgängen über einen Standard E-Mail-Client mit Unterstützung für IMAP. Hierbei wird für jeden Vorgang eine E-Mail im entsprechenden Postfach-Ordner inklusive der Anhänge abgelegt.

Abbildung 38: Ansicht der Vorgänge in einem Mail Client

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Amazon AWS und Dropbox

Abbildung 39: Ansicht Konfiguration Amazon AWS

Abbildung 40: Ansicht Konfiguration Dropbox

Dateien können im Formular hochgeladen oder in der Verarbeitung erstellt werden. Diese beiden Plugins ermöglichen das Speichern solcher Dateien in den Cloud-Speichern „Amazon AWS“ und „Dropbox“.

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SharePoint

Abbildung 41: Konfiguration des SharePoint-Plugins

Dieses Plugin sendet eingegangene Formulardaten an SharePoint und speichert sie in den konfigurierten SharePoint-Listen. Neben den Formulardaten können auch Dateien übertragen werden.

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FAQ Allgemein Werden zusätzliche Werkzeuge/Programme zum Erstellen von Formularen bzw. Workflows benötigt?

Nein. Alle Funktionen stehen über die Weboberfläche zur Verfügung.

Benötigen wird kostenpflichtige Programme um die Systemvoraussetzungen zu erfüllen? z.B. MS SQL oder Oracle

Nein. Alle Systemvoraussetzungen werden auch mit OpenSource Programmen wie z.B. MySQL, Postgres ... erfüllt.

Kann ich FORMCYCLE in unser bestehendes MS Active Directory einbinden und so evtl. SSO nutzen?

Ja. FORMCYCLE unterstützt die Einbindung (Benutzerverwaltung, SSO) in das MS Active Directory.

Können die Formulare in bestehende Webseiten eingebunden werden?

Ja. Dies kann über einen Link, ein iFrame, JavaScript und Ajax erfolgen.

Sind die Formulare Responsive? Ja. Können die Formulare BITV konform erstellt werden.

Ja. FORMCYCLE bietet alle technisch notwendigen Funktionen zur Erstellung BITV konformer Formulare.

Gibt es die Möglichkeit ein Formular zu speichern und später mit der Bearbeitung fortzufahren?

Ja. Eine sog. Zwischenspeicherung ist möglich.

Wird Double-Opt-In unterstützt? Ja. Gibt es eine Online-Hilfe? Ja. https://help6.formcycle.eu Werden Mandanten unterstützt? Ja. Können Formulare mehrsprachig erstellt werden.

Ja. Jedes Formular kann beliebige Sprachvarianten haben.

Können Formularvorlagen erstellt werden und diese übergreifend genutzt werden?

Ja.

Wie kann FORMCYCLE erweitert werden? Eigene Erweiterungen sind über eine offene Plugin Schnittstelle möglich (Java-API).

Formulardesigner Unterstützt der Formulardesigner WYSIWYG? Ja. Kann ich eigenes JavaScript bzw. eigene JavaScript Bibliotheken verwenden?

Ja. Es kann JavaScript direkt im Designer geschrieben, oder global als Datei hinterlegt werden

Kann ich eigenes CSS bzw. eigene CSS Bibliotheken verwenden? Stichwort CI/CD

Ja. Es kann CSS direkt im Designer geschrieben, oder global als Datei hinterlegt/verlinkt werden.

Können Elementgruppen so abgespeichert werden, dass man sie in einem anderen Formular wieder verwenden kann?

Ja. Es können Templates

Gibt es einen Vorschaumodus? Ja. Im Vorschaumodus des Formulardesigners stehen auch zusätzliche Debug-Funktionen zur Verfügung.

Können Elemente bzw. Elementblöcke dynamisch zur Verfügung gestellt werden (z.B. Je nach Anzahl der Kinder werden zusätzliche Elemente/Zeilen bereitgestellt).

Ja. Über die Funktionalität „Wiederholen“ können Elemente/Elementgruppen dynamisch erzeugt werden.

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Ist es einfach möglich Elemente zu verstecken / anzuzeigen in Abhängigkeit von Benutzereingaben?

Ja. Dies lässt sich sehr komfortabel konfigurieren. Neben anzeigen/verstecken können Elemente auch mit einem Schreibschutz (readonly) versehen werden.

Sind Bedingungen wie Pflichtfeld, Wertebereich, erlaubte Eingaben (z.B. E-Mail) für Eingabeelemente einfach zu konfigurieren?

Ja.

Workflow Kann mit FORMCYCLE ein Genehmigungsworkflow einfach abgebildet werden?

Ja. Über die Status und Aktionsverarbeitung lässt sich das sehr einfach umsetzen.

Gibt es schon vorgefertigte Funktionen wie z.B. E-Mail versenden?

Ja. Es gibt jede Menge vorgefertigte Aktionen wie z.B. E-Mail senden, In DB schreiben, XML generieren, MS Word Dokumente befüllen, Vorgang in Postfach verschieben ...

Können Dokumente aus den Formulardaten generiert werden?

Ja. Z.B. XML, MS Word, PDF und via XSLT weitere Formate.

Kann man ein generiertes Dokument auch in weiteren Aktionen (z.B. Dokument in einer E-Mail als Anhang versenden) verwenden?

Ja. Jede Aktion kann auf die Informationen (Result) der vorherigen Aktionen zugreifen und diese verarbeiten.

Können Workflowschritte in Abhängigkeit von Formulareingaben ausgeführt werden?

Ja. Jede Aktion (Workflowschritt) hat eine sog. Abarbeitungsbedingung.

Ausgabemöglichkeiten Kann aus den eingegebenen Formulardaten ein PDF erzeugt werden?

Ja. Das abgesendete Formular kann auf dem Server „gedruckt“ und als PDF zur Verfügung gestellt werden.

Welche Ausgabemöglichkeiten als Druckquittung gibt es?

PDF, MS Word, XML, Textdatei, XSLT

Können Dokumente aus den Formulardaten generiert werden?

Ja. Z.B. XML, MS Word, PDF und via XSLT weitere Formate.

Können mehrere PDF Dokumente zusammengeführt werden?

Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)

Werden die PDF Dokumente als Typ PDF/A erzeugt?

Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)

Kann ein PDF elektronisch signiert werden? Ja. Über ein zusätzliches Plugin (PDF-Utils)

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Index

Active-Directory 13, 21 Aktionen 9, 10, 19, 29 Benutzer 3, 7, 9, 13, 18, 22, 23, 24, 27, 29,

30 Benutzergruppe 9, 18 Datenquellen 7, 20, 21 Double-Opt-In 12 Drag & Drop 7 E-Mail 10, 12, 27, 28 Eskalationsmanagement 10 Formulardesigner 7 Formularpostfach 3, 15 Frontendserver 27 Kerberos 4 LDAP 4, 20, 21, 22, 23, 24, 27 LDAP-Abfragen 21

LDAP-Query 21 Mailserver 3, 4 Mandant 3, 25, 26 NTLM 4 Plugin 3 Postfachexport 28 Protokoll 27 Rolle 3, 22, 23, 25 Sammelpostfach 3, 15 Status 3, 7, 9, 10, 29, 30 Veröffentlichung 8 Verschlüsselung 4, 27 Vorschaumodus 7 Widgets 7 Workflow 10 XML-Export 10