Your Consulting and Software Partner for PLM & EIM - EFFEKTIVE … · 2013-06-17 · CENIT EIM IT-TAG 13.06.2013 TOBIAS KNOCHE JOACHIM MARTENS. AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE

EFFEKTIVE TEAM- UND PROJEKTARBEIT MIT

CENIT EIM IT-TAG

13.06.2013

TOBIAS KNOCHEJOACHIM MARTENS

AGENDA

1. ÜBERBLICK ALFRESCO1. ÜBERBLICK ALFRESCO

2. ANWENDUNGSFÄLLE2. ANWENDUNGSFÄLLE

17.06.2013COPYRIGHT CENIT AG // WWW.CENIT.DE

3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT3. LÖSUNG LIVE PRÄSENTIERT

4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE4. AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE

2

17.06.2013COPYRIGHT CENIT AG // WWW.CENIT.DE 3

AGENDA






4

HINTERGRUNDINFOS ZU

KEY FACTS

� größter rein privater Open Source Anbieter der Welt

� Hauptsitz in Maidenhead, UK

� 2005 gegründet / ca. 300 Mitarbeiter

� 4 Mio. Downloads aus der Alfresco Community

7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente


� 7 Mio. Anwender verwalten 3,3 Mrd. Dokumente

� 3.000 Kunden (Unternehmen ) in 180 Ländern

„DEPARTMENTAL UND ENTERPRISE PRODUKTE“* ALS KOMMERZIELLE SOFTWARE

� mit kommerziellem Support und

� Erweiterungen für das Unternehmensumfeld (z.B. Cluster-Fähigkeit)

* KEINE LIZENZKOSTEN, SONDERN LAUFENDE GEBÜHREN FÜR PFLEGE & SUPPORT (JÄHRLICHE SUBSKRIPTION)

ALFRESCO ALS ECM-PLATTFORM


AGENDA






7

ERFOLGREICHE PROJEKTE

� Projekte werden von Menschen bearbeitet

� Menschen arbeiten in Projekten als Team zusammen

� Die Teamarbeit/Projektarbeit funktioniert umso besser…

� …je besser Kommunikation und Zusammenarbeit organisiert sind

� Kommunikation und Zusammenarbeit basiert zum großen Teil auf � Kommunikation und Zusammenarbeit basiert zum großen Teil auf Dokumenten wie Pläne, Listen, Tabellen, Berichten, Beschreibungen, Formularen,…

Organisation der Kommunikation & Zusammenarbeit dort wo dieProjektbeteiligten Dokumente managen: im ECM –System

Alfresco´s Kernfunktionalitäten sind Dokumentmanagement und Collaboration

die Sie für erfolgreiche Projektarbeit nutzen

© CENITQuelle: GPM und PA Consulting

� „Organisation & Kommunikationin Unternehmen und Projekten“

� Nutzung von Sites als Team- / Projektraumfür die Zusammenarbeit

� Nutzung eines Systems statt verschiedenen Servern& persönliche Ordnern für alle Daten, Dokumente & Formate

ANWENDUNGSFÄLLE(1)

� Eine („Google–like“) Suche für schnelles Finden / Erweiterte Suche für gezielteres Suchen

� „Einfaches Finden von Experten / Kompetenzen / Ideen z.B. im Innovationsmanagement“

– Konsolidierung / „Finden“ von Ideen und Verbesserungsvorschlägen

– Transparenz des Ideenfindungsprozesses� Nutzung von Blogs , Kommentaren zu Dokumenten,

Einsatz von „Ideen“-Wikis, Verwendung von Rating- und Feedback-Mechanismen

© CENIT

� „Zugriff auf Ihre Daten überall & jederzeit“ � Nutzung der freien Apps von Alfresco für iOS- und

Androidgeräte für den mobilen Zugriff auf Daten

� „Bereitstellung von Daten über die Cloud“� Schnell und unkomplizierte Einbindung von Externen

(Mitarbeiter, Partner, Kunden, Bewerber,…)

� „Elektronische Workflows zur „Optimierung der Zusammenarbeit“

ANWENDUNGSFÄLLE(2)

� „Elektronische Workflows zur „Optimierung der Zusammenarbeit“� Nutzung der vorkonfigurierten + leicht bedienbaren Workflows in Alfresco

� „Einfache & mobile (Projekt-) Akten“� Schneller Zugang zu allen Dokumenten und Aufgaben einer Akte mit Alfresco Workdesk, Office

Workdesk (aus Office heraus!) & Mobile Workdesk

© CENIT

AGENDA






11

STRUKTUR MIT ALFRESCO

Kollaboration

ErstellenBearbeitenKommentierenLiken…

Ordnerstruktur Metadaten

TitelStatusTyp…

0.1 1.0 2.0

Volltext

SITE SITESITESITESITE


HRFIBU MARKETINGIT …UNTERNEHMEN

SITE SITESITESITESITE

ALFRESCO SITES

SITE

Dashboard

Bibliothek

Juni

Datenlisten


Forum

Blog

Juni

14CENIT IT-Tag

Kalender

Forum

BlogJuni

14CENIT IT-Tag

Kalender

Bibliothek

News

Archiv

ANWENDUNGSSZENARIO FREIGABEPROZESS

Archiv


Status=QS �� Status=Final

AGENDA






15

AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE� Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben:

– Import der Aufgaben, z.B. aus csv um Datenpflege auch über z.B. Excel oder anderen Tools zu ermöglichen

– Abbildung der Aufgaben im Projekt als Aufgabenliste

– Zeitmanagement: Aufgabenlisten enthalten Meilensteine

– Projektsteuerung: Meilensteine werden im Projektkalender angezeigt

© CENIT

AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE� Abbildung, Kontrolle und Steuerung von Aufgaben:

– Projektkontrolle: Verpasste Meilensteine in einem eigenen Bereich angezeigt

– Aktivitätenplanung: Mit Erstellung einer Aufgabe in der Aufgabenliste ist die Zustellung der Aufgabe an Bearbeiter über Workflow möglich(Optional mit E-Mail Benachrichtigung) - bzw. vice versa:Update der Aufgabenliste nach Abarbeitung eines Workflows

– Fortschrittsüberwachung: Erstellen von Aufgaben, Änderung des Bearbeiters ist im Aufgabenliste + Activity-Stream (Dashlet) ersichtlich

© CENIT

AUSBLICK PROJEKTARBEITSSITE� Projektmailingliste, die E-Mails mit Anlagen für das komplette

Projektteam zentral im DMS vorhält

© CENIT


WIE GEHT’S WO WEITER….


VIELEN DANK!VIELEN DANK!


JOACHIM MARTENSAccount Manager Alfresco

+49 (711) 78 25 39 38

[email protected]

CENIT AGIndustriestraße 52-54D-70565 Stuttgart

TOBIAS KNOCHEVertriebsleitung ECM

+49 (2102) 55115 28

[email protected]

CENIT AGIndustriestraße 52-54D-70565 Stuttgart

PRÄS

Präs:

1. Einleitung Dining Alfresco (Bild), im Anschluss gehen wir gemeinsam Dining a la Alfresco

2. Alfresco in einer/ zwei Folie vorstellen: Firma

3. Plattform / Übersicht grober Funktionsumfang (Input Mgt., Archiv,…)Cloud mit einbauen

4. Use Cases: Eine Seite

5. Lösung: Share als Webclient kostenfrei dabei, schnell für Projektarbeit, Dokverwaltung in


5. Lösung: Share als Webclient kostenfrei dabei, schnell für Projektarbeit, Dokverwaltung in Organisationen bis zu Intranets mit kleinen Anpassungen, Konfigurationen angepasst, somit sind schnell Erfolge zu erzielen: Struktur für Projekte und Organisation über Sites und Dokumente (über Sites und Ordnerstrukturen)

6. DEMO

7. Ausblick: Ideen für Projektsite z.B. Postkorb für Projekt E-Mails, Aufgabenverwaltung mit WFs, Akten AWD, OWD, bis Intranetfrontend

DEMOLogin

Dashboard

Site (Normale Site, Dashboard, public - private,..)

Site für IT Tag: Team/Projektsite, Navigation zeigen wie auf Projektsite auch vorhanden, publizieren (Streams, RSS,…)

Dokbibliothek: mit IT – Tag Ordnerstruktur und Dokumenten (MOSS offen),

Ordnerstrukturen, die neu anlegbar sind

Folie: Dok erstellen + in Alfresco ablegen (Sharepoint Connector, Office Integration)


Folie: Dok erstellen + in Alfresco ablegen (Sharepoint Connector, Office Integration)

Live: Ppt erstellen + in Alfresco ablegen (Sharepoint Connector, Office Integration)

Folie: Anwendungsszenario Freigabeprozess

Live: Suche nach Dok (Marketingdok)

Workflow: Freigabe von Marketingfolien

Regelwerk zeigen (ppt nach pdf und verschieben in Kundenordner, der automatisch in Cloud gesynct wird, ablegen)

Wer ist interessiert, bekommt Einladung (per E-Mail) und kann auf Cloud, auch über App, zugreifen + Präs (als pdf) herunterladen

Documents

Your Consulting and Software Partner for PLM & EIM - EFFEKTIVE … · 2013-06-17 · CENIT EIM IT-TAG 13.06.2013 TOBIAS KNOCHE JOACHIM MARTENS. AGENDA 1. ÜBERBLICK ALFRESCO 2. ANWENDUNGSFÄLLE