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Standort Köln Gottfried-Hagen-Straße 22, 51105 Köln Tel.: +49 221 830995-0 E-Mail: [email protected] Standort Vilshofen Furtgasse 2, 94474 Vilshofen an der Donau Tel.: +49 8541 90390-0 Web: www.foconis.de
© FOCONIS AG – Die genannten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer
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| FOCONIS Vertragsverwaltung zentral, flexibel, effektiv
nie wieder Fristen versäumen und Ordner wälzen
Arbeitsverträge, Leasingverträge, Mietverträge, Versicherungsverträge, Beratungsverträge,
Mobilfunkverträge, Wartungsverträge ...
Diese Liste ließe sich wahrscheinlich endlos fortsetzen. Die zentrale Verwaltung und Überwachung
stellt zuständige Abteilungen aufgrund der Vielzahl an Eigenheiten verschiedenster Vertragsarten
und der damit einhergehenden individuellen Betrachtung vor große Herausforderungen.
Weniger Aufwand, höhere Informationsqualität Anwender der FOCONIS Vertragsverwaltung reduzieren den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum,
während Prozess- und Informationsqualität deutlich zunehmen. Mit einem der erfolgreichsten und
ständig weiterentwickelten Kernprodukte der FOCONIS sind Unternehmen auf der sicheren Seite,
wenn es um Vertragsinhalte, Kosten, Fristen und weitere wichtige Elemente von Verträgen geht.
Einfach oder komplex – Vertragsarten individuell anpassen Gemäß der Entwicklungsphilosophie der FOCONIS erhalten Anwender die Möglichkeit, Vertragsarten
mit Hilfe eigener Felder flexibel auf Wünsche und Vorgaben anzupassen. Vertragsarten lassen sich
unbegrenzt anlegen und um wichtige Felder ergänzen (z.B. weitere Datums-, Text- oder Zahlenfelder
für Quadratmeter, Kilometer/Jahr, Freiminuten etc.). So werden auch die komplexesten Vertragsarten
und -daten übersichtlich und auf den ersten Blick transparent definiert.
Produktinformation
Standort Köln Gottfried-Hagen-Straße 22, 51105 Köln Tel.: +49 221 830995-0 E-Mail: [email protected] Standort Vilshofen Furtgasse 2, 94474 Vilshofen an der Donau Tel.: +49 8541 90390-0 Web: www.foconis.de
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Gezielte, schnelle Auswertungsmöglichkeiten Anwender der FOCONIS Vertragsverwaltung schätzen die detaillierten Auswertungsmöglichkeiten.
Nicht nur können Benutzer individualisierte Ansichten einbinden (z.B. nach einer selbst bestimmten
„Kündigungspriorität“) und diese zur Schnellübersicht nutzen. Die Anwendung verfügt darüber hinaus
über ein detailliertes Auswertungssystem, mit dem per Assistent die gewünschte Auswertung
entweder anhand markierter Dokumente oder auf Basis der Gesamtdaten erstellt, ausgeführt,
gespeichert oder exportiert werden kann. Ein Beispiel für eine Auswertung wäre eine Schnellübersicht
aller Kosten verursachenden Verträge nach Ablaufdatum. Der Kreativität setzt die Anwendung keine
Grenzen.
Auslagerungen gemäß MaRisk & BDSG Im Falle einer wesentlichen Auslagerung (Outsourcing) lässt sich die erforderliche Dokumentation
gemäß MaRisk AT 9 strukturiert und nachvollziehbar hinterlegen. Eine regelmäßige, automatisierte
Kontrolle sichert die Aktualität der Inhalte. Bei Auslagerungen im Sinne einer
Auftragsdatenverarbeitung ist das Institut obendrein für die Einhaltung der Bestimmungen gemäß §
11 BDSG verantwortlich. Die entsprechend notwendigen Dokumentationsmöglichkeiten und
Übersichten werden in der Anwendung bereitgestellt.
Die Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung ermöglicht die Erfassung und den Aufruf wichtiger
Informationen je nach Vertragsart auf Vertragsbasis sowie die Durchführung vertragsbezogener
Aktionen.
Die wichtigsten Inhalte, Funktionen und Möglichkeiten: w zentrale Ablage und Verwaltung: Übernahme aller relevanten Daten und Inhalte aus bestehenden
und neu zu schließenden Verträgen zur zentralen Verfügbarkeit und Verwaltung der zuständigen
Stelle
w Hinterlegung allgemeiner Informationen: Stammdaten, Vertragspartner, Vertragsgegenstand etc.
w optionale Anbindung einer externen Adressdatei: Neben der Möglichkeit zur Erfassung und Pflege
von Adressdaten innerhalb der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung selbst haben Anwender
die Möglichkeit, diese Daten aus einer zentralen Adressdatei zu übernehmen. Eine laufende
Aktualisierung der zentralen Adressinformationen kann in der Anwendung optional aktiviert
werden. Hinweis: beim Kauf der Anwendung FOCONIS Vertragsverwaltung erhalten Kunden
optional die Anwendung FOCONIS Kundendaten als externe Adressdatei zum automatisierten
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Abgleich mit den Stammdaten aus dem jeweiligen Host-System.
w Speichern von Laufzeiten inkl. Kündigungsfrist, Vertragsverlängerung, Vertragslaufzeit
w Eingabe der verursachten Kosten oder generierten Erträge: inkl. Hinterlegung der internen und
externen Kontodaten, Fälligkeitsdatum, bisherige, jährliche und gesamte Kosten während der
Laufzeit (automatische Berechnung)
w Zahlungsübersicht: Zahlungsbelege, chronologisch nach Zahlungszeitpunkt
w Ablage interner Informationen: interne Vertragszuständigkeit, Anleger, Standort, Dokumentation
des Verwahrortes des Original-Vertrags, Vertragstreiber, individuelle Suchbegriffe etc.
w Erinnerungsfunktionen: Erinnerung zum Ablaufdatum des Vertrags, an Optionstermine, an das
Ablaufdatum der Kündigungsfrist, Erinnerung vor nächster Zahlung oder bei Überschreitung der
Umlaufdauer, Bestimmung der Erinnerungsempfänger, Anlage von Wiedervorlagen mit
Wunschdatum
w Dokumentenablage: Ablage von Dokumenten als Dateianhang (z.B. wichtige Korrespondenz,
gescanntes Vertragsdokument, Bildmaterial zu Grundrissen oder Gebäudeplänen etc.), Ablage zu
verschlüsselnder Dokumente (z.B. BDSG-sensitive Informationen)
w Unterverträge: Anlage und Dokumentation von an den Hauptvertrag gebundenen Unterverträgen
w Hochrechnung: Berechnung der Gesamtkosten für einen beliebigen Zeitraum
w Zugriffsteuerung: Wer darf diese Informationen bearbeiten und/oder nur lesen? Zugriffsschutz
individuell auf Vertragsbasis oder vererbt von der zugeordneten Vertragsart konfigurierbar
w Historie: detaillierte, chronologische Dokumentation aller mit der Verwaltung des Vertrags
verbundenen Veränderungen innerhalb der Anwendung
w Versand von Hinweis-E-Mail
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Die Produkte der FOCONIS Classics Serie
w FOCONIS Beschwerde-Management
w FOCONIS Gruppenkalender
w FOCONIS M.I.S. Infocenter
w FOCONIS M.I.S. Edition eDSMS
w FOCONIS Reisekosten
w FOCONIS Schließfachverwaltung
w FOCONIS Schlüsselverwaltung
w FOCONIS Vertragsverwaltung
w FOCONIS Zeit (Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung)
