Zusammenfassung - 167 - Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

Bernhard Tinner

18. Juni 2009

1 167 Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen

167 Anforderungen ableiten und Evaluation

durchführen

Zusammenfassung

Teil A – Grundlagen

Beschaffung von Informatik-Lösungen

Lebenszyklus einer Informatik-Lösung

IT System Lebensdauer

Arbeitsplatz (PCs und Terminals) 2-3 Jahre

Hintergrundsysteme (Server für Ar-beitsgruppen)

3-5 Jahre

Unternehmensweite Hintergrundsys-teme (Hosts, Server)

5-7 Jahre

Systemsoftware (Funktionalität) 8-15 Jahre

Appl.-Software (Funktionalität) 8-15 Jahre

Daten, Dokumente 10-50 Jahre

Rahmenbedingungen

Rahmenbedingungen können einerseits als Vor-aussetzungen aber auch als Einschränkungen angesehen werden

Ohne Geld, Personal und Auftraggeber gibt es kein Beschaffungspro-jekt

Beschaffungsgründe

Neues Einsatzgebiet

Erhöhte Kapazitätsanforderungen

Neue Organiationsstrukturen & - formen

Downsizing (Auslagern komplexer Aufgaben)

Geschäftsaufgabe

Ablösung einer kostenintensiven Eigenentwick-lung

Ersatz und Neubeschaffung

Hauptstudie und Evaluation im Phasenmodel

Ergebnisse der Phasen

Phase Ergebnis

Projektidee Projektantrag

Vorstudie Machbarkeitsstudie

Hauptstudie Konzept (Konzeption)

Evaluation Die «beste» Lösung

Realisierung Detailkonzept & -spezifikation

Rahmenorganisation Auf die künftige Lösung ange-passt Rahmenorganisation

Implementation Installiertes & betriebsbereites System

Abnahme Optimiertes Gesamtsystem & Abnahmeprotokoll

Bernhard Tinner

18. Juni 2009


Arbeitsschritte im Rahmen der Projektphasen "3. Hauptstudie" und "4. Evaluation"

Schritt Inhalt

Pflichtenheft Ausgangslage

Ist-Situation

Ziele

Anforderungen

Mengengerüst

Vorgaben für Offerte

Administratives

Fragenkatalog

Bewertungs-dokumentation

Kriterienkatalog

Bewertungsliste

Bewertungsmassstab

KO-Kriterienliste

Offerte Auswahlliste der Anbieter

Vergleichbare Offerte

Profile der Offertsteller

Schritt Inhalt

Grob- & Detail-Evaluation

Rangfolge der Offerten

Kosten pro Offerte

Kosten-Nutzen-Verhältnis pro Offerte

Evaluationsbericht Entscheidungsgrundlagen mit:

Nutzwertanalyse

SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chanchen, Ri-siken)

Risikobewertung

Kosten-Nutzen-Übersicht

Entscheid Lösungsvariante auswählen

Vertrag Vertragsdokument unter-zeichnen und verteilen

Evaluation personell organisieren

1) Der Projektausschuss wird oft auch als Len-

kungsausschuss oder Steuerungsausschuss (Steering Committee) genannt.

2) Der Auftraggeber ist Mitglied des Projektaus-schusses.

3) Die Projektleitung wird in der Regel durch eine Person, den Projektleiter wahrgenom-men. Er ist für die Erreichung der Projektzie-le und termin- und kostengerechte Abwick-lung zuständig.

4) Externe Berater unterstützen den Projektlei-ter (Projektcoach) in den Bereichen Markt-kenntnissen und Termin- & Kostenplanung.

5) Das Projektteam (Informatiker, Organisato-ren, Endbenutzer) stellt sicher, dass die De-tailergebnisse fachlich korrekt erstellt wer-den.

6) Das Reviewteam beurteilt Ergebnisse des Projektteams, arbeitet aber selber nicht an der Erreichung der Ergebnisse mit.

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Projektmarketing

Das Projektmarketing fördert die Akzeptanz. Folgende Kommunikationsmittel werden dazu eingesetzt:

Webseiten zum Projekt im Intranet

Flyer mit den Highlights des Projekts

Newsletter mit detaillierten Informationen über das Projekt

Erfahrungsaustausch zwischen Anwendern und Projektmitgliedern (Projekttagung)

Wettbewerb um Aufmerksamkeit zu erlangen

Teil B – Evaluation durchführen

Evaluation vorbereiten

Bevor die eigentliche Evaluation starten kann, müssen die Ziele, die Projektorganisation und das Termin- & Kostenbudget vom Auftraggeber geklärt werden. Der daraus resultierende Auftrag an den Projektleiter sollte folgende Punkte ent-halten:

Terminplanung

Gantt-Diagramm

Ergebnisse der Vorstudie

Ist-Situation (HW, SW, Organisation, aktuelle Betriebskosten, Prozesse)

Verbesserungsvorschläge

Evtl. erste Lösungsvorschläge

Stärken/Schwächen der Ist-Situation

Auftrag

Inhalt Weshalb

Projekt-Nr. Zur eindeutigen Identifikation

Projektname Zur einfachen Kommunikation

Grundlagen (Ausgangslage)

Als Begründung für die Beschaffung

Grobziele 2-3 übergeordnete Ziele

Aufgaben-stellung

Meist einfach umrissene Auf-gabe

Geltungsbereich Gibt Auskunft über die exak-ten Grenzen der Lösung

Rahmen-bedingungen

Voraissetzungen und Ein-schränkungen rund um den Auftrag

Projektorg. Art der Organisation und mög-liche Teilnehmervorgaben

Termine Zeitbedarf und Termine der einzelnen Teilschritte (Mei-lensteine)

Budgetbeschrän-kung/Evaluation

Kostenbudget zur Zielerrei-chung

Auskunft/Info.-Pflicht

Monatliche Info an den Pro-jektausschuss in Form eines Statusberichts

Pflichtenheft

Das Pflichtenheft enthält alle Informationen, welche nötig sind, damit mögliche Anbieter eine vollumfängliche Lösung offerieren können:

Ausgangslage

Ist-Zustand (momentane Situation des Unter-nehmens)

Ziele (Nutzenrelevante Ziele, Systemziele, Vor-gehensziele)

Anforderungen (an Applikationssoftware, Sys-templattform und anbieterbezogene Leistun-gen)

Mengen und Häufigkeiten (Datenbewegungen, Datenbestände, Anzahl Benutzer)

Aufbau und Inhalt der Offerte

Administratives (Vertraulichkeit, Termine etc.)

Fragenkatalog (über die Firma, zum Produkt)

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Ist-Zustand

Gibt Auskunft über die momentane Situation des Unternehmens und zeigt nebst den Stärken auch die Schwächen auf. Ausserdem sollen die betroffenen Prozesse und die bestehende techn. Infrastruktur aufgezeigt werden. Der Ist-Zustand ist wie folgt gegliedert:

1) Aufbauorganisation (nur so viel wie nötig) 2) Ablauforganisation (Geschäftsprozesse) 3) Applikationsportfolio 4) Systemplattform 5) Übrige technische Infrastruktur

(1) Aufbauorganisation (Organigramm)

Organigramm des Unternehmens auf oberster Führungsebene inkl. Der durch die Beschaffung betroffenen Bereiche (Nur soviel wie nötig von der Organisationsstruktur preisgeben).

(2) Ablauforganisation (Unternehmensprozesse)

Genaue Beschreibung der Unternehmensprozesse. Nebst den momentan gültigen Prozessen (inkl. Durch-laufzeit und IT-Abdeckungsgrad) sollen auch die geplanten Veränderungen beschrieben werden.

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(3) Applikationsportfolio

Gibt Auskunft über die eingesetzte Infrastruktur und Software in Bezug auf ihre Funktionalität, Effi-zienz, Wartbar- und Benutzbarkeit.

(4) Systemplattform

Beschreibung der Systemplattform zur aussage-kräftigen Information über folgende Aspekte:

Aspekt Erläterung

IT-Standards Zur Sicherstellung des Zusammen-spiels einzelner Komponenten und Systeme. Die Einhaltung der Standards garantieren eine rei-bungslose Implementation der neuen Lösung.

Hintergrund-systeme

Systeme, welche übergreifend zentrale Aufgaben übernehmen. Hilft dem Anbieter, sein Angebot optimal auf die Bedürfnisse abzu-stimmen.

Kommunika-tionsinfra-struktur

Aufzeichnen des gesamten Netz-Infrastruktur, zur optimalen Ein-bettung in die bestehende Kom-munikationsinfrastruktur (WAN, LAN etc.). Alle Komponenten und Bandbreiten sind wichtig.

Arbeitsplatz-systeme

Beschreibung der Anzahl und Aus-stattung der Arbeitsplatzgeräte.

(5) Übrige technische Infrastruktur

Beschreibung alle übrigen technischen Einrich-tungen, welche für die künftige Lösung relevant sein können.

Ablagen und Archive

Produktionsmaschinen (mit EDV-Anbindung)

Drucker, Kopierer, Scanner

Telefonsysteme

Delivarebles (Lieferobjekte)

Mögliche Lieferobjekte aus der Ist-Zustandserhebung an den Anbieter sind: 1. Aufbauorganisation des Unternehmens

(Ansprechperson, mögliche org. Änderungen) 2. Ablauforganisation der betroffenen Prozesse

(Grobes Mengengerüste, mögliche Verbesse-rungen, Engpässe, Schnittstellen, Probleme)

3. Applikationsportfolio (Mögliche Schnittstel-len, verwendete Infrastruktur, Datenquellen, Problemstellen, Optimierungsmöglichkeiten)

4. Beschreibung der Systemplattform (Stan-dards, Normen, Infrastruktur, Netzwerk, Ar-beitsplatzsysteme etc)

5. Liste der übrigen technischen Infrastruktur (Ablagen, Archive, Produktionsmaschinen, Drucker, Kopiere, Scanner, Telefonsysteme)

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Ziele

Ziele weisen folgende Merkmale auf:

Sie müssen realistisch sein.

Sie müssen quantifizierbar sein.

Sie müssen Lösungsneutral sein.

Sie müssen breit akzeptiert sein.

Sie sollten sich nicht gegenseitig konkurrenzie-ren.

Zielstruktur

Zielart Erläuterung

Nutzenrelevante Ziele

Bezeihen sich auf den Nutzen für das Unternehmen bei der Leistungserstellung nach dem Projekt.

Systemziele Beziehen sich auf die Leistung und Funktion der Lösung. Alle Ziele, die unbedingt erfüllt sein müssen, werden hier er-fasst (KO-Kriterien).

Vorgehensziele Beziehen sich auf die Abwick-lung des Projektes (meist Termin-, Kosten- & Qualitäts-ziele)

Anforderungen

Anforderungen sind das zentrale Element des Pflichtenhefts und definieren, wie die künftige Lösung auszusehen hat und welche Funktiona-litäten es haben soll. Dazu werden die Ziele konkretisiert, im Pflichtenheft als Frage formu-liert und hierarchisch geordnet:

Gruppe Erläuterung

Applikationsbezogene Anforderungen

Beschreiben die Funktio-nen und Bedingungen aus Anwendersicht.

Anbieterbezogene Anforderungen

Beschreiben die Leistun-gen, welche vom Anbie-ter zu erfüllen/erbringen sind (Wartung, Services etc.).

Systemtechnische Anforderungen

Beschreiben die techn. Standards (HW, SW etc.), welche einzuhalten sind.

Mengen und Häufigkeiten

Mengengerüst Datenbewegung

…zur Leistungsberechnung der benötigten zentralen Hintergrundsysteme:

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Mengengerüst Datenbestände

…zur Auslegung der zentralen Datenbank und des Speicherbedarfs:

Mengengerüst Benutzer

…zur Verifikation der Systemleistung und Berechnung der Lizenzkosten

Aufbau einer Offerte

Punkt Erläuterung

Vorstellung Offertsteller soll sich hier vorstellen

Mgmt. Summary Eine Zusammenfassung der Offerte

Appl.-bezogene Angaben

Globale und detailliert Angaben zur Lösung

Angaben zur Systemplatt-form

Systemkonzept und alle techn. Komponenten

Angaben zum Anbieter

Referenzen

Dienstleitungen und Pro-dukte

Projektorganisation

Unterlieferanten

Terminplanung

Vertragsentwurf

Preis / Kosten Unterscheidung zwischen Betriebs- und Projektkos-ten

Anhang Weitere Detailinformatio-nen zur Lösung, zum An-bieter oder zur Leistung

Mindmap «Pflichtenheft erstellen»

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Bewertungsdokumente erstellen

Anforderungsliste

Zuerst wird die Anforderungsliste erstellt, z.B. Offertabwicklung (siehe oben):

Notenskala

Für die Skalierung ist der Erfüllungs-grad eines Kriteriums nicht immer gleich:

linear: Datendurchsatz, Internet-optionen. . .

wechselnd: Konfigurierbarkeit (nimmt mit zu vielen Parametern wieder ab --> Kom-plexität zu hoch)

expotential: Seiten pro Std, wenn z.B. max. 100 Seiten zu drucken sind

Gewichtungstabelle / Bewertungstabelle

Nun wird jeder Funktion ein Wert zugeteilt, mit der Bestnote „4“ multipliziert und dann als „max. P“ in den Kriterienkatalog eingetragen. Für den max. Nutzwert wird die max. Punktzahl mit dem Absolutwert multipliziert.

Bewertungstechniken zur Ermittlung der Gewichtung

Auch wenn Ergebnisse hieb- und stichfest sind, müssen diese vor Entscheidungs-Gremium ziel-gruppengerecht präsentiert warten können. Eine professionelle Präsentation erhöht die Chance dass der Antrag angenommen wird.

Rangreihenverfahren

Eignet sich wenn mehrere gleichberechtigte Per-sonen entscheiden müssen.

Nach Detaileval. Verschiedener Lös. Bleiben 5 übrig. Entscheidungs-träger erstellen pers. Rangnummern pro Lös.

Je mehr Pkt = schlecht

Weniger = gut

Bei gleicher Summe: Abacus und Peoplesoft Spalte n 2+3 = 5 ./. 2 = 2.5

Präferenzmatrix

Eignet sich, um Ziele miteinander zu vergleichen und zu gewichten.

Präferenzmatrix eignet sich für die Gewichtung von Kriterien im Rahmen der Nutzwertanalyse.

Jedes Ziel wird verglichen, ausser mit sich selber nicht.

Anschliessend Anzahl Nennungen in n eintra-gen

%-tuale Anzahl Nennungen eintr. Formel: % = Summe Nennungen ./.Total Nennungen x 100

Praferenzmatrix (Bleistift)

Wissenschaftlicher Paarvergleich aller Ziele untereinander

Alle Ziele werden einander gegenübergestellt und gewichtet

Vorteil: Einzelvergleiche erschweren die Ma-nipulation

Nachteil: Aufwendige Technik, erklärungsbe-darf (Begründung pro Pkt nötig)

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Paarweiser Vergleich

Eignet sich für die Gewichtung einzelner Krite-rien im Rahmen der Evaluation bzw. der Nutz-wertanalyse. Wird eingesetzt wenn keine Eini-gung bei Kriterien oder Kriteriengrp erzielt wer-den kann, da so die Bewertung nachvollziehbar ist. Im Bsp. sind es 8 unterschiedliche Kriterien gewichtet werden:

1. Paarweise werden sie verglichen und be-

wertetmax. 10 Pkt / Paar K1 mit K2, danach K1 mit K3

2. Summe pro Zeile eintragen 3. Total Summe 4. Formelberechnung für %

Einfaches Punkteverfahren/ Gewichtungsverfahren

Einfachste Form einer Bewertung. Eignet sich überall wo Prioritäten gesetzt, Gruppenstim-mungenvisualisiert oder Kriterien bewertet wer-den sollen.

1. Kriterien in Grp. auf Pinwand…festlegen 2. Teilnehmer erhalten klebende Pkt. –

möglich verschiedene Farben/Prio einset-zen

3. TN kleben die Punkte zu den von ihnen favorisierten Lösung

4. Zusammenzählen der Punkte pro Kriteri-um

5. Rangreihenfolge festlegen 6. Bei gleicher Summe/Kriterium – Stichwahl

oder beide favorisieren

Stufenweise Vergabe von Gewichtspunkten

1. Pkt.-Vergabe gemäss Zielhierarchie 2. Vorteil: Einfach, jeder versteht diese

Darstellung – nur für kleine Projekte! 3. Nachteil: Bei vielen Zielen ist das Urteils-

vermögen überfordert

KO-Kriterien festlegen

KO-Kriterien helfen, eingegangene Offerten ei-ner raschen, groben Prüfung zu unterziehen. KO-Kriterien müssen unbedingt erfüllt sein. Diese bringt eine enorme Zeitersparnis mit sich und trägt zur Effizienzsteigerung des gesamten Eva-luationsteams bei.

Nicht mehr als 12 KO-Kriterien definieren

Aus Rahmenbedingungen oder den Sys-temzielen hergeleitet

Müssen überprüfbar sein (Zeitpunkt der Auswertung)

Müssen die Bedingung zu 100% erfüllen

Kommen nicht auf die Nutzwertanalyse

Mögliche KO-Kriterien sind:

Die neue SW muss auf der Plattform xxx lauffähig sein.

Die Lösung muss Mandantenfähig sein

Die Offerte muss den Vorgaben entspre-chen

Die Investiotionskosten dürfen einen be-stimmten Betrag nicht überschreiten

Die Projektplanung muss den Projektab-schluss innerhalb der gesetzten Frist be-rücksichtigen

Die Offerte wurde fristgerecht einge-reicht

Supportkontakt ist innerhalb der Schweiz

Die Migration der alten Daten wurde be-rücksichtigt

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Anforderungsliste

…für ein einzelnes Kriterium

Kriterienliste

Nun ist klar, welches Angebot den höheren Nutzwert hat. Im obigen Beispiel ist dass das Angebot 1. Nun müssen noch die Kosten miteinander Verglichen werden!

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Kostenvergleich

Um die Kosten mit einander zu vergleichen, muss eine Kostenaufstellung gemacht werden. Idealerweise werden in dieser Zusammenstellung die intern anfallenden Kosten sowie Abschreibung und Zinsen mit berücksichtigt. Im folgenden Beispiel wird das Projekt bei einem kalkulatorischen Zinssatz von 5% jähr-lich auf 5 Jahre linear abgeschrieben. Der kalkulatorische Zinssatz wird von der Bank oder der Firma prognostiziert.

Kostenaufstellung

Kostenwirksamkeitsanalyse

An Hand solcher Kostenaufstellungen können Offerten optimal mit einander Verglichen werden. Ausserdem lässt sich damit die Kostenwirksamkeit berechnen. Dazu muss zuerst berechnet werden, wie viel ein einzelner Nutz-wertpunkt kostet. An Hand dieser Berechnungen ist zu erkennen, dass zwar das Angebot 1 mehr Nutzen bietet, das aber dieser Nutzen auch mehr kostet. Fazit der Berechnung ist, dass das An-gebot 2 mehr Nutzen für das gleiche Geld bringt.

Quellennachweis:

Anforderungen ableiten und Evaluation durchführen (167) (Silvio Vecellio und Johannes Scheuring) 1. Auflage 2003, Compendio Bildungsmedian AG, Zürich

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