Dual Career Couples
Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs
„Familie in der Hochschule“
Handlungsempfehlung der Philipps-Universität Marburg zur Einrichtung einer Servicestelle für Dual Career Couples
Das Projekt wird von der Robert Bosch Stiftung gefördert
VEREINBARKEIT LEBEN Dual Career Couples an der Philipps-Universität Marburg
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Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkung………………………………………………..…3
2. Planungsphase…………………………………………….……4 Arbeitsschritt 1: Präsidiumsentscheidung…………………..……4
Arbeitsschritt 2: Konzept……………………………………….…..5
Arbeitsschritt 3: universitätsinterne Synergieeffekte……….……6
3. Umsetzungsphase……………………………………..………7 Arbeitsschritt 4: Öffentlichkeitsarbeit……………………….…….7
Arbeitsschritt 5: außeruniversitäre Kooperationen……………...8
Arbeitsschritt 6: Beratungskonzeption………………………..…11
4. Auswertungsphase…………………………………………...13 Arbeitsschritt 7: Leitlinien………………………………………....13
Arbeitsschritt 8: Resonanz und Auswertung……………………14
5. Fazit………………………………………………………..…….15
Anhang………………………………………………………….....16
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1. Vorbemerkung Die Philipps-Universität Marburg versteht die Implementierung von familienfreundlichen Strukturen als eine wesentliche gesellschaftspolitische Aufgabe. Darüber hinaus steht sie mit anderen Hochschulen im internationalen Wettbewerb um Studierende und um wissenschaftliches Personal. Dieser wird sich aufgrund des demographischen Wandels noch verstärken. Die Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben ist deshalb für die Rekrutierung hochqualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unerlässlich und der Universität ein großes Anliegen. Seit 2005 verfolgt die Philipps-Universität Marburg die Zielsetzung, die Vereinbarkeit von Familie und Studium/Beruf zu erleichtern. In diesem Zusammenhang sind bereits eine Reihe von strukturellen Maßnahmen durchgeführt worden, die den Wissenschaftsbetrieb familienfreundlicher gestalten. Zu diesen Maßnahmen gehört auch der Dual Career Service. Der Service wurde als Teil der Serviceeinrichtung Family-Welcome-Centre für Neumitglieder der Universität mit Familie etabliert. Für Dual Career Couples gibt es bisher kein historisches Rollenmodell, sie gelten als Lebenspioniere, die die traditionelle geschlechtliche Rollenverteilung aufbrechen und damit zur Enttraditionalisierung der Gesellschaft beitragen. Anders als in den Vereinigten Staaten und in der Schweiz wurde in Deutschland bisher auf diese Entwicklung noch nicht in ausreichendem Maße reagiert, aber seit wenigen Jahren rücken auch in Deutschland Dual Career Couples in den Fokus des wissenschaftlichen Interesses. Unterschiedliche Rahmenbedingungen und Strukturen an Hochschulen bedingen unterschiedliche Problemlösungen. Deshalb werden in der folgenden Handlungsempfehlung zu jedem Arbeitsschritt Fragestellungen formuliert, deren Beantwortung uns für die Umsetzung eines solchen Projekts wesentlich erscheinen. Anschließend wird beispielhaft die Umsetzung an der Philipps-Universität geschildert. Achten Sie auf Merkposten
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2. Planungsphase Arbeitsschritt 1: Präsidiumsentscheidung Das Präsidium intendiert, eine Servicestelle zur Unterstützung von Dual Career Couples einzurichten. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Ziele verfolgt die Hochschule mit der Einrichtung der Servicestelle • Wie kann ein Dual Career Service strukturell verankert werden? • Welche personellen und finanziellen Ressourcen werden benötigt? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Zielsetzung einen Dual Career Service an der Philipps-Universität zu etablieren, wurde in dem Konzeptentwurf für den Wettbewerb „Familie in der Hochschule“ wie folgt beschrieben:
Es soll die schnelle und dauerhafte Integration von neu eingestelltem wissenschaftlichem Personal und Führungskräften sowie deren Partnerinnen und Partnern erreicht werden.
Der Dual Career Service soll einen Beitrag zur Steigerung der Attraktivität einer mittelgroßen Universität leisten.
Die hochschulinterne und externe Öffentlichkeit soll für die Situation von Dual Career Couples sensibilisiert werden.
Die Hochschule will einen Beitrag dazu leisten, dass junge Paare erfolgreich ihre Karriere verfolgen können und nicht dazu gezwungen werden, sich zwischen Kind und Karriere zu entscheiden.
Strukturelle Verankerung: Die Dual Career Beratung ist in das Family-Welcome-Centre, eine Serviceeinrichtung für Neumitglieder der Universität mit Familie, integriert. Die eigenen Räumlichkeiten sind zentral gelegen und bestehen aus einem Büro- und einem Besprechungsraum, in dem auch eine kleine Spielecke für Kinder eingerichtet wurde. Personelle und finanzielle Ressourcen: In der Konzeptions- und Aufbauphase bestand das Team der Einrichtung aus zwei Mitarbeiterinnen mit jeweils einer halben BAT IIa-Stelle (incl. allgemeiner Beratung im Rahmen des Family-Welcome-Centre). Für öffentlichkeitswirksame Maßnahmen (Flyer, „Begrüßungspaket“ etc.) war ein entsprechendes Budget vorhanden. Alternativen: Ein Dual Career Service kann auch im Familienbüro, in der Personalabteilung oder bei der Hochschulleitung angesiedelt werden.
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Arbeitsschritt 2: Konzept Empfehlenswert ist die Erstellung eines Konzepts als Grundlage für die weitere Projektplanung. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Varianten von Dual Career Services gibt es? Welche Servicemodelle gibt
es an anderen Universitäten und können diese Modelle auf die eigene Universität übertragen werden?
• In welchen Bereichen sollen die Paare unterstützt werden und wie weit soll diese Unterstützung gehen? In welchen Bereichen werden Schwerpunkte gesetzt?
• Welche speziellen Voraussetzungen gibt es in der Region und wie sollte ein Dual Career Service darauf abgestimmt werden?
Umsetzung an der Philipps-Universität: In dem Konzept der Philipps-Universität wurde festgelegt, dass Dual Career Couples in folgenden Bereichen beraten werden: Berufsperspektive des Partners oder der Partnerin Wohnen Kinderbetreuung und Schulen Freizeitmöglichkeiten
Dabei wurde entschieden, dass die Serviceeinrichtung sich als Informationsplattform versteht, die Kontakte vermittelt und Möglichkeiten in allen Beratungsbereichen aufzeigt. Aufgrund der engen Verbindung der Stadt Marburg mit der Universität und aufgrund der Tatsache, dass die Philipps-Universität in einer Region liegt, in der sich viele mittelständische Unternehmen mit Weltrangniveau angesiedelt haben, legt die Philipps-Universität ihren Beratungsfokus im Bereich „Berufsperspektive für den Partner oder die Partnerin“ auf außeruniversitäre Kontakte. Alternativen: Es besteht die Möglichkeit, den Fokus auf die inneruniversitäre Stellenvermittlung zu legen und hierfür entsprechende Gelder bereitzustellen.
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Arbeitsschritt 3: universitätsinterne Synergieeffekte Inneruniversitäre Synergieeffekte sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine Dual Career Serviceeinrichtung. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Gibt es Einrichtungen an der Hochschule, die bereits in ähnlicher Weise
Beratungsangebote offerieren? • Gibt es universitätsinterne Vorbehalte gegen eine Dual Career Serviceeinrichtung
und wie kann dem entgegengewirkt werden? • Wie kann der Service innerhalb der Hochschule bekannt gemacht werden? • Welche inneruniversitären Strukturen können genutzt werden? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Mitarbeiterinnen der Servicestelle haben bereits in der Konzipierungsphase der Serviceeinrichtung einen Workshop veranstaltet, bei dem universitätsintern über das Projekt informiert wurde. In diesem Zusammenhang wurden Probleme bzgl. der Einstellung von Dual Career Couples in derselben Arbeitsgruppe diskutiert. Darüber hinaus wurden mit folgenden Abteilungen und Einrichtungen Informationsgespräche über das Projekt geführt: Personalrat Personalabteilung Frauenbüro Studierendensekretariat Welcome Centre für internationale Akademiker Dekanate der Fachbereiche
Ergebnis ist, dass der Dual Career Service in ein dichtes inneruniversitäres Informationsnetz eingegliedert wurde: Im „Berufungsleitfaden der Philipps-Universität Marburg“ ist festgelegt, dass die
Kommissionen über die Serviceeinrichtung informieren sollen. Die Hochschulleitung informiert im Rahmen der Berufungsverhandlungen. Das Schreiben über die Ruferteilung erhält einen Hinweis auf die
Serviceeinrichtung. Die Personalabteilung informiert alle Beschäftigten, die einen neuen
Arbeitsvertrag erhalten, über das Serviceangebot.
Ein transparenter Umgang mit diesem Thema und ein Einbeziehen zentraler Stellen der Universität bereits in der Konzipierungsphase eines Dual Career Services wirkt Vorbehalten entgegen und erzielt Synergieeffekte.
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3. Umsetzungsphase Arbeitsschritt 4: Öffentlichkeitsarbeit Eine umfangreich betriebene Öffentlichkeitsarbeit soll dazu dienen, die Einrichtung bei der Zielgruppe bekannt zu machen, Informationsmaterial für die inner- und außeruniversitären Kooperationspartner bereitzustellen und für die Situation von Dual Career Couples zu sensibilisieren. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Materialien sollen erstellt werden? • An welchen Stellen sollen die Materialien verteilt werden? • Welche finanziellen Ressourcen sind nötig? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Philipps-Universität hat folgende Maßnahmen getroffen: Erstellung eines Flyers (→ Anlage 1) und eines Logos in Zusammenarbeit mit
einem Grafikbüro. „Begrüßungspakete“ für Dual Career Couples in Kooperation mit dem
Unternehmen CSL Behring, die hilfreiches Informationsmaterial über die Philipps-Universität Marburg und die Stadt Marburg enthalten.
Konzipierung einer Homepage (www.uni-marburg.de/familywelcome), die über das Projekt informiert. Die Homepage ist über das Logo „Familie in der Hochschule“ auf der Startseite der Philipps-Universität zu erreichen.
Erstellen von Postern für diverse Veranstaltungen. Konzipierung einer Imagebroschüre, die für die Situation von Dual Career
Couples sensibilisieren soll. Gute Resonanz in der regionalen und überregionalen Presse (vgl. u. a. BMFSFJ
2008: „Aus der Praxis – für die Praxis. Vereinbarkeit von Familie und Beruf an Hochschulen“ und Unabhängige Deutsche Universitätszeitung (DUZ) 2009: „Nicht ohne meine Familie“).
Für die Öffentlichkeitsarbeit muss ein angemessenes Budget zur Verfügung gestellt werden.
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Arbeitsschritt 5: außeruniversitäre Kooperationen Ein dichtes und verbindliches außeruniversitäres Kooperationsnetzwerk ist wesentlich für den Erfolg einer Dual Career Serviceeinrichtung und für die berufliche Unterstützung von Partnerinnen und Partnern in einer Dual Career Partnerschaft. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Nach welchen Kriterien werden außeruniversitäre Kooperationen ausgewählt und
geschlossen? • Wie soll diese Kooperation ausgestaltet werden und welche Umsetzungsschritte
sind hierfür nötig? • Wie können die Kontakte verbindlich gepflegt werden? • Welche inneruniversitären Synergieeffekte können für den Abschluss
außeruniversitärer Kooperationen genutzt werden? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Philipps-Universität hat ihre außeruniversitären Kooperationspartner nach folgenden Kriterien ausgewählt: Wichtiger potentieller Arbeitgeber Wissenschaftsnah Fluktuation des Personals und Größe des Arbeitgebers Standort (max. 80 km Entfernung von Marburg)
Demzufolge pflegt die Philipps-Universität im Bereich „Berufsperspektive des Partners oder der Partnerin“ folgende außeruniversitäre Kooperationen: Mit dem Staatlichen Schulamt für den Landkreis Marburg- Biedenkopf:
Die Ansprechpartner im Staatlichen Schulamt können detailliert über die Marburger Schullandschaft informieren und Unterstützung anbieten,
o wenn die Partnerin oder der Partner eines neuen Mitglieds der Philipps-Universität in den Schulamtsbezirk Marburg-Biedenkopf wechseln möchte,
o wenn die Partnerin oder der Partner eines neuen Mitglieds eine Stelle als Lehrerin oder Lehrer sucht
o und wenn ein Quereinstieg in den Schuldienst angestrebt wird.
Mit dem Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH, dem Max-Planck-Institut für terrestrische Mikrobiologie und wissenschaftsnahen Unternehmen in der Region: Die Kooperationspartner können sich auf der Homepage der Serviceeinrichtung in einem sogenannten „Wirtschaftsatlas“ unter www.uni-marburg.de/familywelcome/dualcareer/wirtschaftsatlas präsentieren. Hierfür erhalten sie einen „Merkzettel“, der den Umfang der dafür benötigten Informationen beschreibt. Weiterhin wurde vereinbart, dass sich Partnerinnen und Partner von neuen Mitgliedern nach vorheriger Rücksprache unter Berufung auf die Servicestelle bei den Arbeitgebern bewerben können. Zudem werden sie über die Bewerbungspräferenzen der Arbeitgeber informiert. Bei den meisten Arbeitgebern besteht auch die Möglichkeit, Qualifikationsprofile von Partnerinnen und Partnern bereits im Vorfeld einer Bewerbung vorzustellen; alle Informationen über Interessierte basieren auf deren freiwilliger Selbstauskunft.
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mit der Justus-Liebig-Universität Gießen und der FH Gießen Friedberg: Die regionale Nähe der drei mittelhessischen Hochschulen bietet eine gute Voraussetzung für eine Zusammenarbeit. Es ist eine Kooperationsvereinbarung geplant, im Rahmen dessen sich die drei Hochschulen bei der Rekrutierung von Dual Career Couples unterstützen, indem sie Bewerbungen von Partnerinnen und Partnern der kooperierenden Hochschulen genau prüfen und offene Stellen kommunizieren.
Der Abschluss einer Kooperation kann nach folgendem Schema erfolgen:
Bei dieser Vorgehensweise sind folgende wichtige Aspekte zu beachten: Bestehende universitätsinterne Kooperationskontakte sollten genutzt werden. So
hat die Philipps-Universität Unternehmen u. a. in Zusammenarbeit mit dem Marburger Universitätsbund angeschrieben.
Die Bestimmung fester Kontaktpersonen bei den einzelnen Kooperationspartnern ist wesentlich, um z.B. Qualifikationsprofile vorab zu besprechen.
Es gibt keine Garantie auf eine erfolgreiche Bewerbung. Die Arbeitgeber entscheiden, ob das Profil der Bewerberin oder des Bewerbers interessant und damit erfolgreich ist.
Zur Stärkung der Verbindlichkeit präsentieren die Kooperationspartner sich auf der Homepage der Serviceeinrichtung.
Alternativen: Die Kooperationen können auch vertraglich festgelegt werden. Dieses Vorgehen könnte allerdings Unternehmen abschrecken.
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Arbeitsschritt 6: Beratungskonzeption Um mit der Beratung beginnen zu können, sollten einige Vorbereitungen getroffen werden. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Sollen feste Beratungszeiten bzw. Sprechstunden zur Verfügung stehen? • Soll ein Fragebogen erstellt werden? • Wie weit soll die Beratung gehen (Vermittlung oder Beratung?) • Wann ist eine Beratung abgeschlossen? Umsetzung an der Philipps-Universität: Sprechstunden: Auf der Homepage der Serviceeinrichtung stehen feste Sprechzeiten. In den allermeisten Fällen wird aber im Vorfeld ein Termin vereinbart, da die Paare meistens noch nicht vor Ort wohnen. Vorbereitung: Im Vorfeld der Beratung wird an die Paare ein Fragebogen (→ Anlage 2) verschickt, der den Beratungsbedarf und das Qualifikationsprofil des Partners oder der Partnerin abfragt. Beratung: In der Beratung werden gemeinsam mögliche Berufsperspektiven in der Region erörtert. Dabei ist wichtig zu kommunizieren, dass die Serviceeinrichtung der Philipps-Universität zwar als „Türöffner“ fungiert, nicht aber eine Arbeitsstelle garantieren kann. Das Schema auf der folgenden Seite soll den Beratungsverlauf verdeutlichen. Für die Beratung in den Bereichen „Wohnen“, „Kinderbetreuung und Schulen“, „Freizeit“ vgl. Handlungsempfehlung zur Einrichtung einer Servicestelle für Neumitglieder der Universität mit Familie. Alternativen Es ist auch möglich, universitätsintern Stellen zu vermitteln und auch universitätsextern stärker als „Jobvermittler“ zu agieren. Dafür müssen jedoch entsprechende personelle und finanzielle Ressourcen bereitgestellt werden.
Wichtig ist, klar darzustellen, was die Beratung leisten kann. Die Erwartungen sind sehr hoch. Dies geht manchmal so weit, dass nicht nur Beratung und Information, sondern auch die operative Umsetzung erwartet wird und die Vermittlung einer Stelle garantiert werden soll.
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4. Auswertungsphase
Arbeitsschritt 7: Leitlinien Empfehlenswert ist die Formulierung von Leitlinien zur Unterstützung von Dual Career Couples, um die Leistungen und Grenzen der Serviceeinrichtung klar zu definieren und transparent zu machen. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Genaue Eingrenzung der Zielgruppe: Welche Paare fallen an der eigenen
Hochschule und unter Berücksichtigung des Gesamtkonzepts unter Dual Career Couples?
• Welche universitätsinternen Stellen sollten in die Konzeption der Leitlinien einbezogen werden?
• Was sind die Leistungen und Grenzen der Serviceeinrichtung? Vorgehensweise an der Philipps-Universität Als Grundlage für die Beratung von Doppelkarrierepaaren wurden von der Dual Career Servicestelle nach Rücksprache mit dem Personalrat die „Leitlinien zur Unterstützung von Dual Career Couples“ (→ Anlage 3) vom Präsidium beschlossen. Die Leitlinien beschreiben das Beratungsangebot der Serviceeinrichtung und stellen dar, wie im Falle von Bewerbungen von Partnerinnen und Partnern in Berufungs- und Stellenbesetzungsverfahren vorgegangen werden muss. Darüber hinaus werden die Kooperationen vorgestellt. Dual Career Couples werden als Zielgruppe in den Leitlinien folgendermaßen definiert:
„Als „Dual Career Couples“ (DCC) werden Paare bezeichnet, bei denen beide Partner einen hohen Bildungsabschluss haben und jeweils eine eigene Karriere in der Wissenschaft, im Schuldienst oder in der freien Wirtschaft anstreben, ohne auf eine erfüllte Partnerschaft oder Kinder verzichten zu wollen. Demgemäß unterstützt die Philipps-Universität akademisch ausgebildete Partnerinnen und Partner von neu berufenen Professorinnen und Professoren, Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissen-schaftlern sowie Führungskräften im Bereich der Zentralverwaltung und der Dienstleistungseinrichtungen, sofern sie wegen des Wechsels der Partnerin oder des Partners an die Philipps-Universität ihren Arbeitsplatz verlieren.“
Alternativen Leitlinien könnten auch zu Beginn der Einrichtung einer Serviceeinrichtung entwickelt werden. Dies hätte zum Vorteil, dass überhöhten Erwartungen von Anfang an entgegengewirkt würde. Allerdings müssten die Leitlinien aufgrund der Erfahrungen in der Beratungsarbeit ggf. modifiziert werden.
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Arbeitsschritt 8: Resonanz und Auswertung Die Beratungstätigkeit muss dokumentiert werden. Nach einem festzulegenden Zeitraum wird überprüft, wie das Beratungsangebot angenommen wurde. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Wer nimmt das Beratungsangebot in Anspruch? • Welche Qualifikationsprofile haben die Partner, und wie kann das Angebot besser
auf diese Profile abgestimmt werden? • Stimmen Erwartungshaltung und Leistungsangebot überein? • Welche Rückmeldungen werden gegeben? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Resonanz auf das Beratungsangebot war sehr gut und stieg seit Beginn des Projekts im Januar 2009 stetig an, wie die folgende Grafik verdeutlicht:
Entwicklung der Dual-Career-Beratungsanfragen 2009
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Beratungen/Monat
Die Partnerinnen und Partner suchten Beschäftigungen im Bereich Naturwissenschaft, als Ärztinnen, Lehrerinnen sowie im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Öffentlichkeitsarbeit. Einzelne Dual Career Couples zeigten sich jedoch enttäuscht, dass kein Vermittlungserfolg garantiert werden konnte. Die Serviceeinrichtung strebt an, ihr außeruniversitäres Kooperationsnetzwerk weiter auszubauen.
Es ist wichtig zu definieren, was ein Beratungserfolg für die Hochschule darstellt. Die Philipps-Universität hat im Rahmen der Leitlinien Leistungen und Grenzen der Servicestelle transparent dargelegt.
Quelle: eigene Berechnung
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5. Fazit Zehn wichtige Punkte bei der Einrichtung einer Dual Career Servicestelle: 1. Definition der Zielgruppe 2. Transparente Darstellung der Leistungen und Grenzen der
Serviceeinrichtung 3. Einbezug zentraler universitätsinterner Stellen bereits in der
Konzeptionsphase (z.B. Personalvertretung) 4. Nutzen universitätsinterner Kapazitäten und Kontakte, um
Synergieeffekte zu erzielen 5. Aufbau eines dichten außeruniversitären Kooperationsnetzwerks 6. Sensibilisierung für die Situation von Dual Career Couples 7. Strukturierung der Beratung 8. Definition einer erfolgreichen Beratung 9. Enge Zusammenarbeit mit der Hochschulleitung und Abstimmung in
Einzelfällen 10. Angemessene personelle und finanzielle Ausstattung der
Serviceeinrichtung
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Anhang Anlage 1: Flyer Anlage 2: Fragebogen Anlage 3: Leitlinien
Impressum Herausgeber: Philipps-Universität Marburg Biegenstraße 10 35037 Marburg www.uni-marburg.de Redaktion: Dr. Silke Lorch-Göllner und Sarah Schwarz
Grundlegende Überlegungen und Strategien
Manual zur Einführung einer Dual Career Datenbank
Sabine Schmolinsky, Matthias Schwarzkopf
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Vorwort 5
Dual Career: Grundfragen 6
Die Dual Career Strategie – Voraussetzung der Dual Career Arbeit 8
Überlegungen vor der Entscheidung für eine Datenbank 9
Die Programmierung der Datenbank 10
Die datenbanktechnische Voraussetzung 10
Die Inhalte der Datenbank 10
Das Dual Career Paar 10
Das Netzwerk 13
Zusätzliche Materialien 14
Einträge in die Datenbank – die Nutzung der Datenbankfelder 15
Auswertungen und Statistik 15
Die Programmierung der Datenbank 16
Datenschutz 17
Die Pilotphase 18
Die Dual Career Datenbank der Universität Erfurt in der Praxis 18
Inhalt
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Das folgende Manual zur Einführung einer Dual Career Datenbank entstand im Rahmen des
Projekts Familie in der Hochschule. Die Universität Erfurt hat innerhalb des Projekts in einem
Arbeitskreis mit den Universitäten Tübingen, Konstanz und Jena gearbeitet. Das Projekt Familie
in der Hochschule dient dazu, die Familienfreundlichkeit von Hochschulen zu verbessern. Dies
geschieht durch einen Erfahrungsaustausch in einem Best Practice Club, an dem 12 deutsche
Hochschulen beteiligt sind. Die Universität Erfurt hatte in diesem Projekt die Aufgabe übernom-
men, eine Datenbank für die Betreuung von Dual Career Paaren zu entwickeln und ihre Erfahrun-
gen bei der Entwicklung dieser Datenbank in dem vorliegenden Manual zusammenzufassen.
Der Best Practice Club Familie in der Hochschule ist ein Programm des Beauftragten der Bundes-
regierung für die Neuen Bundesländer und der Robert Bosch Stiftung in Zusammenarbeit mit
dem Zentrum für Hochschulentwicklung (CHE). Wir sind den Projektpartnern sehr dankbar für
ihre Unterstützung.
Wir hoffen, dass das vorliegende Manual Ihnen bei der Überlegung, ob Sie eine Datenbank
benötigen, und ggf. auch bei der Einführung einer Datenbank hilfreich ist.
Für die Universität Erfurt
Prof. Dr. Sabine Schmolinsky
Gleichstellungsbeauftragte
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Vorwort
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Dual-Career- bzw. Doppelkarrierepaare sind in den letzten Jahren an sehr vielen deutschen Hoch-
schulen in den Blick geraten. Das hat verschiedene, aber meist doch sehr ähnlich gelagerte Gründe.
Ein zentraler Grund liegt in der typischen Konstellation von Wissenschaftler/innenbiographien.
Wissenschaftler/innen haben sehr abwechslungsreiche Biographien, die häufige Wohnort- und
Arbeitswechsel einschließen. Dies bedeutet aber auch, dass der Partner bzw. die Partnerin gleicher-
maßen über einen Wohnortwechsel nachdenkt. Das ist dann unproblematischer, wenn sie bzw. er
einer Arbeit nachgeht, für die es an vielen Orten gleichermaßen Stellen gibt. Je höher qualifiziert und
spezialisiert diese Personen aber sind, desto schwieriger wird es, den Arbeitsplatz zu wechseln. An
dieser Stelle setzen Dual-Career-Strategien zumeist an. Unter Doppelkarrierepaaren werden daher in
der Regel Paare verstanden, bei denen beide Partner hoch qualifiziert und spezialisiert sind.
Für die Hochschulen tritt dieses Problem am häufigsten in Berufungsverfahren in den Fokus. Das liegt
daran, dass in einem Berufungsverfahren die erstellte Berufungsliste abgearbeitet werden soll und
zwar in der Reihenfolge, in der sie verabschiedet wurde. Da bei Berufungslisten davon ausgegangen
wird, dass die höherplatzierten Personen besser geeignet sind, wird natürlich versucht, gerade diese
zu gewinnen. Dies geht aber inzwischen nur noch dann, wenn auch deutlich gemacht werden kann,
dass die Partnerin/der Partner bei ihrer/seiner Arbeitssuche unterstützt wird. In der Regel ist dieses
Interesse, den zukünftigen Professor bzw. die zukünftigen Professorin zu gewinnen, also der Haupt-
grund für die Unterstützung des Partners / der Partnerin. Daneben werden weitere Gründe genannt,
zu denen natürlich das Thema familienfreundliches Arbeitsumfeld, aber auch die Fachkräftegewin-
nung für die Hochschule oder die Region gehören. Letztlich sollte nicht übersehen werden, dass
hochqualifizierte Partner/innen von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern selber Kompeten-
zen mitbringen, die vor Ort entweder in der Wissenschaft, oder der regionalen Wirtschaft gut
gebraucht werden können.
Mittlerweile hat sich dieses Verständnis von Dual Career auch auf das Gewinnungsinteresse für
andere Bereiche erweitert, genannt seien hochspezialisierter wissenschaftlicher Nachwuchs etwa als
Nachwuchsgruppenleiter/innen oder auf Abteilungsleiter/innen der Verwaltung.
Mit diesen Fragen von Dual Career stehen die Hochschulen nicht allein. Sowohl in der öffentlichen
Verwaltung als auch in der Privatwirtschaft wird das Thema zunehmend aufgegriffen. Dies ist ein
großer Vorteil für das, was die Hochschulen aufgebaut haben oder weiter entwickeln müssen: Das
Dual Career Netzwerk.
Am einfachsten wäre es, wenn für die Dual Career Partner innerhalb der eigenen Hochschule eine
Stelle geschaffen werden könnte. Es gibt wenige Hochschulen, die das gelegentlich tun. Allerdings
gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die dem entgegenstehen, allen voran Bedenken, dass somit
Stellen nur noch für Partner/innen und damit nicht mehr zwingend für die besten möglichen Bewer-
ber und Bewerberinnen vergeben werden könnten. Darüber hinaus wird keine Hochschule für alle
Spezialisierungen Stellen anbieten können. In der Regel wird es daher darum gehen, ausgeschriebene
Dual Career: Grundfragen
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Stellen an der eigenen Hochschule oder Stellen bei anderen Arbeitgebern zu suchen. Hierfür ist ein
Dual Career Netzwerk der richtige Ansatz.
Auch die Universität Erfurt ist Mitglied eines solchen Netzwerkes, in dem öffentliche und privatwirt-
schaftliche Partner vereint sind.
Üblicherweise wird keine der beteiligten Institutionen Garantien für die Übernahme von Dual Career
Partnern abgeben, sondern wird diese Person vielmehr bitten, sich auf ausgeschriebene Stellen zu
bewerben oder ihre Unterlagen zur allgemeinen Prüfung einzureichen und sich ggf. in einem Bewer-
berportal anzumelden, sodass sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können, sobald
Stellen ausgeschrieben sind.
Für die Personen, die innerhalb der Hochschulen Dual Career Fälle bearbeiten, bedeutet das zu klären,
an welche Institutionen welche Dual Career Partner am besten passen. Das heißt einerseits, dass sie
die am Netzwerk beteiligten Institutionen gut kennen müssen und wissen sollten, welche Stellenprofi-
le wo abgefragt werden. Andererseits ist im Vorfeld eine aktive Bewerbungsberatung zu leisten, da im
Normalfall nicht erwartet werden kann, dass die Bewerberinnen und Bewerber den lokalen Arbeits-
markt kennen. Darüber hinaus sind auch weitere Bedürfnisse zu klären, die einer Bewerbung entge-
genstehen könnten, so wird z.B. bei aus dem Ausland kommenden Paaren die Notwendigkeit beste-
hen, Sprachkurse anzubieten, um eine Bewerbung überhaupt zu ermöglichen.
Neben dem eigentlichen Dual Career Geschäft, das heißt der Betreuung von Doppelkarrierepaaren
bei der Stellensuche, sind bei der Gewinnung von hochspezialisierten Kräften inzwischen sehr häufig
weitere Unterstützungsleistungen gefragt. Dazu gehören alle Dienstleistungen, die sich um den
Bereich der Familie drehen. Das sind einerseits die Fragen der Kinderbetreuung, sei es in Kitas oder
Schulen und Horten, das sind andererseits auch Fragen von zu betreuenden pflegebedürftigen Eltern
oder anderen Angehörigen. Des Weiteren können Doppelkarrierepaare auch die Unterstützung bei
der Wohnungssuche oder die Unterstützung bei weiteren, ihnen wichtigen Bereichen nachfragen.
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Jede Hochschule sollte in einer Dual Career Strategie klären, wie weitgehend und umfangreich sie
diese Doppelkarrierepaare unterstützen will. Verantwortlich für die Entwicklung und nachhaltige
Umsetzung der Dual Career Strategie ist die Hochschulleitung. Wichtig ist, dass alles, was man
verspricht zu leisten, auch geleistet wird, denn nie ist der Schaden größer, als wenn Versprechungen
gemacht werden, die zum Schluss nicht eingehalten werden.
Die Dual Career Strategie sollte nach Außen kundgetan werden und sie sollte den Dual Career Paaren
bekannt sein. Es geschieht nicht selten, dass Dual Career Paare erwarten, dass der Career Service
einer Universität direkt Stellen vermittelt. Das wird in der Regel nicht möglich sein. Vielmehr wird es
nur zu leisten sein, Beratungsstelle der Stellensuchenden zu sein oder – soweit vorhanden – über das
Netzwerk einerseits auf Ausschreibungen der Partnerinstitutionen und andererseits auf die Dual
Career Paare als potenziell geeignete Bewerber/innen aufmerksam zu machen.
Eine solche Strategie kann nur aufgehen, wenn sie personalseitig auch sinnvoll untersetzt ist. Das
beginnt allein bei der Entwicklung eines Netzwerkes. Ein Netzwerk benötigt stete Pflege, es braucht
permanente Ansprechpartner, die sich untereinander kennen und die sich vertrauen, denn sie
müssen letztlich sicher sein können, dass potenzielle Bewerbungen auch in das Profil passen. In
diesem Sinn sind alle Netzwerkpartner untereinander Kunden, die dem jeweiligen Anbieter das
entsprechende Vertrauen, dass seine Angebote sinnvoll und werthaltig sind, entgegenbringen
können müssen.
Die Dual Career Strategie – Voraussetzung der Dual Career
Arbeit
?Was versteht die Hochschule unter Dual Career?
?Wie weit soll die Förderung von Dual Career Paaren gehen? Geht es um Beratung oder
Unterstützung bei der Stellensuche oder mehr?
?Soll es ein Dual Career-Netzwerk geben? Falls ja, wer wird das Netzwerk aufbauen und über
die nächsten Jahren begleiten und pflegen, sozusagen als permanente/r Ansprechpart-
ner/in der Hochschule zur Verfügung stehen?
?Wie wird nach außen und insbesondere gegenüber den Dual Career Paaren deutlich
gemacht, welche Leistungen erbracht werden und welche Leistungen nicht erbracht
werden?
?Was haben die Netzwerkpartner von einem Dual Career Netzwerk?
?Welche Leistungen sollen über die reine Vermittlungs- oder Beratungstätigkeit hinaus
erbracht werden (Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsplätzen, weitere
familienfreundliche Maßnahmen usw.)?
Eine Datenbank hat dieselben Probleme wie ein Netzwerk: sie ist nur so gut wie ihre aktuelle Wartung.
Das bedeutet, dass vor einer Datenbankeinführung zuerst geklärt sein muss, wer die Datenbank mit
Daten versorgt und für die Aktualität der Daten sorgen wird. Eine Datenbank erübrigt sich in der Regel,
wenn es niemanden gibt, der die dort einmal eingegebenen Daten aktuell hält.
Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob eine Datenbank wirklich ausgelastet wird. Dies ergibt sich
vor allen Dingen im Vergleich zu einem anderen Dokumentationsmedium: in der Regel kann man am
besten mit einem Tabellenverarbeitungsprogramm vergleichen. Ein Tabellenverarbeitungsprogramm
kann sehr viel von dem leisten, was eine Datenbank leisten kann. Z. B. können in einer Tabellenverar-
beitung sowohl die Dual Career Fälle sowie die Dual Career Netzwerkpartner als auch Abschlüsse von
laufenden Betreuungsverfahren usw. angegeben werden. Dies wird erst ab einer größeren Fallzahl
unübersichtlicher und es wird unübersichtlicher, wenn mehrere Personen zugleich daran arbeiten
müssen oder sogar mehrere Institutionen darauf zugreifen sollen. Anders ausgedrückt, wenn Sie
bisher mit einem Tabellenprogramm oder sogar nur mit Aktenordnern und Papier gearbeitet haben
und damit gut zu Recht gekommen sind, brauchen Sie in der Regel keine Datenbank. Wenn Sie
hingegen feststellen, dass durch die Nutzung dieser Medien lange Suchzeiten entstehen und Ihnen die
Übersichtlichkeit verloren gegangen ist, dann ist eine Datenbank zu empfehlen.
Zugleich muss man sich beim Entscheidungsprozess vor überzogenen Erwartungen an eine Daten-
bank hüten. Hierzu gehört unter anderem der sehr gut nachvollziehbare Wunsch, dass eine Daten-
bank bei Dual Career eine hohe Leistung erbringt, die eigentlich nur die Beraterin bzw. der Berater
erbringen kann, nämlich eine Art Matching von Bewerber/innen und potenziellen Stellen oder
Institutionen. Eine Dual Career Datenbank wird in der Regel nicht in der Lage sein herauszusuchen,
welche Institution zu welcher Bewerberin / welchem Bewerber passt. Vielmehr werden zwar
bestimmte Stichworte / Schlagworte zu Institutionen vergeben werden können, aber letztlich wird es
hier darauf ankommen, dass die einzelnen Dual Career Beauftragten die Institutionen kennen. Eine
ausgefeiltere Datenbank ist möglich, aber von der Programmierung her komplex.
Eine Datenbank hat zugleich Vorteile, die andere Werkzeuge kaum oder nur nach gründlicher
Einarbeitung bieten. Neben der größeren Übersichtlichkeit sind dies vor allem die Möglichkeiten,
relevante Daten miteinander zu verknüpfen, Daten effizient auszuwerten und größere Datenmengen
sinnvoll aufzubewahren.
Zusammengefasst lässt sich sagen: die meisten Dual Career Services werden keine Datenbank
brauchen, sie werden mit Tabellenverarbeitungssystemen oder Aktenordnern gut zu Recht kommen.
Überlegungen vor der Entscheidung für eine Datenbank
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Wenn man sich für eine Datenbanklösung entschieden hat, sollte man sich als erstes noch
einmal genau klar machen, welche Leistungen diese Datenbank unbedingt erbringen soll.
Dabei ist zu empfehlen, den Katalog der Wunschleistungen so gering wie möglich zu halten.
Dies hat zwei Gründe: auf der einen Seite ist eine sehr umfangreiche Datenbank auch entspre-
chend aufwändig zu pflegen; das bedeutet, je mehr verschiedene Daten enthalten sind, umso
mehr Daten müssen aktuell gehalten werden. Auf der anderen Seite ist eine sehr umfangrei-
che Datenbank insbesondere mit umfangreichen Eingabemasken sehr schnell auch unüber-
sichtlich. Drittens sind bestimmte Funktionen so komplex zu programmieren, dass der
Programmierungsprozess sehr lange dauert, sehr umfangreich wird, eine hohe Fehlerzahl
produziert und zum Schluss natürlich auch sehr teuer wird.
An der Universität Erfurt haben wir uns für die Nutzung einer Access-Datenbank entschieden.
Das bedeutet, dass das in dem Microsoft Office Paket mitgelieferte Access als Softwaregrund-
lage genutzt und darauf eine Datenbankvariante aufgesetzt wird, die ein externer Program-
mierer, Herr Marko Sonntag, für die Universität entwickelt hat. Diese Lösung hat den großen
Vorteil, dass die Datenbank sehr leicht und ohne große Reibungsverluste bei der Installation
auf jedem mit Windows bestückten Rechner eingesetzt werden kann. Sie ist darüber hinaus,
da sie die übliche Microsoft Office Oberfläche hat, für Nutzer und Nutzerinnen, die andere
Microsoft Produkte kennen, intuitiv zu verstehen.
Zudem wurde die Datenbank so schlicht wie möglich gehalten, um kurze Einarbeitungszeiten
und eine hohe Übersichtlichkeit zu gewähren.
Datenbanken leben davon, dass sie klare Strukturen und klare Hierarchien haben. Daher ist es
nun notwendig, aus der eigenen Dual Career Strategie und den bisherigen Erfahrungen
abzuleiten, welche Datenbankfelder benötigt werden und wie diese mit möglichen weiteren
Funktionen hinterlegt sein sollen. Aus diesem Grund ist auch dringend davon abzuraten, eine
Datenbank einzuführen, bevor man Erfahrungen mit Dual Career gesammelt hat, da zum
Schluss jede Datenbank auf die konkrete Situation vor Ort angepasst werden muss.
Das Dual Career Paar
In der Datenbank wird logischerweise immer der arbeitssuchende Dual Career Partner, der
vermittelt werden soll, im Mittelpunkt stehen. Daher sollte die Datenbank so angelegt sein,
dass die wichtigen Informationen zu einzelnen Arbeitssuchenden schnell und übersichtlich zu
erhalten sind. Hinsichtlich der Dual Career Partner werden zwei Fragen im Mittelpunkt stehen.
Die datenbanktechnische Voraussetzung
Die Inhalte der Datenbank
Die Programmierung der Datenbank
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1. Was ist die berufliche Situation bzw. die berufliche Zukunft des Dual Career Partners?
2. Wie weit ist die Bearbeitung des Falls fortgeschritten?
Darüber hinaus hat sie sich entschieden, einen weiteren Reiter für das Stichwort Career anzulegen,
unter dem dann alle Informationen erfasst werden, die die Karriere des zugehörigen Dual Career
Partners angehen.
Diese beiden Informationen sollten so angeordnet sein, dass sie gut erkennbar sind. Darüber hinaus
ist es sinnvoll, den Dual Career Fall immer mit dem Partner zu verknüpfen, der jeweils an der Universi-
tät tätig ist bzw. von der Universität gewonnen werden soll, damit auch zugeordnet werden kann, in
welchem universitären Kontext sich die aktuelle Beratungsleistung abspielt. Im Rahmen von Beru-
fungsverfahren kann es bei einer separaten Dual Career Stelle nämlich auch sein, dass die Person, die
den Dual Career Fall bearbeitet, nicht weiß, wer der zugehörige Verhandlungspartner für die Profes-
sur ist. Dies ist typischerweise so, wenn beide Personen verschiedene Familiennamen tragen. Da aber
beide Verfahren in der Regel Hand in Hand gehen müssen und mitunter Annahmen von Rufen erst
nach einem bestimmten Voranschreiten des Dual Career Prozesses getätigt werden, ist es unbedingt
notwendig, dass der Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin des Dual Career Falls auch Auskunft darüber
geben kann, wie der Partner eines / einer bestimmten zu Berufenden derzeit von ihr betreut wird und
wie der Stand der Stellensuche ist. Die Universität Erfurt hat sich daher entschieden, in einem ersten
Reiter der Datenbank eine Übersicht zu haben, durch die die Partner und die zugehörigen Hochschu-
langehörigen auf einen Blick gesehen werden.
Abbildung 1
In der Datenbank stehen die
Daten des arbeitssuchende
Dual Career Partners im Vor-
dergrund. Dennoch em-
pfiehlt es sich, beide Partner
miteinander zu verknüpfen.
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Da die Universität Erfurt außerdem noch weitere Aktivitäten zur Unterstützung der jeweiligen Familie
anbietet, hat sie darüber hinaus einen Reiter Welcome angelegt, unter dem z. B. Fragen von Kinderbe-
treuung, Pflegeplätzen usw. erfasst werden können. Alle diese Punkte sind unter dem großen Button
Dual Career Couples zusammengefasst.
In ähnlicher Weise ist zu überlegen, auf welche Art weitere detaillierte Daten gesammelt werden
sollten. Auch hier ist Sparsamkeit das oberste Gebot. Selbstverständlich werden Kontaktdaten
Abbildung 2
Unter dem Reiter Career
werden die berufl iche
Situation und die gewünsch-
te berufliche Zukunft, Prio-
ritäten und der Stand der
Bearbeitung eingetragen.
Abbildung 3
Unter dem Reiter Welcome
kann der Beratungsbedarf
und der Bedarf an Betreu-
ungsmöglichkeiten für Kin-
der und pflegebedürftige
Angehörige eingepflegt
werden.
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benötigt, selbstverständlich werden auch Daten zum bisherigen Berufsprofil und Berufsabschlüssen
benötigt. Sinnvoll ist es auch, wenn alles in einer Datenbank gesammelt werden soll, darüber
nachzudenken, welche Beratungs- und Betreuungsbedarfe es gibt. Aber schon an dieser Stelle muss
überlegt werden, wie weit von Seiten der Hochschule Leistungen angeboten werden. Es nützt nichts,
Beratungs-und Betreuungsbedarf in einer Datenbank zu sammeln, wenn die Hochschule selber
hierfür keine Unterstützung bieten kann.
Der dritte Punkt der sinnvollerweise noch aufgenommen werden sollte, ist der Punkt Aktivitäten. Eine
Datenbank ergibt insbesondere dann Sinn, wenn verschiedene Personen mit den Dual Career
Partnern arbeiten. Diese können durch die Auflistung der Aktivitäten in zeitlicher Reihenfolge
(Thread) sehr gut erkennen, wie der Bearbeitungsstand ist.
Das Netzwerk
Der zweite große Bereich, um den es bei Dual Career gehen kann, ist das Netzwerk. Wenn ein Netz-
werk gebildet wurde, lohnt es sich, auch dieses Netzwerk mit derselben Datenbank zu verwalten.
Dafür ist an der Universität Erfurt eine weitere Kategorie Career and Welcome angelegt worden. Dort
werden auf der einen Seite Partnerinstitutionen gesammelt, die als potenzielle Arbeitgeber dienen
können, aber auch Einrichtungen, die andere Angebote haben, wie z. B. Institutionen, die sich um die
Kinderbetreuung kümmern. Auch hier muss wieder genau überlegt werden, welche Informationen
man sammeln will. Sinnvoll ist es, insbesondere die wichtigen Ansprechpartner mit ihren Telefonn-
ummern, Funktionen und E-Mail-Adressen aufzunehmen und zudem, was diese Ansprechpartner
bieten können. Wenn die Datenbank dazu genutzt werden soll, auch den Verlauf der Entwicklung des
Netzwerkes zu zeigen, kann es sich lohnen, auch hierfür einen Reiter für Aktivitäten zu hinterlegen,
Abbildung 4
Unter dem Reiter Aktivitäten
können einzelne Bearbei-
tungsschritte, die dazugehö-
rigen Sachbearbeiter sowie
Datum, Zeit und Art der
Fallbearbeitung festgehalten
werden.
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der wiederum jeder Institution eine eigene Aktivitätenliste zuordnet. Damit ist zu sehen, wie weit
auch bei neu hinzugekommenen Institutionen, bei denen ggf. noch kein Ansprechpartner sicher
feststeht, die Kontaktaufnahme gediehen ist. Außerdem lässt sich dann auch sehen, wie lange die
letzte Kontaktaufnahme zurückliegt, um zu entscheiden, ob einmal wieder der Kontakt hergestellt
werden muss, um z. B. zu prüfen, ob der Ansprechpartner gewechselt hat.
Die Erfurter Datenbank bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Aktivitäten mit einem separaten
Kalender innerhalb der Datenbank zu verknüpfen. In der Regel wird sich ein solches Vorgehen nur
empfehlen, wenn kein anderer elektronischer Kalender geführt wird. Alternativ wäre zu prüfen, ob
nicht eine Verknüpfung mit Outlook die bessere Wahl ist.
Des Weiteren bieten Datenbanken in der Regel die Möglichkeit aus den Daten Seriendruckdokumente
zu generieren. In der Erfurter Datenbank sind einige Seriendruckdokumente hinterlegt, so lassen sich
z. B. die Daten der Dual Career Fälle auf einem Blatt ausdrucken, es lassen sich Anschreiben an die
Dual Career Fälle entwickeln usw. In dieser Richtung kann man natürlich weiter denken. Aber bei
geringer Kenntnis des Office Paketes wird man feststellen, dass sich ähnliche Seriendruckdokumente
unter Nutzung von Datenbanken z. B. in Word erstellen lassen.
Zusätzliche Materialien
Überlegt werden muss auch, wo zusätzliche Materialien wie Lebensläufe, Bewerbungsschreiben usw.
untergebracht werden können. Diese zusätzlichen Materialien sollten nach Möglichkeit mit der
Abbildung 5
Unter Career und Welcome
werden die Ansprechpart-
ner im Netzwerk erfasst
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Datenbank verknüpft werden, weil die Datenbank dann effizienter wird und alle Informationen an
einem Ort abrufbar sind. Für Informationen, die in Papierform eingereicht werden, setzt dies
natürlich voraus, dass vor Ort ein Scanner zur Verfügung steht.
Um aus Datenbanken zielgerichtet Informationen zu gewinnen, wird man in der Regel bestrebt sein,
den Feldern eindeutige Benennungen zu geben und dann eindeutige Werte einzutragen. Für eine
Reihe von Feldern geht das auch. Z.B. ist es unproblematisch festzulegen, welchen Titel eine Person
hat, welchen höchsten Berufsabschluss sie mitbringt oder auch, in welcher Branche Partnerinstitutio-
nen im Netzwerk tätig sind. Für diese eindeutig definierbaren Felder können auch vordefinierte
Einträge festgelegt werden, wie eben für das Feld Titel Definitionen wie Prof., Dr. usw. Hier sollte
darauf geachtet werden, dass später von Hand weitere Inhaltsdefinitionen nachgeliefert werden
können, falls der Programmierer z.B. den Titel Hochschuldozent vergessen hat. Dieses empfiehlt sich
durchgängig für alle Datenbankfelder.
Abgesehen davon wurden in der Datenbank der Universität Erfurt möglichst viele Felder als Freitext-
felder stehen gelassen, da Karriereverläufe und Berufsentwicklungswünsche in der Regel nicht
schematisch vordefinierbaren Feldern entsprechen und häufig längere Informationsbausteine zum
jeweiligen Fall eingetragen werden müssen. Für die Benutzung von Freitextfeldern empfiehlt es sich
trotzdem, für gleiche Sachverhalte die gleichen Schlagwörter zu verwenden, um die Datenbank auch
nach umfassenderen Informationen zielgerichtet durchsuchen zu können.
Datenbanken haben den besonderen Reiz, dass sie leicht dazu genutzt werden können, Statistiken zu
erstellen. Dies funktioniert in der Regel allerdings nur, wenn die Datenfelder genau definiert sind. In
der vorliegenden Datenbank wurde vor allem Wert auf die Handhabbarkeit im praktischen Einsatz
gelegt, sodass es der Person, die die Dual Career Fälle bearbeitet, leicht fällt, einen Überblick zu
gewinnen und Informationen einzutragen. Daher wurde auf die Auswertbarkeit nur in einem
begrenzten Umfang Rücksicht genommen.
Auswertungen werden in der Erfurter Datenbank unter dem Button Filtern vorgenommen. Filterkri-
terien lassen sich frei definieren, brauchen aber ein adäquates Datenbankfeld.
Natürlich ist es für die Prüfung der Notwendigkeit von Dual Career Stellen sinnvoll, Fallzahlen und
auch Erfolgszahlen feststellen zu können. Insbesondere Fallzahlen und auch dazugehörige weitere
Informationen lassen sich problemlos generieren. Der Filter kann darüber hinaus auch als Suchfunkti-
on innerhalb der Datenbank genutzt werden, z. B. wenn man sich daran erinnert, irgendwo eine Firma
zu haben, die eine bestimmte Spezialisierung sucht, sie aber nicht mehr genau findet.
Einträge in die Datenbank – die Nutzung der Datenbankfelder
Auswertungen und Statistik
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Die Programmierung der Datenbank
In vielen Fällen wird eine Datenbank nicht an der Hochschule selbst programmiert werden. Die
Universität Erfurt hat sich daher für einen externen Programmierer entschieden, der die Arbeit in sehr
sorgfältiger und herausragender Weise ausgeführt hat. Bevor ein Programmierer aufgesucht wird,
empfiehlt es sich, die hierzu vorgestellten Fragen soweit wie möglich beantwortet zu haben. Man
muss sich klar machen, dass sehr viele Datenbankprogrammierer/innen zwar sehr gut im Program-
mieren sind, aber Schwierigkeiten haben, die konkreten Sachverhalte und Bedürfnisse, um die es
geht, zu verstehen. Der Prozess der Programmierung muss daher ein intensiver Kommunikationspro-
zess zwischen Programmierer/in und künftigen Nutzer/innen der Datenbank sein. Bei der Auswahl
des Programmierers ist deshalb auch darauf zu achten, dass diese/r nicht nur eine fachlich gute
Reputation hat, sondern dass sie/er auch für eine gute Kommunikationsfähigkeit und gute Verständ-
nisfähigkeit von Datenbankprojekten bekannt ist. Im Programmierprozess ist zu erwarten, dass es
sowohl aufgrund technischer Möglichkeiten oder auch Beschränktheiten als auch aufgrund der
Erfahrung in der Nutzung des Prototyps der Datenbank zu weiterem Anpassungsbedarf kommt. Auch
vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, eine Datenbank erst zu programmieren, wenn es schon
Erfahrungen mit Dual Career gibt.
Mit dem Programmierer sollten in einer ersten ausführlichen Sitzung die notwendigen Features der
Datenbank besprochen werden. Dabei müssen dem Programmierer das Prinzip des Dual Career und
die lokalen Bedürfnisse von Dual Career deutlich gemacht werden. Es empfiehlt sich, dem Program-
mierer vorher eine Art Übersichtstableau in Form eines Mind Maps oder besser sogar eines Flussdia-
gramms in die Hand zu geben, in dem der Ablauf von Dual Career Prozessen beschrieben wird. Sehr
Abbildung 5
Sind die Datenbankfelder sorgfältig
definiert, kann die Datenbank im
Anschluss mit Hilfe von Filtern
komfortabel und zeitsparend
durchsucht und Datenbankstatisti-
ken erstellt werden
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hilfreich ist es auch, wenn die Systematisierung der Datenbank – wie oben beschrieben – schon
angedacht ist. Soll es getrennte Bereiche für die Dual Career Couples und für den Berufsverlauf des zu
betreuenden Dual Career Partners geben, oder lässt sich das anders lösen? Gute Programmierer
werden hierzu eigenständig Lösungen vorschlagen und werden gerade auch unter Gründen der
Nutzbarkeit deutlich machen können, wieso eine Lösung besser als die andere ist.
Nachdem der Programmierer einen ersten Entwurf geliefert hat, sollte Zeit sein, diesen Prototyp
intensiv in der Praxis zu testen, um sowohl technische bzw. Programmierfehler als auch inhaltlichen
Änderungsbedarf zu finden und dann durch den Programmierer beseitigen zu lassen. Es ist für das
Neuaufsetzen von Software aller Art nicht ungewöhnlich, dass für diesen Prozess mehrere Monate
gebraucht werden. Dies ist in der Komplexität von Softwaren und Datenbanken begründet. Gerade
daher ist die Nutzung von Access verbunden mit einer sehr geringen Zahl an möglichen Eingabefel-
dern eine gute Voraussetzung, die Komplexität so gering wie möglich zu halten und deswegen eine
geringe Fehleranzahl zu erzielen.
Der Programmierer muss darüber hinaus wissen, wie die Datenbank genutzt werden soll. Die
grundlegende Frage ist: Soll sie lediglich an einem Ort auf einem Rechner liegen, weil sie dort nur von
ein oder zwei Personen genutzt wird oder soll sie für mehrere Personen parallel zugänglich sein und
deswegen auf einem Server liegen? Gerade in letzterem Fall entfalten Datenbanken ihre volle
Wirkung. So könnten auch Teile der Datenbank in einem Dual Career Netzwerk von verschiedenen
Seiten bedient werden, z. B., wenn der Teil, in dem die Institutionen vermerkt sind, auch allen
Institutionen des Netzwerks offen steht und sie alle von sich aus aktiv ändern können. Dies wäre auch
der Fall, wenn die Datenbank so programmiert sein soll, dass Partner aus dem Netzwerk unabhängig
voneinander Bewerberprofile einstellen oder auf Bewerberprofile zugreifen können.
Datenschutz
Mit dem Programmierer ist auch unbedingt zu klären, wie der Datenschutz sichergestellt wird. Der
Zugang zur Datenbank sollte unbedingt nur autorisierten Personen gestattet sein, da hier personen-
bezogene Daten gesammelt werden. Es ist daher zwingend notwendig, mit dem / der Justiziar/in oder
Datenschutzbeauftragen der Hochschule zu klären, welche Datenschutzrichtlinien gelten und welche
Daten überhaupt gesammelt werden dürfen. Wenn die Datenbank darüber hinaus in einem Netzwerk
von Institutionen eingesetzt werden soll, müssen auch die Datenschutzrichtlinien sämtlicher daran
beteiligten Institutionen vor der Programmierung der Datenbank gesammelt und bei der Program-
mierung berücksichtigt werden. In der Regel wird dadurch die Nutzung des Bewerber/innenportals
durch mehrere Institutionen unmöglich.
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In der Pilotphase sollte die Datenbank noch einmal auf Herz und Nieren geprüft werden. Hier
sollte insbesondere gefragt werden:
Erst wenn all diese Fragen zur Zufriedenheit beantwortet sind, ist die Datenbank endgültig
einsatzbereit.
In der Pilotphase empfiehlt es sich außerdem, die Datenbank Institutionen zu zeigen, die
Erfahrungen mit Dual Career gesammelt haben und vielleicht schon andere Datenbanken
kennen und getestet haben. An der Universität Erfurt wurden deswegen Vertreterinnen des Dual
Career Netzwerkes Berlin zu einer Präsentation der Datenbank eingeladen. Dies hat sich als sehr
erfolgreich bewährt, da einerseits für die Programmierung der Datenbank noch einmal die Ideen
aus Berlin gesammelt werden konnten und andererseits die Kolleginnen in Berlin Interesse an
der Datenbank fanden.
Die Dual Career Datenbank wurde erfolgreich in der Praxis getestet. Das Dual Career Netzwerk
Berlin hat die Datenbank inzwischen modifiziert vom Programmierer erworben. Weitere
Hochschulen haben Interesse signalisiert. Insofern zeigt sich, dass der durchlaufene Prozess sehr
erfolgreich war. Die Datenbank bewährt sich problemlos im täglichen Einsatz.
Die Dual Career Datenbank
der Universität Erfurt in der Praxis
Die Pilotphase
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1. Sind alle Features vorhanden, die wir brauchen?
2. Funktioniert die Datenbank reibungslos?
3. Ist der Datenschutz so umfangreich wie notwendig gewährleistet?
4. Finde ich sowohl die Dual Career Partner als auch die im Netzwerk verbundenen
Institutionen
und erhalte aus der Datenbank alle für mich notwendigen Informationen?
5. Ist die Datenbank übersichtlich genug?
6. Kann ich bei den Auswertungen alle Daten sammeln, die ich für eine Statistik brauche?
Universität ErfurtGleichstellungsbeauftragte
Prof. Dr. Sabine Schmolinsky
Postfach 2699089 Erfurt
Tel.: +49(0)361/737-5065Fax.: +49(0)361/737-5069
www.uni-erfurt.de/gleichstellungsbeirat/ gleichstellungsbeauftragte
„Familie in der Hochschule” ist ein Programm des Beauftragten der Bundesregierung für die Neuen Bundesländer und der Robert Bosch Stiftung in Zusammenarbeit mit dem Centrum für Hochschulentwicklung CHE