Dual Career Couples

Konzepte, Handlungsanleitungen und Tools für Maßnahmen des Best-Practice-Clubs

„Familie in der Hochschule“

Handlungsempfehlung der Philipps-Universität Marburg zur Einrichtung einer Servicestelle für Dual Career Couples

Das Projekt wird von der Robert Bosch Stiftung gefördert

VEREINBARKEIT LEBEN Dual Career Couples an der Philipps-Universität Marburg

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Inhaltsverzeichnis 

1. Vorbemerkung………………………………………………..…3

2. Planungsphase…………………………………………….……4 Arbeitsschritt 1: Präsidiumsentscheidung…………………..……4

Arbeitsschritt 2: Konzept……………………………………….…..5

Arbeitsschritt 3: universitätsinterne Synergieeffekte……….……6

3. Umsetzungsphase……………………………………..………7 Arbeitsschritt 4: Öffentlichkeitsarbeit……………………….…….7

Arbeitsschritt 5: außeruniversitäre Kooperationen……………...8

Arbeitsschritt 6: Beratungskonzeption………………………..…11

4. Auswertungsphase…………………………………………...13 Arbeitsschritt 7: Leitlinien………………………………………....13

Arbeitsschritt 8: Resonanz und Auswertung……………………14

5. Fazit………………………………………………………..…….15  

Anhang………………………………………………………….....16

 

 

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1. Vorbemerkung Die Philipps-Universität Marburg versteht die Implementierung von familienfreundlichen Strukturen als eine wesentliche gesellschaftspolitische Aufgabe. Darüber hinaus steht sie mit anderen Hochschulen im internationalen Wettbewerb um Studierende und um wissenschaftliches Personal. Dieser wird sich aufgrund des demographischen Wandels noch verstärken. Die Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Arbeit und Leben ist deshalb für die Rekrutierung hochqualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unerlässlich und der Universität ein großes Anliegen. Seit 2005 verfolgt die Philipps-Universität Marburg die Zielsetzung, die Vereinbarkeit von Familie und Studium/Beruf zu erleichtern. In diesem Zusammenhang sind bereits eine Reihe von strukturellen Maßnahmen durchgeführt worden, die den Wissenschaftsbetrieb familienfreundlicher gestalten. Zu diesen Maßnahmen gehört auch der Dual Career Service. Der Service wurde als Teil der Serviceeinrichtung Family-Welcome-Centre für Neumitglieder der Universität mit Familie etabliert. Für Dual Career Couples gibt es bisher kein historisches Rollenmodell, sie gelten als Lebenspioniere, die die traditionelle geschlechtliche Rollenverteilung aufbrechen und damit zur Enttraditionalisierung der Gesellschaft beitragen. Anders als in den Vereinigten Staaten und in der Schweiz wurde in Deutschland bisher auf diese Entwicklung noch nicht in ausreichendem Maße reagiert, aber seit wenigen Jahren rücken auch in Deutschland Dual Career Couples in den Fokus des wissenschaftlichen Interesses. Unterschiedliche Rahmenbedingungen und Strukturen an Hochschulen bedingen unterschiedliche Problemlösungen. Deshalb werden in der folgenden Handlungsempfehlung zu jedem Arbeitsschritt Fragestellungen formuliert, deren Beantwortung uns für die Umsetzung eines solchen Projekts wesentlich erscheinen. Anschließend wird beispielhaft die Umsetzung an der Philipps-Universität geschildert. Achten Sie auf Merkposten

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2. Planungsphase Arbeitsschritt 1: Präsidiumsentscheidung Das Präsidium intendiert, eine Servicestelle zur Unterstützung von Dual Career Couples einzurichten. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Ziele verfolgt die Hochschule mit der Einrichtung der Servicestelle • Wie kann ein Dual Career Service strukturell verankert werden? • Welche personellen und finanziellen Ressourcen werden benötigt? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Zielsetzung einen Dual Career Service an der Philipps-Universität zu etablieren, wurde in dem Konzeptentwurf für den Wettbewerb „Familie in der Hochschule“ wie folgt beschrieben:

Es soll die schnelle und dauerhafte Integration von neu eingestelltem wissenschaftlichem Personal und Führungskräften sowie deren Partnerinnen und Partnern erreicht werden.

Der Dual Career Service soll einen Beitrag zur Steigerung der Attraktivität einer mittelgroßen Universität leisten.

Die hochschulinterne und externe Öffentlichkeit soll für die Situation von Dual Career Couples sensibilisiert werden.

Die Hochschule will einen Beitrag dazu leisten, dass junge Paare erfolgreich ihre Karriere verfolgen können und nicht dazu gezwungen werden, sich zwischen Kind und Karriere zu entscheiden.

Strukturelle Verankerung: Die Dual Career Beratung ist in das Family-Welcome-Centre, eine Serviceeinrichtung für Neumitglieder der Universität mit Familie, integriert. Die eigenen Räumlichkeiten sind zentral gelegen und bestehen aus einem Büro- und einem Besprechungsraum, in dem auch eine kleine Spielecke für Kinder eingerichtet wurde. Personelle und finanzielle Ressourcen: In der Konzeptions- und Aufbauphase bestand das Team der Einrichtung aus zwei Mitarbeiterinnen mit jeweils einer halben BAT IIa-Stelle (incl. allgemeiner Beratung im Rahmen des Family-Welcome-Centre). Für öffentlichkeitswirksame Maßnahmen (Flyer, „Begrüßungspaket“ etc.) war ein entsprechendes Budget vorhanden. Alternativen: Ein Dual Career Service kann auch im Familienbüro, in der Personalabteilung oder bei der Hochschulleitung angesiedelt werden.

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Arbeitsschritt 2: Konzept Empfehlenswert ist die Erstellung eines Konzepts als Grundlage für die weitere Projektplanung. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Varianten von Dual Career Services gibt es? Welche Servicemodelle gibt

es an anderen Universitäten und können diese Modelle auf die eigene Universität übertragen werden?

• In welchen Bereichen sollen die Paare unterstützt werden und wie weit soll diese Unterstützung gehen? In welchen Bereichen werden Schwerpunkte gesetzt?

• Welche speziellen Voraussetzungen gibt es in der Region und wie sollte ein Dual Career Service darauf abgestimmt werden?

Umsetzung an der Philipps-Universität: In dem Konzept der Philipps-Universität wurde festgelegt, dass Dual Career Couples in folgenden Bereichen beraten werden: Berufsperspektive des Partners oder der Partnerin Wohnen Kinderbetreuung und Schulen Freizeitmöglichkeiten

Dabei wurde entschieden, dass die Serviceeinrichtung sich als Informationsplattform versteht, die Kontakte vermittelt und Möglichkeiten in allen Beratungsbereichen aufzeigt. Aufgrund der engen Verbindung der Stadt Marburg mit der Universität und aufgrund der Tatsache, dass die Philipps-Universität in einer Region liegt, in der sich viele mittelständische Unternehmen mit Weltrangniveau angesiedelt haben, legt die Philipps-Universität ihren Beratungsfokus im Bereich „Berufsperspektive für den Partner oder die Partnerin“ auf außeruniversitäre Kontakte. Alternativen: Es besteht die Möglichkeit, den Fokus auf die inneruniversitäre Stellenvermittlung zu legen und hierfür entsprechende Gelder bereitzustellen.

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Arbeitsschritt 3: universitätsinterne Synergieeffekte Inneruniversitäre Synergieeffekte sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine Dual Career Serviceeinrichtung. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Gibt es Einrichtungen an der Hochschule, die bereits in ähnlicher Weise

Beratungsangebote offerieren? • Gibt es universitätsinterne Vorbehalte gegen eine Dual Career Serviceeinrichtung

und wie kann dem entgegengewirkt werden? • Wie kann der Service innerhalb der Hochschule bekannt gemacht werden? • Welche inneruniversitären Strukturen können genutzt werden? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Mitarbeiterinnen der Servicestelle haben bereits in der Konzipierungsphase der Serviceeinrichtung einen Workshop veranstaltet, bei dem universitätsintern über das Projekt informiert wurde. In diesem Zusammenhang wurden Probleme bzgl. der Einstellung von Dual Career Couples in derselben Arbeitsgruppe diskutiert. Darüber hinaus wurden mit folgenden Abteilungen und Einrichtungen Informationsgespräche über das Projekt geführt: Personalrat Personalabteilung Frauenbüro Studierendensekretariat Welcome Centre für internationale Akademiker Dekanate der Fachbereiche

Ergebnis ist, dass der Dual Career Service in ein dichtes inneruniversitäres Informationsnetz eingegliedert wurde: Im „Berufungsleitfaden der Philipps-Universität Marburg“ ist festgelegt, dass die

Kommissionen über die Serviceeinrichtung informieren sollen. Die Hochschulleitung informiert im Rahmen der Berufungsverhandlungen. Das Schreiben über die Ruferteilung erhält einen Hinweis auf die

Serviceeinrichtung. Die Personalabteilung informiert alle Beschäftigten, die einen neuen

Arbeitsvertrag erhalten, über das Serviceangebot.

Ein transparenter Umgang mit diesem Thema und ein Einbeziehen zentraler Stellen der Universität bereits in der Konzipierungsphase eines Dual Career Services wirkt Vorbehalten entgegen und erzielt Synergieeffekte.

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3. Umsetzungsphase Arbeitsschritt 4: Öffentlichkeitsarbeit Eine umfangreich betriebene Öffentlichkeitsarbeit soll dazu dienen, die Einrichtung bei der Zielgruppe bekannt zu machen, Informationsmaterial für die inner- und außeruniversitären Kooperationspartner bereitzustellen und für die Situation von Dual Career Couples zu sensibilisieren. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Welche Materialien sollen erstellt werden? • An welchen Stellen sollen die Materialien verteilt werden? • Welche finanziellen Ressourcen sind nötig? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Philipps-Universität hat folgende Maßnahmen getroffen: Erstellung eines Flyers (→ Anlage 1) und eines Logos in Zusammenarbeit mit

einem Grafikbüro. „Begrüßungspakete“ für Dual Career Couples in Kooperation mit dem

Unternehmen CSL Behring, die hilfreiches Informationsmaterial über die Philipps-Universität Marburg und die Stadt Marburg enthalten.

Konzipierung einer Homepage (www.uni-marburg.de/familywelcome), die über das Projekt informiert. Die Homepage ist über das Logo „Familie in der Hochschule“ auf der Startseite der Philipps-Universität zu erreichen.

Erstellen von Postern für diverse Veranstaltungen. Konzipierung einer Imagebroschüre, die für die Situation von Dual Career

Couples sensibilisieren soll. Gute Resonanz in der regionalen und überregionalen Presse (vgl. u. a. BMFSFJ

2008: „Aus der Praxis – für die Praxis. Vereinbarkeit von Familie und Beruf an Hochschulen“ und Unabhängige Deutsche Universitätszeitung (DUZ) 2009: „Nicht ohne meine Familie“).

Für die Öffentlichkeitsarbeit muss ein angemessenes Budget zur Verfügung gestellt werden.

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Arbeitsschritt 5: außeruniversitäre Kooperationen Ein dichtes und verbindliches außeruniversitäres Kooperationsnetzwerk ist wesentlich für den Erfolg einer Dual Career Serviceeinrichtung und für die berufliche Unterstützung von Partnerinnen und Partnern in einer Dual Career Partnerschaft. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Nach welchen Kriterien werden außeruniversitäre Kooperationen ausgewählt und

geschlossen? • Wie soll diese Kooperation ausgestaltet werden und welche Umsetzungsschritte

sind hierfür nötig? • Wie können die Kontakte verbindlich gepflegt werden? • Welche inneruniversitären Synergieeffekte können für den Abschluss

außeruniversitärer Kooperationen genutzt werden? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Philipps-Universität hat ihre außeruniversitären Kooperationspartner nach folgenden Kriterien ausgewählt: Wichtiger potentieller Arbeitgeber Wissenschaftsnah Fluktuation des Personals und Größe des Arbeitgebers Standort (max. 80 km Entfernung von Marburg)

Demzufolge pflegt die Philipps-Universität im Bereich „Berufsperspektive des Partners oder der Partnerin“ folgende außeruniversitäre Kooperationen: Mit dem Staatlichen Schulamt für den Landkreis Marburg- Biedenkopf:

Die Ansprechpartner im Staatlichen Schulamt können detailliert über die Marburger Schullandschaft informieren und Unterstützung anbieten,

o wenn die Partnerin oder der Partner eines neuen Mitglieds der Philipps-Universität in den Schulamtsbezirk Marburg-Biedenkopf wechseln möchte,

o wenn die Partnerin oder der Partner eines neuen Mitglieds eine Stelle als Lehrerin oder Lehrer sucht

o und wenn ein Quereinstieg in den Schuldienst angestrebt wird.

Mit dem Universitätsklinikum Gießen und Marburg GmbH, dem Max-Planck-Institut für terrestrische Mikrobiologie und wissenschaftsnahen Unternehmen in der Region: Die Kooperationspartner können sich auf der Homepage der Serviceeinrichtung in einem sogenannten „Wirtschaftsatlas“ unter www.uni-marburg.de/familywelcome/dualcareer/wirtschaftsatlas präsentieren. Hierfür erhalten sie einen „Merkzettel“, der den Umfang der dafür benötigten Informationen beschreibt. Weiterhin wurde vereinbart, dass sich Partnerinnen und Partner von neuen Mitgliedern nach vorheriger Rücksprache unter Berufung auf die Servicestelle bei den Arbeitgebern bewerben können. Zudem werden sie über die Bewerbungspräferenzen der Arbeitgeber informiert. Bei den meisten Arbeitgebern besteht auch die Möglichkeit, Qualifikationsprofile von Partnerinnen und Partnern bereits im Vorfeld einer Bewerbung vorzustellen; alle Informationen über Interessierte basieren auf deren freiwilliger Selbstauskunft.

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mit der Justus-Liebig-Universität Gießen und der FH Gießen Friedberg: Die regionale Nähe der drei mittelhessischen Hochschulen bietet eine gute Voraussetzung für eine Zusammenarbeit. Es ist eine Kooperationsvereinbarung geplant, im Rahmen dessen sich die drei Hochschulen bei der Rekrutierung von Dual Career Couples unterstützen, indem sie Bewerbungen von Partnerinnen und Partnern der kooperierenden Hochschulen genau prüfen und offene Stellen kommunizieren.

Der Abschluss einer Kooperation kann nach folgendem Schema erfolgen:

Bei dieser Vorgehensweise sind folgende wichtige Aspekte zu beachten: Bestehende universitätsinterne Kooperationskontakte sollten genutzt werden. So

hat die Philipps-Universität Unternehmen u. a. in Zusammenarbeit mit dem Marburger Universitätsbund angeschrieben.

Die Bestimmung fester Kontaktpersonen bei den einzelnen Kooperationspartnern ist wesentlich, um z.B. Qualifikationsprofile vorab zu besprechen.

Es gibt keine Garantie auf eine erfolgreiche Bewerbung. Die Arbeitgeber entscheiden, ob das Profil der Bewerberin oder des Bewerbers interessant und damit erfolgreich ist.

Zur Stärkung der Verbindlichkeit präsentieren die Kooperationspartner sich auf der Homepage der Serviceeinrichtung.

Alternativen: Die Kooperationen können auch vertraglich festgelegt werden. Dieses Vorgehen könnte allerdings Unternehmen abschrecken.

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Arbeitsschritt 6: Beratungskonzeption Um mit der Beratung beginnen zu können, sollten einige Vorbereitungen getroffen werden. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Sollen feste Beratungszeiten bzw. Sprechstunden zur Verfügung stehen? • Soll ein Fragebogen erstellt werden? • Wie weit soll die Beratung gehen (Vermittlung oder Beratung?) • Wann ist eine Beratung abgeschlossen? Umsetzung an der Philipps-Universität: Sprechstunden: Auf der Homepage der Serviceeinrichtung stehen feste Sprechzeiten. In den allermeisten Fällen wird aber im Vorfeld ein Termin vereinbart, da die Paare meistens noch nicht vor Ort wohnen. Vorbereitung: Im Vorfeld der Beratung wird an die Paare ein Fragebogen (→ Anlage 2) verschickt, der den Beratungsbedarf und das Qualifikationsprofil des Partners oder der Partnerin abfragt. Beratung: In der Beratung werden gemeinsam mögliche Berufsperspektiven in der Region erörtert. Dabei ist wichtig zu kommunizieren, dass die Serviceeinrichtung der Philipps-Universität zwar als „Türöffner“ fungiert, nicht aber eine Arbeitsstelle garantieren kann. Das Schema auf der folgenden Seite soll den Beratungsverlauf verdeutlichen. Für die Beratung in den Bereichen „Wohnen“, „Kinderbetreuung und Schulen“, „Freizeit“ vgl. Handlungsempfehlung zur Einrichtung einer Servicestelle für Neumitglieder der Universität mit Familie. Alternativen Es ist auch möglich, universitätsintern Stellen zu vermitteln und auch universitätsextern stärker als „Jobvermittler“ zu agieren. Dafür müssen jedoch entsprechende personelle und finanzielle Ressourcen bereitgestellt werden.

Wichtig ist, klar darzustellen, was die Beratung leisten kann. Die Erwartungen sind sehr hoch. Dies geht manchmal so weit, dass nicht nur Beratung und Information, sondern auch die operative Umsetzung erwartet wird und die Vermittlung einer Stelle garantiert werden soll.

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4. Auswertungsphase

Arbeitsschritt 7: Leitlinien Empfehlenswert ist die Formulierung von Leitlinien zur Unterstützung von Dual Career Couples, um die Leistungen und Grenzen der Serviceeinrichtung klar zu definieren und transparent zu machen. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Genaue Eingrenzung der Zielgruppe: Welche Paare fallen an der eigenen

Hochschule und unter Berücksichtigung des Gesamtkonzepts unter Dual Career Couples?

• Welche universitätsinternen Stellen sollten in die Konzeption der Leitlinien einbezogen werden?

• Was sind die Leistungen und Grenzen der Serviceeinrichtung? Vorgehensweise an der Philipps-Universität Als Grundlage für die Beratung von Doppelkarrierepaaren wurden von der Dual Career Servicestelle nach Rücksprache mit dem Personalrat die „Leitlinien zur Unterstützung von Dual Career Couples“ (→ Anlage 3) vom Präsidium beschlossen. Die Leitlinien beschreiben das Beratungsangebot der Serviceeinrichtung und stellen dar, wie im Falle von Bewerbungen von Partnerinnen und Partnern in Berufungs- und Stellenbesetzungsverfahren vorgegangen werden muss. Darüber hinaus werden die Kooperationen vorgestellt. Dual Career Couples werden als Zielgruppe in den Leitlinien folgendermaßen definiert:

„Als „Dual Career Couples“ (DCC) werden Paare bezeichnet, bei denen beide Partner einen hohen Bildungsabschluss haben und jeweils eine eigene Karriere in der Wissenschaft, im Schuldienst oder in der freien Wirtschaft anstreben, ohne auf eine erfüllte Partnerschaft oder Kinder verzichten zu wollen. Demgemäß unterstützt die Philipps-Universität akademisch ausgebildete Partnerinnen und Partner von neu berufenen Professorinnen und Professoren, Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissen-schaftlern sowie Führungskräften im Bereich der Zentralverwaltung und der Dienstleistungseinrichtungen, sofern sie wegen des Wechsels der Partnerin oder des Partners an die Philipps-Universität ihren Arbeitsplatz verlieren.“

Alternativen Leitlinien könnten auch zu Beginn der Einrichtung einer Serviceeinrichtung entwickelt werden. Dies hätte zum Vorteil, dass überhöhten Erwartungen von Anfang an entgegengewirkt würde. Allerdings müssten die Leitlinien aufgrund der Erfahrungen in der Beratungsarbeit ggf. modifiziert werden.

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Arbeitsschritt 8: Resonanz und Auswertung Die Beratungstätigkeit muss dokumentiert werden. Nach einem festzulegenden Zeitraum wird überprüft, wie das Beratungsangebot angenommen wurde. In diesem Zusammenhang ist es hilfreich, folgende Fragestellungen zu diskutieren: • Wer nimmt das Beratungsangebot in Anspruch? • Welche Qualifikationsprofile haben die Partner, und wie kann das Angebot besser

auf diese Profile abgestimmt werden? • Stimmen Erwartungshaltung und Leistungsangebot überein? • Welche Rückmeldungen werden gegeben? Umsetzung an der Philipps-Universität: Die Resonanz auf das Beratungsangebot war sehr gut und stieg seit Beginn des Projekts im Januar 2009 stetig an, wie die folgende Grafik verdeutlicht:

Entwicklung der Dual-Career-Beratungsanfragen 2009

0

2

4

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8

10

12

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Beratungen/Monat

Die Partnerinnen und Partner suchten Beschäftigungen im Bereich Naturwissenschaft, als Ärztinnen, Lehrerinnen sowie im betriebswirtschaftlichen Bereich und in der Öffentlichkeitsarbeit. Einzelne Dual Career Couples zeigten sich jedoch enttäuscht, dass kein Vermittlungserfolg garantiert werden konnte. Die Serviceeinrichtung strebt an, ihr außeruniversitäres Kooperationsnetzwerk weiter auszubauen.

Es ist wichtig zu definieren, was ein Beratungserfolg für die Hochschule darstellt. Die Philipps-Universität hat im Rahmen der Leitlinien Leistungen und Grenzen der Servicestelle transparent dargelegt.

Quelle: eigene Berechnung

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5. Fazit Zehn wichtige Punkte bei der Einrichtung einer Dual Career Servicestelle: 1. Definition der Zielgruppe 2. Transparente Darstellung der Leistungen und Grenzen der

Serviceeinrichtung 3. Einbezug zentraler universitätsinterner Stellen bereits in der

Konzeptionsphase (z.B. Personalvertretung) 4. Nutzen universitätsinterner Kapazitäten und Kontakte, um

Synergieeffekte zu erzielen 5. Aufbau eines dichten außeruniversitären Kooperationsnetzwerks 6. Sensibilisierung für die Situation von Dual Career Couples 7. Strukturierung der Beratung 8. Definition einer erfolgreichen Beratung 9. Enge Zusammenarbeit mit der Hochschulleitung und Abstimmung in

Einzelfällen 10. Angemessene personelle und finanzielle Ausstattung der

Serviceeinrichtung

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Anhang Anlage 1: Flyer Anlage 2: Fragebogen Anlage 3: Leitlinien

Impressum Herausgeber: Philipps-Universität Marburg Biegenstraße 10 35037 Marburg www.uni-marburg.de Redaktion: Dr. Silke Lorch-Göllner und Sarah Schwarz

Grundlegende Überlegungen und Strategien

Manual zur Einführung einer Dual Career Datenbank

Sabine Schmolinsky, Matthias Schwarzkopf

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Vorwort 5

Dual Career: Grundfragen 6

Die Dual Career Strategie – Voraussetzung der Dual Career Arbeit 8

Überlegungen vor der Entscheidung für eine Datenbank 9

Die Programmierung der Datenbank 10

Die datenbanktechnische Voraussetzung 10

Die Inhalte der Datenbank 10

Das Dual Career Paar 10

Das Netzwerk 13

Zusätzliche Materialien 14

Einträge in die Datenbank – die Nutzung der Datenbankfelder 15

Auswertungen und Statistik 15

Die Programmierung der Datenbank 16

Datenschutz 17

Die Pilotphase 18

Die Dual Career Datenbank der Universität Erfurt in der Praxis 18

Inhalt

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Das folgende Manual zur Einführung einer Dual Career Datenbank entstand im Rahmen des

Projekts Familie in der Hochschule. Die Universität Erfurt hat innerhalb des Projekts in einem

Arbeitskreis mit den Universitäten Tübingen, Konstanz und Jena gearbeitet. Das Projekt Familie

in der Hochschule dient dazu, die Familienfreundlichkeit von Hochschulen zu verbessern. Dies

geschieht durch einen Erfahrungsaustausch in einem Best Practice Club, an dem 12 deutsche

Hochschulen beteiligt sind. Die Universität Erfurt hatte in diesem Projekt die Aufgabe übernom-

men, eine Datenbank für die Betreuung von Dual Career Paaren zu entwickeln und ihre Erfahrun-

gen bei der Entwicklung dieser Datenbank in dem vorliegenden Manual zusammenzufassen.

Der Best Practice Club Familie in der Hochschule ist ein Programm des Beauftragten der Bundes-

regierung für die Neuen Bundesländer und der Robert Bosch Stiftung in Zusammenarbeit mit

dem Zentrum für Hochschulentwicklung (CHE). Wir sind den Projektpartnern sehr dankbar für

ihre Unterstützung.

Wir hoffen, dass das vorliegende Manual Ihnen bei der Überlegung, ob Sie eine Datenbank

benötigen, und ggf. auch bei der Einführung einer Datenbank hilfreich ist.

Für die Universität Erfurt

Prof. Dr. Sabine Schmolinsky

Gleichstellungsbeauftragte

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Vorwort

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Dual-Career- bzw. Doppelkarrierepaare sind in den letzten Jahren an sehr vielen deutschen Hoch-

schulen in den Blick geraten. Das hat verschiedene, aber meist doch sehr ähnlich gelagerte Gründe.

Ein zentraler Grund liegt in der typischen Konstellation von Wissenschaftler/innenbiographien.

Wissenschaftler/innen haben sehr abwechslungsreiche Biographien, die häufige Wohnort- und

Arbeitswechsel einschließen. Dies bedeutet aber auch, dass der Partner bzw. die Partnerin gleicher-

maßen über einen Wohnortwechsel nachdenkt. Das ist dann unproblematischer, wenn sie bzw. er

einer Arbeit nachgeht, für die es an vielen Orten gleichermaßen Stellen gibt. Je höher qualifiziert und

spezialisiert diese Personen aber sind, desto schwieriger wird es, den Arbeitsplatz zu wechseln. An

dieser Stelle setzen Dual-Career-Strategien zumeist an. Unter Doppelkarrierepaaren werden daher in

der Regel Paare verstanden, bei denen beide Partner hoch qualifiziert und spezialisiert sind.

Für die Hochschulen tritt dieses Problem am häufigsten in Berufungsverfahren in den Fokus. Das liegt

daran, dass in einem Berufungsverfahren die erstellte Berufungsliste abgearbeitet werden soll und

zwar in der Reihenfolge, in der sie verabschiedet wurde. Da bei Berufungslisten davon ausgegangen

wird, dass die höherplatzierten Personen besser geeignet sind, wird natürlich versucht, gerade diese

zu gewinnen. Dies geht aber inzwischen nur noch dann, wenn auch deutlich gemacht werden kann,

dass die Partnerin/der Partner bei ihrer/seiner Arbeitssuche unterstützt wird. In der Regel ist dieses

Interesse, den zukünftigen Professor bzw. die zukünftigen Professorin zu gewinnen, also der Haupt-

grund für die Unterstützung des Partners / der Partnerin. Daneben werden weitere Gründe genannt,

zu denen natürlich das Thema familienfreundliches Arbeitsumfeld, aber auch die Fachkräftegewin-

nung für die Hochschule oder die Region gehören. Letztlich sollte nicht übersehen werden, dass

hochqualifizierte Partner/innen von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern selber Kompeten-

zen mitbringen, die vor Ort entweder in der Wissenschaft, oder der regionalen Wirtschaft gut

gebraucht werden können.

Mittlerweile hat sich dieses Verständnis von Dual Career auch auf das Gewinnungsinteresse für

andere Bereiche erweitert, genannt seien hochspezialisierter wissenschaftlicher Nachwuchs etwa als

Nachwuchsgruppenleiter/innen oder auf Abteilungsleiter/innen der Verwaltung.

Mit diesen Fragen von Dual Career stehen die Hochschulen nicht allein. Sowohl in der öffentlichen

Verwaltung als auch in der Privatwirtschaft wird das Thema zunehmend aufgegriffen. Dies ist ein

großer Vorteil für das, was die Hochschulen aufgebaut haben oder weiter entwickeln müssen: Das

Dual Career Netzwerk.

Am einfachsten wäre es, wenn für die Dual Career Partner innerhalb der eigenen Hochschule eine

Stelle geschaffen werden könnte. Es gibt wenige Hochschulen, die das gelegentlich tun. Allerdings

gibt es eine ganze Reihe von Gründen, die dem entgegenstehen, allen voran Bedenken, dass somit

Stellen nur noch für Partner/innen und damit nicht mehr zwingend für die besten möglichen Bewer-

ber und Bewerberinnen vergeben werden könnten. Darüber hinaus wird keine Hochschule für alle

Spezialisierungen Stellen anbieten können. In der Regel wird es daher darum gehen, ausgeschriebene

Dual Career: Grundfragen

7

Stellen an der eigenen Hochschule oder Stellen bei anderen Arbeitgebern zu suchen. Hierfür ist ein

Dual Career Netzwerk der richtige Ansatz.

Auch die Universität Erfurt ist Mitglied eines solchen Netzwerkes, in dem öffentliche und privatwirt-

schaftliche Partner vereint sind.

Üblicherweise wird keine der beteiligten Institutionen Garantien für die Übernahme von Dual Career

Partnern abgeben, sondern wird diese Person vielmehr bitten, sich auf ausgeschriebene Stellen zu

bewerben oder ihre Unterlagen zur allgemeinen Prüfung einzureichen und sich ggf. in einem Bewer-

berportal anzumelden, sodass sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden können, sobald

Stellen ausgeschrieben sind.

Für die Personen, die innerhalb der Hochschulen Dual Career Fälle bearbeiten, bedeutet das zu klären,

an welche Institutionen welche Dual Career Partner am besten passen. Das heißt einerseits, dass sie

die am Netzwerk beteiligten Institutionen gut kennen müssen und wissen sollten, welche Stellenprofi-

le wo abgefragt werden. Andererseits ist im Vorfeld eine aktive Bewerbungsberatung zu leisten, da im

Normalfall nicht erwartet werden kann, dass die Bewerberinnen und Bewerber den lokalen Arbeits-

markt kennen. Darüber hinaus sind auch weitere Bedürfnisse zu klären, die einer Bewerbung entge-

genstehen könnten, so wird z.B. bei aus dem Ausland kommenden Paaren die Notwendigkeit beste-

hen, Sprachkurse anzubieten, um eine Bewerbung überhaupt zu ermöglichen.

Neben dem eigentlichen Dual Career Geschäft, das heißt der Betreuung von Doppelkarrierepaaren

bei der Stellensuche, sind bei der Gewinnung von hochspezialisierten Kräften inzwischen sehr häufig

weitere Unterstützungsleistungen gefragt. Dazu gehören alle Dienstleistungen, die sich um den

Bereich der Familie drehen. Das sind einerseits die Fragen der Kinderbetreuung, sei es in Kitas oder

Schulen und Horten, das sind andererseits auch Fragen von zu betreuenden pflegebedürftigen Eltern

oder anderen Angehörigen. Des Weiteren können Doppelkarrierepaare auch die Unterstützung bei

der Wohnungssuche oder die Unterstützung bei weiteren, ihnen wichtigen Bereichen nachfragen.

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Jede Hochschule sollte in einer Dual Career Strategie klären, wie weitgehend und umfangreich sie

diese Doppelkarrierepaare unterstützen will. Verantwortlich für die Entwicklung und nachhaltige

Umsetzung der Dual Career Strategie ist die Hochschulleitung. Wichtig ist, dass alles, was man

verspricht zu leisten, auch geleistet wird, denn nie ist der Schaden größer, als wenn Versprechungen

gemacht werden, die zum Schluss nicht eingehalten werden.

Die Dual Career Strategie sollte nach Außen kundgetan werden und sie sollte den Dual Career Paaren

bekannt sein. Es geschieht nicht selten, dass Dual Career Paare erwarten, dass der Career Service

einer Universität direkt Stellen vermittelt. Das wird in der Regel nicht möglich sein. Vielmehr wird es

nur zu leisten sein, Beratungsstelle der Stellensuchenden zu sein oder – soweit vorhanden – über das

Netzwerk einerseits auf Ausschreibungen der Partnerinstitutionen und andererseits auf die Dual

Career Paare als potenziell geeignete Bewerber/innen aufmerksam zu machen.

Eine solche Strategie kann nur aufgehen, wenn sie personalseitig auch sinnvoll untersetzt ist. Das

beginnt allein bei der Entwicklung eines Netzwerkes. Ein Netzwerk benötigt stete Pflege, es braucht

permanente Ansprechpartner, die sich untereinander kennen und die sich vertrauen, denn sie

müssen letztlich sicher sein können, dass potenzielle Bewerbungen auch in das Profil passen. In

diesem Sinn sind alle Netzwerkpartner untereinander Kunden, die dem jeweiligen Anbieter das

entsprechende Vertrauen, dass seine Angebote sinnvoll und werthaltig sind, entgegenbringen

können müssen.

Die Dual Career Strategie – Voraussetzung der Dual Career

Arbeit

?Was versteht die Hochschule unter Dual Career?

?Wie weit soll die Förderung von Dual Career Paaren gehen? Geht es um Beratung oder

Unterstützung bei der Stellensuche oder mehr?

?Soll es ein Dual Career-Netzwerk geben? Falls ja, wer wird das Netzwerk aufbauen und über

die nächsten Jahren begleiten und pflegen, sozusagen als permanente/r Ansprechpart-

ner/in der Hochschule zur Verfügung stehen?

?Wie wird nach außen und insbesondere gegenüber den Dual Career Paaren deutlich

gemacht, welche Leistungen erbracht werden und welche Leistungen nicht erbracht

werden?

?Was haben die Netzwerkpartner von einem Dual Career Netzwerk?

?Welche Leistungen sollen über die reine Vermittlungs- oder Beratungstätigkeit hinaus

erbracht werden (Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsplätzen, weitere

familienfreundliche Maßnahmen usw.)?

Eine Datenbank hat dieselben Probleme wie ein Netzwerk: sie ist nur so gut wie ihre aktuelle Wartung.

Das bedeutet, dass vor einer Datenbankeinführung zuerst geklärt sein muss, wer die Datenbank mit

Daten versorgt und für die Aktualität der Daten sorgen wird. Eine Datenbank erübrigt sich in der Regel,

wenn es niemanden gibt, der die dort einmal eingegebenen Daten aktuell hält.

Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob eine Datenbank wirklich ausgelastet wird. Dies ergibt sich

vor allen Dingen im Vergleich zu einem anderen Dokumentationsmedium: in der Regel kann man am

besten mit einem Tabellenverarbeitungsprogramm vergleichen. Ein Tabellenverarbeitungsprogramm

kann sehr viel von dem leisten, was eine Datenbank leisten kann. Z. B. können in einer Tabellenverar-

beitung sowohl die Dual Career Fälle sowie die Dual Career Netzwerkpartner als auch Abschlüsse von

laufenden Betreuungsverfahren usw. angegeben werden. Dies wird erst ab einer größeren Fallzahl

unübersichtlicher und es wird unübersichtlicher, wenn mehrere Personen zugleich daran arbeiten

müssen oder sogar mehrere Institutionen darauf zugreifen sollen. Anders ausgedrückt, wenn Sie

bisher mit einem Tabellenprogramm oder sogar nur mit Aktenordnern und Papier gearbeitet haben

und damit gut zu Recht gekommen sind, brauchen Sie in der Regel keine Datenbank. Wenn Sie

hingegen feststellen, dass durch die Nutzung dieser Medien lange Suchzeiten entstehen und Ihnen die

Übersichtlichkeit verloren gegangen ist, dann ist eine Datenbank zu empfehlen.

Zugleich muss man sich beim Entscheidungsprozess vor überzogenen Erwartungen an eine Daten-

bank hüten. Hierzu gehört unter anderem der sehr gut nachvollziehbare Wunsch, dass eine Daten-

bank bei Dual Career eine hohe Leistung erbringt, die eigentlich nur die Beraterin bzw. der Berater

erbringen kann, nämlich eine Art Matching von Bewerber/innen und potenziellen Stellen oder

Institutionen. Eine Dual Career Datenbank wird in der Regel nicht in der Lage sein herauszusuchen,

welche Institution zu welcher Bewerberin / welchem Bewerber passt. Vielmehr werden zwar

bestimmte Stichworte / Schlagworte zu Institutionen vergeben werden können, aber letztlich wird es

hier darauf ankommen, dass die einzelnen Dual Career Beauftragten die Institutionen kennen. Eine

ausgefeiltere Datenbank ist möglich, aber von der Programmierung her komplex.

Eine Datenbank hat zugleich Vorteile, die andere Werkzeuge kaum oder nur nach gründlicher

Einarbeitung bieten. Neben der größeren Übersichtlichkeit sind dies vor allem die Möglichkeiten,

relevante Daten miteinander zu verknüpfen, Daten effizient auszuwerten und größere Datenmengen

sinnvoll aufzubewahren.

Zusammengefasst lässt sich sagen: die meisten Dual Career Services werden keine Datenbank

brauchen, sie werden mit Tabellenverarbeitungssystemen oder Aktenordnern gut zu Recht kommen.

Überlegungen vor der Entscheidung für eine Datenbank

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Wenn man sich für eine Datenbanklösung entschieden hat, sollte man sich als erstes noch

einmal genau klar machen, welche Leistungen diese Datenbank unbedingt erbringen soll.

Dabei ist zu empfehlen, den Katalog der Wunschleistungen so gering wie möglich zu halten.

Dies hat zwei Gründe: auf der einen Seite ist eine sehr umfangreiche Datenbank auch entspre-

chend aufwändig zu pflegen; das bedeutet, je mehr verschiedene Daten enthalten sind, umso

mehr Daten müssen aktuell gehalten werden. Auf der anderen Seite ist eine sehr umfangrei-

che Datenbank insbesondere mit umfangreichen Eingabemasken sehr schnell auch unüber-

sichtlich. Drittens sind bestimmte Funktionen so komplex zu programmieren, dass der

Programmierungsprozess sehr lange dauert, sehr umfangreich wird, eine hohe Fehlerzahl

produziert und zum Schluss natürlich auch sehr teuer wird.

An der Universität Erfurt haben wir uns für die Nutzung einer Access-Datenbank entschieden.

Das bedeutet, dass das in dem Microsoft Office Paket mitgelieferte Access als Softwaregrund-

lage genutzt und darauf eine Datenbankvariante aufgesetzt wird, die ein externer Program-

mierer, Herr Marko Sonntag, für die Universität entwickelt hat. Diese Lösung hat den großen

Vorteil, dass die Datenbank sehr leicht und ohne große Reibungsverluste bei der Installation

auf jedem mit Windows bestückten Rechner eingesetzt werden kann. Sie ist darüber hinaus,

da sie die übliche Microsoft Office Oberfläche hat, für Nutzer und Nutzerinnen, die andere

Microsoft Produkte kennen, intuitiv zu verstehen.

Zudem wurde die Datenbank so schlicht wie möglich gehalten, um kurze Einarbeitungszeiten

und eine hohe Übersichtlichkeit zu gewähren.

Datenbanken leben davon, dass sie klare Strukturen und klare Hierarchien haben. Daher ist es

nun notwendig, aus der eigenen Dual Career Strategie und den bisherigen Erfahrungen

abzuleiten, welche Datenbankfelder benötigt werden und wie diese mit möglichen weiteren

Funktionen hinterlegt sein sollen. Aus diesem Grund ist auch dringend davon abzuraten, eine

Datenbank einzuführen, bevor man Erfahrungen mit Dual Career gesammelt hat, da zum

Schluss jede Datenbank auf die konkrete Situation vor Ort angepasst werden muss.

Das Dual Career Paar

In der Datenbank wird logischerweise immer der arbeitssuchende Dual Career Partner, der

vermittelt werden soll, im Mittelpunkt stehen. Daher sollte die Datenbank so angelegt sein,

dass die wichtigen Informationen zu einzelnen Arbeitssuchenden schnell und übersichtlich zu

erhalten sind. Hinsichtlich der Dual Career Partner werden zwei Fragen im Mittelpunkt stehen.

Die datenbanktechnische Voraussetzung

Die Inhalte der Datenbank

Die Programmierung der Datenbank

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1. Was ist die berufliche Situation bzw. die berufliche Zukunft des Dual Career Partners?

2. Wie weit ist die Bearbeitung des Falls fortgeschritten?

Darüber hinaus hat sie sich entschieden, einen weiteren Reiter für das Stichwort Career anzulegen,

unter dem dann alle Informationen erfasst werden, die die Karriere des zugehörigen Dual Career

Partners angehen.

Diese beiden Informationen sollten so angeordnet sein, dass sie gut erkennbar sind. Darüber hinaus

ist es sinnvoll, den Dual Career Fall immer mit dem Partner zu verknüpfen, der jeweils an der Universi-

tät tätig ist bzw. von der Universität gewonnen werden soll, damit auch zugeordnet werden kann, in

welchem universitären Kontext sich die aktuelle Beratungsleistung abspielt. Im Rahmen von Beru-

fungsverfahren kann es bei einer separaten Dual Career Stelle nämlich auch sein, dass die Person, die

den Dual Career Fall bearbeitet, nicht weiß, wer der zugehörige Verhandlungspartner für die Profes-

sur ist. Dies ist typischerweise so, wenn beide Personen verschiedene Familiennamen tragen. Da aber

beide Verfahren in der Regel Hand in Hand gehen müssen und mitunter Annahmen von Rufen erst

nach einem bestimmten Voranschreiten des Dual Career Prozesses getätigt werden, ist es unbedingt

notwendig, dass der Bearbeiter bzw. die Bearbeiterin des Dual Career Falls auch Auskunft darüber

geben kann, wie der Partner eines / einer bestimmten zu Berufenden derzeit von ihr betreut wird und

wie der Stand der Stellensuche ist. Die Universität Erfurt hat sich daher entschieden, in einem ersten

Reiter der Datenbank eine Übersicht zu haben, durch die die Partner und die zugehörigen Hochschu-

langehörigen auf einen Blick gesehen werden.

Abbildung 1

In der Datenbank stehen die

Daten des arbeitssuchende

Dual Career Partners im Vor-

dergrund. Dennoch em-

pfiehlt es sich, beide Partner

miteinander zu verknüpfen.

11

Da die Universität Erfurt außerdem noch weitere Aktivitäten zur Unterstützung der jeweiligen Familie

anbietet, hat sie darüber hinaus einen Reiter Welcome angelegt, unter dem z. B. Fragen von Kinderbe-

treuung, Pflegeplätzen usw. erfasst werden können. Alle diese Punkte sind unter dem großen Button

Dual Career Couples zusammengefasst.

In ähnlicher Weise ist zu überlegen, auf welche Art weitere detaillierte Daten gesammelt werden

sollten. Auch hier ist Sparsamkeit das oberste Gebot. Selbstverständlich werden Kontaktdaten

Abbildung 2

Unter dem Reiter Career

werden die berufl iche

Situation und die gewünsch-

te berufliche Zukunft, Prio-

ritäten und der Stand der

Bearbeitung eingetragen.

Abbildung 3

Unter dem Reiter Welcome

kann der Beratungsbedarf

und der Bedarf an Betreu-

ungsmöglichkeiten für Kin-

der und pflegebedürftige

Angehörige eingepflegt

werden.

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benötigt, selbstverständlich werden auch Daten zum bisherigen Berufsprofil und Berufsabschlüssen

benötigt. Sinnvoll ist es auch, wenn alles in einer Datenbank gesammelt werden soll, darüber

nachzudenken, welche Beratungs- und Betreuungsbedarfe es gibt. Aber schon an dieser Stelle muss

überlegt werden, wie weit von Seiten der Hochschule Leistungen angeboten werden. Es nützt nichts,

Beratungs-und Betreuungsbedarf in einer Datenbank zu sammeln, wenn die Hochschule selber

hierfür keine Unterstützung bieten kann.

Der dritte Punkt der sinnvollerweise noch aufgenommen werden sollte, ist der Punkt Aktivitäten. Eine

Datenbank ergibt insbesondere dann Sinn, wenn verschiedene Personen mit den Dual Career

Partnern arbeiten. Diese können durch die Auflistung der Aktivitäten in zeitlicher Reihenfolge

(Thread) sehr gut erkennen, wie der Bearbeitungsstand ist.

Das Netzwerk

Der zweite große Bereich, um den es bei Dual Career gehen kann, ist das Netzwerk. Wenn ein Netz-

werk gebildet wurde, lohnt es sich, auch dieses Netzwerk mit derselben Datenbank zu verwalten.

Dafür ist an der Universität Erfurt eine weitere Kategorie Career and Welcome angelegt worden. Dort

werden auf der einen Seite Partnerinstitutionen gesammelt, die als potenzielle Arbeitgeber dienen

können, aber auch Einrichtungen, die andere Angebote haben, wie z. B. Institutionen, die sich um die

Kinderbetreuung kümmern. Auch hier muss wieder genau überlegt werden, welche Informationen

man sammeln will. Sinnvoll ist es, insbesondere die wichtigen Ansprechpartner mit ihren Telefonn-

ummern, Funktionen und E-Mail-Adressen aufzunehmen und zudem, was diese Ansprechpartner

bieten können. Wenn die Datenbank dazu genutzt werden soll, auch den Verlauf der Entwicklung des

Netzwerkes zu zeigen, kann es sich lohnen, auch hierfür einen Reiter für Aktivitäten zu hinterlegen,

Abbildung 4

Unter dem Reiter Aktivitäten

können einzelne Bearbei-

tungsschritte, die dazugehö-

rigen Sachbearbeiter sowie

Datum, Zeit und Art der

Fallbearbeitung festgehalten

werden.

13

der wiederum jeder Institution eine eigene Aktivitätenliste zuordnet. Damit ist zu sehen, wie weit

auch bei neu hinzugekommenen Institutionen, bei denen ggf. noch kein Ansprechpartner sicher

feststeht, die Kontaktaufnahme gediehen ist. Außerdem lässt sich dann auch sehen, wie lange die

letzte Kontaktaufnahme zurückliegt, um zu entscheiden, ob einmal wieder der Kontakt hergestellt

werden muss, um z. B. zu prüfen, ob der Ansprechpartner gewechselt hat.

Die Erfurter Datenbank bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Aktivitäten mit einem separaten

Kalender innerhalb der Datenbank zu verknüpfen. In der Regel wird sich ein solches Vorgehen nur

empfehlen, wenn kein anderer elektronischer Kalender geführt wird. Alternativ wäre zu prüfen, ob

nicht eine Verknüpfung mit Outlook die bessere Wahl ist.

Des Weiteren bieten Datenbanken in der Regel die Möglichkeit aus den Daten Seriendruckdokumente

zu generieren. In der Erfurter Datenbank sind einige Seriendruckdokumente hinterlegt, so lassen sich

z. B. die Daten der Dual Career Fälle auf einem Blatt ausdrucken, es lassen sich Anschreiben an die

Dual Career Fälle entwickeln usw. In dieser Richtung kann man natürlich weiter denken. Aber bei

geringer Kenntnis des Office Paketes wird man feststellen, dass sich ähnliche Seriendruckdokumente

unter Nutzung von Datenbanken z. B. in Word erstellen lassen.

Zusätzliche Materialien

Überlegt werden muss auch, wo zusätzliche Materialien wie Lebensläufe, Bewerbungsschreiben usw.

untergebracht werden können. Diese zusätzlichen Materialien sollten nach Möglichkeit mit der

Abbildung 5

Unter Career und Welcome

werden die Ansprechpart-

ner im Netzwerk erfasst

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Datenbank verknüpft werden, weil die Datenbank dann effizienter wird und alle Informationen an

einem Ort abrufbar sind. Für Informationen, die in Papierform eingereicht werden, setzt dies

natürlich voraus, dass vor Ort ein Scanner zur Verfügung steht.

Um aus Datenbanken zielgerichtet Informationen zu gewinnen, wird man in der Regel bestrebt sein,

den Feldern eindeutige Benennungen zu geben und dann eindeutige Werte einzutragen. Für eine

Reihe von Feldern geht das auch. Z.B. ist es unproblematisch festzulegen, welchen Titel eine Person

hat, welchen höchsten Berufsabschluss sie mitbringt oder auch, in welcher Branche Partnerinstitutio-

nen im Netzwerk tätig sind. Für diese eindeutig definierbaren Felder können auch vordefinierte

Einträge festgelegt werden, wie eben für das Feld Titel Definitionen wie Prof., Dr. usw. Hier sollte

darauf geachtet werden, dass später von Hand weitere Inhaltsdefinitionen nachgeliefert werden

können, falls der Programmierer z.B. den Titel Hochschuldozent vergessen hat. Dieses empfiehlt sich

durchgängig für alle Datenbankfelder.

Abgesehen davon wurden in der Datenbank der Universität Erfurt möglichst viele Felder als Freitext-

felder stehen gelassen, da Karriereverläufe und Berufsentwicklungswünsche in der Regel nicht

schematisch vordefinierbaren Feldern entsprechen und häufig längere Informationsbausteine zum

jeweiligen Fall eingetragen werden müssen. Für die Benutzung von Freitextfeldern empfiehlt es sich

trotzdem, für gleiche Sachverhalte die gleichen Schlagwörter zu verwenden, um die Datenbank auch

nach umfassenderen Informationen zielgerichtet durchsuchen zu können.

Datenbanken haben den besonderen Reiz, dass sie leicht dazu genutzt werden können, Statistiken zu

erstellen. Dies funktioniert in der Regel allerdings nur, wenn die Datenfelder genau definiert sind. In

der vorliegenden Datenbank wurde vor allem Wert auf die Handhabbarkeit im praktischen Einsatz

gelegt, sodass es der Person, die die Dual Career Fälle bearbeitet, leicht fällt, einen Überblick zu

gewinnen und Informationen einzutragen. Daher wurde auf die Auswertbarkeit nur in einem

begrenzten Umfang Rücksicht genommen.

Auswertungen werden in der Erfurter Datenbank unter dem Button Filtern vorgenommen. Filterkri-

terien lassen sich frei definieren, brauchen aber ein adäquates Datenbankfeld.

Natürlich ist es für die Prüfung der Notwendigkeit von Dual Career Stellen sinnvoll, Fallzahlen und

auch Erfolgszahlen feststellen zu können. Insbesondere Fallzahlen und auch dazugehörige weitere

Informationen lassen sich problemlos generieren. Der Filter kann darüber hinaus auch als Suchfunkti-

on innerhalb der Datenbank genutzt werden, z. B. wenn man sich daran erinnert, irgendwo eine Firma

zu haben, die eine bestimmte Spezialisierung sucht, sie aber nicht mehr genau findet.

Einträge in die Datenbank – die Nutzung der Datenbankfelder

Auswertungen und Statistik

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Die Programmierung der Datenbank

In vielen Fällen wird eine Datenbank nicht an der Hochschule selbst programmiert werden. Die

Universität Erfurt hat sich daher für einen externen Programmierer entschieden, der die Arbeit in sehr

sorgfältiger und herausragender Weise ausgeführt hat. Bevor ein Programmierer aufgesucht wird,

empfiehlt es sich, die hierzu vorgestellten Fragen soweit wie möglich beantwortet zu haben. Man

muss sich klar machen, dass sehr viele Datenbankprogrammierer/innen zwar sehr gut im Program-

mieren sind, aber Schwierigkeiten haben, die konkreten Sachverhalte und Bedürfnisse, um die es

geht, zu verstehen. Der Prozess der Programmierung muss daher ein intensiver Kommunikationspro-

zess zwischen Programmierer/in und künftigen Nutzer/innen der Datenbank sein. Bei der Auswahl

des Programmierers ist deshalb auch darauf zu achten, dass diese/r nicht nur eine fachlich gute

Reputation hat, sondern dass sie/er auch für eine gute Kommunikationsfähigkeit und gute Verständ-

nisfähigkeit von Datenbankprojekten bekannt ist. Im Programmierprozess ist zu erwarten, dass es

sowohl aufgrund technischer Möglichkeiten oder auch Beschränktheiten als auch aufgrund der

Erfahrung in der Nutzung des Prototyps der Datenbank zu weiterem Anpassungsbedarf kommt. Auch

vor diesem Hintergrund ist es sinnvoll, eine Datenbank erst zu programmieren, wenn es schon

Erfahrungen mit Dual Career gibt.

Mit dem Programmierer sollten in einer ersten ausführlichen Sitzung die notwendigen Features der

Datenbank besprochen werden. Dabei müssen dem Programmierer das Prinzip des Dual Career und

die lokalen Bedürfnisse von Dual Career deutlich gemacht werden. Es empfiehlt sich, dem Program-

mierer vorher eine Art Übersichtstableau in Form eines Mind Maps oder besser sogar eines Flussdia-

gramms in die Hand zu geben, in dem der Ablauf von Dual Career Prozessen beschrieben wird. Sehr

Abbildung 5

Sind die Datenbankfelder sorgfältig

definiert, kann die Datenbank im

Anschluss mit Hilfe von Filtern

komfortabel und zeitsparend

durchsucht und Datenbankstatisti-

ken erstellt werden

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hilfreich ist es auch, wenn die Systematisierung der Datenbank – wie oben beschrieben – schon

angedacht ist. Soll es getrennte Bereiche für die Dual Career Couples und für den Berufsverlauf des zu

betreuenden Dual Career Partners geben, oder lässt sich das anders lösen? Gute Programmierer

werden hierzu eigenständig Lösungen vorschlagen und werden gerade auch unter Gründen der

Nutzbarkeit deutlich machen können, wieso eine Lösung besser als die andere ist.

Nachdem der Programmierer einen ersten Entwurf geliefert hat, sollte Zeit sein, diesen Prototyp

intensiv in der Praxis zu testen, um sowohl technische bzw. Programmierfehler als auch inhaltlichen

Änderungsbedarf zu finden und dann durch den Programmierer beseitigen zu lassen. Es ist für das

Neuaufsetzen von Software aller Art nicht ungewöhnlich, dass für diesen Prozess mehrere Monate

gebraucht werden. Dies ist in der Komplexität von Softwaren und Datenbanken begründet. Gerade

daher ist die Nutzung von Access verbunden mit einer sehr geringen Zahl an möglichen Eingabefel-

dern eine gute Voraussetzung, die Komplexität so gering wie möglich zu halten und deswegen eine

geringe Fehleranzahl zu erzielen.

Der Programmierer muss darüber hinaus wissen, wie die Datenbank genutzt werden soll. Die

grundlegende Frage ist: Soll sie lediglich an einem Ort auf einem Rechner liegen, weil sie dort nur von

ein oder zwei Personen genutzt wird oder soll sie für mehrere Personen parallel zugänglich sein und

deswegen auf einem Server liegen? Gerade in letzterem Fall entfalten Datenbanken ihre volle

Wirkung. So könnten auch Teile der Datenbank in einem Dual Career Netzwerk von verschiedenen

Seiten bedient werden, z. B., wenn der Teil, in dem die Institutionen vermerkt sind, auch allen

Institutionen des Netzwerks offen steht und sie alle von sich aus aktiv ändern können. Dies wäre auch

der Fall, wenn die Datenbank so programmiert sein soll, dass Partner aus dem Netzwerk unabhängig

voneinander Bewerberprofile einstellen oder auf Bewerberprofile zugreifen können.

Datenschutz

Mit dem Programmierer ist auch unbedingt zu klären, wie der Datenschutz sichergestellt wird. Der

Zugang zur Datenbank sollte unbedingt nur autorisierten Personen gestattet sein, da hier personen-

bezogene Daten gesammelt werden. Es ist daher zwingend notwendig, mit dem / der Justiziar/in oder

Datenschutzbeauftragen der Hochschule zu klären, welche Datenschutzrichtlinien gelten und welche

Daten überhaupt gesammelt werden dürfen. Wenn die Datenbank darüber hinaus in einem Netzwerk

von Institutionen eingesetzt werden soll, müssen auch die Datenschutzrichtlinien sämtlicher daran

beteiligten Institutionen vor der Programmierung der Datenbank gesammelt und bei der Program-

mierung berücksichtigt werden. In der Regel wird dadurch die Nutzung des Bewerber/innenportals

durch mehrere Institutionen unmöglich.

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In der Pilotphase sollte die Datenbank noch einmal auf Herz und Nieren geprüft werden. Hier

sollte insbesondere gefragt werden:

Erst wenn all diese Fragen zur Zufriedenheit beantwortet sind, ist die Datenbank endgültig

einsatzbereit.

In der Pilotphase empfiehlt es sich außerdem, die Datenbank Institutionen zu zeigen, die

Erfahrungen mit Dual Career gesammelt haben und vielleicht schon andere Datenbanken

kennen und getestet haben. An der Universität Erfurt wurden deswegen Vertreterinnen des Dual

Career Netzwerkes Berlin zu einer Präsentation der Datenbank eingeladen. Dies hat sich als sehr

erfolgreich bewährt, da einerseits für die Programmierung der Datenbank noch einmal die Ideen

aus Berlin gesammelt werden konnten und andererseits die Kolleginnen in Berlin Interesse an

der Datenbank fanden.

Die Dual Career Datenbank wurde erfolgreich in der Praxis getestet. Das Dual Career Netzwerk

Berlin hat die Datenbank inzwischen modifiziert vom Programmierer erworben. Weitere

Hochschulen haben Interesse signalisiert. Insofern zeigt sich, dass der durchlaufene Prozess sehr

erfolgreich war. Die Datenbank bewährt sich problemlos im täglichen Einsatz.

Die Dual Career Datenbank

der Universität Erfurt in der Praxis

Die Pilotphase

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1. Sind alle Features vorhanden, die wir brauchen?

2. Funktioniert die Datenbank reibungslos?

3. Ist der Datenschutz so umfangreich wie notwendig gewährleistet?

4. Finde ich sowohl die Dual Career Partner als auch die im Netzwerk verbundenen

Institutionen

und erhalte aus der Datenbank alle für mich notwendigen Informationen?

5. Ist die Datenbank übersichtlich genug?

6. Kann ich bei den Auswertungen alle Daten sammeln, die ich für eine Statistik brauche?

Universität ErfurtGleichstellungsbeauftragte

Prof. Dr. Sabine Schmolinsky

Postfach 2699089 Erfurt

Tel.: +49(0)361/737-5065Fax.: +49(0)361/737-5069

www.uni-erfurt.de/gleichstellungsbeirat/ gleichstellungsbeauftragte

„Familie in der Hochschule” ist ein Programm des Beauftragten der Bundesregierung für die Neuen Bundesländer und der Robert Bosch Stiftung in Zusammenarbeit mit dem Centrum für Hochschulentwicklung CHE