Download pdf - Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement · • Büromaterial verwalten • Termine planen und überwachen • Ablage • Wiedervorlage • Dateien und Karteien führen ... Unterweisung

OBERBERGISCHER KREISDER LANDRAT

Oberbergischer Kreis Kauffrau/Kaufmannfür Büromanagement

Ausbildungsinfo

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Impressum

Herausgeber: Oberbergischer KreisDer Landrat Moltkestraße 4251643 Gummersbach

Bildnachweis: Oberbergischer Kreis

Inhaltsverzeichnis

Informationen zum Oberbergischen Kreis Seite 4

Informationen zur Ausbildung Seite 6

• Allgemeines/Aufgaben Seite 6

• Verlauf/Inhalte der Ausbildung Seite 7

• Anforderungen Seite 8

• Perspektiven Seite 8

Informationen zum Auswahlverfahren Seite 9

Verdienstmöglichkeiten Seite 9

Sonstige Informationen Seite 10

• Arbeitszeit Seite 10

• Erholungsurlaub Seite 10

Ausbildungsinfo 06 | 2014

Kontakt

Gabriele HolletzekAusbildungsleiterin

Telefon 02261 88-1107Telefax 02261 88-972-1107E-Mail [email protected]

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In der Kreisverwaltung arbeiten derzeit ca. 1 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in über 60 unterschiedlichen Berufsbil-dern. Dies spiegelt sich auch in dem breiten Aufgabenspektrum wider:

• Straßenverkehr • Abfallbeseitigung

• Zivilschutz • Natur- und Landschaftsschutz

• Sozialhilfe und Jugendhilfe • Vermessungswesen

• Psychologische • Wirtschaftsförderung und Beratungsstelle Fremdenverkehr

• Gesundheit • Weiterbildung (Kreisvolkshochschule)

• Veterinärwesen • Kultur (Museum des Oberber- gischen Kreises auf Schloss Homburg)

• Lebensmittelüber- • Schulen (Berufskollegs wachung und Förderschulen)

• Bauaufsicht • Gewässerschutz

1. Informationen zum Oberbergischen Kreis

13 kreisangehörige Städte und Gemeinden, darunter die mittleren kreisangehörigen Städte Gummersbach, Radevormwald, Wiehl und Wipperfürth, bilden auf einer Fläche von 919 km² den Oberbergischen Kreis. Hier leben ca. 282.000 Einwohner.

Das Grundgesetz gibt Städten, Kreisen und Gemeinden im Rahmen der kommunalen Selbstver-waltung nach Art. 28 Abs. 2 das Recht, ihre Aufgaben eigenverantwortlich zu erfüllen. Die Kreisverwaltung des Oberbergischen Kreises mit Sitz in der Kreisstadt Gummersbach nimmt Aufgaben wahr, die wegen ihrer überörtlichen Bedeutung oder fi nanziellen Belastung nicht mehr von den einzelnen kreisangehörigen Städten und Gemeinden erledigt werden können oder die eine einheitliche Erledigung über die Gemeindegrenzen hinaus erfordern.

Dabei arbeitet sie eng und partnerschaftlich mit den einzelnen kreisangehörigen Kommunen zusammen. Der Oberbergische Kreis ist deutschlandweit der erste Kreis, in dem alle Verwaltungen das gemeinsame Ziel verfolgen, einen besonderen mittelstandsorientierten Service anzubieten.

13 kreisangehörige Städte und Gemeinden, darunter die mittleren kreisangehörigen Städte Gummersbach, Radevormwald, Wiehl und Wipperfürth, bilden auf einer Fläche von 919 km² den Oberbergischen Kreis. Hier leben ca. 282.000 Einwohner.

Das Grundgesetz gibt Städten, Kreisen und Gemeinden im Rahmen der kommunalen Selbstver-Hückeswagen

Wipperfürth

Marienheide

Lindlar

Engelskirchen

Gummersbach Bergneustadt

ReichshofWiehl

NümbrechtWaldbröl

Morsbach

Radevormwald

„Chef“ der Kreisverwaltung ist der Landrat des Oberbergischen Kreises, Herr Hagen Jobi. Hagen Jobi wurde erstmals am 26.09.2004 für die Dauer von 5 Jahren und am 30.08.2009 für weitere 6 Jahre von den Bürgerinnen und Bürgern des Oberber-gischen Kreises zum Landrat gewählt und hat damit die Nach-folge von Hans-Leo Kausemann angetreten, der von 1999 – 2004 erster hauptamtlicher Landrat des Oberbergischen Kreises war. Neben seiner Funktion als Chef der Kreisverwal-tung ist der Landrat zudem Vorsitzender des Kreistages.

Der Kreistag ist die politische Vertretung der Bürgerinnen und Bürger des Oberbergischen Kreises und wird von diesen grund-sätzlich alle 5 Jahre gewählt. Die aktuelle Wahlperiode dauert ausnahmsweise 6 Jahre, damit werden die Wahlzeiten von Kreis-tag und Landrat wieder angeglichen. Dem neuen Kreistag, der für die Wahlperiode 2014-2020 gewählt ist, gehören insgesamt 58 Mitglieder aus 10 Parteien bzw. Wählergruppen an. Neben den Parteien CDU, SPD, Grüne und FDP sind die „Unabhängige Wählergemeinschaft (UWG)“, „DIE LINKE“, die „Alternative für Deutschland (AfD)“, die „Die Unabhängigen/ Freie Wähler Oberberg (FWO-DU)“, die „Piraten“ und „proNRW“ im Kreistag vertreten.

Diese und viele andere Aufgaben werden in 4 Dezernaten mit insgesamt 20 Fachämtern wahrgenommen. Die folgende Übersicht gibt Ihnen einen groben Überblick über die Struktur der Kreisverwaltung.

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LandratKreisdirektor

Haupt- und Personalamt

Gleichstellungsstelle

Kreis- und Regionalentwicklung

Dezernat 1Amt für Finanzwirtschaft und Kommunalaufsicht

OrdnungsamtAmt für Rettungsdienst, Brand- u. Bevölkerungsschutz

Kultur- und Museumsamt

Dezernat 2Rechnungsprüfungsamt

RechtsamtStraßenverkehrsamt

Veterinär- und LebensmittelüberwachungsamtUmweltamt

Dezernat 3Amt für Schule und Bildung

Amt für Soziale AngelegenheitenJugendamt

Gesundheitsamt

Dezernat 4Amt für ImmobilienwirtschaftAmt für Planung und Straßen

Amt für Geoinformation und LiegenschaftskatasterBauamt

Allgemeines:

Der Oberbergische Kreis stellt seit einigen Jahren Ausbildungsplätze zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement zur Verfügung.

2. Informationen zur Ausbildung

2.1 Allgemeines/Aufgaben

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Aufgaben einer Kauffrau/eines Kaufmanns für Büromanagement:

Der Schwerpunkt der Tätigkeiten einer Kauffrau bzw. eines Kaufmanns für Büromanagement liegt im Bereich des so genann-ten Sekretariatsdienstes der Kreisverwaltung. In jedem Fachamt der Kreisverwaltung sind Kaufleute für Büromanagement in den Verwaltungssekretariaten eingesetzt.

Die Kreisverwaltung bietet EDV-unterstützte, modern eingerichtete Arbeitsplätze. Die Standardanwendungen sind hierbei Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme. Die folgenden Tätigkeiten gehören u. a. zum Aufgabenbereich einer Kauffrau/eines Kaufmanns für Büromanagement:

• Posteingang bearbeiten, Post verteilen, Postausgang bearbeiten• Texte/Briefe am PC eingeben, abrufen, bearbeiten, pflegen, sichern und archivieren• Büromaterial verwalten• Termine planen und überwachen• Ablage• Wiedervorlage• Dateien und Karteien führen• Anfragen entgegennehmen, weiterleiten und Auskünfte erteilen• Assistenzaufgaben in der Sachbearbeitung

Die Ausbildung gliedert sich in einen theoretischen Teil an der Berufsschule sowie einen praktischen Teil in der Kreisverwaltung. Bei der Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement werden in der Theorie überwiegend kaufmännische Kenntnisse und Fertigkeiten vermittelt, während in der Praxis verwaltungsspezifische Abläufe im Mittelpunkt stehen.

Zusätzlich zu dem theoretischen Unterricht an dem Berufskolleg und dem praktischen Teil bei der Kreisverwaltung, findet eine dienstbegleiten-de Unterweisung der Auszubildenden an dem Rheinischen Studieninstitut in Köln statt, in der die in der Praxis vermittelten verwaltungsspezifischen Kenntnisse vertieft werden.

Ausbildungsbeginn für diese dreijährige Ausbil-dung ist immer der 1. August eines jeden Jahres.

Die Ausbildung gliedert sich in einen theoretischen Teil an dem Berufskolleg an der Lindenstraße in Köln, einen prak-tischen Teil in der Kreisverwaltung Gummersbach und eine dienstbegleitende Unterweisung am Rheinischen Studienin-stitut in Köln.

2.2 Verlauf/Inhalte der Ausbildung

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Theoretische Ausbildung:

Die theoretische Ausbildung findet am Berufskolleg an der Lindenstraße in Köln statt.

Der Berufsschulunterricht erfolgt in Blockform, dasheißt, dass in jedem der drei Ausbildungsjahre jeweilsca. 13 Wochen hintereinander – am Block – unterrichtet werden. Im Mittelpunkt der theoretischen Ausbildung steht überwiegend die Vermittlung von kaufmännischen Kenntnissen und Fertigkeiten.

Nach derzeitigem Stand stehen folgende Fächer auf dem Stundenplan einer Fachklasse „Kaufleute für Büro-management“:

• Bürowirtschaft• Betriebswirtschaftslehre• Organisationslehre• Rechnungswesen• Textverarbeitung• Datenverarbeitung• Deutsch• Politik• Religion• Sport• Englisch (freiwilliges Zusatzfach)

Da in der theoretischen Ausbildung am Berufskolleg in Köln keine verwaltungsspezifischen Inhalte vermittelt werden, findet zudem eine verwaltungsspezifische Unterweisung der Auszubildenden am Rheinischen Studieninstitut in Köln statt.

Die dienstbegleitende Unterweisung erfolgt außerhalb des Blockunterrichts am Berufskolleg und wird voraus-sichtlich 1-2mal wöchentlich stattfinden.

Praktische Ausbildung:

Während des praktischen Teils werden die Auszubildenen „Kauffrauen bzw. Kaufmänner für Büromanagement“ in verschie-denen Fachämtern der Kreisverwaltung ausgebildet. Die Auszubildenden werden durch die Ausbildungsleiterin sowie durch die Ausbilderinnen und Ausbilder in den jeweiligen Ausbildungsbereichen betreut.

Zu Beginn der Ausbildung erhält jede bzw. jeder Auszubildende einen Ausbildungsplan für die Dauer der Ausbildung, aus dem die Zuordnung zu den jeweiligen Ausbildungsämtern hervorgeht. Grundsätzlich sind Ausbildungsabschnitte in allen Fachämtern der Kreisverwaltung möglich.

Um eine sinnvolle Ausbildung zu garantieren, ist es jedoch nicht möglich, alle Ämter der Kreisverwaltung während der Aus-bildungszeit kennen zu lernen. Daher werden Schwerpunkte gesetzt. So werden die Auszubildenden für jeweils ca. 4 Monate einem Fachamt zur Ausbildung zugeordnet. Der Einsatz erfolgt in den Verwaltungssekretariaten der jeweiligen Fachämter. Hier werden die Auszubildenden an die Aufgaben einer Kauffrau bzw. eines Kaufmanns für Büromanagement bezogen auf den jeweiligen Fachbereich herangeführt.


Schulische Voraussetzungen• Qualifizierter Hauptschulabschluss bzw.

Fachoberschulreife• Gute Noten (insbesondere in den Fächern

Deutsch und Mathematik)

Soziale Kompetenz• Kooperationsbereitschaft - Teamfähigkeit• Höflichkeit - Freundlichkeit• Konfliktfähigkeit• Toleranz

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Die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büro-management schließt mit einer sog. gestreckten Abschluss-prüfung ab. Teil 1 der Abschlussprüfung findet bereits nach 18 Monaten statt. Teil 2 schließt sich dann zum Ende der Ausbildung an. Die Abschlussprüfung besteht sowohl aus mündlichen als auch schriftlichen Prüfungen.

Durch die Verknüpfung von kaufmännischen und verwal-tungsspezifischen Schwerpunkten ist nach erfolgreichem Ab-schluss der Ausbildung sowohl eine Beschäftigung in einem privaten Betrieb als auch in einer öffentlichen Verwaltung (z.B. Stadt-, Gemeinde- oder Kreisverwaltung) möglich.

Die Palette der Einsatzmöglichkeiten bei der Kreisverwaltung ist groß. Wie bereits erwähnt, werden in jedem Fachamt der Kreisverwaltung Kaufleute für Büromanagement in den jewei-ligen Verwaltungssekretariaten eingesetzt.

Der Einsatz nach bestandener Prüfung richtet sich danach, in welchen Bereichen der Kreisverwaltung entsprechende freie Stellen vorhanden sind. Eine Übernahmegarantie nach bestan-dener Ausbildung gibt es beim Oberbergischen Kreis nicht. Die Möglichkeiten der Weiterbeschäftigung orientieren sich zum einen am Bedarf (freie Stellen) und zum anderen an den Leistungen und am Persönlichkeitsbild der Auszubildenden.

Die Kreisverwaltung fordert Leistung und fördert die Bereit-schaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur individuellen Weiterbildung. Insbesondere der Umgang mit neuen Tech-niken macht es erforderlich, sich durch geeignete Fortbil-dungsmaßnahmen dem aktuellen Stand anzupassen.

Für besonders qualifizierte Mitarbeiterinnen bzw. Mitar-beiter des Sekretariatsdienstes besteht die Möglichkeit, bei entsprechender Leistung an einem so genannten Angestell-tenlehrgang I teilzunehmen. Von den Inhalten her ist dieser vergleichbar mit der Ausbildung im mittleren Dienst bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten und ermöglicht nach erfolgreichem Abschluss den Einsatz in der Sachbearbeitung.

2.4 Perspektiven

Persönliche Eigenschaften• Positive Einstellung zur modernen Büromanage-

mentstechnik• Motivation und Engagement• Zuverlässigkeit• Lern- und Leistungsbereitschaft• Ausdauer - Durchhaltevermögen - Belastbarkeit• Sorgfalt - Gewissenhaftigkeit• Konzentrationsfähigkeit• Verantwortungsbereitschaft - Selbstständigkeit• Fähigkeit zu Kritik und Selbstkritik• Kreativität

2.3 Anforderungen

4. Verdienstmöglichkeiten

Während der Ausbildung:Sie erhalten eine monatliche Ausbildungsvergü-tung, die nach Ausbildungsjahren gestaffelt ist. Ab 01.03.2015 beträgt diese im:

1. Ausbildungsjahr: 853,26 EUR 2. Ausbildungsjahr: 903,20 EUR 3. Ausbildungsjahr: 949,02 EUR

Hierbei handelt es sich um Brutto-Beträge. Hiervon müssen Sie zwischen 150 EUR und 175 EUR abziehen, um die Netto-Ausbildungsvergütung zu ermitteln, die dann auf Ihr Konto überwiesen wird (Stand: 03/2015).

Nach der Ausbildung:Ihre Einstiegsvergütung nach der Ausbildung beträgt ab 01.03.2015 ca. 2.010,00 EUR (Brutto). Unter Berück-sichtigung der steuerlichen Abzüge (bei Steuerklasse 1) verbleiben ca. 1.350,00 EUR (Netto), die dann auf Ihr Konto überwiesen werden. Neben den Bezügen erhalten Sie vermögenswirksame Leistungen (6,65 EUR/Monat; während der Ausbildung: 13,29 EUR/Monat), sowie eine so genannte Jahresson-derzahlung.


3. Informationen zum Auswahlverfahren

Die Ausbildungsplätze zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement werden jährlich in den hiesigen Tages-zeitungen ausgeschrieben. Die Stellenausschreibung erfolgt ca. 14 Monate vor dem Ausbildungsbeginn (1. August eines jeden Jahres). Da der Zeitpunkt der Stellenausschreibung und die Bewerbungsfrist variieren, wird empfohlen, die für das jeweilige Einstellungsjahr maßgeblichen Daten telefonisch zu erfragen.

Nach Abschluss der Bewerbungsfrist werden die eingegangenen Bewerbungen ausgewertet. Auf der Basis von persön-lichen Daten und schulischen Leistungen wird eine Vorauswahl getroffen. Die Bewerberinnen und Bewerber müssen nun einen Eignungstest absolvieren.

Dieser Eignungstest gliedert sich in folgende Aufgabenbereiche:• Psychologischer Test• Rechtschreibetest in Diktatform• Mathematiktest (Schwerpunkt: Zins- und Prozentrechnung, Dreisatz) • Definitionen von vorgegebenen Begriffen

Die Bewerberinnen und Bewerber, die diesen Eignungstest am erfolgreichsten absolviert haben, werden zu einem Vor-stellungsgespräch eingeladen. Aufgrund des persönlichen Eindrucks bei den Vorstellungsgesprächen und der Ergebnisse des Eignungstests erfolgen schließlich die Einstellungszusagen an einzelne Bewerberinnen und Bewerber. Das Auswahl-verfahren ist dann ca. im Januar abgeschlossen.

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5. Sonstige Informationen

5.1. Arbeitszeit

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt derzeit 39,0 Stunden. Die Bediensteten des Kreises können ihre regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit grundsätzlich während einer sogenannten Rahmenar-beitszeit von Montag bis Freitag in der Zeit von 06:30 – 18:30 Uhr erbringen.

Zusätzlich sind allerdings bestimmte Servicezeiten zu beachten. Während der Servicezeiten haben die Bür-gerinnen und Bürger die Möglichkeit, persönlich oder telefonisch die Bediensteten der Kreisverwaltung zu kontaktieren. Für die meisten Ämter der Kreisverwal-tung sind die Servicezeiten

Montag – Freitag: 08:00 – 12:00 UhrMontag – Mittwoch: 13:00 – 16:00 Uhr Donnerstag: 13:00 – 17:30 Uhr

Während der Servicezeiten muss in allen Ämtern der Kreisverwaltung eine sachgerechte Betreuung der Besucher und Anrufer gewährleistet sein. Dazu werden je nach Aufgabengebiet einzelne Arbeitsteams gebildet.

Wann genau die wöchentliche Arbeitszeit während der Rahmenarbeitszeit sowie unter Beachtung der Service-zeiten erbracht wird, kann also flexibel innerhalb eines Arbeitsteams abgestimmt werden.

5.2 Erholungsurlaub

Auszubildende erhalten 28 Urlaubstage im Jahr.

Der Urlaub kann jedoch zusammenhängend nur während der Schulferien genommen werden. Urlaub an Unterrichtstagen sowie während des Blockunterrichts ist in der Regel nicht möglich.

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