Bundeskanzlei BKProgramm GEVER Bund
Projekt ÜDP
Umstellung der Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte im Sinne von sogenannt überdepartementalen Prozessen bzw. eines organisationsübergreifenden Geschäftsdatenaustausches zwischen Behördenstellenauf eine durchgängige elektronische Basis bis Ende 2011.
ÜDP=überdepartementale ProzessePSD=processus supra-départementaux
Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
2Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Ausgangslage
Gestützt auf den „Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten und die Umsetzung“ des EDI vom 15. Januar 2008 hat der Bundesrat gemäss BRB vom 23. Januar 2008 der BK u.a. den folgenden Auftrag erteilt:
“Die BK stellt die Abläufe von Bundesrats- und Parlaments-geschäften bis Ende 2011 in Zusammenarbeit mit den Departementen (Generalsekretariate) und den Parlaments-diensten auf eine durchgängige elektronische Basis um“.
Die BK hat das Projekt ÜDP (befristet bis Ende 2011) fachlich der Delegierten für das Programm GEVER Bund, Nathalie Falcone, unterstellt.
3Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
AUFBAU/TESTPILOT
1(2)
IST SOLL-RE 1
SOLL-RE 2
FINISH
GESCHÄFT 1
GESCHÄFT 2
GESCHÄFT X
Meetings
Newsletter
REALISIERUNG EINFÜHRUNG/VERBREITUNG
BETRIEB
M1
M2
M3
M5 M6
Meetings
Stand: 16. Juli 2009
M8
Rapportierung
EVA-LUA-TION
GESCHÄFTSPROZESSE
IT-SYSTEM-ARCHITEKTUR
ANWENDERINNENUND ANWENDER
KONKRETISIERUNGPROJEKTAUFTRAG
PUBLIC RELATIONS
PROJEKTMANAGEMENT
Führungsrhythmus
2009 2010 2011 2012
M0
SCHULUNGHANDBUCHTESTS
REVIEW SOLLUSABILITYSPRACHEN D/F/I
INFORMATION/KOMMUNIKATION (Newsletter, www.gever.admin.ch)
LEITUNG/REPORTING/CONTROLLING/MODERATION/PRÄSENTATION
PROJEKTSTEUERUNG: PROGRAMMAUSSCHUSS GEVER Bund
Meetings
Projektplan ÜDP (Masterplan)
M4
M7
VORANALYSE/KONZEPT
RE1
Realisierungsetappe RE1 = September 2009 – Februar 2010
4Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis GEVER
Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen
Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)
DokumentenmanagementSystematische Erstellung,
Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,
elektronischen Dokumenten
Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen
AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter
Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)
Schnittstellen zuFachapplikationen
BüroautomationOutlook/E-Mail
Internet
Stand: 20. Mai 2009
Mensch
Organisation
Technik
CollaborationDokumentenmanagement
mit hoher Flexibilität
M0
5Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Konkretisierung ProjektauftragAuszug aus dem Ergebnisbericht vom 16. Juli 2009
M0
52.9%
89.5%
61.1%
38.9%
78.6%
47.1%
10.5%
33.3%
50.0%
21.4%
0.0% 0.0%5.6%
11.1%
0.0%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Aktenführung (Records Management)
Prozessführung (Workflow)
Dokumentenmanagement Aussonderung Collaboration
weiss nicht
NOT GEVER ÜDP
GEVER ÜDP
Fazit zum Thema „Grundverständnis ÜDP“:Die Module Prozessführung (Workflow) und Collaboration (Dokumentenmanagement mit hoher Flexibilität) stehen bei den befragten Personen im Vordergrund. Eine komplette ÜDP-Lösung im Sinne des Grundverständnisses GEVER wird mehrheitlich nicht erwartet bzw. in Abhängigkeit des technischen Lösungsansatzes (z.B. Regelung der Zugriffsberechtigung) nicht erwünscht.
Grundverständnis zu GEVER schaffen bzw. verbessernGeschäftsprozesslandkarte ÜDP zusammen mit den betroffenen Stellen erstellenAkzeptanz/Support der ÜDP-Partner durch aktive Kommunikation und Einbezug schaffenBessere Abstimmung (Konsolidierung) der Projektaktivitäten innerhalb der BK vornehmen
6Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Realisierungsetappe 1Auszug aus dem Projektantrag ÜDP vom 21. August 2009
M1 M2
7Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Projektorganisation ÜDP RE1Programmausschuss GEVER Bund(= PA ÜDP): BAR, ISB, BIT, BK,Parlamentsdienste und Departemente
Stand: 21. August 2009
Delegierte GEVER Bund
Projektassistent/in Projektleiter
40% 70%- Publishing- Projektcontrolling/-reporting- Projektsupport- Budget/Vertragsmgmt
Kernteam TP Geschäftsprozesse• Externes Mandat (30 Tage) - TPL Notation, Prozessdokumentation
• Roger Hofmann (Programm) – Stv. TPL• 20% der Sektion Bundesratsgeschäfte• Karin Zosso (Sonderberaterin GEVER BK)
- PL-Support Moderation, Methodik, Konzeption IST/SOLLExternes Mandat 25 Tage M1 + M2
- PL-Support Information/KommunikationMandat BK 5 Tage (Sektion Kommunikationsunterstützung)
Kernteam TP IT-Systemarchitektur• Externes Mandat (30 Tage) – TPL• Roger Hofmann (Programm) – Stv. TPL
Kernteam TP Anwender• wird ab M3 (Januar – Juni 2010) aktiviert
Soundboard TP Geschäftsprozesse• je ein/e Vertreter/in pro GS• Projektausschuss GEVER BK• ein/e Vertreter/in PD• ein/e Vertreter/in ISB• ein/e Vertreter/in BAR• Mitarbeitende Programm GEVER Bund
Soundboard TP IT-Systemarchitektur• ein/e Vertreter/in ISB• ein/e Vertreter/in CC GEVER BIT• ein/e Vertreter/in ISCeco• ein/e Vertreter/in SCI BK• ein/e Vertreter/in FUB• ein/e Vertreter/in KIOS
Teilprojekte TP
M1 M2
8Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Soundboards für RE1M1 M2
9Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 1/4
DokumentenmanagementSystematische Erstellung,
Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,
elektronischen Dokumenten
Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen
AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter
Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)Collaboration
Dokumentenmanagementmit hoher Flexibilität
Schnittstellen zuFachapplikationen
BüroautomationOutlook/E-Mail
Internet
Stand: 16. Juli 2009
Mensch
Organisation
Technik
Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen
Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)
10Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 2/4 Initialdefinition:Von überdepartementalen Geschäftsprozessen im bidirektionalenSinne spricht man,
wenn mindestens 2 Generalsekretariate bzw.mindestens 1 Generalsekretariat mit den Parlamentsdienstenin Zusammenarbeit, Koordination mit der bzw. Federführung durch die Bundeskanzlei stehen.
Stand: 20. Mai 2009
11Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BA1.4
GS 1
BAX.4
GS X
BK PD
Bereich ÜDP
BA1.3
Bereich GEVER in der OE- ev. mit Anteil aus Negativliste Bereich ohne GEVER- Fachapplikationen- Collaboration-Tools- Restlicher Anteil aus Negativliste
BAX.3BA
X.2BAX.1
OE Organisationseinheit
überdepartementale Geschäftsbeziehungen
inter-/intradepartementale Geschäfte
BA1.2
BA1.1
Grundverständnis ÜDP 3/4 Stand: 17. August 2009
BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste
GS GeneralsekretariatBA Bundesamt
12Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Grundverständnis ÜDP 4/4Stand: 17. März 2009
Diese Prozesse lassen sich relativ klar von anderen Tätigkeitenin der jeweiligen Behörde oder Organisationseinheit abgrenzen;Sie sind oftmals hinsichtlich Zeitpunkt, Intensität und Tragweite schlecht planbar (voraussehbar), wenn gleich der Führungs-rhythmus (z.B. für Bundesratsgeschäfte) vorgegeben ist;Sie können sowohl bottom-up als auch top-down ausgelöst werden;Sie verursachen eine wechselwirkende Interaktion (seriell und sequentiell) zwischen verschiedenen Führungstufen;Sie müssen während dem ganzen Prozesslebenszyklus editierbarbzw. bearbeitbar (mit Logfile) sein;Sie bedingen ein möglichst lückenloses „Gefechtsjournal“ der einzelnen Zwischenschritte;Sie erfordern je nach Führungsstufe unterschiedliche Anforder-ungen hinsichtlich Dossierumfang und Qualität bzw. Format;Sie müssen eine bedürfnis- und zuständigkeitsspezifische Redundanz von Unterlagen zulassen.
13Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BA1.4
GS 1
BAX.4
GS X
BK PD
BA1.3
BAX.3BA
X.2BAX.1
OE Organisationseinheit
BA1.2
BA1.1
BPM-Dokumentation ÜDP 1/5
BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste
GS GeneralsekretariatBA Bundesamt
Dokumentation Business Process Management
BPM ÜDP (in Anlehnung an eCH-0073)
eCH-0073 = Dokumentationsstandard eGov CH (Dokumentation öffentlicher Leistungen und Prozesse)
14Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BPM-Dokumentation ÜDP 2/5 (in Anlehnung an eCH-0073)Stand: 29. Oktober 2009
LeistungsInventar
LeistungenDiagramm
ProzesseBeschreibung und Diagramm
SubprozesseDiagramm
BPM – Dokumentation ÜDP
Geschäftsprozesslandkarte ÜDP
Hauptprozesse ÜDP
ProzesssteckbriefSchnittstellenbeschreibung
BPMN-Prozessdiagramm
BPMN-Subprozessdiagramm
Visio
Visio
Word
eCH-0096BPM-Tool
eCH-0096BPM-Tool
Darstellung Tool
eCH-0073
15Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BPM-Dokumentation ÜDP 3/5Geschäftsprozesslandkarte
Stand: 29. Oktober 2009
STEUERUNGSAUFGABEN
KOORDINATIONSAUFGABEN
Bundesratsantrag/Präsidialverfügung erarbeiten,Informationsnotiz erarbeiten
Parlamentarischer Vorstosszuteilen
Legislaturplanungerarbeiten
Bundesrats-antrag
S11
S12
S13
Mitberichtsverfahrenzu Bundesratsantrag
durchführen
Bundesratsentscheidvorbereiten
Bundesratsentscheid nachbearbeiten
Bundesrats-Dossier
vorbereiteter Bundesrats-entscheid
Protokoll Bundesrats-entscheide
Bundesblatt
Amtliche Sammlung
informierte Medien
S21
S22
S31
Botschaftplanung erstellen
Briefe an Bundesrat koordinieren
Botschafts-planung
beantwortete Briefe
K11
K12
Geschäft initialisieren Entscheid vorbereiten Entscheid kommunizieren/nachbearbeiten
16Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BPM-Dokumentation ÜDP 4/5
HauptprozesseStand: 29. Oktober 2009
Bsp: Parlamentarische Vorstösse
Schätzung Anzahl Kopien:4 Session/Jahrx ca. 400 Vorstösse= 1600 Vorstösse/Jahrx 2 Seiten/Vorstoss= 3200 Seitenx 21 Kopien= 67‘200 Kopien/Jahr
17Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
BPM-Dokumentation ÜDP 5/5Stand: 29. Oktober 2009
HauptprozesseBsp: Mitberichtsverfahren
Schätzung Anzahl Kopien:ca. 40 Sitzungen/Jahrx ca. 80 Anträge= 3‘200 Beschlüsse/Jahrx 10 Seiten/Antrag= 32‘000 Seitenx 55 (BK) / 15 (Dep.) Kopien= 2.24 Mio. Kopien/Jahr
18Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Verknüpfung ÜDP mit GEVER-Systemen
ÜDP IT-Systemarchitektur (erste Ideen)Stand: 29. Oktober 2009
GSEDA
GEVER
GSEDI
GEVER
GSEFD
GEVER
GSEJPD
GEVER
GSEVD
GEVER
GSUVEK
GEVER
GSVBS
GEVER
BK
GEVER
STEUERUNGSAUFGABEN
KOORDINATIONSAUFGABEN
Bundesratsantrag/Präsidialverfügung erarbeiten,Informationsnotiz erarbeiten
Parlamentarischer Vorstosszuteilen
Legislaturplanungerarbeiten
Bundesrats-antrag
S11
S12
S13
Mitberichtsverfahrenzu Bundesratsantrag
durchführen
Bundesratsentscheidvorbereiten
Bundesratsentscheid nachbearbeiten
Bundesrats-Dossier
vorbereiteter Bundesrats-
entscheid
Protokoll Bundesrats-entscheide
Bundesblatt
Amtliche Sammlung
informierte Medien
S21
S22
S31
Botschaftplanung erstellen
Briefe an Bundesrat koordinieren
Botschafts-planung
beantwortete Briefe
K11
K12
Geschäft initialisieren Entscheid vorbereiten Entscheid kommunizieren/nachbearbeiten
Variante Collaboration„Basic“
Variante Collaboration„Workflow“
Variante Collaboration„Interface“
GEVERÜDP
Variante Collaboration„Portal“
19Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
ÜDP - Vision
20Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Zusammenfassung
Nächste Schritte:Überprüfung der Ergebnisse mit dem Soundboard TP GeschäftsprozessePräsentation der Ergebnisse im Programmausschuss GEVER BundAbgleich der Ergebnisse mit der GL der BundeskanzleiAntrag(Anträge) an die Generalsekretärenkonferenz GSK zum Thema ÜDP
21Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter
Besten Dank für die Aufmerksamkeit!
Quelle: Schweizer Illustrierte, Ausgabe vom 17. August 2009, Seite 14