Wie du die 3 größten Zeitfresser im Büro vertreiben kannst
3 Was sind deine größten Produktivitätskiller? Mache den Test!
4 Das sind die größten Zeitfresser laut dem Digital Work Report
5 3 Tipps, wie du gegen die Zeitfresser vorgehst
8 So könnte dein Zeitprotokoll aussehen
9 Dein Zeitprotokoll — Muster zum Ausdrucken
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Was sind deine größten Produktivitätskiller? Mache den Test!
Finde heraus, wo du an deinem Arbeitsplatz die meiste Zeit verlierst! Wie das
geht? Ganz einfach: Erstelle Dir ein Zeitprotokoll.
Mit einem Zeitprotokoll identifizierst du deine Zeitfresser
In das Zeitprotokoll trägst du 5 Tage lang ein, was du tust. Das hört sich
anstrengend an — ist es auch, aber es lohnt sich, versprochen! Wenn Du ein
Zeitprotokoll führst und genau einträgst, für welche Aufgabe du wie lange
benötigst, kannst du den Zeitaufwand in Zukunft genauer einschätzen. Und:
Du kommst deinen Zeitfressern auf die Schliche.
Als kleine Hilfe findest du im Anhang mal zwei Zeitprotokolle - ein Beispiel,
damit du siehst, wie so etwas aussieht und ein Blanko-Zeitprotokoll, damit du
gleich loslegen kannst. Drucke es dir einfach aus und lege es dir gleich auf
deinen Schreibtisch.
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Das sind die größten Zeitfresser
Schau nun dein Zeitprotokoll an: Wo verlierst du die meiste Zeit? Analysiere
einmal genau, wann dir am Tag Zeit verloren gegangen ist und mache ein
kleines Kreuzchen hinter die entsprechende Zeile.
Laut dem „Digital Work Report 2016“ von Wricke, der Plattform für
Arbeitsmanagement und Zusammenarbeit, verliert der durchschnittliche
Büromitarbeiter hierbei am meisten Zeit:
1. Er erledigt zu viele Dinge gleichzeitig.
2. Er hat zu viele E-Mails in seinem Postfach.
3. Er sucht Informationen und findet sie nicht (schnell genug).
Kommt dir das bekannt vor? Wenn ich dich nun dabei ertappt habe, dass du
dich bei allen drei Punkten angesprochen gefühlt hast, keine Sorge! Ich habe
hier ein paar praxiserprobte Tipps für dich, wie du diese 3 Zeitfresser
vertreiben kannst.
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3 Tipps, wie du gegen die Zeitfresser vorgehst
Tipp Nr. 1: Vermeide Multitasking
Ja ich weiß — gerade wir Frauen behaupten ja gerne, dass wir Multitasking
beherrschen. Doch leider eine schlechte Nachricht: Multitasking dauert
länger. Warum? Ganz einfach. Du hast 100 % Aufmerksamkeit. Wenn Du nun
zwei Dinge gleichzeitig tust, dann bekommen beide Aufgaben jeweils weniger
als 100 % Aufmerksamkeit. Und was passiert, wenn die Aufmerksamkeit
flöten geht? Man braucht mehr Zeit und man macht im schlimmsten Fall auch
noch Fehler.
Mein Tipp: Konzentriere dich auf eine Aufgabe, die du gerade tust. Das
bedeutet auch: Lass dich nicht von weiteren Dingen ablenken. Räume deinen
Schreibtisch soweit frei, dass sich nur die Aufgabe auf dem Tisch befindet,
die du gerade bearbeitest. Schließe auch auf deinem Desktop alle
Programme, die du im Moment nicht nutzt — auch dein E-Mail-Postfach oder
Facebook (auch wenn es noch so verlockend ist). Bringe erst das zu Ende,
was du angefangen hast. Du wirst sehen, ohne Ablenkung ist dein To-do viel
schneller erledigt!
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Tipp Nr. 2: Reduziere deine E-Mail-Flut
Vor Einführung der E-Mail dachte jeder, dass man sich damit eine Menge Zeit
spart — schließlich dauert das Tippen, Versenden und Beantworten eines
Briefes wesentlich länger als eine E-Mail. Doch leider ist die E-Mail
inzwischen zum größten Belastungsfaktor eines Büroarbeiters geworden. Ich
kann mich noch gut erinnern, dass mein damaliger Chef täglich sogar bis zu
500 E-Mails am Tag erhalten hatte.
Mein Tipp: Trage dich aus unnötigen E-Mail-Verteilern aus. Ja richtig: Auch
von mir hast du eine E-Mail erhalten und trotzdem gebe ich dir diesen Tipp.
Wenn du unnötige Newsletter-E-Mails oder Rundschreiben erhältst, die du
nicht mehr brauchst oder die dich vielleicht gar nicht mehr betreffen, trage
dich aus dem Verteiler aus (ich hoffe natürlich, dass meine E-Mails nicht
darunter fallen). Wenn du angestellt bist, wirst du möglicherweise oft in cc
gesetzt. Hinterfrage ab sofort bei jeder E-Mail, ob das wirklich so sein muss.
Wenn nicht, dann bitte den Ersteller der E-Mail dich in Zukunft nicht mehr in
Kopie zu setzen.
Und: Greife hin und wieder zum Hörer, bevor die E-Mails Ping-Pong spielen.
Manche Dinge sind mündlich viel schneller geklärt, als in zig E-Mails.
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Tipp Nr. 3: Optimiere dein Ablagesystem
Wenn du zu oft Dinge suchst, die du nicht findest, solltest du deine Ablage
optimieren. Das gilt sowohl für die analoge, also papierhafte Ablage, als auch
für die digitale Ablage.
Mein Tipp: Miste erst einmal aus und vernichte alle Unterlagen weg, die
veraltet sind und die du nicht mehr benötigst (oder eine Aufbewahrungsfrist
haben). Arbeite mit gut beschrifteten Ordnern und lege eine Inhalts-
verzeichnis für jeden Ordner an, so dass du auf einem Blick siehst, was sich
darin verbirgt.
Mache das gleiche mit deinen E-Mails in deinem Postfach und gehe auch
einmal deine Dateien auf deinem PC/Laptop durch. Lösche alles, was weg
kann. Überlege dir dann ein System, wie du deine E-Mails und Dateien gut
wiederfinden kannst. Arbeite auch hier mit gut organisierten Unterordnern
oder nutze die Suchfunktion.
Du sparst dir wertvolle Arbeitszeit wenn du deine Zeitfresser
vertrieben hast!
Wenn du die 3 Tipps anwendest, wirst du schnell Zeit gewinnen, die du
wieder für sinnvolle Dinge nutzen kannst. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei!
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So könnte dein Zeitprotokoll aussehenVon Bis Was? Geplant? Details
08:30 Uhr 09:30 Uhr E-Mails gecheckt und beantwortet
ja 64 neue E-Mails, 20 beantwortet, 5 unnötige Newsletter, Rest gelesen und abgelegt oder gelöscht
09:30 Uhr 10:00 Uhr Beiträge auf Facebook gelesen
nein neue Idee für Webinar bekommen
10:00 Uhr 10:20 Uhr Telefonat mit Melanie nein belangloses Gespräch
10:20 Uhr 11:00 Uhr Projektplan entworfen 09:30 —10:30 Uhr
Längst nicht fertig geworden
11:00 Uhr 12:00 Uhr Kundentermin ja Auftrag erhalten
12:00 Uhr 13:00 Uhr Mittagessen 12:00 — 12:30 Uhr
Beim Essen Anna getroffen, völlig verquatscht
13:00 Uhr 13:15 Uhr Anruf von Herrn Stadtler nein Frage zu Termin am 24. Mai
13:15 Uhr 13:45 Uhr E-Mails gecheckt und beantwortet
13:00 — 14:00 Uhr
Ewig an E-Mail an Herrn Fischer rumformuliert, nicht fertig geworden, restliche E-Mails unbearbeitet
13:45 Uhr 13:55 Uhr Anruf von Carina nein wollte wissen ob ich Ihren Sohn vom Kindergarten mitnehmen kann
13:55 Uhr 13:10 Uhr Mailbox abgehört und Anrufer zurückgerufen
nein Meine Mutter, Herr Liefers wegen Terminabstimmung, Frau Walther wegen Gemeinderatssitzung
13:10 Uhr 13:30 Uhr Projektplan entworfen Teil 2
09:30 — 10:30 Uhr
10 Minuten Zeit vergeudet, um wieder ins Thema zu kommen, danach schnell wieder unterbrochen worden
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Wer schreibt hier?Hallo, ich bin Dunja Schenk. Ich bezeichne mich als Persönlichkeitskennerin, Selbstmanagementexpertin und Zielerreichungscoach. Ich bin selbständige Unternehmerin im Bereich Business Coaching und Persönliches Coaching, Ehefrau und Mutter von zwei kleinen Kindern und lebe am Fuße der schwä-bischen Alb. Ich jongliere täglich mit vielen Terminen und Herausforderungen, um Kinder, Küche und Karriere unter einen Hut zu bekommen. Was mir dabei hilft, sind hilfreiche Planungs- und Organisationstools, die ich während meiner Tätigkeit als Vorstandsassistentin gelernt habe. Diese Erfahrung gebe ich heute in meinen Workshops und Seminaren an meine Kunden weiter.
Für mehr Infos, Referenzen und auch meine Blogartikel freue ich mich auf deinen Besuch auf meiner Homepage und meiner Facebook-Unternehmens-seite.
Viele Grüße
Dunja Schenk
Dunja Schenk Training & CoachingWeizenweg 5872555 Metzingen
Telefon: 07123 9446555 Mobil: 0151 27572805
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