Symbio Web 5
Quick Guide
Inhalt
01 Übersicht: Symbio
02 Einstieg & Navigation
03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
- SAP
- Microsoft
- etc.
Viewer(Alle Mitarbeiter)
Approver(Quality & Verantwortliche)
- ARIS®
- Adonis
- Visio
- SAP
- Excel, Word
- XML
Analyst(Prozessoptimierer)
Symbio DB(MS SQL Server)
Externe
Systeme
Editor(Autoren & Architekten)
- MS Power BI Designer
- SAP BI Designer
ProzesskostenrechnungModellierung
eLearning / Hilfe
PublishingTaskboard & Workflows
Symbio
Reporting(MS SQL
Reporting Services)
Reporting für die Viewer
Symbio
eLearning(SAP Workforce
Performance
Builder)
eLearning Producer (SAP WPB)
Externe
Systeme
Administrator(System Administratoren)
Konfigurieren/Verwalten
Übersicht: Symbio
Inhalt
01 Übersicht: Symbio
02 Einstieg & Navigation
03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Anmeldung
Melden Sie sich im Browser mit Ihrem
Benutzernamen und dem Passwort an.
Symbio Web HOME
Je nach Bedarf kann man in direkt in die
gewünschte Kategorie (z. B. Anforderungen)
einsteigen (grafisch oder tabellarisch).
Alternativ kann der Einstieg auch über die
Suche vorgenommen werden.
Die Startseite(n) kann durch den Symbio
Administrator bedarfsgerecht aufgebaut und
gestaltet werden.
Nach der Anmeldung ist der
Anwender automatisch in der
Sicht Viewer angemeldet. Je nach
Rechten die vom Administrator
vergeben werden hat ein
Anwender Editor und/oder
Viewer Rechte.
Um alle Inhalte zu sehen und
aktiv zu bearbeiten, ist per Klick
auf „Viewer “ auf die Editor Sicht
umzuschalten.
Viewer Sicht – nur freigegebene Inhalte
Editor Sicht – alle Inhalte
Header
Die Umschaltung der Sprache
erfolgt durch Klick auf den
Anwender rechts oben. Im
Dialog lässt sich die Sprache
umstellen.
Im selben Dialog rechts unten
ist die Abmeldung vom System
möglich.
Persönlichen Filter einstellen
Bei Klick auf den
Anwendernamen öffnet sich
ein Dialog mit verschiedenen
Registerkarten. Über den
“Hamburger “ können bspw.
Organisationen oder
Standorte selektiert werden.
Daraufhin werden die Listen
in der Datenbank anhand der
Einstellungen aktualisiert und
nur Daten assoziiert zu den
Einstellungen werden
angezeigt.
Main Navigation
- Inhalte (Prozesse, Organisation, etc.)
- Interaktionen (Feedback & Taskboard)
Sub Navigation
Umschaltung zwischen den verschiedenen
Sichten, wie grafische und tabellarische
Modellierung
Main Content Toolbar
Neue Inhalte einfügen
Inhalte Löschen
Inhalte verschieben
Link
Navigation
SucheIn jeder Sicht in Symbio befindet sich oben rechts
die Suche, über die ein Begriff eingegeben werden
kann. Daraufhin gelangt man zu der erweiterten
Suche, in der man auch mit UND und ODER nach
Datensätzen suchen kann.
Die Suchergebnisse werden in einer Liste
aufgelistet. Rechts im Detail Content können
assoziierte Daten eingesehen werden.
Abo und Favoriten
Mit der Abo-Funktion können Sie Prozessen und
Repository-Elementen folgen. Sobald ein Abo auf einem
Element erstellt wurde, wird der Benutzer per Mail
benachrichtigt sobald das Element erneut freigegeben
wurde. Oft anzusehende Prozesse oder Repository
Elemente können Sie als Favoriten definieren.
Bei Klick auf den Stern rechts neben dem Benutzernamen
können die als Abo und Favoriten definierten Daten
aufgerufen werden.
Agenda
01 Übersicht: Symbio
02 Einstieg & Navigation
03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Prozessarchitektur aufbauen
Die Prozessarchitektur wird in der
Sub Navigation architektur oder
grafik aufgebaut.
Kategorien, Main Processes und
Sub Processes können hierarchisch
aufgebaut werden. Die unterste
Ebene bildet immer der Sub
Process.
Zur Neuanlage wird die
übergeordnete Zeile markiert, auf
Neu geklickt, der Typ ausgewählt
und ein Name eingegeben. Mit Neu
oder Return bestätigen. Der Detail
Content kann ebenfalls befüllt
werden.
Berechtigungen zuweisen
Durch Berechtigungen im
Detail Content der
Prozessarchitektur lassen sich
Inhalte für bestimmte
Benutzergruppen, die vom
Administrator angelegt
werden, einschränken.
Unter Status lassen sich
Prozesse generell für Viewer
Anzeigen oder Ausblenden.
Hierzu sind die Pflichtfelder
„Autor “ und „Verantwortlich“
zu befüllen.
Inhalt
01 Übersicht: Symbio
02 Einstieg & Navigation
03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Nachdem die Organisation und die
Repositoryobjekte erfasst worden sind
können Prozesse modelliert werden. Der zu
modellierende Prozess wird in der
Prozessarchitektur markiert. Durch Klicken auf
“grafik“ gelangt man in den
Modellierungsmodus.
Prozess modellieren
Rechts im Detail Content können
die Prozessablaufelemente mit
bspw. Rollen, Systemen, etc.
angereichert werden. Durch Klick
auf den “Hamburger “ öffnet sich
eine neue Sicht, aus der man
vorhandene Systeme auswählen
kann.
Prozesse definieren und detaillieren
Prozessabläufe werden
automatisiert und effizient auf der
Web-Oberfläche aufgebaut. Durch
Klicken auf “Neu“ wird ein Start
Event angelegt. Danach wird das
relevante Vor- oder Nachfolger
Element ausgewählt.
Es stehen Tasks, Detail Processes,
Gateways und Events zur Wahl.
Mehrfachselektion: Kopieren
1 Schritt Auswählen 2 Schritt Kopieren 4 Schritt: Ergebnis
Sie klicken hier!
3 Schritt Einfügen
Wie in PowerPoint Objekte effizient mehrfach selektieren und dann ausschneiden mit dem Kopier-Button
oder der Tastatur „Strg.“ + „C“
Mehrfachselektion: Ausschneiden
1 Schritt Auswählen 2 Schritt Verschieben 4 Schritt: Ergebnis
Sie klicken hier!
3 Schritt Einfügen
Wie in PowerPoint Objekte effizient mehrfach selektieren und dann ausschneiden mit dem Ausschneiden-Button
oder der Tastatur „Strg.“ + „X“
Mehrfachselektion: Löschen
1 Schritt Auswählen 2 Schritt Löschen 3 Schritt: Ergebnis
Pfade tauschen
1 Schritt Pfad auswählen
Sie klicken hier!
2 Schritt: Ergebnis
Task nach BPMN 2.0 spezifizieren
Tasks können nach BPMN 2.0
Standard weiter spezifiziert
werden, indem im Detail Content
der Task-Typ und die Task-
Markierung dem Dropdown
ausgewählt werden. Tasks, die
nicht weiter spezifiziert sind,
werden ‚abstrakte‘ Tasks genannt.
Gateway & Ereignis nach BPMN 2.0 spezifizieren
Gateways und Ereignisse werden
nach BPMN 2.0 Standard weiter
spezifiziert, indem im Detail
Content der Gateway-Typ bzw.
der Ereignis-Auslöser oder
Ereignis-Typ aus dem Dropdown
ausgewählt wird.
Prozessinhalte kopieren
Bestehende Prozessinhalte können en
bloc ausgewählt und in einen anderen
Prozess kopiert oder verschoben werden.
Bei Klick auf „Kopieren nach“ öffnet sich
ein Fenster mit der bestehenden
Prozessarchitektur. Der Prozess, in den
die selektierten Elemente kopiert werden
soll, kann nun ausgewählt werden.
Unter “Views“ im Prozesshaus können Sie mit
dem Grafischen Editor bedarfsgerechte
Sichten wie Prozesslandkarten, E2E-Sichten,
SCOR Modelle, GeoMaps u.a. flexibel
aufbauen und mit Prozessen verknüpfen.
Grafischer Editor
Mit dem Grafischen Editor können Sie nun
auch auf Prozessebene bedarfsgerechte
Sichten zu einem Prozess aufbauen. Bei
bereits definierten Abläufen stehen Ihnen die
Ablauf- und Repository-Elemente im Editor
für das “Malen“ zur Verfügung. Bei rechtem
Mausklick auf das Bild „Referenz bearbeiten“
können die Bilder mit Prozessen aus dem
Prozesshaus verknüpft werden.
Grafischer Editor auf Prozessebene
Innerhalb einer Kategorie kann ein Szenario angelegt werden um
daraufhin einen E2E Prozess aus bestehenden Prozessen zu definieren.
Über „Neu“ werden Schnittstellen Elemente angelegt. Über „Anlegen“ im
Detail Content können bestehende Prozesse aus der Architektur
ausgewählt werden.
Szenarien erstellen
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01 Übersicht: Symbio
02 Einstieg & Navigation
03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Organisation hinterlegen
Die Organisation wird in der Sub Navigation
hierarchie aufgebaut.
Die Organisationseinheiten werden
hierarchisch auf mehreren Ebenen angelegt.
Die unterste Ebene bildet die Stelle.
Zur Neuanlage wird die übergeordnete Zeile
markiert, auf Neu geklickt sowie der Typ aus
dem Dropdown gewählt und der Name
eingegeben. Mit Neu oder Return bestätigen.
Unter grafik wird das Organigramm
dargestellt.
Der Detail Content kann ebenfalls befüllt
werden.
Repositoryobjekte (z. B. Systeme
oder Richtlinien) werden nach dem
gleichen Prinzip erfasst. Hierarchien
und Strukturen können aufgebaut
werden.
Rechts im Detail Content werden die
Beschreibungen gepflegt.
Unter REPOSITORY aufgeführte
Objekte werden ausschließlich als
Liste verwaltet.
Repositoryobjekte erfassen
Integriertes Risikomanagement
Nach dem gleichen Prinzip wie z. B.
die IT-Struktur kann eine Risikosicht
hierarchisch definiert werden.
Kontrollen und Tests können erfasst,
Risiken und Chancen definiert und
mit Maßnahmen verknüpft werden
Ein Prozessablauf kann mit Tasks aus
dem Repository angereichert werden.
Sobald eine Task (Prozessschritt)
selektiert ist kann über den Detail
Content, via Anlegen, eine Task aus
dem Task Repository in den Ablauf
eingefügt werden.
Ebenfalls kann eine neu erstellte Task
in das Task Repository überführt
werden und danach, sofern
freigegeben, von anderen Autoren
verwendet werden.
Mehrfach verwendete Tasks im Repository
Symbio beinhaltet die Versionierung von
Repositoryobjekten wie Organigrammen oder
Risiken. Damit können Sie Änderungen über
Diagramme und Objekte zurückverfolgen. Dabei
ist auch ein Freigabe-Workflow integriert.
In dem Beispiel ist ersichtlich dass das System
„Projektplanungstool“ eine abgelaufene (1.0) und
eine freigegebene (2.0) Version hat. Via “Version
erstellen“ kann von einem freigegebenen Objekt
eine neue Version erstellt werden die dann den
Status „in Bearbeitung“ (2.1) hat.
Wird eine neue Prozessversion/-variante erstellt
oder der Freigabeworkflow angestoßen, wird
automatisch die aktuellste Version des Objekts
herangezogen!
Versionierung von Respositoryobjekten
In Symbio Web kann der Anwender
Dokumente verlinken und hochladen. Somit
können hochgeladene Dokumente durch
den Betrachter vom Server geöffnet und
heruntergeladen werden.
Sobald ein Repository Objekt markiert ist
kann über den Detail Content via Anlagen
ein Dokumente hochgeladen oder eine
Verlinkung definiert werden.
Dokumente hochladen
Master-Element markieren und auf
Konsolidierungs-Button klicken.
Anschließend der sich öffnenden Liste alle
Elemente markieren, die zu dem Master
konsolidiert werden sollen. Es können nur
Elemente konsolidiert werden, die sich im
Status „in Bearbeitung“ befinden.
Repositoryobjekte konsolidieren
Inhalt
01 Übersicht: Symbio
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04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Um den Status „Fertig zur
Freigabe“ auswählen zu können,
müssen die Pflichtfelder „Autor “
und „Verantwortlich“ gepflegt
sein. Hier können nur angelegte
Anwender mit der Rolle
Approver ausgewählt werden
Der Approver erhält eine Symbio
Task und kann nach Prüfung das
Repositoryobjekt ablehnen oder
genehmigen.
Repositoryobjekte freigeben
Über die Toolbar „Status ändern“
auswählen und über den sich
öffnenden Dialog den Status
„Fertig zur Freigabe“ auswählen.
Um Prozesse freigegeben zu können,
müssen die Pflichtfelder „Autor “ und
„Verantwortlich“ gepflegt sein. Wird der
Qualitätsmanager gepflegt so erhält dieser
die 1. Freigabeaufgabe und der Verant-
wortliche die 2. Freigabeaufgabe.
Der Approver erhält eine Symbio
Task und kann nach Prüfung den
Prozess oder das
Repositoryobjekt ablehnen oder
genehmigen.
Prozesse zweistufig freigeben
Über die Toolbar „Status ändern“
auswählen und über den sich
öffnenden Dialog den Status
„Fertig für QA“ auswählen.
Inhalt
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05 Organisation und Repository-Objekte
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07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Variante erstellen
Vorab sind vom Administrator alle
länder- oder produktspezifischen
Varianten anzulegen.
Um eine Variante zu erstellen, klickt
man in der Main Content Toolbar
auf Variante erstellen und wählt die
gewünschte Variante aus der sich
öffnenden Liste aus. Bei Bedarf
können auch vom Administrator
angelegte Tags hinzugefügt
werden. Der bestehende Prozess
wird automatisch zum Master, der
neue Prozess zur Variante.
Element oder Prozessfluss lokalisieren
Zu Beginn sind alle Elemente der
Variante gesperrt.
Eine Variante kann nur bearbeitet
werden, wenn im Dropdown Element
lokalisieren oder Prozessfluss
lokalisieren ausgewählt wird.
Lokalisierte Elemente werden
graphisch mit einem 'L' dargestellt.
Im sich öffnenden Dialog ist ein
Lokalisierungsgrund einzugeben.
Variante aktualisieren
Wurde der Master-Prozess
bearbeitet, bspw. Tasks ergänzt
oder Einträge im Detail Content
verändert, wird automatisch in der
Variante im Dropdown Variante
aktualisieren aktiviert.
Es werden automatisch alle
Elemente der Variante aktualisiert
mit Ausnahme der lokalisierten
Elemente.
Lokalisierte Elemente bleiben bei
Aktualisierung der Variante
unverändert!
Inhalt
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04 Prozesse modellieren
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06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
In dem sich öffnenden Fenster kann Feedback bspw. in Form eines
Optimierungsvorschlags abgegeben werden. Daraufhin durchläuft das
Feedback einen Workflow und wird vom Qualitätsmanager und
Verantwortlichen genehmigt oder abgelehnt. Nach Genehmigung erhält der
Prozessautor eine E-Mail und eine Symbio Task mit dem abgegeben
Kommentar und kann das Feedback in einer neuen Prozessversion umsetzen.
Auf Prozess- und Task-Ebene kann ein
Feedback abgegeben werden.
Prozesse kommentieren
Inhalt
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03 Prozessarchitektur
04 Prozesse modellieren
05 Organisation und Repository-Objekte
06 Freigabeworkflow
07 Variantenmanagement
08 Feedback
09 Prozesshandbuch
Zu jedem Prozess kann ein Prozesshandbuch
generiert werden. Klicken Sie im Menü
„Handbuch“ auf „Prozesshandbuch generieren“.
Unter “Info“ legt Symbio den Export an. Rechts
im Detail Content liegt das generierte
Prozesshandbuch zum Download bereit.
Prozesshandbuch generieren
Support + Feedback
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Einsteinring 41-43
D-85609 Aschheim bei München
T +49 89 8906350
Support: [email protected]
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